FM Update - Dansk Facilities Management

FMUpdateNyheder fra Dansk Facilites Management netværkTema: DFM Konferencen 2009Skab MERVÆRDI FOR KERNEVIRKSOMHEDENmed Facilities Management

Opbygning af tillid på det lokale niveau og fælles forståelse af standarder erafgørende elementer, når man på samme tid arbejder med FM på globalt oglokalt niveau. Det mener modtageren af EuroFM’s pris ”The European FacilitiesManager 2008”, Peter Bäckström fra Johnson Controls.Globale udfordringerkræver lokal tillidPeter Bäckström, GroupAccount Leader, Commercial,Global Workplace Solutions,Johnson Controls,StockholmHvis du tror, at Facilities Management blot er etspørgsmål om at reducere antallet af medarbejdereog kvadratmeter mest muligt, har du misforståetopgaven. FM er i dag en langt mere kompleksdisciplin, understreger svenske Peter Bäckström,der modtog EuroFM’s pris som ”The EuropeanFacilities Manager 2008” for sit arbejde i JohnsonControls, der er verdens største FM-leverandør.”Som FM-leder er man under konstant pres fra fleresider – kunder, slutbrugere, medarbejdere ogmyndigheder – og der stilles i stigende grad kravtil effektivitet, fleksibilitet, lønsomhed, konkurrenceevneog forståelse for kulturelle forskelle,”siger Peter Bäckström, der har titel af CustomerBusiness Director.På DFM konferencen 2009 fortalte han om sitarbejde med Johnson Controls portefølje hos englobal kunde i Europa, Mellemøsten og Afrika,hvor han havde ansvar for 500.000 m2 med i alt22.000 slutbrugere fordelt på 170 bygninger i 10lande. Han fokuserede blandt andet på de storeudfordringer, der ligger i at arbejde med mangeforskellige standarder og kulturer, når man samtidigskal levere stabile og ensartede ydelser.”Vi er dygtige til FM her i Norden, men udfordringernestiger, jo længere sydpå vi kommer. Der eringen fælles standarder mellem Europa, Mellemøstenog Asien og stor forskel på hvordan begrebersom out tasking, out sourcing og function deal opfattesi de enkelte lande,” siger Peter Bäckström.Også de kulturelle forskelle har stor betydning idet daglige arbejde med FM i en stor organisationfordelt på flere lande. Det gælder eksempelvis iforhold til opfattelsen af lederrollen, tekniske færdigheder,kommunikation og HR-lovgivning.”Det absolut vigtigste er at opnå tillid på det lokaleniveau. Vi er professionelle, men det handlerom at forstå hinanden. Den lokale FM-managerkan for eksempel let få en opfattelse af, at vi snyderham og styrer det hele, fordi vi siger, at vi erbedre til det her,” fortæller Peter Bäckström.I det aktuelle eksempel var det Johnson Controlsopgave at gøre kundens portefølje meget mereeffektivt og sikre ensartede arbejdspladsmodellerinden for områder som design, administration,fremtidige behov, corporate branding, intelligenteløsninger og fremtidige arbejdsmønstre.Vi skulle være omkostningseffektive, produktiveog attraktive og sikre at alle leverandører spilleren aktiv rolle i at opnå målene understreger PeterBäckström.3

Det skal være slut med at måle og veje alting i den offentlige sektor. I stedetskal man vise tillid til mellemlederne og bruge de frigjorte ressourcer på atforbedre servicen over for borgerne. Det mener Københavns Kommune direktørfor kultur, fritid og ejendomme, der viser vejen i styringen af sin egenforvaltning.FM og det danskesamfundFarvel tilmålerlarverneDen offentlige sektor skal vristes fri af ”målerlarverne”,der vil måle og veje alting, så de offentligemidler i stedet kan anvendes til at forbedre servicenover for borgerne. Det mener adm. direktørCarsten Haurum, Kultur- og Fritidsforvaltningen,Københavns Kommune, og øverste chef for KøbenhavnsEjendomme.På DFM konferencen fortalte Carsten Haurum,at vi står over for et paradigmeskifte i styringenaf den offentlige sektor, og derfor er det nu, diskussionerneskal tages og holdningerne afprøves.Man kan diskutere og vælge imellem flere veje,hvor politikerne på Christiansborg især er optagetaf to veje – rettighedsvejen og markedsvejen.”Rettighedsvejen er den, der på forhånd definereret serviceniveau, som man blot skal opfylde – foreksempel maks. to bad til de ældre, maks. 24 eleveri klassen. Det kan måles og vejes, og borgernekan klage, hvis de ikke får det, de har krav på. Ogvi kan finde frem til, hvem der har ansvar. Det er enhierarkisk model og et eldorado for målerlarver,”siger Carsten Haurum.”Markedsvejen handler om at få den offentligesektor til at ligne et marked. Det kræver en massetiltag til, der gør det muligt for borgerne at ”stemmemed fødderne”. Hvis alting kan måles, kan viforetage et frit valg der ud fra. Men det kræveren masse tid og ressourcer at give borgerne denødvendige oplysninger til at foretage dette valg.Smiley-ordningen er et godt eksempel,” siger CarstenHaurum.Han mener, at de to veje grundlæggende enderdet samme sted, selv om udgangspunktet og ideologiener et helt forskellig: I begge tilfælde handlerdet om at måle og veje. Det er målerlarvernesterritorium.Den tredje vejI Kultur- og Fritidsforvaltningen i København harman i stedet valgt en tredje vej, som Carsten Haurumkalder tillidsvejen. Her defineres ydelserne tilborgerne af den enkelte leder ud fra de politiskeretningslinjer, der er udstukket. Dertil kommer enrække bruger- og borgerundersøgelser.”Styringen består i, at vi sender en pose penge udtil institutionerne, og når regnskabet foreligger,tager vi en snak om, hvordan det. går. Vi har tillidtil, at lederne forstår at varetage deres ansvar, forellers havde vi ikke ansat dem som ledere. Det eret risikovilligt system helt uden målerlarver, for deer døde inden man overhovedet kommer i gangmed den model,” siger Carsten Haurum.4

FM og det danskesamfundEn sundforretningwww.falckhealthcare.dkUd fra en idé om sundhed som en strategisk ydelse har Falck de seneste otteår udvikle Healthcare-området til en selvstændig division med en omsætningpå over én milliard kroner om året.Kent Jensen, Admin. DirektørFalck HealthcarePå mindre end otte år har Falck opdyrket et nytstort forretningsområde og opbygget en ny koncerndivision,Falck Healthcare, med 1.000 ansattei Skandinavien og Polen og en omsætning på overén milliard kroner i 2008.Falck Healthcare begyndte i 2001 med fokus påmedarbejdersundhed og siden er andre servicessom fraværshåndtering, offentlig sundhed ogsundhedsvikarer gradvist kommet til. Virksomhedener i dag Danmarks største private sundhedsleverandørog tilbyder en bred vifte af sammenhængendeog strategiske sundhedsydelser til privateabonnementer, virksomheder, pensionsselskaberog kommunerne.”Vi startede med en god idé og en effektiv forretningsmodel.Vores kongstanke var at bringe emnetmedarbejdersundhed op på direktionsplan,for langtidsfravær er noget, der koster virksomhedernemange penge,” siger adm. direktør KentJensen, Falck Healthcare.Uanset typen af opgaver og segmenter er grundtankenden samme, at ydelserne skal være en investering,der skaber merværdi for kunderne i formaf eksempelvis lavere fravær, øget effektivitet,hurtig udredning og omkostningsbesparelser.Kent Jensen fortalte på DFM konferencen om denomfattende ”rejse”, som Falck Healthcare har væretude på gennem otte år.En rejse hvor er i starten var 100 procent fokuspå salg og drift, hvorefter forretningen skridt forskridt blev udvidet via udvikling af nye services– som etableringen af 30 sundhedscentre i Danmarkpå blot to måneder – opkøb af virksomhederog indtrængen på markederne i Sverige, Norge ogPolen.”Hele markedet for sundhedsydelser er voksetmarkant i de seneste år, og vi har hele tiden grebetde muligheder, der har været. Men efter megenvækst og mange opkøb har vi nu brug for konsolidering.Vi skal lægge nye spor samtidig med, atvi kører et TGV-tog,” siger Kent Jensen, der pegerpå fokus, hurtighed og timing som altafgørendeelementer for en succesfuld udvikling i det tempo,som Falck Healthcare har gennemgået siden2001.Dansk Facilities Management – netværk (DFM)blev etableret i 1991 og har i dag over 200 medlemmer. Medlemmerneer spredt ud over hele Danmark og er i vidt forskellige virksomhederog brancher – fra facilities managers i private virksomheder,entreprenør-virksomheder, rådgivere og leverandører tiloffentlige virksom heder og institutioner.Denne brede sammensætning af medlemmerne giver god mulighedfor at etablere netværk i netværket, hvor der udveksles erfaringerog diskuteres konkrete problemstillinger.Formålet for Dansk Facilities Management – netværk er· at udvikle fagområdet,· at udbrede og udveksle viden om Facilities Management,· at fremme samspillet mellem praksis, uddannelse og forskning· at være bindeled til den internationale udvikling på området.DFM aktiviteter hele åretI løbet af året afholdes en række møder, workshops, studierejserog konferencer ofte i samarbejde med andre faglige netværk.Derudover bruger medlemmerne hjemmesiden aktivt. Her er deradgang til artikler, links og nøgletal, der kan bruges i arbejdet medFacilities Management.Et DFM medlemskab giver adgang til nyeste viden og erfaringerfra ind- og udland og inspiration til at bruge Facilities Managementaktivt i virksomheden. Medlemskab for virksomheder: 6.000 kr.årligt. Personligt medlemskab: 1.500 kr. årligt. Studerende: 150 kr.årligt9

www.tac.comDen såkaldte ESCO-model er en oplagt mulighed for kommuner, der vil renovereog energioptimere deres samlede bygningsmasse uden selv at påtagesig det tekniske og økonomiske ansvar. TAC Danmark mærker stigendeinteresse for projektet.FM og det danskesamfundGratisrenoveringvia ESCOMorten Dahl, TAC A/Sog Mads Bo Bojesen, GribskovKommune10At man kan modernisere sine bygninger og reduceresit energiforbrug uden omkostninger og risikolyder næsten for godt til at være sandt. Men det ladersig gøre og er i princippet simpelt ved hjælp afden såkaldte ESCO-model, der er ved at vinde indpasi Danmark efter flere års succes i bl.a. Sverige,Tyskland, Østrig og USA. Det fortalte forretningsområdechefMorten Dahl på DFM konferencen.ESCO (Energy Service Company) er en strategisksamarbejdsform, hvor garanterede energibesparelserfinansierer en opgradering af den samledebygningsmasse.”Som ESCO-selskab står vi for hele projektet ogpåtager os hele ansvaret. Bygningsindehaverenskal ikke have penge op af lommen og løber ingenrisiko. Det er det, der er interessant,” siger MortenDahl fra TAC, der er en del af Schneider Electric oghar 275 ansatte i Danmark. TAC har arbejdet medESCO modellen i Danmark siden 2004, og har isærmærket interesse for modellen siden sidste år.I ESCO-modellen gennemføres en energimæssigrenovering af bygningerne, og udgifterne til renoveringendækkes via energibesparelser. Finansieringenkan for eksempel hentes via et banklån,hvor de årlige renter og afdrag betales af besparelseri energiforbruget. Såvel det tekniske somdet administrative og økonomiske ansvar påhvilerESCO-selskabet, der står for hele forløbet fraforstudier, energianalyse og projektudvikling tilgennemførelse af projektet samt opfølgning i finansieringsperiodenpå 5-10 år.”Vi går ind og tager risikoen for, at man ikke nårmålene, på os. Skulle det gå bedre end beregnet,deler vi overskuddet med långiveren. For ejendomsindehaverener der tale om en nulomkostning,og når lånet er betalt tilbage, får indehaverenfortsat glæde af energibesparelserne,” sigerMorten Dahl.ESCO-modellen er særligt relevant for kommuner,som ikke har den nødvendige ekspertise inden forenergieffektivisering af bygninger. For kommunerneer det en fordel, at hele projektet gennemføressom en totalløsning, hvor én leverandør givergaranti for energiforbedringerne og samtidigpåtager sig ansvaret for rådgivning, udbud, kravspecifikation,kontrakt, tilsyn med håndværkerne,efterfølgende kvalitetskontrol og finansiering.En af de kommuner, der har brugt modellen i samarbejdemed TAC, er Gribskov Kommune. Her varformålet med ESCO-projektet blandt andet atsikre investeringer i anvendelsen af energitekniki kommunen, forbedre komfort og indeklima ikommunens bygninger og styrke energiledelseni kommunen, fortæller servicechef Mads Bo Bojesen,Gribskov Kommune.”Det var nemt at få opbakning til projektet i økonomiudvalget,får projektet finansierer sig selv.Samtidig står klima- og miljøspørgsmål højt pådagsordenen i kommunerne,” siger Mads Bo Bojesen.

Strategisk fmSvær omstilling tilstrategisk FMI forbindelse med fusionen af de norske olie- og gasselskaber Statoil og Hydroer der blevet oprettet en helt ny FM-organisation med strategisk fokus.En omfattende og langvarig proces, som stadig pågår, fortæller direktørenfor StatoilHydros FM Service.Svein Harald Storli, Vicepresident og direktør forFacilities Management Servicei StatoilHydroI 2007 fusionerede de to norske olie- og gasselskaberStatoil og Hydro til StaoilHydro – et gigantiskselskab med 30.000 ansatte i 40 lande. Fusionenhar medført store udfordringer for ledelsen ogmedarbejderne. Det gælder også på FM-området,hvor der skulle opbygges en helt ny organisation– i første omgang i fem lande i Nordeuropa, men iløbet af få år i yderligere 35 lande verden over.I forbindelse med fusionen i 2007 blev FM løftetop til at være en kerneproces i selskabet. Nu skulleFM ændres fra en række enkeltstående services tilen samlet organisation med standardiserede løsninger,der understøtter selskabets overordnedestrategier globalt.”Det var nødvendigt at etablere en ny platform.Vi skulle have udviklet fælles terminologier, processer,organisationsudvikling og it-systemer forat være rustet til globaliseringen,” fortæller SveinHarald Storli, vice president og direktør for FMService i StatoilHydro. I sit indlæg på DFM konferencenpegede han blandt andet på de mangeudfordringer undervejs i den proces.Klarhed for medarbejderne”Vi opdagede, at vi havde uklare definitioner og rolleri forskellige afdelinger i selskabet. Bare mellemde enkelte Statoil-afdelinger i Norge var der storeforskelle på, hvordan tingene blev opfattet og udførtpå FM-området,” siger Svein Harald Storli.Derfor blev der udarbejdet en fælles terminologiefter europæiske standarder og alle FM-processerblev på baggrund af workshops med medarbejdernebeskrevet med en stor detaljeringsgrad.Herefter blev alle medarbejdernes faste roller defineretog forbundet til processerne.”Det lyder meget teoretisk, men det har skabt enklarhed for de enkelte medarbejdere. Det er ikkebare et skrivebordsarbejde,” siger Svein HaraldStorli.Han lægger endvidere vægt på en klar skelnenmellem operationelle funktioner og ledelsesopgaversamt opbygningen af fælles it-systemer, somunderstøtter FM-processerne og er integreretmed selskabets øvrige it-systemer.Fra drift til strategiDet vigtigste og sværeste har imidlertid været atændre medarbejdernes tankegang fra operationeltfokus til taktisk og strategisk fokus.”Det har især handlet om at kommunikere behovetfor ændringer og sætte FM ind i en større strategisksammenhæng. Vi har skullet gøre det klartfor medarbejderne, at vi med FM skal understøtteselskabets overordnede strategier og tilpasse oskundernes behov. Det er en lang proces, som involvereralle medarbejderne i FM, og som vi fortsater i gang med,” fortæller Svein Harald Storli.Hans næste store opgave bliver at gennemførelignende processer i yderligere 35 lande og skabeen global FM-organisation.”For at være helt ærlig, så har jeg ikke kompetenceri at drive FM i lande som Angola, Venezuela ellerKina. Vores udgangspunkt er norsk, og det kanvi ikke bare overføre til andre steder. Så globaliseringener en stor udfordring, og derfor benytter vios af konsulenter, når vi skal etablere FM-organisationeni udlandet,” siger Svein Harald Storli.Han har sat sig et ambitiøst mål om, at StatoilHydroi 2011være FM i verdensklasse, men der er etstykke vej endnu.”Det går op og ned som en bakket vej. Det er ogsåvigtigt, at erkende, at omstillingsprocesser tagertid. Ikke mindst for medarbejderne, der skal igennemfaser af chok, frustrationer og resignation,før accepten gradvist kommer. Ledere går igennemdenne proces på et par timer, men i vores organisationer,er der mennesker, som kan bruge årpå processen,” understreger Svein Harald Storli.11

Strategisk fm”Totalremake” iTelenorSiden 1995 har norske Telenors ejendomsselskab ændret sin rolle fra internleverandør af tjenester til FM-aktør i et internationalt selskab. Den forandringsproceshar krævet mange strategiske beslutninger.Henning Verløy, DirektørBygg og Produkt, TelenorEiendom Holding AS12Med over 35.000 medarbejdere og en omsætningpå 105 mia. kr. er Telenor ikke bare en af Norgesstørste børsnoterede virksomheder, men ogsåverdens 7. største mobiloperatørselskab.Koncernens ejendomsafdeling, Telenor EiendomHolding AS, står for driften af 5.300 bygningeri Norge og fungerer derudover som rådgiver påejendomsområdet for Telenors aktiviteter i enrække lande verden over. Alligevel er der blot 90medarbejdere i afdelingen, mens man i midten af1990’erne, hvor Telenor var et traditionelt nationaltteleselskab, var 950 medarbejdere.Den drastiske medarbejderreduktion er et resultataf den omfattende forandringsproces, somTelenor Eiendom Holding har gennemgået siden1995. En grundig og langvarig proces, der af HenningVerløy, direktør i afdelingen Bygg og Produkt,beskrives som en rejse fra rollen som intern leverandøraf tjenester med fokus på drift til strategiskFM-aktør i et internationalt selskab.”I 1995 stod det klart, at brugerne ikke var tilfredsemed ejendomstjenesten i Telenor. Derfor tog vinogle vigtige strategiske beslutninger og satte osmål for at ændre organisationen,” siger Henning

strategisk fmLederskab –set fra ÅrhusNils Villemoes giver enalternativ lektionLedelseseksperten Nils Villemoes fra Handelshøjskolen i Århus leverede påDMF konferencen et skævt og underholdende indlæg med lommefilosofiskebetragtninger om management, ledelsesteori, økonomiske kriser og megetandet.14Med sproglige finurligheder og skæve betragtningerom virksomhedsledelse fik lektor Nils Villemoes,Århus School of Business, gennem halvandentime deltagerne på DFM konferencen tilskiftevis at trække på smilebåndet og hyle af grin.Det giver på ingen måde mening, at gengive NilsVillemoes’ foredrag – det skal opleves – men herer et par løsrevne citater:”Den øverste ledelse trækker hele tiden lange sætningerud af munden. Det er målsætninger.””Økonomien går op og ned. Når alle har købt nyefladskærme et stykke tid, skal de af en eller andengrund pludselig ikke have fladskærme mere.””Hvis man har mere på sin skærm, end man kanrumme, er det ikke IT, men IQ man har brug for.””Ordet seminar er en slet skjult advarsel om, at manikke skal have det hele med hjem, for semi betyderhalv, og nar – ja, alle ved, hvad det betyder.””Det er en ret udbredt skik i Danmark, at sige nogetpå forhånd – bagefter: Det kunne jeg godthave sagt dig på forhånd, siger vi.””I Danmark har vi et skab til ledelse – det hedderlederskab. I USA har de et skib – leadership.””Kærlighed gør blind. Det er derfor man er nødt tilat gifte sig for at få synet tilbage.”

Strategisk fmI det store DR-byggeri i Ørestaden har det fra starten været et mål, at byggerietskulle være så miljørigtigt som muligt. Det har givet store udfordringer– for eksempel i forhold til et stort behov for køling.Foredrag af MARIANNE FOX,COWIBæredygtig heder en procesAlle taler om bæredygtighed, men hvornår er etbyggeri bæredygtigt? I projekteringen og opførelsenaf DR Byen i Ørestad er kravene til miljøog bæredygtighed fra starten indgået på lige fodmed andre krav og ønsker til byggeriet, og der ertaget mange miljømæssige hensyn undervejs iprocessen. Men er DR Byen så også blevet et bæredygtigtbyggeri?Stiller man spørgsmålet til Marianne Fox, der erfagleder i COWI og fra 2001 til 2008 fungeredesom miljøleder på byggeriet af DR Byen, er derikke noget entydigt svar.”For mig er bæredygtighed mere en proces endet absolut mål. Der er ikke nogen klar definitionpå, hvornår noget er bæredygtigt. Man kan måleenergiforbrug og andre ting, men mange elementeri forhold til bæredygtighed kan ikke måles,”siger Marianne Fox, der på DFM konferencen fortalteom sine erfaringer med at integrere bæredygtighedi et stort byggeri som DR Byen.”Vi kommer ikke uden om, at DR er en megetressourceforbrugende institution, men der harunder hele byggeriet af DR Byen været fokus påbæredygtighed, og det er der fortsat i driften afbygningerne,” siger Marianne Fox.Hun fortæller, at DR fra starten opstillede nogle målom, at byggeriet skulle være så miljørigtigt som16

muligt. Man ville være på fremsynet inden for deøkonomiske rammer men ikke eksperimenterende.Et af de overordnede mål var at sikre bedst muligtindeklima og arbejdsmiljø gennem naturlig ventilation,køling, dagslys og god akustik med det lavestmulige energiforbrug. Samtidig skulle der ogsåtages hensyn til elementer som landskab, affald,materialer, støj og vibrationer og vandforbrug.En af de største udfordringer har været behovetfor køling, som udgør den største miljøbelastningi DR Byen. ”I et miljø med masser af teknisk udstyrog lange arbejdsdage bliver der afgivet rigtig megetvarme,” siger Marianne Fox.Nogle af løsningerne på køleproblemet er naturligventilation, køling med udeluft og integreringenaf termoaktive dæk i byggeriet, men undervejs iprojekteringen dukkede der også en mulighed op,som ikke var med i de oprindelige projektplaner –nemlig grundvandskøling.”I området omkring DR Byen er der masser afgrundvand, som ikke er drikkevand på grund affor stort saltindhold. Der så vi en mulighed, somvi endte med at udnytte til et grundvandskøleanlæg,der drives af i alt godt 1.000 m2 solcellerpå taget af bygningerne,” fortæller Marianne Fox.Det projekt bød på en del udfordringer, da derogså var nødvendigt at bore uden for DR Byensområde, hvor der skulle tages hensyn til naboer,ældre byggeri og naturområder.Efter at DR Byen er taget i brug, har der i medierneværet en del fokus på indeklimaproblemer – isæri forhold til kulde i nyhedsrummet. Marianne Foxerkender, at der er problemer i forbindelse medibrugtagningen af bygningen.”Der har været et enormt tidspres for at blive færdig,så mangelafhjælpning og en normal idriftsættelsehar ikke kunnet finde sted. Det har givetproblemer med indeklimaet visse steder. Læren afdet er, at jo mere systematisk man kan lave idriftsættelse,desto bedre kan man afværge dårligtindeklima. Man lærer meget af at lytte til de mennesker,der bruger faciliteterne – også selv om dekommer med en blanding af symptomer, løsningerog formodninger,” siger Marianne Fox.Hun er overbevist om, at de aktuelle problemermed indeklimaet vil blive løst, og understregersamtidig, at det langt fra er i alle dele af det storebyggeri, at der er eller har været problemer.Interiør fra DR Byen17

Strategisk fmHardys farveltil Ford TaunusForedrag af hardy kjærgaard,ArlaMejerigiganten Arla etablerer sig over en periode på fem år i 32.000 m 2 nyelejede kontorfaciliteter i et gammelt industriområde i Viby. ”Bygningsstandardenskal være som en ny VW Passat stationcar,” siger facilitychef HardyKjærgaard.Modelfoto af Arlas planlagtedomicilFra en gammel Ford Taunus til en spritny VW Passatstationcar. Med et billede, som enhver mandkan forstå, sætter facilitychef Hardy Kjærgaardord på den ændring i de bygningsmæssige rammer,som mejerigiganten Arla gennemfører i disseår med samlingen af Arlas hovedkontorfunktionerpå Sønderhøj i Viby ved Århus.”I forbindelse med etableringen af de nye bygningsmæssigefaciliteter, har vi sagt, at alt det, derikke er direkte beskrevet i projektmaterialet skalhave samme standard som en VW Passat stationcar,mens de gamle bygninger svarede til en gammelFord Taunus. Det er noget mænd kan forstå,og der er mange mænd med i beslutningsprocessen,”fortæller Hardy Kjærgaard.På DMF konferencen beskrev han processen medat flytte Arlas kontorfaciliteter til et erhvervsområdeplaceret på FDB’s gamle fabriksareal i Viby. Enproces, der var drevet af et ønske om at skabe merværdifor Arla ved at optimere de fysiske rammer.”Arla er lige som mange andre selskaber vokset udover rammerne igennem nogle. Vi har lejet os indforskellige steder og kontorerne var efterhåndenspredt på otte forskellige adresser i meget forskelligebygningsmæssige kvaliteter. Der var et behov forat samle faciliteterne og sætte nye fælles standarderfor de fysiske rammer,” siger Hardy Kjærgaard.Med etableringen på Sønderhøj ønsker Arla blandtandet at skabe mere åbne og fleksible arbejdspladserog mødefaciliteter, samle kontorfunktionernei gåafstand og sikre bedre trafikale muligheder formedarbejderne. Men udflytningen skal også væreøkonomisk bæredygtig gennem optimering afleje, energiudgifter og indretning.For at sikre sig så stor fleksibilitet som muligt ien global organisation med konstante ændringerlejer Arla sig ind i en række af de eksisterendebygninger og opfører desuden en cirka 18.000 m 2stor bygning i seks etager med plads til 675 medarbejdere.Alle bygningerne ejes af FDB, men Arlastår for indretningen.I alt breder Arla sig frem til 2010 over 32.000 m 2på seks forskellige adresser på Sønderhøj, hvorder bliver plads til 1.150 medarbejdere. Den førsteindflytning fandt sted i begyndelsen af 2005,mens den nye hovedbygning på Sønderhøj 14 erunder projektering og ventes klar til etapevis indflytningfra maj næste år.Ifølge Hardy Kjærgaard har man blandt medarbejderneoplevet modstand over for at skulle flyttetil de nye faciliteter, men modstanden er aftageti takt med, at medarbejderne er blevet informeretom de nye rammer og inddraget i processen gennemfokusgrupper, arbejdsmiljøorganisationenog det Hardy Kjærgaard beskriver som ”ildsjæle”.”Det er vigtigt at inddrage de ildsjæle i organisationen,som er gode til at give informationerne ogderes egen begejstring for projektet videre til deøvrige medarbejdere,” siger Hardy Kjærgaard.En anden vigtig lære, som Arlas facilitychef hardraget af projektet, drejer sig om timing af informationerne.18”Det er meget vigtigt at time og målrette kommunikationen.Informationenerne skal hellere udlidt for sent ud end for tidligt, for medarbejdernebegynder jo at gøre sig forestillinger om projektet,så snart de har fået de første informationer,”siger Hardy Kjærgaard.

Strategisk fmFacilities Managements spiller en vigtig rolle for en bæredygtig udviklingaf byer, men hvordan integrerer man bæredygtighed i FM-arbejdet? Detspørgsmål skal et nyt forskningsprojekt på DTU’s Center for Facilities Managementforsøge at besvare.Foredrag af KirstenRamskov Galamba ogSusanne Balslev Nielsenwww.cfm.dtu.dkHvordan bliverFM bæredygtigt?Bæredygtigt FacilitesManagementFacilities Management er en vigtig nøgle til bæredygtigudvikling af byer, fordi samspillet mellembrug, brugere og faciliteter er afgørende for, hvilkenbelastning det omgivende miljø udsættes for.Men hvilke opfattelser er der af bæredygtig FM ellerSustainable Facility Management (SFM)? Hvordanåbner nye eksempler på SFM for anvendelse afnye teknologier, processer, organiseringsformer ogstrategier? Hvilke muligheder og barrierer er der?Og hvad kan man lære af hidtidige erfaringer?De spørgsmål er udgangspunktet for et nyt 3½-årigtPh.d.-projekt på Center for Facilities Managementunder DTU. Bag forskningsprojektet står Ph.d.-studerendeKirsten Ramskov Galamba, der tidligerehar arbejdet med bæredygtighed i kommuner.”Jeg går ind i for at kvalificere bæredygtighedsbegrebeti FM. Jeg forventer ikke, at jeg kan kommemed svaret, men at jeg i samarbejde med FM-verdenenkan udvikle begrebet bæredygtighed medudgangspunkt i de eksisterende begreber sommiljøledelse og grønne regnskaber,” siger KirstenRamskov Galamba. Sammen med vicecenterlederSusanne Balslev Nielsen præsenterede hun påDFM konferencen tankerne bag projektet.Kirsten Ramskov Galamba understreger, at bæredygtighedikke er et statisk begreb men en forandringsproces.”Derfor har forskningsprojektet teoretisk fokus påforandringsledelse i kommuner. Jeg vil se på, hvordanman skaber forandring ud fra nogle mål, somogså omfatter bæredygtighed. Samtidig vil jeg kiggepå, hvordan man i en FM støttefunktion får enkobling mellem det strategiske, taktiske og praktiskeniveau,” siger Kirsten Ramskov Galamba.Center for Facilities Management blev med støttefra Realdania etableret i januar 2008 med henblikpå at styrke forskningen inden for FM og har indtilvidere igangsat syv forskningsprojekter. Forudenbæredygtighed drejer det sig om emner som:· Strategiske partnerskaber· Offentlige Private Partnerskaber (OPP)· IKT og nye services· Faciliteter til kreative miljøer· Driftviden i byggeriet· Workspace managementDesuden er der projekter om energikoncepter ogtotaløkonomi i støbeskeen.Susanne Balslev Nielsen understregede på DFMkonferencen, at Center for Facilities Managementlægger op til et tæt samarbejde med FM’erne udei landet.”Det er vores opgave at løfte FM fra et praktisk niveautil et forskningsniveau, men vi skal ikke siddei et elfenbenstårn. Tværtimod skal vi have et samarbejdemed jer i praksis og sørge for at få formidletvores viden ud til jer,” sagde vicecenterlederentil deltagerne i konferencen.19

Strategisk fmArbejdsmiljø ogbæredygtighedhånd i håndForedrag af Steen EnricoAndersen, PLH arkitekterI bestræbelserne på at skabe bæredygtigt byggeri glemmer man ofte, at deren dag skal arbejde mennesker i bygningen, mener direktør i PLH arkitekter.Hvad nytter det, at et byggeri er bæredygtigt, hvisbrugerne ikke kan holde ud at arbejde i huset?Ifølge direktør og arkitekt Steen Enrico Andersenfra PLH arkitekter er der mange eksempler på aten meget endimensional tilgang til bæredygtigtdesign ikke fungerer.”Vi forholder os meget til, at bygningen skal værebæredygtig på alle mulige måder. Det bliver hurtigtkompliceret og under planlægningen glemmerman ofte, at der skal arbejde mennesker ibygningen,” siger Steen Enrico Andersen.20

På DFM konferencen brugte han bæredygtigt tyskbyggeri som et eksempel. Tyskerne er dygtige tilmeget højteknologiske og miljørigtige byggerier,men arbejdsmiljøet er der til gengæld ikke så megetfokus på.Steen Enrico Andersen er fortaler for en mere holistisktilgang til begrebet bæredygtighed. Ved atforene tyskernes højteknologiske bæredygtigebyggerier med de skandinaviske traditioner forbyggeprojekter med et godt arbejdsmiljø menerden danske arkitekt, at man kan skabe fremtidensbæredygtige europæiske arbejdspladser.På konferencen præsenterede Steen Enrico Andersenfire cases med byggerier, hvor PLH arkitekterhar forsøgt at kombinere bæredygtigtbyggeri med bæredygtige arbejdspladser. Et af eksemplernevar Aller koncernens nye hovedkvarteri København – en stor atriumbygning på 18.000m 2 fordelt over otte etager.I planlægningen af byggeriet har der blandt andetværet fokus på faktorer som bygningens placeringi bymiljøet, form og design, materialer, fleksibilitetog køling med havvand. Men hertil kommer mereend 50 såkaldt bløde faktorer, som spiller ind påfolks velbefindende og arbejdsbetingelser.”Her begynder bæredygtighed at overlappe medworkplace. Det handler om gode lysforhold, adgangtil dagslys, kontrol af sollys, et godt akustiskmiljø, et behageligt indeklima med ventilation oganvendelse af gode naturlige kvalitetsmaterialer,”siger Steen Enrico Andersen.Han understreger, at skabelsen af fremtidens bæredygtigearbejdspladser kræver en fælles indsatsfra bygningsarkitekter, indretningsarkitekter, byplanlæggere,sociologer, analytikere og facilitiesmanagers, der kan blive involveret i arbejdet medat skabe balance mellem investeringsomkostningerneog driftsomkostningerne i de bæredygtigearbejdspladser.”Det er en spændende udfordring, men også ensvær balancegang at forene bæredygtighed ogarbejdsmiljø i moderne byggerier,” siger Steen EnricoAndersen.Geo Center Møn,PLH arkitekter21

Strategisk fmSlots- og ejendomsstyrelsen har taget antropologiske metoder i brug iarbejdet med at etablere nye lokaler til politiet i Holstebro og Horsens.Foredrag af Maria Alzaga,Pernille Bastrup Henriksenog Astrid BartholdyDamsager.Feltstudier icitronmånelandAntropologi behøver ikke handle om indianerei Amazonas eller nomader i Sahara. Antropologikan også være et redskab, når man skal ombyggeeller indrette nye lokaler til politiet i Holstebro.I Slots- og ejendomsstyrelsen, der også står for politietsbygninger, arbejder man taget sociologiskeog antropologiske metoder i brug i arbejdet medat skabe kontorer, der understøtter medarbejdernestrivsel og effektivitet.På DFM konferencen fortalte tre medarbejdere frastyrelsen om deres arbejde, der tager udgangspunkti de mennesker, som skal bruge de fremtidigefaciliteter, uanset om det er politibetjentei Holstebro og Horsens eller FN-medarbejdere iHanoi i Vietnam, hvor medarbejderne fra Slotsogejendomsstyrelse også har fungeret som rådgivere.”Vi starter med en bredere nysgerrighed og laveren grundlæggende analyse af medarbejdernes arbejdsprocesserog behov i stedet for udelukkendeat fokusere på de eksisterende lokaler og faciliteter,”fortæller Maria Alzaga, Pernille Bastrup Henriksenog Astrid Bartholdy Damsager.I forbindelse med planlægningen af nye lokaler tilpolitiet har Slots- og ejendomsstyrelsens medarbejderfor eksempel set nærmere på efterforskningsprocessen,der kan løbe over flere år og involvereet forskelligt antal mennesker. Det er sketved at interviewe de menige politifolk.”Det er dem, der har viden om arbejdsprocessernei forbindelse med efterforskninger. Det er ikkepolitidirektøren men de menige medarbejdere,der er eksperterne på området,” siger de tre medarbejdere.Udover interviews anvender de også andre værktøjersom observationer og workshops, og påbaggrund af det indsamlede materiale laves enrapport med anbefalinger.Antropologerne forklarer”Men det er lige så vigtigt, at vi igangsætter enproces om, hvordan lokalerne skal indrettes. Vikan rette organisationens øjne mod nogle emner,som ikke er på dagsordnen til daglig,” siger MariaAlzaga, Pernille Bastrup Henriksen og Astrid BartholdyDamsager.”Vores antropologiske metoder sætter fokus påmennesker og de opgaver, der gennemføres i kontorerne.Vi tror, det har en merværdi for kundenog for os selv som bygningsejere og facility managers.Vi får et partnerskab med kunden og enviden om, hvem lejerne er, og hvilke behov de harnu og i fremtiden.”22

DFM aktueltKjeld Nielsen, DFM – fagligkoordinator, marts 2009www.dfm-net.dkStrategi 2009 – Fokusområderne vil være· Bæredygtig FM inden for· Workplace· Bygningers ”life cycle”· Adfærd· KrisestyringDisse områder vil i videst muligt omfang blive indarbejdet i årets aktiviteter. Vi opfordrer alle vore medlemmertil at være med, det første arrangement er konferencen d. 2. April (se særskilt annonce herfor).Herudover starter vi op med en Tænketank workshop d. 20. April, hvor vi meget gerne vil starte noglearbejdsudvalg omhandlende de enkelte fokusområder. Tilmeld dig og vær med i arbejdet med at udviklefagområdet Facilities Management.Kommende aktiviteterAlle DFMs aktiviteter annonceres løbende på hjemmesiden www.dfm-net.dkCheck den, reserver datoerne og meld til der.Lidt om FM UpdateDette er første nummer af i alt 4 for 2009. Vi forsøger at køre temaer i de enkelte numre. Næste nummerstema vil være Bæredygtig FM. Det vil tage udgangspunkt i konferencen, der afholdes i samarbejdemed Ejendomsforeningen Danmark. Vi vil endvidere i de næste numre også tage fat i den internationaleudvikling indenfor fagområdet og have artikler om samarbejdet med Forskning og Udvikling.Vi hører meget gerne om eksempler på god anvendelse af FM i virksomheder og organisationer ogopfordrer til at du bruger vores blad, er med til at bidrage med artikler og debat samt forslag til bladetsudvikling. Du kan downloade en elektroniske version af bladet på DFM’s hjemmeside.Udnyt dette til at sprede det faglige budskab til dine faglige kontakter og interessenter.Foreløbige titler for fremtidige temaer er: FM ind på direktionsgangen og Gode eksempler på strategiskFM. Har du forslag til temaer eller artikler er du velkommen til at henvende dig til undertegnede på e-mail: fam-consult@webspeed.dk eller telefon 4025 6180.AnnoncemulighederDer vil i de kommende numre være mulighed for at annoncere, så du kan profilere din virksomhedoverfor DFM’s medlemmer og andre FM interessenter. Henvend dig til sekretariatet for annoncespecifikationerog priser.FM er den strategiske ledelsesdisciplin og værktøjskasse – der brugt professionelt og situationsbestemt– skaber værdi for alle i føde kæden mellem· Virksomheder – private såvel som offentlige· Organisationer· Samfund – såvel stat som kommuner og· De enkelte borgere og kunderFM Update udgives af DFM – Dansk Facilities Management netværkRedaktion: Anja Kiersgaard og Kjeld Nielsen.Lay out: www.heddabank.dk.Fotos fra konferencen: Kjeld Nielsen.Tekster fra konferencen: Jan Aagaard. Marts 200923

www.efmc2009.comIndtryk fra DFM konferencen2009, der blev afholdtpå Hotel Legoland i Billund29.-30. januar 2009Sekretariat: Teknologisk Institut, Byggeri · Gregersensvej · 2630 Taastrup · T 7220 2262 · F 7220 2240dfm-net@teknologisk.dk · www.dfm-net.dk