Indkøbspolitik Vi er meget bevidste om pris, kvalitet og ... - DEAS

Indkøbspolitik
Version 1, 11.9.2012
Overordnet mål
DEAS skal foretage de for vores kunder samlet set økonomisk mest fordelagtige indkøb af varer og
tjenesteydelser.
Indkøbet tager altid udgangspunkt i vores kunders behov og leverancens karakter samt
ejendommenes vedligeholdelse og udvikling.
Vi er ambassadør for alle de varer og tjenesteydelser, vi leverer til kunderne. Er der noget galt med
varen, falder det tilbage på os selv. Derfor stiller vi krav til vores leverandører og lægger stor vægt på
følgende succesparametre:
Prisniveau
(fx pris, rabatsats, gebyr, fragt, takster og satser)
Kvalitetsniveau
(fx holdbarhed, standard, udformning, vedligehold, proces)
Serviceniveau
(fx after-sales service, reklamationer, reparationer, reservedele)
Leveringsproces
(fx tid, sikkerhed og fleksibilitet)
Indkøbsproces
(fx ressourceforbrug, tilgængelighed, kontrakt og fleksibilitet)
Bæredygtighed
(fx miljøpåvirkning, energibesparelser, CO2-reduktion mv.)
Succesparametrene har vi samlet formuleret efter princippet:
”Den rigtige vare af rette kvalitet, til rette tid og pris”.
På vegne af vores kunder sikrer vi, at kravene til varer / tjenesteydelser opfyldes gennem en række
retningslinjer i vores leverandørkontrakter. Vi tror på, at den frie konkurrence mellem vores mange
leverandører er med til at understøtte vores succesparametre.
Kompetencer og roller
Vi skal sikre, at vores leverandører besidder den faglige kompetence i forhold til aftalens genstand.
Det stiller på nogle områder krav om specialisering på højeste faglige niveau og på andre områder
krav om evne til at levere standardiserede ydelser af den krævede kvalitet til laveste pris.
Vi skal sikre, at vores leverandører forstår, at vi på én gang optræder i rollen som indkøber i forhold til
leverandørerne og leverandør i forhold til vores kunder og/eller kundernes kunder (lejere,
ejere/andelshavere og øvrige brugere af ejendomme i vores administration).
Vi skal sikre, at vores leverandører forstår deres rolle som vores repræsentant og ’ansigt’ over for
vores kunder og kundernes kunder. Vi forventer derfor, at leverandørerne modtager og formidler
’feedback’ fra dem til os.
Økonomiske målsætninger
Indkøb til de ejendomme vi administrerer, skal være totaløkonomisk fordelagtigt for vores kunder og
kunders kunder.

Side 2 af 3
Version 1, 11.9.2012
Vi tilstræber, at vi ved indkøb på vegne af vores kunder optræder som én kunde og derved opnår
muligheden for storkundefordele i forhold til pris og serviceniveau.
Vi tilstræber, at foretage vores indkøb så økonomisk og effektivt som muligt, således at varer og
tjenesteydelser indkøbes til den bedst mulige pris og med de laveste logistiske omkostninger.
Vi tager hensyn til indkøbets totale levetidsomkostninger.
Vi afvejer ressourceindsatsen i forbindelse med indkøb i forhold til besparelsespotentialet gennem
opnåelse af lavere priser og/eller mere effektive indkøbsprocesser.
Aftalemæssige målsætninger
Indkøb skal bygge på standardiserede produkter og processer - (entrepriser, service- og
vareleverancer) - som tilpasses vores kunders individuelle behov, ejendommene og leverancens
karakter. Endvidere skal det enkelte indkøb løbende tilpasses udviklingen i relation til samfund,
teknologi, proces, miljø mv.
Alle indkøb skal foregå på et entydigt aftalegrundlag, der beskriver rettigheder og forpligtelser.
Vi opdeler vores indkøbsportefølje i 4 indkøbsdiscipliner, nemlig:
Løbende indkøb (håndværksydelser i forbindelse med den daglige drift og vedligehold af
ejendomme), som typisk tager afsæt i lokale håndværksfirmaer og leverandører. De løbende
indkøb understøttes af en standardrekvisition, hvoraf fremgår betingelser og rettigheder ved
indkøbet.
Byggesager, der tager afsæt i et klart, præcist og gennemarbejdet udbudsgrundlag. Vi tager
udgangspunkt i paradigmer og standarder for udbud og aftaler, som vi anvender kritisk og
tilpasser den konkrete sag.
Serviceaftaler, der tager afsæt i kendte modeller for abonnementsaftaler med leverandørerne. Vi
tilstræber, at pulje abonnementsaftalerne på tværs af ejendommene med henblik på at optræde
som én kunde og derigennem opnå storkundefordele. Vi indgår rammeaftaler, hvor dette er
hensigtsmæssigt.
Rammeaftaler, der tager afsæt i samhandelsaftaler med anerkendte producenter og
erhvervsgrossister primært inden for vareindkøb til ejendomsdrift. Vi tilstræber, at
rammeaftalerne dækker et passende bredt udsnit af de vareindkøb, der anvendes mest på
ejendommene.
Vi er pligtige til at anvende rammeaftalerne, medmindre aftalen ikke dækker den enkelte landsdel
eller hvis det enkelte indkøb kan gøres billigere andetsteds.
Vi tilstræber i videst muligt omfang, at rammeaftalerne er landsdækkende og behandler aftalerne med
fortrolighed.
Endeligt omfatter vores indkøbsportefølje en 5. indkøbsdisciplin, nemlig koncernindkøb til vores egne
kontorer.
Organisering
Vi vælger leverandør inden for de løbende indkøb på hver enkelt ejendom på baggrund af en afvejning
af vores succesparametre.
Vi foretager løbende stikprøvekontrol på prisniveau ved sammenlignelige sager og indhenter
kontroltilbud for at sikre en sund konkurrence blandt vores leverandører. Endvidere gennemfører vi
løbende nøgletals- og benchmark-analyser i forhold til timesatser mv. på de mest anvendte
håndværksfag. Vi har derfor stor fokus på, at vores leverandører har konkurrencedygtige priser og
leveringsbetingelser mv.

Side 3 af 3
Version 1, 11.9.2012
Ved byggesager afsætter vi løbende ressourcer til udarbejdelse af standarder og paradigmer for
udbudsprojekter samt udveksler erfaring og viden på tværs af virksomheden. Vi efteruddanner vores
medarbejdere og videreudvikler løbende vores paradigmer og standarder til sikring af ’Best Practice’.
Vi sammenholder vores serviceaftaler med de enkelte serviceleverandører på tværs af vores kunder
og ejendomme for at opnå et ensartet aftalegrundlag af rette kvalitet til laveste pris baseret på
tidligere erfaringer. Forhandling af serviceaftalerne foregår i samråd med vores centrale
indkøbsfunktion.
For at styrke indkøbspolitikken som indsatsområde varetager en indkøbsfunktion vores portefølje af
rammeaftaler inden for primært vareindkøb til ejendommene.
Indkøbsfunktionen opdyrker løbende mulighederne for indgåelse af nye samhandelsaftaler med
nøgleleverandører og understøtter endvidere løbende samarbejdet med de etablerede leverandører.
Indkøbsfunktionen udarbejder løbende nøgletalsanalyser vedrørende timesatser, gebyrer og takster
for de primære håndværksfag inden for de løbende indkøb med henblik på at identificere dyre og
billige leverandører.
Lovgivning
Den gældende lovgivning for det enkelte indkøb - uanset indkøbets art - skal overholdes.
Ved vareindkøb:
Købeloven er gældende.
Ved byggearbejder og – leverancer generelt:
Almindelige Betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed (AB 92), er
gældende.
Ved totalentrepriser:
Almindelige Betingelser for Totalentreprise (ABT 93), er gældende.
Ved indkøb af teknisk rådgivning:
Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand (ABR 89), er gældende.
Øvrige hensyn
Vi lægger vægt på etiske og arbejdsmiljømæssige hensyn i valg af leverandør og i valg af løsning og
produkt.
Læs mere under ”Etiske regelsæt for leverandører”.
Vi lægger vægt på klima-, miljø- og energimæssige hensyn i valg af leverandør og i valg af løsning og
produkt.
Læs mere under ”Klima og miljøpolitik”.
Øvrige betingelser
Vi stiller en række betingelser i forhold til fakturering og betaling ved alle leverancer til de
ejendomme, vi administrerer.
Læs mere under "Fakturabetingelser".