Vejledning til deltagere der skal selvevaluere

Den Kommunale Kvalitetsmodel
Deltageren der skal selvevaluere

Indhold
Forord 2
Den Kommunale Kvalitetsmodel
– spørgeramme til selvevaluering 3
Sådan tilrettelægges
selvevalueringsprocessen 5
Inden du går i gang 8

Forord
Dette lille hæfte indeholder en gennemgang af, hvordan man gennemfører en kvalitetsproces
ved hjælp af Den Kommunale Kvalitetsmodel.
Hæftet henvender sig til ledere og medarbejdere, der sammen kaster sig ud i arbejdet med at
forbedre kvaliteten af den service, I leverer i jeres enhed. Det vil naturligvis være forskelligt fra
person til person, hvordan det opleves at deltage i selvevaluering af din enhed med Den Kommunale
Kvalitetsmodel. Men du og din enhed får størst udbytte, hvis du er åben og positiv
over for processen, og du har forberedt dig på forhånd. Hvordan du forbereder dig, kan du
læse om i denne vejledning.
God fornøjelse!
Den Kommunale Kvalitetsmodel skaber kvalitet i kom-
munen – derfor har modellen fået forkortelsen KIK.
Logoet repræsenterer modellens otte temaer og opdelingen
mellem indsatser og resultater.
2

Den Kommunale Kvalitetsmodel
– spørgeramme til selvevaluering
Den Kommunale Kvalitetsmodel er en spørgeramme, der kan bruges til at selvevaluere en
enhed ”hele vejen rundt”. Spørgsmålene i modellen omfatter hele enhedens praksis og således
både drifts- og udviklingsopgaver.
Kvalitetsmodellen rummer i alt 20 spørgsmål, som falder inden for otte temaer. Temaerne
dækker både indsatser (det vi gør) og resultater (det vi opnår).
Bemærk at Den Kommunale Kvalitetsmodel spørger ind til resultater i fire forskellige dimensioner,
nemlig brugerarbejderresultater, medarbejderresultater, faglige resultater og ”bundlinjen”
i form af øvrige nøgleresultater. Tanken er, at inspiration til forbedringer kan findes i mange
former for resultater – og ikke alene i fx økonomiske nøgleresultater.
3

Hvorfor selvevaluere?
• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel giver en fælles diagnose af,
hvor enheden står – hvad der er styrker og forbedringsområder – og hvor de vigtigste
udfordringer er lige nu.
• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel hjælper med at holde fokus på
resultater.
• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel giver et fælles sprog til at drøfte
udfordringerne – et fælles sprog på tværs af fagligheder og roller.
• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel giver indsigt i hele enheden og
et unikt grundlag for at prioritere forbedringer set ud fra et helhedsperspektiv.
• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel giver overblik over alle aktuelle
projekter/forbedringer, og hvordan de spiller sammen – og om de er tilstrækkelige i
forhold til udfordringerne.
En spørgeramme tilpasset kommunale forhold
For hvert af de 20 spørgsmål er der en række inspirationsspørgsmål og eksempler, som er
tænkt som inspiration til at vurdere enhedens indsats og resultater.
Erfaringerne viser, at netop de praktiske eksempler betyder, at alle medarbejdere uanset uddannelse
eller arbejdsområde kan være med til at gennemføre en selvevaluering.
4

Sådan tilrettelægges
selvevalueringsprocessen
Processen med selvevaluering og implementering af udvalgte forbedringsprojekter, er delt op
i fire faser:
• Fase 1: Beslutning og planlægning
• Fase 2: Individuel forberedelse
• Fase 3: Konsensusseminar
• Fase 4: Efter konsensusrapporten – prioritering og handling
Fase 1: Beslutning og planlægning
Enhver anvendelse af Den Kommunale Kvalitetsmodel begynder med en beslutning. Derefter
følger planlægningen. Beslutningen om at påbegynde en evaluering tages oftest på politisk
eller højt ledelsesmæssigt niveau. Der bliver oftest udnævnt en central tovholder, der står for
den konkrete planlægning og praktiske gennemførelse af forløbet i din kommune.
Når du er blevet gjort opmærksom på, at du skal deltage i en gennemførelse af Den Kommunale
Kvalitetsmodel, vil den centrale tovholder derfor være naturlig at gå til. Her vil du kunne
få svar på mange af de spørgsmål, du måtte have, også dem som denne vejledning ikke giver
svar på. Din opgave som deltager er i denne del af fasen at gøre dig bekendt med modellen
og din videre rolle.
Selve arbejdet i løbet af planlægningsfasen vil ligge hos den praktisk ansvarlige tovholder, der
skal foretage en række praktiske opgaver, samt hos din leder. Der vil i den forbindelse blive
fastsat en dato for et konsensusseminar, samt evt. en dato hvor I sammen introduceres for
selvevalueringen. Sørg for at reservere disse dage i din kalender, da det er meget vigtigt, at
du kan deltage.
Fase 2: Den individuelle forberedelse
Når selvevalueringen skal foregå, er du som deltager i centrum. Det er her du skal bidrage
med din evaluering, som sammen med de andre deltageres selvevalueringer bliver udgangspunkt
for processens videre forløb. Du skal evaluere jeres indsats på i alt 20 spørgsmål, fordelt
på modellens otte temaer, samt vurdere styrker og forbedringsmuligheder. Det sker via
det internetbaserede værktøj e-KIK.
På www.kl.dk/kik kan du finde en spørgsmålsguide, med modellens spørgsmål og temaer.
5

Din vurdering skrives i et skema, som du får adgang til via internettet. Din
tovholder forklarer hvordan.
• Afsæt en halv til en hel arbejdsdag til den individuelle selvevaluering. Det er vigtigt
at have adgang til e-KIK, til relevante dokumenter, til en deltagervejledning og i øvrigt
have fred og ro til arbejdet.
• Det er hovedspørgsmålet, der skal besvares. Eksemplerne er til inspiration.
• Brug ikke for megen tid på at give point. Der er primært tale om at pege på tendenser.
• Gør dig umage med at skrive hele sætninger, når du formulerer styrker og forbedringsområder.
Det gør det nemmere for andre at forstå, hvad du mener, og det gør
arbejdet med at formulere styrker og forbedringsområder på konsensusseminaret
lettere.
• Det er OK at springe spørgsmål over, som man ikke har viden om. Selvevalueringsgruppen
er sammensat sådan, at der altid vil være nogen, som kan svare på et
emne. Marker »Ved ikke nok om emnet til at kunne give point«.
• Du kan spørge din tovholder, hvordan enkelte spørgsmål og formuleringer skal forstås.
• Spørg ikke andre om, hvad de synes – giv udtryk for din egen mening. Det er meget
vigtigt, at selvevalueringen er et udtryk for din vurdering af styrker og forbedringsområder.
Fase 3: Konsensusseminar
Hele gruppen samles nu på et konsensusseminar for at foretage en fælles vurdering af de
20 spørgsmål (styrker, forbedringsområder og point for hvert emne). Det er her, at enhedens
samlede selvevaluering foregår. Forud for konsensusseminaret udarbejdes der en svarrapport,
som er en liste over alle deltagernes individuelle selvevalueringer. Svarrapporten indeholder
alle styrker, forbedringsmuligheder og scorer, som selvevalueringen frembragte. Svarrapporten
laves automatisk af it systemet, som du har svaret i. Det er tovholderen, der trækker svarrapporten
og uddeler den til deltagerne i konsensusseminaret.
Forberedelse til Konsensusseminaret:
Det er tovholderen der planlægger seminaret, herunder hvilken rækkefølge temaerne skal
tages i, hvordan emner skal drøftes osv. Tovholderen vil træffe disse valg med udgangspunkt i
svarrapporten. Som deltager er det dog en rigtig god idé at orientere sig grundigt i rapporten
inden konsensusseminaret og særligt iagttage:
• Hvor der er stor enighed om styrker og forbedringsområder.
• Hvor der er stor uenighed om styrker og forbedringsområder.
• Hvor der er stor usikkerhed om, hvad emnet handler om (der er svaret »i øst og vest« eller
få svar).
• Hvordan balancen er mellem og resultattemaer (5-8) og indsatstemaer (1-4). Er der fx lav
scoring og få styrker på resultattemaerne, kan det være, fordi der endnu ikke er ret mange
resultater at forholde sig til, dvs. der mangler målinger.
Formålet med den fælles vurdering er:
• At alle synspunkter og oplevelser bliver brugt til at skabe konsensus om enhedens styrker
og forbedringsområder inden for hvert emne.
• At have et fælles grundlag for at vurdere, hvor der er størst behov for forbedringer.
•
At gruppen opnår enighed om antallet af point for hvert af de 20 spørgsmål.
6

Konsensus er en disciplin, som kræver selvopdragelse
• Respekt for andres mening og oplevelse.
• Respekt for, at alle ikke har mening eller viden om alt.
• Vær præcis og brug konkrete eksempler.
• Lad være med at gentage, hvad der allerede er sagt.
• Lad være med at falde ned i gammel uenighed eller kendte diskussioner.
• Det er OK at være enige om, hvor vi ikke er enige.
Fase 4: Efter konsensusrapporten – prioritering og handling
Når konsensusseminaret er afholdt og konsensusrapporten er renskrevet, er det tid for handling.
Der er formentlig kommet mange flere forslag til forbedring, end I kan arbejde med på én
gang. Der er altså brug for at få prioriteret mellem de mange gode forslag, så de bedste kan
blive ført ud i livet først.
Konsensusrapporten udgør grundlaget for, at ledelsen kan prioritere de mange forbedringsforslag.
Forbedringspunkter i en selvevaluering resulterer først i konkrete ændringer, når ledelsen
prioriterer det pågældende forbedringsområde og beslutter en plan for at gennemføre de
udvalgte og aftalte forbedringsprojekter.
Det er nu, der skal handles. Det tager tid at gennemføre de tiltag, som I har udvalgt. Gryden
skal holdes i kog, og det kræver en arbejdsindsats både fra ledernes og medarbejdernes
side.
7

Inden du går i gang
Inden du går i gang, vil det være en fordel, hvis du gør dig nogle tanker om, hvad du ser som
din enheds ydelser. Ydelserne er de vigtigste ydelser I leverer til brugerne.
Selvevalueringsgruppen kan evt. vurdere dette i fællesskab på introduktionsmødet.
Notér gerne i skemaet herunder:
Ydelser
(tænk på hvilke ydelser/service din enhed ”er til for” at levere)
8

www.kl.dk/kik
KL
Weidekampsgade 10
2300 København S
Tlf. 33 70 33 70
kl@kl.dk
www.kl.dk
Produktion:
Kommuneforlaget A/S
Produktionsnr. 830004