bevilling af bleer.pdf - Ringkøbing-Skjern Kommune

RAPPORT
Arbejdsganganalyse
Bevilling af bleer
udarbejdet af Vibeke Drachmann, Hans Smedegaard og Karin Esmarch
Sundhed og Omsorg, juni-september 2008

Arbejdsganganalyse Side 2
INDHOLDSFORTEGNELSE
1. Indledning.........................................................................................................3
Projektets formål................................................................................................3
Procesindhold ....................................................................................................3
Kommissorium...................................................................................................3
Foranalyser .......................................................................................................4
2. Arbejdsgangsbeskrivelse .....................................................................................4
Signaturforklaring. .............................................................................................4
Illustration af arbejdsgang som den er i dag..........................................................5
Beskrivelse af arbejdsgang, som den er i dag ........................................................6
Illustration af arbejdsgang i fremtiden ..................................................................7
Beskrivelse af arbejdsgang i fremtiden..................................................................7
3. Centrale udfordringer i implementeringsprocessen..................................................9
Ansvarsplacering fremadrettet. ..........................................................................10
4. Opfølgning.......................................................................................................10
5. Resultater af implementeringen..........................................................................10

Arbejdsganganalyse Side 3
1. Indledning
Sundhed og Omsorg ønsker, at der bliver igangsat en sagsgangsanalyse på bevilling af
inkontinensmateriale.
Inkontinensmateriale er for hovedpartens vedkommende en bevilling af bleer til
borgeren.
Denne arbejdsganganalyse omfatter alene bleer.
Udover bleer omfatter inkontinensmateriale også stomihjælpemidler, uridomer, katetre
og særlige hjælpestoffer.
Det er lederen af Myndighedsafdelingen, der bevilger hjælpemidlet til borgeren.
Projektets formål
Projektets formål er at få udarbejdet en forbedret procedure for bevilling af
inkontinensmateriale.
De væsentligste argumenter for at vælge denne sagsgang er:
• Aktuel budgetoverskridelse på inkontinensområdet på 1,2 mio. kr. Af samme
grund stærk politisk bevågenhed, samt forventning om økonomisk gevinst.
• Stort sagsvolumen. Der er anslået bevilget bleer til 1.200 borgere. Der kommer
anslået ca. 400 ansøgninger om året.
• Mange ”fejl”. Der sendes i dag anslået 50 % af ansøgningerne om bleer retur
p.g.a. manglende oplysninger eller afslag på anmodningen.
• Mulighed for på længere sigt at tænke i arbejdsprocesfamilier. F.eks. at overføre
redesign for bevilling af inkontinensmateriale til øvrige bevillinger på
hjælpemiddelområdet.
Procesindhold
Bevilling af inkontinensmateriale – dvs. arbejdsgangen starter ved fremsendelse af en
ansøgning om inkontinensmateriale og slutter ved bevilling/afslag.
Kommissorium
Den primære kunde: Ringkøbing-Skjern Kommune.
Mål: At opnå en procedure for bevilling af bleer, således at der ikke gives forkerte
bevillinger og dermed belastning af kommunens økonomi og således at der ikke er for
mange bevillinger, der er mangelfulde, før de fremsendes.
Den sekundære kunde: Borgerne.
Mål: at borgeren får bevilget bleer, når de har en varig lidelse, der er færdigafklaret – og
ikke når de har en anden lidelse, der kan afhjælpes på anden vis.

Arbejdsganganalyse Side 4
Rammerne for sagsgangsanalysen er følgende:
• Personaleressourcer og økonomiske ressourcer er indenfor de gældende rammer.
• Der kan som udgangspunkt ikke tages stilling til snitfladeproblematikker. Det vil
sige i første omgang primært fokus på Sundhed og Omsorgs egne arbejdsgange.
Der har været nedsat en arbejdsgruppe bestående af: Anni Rørdam Madsen, Grethe R.
Pedersen, Bente Winter Christensen, Tinna Toftegaard, Tove Lillebæk, Lene Brink -
sammen med arbejdsgangsanalysekonsulenterne Karin Esmarch, Vibeke Drachmann og
Hans Smedegaard.
Foranalyser
Der skal indhentes tal for, hvor mange bevillinger, der aktuelt er, samt hvor stor en
andel, der er fejl i/gives afslag på.
Desuden medtages eksisterende kvalitetsstandarder og de eventuelle
arbejdsbeskrivelser, der allerede foreligger.
2. Arbejdsgangsbeskrivelse
Signaturforklaring.

Arbejdsganganalyse Side 5
Illustration af arbejdsgang som den er i dag

Arbejdsganganalyse Side 6
Beskrivelse af arbejdsgang, som den er i dag
Der modtages anslået ca. 400 ansøgninger årligt. Der benyttes blanket 1530.
Ansøgningerne kommer skønsmæssigt fra
Borgeren 5-10 %
Lægen 10 %
Enheder 65 %
Sygehus 10 %
Visitator 5 %
Der er udarbejdet instruks af marts 2008.
Der kommer skønsmæssigt ca. 8 ansøgninger om ugen, eller ca. 400 om året.
Ansøgningerne behandles normalt samme dag de modtages. Glatte sager, dvs. hvor
sagen er fuldt oplyst, bevilges straks. Der indhentes oplysninger via advissystemet i Uniq
Omsorg fra plejepersonale, hvor der mangler oplysninger. Der lægges vægt på en
grundig sagsbehandling for så vidt angår om der er behandlingsmuligheder der ikke er
forsøgt. Der indhentes årligt ca. 50 lægeerklæringer pr. år, i de situationer hvor
plejepersonale ikke anser sagerne for fuldt afklarede. Der er dog lempeligere
sagsbehandling hvor behandlingsaspektet ikke er så relevant f.eks. på grund af høj alder
eller på grund af demens.
Ca. 50 % af ansøgningerne afgøres straks, med bevilling eller afslag. Hver af disse sager
tager ca. 10 minutter.
Sagsbehandleren drøfter ugentlig tvivlssager med afdelingslederen, det drejer sig
skønsmæssigt om gennemsnitligt ca. 1 – 2 pr. uge.
Bevilling sendes i papirform til ansøgeren, og en kopi sendes til leverandøren. Der
benyttes blanket nr. 1502.
Afslag sendes i papirform til ansøgeren, med klagevejledning. Der benyttes ikke blanket,
men skrives et brev. Det overvejes at benytte blanket nr. 1538 til afslag.
I ansøgningen skal der være givet samtykke til at indhente oplysninger, for der kan
hentes lægeerklæring fra egen læge eller sygehus. Der kan indhentes oplysninger fra
plejepersonale uden samtykke.
Der er ansat en specialesygeplejerske på området – en kontinenssygeplejerske.
Sygeplejersken deltager i redesign, hvor der nærmere redegøres for stillingens indhold.
Der er udarbejdet stillingsbeskrivelse for stillingen.
Efter at der er indgået indkøbsaftale vedrørende bleer, skal alle visiteres individuelt.
Dette er hidtil ikke sket på alle plejecentre. Nuværende beboere der har fået blebevilling
fra plejecenteret, bevarer bevillingen.
Alle enheder, både hjemmeplejer og ældrecentre, indgår i arbejdet ved at udfærdige ca.
65 % af alle ansøgningerne. Det forudsættes, at disse ansøgninger alle indeholder
oplysninger om bletype m.v. I det omfang disse eller de øvrige ansøgninger ikke
indeholder oplysninger om bletype, kontaktes enheden herom.
Såfremt der efter bevillingen sker ændringer i behovet for bleer, kontakter enheden
leverandøren herom.
Leverandøren levere konsulentbistand, undervisning mv. til plejepersonalet, efter den
enkelte enheds behov/ønske herom.

Arbejdsganganalyse Side 7
Illustration af arbejdsgang i fremtiden
Beskrivelse af arbejdsgang i fremtiden
Henvendelse sker til sekretærerne i Sundhed og Omsorg vedrørende ansøgning om
bevilling af bleer. Sekretæren henviser borgeren til en kontaktperson i enheden, hvor
borgeren er tilknyttet.
Kontaktpersonen er en sygeplejerske med kompetencer indenfor inkontinens.
Kontaktpersonen foretager en vurdering af borgerens tilstand/behov. Vurderingen kan
resultere i 3 scenarier:
1. Borgeren mangler lægelig udredning.
Borgeren anmodes om at gå til egen læge for nærmere udredning og behandling
af problemet.
Borgeren kan igen henvende sig til kontaktsygeplejersken efter endt udregning og
behandling, hvis der fortsat er indikation for bevilling. Kontaktsygeplejersken kan
hjælpe borgeren med at sende ansøgning og finde det korrekte hjælpemiddel.
2. Borgerens inkontinensproblemer anses for at være af midlertidig karakter.
Borgeren får derfor afslag på bevilling af bleer, da lidelsen skal være varig.
Kontaktpersonen sender besked til Sundhed og Omsorg, som udfærdiger et
skriftligt afslag. Kontaktsygeplejersken kan vejlede borgeren i at egen læge kan
henvise til f.eks. bækkenbundstræning.

Arbejdsganganalyse Side 8
3. Borgeren skal bevilges bleer uden yderligere udredning.
Kontaktpersonen udfylder ansøgningsskemaet med bletype og antal. Det udfyldte
skema sendes til sekretæren i Sundhed og Omsorg, Myndighedsafdelingen, som
bevilger bleer. Sekretæren sender en advis til kontaktpersonen med besked om
bevilling af bleer og bestiller samtidig bleerne hos blefirmaet. Såfremt det er
muligt fremsendes bevillingen til blefirmaet elektronisk.
Udover kontaktpersonen, som er sygeplejerske, skal der i hver hjælpergruppe være
mindst 1 SOSU-personale, der har kendskab til inkontinensområdet og som vil skulle
have fokus på borgerens tilstand i hverdagen i samarbejde med de øvrige hjælpere i
gruppen. Der er i alt ca. 40 hjælpergrupper i Kommunen.
De øvrige hjælpere kan gå til SOSU-kontaktpersonen omkring problemstillinger indenfor
inkontinens. SOSU-kontaktpersonen har dialog med kontaktsygeplejersken for
inkontinens.
Kontaktpersonerne skal have fokus på at drage nytte af de undervisningstilbud, som
blefirmaet tilbyder. (De har en sygeplejerske som tilbyder undervisning ude på det
enkelte plejecenter/hjemmepleje. Derudover har blefirmaet statistikmateriale over
borgernes bleforbrug).
Der skal tages kontakt til lægerne omkring et bedre samarbejde fremadrettet. Dette for
at undgå at lægerne får borgere til udredning, som ikke er relevante, og at de borgere,
der skal udredes, bliver kvalificeret udredt. Det er endvidere ønskeligt, at der bliver mere
fokus på sundhedsfremme og forebyggelse f.eks. bækkenbundstræning.

Arbejdsganganalyse Side 9
3. Centrale udfordringer i implementeringsprocessen
Udfordring Hvad består den i Mulig løsning Ansvarlig
Manglende
Der er ikke medarbejdere i
Der vælges en
Sagen skal på
ansvarsplacering.
enhederne, der har ansvaret
sygeplejerske med
Lederforum oktober
for inkontinensområdet. Det
interesse for
08 med henblik på
er i dag lederen af
inkontinensområdet
at lederne udpeger
Myndighedsafdelingen, der
i hver enhed, der
kontaktpersonerne
har hele opgaven omkring
bliver
for enheden.
bevilling og opfølgning af
kontaktperson.
Ansvarlig:
inkontinensområdet.
Derudover vælges
Vibeke
en SOSU-
Drachmann.
kontaktperson i
hver
hjælpergruppe.
Manglende
Der er ikke udarbejdet
Opgavebeskrivelsen
Annie Rørdam.
opgavebeskrivelse.
opgavebeskrivelse for
udarbejdes af
Frist: 3 uger fra
kontaktsygeplejersken og
Grethe Madsen,
rapportens
SOSU-kontaktpersonen.
Annie Rørdam og
godkendelse.
Else Pedersen samt
Tina Holtegaard for
så vidt angår
SOSUkontaktpersonen.
Manglende
Der er behov for opdatering
Specialesygeplejer-
Annie Rørdam.
opdatering af
af kompetencer, da der ikke
sken kan undervise
Frist: Løbende
kompetencer.
har været ansvarlige for
kontaktpersonerne
opfølgning.
området siden
kommunesammenlægningen.
Mangelfuld
Der mangler ofte udredning
Der skal tages
Lene Brink.
samarbejde med
af borgeren.
kontakt til Lars
Frist: Når listen
lægerne.
Foged med henblik
over
på bedre
kontaktpersoner
samarbejde, samt
er klar.
information
omkring vore tiltag
på området
herunder
oplysninger om
kontaktpersoner.

Arbejdsganganalyse Side 10
Ansvarsplacering fremadrettet.
1. Det er lederen af myndighedsafdelingen, der er hovedansvarlig for den løbende
proces.
2. Specialesygeplejersken på inkontinensområdet har det løbende ansvar for, at
kontaktpersonerne på inkontinensområdet i enhederne løbende er opdateret på
området.
3. Specialesygeplejersken fungerer som en daglig sparringspartner for
kontaktsygeplejersken i den enkelte enhed på inkontinensområdet.
4. Kontaktsygeplejersken i den enkelte enhed på inkontinensområdet fungerer som
daglig sparringspartner for SOSU-kontaktpersonen på inkontinensområdet.
Kontaktsygeplejersken og SOSU-kontaktpersonen har i samarbejde kontakt til
blefirmaet med hensyn til statistikmateriale, som kan anvendes i hverdagen samt
tilbud om undervisning af det øvrige plejepersonale i bletyper m.v.
5. Det er lederen af myndighedsafdelingen og specialesygeplejersken på
inkontinensområdet, der løbende har en dialog omkring, hvordan processen
forløber – så det sikres, at der holdes fokus på området. På denne måde sikres
det, at den nye arbejdsgang på inkontinensområdet i Sundhed og Omsorg bliver
en succes.
4. Opfølgning
Når den fremtidige arbejdsgang er implementeret, bør der laves opfølgning efter 1 år.
Det undersøges hvordan kontaktpersonerne, øvrigt plejepersonale, sekretærerne,
myndighedsafdelingen samt lægerne oplever arbejdsgangen fungerer.
Det foreslås, at specialesygeplejersken for inkontinensområdet har ansvaret for
undersøgelsen eventuelt i samarbejde med lederen af myndighedsafdelingen.
Der sker i dag ikke kontinuerlig revisitation af blebevillinger. Benyttes forkert bletype har
det indflydelse på økonomien, idet borgeren kan have en for ”stor” ble i forhold til behov
og dermed en for dyr ble.
Med indførelse af kontaktpersoner i enhederne forventes det, at der kommer mere fokus
på området og dermed færre borgere, der benytter de forkerte bletyper.
5. Resultater af implementeringen