Få styr på din

OUTLOOK:
Få styr
på din
indbakke
• Af Tomas Arnesen
indbakke indbakke (28) (28)
92 | Bliv en haj til Outlook
«
Med den rigtige
prioritering
skaber du
både overblik
og overskud.

Mange mails, irrelevante møder, mindre vigtige opgaver og stress.
Det er hverdagen for mange mennesker. Dagens teknologi byder på
nyttige værktøjer til effektiv kommunikation, god planlægning og
minimering af stress. Men teknologi og redskaber er kun nyttige og
giver styrke, når du styrer dem, ikke når de styrer dig. Den største
udfordring i dag er derfor at fokusere på det vigtige og prioritere
hverdagens opgaver.
E-mails er i dag en ubestridt nummer ét som
kommunikationskanal i erhvervslivet. 40
% af al kommunikation sker pr. e-mail, der
således har overhalet telefonen, der ligger
nummer to. E-mails er samtidig for mange
mennesker blevet den største tidsrøver på
arbejdspladsen og en væsentlig kilde til
stress.
Planlægningssystemer såsom Microsoft
Outlook er redskaber til at opnå balance,
men uden den rette adfærd tjener de ikke
noget formål. Det er væsentligt at kende de
nyttige funktioner og muligheder, der ligger
i værktøjet, men endnu vigtigere er det
at være bevidst om, hvor tiden rent faktisk
bliver af, når vi tænder for Outlook – og at
gøre en indsats for at tage kontrol over indbakken
og tidsspildet.
Mere tid til det, der er vigtigt
Har du et bjerg af e-mails, du skal igennem
hver dag? Føler du, at e-mails afbryder
dig i din hverdag og løbende kræver din
opmærksomhed? Og føler du, at e-mails
optager store dele af din arbejdsdag, og at
de bare hober sig op i din indbakke? Du er
ikke alene!
Vi bliver stressede, når vi ikke har kontrol
og inderst inde ved, at vi spilder vores tid
på ting, der ikke er vigtige. I denne artikel
præsenteres tre konkrete råd til, hvordan
du får en bedre arbejdshverdag ved
at blive bedre til at styre dine e-mails. Og
husk: Værktøjet er et middel, ikke et mål.
Målet er, at du skal bruge mindre tid på
e-mails og mere på de vigtige opgaver.
1 Lad være med at starte
dagen med din indbakke
Alt for mange har outsourcet deres liv til
andre. De starter arbejdsdagen med den
første mail i indbakken eller den person, de
først møder på gangen. De er ikke proaktive,
men sidder på passagersædet og lader
det, der tilsyneladende haster, frem for det,
der egentlig er vigtigt, styre deres liv.
At få bedre styr på indbakken starter
først og fremmest med, at man
fokuserer på gode arbejdsvaner
frem for de tekniske features
i Outlook. Det handler om
vigtigheden af at være proaktiv,
tage ansvar for sin egen situation
og prioritere, så vi kan gøre
det vigtigste først.
At ændre vaner kræver tid og
indsats, og nogle er mere organiserede
af natur end andre. Men
alle kan forbedre sig. Det har stor betydning,
om du planlægger eller ej, og hvor
bevidst du er om, hvad du gør i det daglige.
Start hver uge med at planlægge det vigtigste,
du vil have udrettet i løbet af ugen, og
start hver dag med at prioritere det, du vil
OUTLOOK: FÅ STYR PÅ DIN INDBAKKE
80 %
af de oplysninger,
man gemmer,
ser man aldrig
på igen.
Ferris Research
Bliv en haj til Outlook | 93

OUTLOOK: FÅ STYR PÅ DIN INDBAKKE
Artiklens forfatter Tomas Arnesen er Associeret Partner
i FranklinCovey nordic approach. Tomas afholder blandt
andet workshops og kurser i personlig planlægning og
prioritering.
Udgangspunktet er bogen ”De 7 Gode Vaner” ® , skrevet af
Stephen R. Covey, og formålet er at øge den personlige
produktivitet og samtidig skabe balance mellem arbejde
og privatliv.
Tomas er bosat i Aalborg og har fokus på nordjyske virksomheder,
men han har hele Danmark og Norge som arbejdsplads.
Tomas er uddannet cand. merc. fra Aalborg
Universitet med speciale i organisationsudvikling og
ledelse. Han har en lang og bred erfaring fra it-branchen,
deraf 10 år som leder og HR Direktør i Mamut ASA.
Har du kommentarer eller uddybende spørgsmål til
artiklen, er du velkommen til at kontakte Tomas på
toa@franklincovey.dk.
94 | Bliv en haj til Outlook
have udrettet i løbet af dagen – så er du
godt på vej til at styre din indbakke,
frem for at den styrer dig.
2 Lad ikke e-mails
afbryde dig!
Teknologien har været med til at skrue op
for tempoet i arbejdslivet. Tidligere fik man
måske post én eller to gange om dagen. Nu får
vi e-mails løbende – 20, 40, 60 og måske endnu
flere dagligt. Indkomne e-mails overtager
opmærksomheden fra andre og ofte vigtigere
opgaver og stjæler værdifuld tid. Prøv engang
at beregne, hvad afbrydelser koster dig
tidsmæssigt i din arbejdshverdag.
En tommelfingerregel er, at afbrydelser
tidsmæssigt ganges op med tre. Vi mister
koncentrationen, tankestrømmen og kreative
"Udnyt tiden
vel, hvis du
ønsker at have
fri."
Benjamin Franklin
Vidste du, at…
… man hos Danfoss – efter at have gennemført et FranklinCovey program –
kunne dokumentere, at en række medarbejdere i gennemsnit fik 2,6 timer
mere til rådighed på arbejdet om ugen?
«
idéer og bruger tid på at skifte fra den ene
opgave til den anden og så tilbage igen. Den
mest enkle måde at reducere e-mail-afbrydelser
på er at slå de funktioner fra, der med lyd
og pop-ups på skærmen informerer dig om, at
der er kommet nye e-mails.
Forestil dig, at du modtager 40 e-mails om
dagen. Hver gang der kommer en ny, popper
den op på din skærm, og du bruger fem
sekunder på at læse den – bare for at læse
den igen senere, når du rent faktisk vil gøre
noget ved den. I virkeligheden bruger du 15

sekunder inkl. afbrydelser på hver mail, gange 40
gange daglig, gange 5 arbejdsdage. Det svarer til
50 minutters spildtid hver uge. Hvorfor ikke læse
og behandle e-mails samlet, og når det passer dig
og din arbejdsfunktion? Så kan du i stedet bruge
de 50 minutter, du har sparet, til vigtigere og sjovere
opgaver.
3 Gi' den GAS - Gem/Ager/Slet
Prøv at sortere dine e-mails i din indbakke
kronologisk og kig nederst i listen – hvor gammel
er din ældste e-mail? Og hvad har du tænkt
dig at gøre ved den?
Når du har sat tid af til at læse OG behandle emails
i din indbakke, er det en god øvelse at arbejde
efter princippet om kun at behandle hver
e-mail én gang:
» Gem kun det, du vil kunne få brug for på et
senere tidspunkt.
» Ager umiddelbart på det, der er tilbage, ved
at svare her og nu på e-mails, som kan
besvares på to minutter, og deleger det, der
er tilbage. Husk, at du kan delegere til
dig selv.
» Slet med det samme de e-mails, du ved, du
ikke behøver eller får brug for.
Mange bruger Outlook som et arkiveringssystem,
og det er ikke unormalt at have flere tusinde
e-mails i indbakken. Noget af det vigtigste,
man kan lære sig selv, er at flytte disse e-mails fra
indbakken til Opgaver og Kalender (delegere til
sig selv). På den måde sikrer du, at tingene bliver
udført på et tidspunkt, du selv bestemmer, og at
opgaverne bliver udført frem for at ligge som en
stressfaktor i indbakken.
Det ultimative udbytte af at tænke og arbejde
efter dette princip er en tom indbakke hver dag,
øget kontrol og reduceret stress. E-mails er et
værktøj, ikke arbejdet i sig selv. Jo mere tid du
bruger på produktive opgaver, og jo mindre tid
du bruger på at sortere, slette og lede i din indbakke,
jo bedre.
Start på en frisk
– NU!
Er du blevet motiveret til at bruge
mindre tid på e-mails og mere tid
på det, der er vigtigt? Så kan en
allerede fuld indbakke være en barriere
for at komme i gang med nye
og bedre arbejdsvaner. For det er jo
ikke gjort i et snuptag at tømme en
fuld indbakke.
Eller vent nu lidt…
Du kan have en tom indbakke
om et øjeblik:
» Opret en ny mappe i Outlook
og giv den fx navnet ”Start på
en frisk”.
» Marker alle e-mails i din ind-
bakke (Ctrl+A) og træk dem
over til din nye mappe.
Føles det ikke godt at have
en tom indbakke?
Og husk nu lige at blive ved med
at holde styr på din nye
indbakke:
» Bestem dig for, at du fra og
med i dag skal blive mere
bevidst om, hvordan du hånd-
terer dine e-mails. Start hver
dag med at prioritere, ikke
med at åbne din indbakke.
» Sæt tid af til at læse og
behandle e-mails, når det
passer dig.
» Gi’ den GAS og sørg for, at
din nye indbakke altid er tom,
når du går hjem fra arbejde.
OUTLOOK: FÅ STYR PÅ DIN INDBAKKE
"Teknologi og
redskaber er
nyttige og
giver styrke,
når du styrer
dem, men
ikke når de
styrer dig."
- Steven R. Covey