Stofkartotek - Reduce

Acknowledgement.
Information given in this brochure is based on the GRIP
foundation’s Norwegian booklet ”GRIP Stoffkartotek”. GRIP
has given REDUCE permission to use the information therein,
but accepts no responsibility for errors in the international
versions. Errors in translation or wrong adaptation to
European regulations and market conditions are solely the
responsibility of REDUCE.
This guide will be adapted to the conditions and
regulations of Denmark within 2000.
Stofkartotek
En vejleder i
organisering og bruk av
kemikalieinformasjon
The Leonardo da Vinci project REDUCE

Indhold:
1 HVORFOR STOFKARTOTEK ........................................................................................................................... 2
2 FORANKRING I VIRKSOMHEDEN. .................................................................................................................. 8
2.1 LEDERS ROLLE ..................................................................................................................................................... 8
2.2 PROJEKT LEDERS ROLLE ...................................................................................................................................... 8
2.3 ARBEJDSMILJØUDVALGET (AMU) OG VÆRNEOMBUDS ROLLE .......................................................................... 10
3 PLANLÆGNING OG ORGANISERING ........................................................................................................... 11
3.1 OVERSIGT OVER EKSISTERENDE RUTINER .......................................................................................................... 11
3.2 KEMIKALIE UDVALG/FORUM ............................................................................................................................. 11
3.3 SANERING OG HISTORIE ..................................................................................................................................... 12
3.4 HVORDAN HÅNDTERE INDKØB I KORTLÆGNINGSFASEN ................................................................................... 12
3.5 VALG AF SYSTEM. .............................................................................................................................................. 13
3.6 HVEM SKAL HAVE ANSVARET FOR DRIFTEN AF STOFKARTOTEKET ................................................................... 14
4 KORTLÆGNING. ................................................................................................................................................. 15
4.1 HVAD SKAL KORTLÆGGES ............................................................................................................................... 15
4.2 HVEM SKAL KORTLÆGGE ................................................................................................................................. 16
4.3 HVORDAN KORTLÆGGE ................................................................................................................................... 16
4.4 RUTINER FOR INDHENTNING AF LEVERANDØR BRUGSANVISNINGER TIL STOFKARTOTEKET. .............................. 17
4.5 TILBAGEMELDING. ............................................................................................................................................. 18
4.6 KVALITETSKONTROL AF LEVERANDØR BRUGSANVISNINGERNE. ........................................................................ 18
5 MÅL OG PRIORITERING. .................................................................................................................................. 20
5.1 STATUS OVERSIGT. ............................................................................................................................................ 20
5.2 VIRKSOMHEDENS EGNE MÅL MED SUNDHED, MILJØ OG SIKKERHED. .................................................................. 21
5.3 PRIORITERING AF TILTAG. .................................................................................................................................. 21
5.4 KEMIKALIEOPRYDNING. .................................................................................................................................... 22
6 BRUG OG VEDLIGEHOLDELSE. ..................................................................................................................... 25
6.1 RUTINER FOR BRUG OG VEDLIGEHOLDELSE. ...................................................................................................... 25
6.2 AFSLUTTENDE BETRAGTNINGER. ....................................................................................................................... 28
www.reduce.no 1

1 Hvorfor stofkartotek
Fordi virksomheden vil have viden og overblik når
• ansatte tvivler på hvordan desinfektionsmidlerne skal håndteres
• virksomheden får et akutudslip, og myndighederne spørger, hvad udslippet består af
• det brænder i en af bygningerne, og brandvæsenet vil vide, hvad der findes der
• en tidligere ansat gør virksomheden ansvarlig for senskader
• forsikringsselskabet spørger, om virksomheden har kontrol over kemikalierne
Denne vejledning hjælper virksomheder, som skal opbygge stofkartotek, eller som vil
udnytte de muligheder, der ligger i stofkartoteket.
Myndighederne kræver, at virksomheder, som håndterer farlige kemikalier, har et
stofkartotek. Vejledningen tager udgangspunkt i de krav, der stilles til et stofkartotek og
leverandørbrugsanvisninger. Men der gives, udover kravene, også råd og tips undervejs.
Råd og tips som gør, at stofkartoteket bliver en givtig investering for din virksomhed.
Hvad er et stofkartotek
Stofkartoteket i en virksomhed er et centralt kartotek, som indeholder oplysninger om alle
de kemiske stoffer og produkter, der bruges i virksomheden. Dette omfatter råstof,
mellemprodukter som dannes i produktionsprocessen, egenproducerede og indkøbte
kemiske stoffer og produkter.
I stofkartoteket skal stoffets/produktets leverandørbrugsanvisning ligge. For kemiske
stoffer og produkter hvor leverandørbrugsanvisning ikke er pålagt, skal kartoteket i det
mindste indeholde oplysninger om navn, sammensætning, producent/omsætter, fysiske,
kemiske og toksikologiske egenskaber, risikomomenter, forebyggende tiltag,
førstehjælpsbehandling.
Ydermere vil det være nyttigt at have information om virksomhedens totale indkøb/forbrug
(mængde), om anvendelsessted (hvor) og eventuelt hvor mange/hvem, der er i kontakt
med stoffet/produktet.
Kravet til sundheds-, miljø- og sikkerhedsarbejde er nedfældet i forskrift om systematisk
sundheds-, miljø- og sikkerhedsarbejde i virksomheder (intern kontrol forskriften,
Arbejdstilsynets bestillingsnr. 544). Etablering og brug af stofkartotek og datablade er en
central del af det praktiske sundheds-, miljø- og sikkerhedsarbejde (HMS) i norske
www.reduce.no 2

virksomheder. Alle virksomheder, som benytter giftige og andre sundhedsskadelige
kemiske stoffer og produkter, er forpligtet til at have et stofkartotek, jf. arbejdsmiljølovens
§11.
Arbejdsmiljøloven §11
“I virksomhed, hvor giftige eller andre sundhedsskalige stoffer, herunder giftigt eller
sundhedsskadelig biologisk materiale, bliver fremstillet, pakket, brugt eller opbevaret på en
måde, som kan indebære sundhedsrisiko, skal arbejdsprocesserne og arbejdet iøvrigt
være fuldt forsvarligt sådan at arbejdstager er sikret mod ulykker, sundhedsfarer eller
særligt ubehag. Beholdere og emballage med stofferne skal være tydeligt mærket med
stoffernes navn og advarsel på norsk. Virksomheden skal føre register med sådanne
stoffer, med angivelse af stoffets navn, sammensætning, fysiske og kemiske egenskaber
samt oplysninger om mulige giftvirkninger (toksokologiske data), risikomomenter,
forebyggende tiltag og førstehjælpsbehandling. Virksomheden skal have det nødvendige
udstyr for at hindre eller modvirke sundhedsskader på grund af stoffer. Sådanne farlige
stoffer skal ikke bruges, hvis de kan erstattes med stoffer, som er mindre farlige for
arbejdstagerne”.
Ydermere giver §11 regler for kontrol, prøvetagning og tilsyn, og arbejdstilsynets
rettigheder præciseres.
Forskrift for systematisk sundheds, miljø- og sikkerhedsarbejde (intern kontrol forskriften),
indebærer at virksomheden skal
“1. sørge for at de love og forskrifter i sundheds-, miljø- og sikkerhedslovgivningen som
gælder for virksomheden er tilgængelig, og have overblik over de krav som er af særlig
betydning for virksomheden.
2. sørge for at arbejdstagerne har tilstrækkelig viden og færdigheder i det systematiske
sundheds-, miljø- og sikkerhedsarbejde, herunder information om ændringer”
osv.
Specifikke krav til en virksomheds stofkartotek er givet i stofkartotekforskriften og er
nærmere beskrevet i Kap 4.1 Hvad skal kortlægges.
Et stofkartotek har en merværdi udover at tilfredsstille myndighedernes krav. Et godt
fungerende stofkartotek giver virksomheden kontrol over sin egen kemikaliehåndtering, en
kontrol, som giver både ansatte, kunder, forsikringsselskab og miljøorganisationer større
tryghed.
Der stilles stadig større krav om at reducere risiko i forhold til såvel arbejdstagerne som
ydre miljø. Dette medfører krav til dokumentation. Uvidenhed er ingen undskyldning. Et
www.reduce.no 3

foretagende som ikke har kortlagt sine kemiske stoffer og produkter kunne få
erstatningsansvar ved skader.
Sådan gør forsikringsselskabet Storebrand (Norsk)
Ved indgåelse af forsikringskontrakt benytter Storebrand i mange sammenhænge
sikkerhedsskemaer, som skal udfyldes. I flere af disse sættes fokus på virksomhedens
rutiner for sundhed, miljø og sikkerhed. Et område, hvor sådanne skemaer kan bruges er
ved tegning af erhvervsskadeforsikring.
Et godt og lidt risikofyldt arbejdsmiljø reducerer virksomhedens udgifter i forbindelse med
personskader ved sygefravær. Storebrand ønsker at dette også skal komme til udtryk i
præmien for erhvervsskadeforsikring.
I dele af skemaet som benyttes af Storebrand (Bilag 4) stilles spørgsmål om
virksomhedens omgang med sundhedsskadelige stoffer. Skal virksomheden kunne svare
ja på dette spørgsmål, så må man have overblik over hvilke stoffer man bruger, samt
mulige skadelige effekter af stofferne. Storebrand stiller også spørgsmål om oplæring,
dokumentation og virksomhedens interne kontrolsystem.
I samarbejde med forsikringsrepræsentanten udfyldes skemaet, som danner et vigtigt
grundlag for fastsættelse af præmie for erhvervskadeforsikring.
Arbejdsmiljø, sundhed og sikkerhed
Stofkartoteket vil øge bevidstheden blandt de ansatte om hvad man håndterer og hvilke
forholdsregler man må tage for at hindre skader. Oplæring og viden om korrekt
anvendelse og oplagring af kemiske stoffer og produkter reducerer risikoen for skader,
som for eksempel brand.
Et stofkartotek giver oplysninger om nødvendigt beskyttelsesudstyr og korrekt anvendelse
af beskyttelsesudstyret. Informationen fra stofkartoteket kan derfor forebygge og hindre
både akutte skader og senskader, og dermed kan virksomhedens sygefravær reduceres.
Akutte skader kan være ætsningsskader, åndedrætsbesvær, udtørring af hud, hovedpine,
kvalme og opkastning. Senskader kan være allergi, reproduktionsforstyrrelser, kræft,
hukommelsessvigt og impotens.
Akutte sundhedsskader som er forårsaget af kemiske stoffer og produkter bliver
systematisk registreret ved fire store sygehuse i Norge. Oplysninger bliver samlet i
“Folkehelsas skaderegister”. De fleste akutte skader drejer sig om forgiftningsskader og
www.reduce.no 4

ætsningsskader. Læger har pligt til at melde skader til Arbejdstilsynet, blandt andet om
erhvervssygdomme på grund af kemikalieeksponering.
I Norge er der per 1998 ca. 60 000 kemiske produkter på markedet som indeholder ca. 10
000 forskellige stoffer.
Dette forårsager årligt bl.a.
• 3200 akutte skader
• 100 hjerneskader pga. opløsningsmidler
200 000 personer har daglig kontakt med kemikalier.
Ydre miljø (natur)
Stofkartoteket kan give oplysninger om forventede skadevirkninger, reaktioner og
påvirkning af det ydre miljø. Stofkartoteket giver også oplysninger om, hvordan
produkterne skal bruges, og hvordan eventuelle rester og tom emballage skal håndteres
for at skåne det ydre miljø mod forurening og unødig belastning.
Hvad er specialaffald
Specialaffald er affald hvor uforsvarlig disponering kan medføre fare for alvorlige
forureninger eller fare for skader på mennesker og dyr. Eksempler på specialaffald er
spildolie, malingrester, kasserede plantebeskyttelsesmidler, uddaterede kemikalier m.m.
Produkter som er mærket med faresymboler for brand-, sundheds-, eller miljøfare vil med
få undtagelser være specialaffald.
I følge forskrift om specialaffald (Statens forurensningstilsyns bestillingsnr.T-1148) har alle
som er i besiddelse af specialaffald ansvar for at det opbevares, lagres og omgås
forsvarligt. Virksomheder har årlig leveringspligt.
Leverandørbrugsanvisningerne i stofkartoteket giver oplysninger om stoffernes
nedbrydningsegenskaber, akkumulerbarhed, økotoksisitet og andre skadevirkninger.
Virksomheden har i stofkartoteket et grundlag for at kunne erstatte farlige kemiske stoffer
og produkter med mindre farlige alternativer, hvor sådanne findes.
Stofkartoteket kan give virksomheden oversigt over den forbrugte mængde, og giver en
mulighed for at blive kvit med overforbrug og reducere brug og udslip af sundheds- og
miljøfarlige kemikalier.
Produktreduktion hos Statens vejvæsen, 1993-94 (Norge).
Statens vejvæsen kortlagde i et pilotprojekt et antal kemiske produkter, som var i brug i de
www.reduce.no 5

tre nordligste amter i Norge. Nedenstående tabel viser antal registrerede produkter før og
efter første reduktionstrin var gennemført. Der regnes med yderligere reduktioner.
Kommune
Antal produkter før Antalprodukter Reduktion i %
reduktion
efter reduktion
Nordland 1474 483 67,2
Troms 1180 365 69,1
Finnmark 670 313 53,3
Årsagen til den store reduktion af produkter i anvendelse, er af tre grunde:
1) Gamle kemikalier blev opbevaret i årevis (disse blev indsamlet og leveret som
specialaffald eller faset ud i etableringfasen af det centrale produktregister).
2) Stor grad af frihed til at købe kemikalier ind, uden det var undersøgt om kemikaliet
havde status som “brug tilladt”.
3) Etaten manglede overblik over brug og indkøb af kemiske stoffer og produkter.
Økonomi
Erfaringen viser, at virksomheder, som har et velfungerende stofkartotek, har positive
resultater med hensyn til reduktion af antal produkter og leverandører. De fleste vil kunne
reducere antal produkttyper med 50-70%.
Dette betyder:
• reduceret binding af kapital
• bedre pris
• færre fakturer
Der er også øgede krav fra både kunder og investorer til dokumentation af forholdene i
egen virksomhed, og hvordan virksomheden påvirker omgivelserne. Dette betyder i
praksis, at virksomheder, som har et stofkartotek og igennem det har kontrol med egen
kemikalieforbrug, vil have et konkurrencefortrin. Miljøprofil efterspørges og skal kunne
dokumenteres. Fremtidens vindere i konkurrenceudsatte områder har et godt fungerende
stofkartotek!
www.reduce.no 6

Narvik kommune (Norge) startede stofkartotek projekt i 1995/96.
Eksempler på, hvad de fandt:
• I gennemsnit 35 kg kemikalier pr. ansat
• 11,1 tons rengøringsmidler på lager
• 2,1 tons maling på lager
• 9,9 tons olieprodukter (foruden fyringsolie) på lager
Totalt 47,7 tons registreringspligtige kemikalier af en værdi på ca. 2,4 mill kr.
Indleveret specialaffald for ca. 25.000 kr.
Gevinstmål
• reducere erhvervsskadepræmie
• reducere brandforsikringspræmie
• reducere likviditet på lager med 1,1 mill.
• reducere sygefravær
www.reduce.no 7

2 Forankring i virksomheden.
Arbejdet med at oprette, vedligeholde og udnytte mulighederne i et stofkartotek har meget
til fælles med traditionelt kvalitetsarbejde. Arbejdet skal forankres i ledelsen, og holdninger
skal afspejles i virksomhedskulturen.
Virksomhedens øverste leder (dvs. direktør, rådmand, daglig leder eller lignende) er
ansvarlig for, at virksomheden opererer indenfor gældende love og forskrifter.
Beslutningen om at etablere et stofkartotek skal tages af ledelsen i virksomheden, og det
skal genspejles i virksomhedens mål for sundheds-, miljø- og sikkerhedsarbejde.
Øverste leder kan uddelegere myndighed og opgaver, men kan ikke fraskrive sig ansvar til
mellemledere eller til stabsfunktion i virksomheden.
2.1 Leders rolle
Den øverste leder skal sørge for, at der udnævnes en projektansvarlig til etablering af
stofkartoteket, og at der afsættes ressourcer til arbejdet. Desuden skal den øverste leder
afklare hvilken enhed/afdeling/person i virksomheden, der skal have det overordnede
ansvar for vedligeholdelse, drift og brug af kartotektet, når det først er på plads (se kap.
3.6 for nærmere vejledning i hvem, der bør have ansvaret for driften af stofkartotektet).
Det er vigtigt, at den øverste leder sørger for, at projektansvarlig og stofkartotekansvarlig
(dette kan være samme person, men vil nødvendigvis ikke være det) får de nødvendige
fuldmagter.
For at få et fuldstændigt og godt fungerende stofkartotek skal hele virksomheden
involveres. For små virksomheder kræver dette ikke meget information, men for store
virksomheder skal hver enkelt enhed/afdeling informeres jf. figur 1 (dvs. de led
virksomheden har). Informationen skal gives således, at involverede mellemledere forstår
vigtigheden af stofkartoteket. For større virksomheder bør mellemledere oplæres i
stofkartotek, og få ansvar for at give information til sine respektive enheder/afdelinger.
2.2 Projekt leders rolle
Projektlederen er ansvarlig for at få stofkartoteket etableret, dvs. sørge for at indsamle
information om hvilke kemiske stoffer og produkter, der bruges i virksomheden, sørge for
at der findes opdaterede leverandørbrugsanvisninger for alle kemiske stoffer og produkter,
sørge for at disse samles på en hensigtsmæssig måde (kartotek, database, excelregneark),
og for at sikre en god drift af kartoteket. Projektlederen er ansvarlig for
rapportering til øverste leder og eventuelt til virksomhedens bestyrelse.
HVEM BØR VÆRE PROJEKTLEDER
www.reduce.no 8

Projekt lederrollen kan udføres af andre som i dag har en stabsfunktion, som for eksempel
ansvarlige for leverandør brugsanvisninger eller indkøb, eller rollen kan udfyldes af en
ansat, som er specielt kvalificeret (se figur 1).
For en del virksomheder, særligt mindre, kan det være aktuelt at hyre en erfaren person til
at være projektleder til oprettelse af stofkartoteket. Ulempen ved at hyre udefra kommende
hjælp er, at manglende kendskab til virksomheden og virksomhedskulturen kan
vanskeliggøre arbejdet, og det bliver mere krævende at etablere rutiner for god drift af
stofkartoteket, når oprettelsen er færdig og projektlederen er ude af virksomheden.
Den ideelle projektleder!
Den enkelte virksomhed må tilpasse kravene til egen kultur, men erfaringsmæssigt har det
vist sig, at følgende kvalifikationer er nyttige:
• erfaring med projektarbejde
• evne til at være systematisk og grundig
• gode kommunikations- og motivationsevner
• personlig interesse og forståelse for betydningen af stofkartotek
• bred kendskab til virksomheden (eller hurtigt kunne skaffe sig dette)
Det er ikke nødvendigt at have en person med kemisk baggrund som projektleder, men
vedkommende bør ikke lade sig afskrække af kompliserede kemiske formler!
Forslag til mandat/stillingsbeskrivelse for projektleder
For at virksomheden skal kunne få et komplet stofkartotek, skal projektlederen have klare
rammer for arbejdet med etableringen af kartoteket. Sådanne rammer kan laves gennem
egen stillingsbeskrivelse, eller gennem et mandat for arbejdet. Her skal arbejdet
konkretiseres, projektlederens myndighed defineres, ressourcetilgang beskrives ( det
anbefales at tidsforbrug og budget defineres på forhånd) og rapporteringsprocedurer
klarlægges.
Arbejdet omfatter:
• Sørge for at kortlægge alle kemiske stoffer og produkter i virksomheden
• Oprette selve stofkartoteket
• Lægge leverandørbrugsanvisninger i stofkartoteket
• Tilrettelægge brug og drift af stofkartoteket
Myndighed kan være:
• Beslutte eventuelle saneringer
• Pålægge enheder/afdelinger at kortlægge egne produkter
• Udpege kortlægningsansvarlige i aktuelle enheder/afdelinger
• Oprette kemikalieforum som støttefunktion til etablering af stofkartotek
Ressourcetilgang:
www.reduce.no 9

• Afklare for meget tid der skal sættes af til arbejdet med stofkartotek i etableringsfasen (i
enheder/afdelinger, og hvis projektlederen er en fast ansat med andre definerede
opgaver)
• Budget (for eksempel til indkøb af stofkartotek, til leje af personale, til administration)
Projektlederen bør fortrinsvis rapportere direkte til øverste leder og gennem øverste leder
til bestyrelsen for virksomheden, men det kan være hensigtmæssigt (i store virksomheder)
at placere projektlederen længere nede i virksomheden, sådan at vedkommende
rapporterer via mellemleder , se figur 1.
2.3 Arbejdsmiljøudvalget (AMU) og værneombuds rolle
AMU, som skal etableres i virksomheder med over 50 ansatte, giver de overordnede
retningslinier for hvordan sundheds-, miljø- og sikkerhedsarbejde skal organiseres i
virksomheden. AMU har den kontrollerende rolle i opbygningen af stofkartoteket, og skal
vurdere om rutinerne er tilfredsstillende.
Sikkerhedsrepræsentanterne har ikke noget formelt ansvar i forhold til etableringen af
stofkartoteket. Det er tillidsvalgte, uafhængige medspillere som kan motivere
virksomheden til arbejdet. Når kartoteket er på plads, skal øverste sikkerhedsrepræsentant
have eget eksemplar af/tilgang til stofkartoteket, jf. §10 i stofkartotekforskriften
(høringsudgaven).
Hvis virksomheden ikke har oprettet eget AMU, skal sikkerhedsrepræsentanten fungere
som AMU (jf. §4 i forskrift om værneombud og arbejdsmiljøudvalg, Arbejdstilsynets
bestillingsnr. 321).
www.reduce.no 10

3 Planlægning og organisering
Når projekt lederen er udpeget, starter arbejdet. Figuren på midtersiden i vejledningen,
illustrerer arbejdsgangen. Tag den gerne ud og hang den op, så du lettere kan se, hvor
langt i arbejdet du er, og hvad der er tilbage.
Husk - stofkartoteket er ikke først og fremmest til for at tilfredsstille myndighedernes krav
(det er selvfølgelig en nyttig bieffekt). Stofkartoteket skal etableres og bruges for at
forebygge skader på menneskers liv og sundhed og på naturens miljø, jf. kap.1.
3.1 Oversigt over eksisterende rutiner
Før selve kortlægningen af kemiske stoffer og produkter starter, må du som projekt leder
finde ud af, hvilke rutiner der allerede findes, for at afdække mangler.
Dette kan være
• rutiner til godkendelse af nye kemikalier
• rutiner til registrering af kemikalier
• rutiner for indhentning af leverandør brugsanvisning
• rutiner til sanering
• rutiner til opgradering af datablad
• rutiner til oplæring
• rutiner for rapportering af uheld
Oversigten bør give et billede af, hvad der fungerer godt og hvad der ikke fungerer.
3.2 Kemikalie udvalg/forum
Under arbejdet med stofkartoteket kan det for større virksomheder være hensigtsmæssigt
at etablere et rådgivende forum, som for eksempel et kemikalie udvalg. Udvalget kan give
råd til dig som projekt leder, og senere råd til ansvarlige for stofkartotek i forhold til
sanering/fjernelse af produkter og råd om hvordan man finder de mindst farlige produkter
etc. Et eventuelt kemikalie udvalg sættes sammen af ressource personer i virksomheden.
Eksempel på kemikalie udvalg i Narvik kommune
• Projekt ansvarlig/stofkartotek ansvarlig
• Brandchef
• Indkøbschef
• Repræsentant for næringsmiddel tilsynet
• Kommunelægen (bedriftslæge)
• Sikkerhedsrepræsentant
• Hovedsikkerhedsrepræsentant
www.reduce.no 11

3.3 Sanering og historie
Projekt lederen skal beslutte hvordan forholdet mellem kortlægning og forbedring skal
være. Erfaringen viser, at der er to alternativer.
Alternativ 1: Kortlægge alt. Derefter vurdere om produkter som er på lager i små mængder
og produkter som ikke er i brug kan overføres til andre enheder/afdelinger eller
saneres/fjernes.
Alternativ 2: Kortlægge og sanere løbende.
Et godt eksempel på at alternativ 1 kan betale sig, er en stor norsk østlandskommune,
som indførte stofkartotek. Der fandt man gennemsnitligt 50 liter “unyttigt” beis på lager i
hver børnehave, noget som blev samlet ind og senere benyttet i andre virksomheder i
kommunen. Og penge blev sparet!
Med alternativ 2 mistes muligheden for at overføre rester/produkter som ikke er i brug til
andre afdelinger. Men kortlægningsarbejdet kan virke mere overkommeligt, og vil være
arbejdsbesparende, særligt for små virksomheder. Bruges alternativ 2, er det vigtigt at give
retningslinier til den/de, som skal kortlægge. Retningslinierne må omfatte kriterier for
sanering, mærkning og registrering af det, som skal saneres. Se eksempel på skema til
brug ved sanering, bilag 3.
Uanset om du vælger at sanere under eller efter kortlægningen, må alt som
fjernes/saneres af kemiske stoffer og produkter registreres, helst med
leverandørbrugsanvisning i et historisk arkiv (eventuelt i stofkartoteket). Et historisk
stofkartotek med oversigt over alle kemiske stoffer og produkter som er brugt og lagret på
virksomheden vil kunne give oplysninger i forhold til eventuelle senskader.
Tilsvarende gælder produkter for hvilke leverandør brugsanvisningerne revideres. De
gamle leverandør brugsanvisninger bør lagres i det historiske arkiv. Det kan også være en
idé at knytte leverandør brugsanvisninger til et dokument, som fortæller, hvad produktet
blev brugt til.
3.4 Hvordan håndtere indkøb i kortlægningsfasen
Under planlægning af hvordan kortlægningen af kemiske stoffer og produkter i
virksomheden skal foretages, må der tages stilling til, hvordan virksomheden skal forholde
sig ved indkøb af nye produkter. Dette er for at hindre, at der sker ændringer i kemikalie
situationen på de forskellige anvendelsessteder, uden at den som kortlægger får
tilbagemelding om ændringer.
www.reduce.no 12

I praksis står man overfor to alternativer:
Alternativ 1: Etablere rutiner for indsamling af information om nye kemiske stoffer og
produkter, som kan lægges ind i et stofkartotek, mens kortlægningen finder sted.
Alternativ 2: Indføre indkøbsstop overfor nye produkter.
Følgende forhold bør vurderes ved valg af alternativ:
• Nuværende rutiner - er det muligt at indføre (nye) rutiner for indsamling af leverandør
brugsanvisninger og vurdering* af kemiske stoffer og produkter i virksomheden
• Størrelsen på virksomheden
• Antal indkøbere
*med vurdering menes her virksomhedens egen vurdering af kemiske stoffer og produkter,
jf. kap. 5.4 kemikalie oprydning.
3.5 Valg af system.
Nu er det på tide at vurdere hvilken slags stofkartotek virksomheden skal have. Der er to
hoved alternativer at vælge mellem: Elektronisk værktøj eller papirmapper.
Forhold der bør vurderes:
• Virksomhedens størrelse
• Antal data (leverandør brugsanvisninger) som skal lægges ind
• Antal brugere
• Tilgængelighed for brugere
For en virksomhed, hvor få af de ansatte bruger et begrænset antal kemiske stoffer og
produkter, kan det være hensigtsmæssigt at basere sig på en enkelt mappe med
fotokopier af leverandør brugsanvisningerne som fordeles til alle brugsstederne (f.eks.
små laboratorier, kontorer mv.).
Har virksomheden derimod mange kemiske stoffer og produkter med stor variation over
tid, bør et elektronisk værktøj vurderes. Elektronisk værktøj kan være alt fra enkle
regneark til færdigdefinerede databasesystemer. NB! Det er vigtigt, at du som projektleder
og eventuel dataansvarlig samarbejder om valg af løsningen, og at der vælges et
stofkartotek, som kan integreres med eksisterende systemer (f.eks.
HMS/internkontrollsystemet).
www.reduce.no 13

Elektroniske værktøj som findes på markedet pr. januar 1999:
• CHESS fra Terosafe A/S
• SafeWin fra Quasar A/S
• SENSOR fra Loke Software A/S
Disse værktøjer giver mulighed for at udskrive forskellige former for rapporter.
Der findes også elektroniske databaser som indeholder et givet antal færdige leverandør
brugsanvisninger, men dette tilfredsstiller ikke kravet til en virksomheds stofkartotek. Husk
at det er importør/forhandler, som er ansvarlige for at skaffe opdaterede leverandør
brugsanvisninger. En færdig database kan hurtigt gøre, at ansvaret ikke tydeliggøres, og
databasen uddateres. Der er heller ikke noget i vejen for at bygge ens egen elektroniske
database, eventuelt samle leverandør brugsanvisningerne i et elektronisk regneark.
3.6 Hvem skal have ansvaret for driften af stofkartoteket
Den ansvarlige for stofkartoteket er den person, som skal være systemansvarlig for
stofkartoteket, når etableringsfasen er afsluttet, jf. kap. 6 Brug og vedligehold. Hvis du som
projekt leder ikke skal være stofkartotek ansvarlig, er det vigtigt, at ledelsen allerede nu
afklarer, hvem der skal have ansvaret, når stofkartoteket er på plads, sådan at personen
kan deltage i processen med at etablere stofkartoteket.
Hvor ansvaret for et stofkartotek skal ligge, afhænger både af virksomhedens størrelse og
organisationsform. Hvis virksomheden har egen leverandør brugsanvisningsafdeling (jf.
figur 1), vil dette være et naturligt sted at placere det overordnede ansvar for driften af
stofkartoteket. Andre muligheder kan være, at den enhed/afdeling som er den største
bruger af kemiske stoffer og produkter får ansvaret for stofkartoteket, eller det kan
placeres i en central indkøbsafdeling.
Uanset hvor bedriften placerer ansvaret for stofkartoteket, må den/de personer, som er
ansvarlig for drift have tilgang til nødvendig kompetence for at kunne kvalitetstjekke
databladene, jf. kap. 4.6, og den ansvarlige bør have fuldmagter i forhold til kortlægning,
oplæring, rapportering, osv. For større virksomheder med elektronisk værktøj må der
udpeges ansvarlige i alle enheder/afdelinger.
www.reduce.no 14

4 Kortlægning.
Kortlægningsfasen giver oversigt over hvilke kemiske stoffer og produkter, der findes i
virksomheden. Nu lægges grundlaget for kvaliteten af stofkartoteket. Kortlægningen består
af flere faser:
1. Kortlægge hvilke produkter, der er i brug og hvilke på lager.
2. Sanere produkter som er forældede eller som ikke længere er i brug (vær OBS på
specialaffald, se definition i kap. 1)
3. Indsamle leverandør brugsanvisninger for produkterne, som har været brugt eller som
er i brug
4. Registrere leverandør brugsanvisningerne og eventuel anden information (se kap. 1) i
kartoteket.
4.1 Hvad skal kortlægges
Krav til stofkartotek er nedfældet i stofkartotek forskriften.
Stofkartoteket skal indeholde leverandør brugsanvisninger for kemiske stoffer og produkter
som er reguleret i forskrift om leverandør brugsanvisninger (Arbejdstilsynets bestillingsnr.
548). For at kunne udnytte informationen i stofkartoteket optimalt, anbefales det, at
samle/udarbejde leverandør brugsanvisninger for alle kemiske stoffer og produkter i
virksomheden, selv om de falder uden for forskriften om leverandør brugsanvisninger.
Først da har virksomheden et fuldstændigt stofkartotek, som kan give information om
blandt andet udvikling over tid, og som sikrer både ansatte og virksomhedens miljøprofil, jf.
kap. 1.
Forskriften om leverandør brugsanvisninger kræver datablade for alle mærkningspligtige
stoffer og produkter. Vær opmærksom på at en del produkter kan være mærkningspligtige
uden at de er mærket! Manglende mærkning kan skyldes, at produktet er gammelt, og at
kriterierne for mærkningspligt er ændret, efter produktet blev produceret. Det kan også
være, at en producent ikke har overholdt mærkningspligten, eller at din virksomhed har
ændret emballagen på produktet og f.eks. har fyldt ren sprit på tomme plastflasker, fyldt
diesel på umærkede kander mv.
Hvad skal kortlægges
Eksempler på produkter er acetone, benzin, rustløser på spraydåse, rengøringsmidler,
maling, cement, fortyndere og laboratoriekemikalier.
Forenklet kan man sige, at kemiske stoffer og produkter (kemikalier) er alt som findes på
flydende form, som pasta, pulver eller gas. Man bør også medtage stoffer og produkter
som forandrer egenskab eller forbruges ved brug, for eksempel svejseelektroder, der
afgiver gasser ved brug.
www.reduce.no 15

Erfaringen har vist, at mange virksomheder har manglende viden om hvor store mængder
kemikalier, der findes i egen virksomhed - “vi er jo ingen kemisk bedrift”. Tænk både på
mængderne i dit eget køkkenskab, i garagen eller i hobbyrummet!
4.2 Hvem skal kortlægge
Projekt leder må afgøre hvorvidt han/hun kan foretage al kortlægningen selv, eller om det
er nødvendig med en ansvarlig i hver enhed/afdeling. Hvis virksomheden er så stor, at det
er nødvendig med flere til kortlægning, må projekt leder sørge for, at der udnævnes
ansvarlige til kortlægningen, og at der gives oplæring i, hvordan kortlægningen foretages.
Det er vigtigt, at den som skal kortlægge har rigtigt beskyttelsesudstyr for at beskytte sig
mod kemikalieeksponering.
Tjekliste for den som skal kortlægge:
• Brug beskyttelsesudstyr! Tøj, briller, handsker, åndedrætsværn. (Husk at kemikaler som
er ætsende, kræftfremkaldende eller lignende kan være umærket/fejlmærket)
• Brug registreringsskema (jf. 4.1 Hvad skal kortlægges, og bilag 2)
• Mærk det som skal saneres/som foreslås saneret
• Vurder om kemikalerne er forsvarligt lagret (låst skab m.v.)
4.3 Hvordan kortlægge
For at kunne skaffe opdaterede leverandør brugsanvisninger for de produkter, der findes i
virksomheden, må du starte med at kortlægge, hvilke kemiske stoffer og produkter der er i
brug og på lager. Eksempel på skema til brug ved kortlægning findes i bilag 2.
Kortlægningen skal omfatte følgende:
• Handelsnavn
• Leverandør (ikke lokalforhandler, med mindre der kun er opgivet udenlandsk leverandør
på etiketten)
• Om virksomheden har opdateret leverandør brugsanvisning for produktet
www.reduce.no 16

Ydermere bør du notere følgende information:
• Faresymbol for sundhed, brand og miljø
• YL-gruppe
• Mængde
• Hvilket sprog mærkningsetiketten er på
• Produkter som har gammel mærkning. NB! Mærkningsforskrifterne er fra 1982
(opdateret flere gange), og symbolbrugen før 1982 var anderledes
Man kan med fordel også notere, om produkterne er i brug, vil blive brugt eller kan
undværes. Produkter som skal sendes til destruktion mærkes med dette, jf. kap. 3.3
Sanering og historie. Hvis produktet er specialaffald, må det sendes til godkendt
modtagelse for specialaffald (NORSAS har information om nærmeste modtagelser for
specialaffald, se nyttige kontakter bagest i hæftet).
Det er også vigtigt at man kortlægger rør med tappestationer; ved disse skal der oplyses
om faremomenter. Der anbefales mærkning med stoffets/produktets mærkningsetiket.
4.4 Rutiner for indhentning af leverandør brugsanvisninger til
stofkartoteket.
Indhentning af leverandør brugsanvisninger kan foretages løbende i kortlægningsfasen,
eller det kan foretages, når kortlægningen er færdig. Det kan være godt at bede
leverandørerne, om alle leverandør brugsanvisningerne samtidigt, men så må du vente til
hele kortlægningen er færdig. På den anden side vil arbejdet med registrering og
indlægning i kartoteket blive bedre fordelt, hvis ikke alle leverandør brugsanvisningerne
kommer samtidigt. Her er det smag og behag der afgør - og den afgørelse ligger på dig
som projekt leder.
Oplysningerne i stofkartoteket skal være sådan, at brugerne kan håndtere kemikalierne
forsvarligt. Informationen skal skrives ind i 16 obligatoriske punkter, se bilag 1 Oplysninger
på en leverandør brugsanvisning.
Har du valgt papirkartotek, beder du om at få en fotokopi af leverandør brugsanvisningen.
Har du valgt en elektronisk kartotekløsning, kan du bede om at få leverandør
brugsanvisningen tilsendt i det elektroniske format du ønsker. Hvis leverandøren ikke kan
tilfredsstille dette ønske, bed om at få det elektronisk, så du kan overføre det til dit
stofkartotek ved klippe-klistre metoden, eventuelt kan du hente databladene ned fra
internettet. Sidste alternativ hvis du har elektronisk kartotek, er en papirkopi som eventuelt
kan scannes ind.
Tjekliste for indsamling af leverandør brugsanvisninger:
1. Leverandør brugsanvisning på dansk som indeholder alle de 16 punkter (Bilag 1)
2. Rigtigt format (papir, excel, databse)
www.reduce.no 17

3. Opdateret leverandør brugsanvisning indenfor en bestemt dato (kan dleverandøren ikke
opfylde et sådan krav, bør den ikke benyttes).
4. Hvis leverandøren ikke har leverandør brugsanvisning, fordi produktet ikke er
mærkningspligtigt: Bed alligevel om leverandør brugsanvisning, sekundært bed om
bekræftelse på, at produktet ikke er behæftet med fare for sundhed, miljø og sikkerhed.
5. Giv en tidsfrist for, hvornår du vil have leverandør,brugsanvisning!
4.5 Tilbagemelding.
Når den første kortlægning er udført, og indhentning af leverandør brugsanvisninger er
begyndt, bør du give tilbagemeldinger på, hvad du har fundet, både opad og nedad i
virksomheden. Hvor mange brandfarlige produkter/stoffer er på lager og i brug i
virksomheden Hvor mange produkter/stoffer findes I hvilke mængder Hvor mange
giftige produkter Hvor mange leverandører handles det fra Hvor stor er
lagerbeholdningen osv.
De fleste får en del overraskelser, både ledelse og medarbejdere kan blive motiveret til at
arbejde med stofkartoteket, når sådanne tal præsenteres. Dette kan også påvirke ledelsen
til at revurdere og gribe fat i målene for sundhed, miljø og sikkerhed. Mere uddybende om
dette i kap. 5 Mål og prioriteringer.
4.6 Kvalitetskontrol af leverandør brugsanvisningerne.
Når leverandør brugsanvisningerne kommer ind, må disse kvalitetstjekkes, før de lægges
ind i stofkartoteket. Kvalitetstjekket kan udføres af dig som projekt leder, eller kan
eventuelt uddelegeres til kemikalie udvalg eller lignende.
Kvalitetstjekket indebærer først og fremmest, at alle nødvendige oplysninger, jf. §6 i
Stofkartoteksforskriften, er givet, og at databladet er opdateret, som du bad om. Nedenfor
følger en tjekliste, som kan være nyttig.
Hvis virksomheden ikke har den nødvendige kompetence til at kvalitetstjekke databladene,
kan eksterne kræfter som sikkerheds- og sundhedspersonale (for eksempel
bedriftsundhedstjensten) eller konsulenter kontaktes.
Olieindustriens landsforening (OLF) har indført en fælles godkendelsesordning for
leverandør brugsanvisninger for kemiske stoffer og produkter som bruges offshore.
Kvalitetstjek af leverandør brugsanvisninger
1. Er leverandøren registreret i Produktregistret (Oversigt udgives årligt)
www.reduce.no 18

Alle importører skal deklarere stoffer og produkter, som er fare- eller YL-klassificeret. Husk
at leverandør navnet i leverandør brugsanvisningen er identisk med den som er juridisk
ansvarlig for information.
2. Er leverandør brugsanvisningen opdateret
Minimumskrav er, at det skal være opdateret i forhold til nye forskrifter, vær blandt andet
OBS på nyt krav om miljømærkning, og krav om mærkning af aerosol beholdere.
3. Indeholder leverandør brugsanvisningen alle 16 punkter, jf. bilag 1
a) Til punkt 2 kemisk sammensætning: Tjek hvilke komponenter, der er grundlaget for
klassificeringen, og at disse er klassificeret i samspil med gældende stofliste.
b) Til punkt 8 eksponeringskontrol og personligt beskyttelsesudstyr:
Tjek at oplysningerne er i overensstemmelse med sidste administrative norm liste
• ved anbefaling om åndedrætsværn skal filtertype, friskluft, trykluft etc. angives. “Brug
egnet åndedrætsværn” er ikke tilstrækkelig information.
• ved anbefaling om beskyttelseshandsker/handsker skal type, for eksempel
gummihandsker, neoprenhandsker etc. angives. “Brug beskyttelseshandsker” eller
“Brug egnede beskyttelseshandsker” er ikke tilstrækkelig information.
c) Til punkt 11 og 12: Tjek om der er overensstemmelse mellem oplysningerne om
sundheds- og miljøfare i dette punkt og mærkningsetiketten. Etiketten tjekker du på
produktet, eller du beder leverandøren sende en mærkningsetiket med.
Husk at alle faremærkede produkter skal være mærket på dansk!
Ved mangler på leverandør brugsanvisning, tag kontakt med forhandler og bed om et nyt
datablad. Forhandler har pligt til at udlevere opdateret leverandør brugsanvisning, jf.
forskrift om leverandør brugsanvisning §4.
Hvis du ikke kan få en fuldstændig leverandør brugsanvisning fra forhandler, skal
produktet ikke bruges. Kun de leverandør brugsanvisninger du godkender skal placeres i
stofkartoteket. Er du i tvivl, kontakt Direktoratet for Arbejdstilsynet for hjælp og råd
(adresse og telefonnummer under Nyttige kontakter bagest i hæftet).
Ved import og tilpasning af kemikalier til eget brug eller ved tilblanding af råstoffer til et
halvfabrikat eller færdigt produkt, har virksomheden selv ansvaret for at udarbejde danske
leverandør brugsanvisninger og sørge for korrekt klassificering og mærkning (kontakt
Statens Forurensningstilsyn, Arbejdstilsynet, Direktoratet for brand- og eksplosionsværn.
Produktregistret for mere information).
TILLÆG I KARTOTEKET
Når leverandør brugsanvisningen er godkendt, placér denne sammen med evt. andre
oplysninger som brugersted, indkøbsmængde etc. i stofkartoteket.
www.reduce.no 19

5 Mål og prioritering.
Nu når stofkartoteket er på plads, kan virksomheden med udgangspunkt i målene for
sundhed, miljø og sikkerhed prioritere opgaver og definere projekter/tiltag for at reducere
sundheds- og miljøbelastningen som følge af kemikalie forbrug.
Det er dig som projekt leder, i samarbejde med involverede parter som kemikalie udvalget,
AMU, berørte ansatte og sikkerhedsrepræsentant, der må afdække problemområderne og
foreslå nye mål, prioritere tiltag og eventuelt definere specifikke projekter. Nedenfor gives
nogen tips til, hvordan du kan gå frem i dette arbejde.
5.1 Status oversigt.
Efter kortlægningen, og mens registreringen af leverandør brugsanvisninger i
stofkartoteket står på, har du sandsynligvis fået et tilpas godt overblik, så du kan beskrive
nuværende situation. En beskrivelse af virksomhedens kemikalie forbrug, -lagring og -
håndtering kan være den bedste måde at afdække fejl og mangler, og få motiveret så vel
ledelse som medarbejdere til at arbejde med kemikalie information.
Statusoversigten bør sige noget om antal kemiske stoffer og produkter, mængde, type,
antal på lager m.v.
Eksempler på forskellige statusrapporter fra stofkartoteket, kan være
• hvilke kræftfremkaldende stoffer bruges i virksomheden, og hvor bruges disse
• hvor bruges produkter i YL-gruppe større end 2
• hvor mange rengøringsprodukter bruges i virksomheden
• hvor befinder de eksplosionsfarlige stoffer og produkter sig
Du har måske også fået en del tips og kommentarer fra ansatte gennem kortlægningen,
disse skal tages alvorligt, og bør refereres anonymt i din beskrivelse af nuværende
situation.
Krav fra myndighederne
Med udgangspunkt i statusrapporten må du tjekke. hvorvidt virksomheden overholder krav
og pligter fra myndighederne.
Først må du få oversigt over hvilke kemikalie relaterede krav din virksomhed skal
tilfredsstille. GRIP kemikalier, en database med et utal af søgefunktioner ind til kemikalie
regelsættet, kan være til hjælp. Se på internetttet www.grip.no,GRIP kemikalier. Er du
usikker på, hvilke krav din virksomhed skal efterleve, tag kontakt med
www.reduce.no 20

tilsynsmyndighederne (Statens Forurensningstilsyn, Direktoratet for arbejdstilsynet mv. -
se Nyttige kontakter bagest i hæftet).
5.2 Virksomhedens egne mål med sundhed, miljø og sikkerhed.
Derefter kan du gå løs på at definere virksomhedens egne mål og krav til kemikalie
håndtering, eventuelt sammenstille oplysninger du nu har i stofkartoteket med
virksomhedens mål for sundhed, miljø og sikkerhed.
Eksempler på mål:
• 0-udslip af prioriterede miljøgifte
• 100% forsvarlig affaldshåndtering
• Reducere antal kemiske produkter i virksomheden (med X%)
• Reducere antal faremærkede produkter (med X%)
• Reducere forbruget af kemiske produkter (med X%)
• Indføre indkøbsrutiner for kemiske produkter
• Indføre gode rutiner for oplæring af ansatte
Eksempler på krav:
• Der skal ikke benyttes produkter i YL-gruppe større end 2
• Det skal ikke benyttes produkter med pH større end 12 eller pH mindre end 2
(brugsopløsning)
• Der skal ikke benyttes kræftfremkaldende stoffer
• Opløsningsmiddel koncentrationen i arbejdsmiljøet må ikke overstige 1/3 af
administrativ norm for forurening i arbejdsatmosfæren (Arbejdstilsynets bestillingsnr.
361)
• Der skal ikke benyttes stoffer med mere end 0,1% indhold af tungmetaller
• Kemikalier i brug skal jævnligt vurderes med sigte på udskiftning til mindre sundhedsog
miljøfarlige kemikalier
• Nyansatte skal indenfor 3 måneder have gennemgået en oplæring i brug af stofkartotek
• Der skal foretages jævnlige sikkerhedsrunder med tjekliste for kemikalier
• Nye kemikalier skal ikke belaste rensningsanlæg (luft og vand) mere end tidligere
benyttede kemikalier
5.3 Prioritering af tiltag.
www.reduce.no 21

For at opfylde målene og kravene for sundhed, miljø og sikkerhed virksomheden har stillet,
må der højest sandsynligt ryddes op i virksomhedens forhold til kemiske stoffer og
produkter: Lager, leverandører, produkttyper, produktmængde mv. Før I går i gang, kan
det være smart at rangere de ulige tiltag for at opfylde mål og krav efter hvilke, der giver
højest nytte til lavest pris.
Følgende forhold bør vurderes i forbindelse med rangeringen:
• Ansattes sikkerhed
• Reduceret miljøbelastning
• Omkostningsreduktion eller indtægtsøgning
• Hurtige resultater (for eksempel reducerede omkostninger, forbedret profil)
• Sammenhæng med andre planlagte tiltag
• Oplæringseffekt i organisationen
• Interne motivationseffekt overfor ansatte
• Markedsgevinster
• Profil udadtil
• Attraktiv arbejdsplads
Det kan være smart at starte tiltagene som er forholdsvis enkle at gennemføre, tager kort
tid, og giver synlig virkning. Efterhånden som motivationen stiger og man ser de første
prioriterede tiltag betaler sig, akn de mere komplicerede og omkostningkrævende tiltag
gennemføres.
De tiltag som har størst økonomisk betydning på kort sigt, vil ofte være på området:
• Reduktion af antal kemikalier og leverandører kombineret med bedre indkøbsaftaler.
• Reduceret lagerbeholdning
• Reduceret erhvervsskadepræmie
• Reduceret erhvervsskade og brandpræmie som følge af god kemikaliekontrol
I store virksomheder kan det vælges ud at prioritere erhvervsgrupper som er
storforbrugere af kemikalier, som ansatte indenfor rengøring, vedligehed, værksted. Bedre
oplæring og korrekt værneudstyr vil kunne motivere disse erhvervsgrupper til at være med.
5.4 Kemikalieoprydning.
Uanset hvordan virksomheden har prioriteret, vil de før eller siden være nødt til at rydde op
i lagerbeholdningen (hvis dette ikke er gjort under kortlægningen), vurdere antal og type
produkter og vurdere leverandørtilknytning, for at få bedre oversigt og mere kundskab om
www.reduce.no 22

kemikalierne i virksomheden. Nedenfor gives nogle gode råd om hvad du som projektleder
bør lægge vægt på ved disse vurderinger.
PRODUKTVURDERING
Vurderingen af produkter kan foretages før leverandørbrugsanvisningerne er på plads,
under forudsætning af, at du har registreret nok information i kortlægningsfasen, jf. kap.
4.1 Hvad skal kortlægges. Hvis ikke, må du vente til alle leverandørbrugsanvisningerne er
på plads.
Produktvurderingen kan enklest foretages gennem en kategorisering af produkterne i fire
kategorier:
1. Mærkningspligtige produkter som skal destrueres (uddaterede, kan ikke skaffe
leverandørbrugsanvisning m.v.)
2. Produkter som ikke længere er i brug, og som ikke skal bruges andre steder (Der findes
ikke anvendelsesområder, der findes bedre alternativer)
3. Produkter som ikke længere er i brug men som muligvis kan bruges andre steder (f.eks.
malingsrester)
4. Resten
Produkter som falder ind under kategori 1 og 2 skal destrueres på forsvarlig måde.
Produkter som falder ind under kategori 3 må ses samlet om de kan bruges andre steder.
Produkter i kategori 4 må vurderes op mod virksomhedens HMS-mål/krav. Det letteste er
at se om nogle har overlappende brugsområde, og om det er muligt at reucere antal
produktertyper i fremtiden (nye indkøb). Ved reduktion, vælg de produkttyper som har
lavest sundheds- og miljøbelastning totalt set. Vurder om der findes alternativer til
produkterne. På renholdningssiden findes der f.eks. alternative produkter (mikrofiberklude,
vaskekort) som kan reducere brugen af rengøringsmidler med 70-100%.
Færre produkttyper vil give bedre likviditet i form af reduceret lagring, vil give færre
fakturer - bedre økonomi (behandling af en faktura er, per 1.1.1999, anslået til at koste 150
til 500 kroner for virksomheden!)
Leverandørvurdering
Som en vidreføring af produktoprydningen, akn virksomheden nu se omdet er muligt at
forbedre leverandørforbindelserne ved at reducere antal leverandører, og ved at få mere
ud af de leverandører som anvendes.
Hensigten med at reducere antal leverandører, er at spare penge ved at have færre og
bedre indkøbsaftaler, færre fakturer, bedre oplæring og færre skader, enklere opdatering
af kartoteket, reduceret totalforbrug. En del leverandører kan også være behjælpelige med
rigtig dosering af f.eks. rengøringsmidler ved at tilbyde udstyr til automatisk dosering.
Hvilke leverandører bør vælges fra
1. De som ikke akn skaffe leverandørbrugsanvisninger
www.reduce.no 23

2. De som ikke er registrerede i “Brønnøysundregistret”
3. De som omsætter mærkningspligtige produkter men som ikke er på Produktregisterets
oversigt over firmaer med produkter i Produktregistret (opdateres årligt), med mindre
der er tale om leverandører af laboratoriekemikalier, som ofter er på under 100 kg om
årte (ikke deklarationspligtigt).
Vurder derefter:
• hvilke leverandører kan dække flest behov
• hvilke rutiner har leverandøren for opdatering af leverandørbrugsanvisninger
• hvad kan leverandøren tilbyde af oplæring i brug af kemikalierne
www.reduce.no 24

6 Brug og vedligeholdelse.
Nu er stofkartoteket på plads, og arbejdet med opdatering, vedligeholdelse og fornuftig
brug af kartoteket starter. Projekt lederens arbejde med at etablere stofkartoteket afsluttes
med at etablere rutiner for brug og vedligeholdelse af stofkartoteket. For store
virksomheder (som en kommune) kan det være hensigtsmæssigt at fastsætte rutiner i
form af en driftshåndbog. Nedenfor gennemgås de elementer som må anbefales i en
driftshåndbog. Selv om virksomheden ikke skal lave en driftshåndbog, vil de elementer,
som tages op nedenfor være nødvendige at vurdere for at få gode rutiner på plads.
6.1 Rutiner for brug og vedligeholdelse.
Hensigten med at etablere faste rutiner for stofkartoteket, er at sikre opdatering,
vedligeholdelse og brug. Et sovende, uddateret stofkartotek er kun lidt værd! Der er her
sat elleve punkter op, som bør vurderes, når rutinerne etableres. For de virksomheder,
som skal have en driftshåndbog, kan den systematiseres i elleve kapitler, som hver
omhandler de elleve punkter.
1. Love og forskrifter (oversigt over, hvad virksomheden skal efterleve)
2. Mål for kemikalie arbejdet (jf. systematisk sundheds-, miljø- og sikkerhedsarbejde)
3. Organisering i virksomheden, placering af ansvar
4. Vedligeholdelse af kartoteket
5. Oplæring i brug af stofkartoteket
6. Distribution af leverandør brugsanvisninger i virksomheden
7. Beskyttelsesudstyr/beskyttelsestiltag
8. Krav til underleverandør, som skal bruge kemiske produkter i virksomheden
9. Kontrol og revision af stofkartoteket
10. Afvigelsesbehandling
11. Dokumentation
1. Love og forskrifter
www.reduce.no 25

Virksomheden skal have overblik over hvilke love og forskrifter, der skal overholdes, samt
hvilke krav der stilles, se under kap. 5.1 Krav fra myndigheder, og GRIP kemikalier på
Internettet, www.grip.no.
2. Mål for kemikaliearbejdet
Virksomhedens sundheds-, miljø- og sikkerhedsarbejde, og motivationen bag målene, må
ses i forhold til virkeligheden (dvs. stofkartoteket). Hvad gør virksomheden for at finde frem
til alternative kemikalier
3. Organisering/ansvar
Ansvar skal afklares og understøttes af en organisationsbeskrivelse som viser, hvem der
har hvilket ansvar, jf. figur 1. Konkret ansvar i forhold til indhentning af leverandør
brugsanvisning, drift, vedligeholdelse og opdatering af stofkartoteket skal placeres. Der må
også præciseres ansvar og roller til eksisterende funktioner som f.eks. ansvarlige for
sundheds-, miljø- og sikkerhedsarbejdet, sikkerhedsrepræsentant,
bedriftssundhedstjeneste.
4. Vedligeholdelse af kartoteket
Etabler rutiner for at sikre at
• registrerede kemikalier bliver fulgt op ved ændringer i klassificering
• eksisterende kemikalier skiftes ud med mindre farlige alternativer
• indkøb af nye produkter godkendes
• nyindkøb foretages af udpegede, oplærte personer, og at leverandør brugsanvisning for
nye produkter vurderes før indkøbet foretages
Før indkøb af nye stoffer og produkter bør indkøbsansvarlige bede leverandøren
fremsende leverandør brugsanvisning for produktet. Producent/leverandør er pligtig til at
vedlægge leverandør brugsanvisning ved første gangs levering af et stof eller produkt til
sine kunder. Om mulig skal flere alternative produkter vurderes.
Hver gang der sker en ændring i viden om et enkelt stof, som indgår i kartoteket, skal
databladene tjekkes. Som en opfølgning af dette vil det være naturligt at vurdere, om der
findes kemikalier med lavere risiko, som kan erstatte de eksisterende.
Kemiske stoffer og produkter som bliver forbudt i Norge må “luges” ud af virksomheden og
håndteres forsvarligt (se kap. 1 for definition af specialaffald). Stofkartoteket vil give
oplysninger om hvorvidt virksomheden har disse stoffer/produkter.
5. Oplæring i brug af stofkartoteket
Det er arbejdsgivers pligt at sørge for, at arbejdstagerne får nødvendig information om, og
oplæring i brug af stofkartoteket. Husk også at berørte arbejdstagere skal informeres om
aktuelle ændringer i stofkartoteket.
Der skal udpeges en ansvarlig for oplæring i stofkartoteket. Brugerne skal gives oplæring i
at forstå indholdet i leverandør brugsanvisningerne. Det vil være naturligt at knytte
stofkartoteksoplæringen sammen med oplæring i brug og håndtering af kemikalier, samt
interne rutiner ved indkøb.*
www.reduce.no 26

*GRIP vil efteråret 1999 udgive et eget vejledningshæfte om indkøsrutiner for kemiske stoffer og produkter.
6. Distribution af leverandør brugsanvisninger indenfor virksomheden
Har man valgt en manuel løsning, må databladene kopieres manuelt og distribueres til
enheder/afdelinger. Det kan også være påkrævet at lave konversioner af leverandør
brugsanvisningerne, hvis de er for komplicerede for brugerne. Arbejdsgiver er forpligtet til
at give information om specielle forhold knyttet til virksomhedens brug af kemikalier.
Har man stofkartoteket på data, og det er tilgængeligt for alle, der skal have tilgang, er det
ikke nødvendigt at “sprede” kartoteket. Hvis dataversionen derimod kun er tilgængelig for
et begrænset antal brugere, må det skrives ud fra datasystemet, sådan at alle får
tilstrækkelig information. Det er også muligt at udskrive interne konversioner til
brugerstederne.
7. Beskyttelsesudstyr/beskyttelsestiltag
Arbejdsgiver skal bruge informationen som ligger i stofkartoteket til at sikre en tryg
håndtering, opbevaring og brug af farlige stoffer og produkter og biologisk materiale i
virksomheden. Arbejdsgiver skal bruge oplysningerne i stofkartoteket som en del af
grundlaget for at vurdere nødvendige beskyttelsestiltag og udarbejdelse af
arbejdsinstrukser. Arbejdsgiver skal sørge for nødvendig beskyttelsesudstyr findes og er
tilgængelig for brugerne.
8. Krav til underleverandør som skal bruge kemiske produkter i virksomheden
Desværre viser det sig alt for ofte at virksomheder som lejer ekstern hjælp, f.eks.
håndværkere, ikke tænker over, at de produkter som bruges kan udsætte både egne
ansatte og naturens miljø for skader.
Det er derfor vigtigt at stille krav til lejet hjælp/underleverandører som skal udføre et
arbejde i virksomheden. Etabler rutiner for at følgende spørgsmål stilles: Skal der bruges
kemiske produkter Hvis ja - hvilke Og at der stilles krav om at få leverandør
brugsanvisning før arbejdet starter, sammen med oplysninger om hvilke forholdsregler, der
bør tages i virksomheden. Forholdsregler kan være brug af beskyttelsesudstyr, lukning af
afdeling osv. Til slut må virksomheden stille krav om, at lejet hjælp/underleverandør tager
eventuelle kemikalierester med sig, ellers bliver disse rester virksomhedens ansvar. Hvis
resterne er specialaffald, kan det blive dyrt.
Det kan nævnes, at en norsk kommune som havde eksperthjælp fra udlandet fik efterladt
200 liter isocyanater som var mærket på tysk. Regningen for at komme af med dette som
specialaffald blev på 7000 kr. i 1992.
9. Kontrol og revision
For at sikre at stofkartoteket fungerer efter intensionerne, må der laves rutiner for kontrol
og revision af kartoteket. Hvor omfattende dette arbejde bliver, er afhængig af kartotekets
og virksomhedens størrelse.
www.reduce.no 27

Hvad er kontrol og revision
Kontrol indebærer at kontrollere at indholdet i stofkartoteket er korrekt og opdateret, og at
det har en tilfredsstillende kvalitet.
Revision indebærer systematisk, uafhængig granskning af virksomheden for at fastslå at
stofkartoteket og brugen og driften af det stemmer overens med intensionerne, og at
stofkartoteket er hensigtsmæssigt og effektivt for at opnå virksomhedens mål for miljø og
sikkerhed.
Aktuelle spørgsmål ved revision er: Gør linieledelsen sit job Har den enkelte bruger viden
om stofkartoteket Arbejdes der aktivt på, at finde alternative kemikalier, eller reducere
brugen af de eksisterende
Tre parter kan udøve revisionen: Virksomheden selv (ikke stofkartotekansvarlig), en af
virksomhedens kunder eller en uafhængig part (f.eks. lejet konsulent).
Tilsynsmyndighederne har ret til at føre tilsyn med at stofkartoteket er på plads og holdes
efter intensionerne. Det vil være en styrke at kunne fremvise egen revisionsrapport, når
tilsynet kommer.
Set faste tidspunkter for , hvornår kontrol og revision skal gennemføres.
10. Afvigelsesbehandling
Hvis afvigelser afdækkes, skitsér hvordan dette skal rapporteres videre, og hvem der er
ansvarlig for at der bliver gjort tiltag for at korrigere afvigelserne.
11. Dokumentation
Find dokumentationen på ovennævnte punkter frem. Det kan være vurderingsrapporter
om alternative kemikalier, det kan være revisionsrapporter, afvigelsesrapporter, uddrag af
love og forskrifter osv.
Dokumentationen kan vedlægges manuelt til en eventuel driftshåndbog, eller den kan
laves elektronisk, hvis dette er mere hensigtsmæssigt. Kravet er, at den let skal kunne
gøres tilgængelig for dem, som ønsker at se den.
6.2 Afsluttende betragtninger.
Når rutiner er etableret og forankret i virksomheden, er projekt “oprettelse af stofkartotek”
afsluttet. Gratulerer!
www.reduce.no 28

Nu er det dig som stofkartoteksansvarlig, der tager over og som skal sikre drift i tråd med
rutinerne (som evt. er for ankret i driftshåndbogen). Pas på, at du stadig væk motiverer
virksomheden ved at vise gode resultater. Kommunernes kemikalieforum sidder inde med
en del "“motiverende" eksempler, som der ikke har været plads til i denne vejledning - tag
kontakt hvis du trænger til motivation (se liste over Nyttige adresser bag i vejledningen for
adresse og telefonnummer).
Held og lykke!
www.reduce.no 29