Vinder af Konsulentprisen 2009 - DI

Konsulent
Kunde
Immenso Consult A/S
Kort & Godt A/S
Kort & Godt – centralisering og optimering af
regnskabsopgaver
Særpræg og unik karakter
DSB’s vigtigste detailforretning, Kort & Godt (K&G), blev
en selvstændig enhed fra den 1. januar 2008. Dette skete
blandt andet som led i DSB’s bestræbelser på at omstille
sig fra ”halvoffentlig” institution til kommerciel virksomhed.
Som ny administrerende direktør fik jeg mulighed for at
samle og optimere den nye organisations aktiviteter. Til at
hjælpe mig med den proces hyrede jeg Immenso som eksterne
konsulenter. Immenso har tidligere demonstreret, at
de har et uvurderligt analytisk overblik og den fornødne
politiske tæft, der skal til for at kunne begå sig i en organisation
som vores.
K&G har 104 forretninger fordelt over hele Danmark,
hvor der sælges kioskvarer og billetter. En af udfordringerne
i projektet var, at K&G hidtil havde opereret med
tre selvstændige regnskabsafdelinger og to afdelinger for
henholdsvis controlling, budget og analyse. Med hjælp fra
Immenso gennemførte vi værdikædeanalyser som dokumenterede,
at der var et betydeligt potentiale for optimering
af regnskabsrutiner og arbejdsgange. Alle regnskabsfunktionerne
skulle samles i en enhed i Charlottenlund
nord for København, hvor den øvrige administration også
har til huse. Det betød bl.a., at mange at vores hidtidige
medarbejdere ikke fulgte med fra den gamle afdeling i Århus
til den nye afdeling i hovedstaden, og vi måtte ansætte
en del nye. Derfor var der behov for oplæring af de nye
medarbejdere og organisering af arbejdsopgaverne. Da
den nye afdeling startede, var der en stor mængde ophobet
arbejde. Det betød bl.a., at presset på de nyansatte medarbejdere
var stort allerede fra første arbejdsdag.
Da projektgruppen overtog ansvaret for at skabe en stabil
og effektiv regnskabsafdeling, fokuserede vi sammen med
Immenso på følgende hovedopgaver:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
At få et samlet overblik over alle processer
At indsamle dokumentation
At nedbringe ophobet arbejde
At oplære nye medarbejdere og fordele opgaverne
At opbygge et ledelsessystem
At optimere arbejdsprocesser
Ad 1. At få et samlet overblik over processer
Immenso leverede et samlet overblik over, hvor mange
parter, der var involveret i de forskellige processer. De dokumenterede,
hvilke ressourcer, der blev brugt i hvilke afdelinger,
og på den måde viste der sig en del opgaver med
dobbeltfunktion. Alt dette blev illustreret i matricer, så vi
fik et samlet overblik over de mere end 100 processer, der
var i K&G.
Ad 2. At indsamle dokumentation
Efter den første fase rejste Immenso til det eksisterende
kontor i Århus. Her handlede det om at interviewe medarbejderne
i regnskabsafdelingerne. Immenso afdækkede de
vigtigste processer i K&G og vi fik dermed et samlet procesoverblik.
Efterfølgende blev der gennemført værdikædeanalyser
for alle de væsentligste processer.
Ad 3. At nedbringe ophobet arbejde
I K&G stod vi selv for selve overflytningsprocessen, hvilket
medførte en betydelig mængde ophobet arbejde. Da
Immenso efterfølgende fik ansvaret for denne proces faciliterede
de, at alt ophobet arbejde, som lå i både skuffer
og skabe, blev samlet og optalt – lige fra fakturaer til valutabilag.
Projektgruppen holdt hver dag et morgenmøde,
hvor resultaterne fra dagen før og dagens resultater blev
gennemgået. På møderne blev der brugt tavler, som synliggjorde
alle mål og arbejdsopgaver. Med denne synlighed
over arbejdsmængden fik alle i organisationen et samlet
overblik, som formåede at skabe den nødvendige arbejdsro,
så projektet kunne komme sikkert i mål. Efter fire ugers
hårdt slid fra alle regnskabsmedarbejdere i K&G var alle
skaber og skuffer tømt.
Ad 4. At oplære nye medarbejdere og fordele opgaverne
Da projektet startede med mange nye medarbejdere og
opgaver, var der en del ubekendte. Derfor blev de største
og mest tidskrævende opgaver, prioriteret og fordelt mellem
medarbejderne. Efterhånden som andre regnskabsopgaver
blev identificeret og beskrevet, blev de også fordelt
blandt medarbejderne.
Efter få uger udarbejdede projektgruppen en endelig opgavefordeling
mellem medarbejderne. Medarbejderne blev
inddraget i processen og bl.a. stod de selv for at organisere
sidemandsoplæring og udarbejde arbejdsgangsbeskrivelser.
15