3-1-1 - LSA - Auditbeskrivelse
3-1-1 - LSA - Auditbeskrivelse
3-1-1 - LSA - Auditbeskrivelse
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Auditbeskrivelse</strong>r for 3-1-1 <strong>LSA</strong><br />
2013-04-25<br />
Punkt Beskrivelse Sted<br />
3-1-1 V01<br />
3-1-1 V02<br />
3-1-1 V03<br />
3-1-1 V04<br />
3-1-1 V05<br />
3-1-1 V06<br />
3-1-1 V07<br />
3-1-1 V08<br />
3-1-1 V09<br />
3-1-1 V10<br />
I samarbejde med ledelsen, er der valgt ensartede nøgletal for større områder<br />
af virksomheden?<br />
Punktet er opfyldt, hvis de valgte nøgletal er udvalgt i samarbejde med<br />
ledelsen, så der er sammenhæng til virksomhedens øvrige målepunkter<br />
OG, at de valgte nøgletal involverer større områder af virksomheden.<br />
Akkumuleres nøgletal fra procestavler til afdelingstavler?<br />
Punktet er opfyldt, hvis data hentes fra procestavler og samles i ét tal pr.<br />
nøgletal på afdelingstavlen.<br />
Akkumuleres nøgletal fra afdelingstavler til tavler for enheden?<br />
Punktet er opfyldt, hvis data hentes fra afdelingstavlen og samles i ét tal<br />
pr. nøgletal på enhedstavlen.<br />
Er der etableret daglig opdatering af tavler?<br />
Punktet er opfyldt, hvis det fremgår synligt af tavlerne, at de opdateres<br />
dagligt.<br />
Er der udpeget personer til opdatering af tavler?<br />
Punktet er opfyldt, hvis det fremgår synligt, at der er udpeget personer til<br />
opdatering af tavlerne.<br />
Er der etableret backup for de personer, som opdaterer tavler?<br />
Punktet er opfyldt, hvis det fremgår synligt, at der er udpeget backup til<br />
de udpegede personer med ansvar for opdatering af tavlerne.<br />
Der er en aftalt standard for lederens forberedelse til tavlemøder?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet en standard for lederens forberedelse<br />
til tavlemøder med henblik på, at lederen forstår alle fakta og tal<br />
på tavlerne.<br />
I samarbejdet med planlægningen er der standardarbejde for planlæggerens<br />
forberedelse til tavlemøder?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet en standard for planlæggerens<br />
forberedelse til tavlemøder.<br />
Afholdes tavlemøder på et fast tidspunkt hver dag?<br />
Punktet er opfyldt, hvis det er synligt, at tavlemøderne afholdes dagligt<br />
på faste tidspunkter.<br />
Indebærer tavlemødet alene behandling af afvigelser fra mål samt problemer?<br />
Punktet er opfyldt, hvis tavlemødet alene anvendes til behandling af afvigelser<br />
fra det opsatte mål samt kompenserer for problemet, så kunden<br />
holdes skadesløs.<br />
Leder<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
3-1-1 - <strong>LSA</strong> - <strong>Auditbeskrivelse</strong> - 2013-04-25(Ant) 1 / 6 udskrevet 1 2013-04-25<br />
Dok.<br />
Leder<br />
Medarb.<br />
Møder
<strong>Auditbeskrivelse</strong>r for 3-1-1 <strong>LSA</strong><br />
2013-04-25<br />
Punkt Beskrivelse Sted<br />
3-1-1 V11<br />
3-1-1 V12<br />
3-1-1 V13<br />
3-1-1 V14<br />
3-1-1 V15<br />
3-1-1 V16<br />
3-1-1 V17<br />
3-1-1 T01<br />
3-1-1 T02<br />
Koordineres behov for og fordeling af ressourcer, på tværs af afdelinger?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen bruger information fra tavlemøderne til<br />
at koordinere behov for og fordeling af ressourcer på tværs af afdelinger.<br />
Indebærer tavlemødet, at der træffes beslutninger?<br />
Punktet er opfyldt, hvis tavlemødet resulterer i, at der træffes beslutning<br />
om korrigerende handlinger, der har betydning for driften i nærmeste<br />
fremtid.<br />
Indebærer tavlemødet, at der gives information om beslutninger?<br />
Punktet er opfyldt, hvis tavlemødet anvendes til at videregive informationer<br />
om beslutninger med betydning for drift i afdelingen eller samspil<br />
mellem afdelinger.<br />
Indebærer tavlemødet, at prioriteringen først udføres for enheden og<br />
derefter for afdelingen og processen?<br />
Punktet er opfyldt, hvis sekvensen af tavlemøder prioriteres ”oppefra og<br />
ned”, dvs. først i enheden, derefter i afdelingen og til sidst i processen.<br />
Er følgende synligt på tavlerne: Problemer, der skal løses på højere niveauer?<br />
(afgiver- og modtagertavler)<br />
Punktet er opfyldt, hvis det på tavlerne er synligt, hvilke problemer der<br />
skal løses på højere niveauer i organisationen, herunder at afsender og<br />
modtager på de enkelte problemer fremgår.<br />
Der kan eksempelvis være indrettet et særligt område på tavlen til problemer,<br />
der skal sendes videre, og problemer, man har modtaget fra en<br />
anden afdeling.<br />
Hver dag går ledelsen for enheden til Genba for at se de væsentligste<br />
problemer?<br />
Punktet er opfyldt, hvis ledelsen mindst en gang dagligt går til Genba for<br />
at se de væsentligste problemer.<br />
Indebærer tavlemødet, at der informeres om dagens opgaver for afdelingen?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen gennemgår dagens opgaver og deres prioritering<br />
for medarbejderne.<br />
Er der en daglig status for opfyldelse af kundebehov?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der på enhedstavlen findes en synlig, daglig opgørelse<br />
af virksomhedens opfyldelse af kundebehovet.<br />
Er der en daglig status for valgte nøgletal?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der på enhedstavlen findes en synlig, daglig status<br />
for de valgte nøgletal.<br />
Leder<br />
Møder<br />
Møder<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
Medarb.<br />
Møder<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
3-1-1 - <strong>LSA</strong> - <strong>Auditbeskrivelse</strong> - 2013-04-25(Ant) 2 / 6 udskrevet 2 2013-04-25
<strong>Auditbeskrivelse</strong>r for 3-1-1 <strong>LSA</strong><br />
2013-04-25<br />
Punkt Beskrivelse Sted<br />
3-1-1 T03<br />
3-1-1 T04<br />
3-1-1 T05<br />
3-1-1 T06<br />
3-1-1 D01<br />
3-1-1 D02<br />
3-1-1 D03<br />
3-1-1 D04<br />
Er følgende synligt på tavlerne: Resultatet af dagens overordnede prioriteringer<br />
og beslutninger?<br />
Punktet er opfyldt, hvis dagens overordnede prioriteringer og beslutninger<br />
er synlige på tavlerne.<br />
Er der etableret en sammenhæng mellem opfølgningen på tavlemøderne<br />
og virksomhedens strategi og indsatsområder?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der på tavlerne er skabt en tydelig sammenhæng<br />
mellem tavlemøderne og virksomhedens overordnede strategiske indsatsområder,<br />
bl.a. via relevante data og en logisk tavlestruktur, der understøtter<br />
sammenhængen. Med ’tydelig sammenhæng’ menes relevant<br />
registrering og opfølgning på strategiske indsatsområder.<br />
Er følgende synligt på tavlerne: Hvilke forhindringer og problemer, der er<br />
identificeret og, hvem der har ansvar for, at de løses?<br />
Punktet er opfyldt, hvis det af tavlerne fremgår, hvem der har ansvaret<br />
for at løse og følge op på de identificerede og udvalgte forhindringer og<br />
problemer.<br />
Er følgende synligt på tavlerne: Status og fremdrift i løsning af prioriterede<br />
problemer?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der af tavlerne fremgår en status på de prioriterede<br />
problemer, herunder en historik på fremdriften, f.eks. via PDCA eller<br />
lignende.<br />
Er der udarbejdet en standard for afvikling af tavlemøder?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for afvikling af tavlemøderne.<br />
Der er en aftalt standard for lederens arbejde med indsamling af data?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der er en standard (tjekliste) for lederens indsamling<br />
af data herunder, hvilke data der skal indsamles hvornår og hvordan<br />
(personer, systemer mv.)<br />
Der er en aftalt standard for lederens arbejde med bearbejdning af indsamlede<br />
data?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der er en aftalt og dokumenteret standard for,<br />
hvordan lederen skal bearbejde de indsamlede data, herunder præsentation<br />
for medarbejderne. En udpeget person skal kunne følge standarden<br />
og foretage indsamling af data i lederens fravær.<br />
Der er en aftalt standard for lederens arbejde med identificering af problemer?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der er aftalt en standard for lederens arbejde<br />
med at identificere problemer, f.eks. fastlagte niveauer, grænseværdier,<br />
standarder mv.<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
3-1-1 - <strong>LSA</strong> - <strong>Auditbeskrivelse</strong> - 2013-04-25(Ant) 3 / 6 udskrevet 3 2013-04-25<br />
Dok.<br />
Dok.<br />
Dok.<br />
Dok.
<strong>Auditbeskrivelse</strong>r for 3-1-1 <strong>LSA</strong><br />
2013-04-25<br />
Punkt Beskrivelse Sted<br />
3-1-1 D05<br />
3-1-1 S01<br />
3-1-1 S02<br />
3-1-1 S03<br />
3-1-1 S04<br />
3-1-1 S05<br />
3-1-1 M01<br />
3-1-1 M02<br />
3-1-1 M03<br />
Er der udarbejdet en standard for opdatering af tavlerne?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for opdatering af tavle rne<br />
herunder, hvem der er ansvarlig for opdatering (evt. fordelt på punkter)<br />
og, hvem der er afløser for den opdateringsansvarlige.<br />
Er der etableret en hierarkisk tavlestruktur, der svarer til enhedens organisatoriske<br />
opbygning?<br />
Punktet er opfyldt, hvis tavlens opbygning svarer til virksomhedshierarkiet.<br />
F.eks.: Tavlen for enheden trækker data fra afdelingstavler, der igen<br />
trækker på information fra procestavlerne.<br />
Afholdes tavlemøder på faste tidspunkter for henholdsvis proces, afdeling<br />
og enhed? (kobling)<br />
Punktet er opfyldt, hvis tavlemøderne på henholdsvis proces-, afdelings-<br />
og enhedsniveau afholdes på faste tidspunkter, så det er muligt at skabe<br />
kobling mellem møderne.<br />
Er følgende synligt på tavlerne: Akkumulerede data fra det underliggende<br />
niveau?<br />
Punktet er opfyldt, hvis man på tavlerne kan se de akkumulerede data fra<br />
det underliggende niveau og dermed følge data til kilden.<br />
Der er en aftalt standard for lederens tavlemøder og fordrer standarden,<br />
at lederen sikrer sig, at identificerede problemer håndteres og løses?<br />
Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for, hvordan lederen sikrer<br />
sig, at identificerede problemer håndteres og løses.<br />
Er der etableret en mødestruktur, så beslutninger for enheden formidles<br />
til afdelingen og processen?<br />
Punktet er opfyldt, hvis den etablerede mødestruktur muliggør, at beslutninger<br />
for enheden formidles til afdelingen og processen.<br />
Bidrager medarbejderne til at få balance mellem kapacitet og belastning?<br />
Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne bidrager til at skabe balance mellem<br />
den tilgængelige kapacitet og belastning. Medarbejderne skal være<br />
fleksible og flytte sig efter behovet for opgaver.<br />
Bidrager medarbejderne aktivt med informationer til daglig opdatering af<br />
tavlerne?<br />
Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne er aktivt involveret i at bidrage<br />
med informationer til den daglige opdatering af tavlerne i form af data<br />
eller konkrete observationer.<br />
Inddrages medarbejderne i at løse de problemer, der identificeres ved de<br />
daglige tavlemøder?<br />
Punktet er opfyldt, hvis medarbejder efter tavlemødet bidrager til at løse<br />
de problemer, der er identificeret og udvalgt.<br />
3-1-1 - <strong>LSA</strong> - <strong>Auditbeskrivelse</strong> - 2013-04-25(Ant) 4 / 6 udskrevet 4 2013-04-25<br />
Dok.<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
Tavler<br />
Dok.<br />
Tavler<br />
Medarb.<br />
Medarb.<br />
Medarb.
<strong>Auditbeskrivelse</strong>r for 3-1-1 <strong>LSA</strong><br />
2013-04-25<br />
Punkt Beskrivelse Sted<br />
3-1-1 M04<br />
3-1-1 L01<br />
3-1-1 L02<br />
3-1-1 L03<br />
3-1-1 L04<br />
3-1-1 L05<br />
3-1-1 L06<br />
3-1-1 L07<br />
3-1-1 L08<br />
3-1-1 L09<br />
Afholdes tavlemøder og støtter lederen medarbejderne i at løse de problemer,<br />
der identificeres?<br />
Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne oplever, at lederen ved tavlemødet<br />
støtter dem i at løse de identificerede problemer, f.eks. ved at tilrettelægge<br />
arbejdet, så der bliver tilstrækkeligt tid til problemløsning.<br />
Afholdes tavlemøder på et fast tidspunkt hver dag, af lederen for afdelingen?<br />
Punktet er opfyldt, hvis afdelingens tavlemøder afholdes dagligt og på et<br />
fast tidspunkt med afdelingslederen som tavlefører.<br />
Afholdes tavlemøder af chefen for enheden på et fast tidspunkt hver dag?<br />
Punktet er opfyldt, hvis enhedens tavlemøder afholdes dagligt og på et<br />
fast tidspunkt med enhedschefen som tavlefører.<br />
Foretages opfølgning af chefen på, at der afholdes tavlemøde for alle afdelinger<br />
på et fast tidspunkt hver dag?<br />
Punktet er opfyldt, hvis chefen foretager opfølgning på, om afdelingens<br />
tavlemøder afholdes dagligt og på de aftalte tidspunkter.<br />
Indebærer tavlemødet, at medarbejderne vurderer resultaterne for dagen<br />
før, inden de bekendtgøres?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen spørger til den oplevede målopfyldelse.<br />
Indebærer tavlemødet, at der kommunikeres status for nøgletal til medarbejderne?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen kommenterer nøgletallene ift. målene.<br />
Sikrer lederen, at problemerne kortlægges på fastlagte tidspunkter forud<br />
for tavlemødet? (struktur)<br />
Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet en struktur for kortlægning af<br />
registrerede problemer, så det sker på fastlagte tidspunkter forud for tavlemøderne.<br />
Sikrer lederen, at problemerne registreres på tavlerne?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen sikrer sig, at medarbejderen ved afvigelser<br />
fra planen, registrerer årsagen på tavlen.<br />
Sikrer lederen, at medarbejderne bidrager med alle relevante oplysninger<br />
om erkendte problemer?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen sikrer sig, at alle medarbejdere bidrager<br />
med alle relevante oplysninger om erkendte problemer.<br />
Sikrer lederen, at årsagen til væsentlige problemer bliver fundet og løst?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen sikrer sig, at problemløsning indbefatter<br />
at finde frem til årsagen til problemet (root cause) og løse denne.<br />
Medarb.<br />
Medarb.<br />
Leder<br />
Leder<br />
Tavlemøde<br />
Tavlemøde<br />
Medarb.<br />
Medarb.<br />
Medarb.<br />
Medarb.<br />
3-1-1 - <strong>LSA</strong> - <strong>Auditbeskrivelse</strong> - 2013-04-25(Ant) 5 / 6 udskrevet 5 2013-04-25
<strong>Auditbeskrivelse</strong>r for 3-1-1 <strong>LSA</strong><br />
2013-04-25<br />
Punkt Beskrivelse Sted<br />
3-1-1 L10<br />
3-1-1 L11<br />
3-1-1 L12<br />
3-1-1 L13<br />
3-1-1 L14<br />
3-1-1 L15<br />
3-1-1 L16<br />
3-1-1 L17<br />
3-1-1 L18<br />
Sikrer lederen, at der er ressourcer og kompetencer til løsning af de identificerede<br />
problemer?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen sørger for, at der er de nødvendige ressourcer<br />
og kompetencer til at løse de identificerede problemer.<br />
Anvendes nøgletallene for de opnåede præstationer for afdelingen og<br />
processerne ved planlægning for dagen?<br />
Punktet er opfyldt, hvis medarbejdere og leder i planlægningen af dagens<br />
arbejde aktivt anvender de tilgængelige nøgletal for de opnåede præstationer<br />
for afdelingen og processerne. Dvs. bruger historikken til at planlægge<br />
fremadrettet.<br />
Lederen imødegår trusler mod opfyldelse af kundebehov ved at konkretisere<br />
problemet i forbindelse med tavlemøder? (informerer medarbejderne).<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen bruger tavlemøderne til at informere<br />
medarbejderne om trusler mod opfyldelse af kundebehov og, hvilke aktiviteter<br />
der er besluttet for at imødegå disse.<br />
Sikrer chefen at korrigerende handlinger for at opfylde kundernes behov<br />
koordineres på tværs af afdelinger?<br />
Punktet er opfyldt, hvis chefen sikrer sig, at når der iværksættes korrigerende<br />
handlinger for opfyldelse af kundens behov, så koordineres indsatsen<br />
på tværs af afdelinger.<br />
Koordineres behov for og fordeling af ressourcer, i afdelingen dagligt?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen foretager en daglig vurdering af belastningen<br />
i afdelingen og, at ressourcefordelingen koordineres på tværs af<br />
afdelinger.<br />
Kommunikeres behovet for flytning af arbejdskraft til medarbejderne af<br />
lederen?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen sørger for at kommunikere behov for<br />
flytning af arbejdskraft til medarbejderne.<br />
Lederen motiverer medarbejderne til at kunne påtage sig nye arbejdsopgaver?<br />
(hvor kompetencerne er på plads - fleksibilitet)<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen motiverer medarbejderne til at påtage sig<br />
nye arbejdsopgaver uden for lederens ansvarsområde.<br />
Hver dag tilpasses kapaciteten til belastningen?<br />
Punktet er opfyldt, hvis kapaciteten i afdelingen dagligt tilpasses belastningen<br />
ved at tilføre og fjerne ressourcer.<br />
Lederen er trænet i at afholde tavlemøder?<br />
Punktet er opfyldt, hvis lederen er trænet i at afholde tavlemøder, så de<br />
gennemføres med den fastlagte dagsorden og inden for den afsatte tid.<br />
Medarb.<br />
Medarb.<br />
Medarb.<br />
Leder<br />
Leder<br />
Medarb.<br />
Medarb.<br />
Medarb.<br />
Leder<br />
3-1-1 - <strong>LSA</strong> - <strong>Auditbeskrivelse</strong> - 2013-04-25(Ant) 6 / 6 udskrevet 6 2013-04-25
Change language