Vinder af Konsulentprisen 2009 - DI

apporteringscockpit ved hjælp af simple værktøjer i Microsoft
Office-pakken. Den tekniske løsning fungerer samtidig
som en prototype for senere implementering i SAP
Business Warehouse.
Projektet var således et implementeringsprojekt, hvor projektteamets
opgave var at flytte LEGO og i udpræget grad
skabe kompetenceopgradering i cost controlling af distributionen.
Løsningsmodellerne var på ingen måde klare i projektets
udgangspunkt. Men det var en fælles præmis, at projektteamet
(LEGO + konsulenter) i fællesskab skulle levere nytænkende
processer og modeller, som effektiv kunne håndtere
LEGOs udfordringer i relation til cost controlling.
Effekten af konsulentopgaven
Effekten af projektet beskrives bedst ved at tydeliggøre situationen
før og efter projektets gennemførelse.
Før projektet:
• Uenighed om den faktiske situation. Der var i LEGO
stor usikkerhed om, hvad distributionsomkostningerne
egentligt er for en størrelse. Faktiske omkostninger
sammenblandedes med intern afregning, og der
var uklarheder over, hvilke konti som burde med i distributionsomkostningerne
• Uenighed om, hvad der driver afvigelser fra budgettet.
LEGO oplevede stor usikkerhed om, hvorfor omkostningerne
afveg fra budgettet. Skyldtes det salg
Skyldtes det flere kg. pr. leverance Flere m3 pr. leverance
Relativt øget salg i fjerntliggende markeder
Færre kg. pr. m3 Øget indkøb af paller
• Stort ressourcetræk og ringe værdiskabelse. På grund
af den manglende transparens i data brugte LEGO en
stor mængde tid på diskussion af, hvad data egentligt
fortalte. Distributionen udfordrede cost controllere på
de faktiske distributionsomkostninger, men kunne
ikke få svar, der var præcise nok til at handle efter
• Kompliceret og unøjagtig vurdering af forbedringsinitiativer.
Benefit tracking var i et vist omfang teoretisk
og ikke funderet i faktiske omkostninger. Endvidere
var ”double counting” meget svært at undgå
Efter projektet:
• Styringscockpit etableret – et fælles datagrundlag.
Der er tillid til data – såvel størrelsen og typen af distributionsomkostninger.
Omkostningsdata og cost
driver-data fødes ind i styringscockpittet fra primære
systemer som SAP og transportleverandørers systemer.
Cost controllere og Distributionen samarbejder
som et team
• Handlingsorienteret opfølgning til omkostningsansvarlige.
Styringscockpittet præsenterer data i forskellige
standardrapporter stilet mod de eksplicit definerede
omkostningsansvarlige. Endvidere tillader
cockpittet drill-down på omkostninger, cost drivers
og aktiviteter, hvilket muliggør identifikation af best
practice og indsatsområder
• Stram styring af initiativer og sikker realisering af
potentialer. Benefit tracking på besparelsesinitiativer
er baseret på cockpittet og realisering af besparelser
dokumenteres direkte i omkostningsbasen
I løbet af projektet er der således i stor udstrækning sket
en professionalisering af cost controlling-funktionen. De
afsmittende effekter på forretningen er store. Skarpheden
og responsen på cost-afgivelser er stærkt forbedret, hvilket
øger indsatser og har medvirket til, at cost controlling
i LEGO er flyttet fra at være ”defensivt beskrivende” til at
være en handlingsorienteret funktion.
Med den stramme styring er besparelsesinitiativer på i alt
40 mio. kr. 2008 realiseret og dokumenteret. Der forventes
en yderligere omkostningsreduktion på de planlagte 57
mio. kr. i 2009 og 53 mio. kr. i 2010.
Faglighed
Tværfaglig bemanding
Projektet skulle bygge bro mellem Økonomi og Distributionen.
Derfor blev projektet også fra start bemandet tværfagligt
med økonomi- og logistikkompetencer. Det havde
ikke været muligt at løse opgaven ved ensidig bemanding.
Office-pakken brugt som software-palette
Ønsket om at kunne udføre sammenligning af distributionsomkostningerne
år mod år, pr. måned og år til dato
krævede etablering af et data warehouse til lagring af realiserede
data og budgetdata. Datagrundlaget er primære
systemer som SAP og leverandørers logistiksystemer;
mens data warehouse og cockpit blev baseret på den tilgængelige
Office-pakke.
Change mangement
At udvikle og opnå accept af en nytænkende løsning kræver
stor faglig kompetence i løsningsudvikling og i stakeholder
management. Indledningsvis blev interviews afholdt
bredt i LEGOs organisation. Herved etableredes en
god analyse af forretningens behov og af nuværende problemstillinger.
Løbende har projektteamet afholdt høringer
og workshops for at afhandle og justere løsningerne.
Kernen til at opnå den nemmeste change management
proces er udvikling af en intelligent løsning, som på bedst
mulig måde tilgodeser de forretningsmæssige behov og
alle stakeholders interesser.
I projektet har meget forskellige faglige kompetencer være
bragt i spil og været nødvendige, både den logistiske indsigt,
den økonomiske basisviden, Office-pakkens udviklingsmiljø
og projekt-/change management-kompetencer.
Videndeling og videnformidling
Ét fælles team – ikke ”dem og os”
I projektet har vi tilstræbt en situation, hvor vi arbejder
som ét team af 4 – 5 Valcon-konsulenter og 4 – 5 LEGOmedarbejdere.
Alle har været opmærksomme på at tage
et fælles ansvar for projektets succes og undgå en ”dem og
os”-situation, hvor ansvar for fremdrift og løsninger alene
ligger hos konsulenterne. Magien i et konsulentprojekt
opstår netop ved blanding af kundens dybe indsigt i forretningen
og konsulentens viden og evne til at se tingene
22