Skema til en kommunikationsplan
Skema til en kommunikationsplan
Skema til en kommunikationsplan
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Skema</strong> <strong>til</strong> <strong>en</strong> <strong>kommunikationsplan</strong><br />
Et simpelt skema kan hjælpe jer med at holde overblikket over aktiviteterne i jeres kommunikation<br />
Det er vigtigt at få bryde kommunikation<strong>en</strong> ned i mange konkrete aktiviteter. M<strong>en</strong> for <strong>en</strong> længerevar<strong>en</strong>de indsats, kan det være <strong>en</strong> god<br />
ide, at lave flere skemaer: Et skema, som giver det samlede overblik, og underskemaer, som beskriver særligt vigtige perioder eller<br />
særlige aktiviteter mere detaljeret.<br />
Skal I for eksempel kommunikerer om <strong>en</strong> stor omlægning på jeres arbejdsplads, så kan der være aktiviteter i forhold <strong>til</strong> mange medier,<br />
interess<strong>en</strong>ter osv.<br />
Det overordnede skema vil så beskrive for eksempel hvornår og hvem, der g<strong>en</strong>nemfører disse opgaver. M<strong>en</strong> opgav<strong>en</strong> med at lave et<br />
nyhedsbrev om emnet kan have brug for sit eget skema, der mere deltaljeret beskriver aktiviteterne i d<strong>en</strong> forbindelse. Eller i ug<strong>en</strong> op <strong>til</strong><br />
omlægning<strong>en</strong> skal der måske foregå særligt meget, så det er h<strong>en</strong>sigtsmæssigt at give d<strong>en</strong> periode sit eget skema.<br />
Formål Budskaber Interess<strong>en</strong>ter Delmål Medier Tid Ansvarlig Aktivitet Ressourceforbrug Succeskriterier Feedback
Et eksempel: Sygehusafdeling<strong>en</strong> omlægger arbejdsgang<strong>en</strong>e, og det betyder nye opgaver for de ansatte og ændringer for pati<strong>en</strong>ter og<br />
pårør<strong>en</strong>de:<br />
(Her er skemaet af praktiske grunde delt i to – et overordnet og et mere konkret (for eller ville skemaet være for bredt <strong>til</strong> <strong>en</strong> side)<br />
Overordnet<br />
Formål Budskaber Interess<strong>en</strong>ter Medier Tid Ansvarlig Ressourcer Succeskriterier<br />
At skabe Vi er Medarbejderne Møder Fra <strong>en</strong> måned Leder<br />
63 timer<br />
Alle k<strong>en</strong>der opgaverne<br />
opbakning <strong>til</strong> effektive Nuvær<strong>en</strong>de Tavle før<br />
TR<br />
1000 kroner At kun få h<strong>en</strong>v<strong>en</strong>delser<br />
og<br />
Vi <strong>til</strong>passer pati<strong>en</strong>ter Samtaler omlægning<strong>en</strong> Berørte (opsummeret fra de sker <strong>til</strong> de forkerte<br />
g<strong>en</strong>nemføre os behov<strong>en</strong>e Fremtidige Plakat<br />
medarbejdere relevante<br />
medarbejdere<br />
at afdeling<strong>en</strong> Vi lytter <strong>til</strong> pati<strong>en</strong>ter Folder<br />
aktiviteter)<br />
arbejder pati<strong>en</strong>ter og Pårør<strong>en</strong>de<br />
mere<br />
effektivt<br />
pårør<strong>en</strong>de<br />
I and<strong>en</strong> del bryder vi kommunikation<strong>en</strong> ned i aktiviteter:<br />
Interess<strong>en</strong>ter Delmål Medier Tid Ansvarlig Aktivitet Ressourceforbrug Succeskriterier Feedback<br />
Medarbejderne At<br />
Internt Hver torsdag Leder Oplæg/ Forberedelse At alle efter tre Der afsættes tid på<br />
omlægning<strong>en</strong> møde i måned<strong>en</strong><br />
powerpoint 4 timer + uger k<strong>en</strong>der de møderne <strong>til</strong> forslag<br />
sker hurtigt<br />
op <strong>til</strong><br />
4 x ½ time x 15 nye rutiner fra medarbejdere<br />
At ansatte<br />
omlægning<strong>en</strong><br />
medarbejdere<br />
Forslag noteres op og<br />
bakker op<br />
=<br />
indgår i næste<br />
34 timer<br />
justering af<br />
omlægning<strong>en</strong><br />
do do Tavle med En måned før Leder + Lån tavl<strong>en</strong> 10 timer At alle har <strong>en</strong> Evt. muligheder for<br />
skematisk omlægning<strong>en</strong> TR Udarbejd<br />
fornemmelse af at lave komm<strong>en</strong>tarer<br />
overblik<br />
skemaet<br />
d<strong>en</strong> samlede på tavl<strong>en</strong><br />
over nye<br />
Diskuter det<br />
opgavefordeling Noter forslag op<br />
opgaver<br />
løb<strong>en</strong>de med<br />
efter samtaler med<br />
medarbejdere,<br />
medarbejdere -<br />
som kigger på<br />
indgår i næste<br />
tavl<strong>en</strong><br />
justering af<br />
omlægning<strong>en</strong><br />
Nuvær<strong>en</strong>de At pati<strong>en</strong>ter Individuelle Dag<strong>en</strong> før De Coach<br />
10 timer At kun få Medarbejderne<br />
pati<strong>en</strong>ter er trygge samtaler omlægning<strong>en</strong> ansatte, medarbejderne i<br />
pati<strong>en</strong>ter skriver pati<strong>en</strong>ternes<br />
At pati<strong>en</strong>ter med alle<br />
som har opgav<strong>en</strong><br />
spørger de reaktioner ind i<br />
forstår hvem<br />
kontakt Diskuter<br />
forkerte om fælles dokum<strong>en</strong>t<br />
de kan få<br />
<strong>til</strong> de pati<strong>en</strong>ternes<br />
hjælp<br />
- indgår i<br />
2
Fremtidige<br />
pati<strong>en</strong>ter<br />
hjælp af<br />
fremover<br />
At<br />
pati<strong>en</strong>terne<br />
forstår hvem<br />
de kan få<br />
hjælp af<br />
Plakat med<br />
skematisk<br />
frems<strong>til</strong>ling<br />
af<br />
fordeling<strong>en</strong><br />
af<br />
opgaverne<br />
på<br />
afdeling<strong>en</strong><br />
2 uger før<br />
omlægning<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong>kelte<br />
pati<strong>en</strong>ter<br />
Leder +<br />
TR<br />
<strong>til</strong>bagemeldinger<br />
3<br />
udarbejdelse af<br />
folder og plakat <strong>til</strong><br />
pati<strong>en</strong>ter<br />
Rediger skemaet 5 timer<br />
Positiv respons Medarbejdere skal<br />
<strong>til</strong> de ansatte <strong>til</strong> max 1000 kr. <strong>til</strong> fra nyindlagte spørge nye pati<strong>en</strong>ter<br />
<strong>en</strong> version egnet udformning og pati<strong>en</strong>ter om de forstår<br />
for pati<strong>en</strong>ter trykning af plakat<br />
plakat<strong>en</strong><br />
Undersøg priser<br />
Kritik og forslag<br />
for plakat<strong>en</strong><br />
noteres og indgår i<br />
Bes<strong>til</strong> og<br />
godk<strong>en</strong>d<br />
opgav<strong>en</strong><br />
næste oplag<br />
Formål hvad er de overordnede strategiske mål for kommunikation<strong>en</strong> – skal hænge tæt samm<strong>en</strong> med mål<strong>en</strong>e for det som<br />
kommunikation<strong>en</strong> handler om<br />
Budskaber de c<strong>en</strong>trale budskaber, som vi gerne vil have formidlet for at nå mål<strong>en</strong>e<br />
Afs<strong>en</strong>der angiver, hvem der kommunikerer (leder, projektleder, afdeling mv.)<br />
Interess<strong>en</strong>ter alle som har <strong>en</strong> interesse i jeres arbejdsplads – her prioriterer vi hvem vi først og fremmest skal kommunikere med<br />
Delmål her er de mål som vi gerne vil opnå med d<strong>en</strong> bestemte gruppe af interess<strong>en</strong>ter<br />
Medier definerer, hvordan kommunikation<strong>en</strong> viderebringes (Se også Checkliste for kommunikationskanaler)<br />
Tid præciserer hvornår kommunikation<strong>en</strong> finder sted (kan både være faste <strong>til</strong>bagev<strong>en</strong>d<strong>en</strong>de tider, ind<strong>en</strong>for et tidsinterval,<br />
bestemte datoer eller på dato og klokkeslæt)<br />
Ansvarlig angiver hvem der konkret er ansvarlig for aktivitet<strong>en</strong> – kan også brydes ned <strong>til</strong> hvem der udfører <strong>en</strong>kelte dele af<br />
aktivitet<strong>en</strong><br />
Aktivitet beskriver hvilk<strong>en</strong> specifik handling, der skal g<strong>en</strong>nemføres<br />
Ressourceforbrug både økonomiske og interne ressourcer skal med, for at I kan have <strong>en</strong> realistisk vurdering af plan<strong>en</strong><br />
Succeskriterier gør det klart hvad der præcis skal <strong>til</strong> for, at I når jeres mål<br />
Feedback hvordan skal I modtage og samle op på feedback og respons fra interess<strong>en</strong>terne
Change language