KonsulentKundeA2SKITitelOutsourcing <strong>af</strong> IT drift i den offentlige sektorCasebeskrivelseSærpræg og unik karakterSKI er kompetencecenter for offentligt indkøb i Danmark.SKI tilvejebringer rammekontrakter <strong>af</strong> forskelligevare og tjenesteydelser som det offentlige har behovfor. De offentlige institutioner kan indkøbe disse ydelserefter behov og med de juridiske, tekniske og kommerciellebetingelser, der er specificeret i rammekontrakterne.Samlet bliver der i 2007 indkøbt for ca. 9.5 milliarderDKK under disse rammekontrakter.Vare og tjenesteydelser relateret til IT udgør et væsentligtandel (ca. 50 pct.) <strong>af</strong> de samlede indkøb som institutionernekøber for under SKI rammekontrakterne.Hovedparten <strong>af</strong> dette indkøb har været rettet mod vareindkøb<strong>af</strong> hardware og software.Den øgede digitalisering <strong>af</strong> den offentlige forvaltning,samt differentierede strategier for outsourcing i den enkelteforvaltning har øget behovet for mere komplekseIT-tjenesteydelser. F.eks. er væsentlige dele <strong>af</strong> den nuværendeIT-basisdrift outsourcet til en række <strong>af</strong> de størsteIT-leverandører i Danmark.Som en del <strong>af</strong> den løbende forretningsudvikling i SKIblev det derfor besluttet, at SKI fremover skal have rammekontrakterdækkende disse tjenesteydelsesområder.IT ansk<strong>af</strong>felse og efterfølgende drift og vedligeholdelseer et komplekst område. Ansk<strong>af</strong>felsesopgaven for den offentligeinstitution kan illustreres ved nedenstående figur.Den første del <strong>af</strong> opgaven med at udvikle rammekontrakterindenfor IT-drift og vedligeholdelse var at segmentereden samlede problemstilling i styrbare enhederpå en måde, hvor det samtidig var muligt at få hele processentil at hænge sammen.Sammen med aktørerne i den offentlige sektor blev detbesluttet at opdele IT-drift, forvaltning og vedligeholdelsei følgende rammekontraktegnede områder: Drift<strong>af</strong> Mainframe. Drift <strong>af</strong> Midrange. Drift <strong>af</strong> Distribueretmiljø. Forvaltning. Samt Udvikling og vedligeholdelse.De to første områder, der blev udvalgt, var Drift <strong>af</strong> Mainframeog Drift <strong>af</strong> Midrange.Valget <strong>af</strong> disse to områder skyldtes primært et ønske fraaktørerne om at få succes med at skabe rammekontrakterpå meget komplekse områder, hvor der var identificereten stor efterspørgsel.VISIONEN02.20IT-driftMainframe02.21IT-driftMidrange02.22IT-driftdistribueretmiljø02.23IT-driftForvaltningDrift og applikationsforvaltningBuildOperate02.05Systemløsninger02.15IT-konsulentYdelserrådgivning02.16IT-konsulentYdelser(bodyshopping)02.17IT-konsulentydelserprojekter02.18SystemløsningerProjekter samtvedligeholdKonsulentydelser, projektopgaver, rådgivning m.v.02.02Computere02.06Standardsoftware02.07Kommunikationsudstyrog-løsninger02.08Tele- og Dotkommunikation02.12Printere, kopi-og multifunktionsmaskiner02.50Rådgivning– kopi og printDesignHardware, software, telekomponenter m.v.19
Opgaven blev defineret som:Etabler et grundlag for rammeudbud omfattende valg<strong>af</strong> leverandører til understøttelse <strong>af</strong> Drift <strong>af</strong> Mainframeog Drift <strong>af</strong> Midrange IT miljøerne. Skab en effektiv ogbillig måde at gennemføre udbud på med attraktive priserog en solid styringsmodel, som kunne sikre et positivtsamarbejde mellem brugere og leverandører. Samten model, hvor der er skabt rammer for en fortsat forbedring<strong>af</strong> måden, hvorpå IT-drift ansk<strong>af</strong>fes og udføres.Segmentering <strong>af</strong> opgaven er et brud på de hidtidige traditionerog den hidtidige rådgivning på området. Dentypiske problemløsning har været at udbyde klumper<strong>af</strong> opgaver eks. Nyt arbejdsformidlingssystem, hvor ensamlet ansk<strong>af</strong>felse <strong>af</strong> Teknologi og efterfølgende drifthar været løsningen på styringsproblemstillingen. Alternativthar valget for eksisterende løsninger været atudbyde den samlede IT-driftsopgave på tværs <strong>af</strong> platformeog driftsformer.Problemstillingen er, at kravet om konkurrenceudsættelse<strong>af</strong> ydelser i dag er væsentlig kortere end systemerneslevetid. Samtidig er der store forskelle i hvor let deter at konkurrenceudsætte den enkelte ydelsestype. Detbetyder, at der er behov for nye kontraktmodeller for definitionog opsplitning <strong>af</strong> ydelsen.Udgangspunktet for udvikling <strong>af</strong> nye rammekontrakterindenfor IT-drift har været, at markedet og teknologieni dag er så modent, at en segmentering er mulig, uden atinstitutionen derved mister styringsmuligheden.IT-drift har traditionelt været et komplekst område. Derhar ikke været nogen egentlig kontraktstandard på området,hvilket giver en yderligere dimension til opgaven,når udbuddet <strong>af</strong> rammekontrakten skal favne bredt,både store og små organisationer – simple og komplekseinstallationer.Effekten <strong>af</strong> konsulentopgavenMed IT driftskontrakterne er der skabt en ny standardfor IT-drift, hvor SKI som facilitator understøtter denoffentlige sektors indgåelse <strong>af</strong> rammekontrakter påkomplekse IT-ydelser. Driftskontrakterne er i dag fundamentetfor struktur og indhold i de mange andre <strong>af</strong>SKI’s rammekontrakter på IT området, der samlet skalmuliggøre, at en institution kan få dækket alle sine behovpå området.I samarbejde med leverandører og institutioner er derskabt et <strong>af</strong>balanceret standardiseret <strong>af</strong>taleforhold.Der er i kontrakterne skabt et standardiseret sæt <strong>af</strong> dokumentationsog spilleregler, samt exit-regler, der i langthøjere grad understøtter en reel mobilitet på markedet.D.v.s de enkelte institutioner vil have en mulighed forleverandørskift efter kontraktudløbet. Dette vil fremmekonkurrencen på området.Med kontrakterne er der skabt prisgennemsigtighed forIT-drift. Leverandørens traditionelle bundling <strong>af</strong> mangeydelser for derigennem at skabe uigennemsigtighed ermindsket i betydelig grad. Den offentlige institution harnu mulighed for fuldt ud at sammenlignepris og kvalitetmellem leverandørerne på rammekontrakterne.I arbejdet med udviklingen <strong>af</strong> rammekontrakterne harfokus været på at skabe en struktur, der svarede til leverandørernesomkostningsstruktur, hvilket har betydetmeget attraktive enhedspriser. Aftalegrundlaget har betydetvæsentlig lavere omkostninger for både leverandørog kunde – tilbudsomkostninger, udbudsomkostninger,driftsomkostninger og transitionsomkostninger ( indgåedekontrakter viser der er realiseret mellem 25-40 pct.besparelser).Udgangspunktet for processer og procedure har været”best practice” standarder, som stilles som krav til bådeinstitution og til leverandør. Dette vil på sigt være medtil at standardisere metoder og modeller hurtigere enddet ellers ville være sket, hvorved de omkostningsmæssigeeffekter og kvalitetsløftene hurtigere vil få effekthos kunderne, institutionerne.De standardiserede serviceydelser og servicemål hargjort det muligt at lave en kvalitetsmodel, hvor det ermuligt at sammenligne den faktisk leverede kvalitet påtværs <strong>af</strong> leverandører. Da kvalitetsmodellen er en del <strong>af</strong>rammekontraktens <strong>af</strong>talegrundlag, har SKI mulighedfor at offentligere den enkelte leverandørs overholdes <strong>af</strong>servicemål på indgåede <strong>af</strong>taler. Den langsigte effekt <strong>af</strong>denne eksponering er endnu ikke synlig, men forventesat blive betydelig.Institutionerne kan således vælge blandt leverandørerneikke bare ud fra pris, men også ud fra bevist evne tilat levere kvalitet.FaglighedFor at kunne gennemføre opgaven har det krævet en betydeligindsigt i• IT markedet• de nuværende kontraktstrukturer• de meget differentierede behov hos institutionerne• IT driftydelser og processer• kvalitetsmodellerMålet har ikke været at opfinde nye standarder, menderimod at anvende og kombinere allerede kendte standarderpå området. D.v.s. skabe en ramme for en fælleshåndtering <strong>af</strong> et komplekst område. Konkret er der anvendtanerkendte standarder såsom• ITIL• DS 484• TpmC til prissætning• terminologi-standard fra Den Digitale Taskforce• Opdeling <strong>af</strong> ydelser i henhold til markedsstandard• SLA-modeller i henhold til markedsstandard.Indenfor Drift <strong>af</strong> Mainframe har der over årene udvikletsig en standardiseret måde at prissætte denne ydelse på(MIPS priser og disk forbrug). Der medfører, at prissætning<strong>af</strong> den underliggende hardware og software ikke ernødvendig.20
Change language