06.02.2012

Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 6. februar 2012
Start kl. 17.00, slut kl. 20.00
Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Tina Holm, Søren Andersen, Iver Eriksen, Palle Christensen,
Christian Vestergaard, Eigil Stausholm, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang.
Dagsorden:
1. Velkomst og præsentation
2. Strategiplan for driftsafdelingen, håndværkerafdelingen og input til due
diligence vedrørende bygningernes tilstand, Torben Thomsen, Jan
Kristensen og Søren Brobak Røge deltager
Spisning
3. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde
4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten
5. Politik for gaver, studierejser m.v. – definition af arrangementer, faglighed og
etik – konkret indbydelse til forretningsmiddag med 3 af de teknikere
Limfjorden og Østparken p.t. bruger i nybyggerier og helhedsplaner.
6. I-Pad til alle bestyrelsesmedlemmer, som et arbejdsredskab til
bestyrelsesarbejdet.
7. Fusion – fortsættelse af due diligence
8. Dato og forslag til emner til næste møde
9. Eventuelt
10. Resume af beslutninger
1. Velkomst og præsentation
Frede byder velkommen og speciel velkommen til Lise lotte
Kjær som er ny valgt medarbejderrepræsentant samt Torben
Thomsen, Jan Kristensen og Søren Brobak Røge som deltager
ved det første punkt på dagsordnen.
2. Strategiplan for driftsafdelingen, håndværkerafdelingen og
input til due diligence vedrørende bygningernes tilstand
Jan Kristensen gennemgik tilstandsvurderingen for Østparkens
afdelinger og Torben Thomsen gennemgik tilstandsvurderingen
for Limfjordens afdelinger.
Det vil være en anbefaling til afdeling 3 at tænke i en
helhedsplan så lejlighedsstørrelserne, tilgængelighed m.v. med i
overvejelserne til badeværelsesrenovering.
Søren B. Røge gennemgår månedsrapporten for
håndværkerafdelingen samt nogle estimater på løn, spildtimer
m.v. som kan fortælle hvorfor håndværkerafdelingen ikke
umiddelbart kan give et overskud.
Iver spørger hvorfor der er en stigning på spild fra 2010/2011 –
2011/2012, hvad skyldtes det? Primært mindre arbejde til
tømrer og murer.
Søren Andersen spørger hvad avancen er på spjældarbejde
udenfor hos håndværkere. Den ligger ca. på omkring 30-35 %.
Udarbejdet af LB den 14.02.2012
151

Søren Andersen spørger om det er rimeligt at alle skal være
med til at betale for at nogen får en bedre service.
Han spørger også til aftaler med leverandører. Søren er i gang
med at se på eksisterende og lave nye storkøbsaftaler Stark,
Sanistål, Almas, LM, Bolind m.v.
Vi ansøger om en ny ejendomsfunktionær i afdeling 3 og
Torben Holm vores murer har søgt jobbet og Brian Andersen
som er teamleder vil gerne ansætte ham. Så har vi ikke længere
en murer i håndværkerafdelingen.
Lotte Bang laver statistik tidslinje for ansatte
ejendomsfunktionærer.
3. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde
Punkt nr. 4 indsættes spørgsmål og kommentarer til
direktionsrapporten.
4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapport
Ved en fejl har vi sendt en ikke færdig redigeret version af
direktionsrapporten ud. Lotte Bang sender den elektronisk, men
udleverer en papirudgave. Kort skitserer hun ændringerne.
City in Between – Lotte Bang deltager efter rejsegildet.
Udstilling af ungdomsboliger på Utzon fra marts til juni 2012.
Arbejdstilsynet har været på besøg i Boligselskabet Østparken.
5. Politik for gaver, studierejser m.v. – definition af
arrangementer, faglighed og etik – konkret indbydelse til
forretningsmiddag med 3 af de teknikere Limfjorden og
Østparken p.t. bruger i nybyggerier og helhedsplaner.
Christian Vestergaard reagerer overfor begge bestyrelserne og
Klaus Christensen fra Nord på invitation til julefrokost med
eksterne rådgivere, da han mener den falder udenfor det
acceptable og mener invitationen skal vurderes politisk i
bestyrelsen før der gives ”grønt lys” for tilmelding. Han citerer
fra politikken hvor der står:
”Vi vil ikke lade vore private leverandører, håndværkere eller
rådgivere betale for studierejser, gaver eller lign. Eller medvirke
til at der opnås særlige rabatter til valgte og ansatte.
Leverandør- eller virksomhedsbesøg, hvor der er tale om
halvdags, heldags invitation eller en middagsinvitation skal
vurderes i forhold til faglighed og etik.”
Frede Skrubbeltrang pointerer at der er tale om en forretnings-
Udarbejdet af LB den 14.02.2012
152
Ny dagsorden er godkendt

middag, hvor vi er tvungen til at være sammen med
samarbejdspartnere vi har flere konkrete arbejdsopgaver med
p.t. Vi har ikke andet tilfælles med dem end arbejde. Vi får
meget fagligt med fra sådan et møde og får skabt nogle gode
samarbejdsrelationer.
Der er ikke tale om et firma der inviterer, det er 3 af de rådgivere
vi bruger mest på forskellige opgaver.
De har alle medarbejdere med der arbejder på sagerne, det er
ikke kun ledelsen.
Frede vil vurdere, at der er en høj grad af faglighed i sådant et
møde samtidig med mulighed for at styrke samarbejdet,
fællesforståelse af fremtidige muligheder, uvurderlige relationer
som skaber udvikling.
Der er ikke mulighed for at være privat eller pleje private
interesser samt det er uden ægtefælle.
Lotte Bang har forespurgt teknisk forvaltning, tilsynet Kim G.
Pedersen og Anders Ravnemose samt BL’s kredskonsulent
Jens B. Hansen som ikke vil anfægte denne form for
arrangementer uetiske. Det er hendes opfattelse at man altid
bør vurdere beslutningen i forhold til den individuelle
ekstrabladsprøve. Kan jeg tåle at se det på forsiden af
Ekstrabladet. Eksempelvis ville hun personligt takke nej til en
flere dages golfturnering på Himmerlands Golfcenter arrangeret
af et finansieringsinstitut eller en tre dages tur til København
med ægtefællen, hvori der ikke er indlagt et væsentligt fagligt
program.
Iver Eriksen mener det er den enkelte der skal vurdere
fagligheden og etikken og at det er illoyalt af Christian
Vestergaard at melde ud til eksterne rådgivere uden at forholdet
er politisk vurderet.
Søren Andersen siger at socialnetværk ca. 10 % af de job der
bliver besat via sociale netværk. Han mener at det er
uforskammet af Christian at sende sådan en mavesur
henvendelse som kan smadrer det sociale netværk vi har
opbygget til rådgiverne. Christian Vestergaard mener det var en
høflig erkendelse overfor rådgivere om, at han ikke kunne regne
med vores deltagelse. Og pointerer, at det ikke er et mavesurt
opstød.
Eigil er enig med Søren omkring det sociale netværk er utrolig
vigtigt og mener ikke vi har været ude i en situation, hvor det har
grænset op til overskridelse af etik. Det må være en ”Bonus
pater” – vurdering om vi skal sige ja tak eller nej tak.
Udarbejdet af LB den 14.02.2012
153

Søren Andersen mener der er 2 ting i det:
Det handler om at lave forretningsgange og procedurer der sikre
at vi ikke kan få et afhængighedsforhold. Her tænkes på
udbudsbestemmelser, tildelelseskriterier m.v.
Nybyggeri opgaverne er affødt af det sociale netværk vi har.
Christian Vestergaard spørger hvad det betyder, at der skal
være et fagligt indhold?
Christian mener vi har embedsfolk til at høre på vandrørene om
der er nybyggerier i farvandet.
Christian mener endvidere ikke bestyrelsen skal have et socialt
netværk med rådgivere eller leverandører og henviser til mødet i
Nørresundby Bank.
Søren Andersen pointerer at mødet i Nørresundby Bank, gjorde
vi pinlig ved at trække mødet ud med mere end en time over,
hvilket det faglige indhold blev kortet ned.
Tina mener ikke vi skal rende til alt muligt, men omvendt hvis
det har et relevant indhold kan hun ikke se at der er noget i
vejen for at deltage.
Eigil Stausholm, hvis politikken afskriver os muligheden for den
uskrevne så mener han politikken skal omformuleres.
Palle var lidt i tvivl da han fik korrespondancen om hvordan han
skulle tolke budskabet, men tænker det kunne være en
kulturforskel i Østparken, hvor det gjorde man ikke. Han siger
også at han må indrømme at det kan være berigende at være
sammen i sociale relationer. Det har aldrig tidligere været tilladt
at bestyrelsen blev inviteret til sådanne arrangementer.
Christian når han tillod at skrive som han gjorde, mener han
teksten er entydig fortolkning.
Søren Andersen håber, at vi kan stoppe med individuelt at
melde ud af huset uden at sikre, at der er enighed i bestyrelsen.
Vi bør politisk synliggøre os i byen. Hvis dette arrangement kan
diskuteres kan andre også bl.a. Yousee messe i København
m.v.
Iver skærer ud i pap, hvis det politiske flertal mener det er
forsvarligt at gå til det - er det.
Udarbejdet af LB den 14.02.2012
154

Søren Andersen, Eigil Stausholm, Frede Skrubbeltrang og Iver
Eriksen deltager i arrangementet.
Punkt på dagsordnen på næste møde.
6. I-pad til alle bestyrelsesmedlemmer som et arbejdsredskab til
bestyrelsesarbejdet
Palle mener det er en god idé da alle har samme ting
tilgængeligt. Eigil Stausholm er enig, han mener også at vi bør
tænke lidt på papiret og miljøet. Den skal være et
arbejdsredskab og dermed til låns.
Christian Vestergaard mener at når intranettet er oppe at køre
og alle har adgang til det via computer, er det ikke nødvendig.
Han vil gerne have papiret alligevel og syntes godt vi kan bruge
pengene til andet. Iver Eriksen ser det som et godt
arbejdsredskab. Frede Skrubbeltrang vil ikke have noget imod
det, kan godt se det som et arbejdsredskab han kan bruge.
Søren Andersen er enig med Palle. Tina Holm syntes også det
kunne være et godt arbejdsredskab, men kan ikke forholde sig
til om det skal være med 3 g eller ej. Frede Skrubbeltrang
mener det skal være med 3 g. Søren Andersen mener godt vi
kan undgå 3 g for ikke at få skudt i skoene at den bruges privat.
Lotte Bang fortæller at flere andre boligorganisationer har stillet
bærbare pc’er til rådighed for bestyrelsens arbejde.
Christian Vestergaard mener heller ikke der behøver være 3 g,
han er enig med Søren, men er principielt imod at investere i Ipads
til hele bestyrelsen.
7. Fusion – fortsættelse af due diligence
Afdelings numre i Vivabolig – forslag at bygningens alder er
afgørende for afdelingens nummer. Datoen for hvornår
afdelingen er blevet en almen bolig afdeling skal være
afgørende for numret.
8. Dato og forslag til emner til næste møde
Dato for næste møde:
5. marts 2012 kl. 17
Punkter til næste møde:
Politik for drift og vedligeholdelse
Politik for gaver, studierejser m.v.
Due diligence - endelig
Politik for I-pad
Punkter til kommende møder:
Udarbejdet af LB den 14.02.2012
155
Det er bevilget en I-pad til
alle bestyrelsesmedlemmer
med 3 g, men uden
simkort. Formanden skal
have med 3 g og sim-kort.

Fællesmøde bestyrelse og personale
Reklamer – tænk ud af boxen
9. Eventuelt
Ann Bylund Andersen har gennem et eller flere
byrådsmedlemmer, rettet kritik af Vivabolig til Teknisk
Forvaltning, Kim G. Pedersen og Hella Nygaard har indkaldt
hende til møde for at høre om det er en generel eller specifik
utilfredshed.
10. Resume af beslutninger
Politik for drift og vedligeholdelse næste møde
Politik om gaver m.v. til gendebat på kommende møde
I-Pad til alle bestyrelsesmedlemmer blev vedtaget
Due diligence skal afsluttes på næste møde
Næste møde den 5. marts 2012.
Lotte Bang
Referent
Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen
Konstitueret Formand
Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen
Udarbejdet af LB den 14.02.2012
156