Digitale regnskaber - Beierholm

Digitale regnskaber
Nye indberetningsregler for selskaber

Krav om indberetning af digitale
regnskaber
Baggrund
I 2011 vedtog Folketinget ved lov, at
selskaber i Danmark fremadrettet skal
indsende årsrapporter i digital form.
Formålet hermed er bl.a. at understøtte,
at Danmark over en bred front ønsker at
fremme de digitale løsninger, når såvel
borgere som virksomheder kommunikerer
med myndighederne.
Regeringen vil frem imod 2015 komme
med flere tiltag, hvor indberetning fremover
alene kan ske digitalt. Eksempelvis
forventes det, at selvangivelser og andre
indberetninger ligeledes skal overgå til
digital indberetning.
I forlængelse af lovvedtagelsen har Erhvervsstyrelsen
udarbejdet en bekendtgørelse
og en vejledning, der fastlæg-
ger de nærmere regler for den digitale
indberetning af årsrapporter.
Det er Beierholms målsætning, at vores
kunder fortsat skal opleve indberetning
og aflevering af regnskabsdata og
årsrapporter på en så smidig måde som
muligt. Vi redegør i denne folder om de
nye regler, deres praktiske betydning for
virksomhederne og vores anbefaling om
den fremadrettede handling.
Beierholm leverer ydelserne med den nye
digitale indberetning til såvel Beierholms
kunder som til ikke-kunder. De nye
ydelser fordrer honorering af omstilling
til de nye systemer og til indtastning af
data m.v.
September 2012
3

4
Det digitale format og taksonomi
Den digitale indretning bærer også forkortelsen
XBRL, der henviser til det digitale
format, som Erhvervsstyrelsen har
fastlagt som standard for indberetningen.
XBRL er forkortelsen for eXtensible
Business Reporting Language.
Med XBRL som digitalt læsbart sprog vil
årsregnskabets felter og værdier blive
kodet, så årsregnskabet kan indlæses i
analyseværktøjer. Dette får betydning
for udviklingen af myndighedernes analyser
af årsrapporter, både nationalt og
på tværs af landegrænserne internationalt.
Selve kodningen er fastlagt i en
såkaldt taksonomi, der strukturerer data
i enheder og klassificerer dem. Erhvervsstyrelsens
taksonomi danner skabelonen
for finansiel rapportering for selskaber
i Danmark og præciserer dermed retningslinjerne
for regnskabsopstillingen i
et digitalt format.
Hvem skal indberette digitalt?
Alle selskaber, fonde, interessentskaber
og andre virksomhedsformer, der
hidtil har haft pligt til at indsende
årsrapporten til Erhvervsstyrelsen, skal
fremover indberette årsrapporten i et
digitalt format. Dette gælder for stort
set alle virksomheder, bortset fra to
undtagelser: 1) Selskaber, der aflægger
årsrapporten efter IFRS (International
Financial Reporting Standards) og 2)
Moderselskaber, der undlader at udarbejde
koncernregnskab henset til, at de
indgår i et koncernregnskab på et højere
koncernniveau.
Ud over de to undtagelser findes der
ingen undtagelsesmuligheder, hvorfor
alle virksomheder på sigt bliver omfattet
af reglerne om obligatorisk indberetning.
Det er muligt hvert år at søge om fritagelse
for digital indberetning, men det
forventes kun at blive i meget sjældne

tilfælde, at en sådan dispensation kan
gives.
Fra hvornår?
Selskaber i Danmark har hidtil haft pligt
til at indsende årsrapporter senest fem
måneder efter regnskabsårets udløb,
dog senest efter fire måneder for børsnoterede
selskaber og meget store
virksomheders vedkommende. Disse
indsendelsesfrister er uændrede også
ved digital indberetning.
Tidspunkt for første digitale indberetning
Virksomheder i
regnskabsklasse
Klasse A (personligt
drevne og meget små)
Klasse B (nettooms.
under 72 mio DKK mv.)
Klasse C (nettooms.
over 72 mio DKK mv.)
Klasse D
(Børsnoterede mv.)
Regnskabsår,
der slutter:
Intet krav om digital
indberetning
31. januar 2012 eller
senere
Senere end
31. december 2012
Senere end
31. december 2013
Kan man selv?
Virksomheder kan godt selv forestå
indberetning af årsrapporter. Der findes
forskellige muligheder for at håndtere de
nye krav, men det vil være nødvendigt at
overveje en række forhold, før man selv
begynder med digital indberetning. Der
findes en række restriktioner og retningslinjer,
som virksomheder skal følge:
En virksomhed vil være pålagt at indberette
både et regnskab i læsbar form
som pdf-format og et regnskab i digital
form, med krav om at anvende én af de
løsninger, som Erhvervsstyrelsen anviser.
Der skal således også afleveres en årsrapport
i pdf-udgave, der enten dannes
ved indtastningen eller bliver indsendt.
Det vil være pdf-udgaven af regnskabet,
der bliver offentligt tilgængeligt, når der
hentes regnskaber hos Erhvervsstyrelsen.
Det er et krav, at virksomhederne følger
den taksonomi, som Erhvervsstyrelsen
har fastlagt for XBRL, med p.t. over
2.500 indtastningsfelter pr. regnskab.
Ligeledes skal virksomheder selv holde
sig ajour med de løbende ændringer, der
vil komme i taksonomien.
Særligt XBRL-taksonomien vil det for
virksomheder blive en udfordring at
håndtere selv. Det skønnes, at de fleste
virksomheders regnskabsmodeller skal
tilpasses for at leve op til de digitale
indberetningskrav, bl.a. ved tilpasning af
tekstlinjer i regnskabet og af regnskabsnoterne.
5

6
To brugersystemer
Der findes på nuværende tidspunkt to
digitale brugersystemer, som virksomheder
kan benytte – Regnskab Basis og
Regnskab Special.
Regnskab Basis
er et indtastningsmodul, hvor årsrapporten
indtastes på en hjemmeside - virk.dk.
Når regnskabstallene indtastes i Regnskab
Basis dannes en pdf-version, som
er den officielle årsrapport og samtidig
indberettes årsrapporten digitalt.
Denne metode kræver ikke, at virksomheden
har XBRL-software installeret,
men der skal forventes et tidsforbrug
med indtastning og kontrol af årsrapporten,
da metoden ikke er integreret
med regnskabsmoduler og økonomisystemer.
Herudover fordres det, at alle
årsrapportens oplysninger er parat, når
indtastning skal foretages. Der skal be-
nyttes NemID eller digital signatur.
Regnskab Special
er en indsendelsesmetode, hvor virksomheden
omdanner årsrapporten til et pdf-
format fra dets nuværende form. I tillæg
hertil skal virksomheden lave en XBRL-fil
via eget software eller købe ydelsen, såfremt
virksomheden ikke har software til
at omdanne årsrapporten til digital form.
Det er Beierholms generelle opfattelse,
at det vil være meget tidskrævende for
virksomheder selv at håndtere indtastning
til det digitale format, og at
virksomheder reelt kun kan benytte
Regnskab Basis som direkte indtastningsmetode,
mens Regnskab Special
fordrer, at virksomheden selv har XBRLsoftware
og et vist niveau af IT-kompetence
i regnskabsafdelingen.
Hvis du ønsker at vide mere om digital

indberetning, så kontakt venligst Beierholm.
Vi kan rådgive dig i at vælge den
rette løsning, der netop passer dit og
virksomhedens behov.
Beierholms løsning
Beierholms kompetencecentre - Faglig
Udvikling og Beierholm IT-Service - har
egenudviklet system og metode til at
danne, kontrollere og indberette data i
årsregnskaber til Erhvervsstyrelsen og
XBRL-instanser. Som den første revisionsvirksomhed
i Danmark kan vi sende
kundernes data direkte ind i Erhvervsstyrelsens
databaser
Erhvervsstyrelsen kalder denne løsning
for ”System-til-system”, og løsningen
betyder, at vi kan kommunikere direkte
med de offentlige myndigheder – uden
om web-tjenester, blanketter og andre
mellemled.
Fordelene ved ”System-til-system” er
mange, men først og fremmest skaber
vi fuld sikkerhed for, at alle data er korrekte
og at indberetningen følger den til
enhver tid gældende taksonomi for XBRL
– det digitale sprog. Her har Beierholm
valgt den højeste standard for opmærk-
ning af regnskabsdata, hvorved vi sikrer
et detaljeret billede af de samlede
regnskabstal og de økonomiske data.
Ikke mindst vigtigt, så forløber det i en
sikker proces med at sende og gemme
dokumenter.
Fremadrettet handling
Det er vores anbefaling til alle, som er
omfattet af de nye krav, at man i samarbejde
med Beierholm i god tid tager
stilling til de nye indberetningsregler. Det
handler om at afklare praktiske problemstillinger
for den enkelte virksomhed og
den betydning, som de nye regler får for
den enkelte virksomhed.
7

Hjørring
Læsøvej 5 A
9800 Hjørring
Tlf. 98 92 18 11
Frederikshavn
Suensonsvej 75
9900 Frederikshavn
Tlf. 98 42 22 66
Dronninglund
Slotsgade 29
9330 Dronninglund
Tlf. 98 84 12 33
Aalborg
Voergaardvej 2
9200 Aalborg SV
Tlf. 98 18 72 00
Aars
Jyllandsgade 21
9600 Aars
Tlf. 98 62 60 44
Farsø
Frederik IX’s Plads 4
9640 Farsø
Tlf. 98 63 14 44
Hobro
Smedevej 1 B
9500 Hobro
Tlf. 98 52 09 99
Hadsund
Ringvejen 2 A
9560 Hadsund
Tlf. 98 57 24 44
Viborg
Gl. Skivevej 73
8800 Viborg
Tlf. 86 61 18 11
Aarhus
Dusager 16
8200 Aarhus N
Tlf. 87 32 57 00
Haderslev
Gåskærgade 32
6100 Haderslev
Tlf. 74 52 18 12
København
Gribskovvej 2
2100 København Ø
Tlf. 39 16 76 00
- et verdensomspændende netværk af uafhængige revisionsfirmaer og virksomhedsrådgivere
Haslev
Bregentvedvej 22
4690 Haslev
Tlf. 56 31 27 90
Næstved
Handelsskolevej 1
4700 Næstved
Tlf. 55 77 08 77
Slagelse
Industrivej 1
4200 Slagelse
Tlf. 55 77 08 77
Nykøbing Falster
Slotsgade 11
4800 Nykøbing F.
Tlf. 54 88 25 00
www.beierholm.dk