BRUGERUNDERSØGELSE af Weekplanner - Videncentret for ...

BRUGERUNDERSØGELSE af Weekplanner
August 2010
Det Europæiske Fællesskab og Ministeriet for Fødevarer,
Landbrug og Fiskeri har deltaget i finansieringen af projektet.
Udarbejdet af Videncentret for Landbrug, Udvikling:
Specialkonsulent Helen Uglebjerg Filskov Udvikling, DLBR Akademiet huf@vfl.dk
Udviklingskonsulent Bo Overgaard Udvikling, Salg & Marketing boo@vfl.dk

Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse ............................................................................................................................................ 2
Resume .............................................................................................................................................................. 2
1. Indledning ................................................................................................................................................... 3
2. Metode ........................................................................................................................................................ 3
3. Købsadfærd blandt landmænd med Weekplanner .................................................................................... 4
4. Behov ved Weekplanner ............................................................................................................................ 7
5. Daglig brug af Weekplanner ....................................................................................................................... 8
6. Videreudvikling af Weekplanner ............................................................................................................... 10
6.1 Landmænd med både SOP og Weekplanner ........................................................................................ 11
7. Sammenfatning ........................................................................................................................................ 12
Resume
Landmændene finder stor nytteværdi ved Weekplanner, og vil i stor stil anbefale den til deres kollegaer
Der er stor tilfredshed med service og rådgivning omkring Weekplanner
Weekplanner bliver i vid udstrækning kun brugt til beskeder og arbejdsopgaver
Det har været svært at bibeholde brugen af Weekplanner mange steder
Landmændene forventer, at de køber et optimeringsværktøj i Weekplanner
Landmændene ser ingen sammenhæng mellem SOP og Weekplanner
En del landmænd benytter ikke Weekplanner på grund af tidsmangel
Weekplanner bliver sjældent brugt som motivationsværktøj
Bilag: Spørgeskema Weekplanner
2

1. Indledning
Weekplanner har været introduceret til kvægbedrifter omkring et år, og der har været et ønske om at få
bruger-input på produkt. Bruger-input fra introduktionsåret skal bruges til at foretage yderligere forbedringer
til produktet, samt styrke salgs- og markedsføringsindsatsen.
2. Metode
Brugerundersøgelsen er foretaget blandt 39 landmænd hvoraf 26 har ønsket at deltage i undersøgelsen –
svarprocent på 67 %. De 39 landmænd er landmænd, som centrene har meldt ind. Alle landmænd er
mælkeproducenter med mere end 2 fastansatte medarbejdere, og der er deltagere fra hele landet.
Undersøgelsen er fortaget via telefoninterview med ejeren af bedriften eller dennes driftsleder i ugerne 28,
29 og 30. Der er ved undersøgelsen ingen opfølgning eller tilbagemelding til landmanden. Svarene fra
respondenterne er anonymiseret, men kendes af forfatterne.
Brugerundersøgelsen skal læses i sammenhold med brugerundersøgelsen for SOP, samt undersøgelsen af
certificerede SOP-konsulenter. I bilag findes spørgeskemaet, der er anvendt.
3

3. Købsadfærd blandt landmænd med Weekplanner
I dette afsnit vil landmændenes købsadfærd og -grunde blive beskrevet. Afsnittet vil besvare spørgsmålene
om salg, forventninger og investering.
Af de 26 landmænd, der har købt Weekplanner, har halvdelen desuden købt rådgivning til
implementeringen. Landmændenes foretrukne købssted er den lokale rådgiver, rådgiveren fra VFL Kvæg og
internettet. Der er desuden angivet avisannoncer og foldere som inspiration til køb af Weekplanner.
30
25
20
15
10
5
0
Køb af Weekplanner
26
Købt Weekplanner
Antal
13
Købt Weekplanner
Rådgivning
Landmændenes forventninger til Weekplanner, da de købte produktet, var mangeartede, hvor overblik og
struktur i ugens opgaver er nævnt flest gange. Indfrielsen af disse forventninger til produktet er mere
differentierede, end forventningerne var inden købet. Flere landmænd nævner i forskellige vendinger, at det
har været svært at implementere Weekplanner i daglig brug. Andre udtrykker stor glæde over Weekplanner
som værktøj.
Landmændene har angivet følgende forventninger til Weekplanner ved købet og efter anvendelse af
produktet.
I hvilken grad er dine forventninger til Weekplanner blevet opfyldt?
I meget lav grad
I lav grad
I middel grad
I høj grad
I meget høj grad
0 1 2 3 4 5 6 7
Antal
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Salgkanal Weekplanner
5
8
Internettet Lokal Rådgiver
Rådgiver, VFL Kvæg Messe
Andet
6
0
2
4

Forventninger ved køb Erfaringer med Weekplanner
Bedre overblik Interesse og forståelse for værktøjet mangler
Mere struktur på arbejdsopgaverne Processen til medarbejder forståelse er lang
Nem at bruge Nem at gå til
Synlig planlægning Planlægger ugen
Kvalitetstid til sig selv Overblik / overblik for medarbejderne
Samlingspunkt i løbet af ugen Kræver en del arbejde
Mere indblik betyder større effektivitet Man skal lære at bruge den, og få den brugt
Nemmere at lave arbejdsfordelinger Folk kender deres opgaver – bruger den ikke
Nemmere at give beskeder til hinanden Kræver en proces
Mere overskuelighed Godt redskab
Godt udgangspunkt for ledelse Tager tid, at skrive på engelsk
Styr på hverdagen Bliver ikke brugt / får det ikke gjort
Styr på opgaver Svært at bruge, på grund af tiden det tager at
skrive på tavlen
Sparer tid Sparer tid
Skal tilpasses bedriften
Alle ved, hvad de skal med Weekplanner
Landmændene har typisk kun investeret de 2.995 kroner, som tavlen koster. Kun halvdelen har investeret
flere penge i rådgivning på området. Investeringerne ligger fra kr. 1.000 - 3.000. Adspurgt til rentabiliteten i
investeringen er der meget spredte meninger, som er centreret om en middel vurdering. Selv om
landmændene vurderer rentabiliteten af deres investering til middel, vil de i overvejende grad anbefale
Weekplanner til deres kollegaer. Nogle landmænd har allerede givet anbefalinger til deres kollegaer.
I meget lav grad
I lav grad
I middel grad
I høj grad
I meget høj grad
I hvilken grad er din investering i Weekplanner rentabel?
0 1 2 3 4 5 6
5

I meget lav grad
I lav grad
I middel grad
I høj grad
I meget høj grad
Vil du anbefale Weekplanner til dine kolleger?
0 2 4 6 8 10 12
Hvad gør eller gør ikke Weekplanner til en
rentabel investering?
Svær at sætte pris på Overskuelig
WP gør os bedre Nem at bruge
Arbejdsbesparelse Har anbefalet WP
Har ikke brugt WP, folk kan deres arbejde i
forvejen
Hvorfor anbefale Weekplanner til en kollega?
God ide med en tavle
Har fået systematik Systematik
Lettere hverdag Godt redskab
Der skal ikke meget til at betale 3000 kr. ind Bedrifter med flere ansatte kan få gavn af den
Vi bruger ikke tavlen Bare den hænger et sted medarbejderne går
forbi hver dag
Får for lidt ud af investeringen God hvis de får den brugt
For dyr til formålet God hvis der er flere end 3 ansatte
Sparer tid og penge Man husker det hele
Opsamling
Landmændene har klare forventninger om, at de køber et optimeringsværktøj, der giver dem systematik og
en nemmere hverdag. Erfaringerne fra landmændene viser, at den forandring de ønskede, har krævet langt
mere arbejde end forventet, hvilket er med til at påvirke deres oplevelse af rentabiliteten i deres investering i
Weekplanner. Selv om der er en blandet vurdering af rentabiliteten, vil hovedparten af landmændene
anbefale Weekplanner til deres kollegaer.
6

Spørgsmål til refleksion:
Hvordan overbeviser man i en salgsproces kunderne om, at det er en forandring af deres
arbejdsmetoder, de køber?
Er der i salgsarbejdet, ud over fokus på produktet, også fokus på processerne, som bedrifterne skal
gennemgå?
Er landmændene klædt på til at lede medarbejderne i forandring?
Er en dansk-engelsk ordbog nødvendig?
Hvordan understøtter man ambassadørsalget 1 ?
4. Behov ved Weekplanner
I dette afsnit er der fokus på, hvilke behov landmændene typiske har ved Weekplanner. Der vil blive
behandlet behov for service, rådgivning og materialer.
Landmændene er tilfredse i middel grad med både den service og den rådgivning, der er givet ved
Weekplanner. De har ingen uddybende kommenterer til servicen, mens de ved rådgivningen fremhæver
rigtig gode opstartmøder - herunder rådgivere med overblik over værktøjet. Enkelte fremhæver, at deres
egen disciplin i arbejdet med værktøjet skal være bedre.
Hvordan har du været tilfreds med rådgiverens service / rådgivning?
I meget lav grad
I lav grad
I middel grad
I høj grad
I meget høj grad
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Adspurgt til deres behov for de medfølgende materialer var der mest brug for tavlen og tuscherne.
Som værktøj bliver Weekplanner mest brugt til beskeder mellem de ansatte, og det er meget forskelligt, hvor
tit tavlen bliver brugt. Flere steder bliver tavlen brugt til en ugentlig opdatering, mens den andre steder ikke
har vundet indpas, og derfor kun bliver brugt månedligt.
1 Landmændene anbefaler produktet til hinanden, hvilket medfører et mersalg. Man kan f. eks. afholde konkurrencer, hvor man
belønnes med en flaske vin for hver ny kunde, man finder
Service
Rådgivning
7

Tusch
Magnet
Tavle
Behov for materialer
0 5 10 15 20 25
Opsamling
Generelt har landmændene været meget tilfredse med den rådgivning og service, de har modtaget fra
rådgiverne i forbindelse med opstarten af Weekplanner. Ingen af landmændene har efter implementeringen
købt rådgivning af rådgiverne, det er derfor stadig uklart, om der kan skabes et kontinuerligt salg af
rådgivning om Weekplanner for rådgiverne.
Det er betænkeligt, at hovedparten af landmændene kun bruger tavlen som opslagstavle for beskeder og
opgaver og ikke som en del af motivationen samt kommunikationen i hverdagen.
Hvordan fremmes Weekplanner som ledelsesværktøj til brug for motivationen af medarbejderne?
Hvordan skabes der en ’cash cow’ for rådgiverne på Weekplanner?
5. Daglig brug af Weekplanner
Huske ting
Nøgletal
Buffer Opgaver
Beskeder
Behov for værktøj
0 2 4 6 8 10 12
I dette afsnit bliver besvarelserne omkring den daglige brug af Weekplanner beskrevet, så som interessen
for at deltage i erfagrupper, udfordringer i hverdagen, tilført nytteværdi og medarbejdernes interesse for og
brug af værktøjet.
8 af de adspurgte landmænd er ikke kommet i gang med at bruge den indkøbte Weekplanner. Årsagerne
hertil er mange, og der kan ikke drages nogen konklusioner - oftest nævnes tidspres fra andre og mere
presserende opgaver.
Landmændene hæfter sig ved mange forskellige nytteværdier ved Weekplanner i deres hverdag. Der
nævnes oftest overblik over arbejdsopgaverne, at de ansatte ved, hvad de skal til næstefter, og at
planlægningen bliver lidt mere langsigtet.
8

Nytteværdi ved Weekplanner i hverdagen
Bedre kommunikation Arbejdsbesparelse
Møder er også på tavlen Bedre kontrol med medarbejderne
Får tingene gjort Systematik
Alle ved, hvornår tingene skal gøres Alle prøver alt
Overblik Får synliggjort planlægningen
Får en snak ved tavlen Præcisere opgaverne
De ansatte kender næste opgave Hvis de ansatte er i tvivl, så kig på tavlen
Ingen endnu / Meget lidt Mere effektivitet
Tvunget til at tænke en uge frem Glade medarbejdere
Medarbejdernes modtagelse af Weekplanner har overvejende været positiv. De er i følge ejerne meget
tilfredse med tavlerne, men skal blive bedre til at bruge dem.
Medarbejdernes modtagelse af Weekplanner
Respekt og ro om opgaver Synligt, hvem der skal gøre hvad
God diskussion ved tavlen Har set idéen med WP
Har kun skuldertræk til overs for tavlen Tavlen får ikke så meget opmærksomhed
Bruger den for lidt, da det tager tid Bedre overblik
Medarbejderne ønskede tavlen, men bruger den
ikke nok
Adspurgt til udfordringer ved at bruge Weekplanner, bemærker nogen, at der skal tilvænning til for at bruge
de nye arbejdsmetoder, og en del selvdisciplin.
Hvilke udfordringer har der været med Weekplanner i hverdagen?
At skulle vænne sig til den At skulle skrive alting op
Få udenlandske medarbejdere med på ideen At få den brugt og holde den kørende
At skulle tænke længere frem Disciplin til at få den brugt
En anden måde at arbejde på Skal være bedre til at sætte i system
Tavlen hænger ikke det rigtige sted Skrive og oversætte til engelsk
Medarbejderne skal bruge den mere Stole på, at tingene bliver gjort
Være opmærksom på at alle er beskæftiget
Udenlandske medarbejdere er glade for tavlen,
men skal bruge den noget mere
Man behøver ikke spørge om, hvad man skal Medarbejderne har taget godt imod WP, men
har ingen gavn af den
9

Der er næsten en lige fordeling mellem dem, der ønsker at deltage i en erfagruppe, og dem der ikke ønsker
det. En del af dem, som ønsker at deltage, bemærker, at de ikke har megen tid til det.
12
10
8
6
4
2
0
Ønsker du at deltage i en
erfagruppe?
Nej Ja
Opsamling
Hele 8 landmænd har endnu ikke taget Weekplanner i brug, på grund af tidspres. Dette kan tolkes som en
ond cirkel, idet der ikke kan genereres bedre arbejdsplanlægning og tidsbesparelser på grund af manglende
tid. Det er dog glædeligt, at landmændene samlet set nævner rigtig mange nytteværdier ved Weekplanner.
Men samtidig er der også udfordringer forbundet med at tage Weekplanner i brug, - specielt hvordan man
kontinuerligt holder gang i brugen af Weekplanner, og sikrer sig, at den bliver ordentligt implementeret i
hverdagen.
En del landmænd bruger Weekplanner som et kontrolværktøj over for deres medarbejdere og ikke som et
motivationsværktøj, hvilket er uhensigtsmæssigt.
Hvorfor er der ikke flere landmænd der vælger Weekplanner, når der er så mange nytteværdier ved
brugen af det?
Hvordan bruges Weekplanner som motivations- og ledelsesværktøj, i stedet for som kontrolværktøj?
Hvordan sikrer landmændene, at Weekplanner bliver udnyttet optimalt i hverdagen i løbet af det første
år?
6. Videreudvikling af Weekplanner
Dette afsnit omhandler hovedsageligt behovet for SOP hos de landmænd, der allerede har investeret i
Weekplanner.
Næsten alle adspurgte landmænd mener ikke, at de kan bruge SOP på deres bedrift. Kun ganske få har
overvejet eller overvejer at investere. Oftest er det interessen for SOP, der driver dem til at overveje
investeringen. Nogle få har enkeltstående SOPs, der vedrører kalve.
10

Har du planer om at investere i SOP?
Nej, SOP er for dyr. Har til Kalvefodring, vil måske investere
yderligere senere
Medarbejderne synes ikke om SOP Har til kalve
Vil først kunne bruge Weekplanner ordentligt Nej, vil ikke få det brugt
Overvejer det, da bedriften bliver større Ved ikke helt, men det lyder spændende
Nej, tilfreds med det vi kan Nej, medarbejderne ved hvad de skal
Nej, har ikke et behov Kender ikke SOP
Spekulerer på den, pga. nye medarbejdere Har ikke medarbejdere nok
Kun hvis vi får bygget ny stald Vil ikke få noget ud af SOP
Har ikke tid
Opsamling
Landmændene har ikke forslag til nye tiltag i forbindelse med Weekplanner, hvilket kan hænge sammen med
produktets relativt korte levetid. Der er ikke umiddelbart en direkte sammenhæng mellem SOP og
Weekplanner i landmændenes mindset. Et par landmænd har enkelte SOPs, selv om de ikke sælges
enkeltvis.
Hvordan kobles SOP og Weekplanner intuitivt til hinanden, og hvordan skabes der et krydssalg?
6.1 Landmænd med både SOP og Weekplanner
Årsager til investeringer i både SOP og WP: 4 af de 18 respondenter, der har købt SOP, har også investeret
i Weekplanner. Deres argumenter for investeringen i begge produkter er som følger:
”Weekplanner giver bedre overblik”
”Alting kører i en fast rytme”
”Markant bedre kommunikation”
”WP er en stor hjælp og giver mig et bedre overblik”
”Ingen ledige hænder, alle kan se, hvad der skal laves”
Sammenhænge mellem SOP og WP: Her er de bemærkninger, som de 4 respondenter med begge
produkter har givet til dette spørgsmål:
”Vi skal være bedre til at bruge Weekplanner”
”Tavlen skal op at hænge, før SOP introduceres”
”Det giver en bedre fordeling af ansvar og opgaver”
”Ingen ledige hænder, alle kan se, hvad der skal laves
hvornår og hvordan”
”Ansvaret fordeles, alle ved, hvad de skal tage fat i”
11

Her svarer de 4 landmænd forskelligt. Et sted er det udelukkende medarbejderne der bruger Weekplanner,
til gengæld er det så kun landmanden, der anvender SOP. På 2 bedrifter anvendes Weekplanner dagligt, og
SOP justeres ad hoc. Det fjerde sted anvendes både SOP og Weekplanner dagligt.
Kommentarer fra de 4 landmænd med begge produkter:
”Giver mig mindre stress og mere frihed”
”En bedre effektivitet i planlægningen”
”Nemt at skrive beskeder til hinanden”
7. Sammenfatning
Landmændene har haft nytte af Weekplanner, de nævner en mængde forventninger og erfaringer fra Weekplanner.
Disse erfaringer kan blive meget værdifulde for det videre forløb for Weekplanner, idet langt de fleste
landmænd vil anbefale produktet til deres kollegaer. Dette er på trods af, at de ikke alle oplever, at
Weekplanner har været en rentabel investering.
Landmændene har været meget tilfredse med den service og rådgivning de har modtaget fra rådgiverne i
implementeringsfasen af Weekplanner. Der er dog ikke mange landmænd, der har benyttet rådgivning eller
service fra centrene efter denne fase. Det kan hænge sammen med deres forventninger om, at Weekplanner
er et færdigt optimeringsværktøj, hvor der efter implementering ikke er behov for ændringer.
Weekplanner bliver af landmændene oftest brugt som opslagstavle til beskeder og opgaver, som ønskes
udført af medarbejderne, ligesom mange af landmændene bruger Weekplanner som kontrolværktøj over for
deres medarbejdere.
12