06.02.2012
06.02.2012
06.02.2012
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 6. februar 2012<br />
Start kl. 17.00, slut kl. 20.00<br />
Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Tina Holm, Søren Andersen, Iver Eriksen, Palle Christensen,<br />
Christian Vestergaard, Eigil Stausholm, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang.<br />
Dagsorden:<br />
1. Velkomst og præsentation<br />
2. Strategiplan for driftsafdelingen, håndværkerafdelingen og input til due<br />
diligence vedrørende bygningernes tilstand, Torben Thomsen, Jan<br />
Kristensen og Søren Brobak Røge deltager<br />
Spisning<br />
3. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde<br />
4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten<br />
5. Politik for gaver, studierejser m.v. – definition af arrangementer, faglighed og<br />
etik – konkret indbydelse til forretningsmiddag med 3 af de teknikere<br />
Limfjorden og Østparken p.t. bruger i nybyggerier og helhedsplaner.<br />
6. I-Pad til alle bestyrelsesmedlemmer, som et arbejdsredskab til<br />
bestyrelsesarbejdet.<br />
7. Fusion – fortsættelse af due diligence<br />
8. Dato og forslag til emner til næste møde<br />
9. Eventuelt<br />
10. Resume af beslutninger<br />
1. Velkomst og præsentation<br />
Frede byder velkommen og speciel velkommen til Lise lotte<br />
Kjær som er ny valgt medarbejderrepræsentant samt Torben<br />
Thomsen, Jan Kristensen og Søren Brobak Røge som deltager<br />
ved det første punkt på dagsordnen.<br />
2. Strategiplan for driftsafdelingen, håndværkerafdelingen og<br />
input til due diligence vedrørende bygningernes tilstand<br />
Jan Kristensen gennemgik tilstandsvurderingen for Østparkens<br />
afdelinger og Torben Thomsen gennemgik tilstandsvurderingen<br />
for Limfjordens afdelinger.<br />
Det vil være en anbefaling til afdeling 3 at tænke i en<br />
helhedsplan så lejlighedsstørrelserne, tilgængelighed m.v. med i<br />
overvejelserne til badeværelsesrenovering.<br />
Søren B. Røge gennemgår månedsrapporten for<br />
håndværkerafdelingen samt nogle estimater på løn, spildtimer<br />
m.v. som kan fortælle hvorfor håndværkerafdelingen ikke<br />
umiddelbart kan give et overskud.<br />
Iver spørger hvorfor der er en stigning på spild fra 2010/2011 –<br />
2011/2012, hvad skyldtes det? Primært mindre arbejde til<br />
tømrer og murer.<br />
Søren Andersen spørger hvad avancen er på spjældarbejde<br />
udenfor hos håndværkere. Den ligger ca. på omkring 30-35 %.<br />
Udarbejdet af LB den 14.02.2012<br />
151
Søren Andersen spørger om det er rimeligt at alle skal være<br />
med til at betale for at nogen får en bedre service.<br />
Han spørger også til aftaler med leverandører. Søren er i gang<br />
med at se på eksisterende og lave nye storkøbsaftaler Stark,<br />
Sanistål, Almas, LM, Bolind m.v.<br />
Vi ansøger om en ny ejendomsfunktionær i afdeling 3 og<br />
Torben Holm vores murer har søgt jobbet og Brian Andersen<br />
som er teamleder vil gerne ansætte ham. Så har vi ikke længere<br />
en murer i håndværkerafdelingen.<br />
Lotte Bang laver statistik tidslinje for ansatte<br />
ejendomsfunktionærer.<br />
3. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde<br />
Punkt nr. 4 indsættes spørgsmål og kommentarer til<br />
direktionsrapporten.<br />
4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapport<br />
Ved en fejl har vi sendt en ikke færdig redigeret version af<br />
direktionsrapporten ud. Lotte Bang sender den elektronisk, men<br />
udleverer en papirudgave. Kort skitserer hun ændringerne.<br />
City in Between – Lotte Bang deltager efter rejsegildet.<br />
Udstilling af ungdomsboliger på Utzon fra marts til juni 2012.<br />
Arbejdstilsynet har været på besøg i Boligselskabet Østparken.<br />
5. Politik for gaver, studierejser m.v. – definition af<br />
arrangementer, faglighed og etik – konkret indbydelse til<br />
forretningsmiddag med 3 af de teknikere Limfjorden og<br />
Østparken p.t. bruger i nybyggerier og helhedsplaner.<br />
Christian Vestergaard reagerer overfor begge bestyrelserne og<br />
Klaus Christensen fra Nord på invitation til julefrokost med<br />
eksterne rådgivere, da han mener den falder udenfor det<br />
acceptable og mener invitationen skal vurderes politisk i<br />
bestyrelsen før der gives ”grønt lys” for tilmelding. Han citerer<br />
fra politikken hvor der står:<br />
”Vi vil ikke lade vore private leverandører, håndværkere eller<br />
rådgivere betale for studierejser, gaver eller lign. Eller medvirke<br />
til at der opnås særlige rabatter til valgte og ansatte.<br />
Leverandør- eller virksomhedsbesøg, hvor der er tale om<br />
halvdags, heldags invitation eller en middagsinvitation skal<br />
vurderes i forhold til faglighed og etik.”<br />
Frede Skrubbeltrang pointerer at der er tale om en forretnings-<br />
Udarbejdet af LB den 14.02.2012<br />
152<br />
Ny dagsorden er godkendt
middag, hvor vi er tvungen til at være sammen med<br />
samarbejdspartnere vi har flere konkrete arbejdsopgaver med<br />
p.t. Vi har ikke andet tilfælles med dem end arbejde. Vi får<br />
meget fagligt med fra sådan et møde og får skabt nogle gode<br />
samarbejdsrelationer.<br />
Der er ikke tale om et firma der inviterer, det er 3 af de rådgivere<br />
vi bruger mest på forskellige opgaver.<br />
De har alle medarbejdere med der arbejder på sagerne, det er<br />
ikke kun ledelsen.<br />
Frede vil vurdere, at der er en høj grad af faglighed i sådant et<br />
møde samtidig med mulighed for at styrke samarbejdet,<br />
fællesforståelse af fremtidige muligheder, uvurderlige relationer<br />
som skaber udvikling.<br />
Der er ikke mulighed for at være privat eller pleje private<br />
interesser samt det er uden ægtefælle.<br />
Lotte Bang har forespurgt teknisk forvaltning, tilsynet Kim G.<br />
Pedersen og Anders Ravnemose samt BL’s kredskonsulent<br />
Jens B. Hansen som ikke vil anfægte denne form for<br />
arrangementer uetiske. Det er hendes opfattelse at man altid<br />
bør vurdere beslutningen i forhold til den individuelle<br />
ekstrabladsprøve. Kan jeg tåle at se det på forsiden af<br />
Ekstrabladet. Eksempelvis ville hun personligt takke nej til en<br />
flere dages golfturnering på Himmerlands Golfcenter arrangeret<br />
af et finansieringsinstitut eller en tre dages tur til København<br />
med ægtefællen, hvori der ikke er indlagt et væsentligt fagligt<br />
program.<br />
Iver Eriksen mener det er den enkelte der skal vurdere<br />
fagligheden og etikken og at det er illoyalt af Christian<br />
Vestergaard at melde ud til eksterne rådgivere uden at forholdet<br />
er politisk vurderet.<br />
Søren Andersen siger at socialnetværk ca. 10 % af de job der<br />
bliver besat via sociale netværk. Han mener at det er<br />
uforskammet af Christian at sende sådan en mavesur<br />
henvendelse som kan smadrer det sociale netværk vi har<br />
opbygget til rådgiverne. Christian Vestergaard mener det var en<br />
høflig erkendelse overfor rådgivere om, at han ikke kunne regne<br />
med vores deltagelse. Og pointerer, at det ikke er et mavesurt<br />
opstød.<br />
Eigil er enig med Søren omkring det sociale netværk er utrolig<br />
vigtigt og mener ikke vi har været ude i en situation, hvor det har<br />
grænset op til overskridelse af etik. Det må være en ”Bonus<br />
pater” – vurdering om vi skal sige ja tak eller nej tak.<br />
Udarbejdet af LB den 14.02.2012<br />
153
Søren Andersen mener der er 2 ting i det:<br />
Det handler om at lave forretningsgange og procedurer der sikre<br />
at vi ikke kan få et afhængighedsforhold. Her tænkes på<br />
udbudsbestemmelser, tildelelseskriterier m.v.<br />
Nybyggeri opgaverne er affødt af det sociale netværk vi har.<br />
Christian Vestergaard spørger hvad det betyder, at der skal<br />
være et fagligt indhold?<br />
Christian mener vi har embedsfolk til at høre på vandrørene om<br />
der er nybyggerier i farvandet.<br />
Christian mener endvidere ikke bestyrelsen skal have et socialt<br />
netværk med rådgivere eller leverandører og henviser til mødet i<br />
Nørresundby Bank.<br />
Søren Andersen pointerer at mødet i Nørresundby Bank, gjorde<br />
vi pinlig ved at trække mødet ud med mere end en time over,<br />
hvilket det faglige indhold blev kortet ned.<br />
Tina mener ikke vi skal rende til alt muligt, men omvendt hvis<br />
det har et relevant indhold kan hun ikke se at der er noget i<br />
vejen for at deltage.<br />
Eigil Stausholm, hvis politikken afskriver os muligheden for den<br />
uskrevne så mener han politikken skal omformuleres.<br />
Palle var lidt i tvivl da han fik korrespondancen om hvordan han<br />
skulle tolke budskabet, men tænker det kunne være en<br />
kulturforskel i Østparken, hvor det gjorde man ikke. Han siger<br />
også at han må indrømme at det kan være berigende at være<br />
sammen i sociale relationer. Det har aldrig tidligere været tilladt<br />
at bestyrelsen blev inviteret til sådanne arrangementer.<br />
Christian når han tillod at skrive som han gjorde, mener han<br />
teksten er entydig fortolkning.<br />
Søren Andersen håber, at vi kan stoppe med individuelt at<br />
melde ud af huset uden at sikre, at der er enighed i bestyrelsen.<br />
Vi bør politisk synliggøre os i byen. Hvis dette arrangement kan<br />
diskuteres kan andre også bl.a. Yousee messe i København<br />
m.v.<br />
Iver skærer ud i pap, hvis det politiske flertal mener det er<br />
forsvarligt at gå til det - er det.<br />
Udarbejdet af LB den 14.02.2012<br />
154
Søren Andersen, Eigil Stausholm, Frede Skrubbeltrang og Iver<br />
Eriksen deltager i arrangementet.<br />
Punkt på dagsordnen på næste møde.<br />
6. I-pad til alle bestyrelsesmedlemmer som et arbejdsredskab til<br />
bestyrelsesarbejdet<br />
Palle mener det er en god idé da alle har samme ting<br />
tilgængeligt. Eigil Stausholm er enig, han mener også at vi bør<br />
tænke lidt på papiret og miljøet. Den skal være et<br />
arbejdsredskab og dermed til låns.<br />
Christian Vestergaard mener at når intranettet er oppe at køre<br />
og alle har adgang til det via computer, er det ikke nødvendig.<br />
Han vil gerne have papiret alligevel og syntes godt vi kan bruge<br />
pengene til andet. Iver Eriksen ser det som et godt<br />
arbejdsredskab. Frede Skrubbeltrang vil ikke have noget imod<br />
det, kan godt se det som et arbejdsredskab han kan bruge.<br />
Søren Andersen er enig med Palle. Tina Holm syntes også det<br />
kunne være et godt arbejdsredskab, men kan ikke forholde sig<br />
til om det skal være med 3 g eller ej. Frede Skrubbeltrang<br />
mener det skal være med 3 g. Søren Andersen mener godt vi<br />
kan undgå 3 g for ikke at få skudt i skoene at den bruges privat.<br />
Lotte Bang fortæller at flere andre boligorganisationer har stillet<br />
bærbare pc’er til rådighed for bestyrelsens arbejde.<br />
Christian Vestergaard mener heller ikke der behøver være 3 g,<br />
han er enig med Søren, men er principielt imod at investere i Ipads<br />
til hele bestyrelsen.<br />
7. Fusion – fortsættelse af due diligence<br />
Afdelings numre i Vivabolig – forslag at bygningens alder er<br />
afgørende for afdelingens nummer. Datoen for hvornår<br />
afdelingen er blevet en almen bolig afdeling skal være<br />
afgørende for numret.<br />
8. Dato og forslag til emner til næste møde<br />
Dato for næste møde:<br />
5. marts 2012 kl. 17<br />
Punkter til næste møde:<br />
Politik for drift og vedligeholdelse<br />
Politik for gaver, studierejser m.v.<br />
Due diligence - endelig<br />
Politik for I-pad<br />
Punkter til kommende møder:<br />
Udarbejdet af LB den 14.02.2012<br />
155<br />
Det er bevilget en I-pad til<br />
alle bestyrelsesmedlemmer<br />
med 3 g, men uden<br />
simkort. Formanden skal<br />
have med 3 g og sim-kort.
Fællesmøde bestyrelse og personale<br />
Reklamer – tænk ud af boxen<br />
9. Eventuelt<br />
Ann Bylund Andersen har gennem et eller flere<br />
byrådsmedlemmer, rettet kritik af Vivabolig til Teknisk<br />
Forvaltning, Kim G. Pedersen og Hella Nygaard har indkaldt<br />
hende til møde for at høre om det er en generel eller specifik<br />
utilfredshed.<br />
10. Resume af beslutninger<br />
Politik for drift og vedligeholdelse næste møde<br />
Politik om gaver m.v. til gendebat på kommende møde<br />
I-Pad til alle bestyrelsesmedlemmer blev vedtaget<br />
Due diligence skal afsluttes på næste møde<br />
Næste møde den 5. marts 2012.<br />
Lotte Bang<br />
Referent<br />
Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen<br />
Konstitueret Formand<br />
Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen<br />
Udarbejdet af LB den 14.02.2012<br />
156