Referat - Danish Design Association

København
23. august 2012
Referat
Erfaklubben Økonomistyring i designvirksomheder
14. august 2012 kl. 8.30-10.00
Sted: Kontrapunkt/ Pernille Helbig
Emne: ERP systemer
Deltagere:
Pernille Helbig/Kontrapunkt
Lotte/Hatch&Bloom
Vibeke/Workz
Ditte/1508
Stig/Holscher Arkitekter
Pouline/Deltek Maconomy
Referat:
Ditte: 1508 anvender i dag en kombination af Economics, Timelog og
Excel. I Economics håndteres alt vedr. finans. Tidsregistreringen og
projektopfølgning inkl. generering af fakturaer håndteres i Timelog. Disse
to systemer er ikke integreret. Rapportering foregår i Excel. Derudover
anvendes et tredje system til indskanning og håndtering af
leverandørfakturaer (http://www.ibistic.com/). Alle fire systemer, hvis
man tæller Excel med fungerer efter hensigten. Dog ville det være rart, hvis
man kunne håndtere sine processer i et og samme system, og dermed
undgå dobbeltarbejde. Derudover kan godkendelse af timer godt være lidt
bøvlet i Economics – men det er et bøvl som kun opleves at
administratoren (Ditte J).
Lotte: Hatch & Bloom anvender Economics og Excel. Economics til finans
og projektstyring, herunder tidsregistrering, og Excel til rapportering og
planlægning.
Lotte savnede muligheden for at kunne finansbudgettere i Economics. Jo
flere processer der kan håndteres i et og samme system, jo bedre.
Economics fungerer fint for deres slutbrugere – det er simpelt og nemt at
gå til.
Stig: Holscher bruger C5 og et CRM system til deres kundestyring. Kunne
dog godt tænke sig at vide, om der findes leverandører som leverer ”alt” i et
system Alle timer registreres, så der kan følges op.

Side 2
Pernille: Hos Kontrapunkt anvendes Maconomy og Excel – Al data
registreres i Maconomy, men der laves diverse udtræk, som bearbejdes i
Excel. Økonomiafdelingen har en controllerfunktion, men ellers er det
projektlederne, som står for den daglige opfølgning på deres projekter. For
at undgå en kunstigt høj omsætning, køres der en månedlig evaluering af
igangværende sager mellem økonomi og projektledere, hvor der kan
justeres som følge deraf. Af og til opleves systemet omstændigt at arbejde
med – lidt for mange vinduer, der skal anvendes for at udføre en proces –
f.eks. leverandørfakturahåndtering. Dette afledte en snak om de gode
gamle økonomisystemer, C5 og Navision, holdt op imod systemer, som
søger at dække flere processer end bare Finansbogholderi. Navision er
f.eks. det foretrukne system, hvis du spørger en bogholder, men imponerer
ikke, hvis du spørger en projektleder. Løsningen kan nogen gang være at
vælge et system til Finans og et andet til slutbrugeren, og så lave en
integration.
Vibeke: Hos Workz anvender man filemaker til produktionen, og
Economics til Finansbogholderiet. Der er ingen integration mellem de to
systemer. Der registreres ikke tid.
Diverse:
· Enighed om, at det er vigtigt , at systemerne fremstår som
simple og nemme og bruge for slutbrugeren.
· Dybden af et system afhænger af hvor kompleks
forretningsprocesserne er.
· Alle er enige om, at digitalisering af processerne er vejen frem.
· En diskussion om, hvornår skal salgstid egentlig registreres på
en kunde
· Fakturering – hvornår skal det ske Der faktureres efter en
aftalt fast pris, og afregningen sker som udgangspunkt faseopdelt,
sådan at når en fase er afsluttet afregnes der med kunden.
· Aktivering/Indtægtsføring: Alle undtagen Kontrapunkt
indtægtsføre først ved fakturering, hvorimod Kontrapunkt gør det
efter produktionsprincippet, altså når en time registreres.
Emne til næste gang: Alle var enige om, at næste møde skal være en
fortsættelse af forrige møde rent emnemæssigt. Hvor vi vil starte med at
diskutere processen omkring tidsregistering, herunder system og den
omkringliggende proces. Hvem gør hvad og hvornår Det samme gør sig
gældende for andre processer i forretningen, såsom planlægning,
fakturering mm.
Næste møde er d. 26. september kl. 8.30