Vinder af Konsulentprisen 2008 - DI

KonsulentKundeValconKøbenhavns kommuneTitelBUF forbedrer serviceniveauet ved integration afotte løndistrikter og lean administrationCasebeskrivelseSærpræg og unik karakterBørne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) i KøbenhavnsKommune har haft nogle meget vanskelige år, primærtforårsaget af katastrofale driftsproblemer. De helt storevanskeligheder og avisoverskrifter har været genereretpå basis af samarbejdet med eksterne samarbejdspartnere,der har haft store vanskeligheder med indkøringaf lønsystemet. Det har medført manglende korrekt lønudbetalingtil forvaltningens 14.000 medarbejdere. Fejli lønudbetalingerne har forårsaget en del dobbeltarbejdei form af et stort antal ændringsbilag, refusioner og kravom tilbagebetaling fra medarbejderne.Direktionen i BUF besluttede derfor at samle alle løn- ogpersonalemedarbejdere i ét samlet kontor for at få styrpå problemerne.Der var i alt 53 løn- og personalemedarbejdere i 8 løndistrikter.De havde hver deres måde at administrere ansættelser,fratrædelser, refusioner, barsel, jubilæer m.v.Hvert distrikt hjalp skole-/institutionsledere med løn- ogpersonaleforhold i deres område. I BUF er der 800 institutionerog 80 skoler, i alt 14.000 berørte personer. Nårlederne henvendte sig med en konkret forespørgsel, afhangsvaret af, hvilken medarbejder, der tog telefonen.Dette indebar, at lederne opbyggede deres egen måde athåndtere løn- og personaleforhold på. I princippet betøddet, at der eksisterede knap 1.000 måder at håndtereløn- og personaleforhold på.En konsekvens af ovenstående var meget store sagsbunkerog en høj fejlprocent i korrekt lønudbetaling.Dette projekt omhandler netop integrationen af løn- ogpersonalemedarbejdere fra de 8 distrikter til ét samletløn-og personalekontor.Formålet med projektet har derfor været:• At integrere de 53 løn- og personalemedarbejdere iét fælles ”kontor”.• At skabe fælles BUF-processer for ansættelser ogfratrædelser gældende for både løn- og personalemedarbejdere,skoler og institutioner.• At skabe professionelle elektroniske værktøjer forkunderne.Effekten af konsulentopgavenAnalysefasen viste, at årsagen til de mange fejl i lønnenvar manglende ensartethed i de administrative procedurerog processer for ansættelser og fratrædelser. Opgørelserviste, at der var fejl i 90 pct. af materialet modtagetfra skoler og institutioner, samt at sagsbehandlingstidernevarierede fra 17 til 165 dage. Som en direkte følgeaf de mange fejl blev sagerne ikke færdiggjort og arkiveret,hvilket medførte bunkeophobninger svarende til 4måneders arbejde.Implementering af ensartede processer har skabt overblikog klarhed for de involverede parter.Udvikling i fejlprocentFejlprocent100500Uge90 pct.35Implementering af fejlregistrereringi Løn- og personaleafdelingen35 pct.Afholdelse af informationsmøderfor skoler og institutioner47Løbende informationer tilskoler og institutioner om fejlKaizen og løbendeopfølgning5120 pct.Projektets værdiskabelse er markant i flere dimensioner.Som eksempler på resultater kan nævnes:• Nedbringelse af kundefejl fra 90 pct. til 20 pct., måleter nedbringelse til 5 pct. i maj 2008.• Sagsbehandlingstiderne er nedbragt med 53 pct.,fra mellem 17 og 165 dage til 8 dage.• Løn- og personalemedarbejdernes tidsforbrug påkontrol, fejlrettelse og administration er nedbragtmed 45 pct..• Den korrekte lønprocent er steget fra 65 pct. til 100pct..• Sagsbunker for ansættelser svarende til 4 månedersarbejde er færdiggjort og arkiveret.13