Team organisering notat jfc ver 01.pdf - SmartCityDK
Team organisering notat jfc ver 01.pdf - SmartCityDK
Team organisering notat jfc ver 01.pdf - SmartCityDK
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>SmartCityDK</strong><br />
Fibigerstræde 16<br />
9220 Aalborg<br />
<strong>SmartCityDK</strong><br />
I N N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
<strong>Team</strong> <strong>organisering</strong><br />
”Don’t compete with rivals – make them irrelevant”.<br />
Jesper F Carstens<br />
Tlf. direkte 9940 8569<br />
Tlf. mobil 2055 3410<br />
Email <strong>jfc</strong>@civil.aau.dk<br />
www.smartcitydk.dk Notat udarbejdet af Jesper F Carstens<br />
Vi udvikler fremtidens bolig
<strong>Team</strong> <strong>organisering</strong><br />
- en forandringsproces<br />
Ledelse og udvikling af team<br />
”<strong>Team</strong> er arbejdsformernes Ferrarier. De er højtydende, men kræ<strong>ver</strong><br />
meget vedligeholdelse og mange slags indsatser”<br />
Edward Lawler, 1994<br />
”Helheden er mere og andet end enkeltdelene”<br />
Gregory Bateson, 1992<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 2
Indhold<br />
• Hvorfor team, hvorfor ikke team<br />
• Grundantagelser på et team<br />
• <strong>Team</strong><strong>organisering</strong> og teamledelse<br />
• <strong>Team</strong>ledelse – teamcoach<br />
• Udvikling af højtydende team<br />
• <strong>Team</strong>udviklingssamtaler<br />
• Implementering<br />
• Tjek på teamet<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 3
Hvorfor team<br />
• Bedre resultatet<br />
• Øger medarbejder trivsel og ansvarliggørelse<br />
• Øger kompetenceudvikling og vidensdeling<br />
• Øger kvalitetsudvikling i service- eller produktkvalitet<br />
• Øget kundetilfredshed ved bedre koordinering<br />
• Øget organisatorisk fleksibilitet<br />
• Lettere og mere direkte kommunikation (reducerer kompleksitet)<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 4
Hvorfor ikke team<br />
Opgave som skal løses, som ikke er team orienteret<br />
• Selvstændig specialist opgave<br />
• Ingen afhængighed af hinanden<br />
Manglende ledelsessystem til team <strong>organisering</strong><br />
• Manglende accept fra ledere<br />
• Mister magt og indflydelse<br />
• Manglende forståelse for ledelse af team<br />
• Manglende accept fra medarbejder<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 5
Grundantagelser på et team<br />
• <strong>Team</strong>et som et kommunikativt system (interaktion i team, mellem team og<br />
om<strong>ver</strong>den (kunder))<br />
• Multiforståelse i team og teamleder færdigheder (der er lige så mange<br />
forståelser af virkeligheden som der er teamdeltager)<br />
• <strong>Team</strong>ets funktionalitet (teamdeltagernes samspil og output, teamet skal<br />
generere)<br />
• <strong>Team</strong>et som et heliotropisk* system (en grundmodel som teamdeltager og<br />
teamleder kan arbejde med til udvikling af teamet. Man handler i den retning,<br />
ens forestilling om fremtiden peger * – vi vil sejre hvis vi kæmper sammen)<br />
* Heliotropisk kommer fra den virkelighed at solsikker drejer sig efter lyset,<br />
et team skal ligeledes kunne se lyset for enden af tunnelen<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 6
<strong>Team</strong><strong>organisering</strong> og teamledelse<br />
Top teamledelse<br />
<strong>Team</strong>ledelse<br />
Monofaglig team<br />
• Sælger<br />
• Produktion<br />
• Administration<br />
Tværfaglig team<br />
• Projekt<br />
• Operationsstue<br />
• Produktionsafsnit<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 7
<strong>Team</strong>ledelse<br />
<strong>Team</strong>ledelse er en avanceret ledelsesform, hvor lederen skal lære at navigere<br />
mellem gamle og nye modeller, samt gamle og nye færdigheder.<br />
Ledelse ifølge filosof Michel Foucault<br />
At beslutte mål og veje, og derefter organisere og kortlægge de nødvendige<br />
handlinger til opnåelse af målene.<br />
At beslutte betyder at afslutte kommunikation. Man må altså lytte til<br />
kommunikation og i det øjeblik, hvor en given situation er belyst tilstrækkelig og<br />
tage et valg.<br />
Målsætning og opgave formuleres, og derefter er opgaven at støtte teamet i<br />
definitionen og udførelsen af optimale handlinger til opnåelse af målsætningen.<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 8
<strong>Team</strong>ledelse; coach, vejledning og mentor<br />
Sparring er et meget stærkt værktøj til<br />
at udvikle dig selv, et individ,<br />
teambuilding og din organisation.<br />
Coach<br />
Coaching er at låse op for et<br />
menneskes potentiale til at maksimere<br />
egne præstationer. Det er at hjælpe<br />
frem for at undervise dem<br />
Vejledning<br />
Vejledning er igangsættelse af en<br />
læreproces, som sætter den vejledte i<br />
stand til at bruge sine kompetencer og<br />
træffe valg<br />
Mentor<br />
Mentoring er at give gode råd og<br />
anvisninger. Mentor er ofte en<br />
leder/specialist, der har erfaring, viden<br />
og gode relationer til om<strong>ver</strong>den<br />
Spørgsmål<br />
til opnåelse<br />
af mål<br />
REDSKAB<br />
Svar på<br />
opnåelse<br />
af mål<br />
Instruktion<br />
Vejledning<br />
Rådgivning<br />
Magtbaseret hierarkisk<br />
<strong>organisering</strong><br />
Mentoring<br />
Coaching<br />
RELATION<br />
Tillidsbaseret<br />
<strong>Team</strong> <strong>organisering</strong><br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 9
<strong>Team</strong>ledelse – teamchef<br />
<strong>Team</strong>chef – o<strong>ver</strong>ordnet præstationsmål og produktionskrav.<br />
Opga<strong>ver</strong> til teamet:<br />
• at sætte rammer for opgaven og ressourcer (tid, økonomi, personale)<br />
• at holde målsætningen for teamet relevant og meningsfuld<br />
• at moti<strong>ver</strong>e team og tydeliggør det attraktive i mission og vision<br />
• at følge op på præstationer<br />
Opga<strong>ver</strong> uden for teamet: (sikre arbejdsro til teamet)<br />
• relationer til udenforstående interesser<br />
• kommunikere teamets formål, mål og strategi til om<strong>ver</strong>den<br />
• at tage sig af teamets grænseproblemer, accept og respekt af teamets arbejde<br />
• at sikre bemanding og korrekt sammensætning<br />
• at informere om ledelsesmæssige og strategiske beslutninger af betydning for teamet<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 10
<strong>Team</strong>ledelse - teamcoach<br />
<strong>Team</strong>coach – udvikling af team<br />
Opga<strong>ver</strong> for teamcoach:<br />
• at sørge for, at teamet udvikler fælles forståelse for strategi, procedurer og opgaveløsning<br />
• at facilitere en åben arbejdsform, hvor der er uenighed og interessekonflikter. Rum og<br />
opbakning til opbygge forståelse, engagement og tillid i teamet og hos enkelt personer<br />
• at facilitere individuelle og kollektive læreprocesser<br />
• at sikre videndeling<br />
• individuel coaching af de enkelte teammedlemmer<br />
<strong>Team</strong>coaching –<br />
ledelse i øjenhøjde<br />
<strong>Team</strong>chef –<br />
ledelse fra toppen<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 11
<strong>Team</strong>ledelse – en case<br />
<strong>Team</strong>: Vi har et problem med …..planlægninger<br />
<strong>Team</strong>leder: Kan vi tage en snak i morgen kl. 13-14. Hvis I samler jeres ideer og<br />
præsenterer det, så kan vi diskutere muligheder derfra<br />
<strong>Team</strong>coach: En eller flere coach samtaler, som vil inspirere og hjælpe teamet til at finde<br />
holdbare løsninger på problemet.<br />
Til mødet næste dag<br />
<strong>Team</strong>coach: Tak fordi I kom, jeg har opfattet problemet således, ….jeg vil bede jer ridse<br />
situationen op og de løsninger i har diskuteret.<br />
<strong>Team</strong>: Løsningsforslag og muligheder……<br />
<strong>Team</strong>coach: Det lyder for mig, som om vi er enige om, at den løsning er brugbar…..<br />
<strong>Team</strong> samtykker, og teamcoach slutter samtalen:<br />
<strong>Team</strong>leder: Vi aftaler at …….<br />
<strong>Team</strong>coach: Er der noget vi skal ændre for at sikre, at jeres arbejdsform fungere og<br />
hjælper med at nå jeres mål?<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 12
<strong>Team</strong>ledelse – coach basismodel<br />
1. Status<br />
• Hvordan fungere det nu ?<br />
2. Fremtid<br />
• Hvad kan med fordel være fremtidig praksis ?<br />
• Hvad er der af ideer?<br />
3. Handlinger<br />
• Fælles undersøgelse af, hvordan fremtiden kan skabes<br />
4. Konkrete aftaler<br />
• Fælles forståelse og accept<br />
Målet er at skabe en fælles forståelse af teamets situation og muligheder og træffe konkrete<br />
aftaler til handling.<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 13
<strong>Team</strong><strong>organisering</strong> – Det mentale skift ”vi”<br />
Jeg har mine opga<strong>ver</strong>, som jeg løser,<br />
til ”vi” har en opgave som ”vi” løser<br />
3. ”Vi” videreudvikles<br />
Udveksling af viden og erfaring<br />
2. ”Vi” arbejder<br />
<strong>Team</strong> arbejder ud fra aftalt<br />
praksis.<br />
1. ”Vi” etableres<br />
Aftaler om normer, regler og<br />
arbejdsprocedure<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 14
<strong>Team</strong><strong>organisering</strong> – medledelse<br />
Begreber:<br />
• Selvledelse er rettet mod den enkelte medarbejder<br />
• Selvstyrende ledelsen er fraværende (dur ikke)<br />
• Medledelse udtrykker det delte ansvar mellem teamet og teamlederen<br />
Medledende teams ansvarsområde:<br />
• Styring i forhold til det fælles mål<br />
• Arbejdsdeling og koordinering<br />
• Træffe beslutninger<br />
• Sikre erfaringsudveksling og udvikling<br />
• Vedligeholdelse af velfungerende og positive samarbejdsrelationer<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 15
Udvikling af højtydende team<br />
Fra individ til højtydende team<br />
Fælles definerede ambitiøse mål og indsatsområder, værdier og prioriteter<br />
Arbejdsdisciplin i forhold til fællesskabet ”Vi er færdige når alle er færdige”<br />
Evne til at udføre og udvikle teamets arbejdsprocesser<br />
Synergi i opgaveløsninger ”2+2=5”<br />
Følelse af belønning gennem egne og andres gode præstationer ”Vi”<br />
Individ Gruppe <strong>Team</strong> Effektiv team Højtydende team<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 16
<strong>Team</strong>udviklingsmodel – Tuckmans model<br />
<strong>Team</strong>ets udviklingsstadie Ledelsesinterventioner<br />
Formin – Når teamets mødes<br />
<strong>Team</strong>ets dannes. Hvem er deltagerne? Hvad skal vi?<br />
Hvordan skal vi gøre det? Hvem referere vi til?<br />
Storming – Afklaring via konflikter<br />
Koordinering, vanskeligheder i forbindelse med<br />
etablering af fælles forståelse, roller og rutiner.<br />
Norming – Enighed opstår<br />
<strong>Team</strong>et etablerer fælles forståelse, roller og rutiner<br />
igennem selvevaluering og aftaler. Fællesskabet<br />
etableres, den enkelte ”underordner” sig.<br />
Performing – Det højtydende team<br />
<strong>Team</strong>et kan koncentrere sig primært om sagerne,<br />
frem for om arbejdsrutiner, samarbejde og<br />
<strong>organisering</strong>. Samarbejdet glider. Mindre processnak<br />
og selvevaluering.<br />
Introduktion af deltagerne og afklaring af<br />
grundlæggende vilkår, mål, vision og værdier<br />
Konfliktløsning, opløsning og udvikling af<br />
teamspecifikke fælles forståelser, roller, rutiner m.m.<br />
(man må/skal være uenige)<br />
Forstærke udviklingen af teamspecifikke fælles<br />
forståelse, roller, arbejdsrutiner m.m.<br />
Forstærke arbejdspræstationer igennem fokus på<br />
toppræstationer, potentialer, nye mål m.m.<br />
Side 17
<strong>Team</strong><strong>organisering</strong> – hvilken vej<br />
<strong>Team</strong> og leder skaber i<br />
fællesskab et billede af den<br />
fælles fremtid.<br />
Forskellig måder at fungere<br />
som teamleder:<br />
• Instruerende<br />
• Trænende<br />
• Støttende<br />
• Delegerende<br />
• Vision<br />
• Mission<br />
• Mål<br />
• Aktiviteter<br />
• Projekter<br />
• Målepunkter<br />
• Kontrol<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 18
<strong>Team</strong>udviklingssamtaler – TUS<br />
<strong>Team</strong>udviklingssamtaler retter sig mod teamets aktuelle og fremtidige funktion og udvikling,<br />
herunder særligt udvikling af teammedlemmernes medansvar, medindflydelse og ejerskab.<br />
Typiske emner:<br />
• Selvevaluering og det kommende års mål- og opgaveløsning. (Hvordan lykkes vi med<br />
opga<strong>ver</strong>ne for tiden?. Hvad siger tallene, kunderne, brugerne. Hvordan er det gået det<br />
seneste år?, Hvad vil vi have til at ske det næste år?, Hvordan skal det planlægges og<br />
organiseres? Hvad kræ<strong>ver</strong> det af den enkelte?<br />
• Trivsel og samarbejde i teamet. Hvornår arbejder vi bedst? Hvor kan vi med fordel ændre<br />
noget? Hvordan skal vi udvikle vores samarbejde? Hvad kræ<strong>ver</strong> det af den enkelte?<br />
• Udviklingsmuligheder og behov. Hvilke faglige og samarbejdsmæssige kompetencer har vi<br />
brug for at udvikle? Hvad brænder vi for at kunne? Hvad kræ<strong>ver</strong> det af den enkelte?<br />
Ved TUS er det teamet som er i fokus, ikke det enkelte teammedlem. Det handler om at<br />
skabe et stærkt team og sociale fællesskaber.<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 19
<strong>Team</strong>udviklingssamtaler – 5F model<br />
5F modellen er en nyttig samtalestruktur, som tager udgangspunkt i at lære af det som<br />
allerede fungere godt, og derfra skabe det ønskede målsætning.<br />
5F-modellen<br />
1. Fase 1. Fokuser. Definer hvad der skal undersøges og skab udvikling i forhold til det.<br />
2. Fase 2. Forstå. Fokus på, hvornår det fungere i teamet – erfaringer fra bedst praksis.<br />
3. Fase 3. Forestil. Fokus på at skabe fælles billeder af den ønskede situation.<br />
4. Fase 4. Fastslå. Fremsætte konkrete målsætninger.<br />
• Er de visionære? (De skal udvide, strække, og udfordre)<br />
• Er de konkrete og handlingsorienterende<br />
• Er det det vi vil? (Der skal være passion i dem)<br />
• Er det formuleret i nutid og med dristige begreber?<br />
5. Fase 5. Frigør. Lave planer for implementering samt vedligeholdelse af forandringerne.<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 20
Implementering<br />
O<strong>ver</strong>gang til en teambaseret organisation er en proces som har stor indflydelse på såvel<br />
ledelsestænkning og medarbejdere invol<strong>ver</strong>ing. Motivation og invol<strong>ver</strong>ing af hele<br />
organisationen er afgørende for succes.<br />
En model til implementering af forandring. Lewin<br />
1. Synliggør forandringens tvingende nødvendighed (den brændende platform)<br />
2. Etablér en stærk koalition<br />
3. Skab en klar forståelig vision – ikke kun planer!<br />
4. Gør det muligt for andre at forfølge visionen – ryd hindringer af vejen<br />
5. Planlæg og skab hurtige resultater<br />
6. Konsolider forbedringerne og sæt flere forandringer i gang<br />
7. Forankring af forandringerne i virksomhedskulturen<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 21
Tjek på teamet<br />
Tjek på teamet et udviklingsværktøj til at hjælpe team ti at blive mere velfungerende og<br />
effektive.<br />
Værktøjet er bygget op om 6 dimensioner, som er vigtige at forholde sig til i opbygning af<br />
handlekraftige team.<br />
De 6 dimensioner.<br />
1. Mål (målsætning og retning for teamets arbejde<br />
2. Resultater<br />
3. Styring (teamkoordinering og styring af arbejdet i teamet)<br />
4. Samarbejde (sociale aspekter)<br />
5. Læringskultur (teamets evne til at evaluere sig selv)<br />
6. Relation til nærmeste leder<br />
Individuel score og team score, følges op af fælles dialog og aftaler i forhold til udvalgte<br />
kategorier<br />
<strong>SmartCityDK</strong> IN N O V A T I O N E X P E R I M E N T<br />
Side 22
Tjek på teamet<br />
Samlet team<br />
Læringskultur<br />
<strong>Team</strong> medlem<br />
Samarbejde<br />
Relation til leder<br />
25<br />
20<br />
15<br />
10<br />
5<br />
0<br />
Styring<br />
Mål<br />
Resultater<br />
Model udarbejdet af<br />
erh<strong>ver</strong>vspsykolog<br />
Kasper Lorenzen<br />
Side 23
Referencer og anbefalinger<br />
• <strong>Team</strong> – Udvikling og læring, Dansk Psykologisk Forlag<br />
• <strong>Team</strong>baseret organisationer i praksis – Ledelse og udvikling af team,<br />
Dansk Psykologisk Forlag<br />
Side 24