Studieadministration i SIS - AdmSys - UNI•C

Studieadministration i SIS

Forfatter: Annie Pedersen
© UNI•C
© UNI•C, September 2010

Indhold
Indledning............................................................................................................................ 4
Registrering af uddannelser og kurser ................................................................................ 5
Registrering af studerende og kursister .............................................................................. 5
KOT-ansøgninger ................................................................................................................. 6
Tilmelding til kurser ............................................................................................................. 6
Ændringer i studerendes studieforløb ................................................................................ 6
Betaling for uddannelse / kurser ......................................................................................... 7
Eksamen og prøver .............................................................................................................. 7
Indberetninger .................................................................................................................... 8
© UNI•C, September 2010
1.1 Indberetninger til undervisningsministeriet ....................................................... 8
1.2 Indberetninger til Danmarks Statistik / UNI-C, Statistik og Analyse ................... 9
1.3 Indberetninger til Uddannelsesguiden (tidl. VIDAR) .......................................... 9
1.4 Indberetninger til SU-styrelsen ........................................................................... 9
Integrationer til andre systemer ....................................................................................... 10
Skemalægning og tidsregnskab for lærere ....................................................................... 11

Indledning
Indledning
SIS er et studieadministrativt system, der bruges på professionshøjskoler
og andre videregående uddannelsesinstitutioner til registrering
og styring af de uddannelser, der udbydes, de studerende og deres
studieforløb, indberetninger til forskellige myndigheder og til dataudveksling
med andre systemer.
Nedenfor beskrives overordnet, hvad SIS bruges til – under overskrifterne:
- Registrering af uddannelser og kurser
- Registrering af studerende og kursister
- KOT-ansøgninger
- Tilmelding til kurser
- Ændringer i studerendes studieforløb
- Betaling for uddannelse og kurser
- Eksamen og prøver
- Indberetninger til myndigheder mm.
- Dataudveksling med andre systemer
- Skemalægning
- Tidsregistrering af lærerarbejdstid
For detaljerede oplysninger henvises til systemets online-hjælp,
FAQ’er, arbejdsgangsbeskrivelser og vejledninger.
© UNI•C

Registrering af uddannelser og kurser
Når en uddannelsesinstitution udbyder uddannelse, registreres følgende
i systemet:
© UNI•C, September 2010
- Hvilken slags uddannelse, der er tale om – Ordinær, Åben uddannelse
eller Indtægtsdækket virksomhed
- Hvilken uddannelse, der er tale om i forhold til bekendtgørelser
fra Undervisningsministeriet m.fl. (’hvad bliver de studerende
når de er færdige’)
- Hvad indeholder uddannelsen:
o Fag (fagindhold)
o Betingelser for uddannelsens gennemførelse i forhold til
bekendtgørelser og studieordning
o Planlagte praktikophold (evt. lønnet)
Først når uddannelserne er registreret i systemet, kan man indskrive
studerende.
Registrering af studerende og kursister
Når studerende og kursister bliver optaget på uddannelsesinstitutionen
og derfor skal indskrives på en uddannelse, bliver de registreret i systemet:
- Via KOT-ansøgning fra ’Optagelse.dk’
- Via Webtilmelding via webservice - eller
- Manuelt pba af papiransøgning i vinduerne i SIS
Om hver studerende registreres det i forbindelse med indskrivningen:
- Hvem de er
- Hvor de skal læse
- Hvad de skal læse – dvs. hvilken uddannelse og uddannelsesordning
de skal følge
- Hvornår de starter
- Hvilke hold de skal tilmeldes
- Om det er planlagt, at de skal i lønnet praktik
- Hvornår det forventes, at de er færdige med studiet
Adresseoplysninger om aktive studerende og kursister, vedligeholdes
vha. cpr.-opdatering.

KOT-ansøgninger
KOT-ansøgninger
Kommende studerende kan ansøge om optagelse via
www.optagelse.dk, hvorfra uddannelses-institutionerne kan overføre
ansøgningerne til SIS. Ansøgningerne behandles og prioriteres i SIS,
hvorefter de indberettes til ’Den koordinerede tilmelding (KOT)’, der
behandler alle ansøgninger til videregående uddannelser.
Efter behandling hos KOT, overføres tilbagemelding til SIS – og de
studerende, der har fået plads, tilbydes denne og overføres (efter deres
ja tak-svar) som studerende i SIS.
Tilmelding til kurser
Både Åben uddannelse (ÅU) og Indtægtsdækket virksomhed (IDV),
kan udbydes ’offentligt’ vha. et kursuskatalog, som evt. kan præsenteres
på institutionernesweb-side. Kurserne udbydes typisk for én kursussæson
ad gangen og kursister / ÅU-studerende kan tilmelde sig –
evt. via websiden.
Når kursisterne har tilmeldt sig, oprettes de som kursister og det er
muligt at holde øje med, hvor mange tilmeldte, der er til hvert udbudt
kursus – og tage stilling til om kurset gennemføres.
Ændringer i studerendes studieforløb
Undervejs i et studieforløb kan der ske forskellige begivenheder, der
har indflydelse på den studerendes studieforløb – disse ændringer registreres
for hver enkelt studerende, og har de nødvendige konsekvenser
i systemet. Der kan f.eks. være tale om:
- Orlov – der kan være tale om orlov, der vil forlænge studietiden
eller lovligt fravær, der ikke i alle tilfælde forlænger studietiden
(lovlig studieinaktivitet som f.eks. barsel )
- Afbrud – den studerende kan afbryde uddannelsen undervejs
- Flytninger – studerende kan flytte internt til en anden uddannelsesordning,
en anden uddannelse eller et andet uddannelsessted
– eller de kan flytte eksternt til en anden uddannelsesinstitution
f.eks. for at fortsætte uddannelsen der.
- Praktikforløb – planlægges normalt i forbindelse med uddannelsens
start, men kan ændres i løbet af studiet. Der kan både være
tale om lønnede og ulønnede praktikperioder.
© UNI•C

Betaling for uddannelse / kurser
© UNI•C September 2010
Betaling for uddannelse / kurser
I forbindelse med deltagelse i kurser under Åben uddannelse og indtægtsdækket
virksomhed) opkræver uddannelsesinstitutionen deltagerbetaling.
Betalingen foretages enten af den studerende / kursisten /
et ansættelsessted eller en myndighed – f.eks. et jobcenter.
Når der er tale om Åben uddannelse betaler deltageren / ansættelsesstedet
en del af uddannelsesinstitutionens omkostninger inkl. overhead
og institutionen modtager derudover taxametertilskud fra Undervisningsministeriet.
Når der er tale om IDV-kurser, betaler deltageren / ansættelsesstedet
hele kursusafgiften.
Om betalinger registreres:
- Hvilke uddannelser – dvs. deltagelse på hvilke undervisningshold
– der skal betales for
- Hvad der skal betales – og
- Hvem der skal betale
Opkrævningsgrundlaget skabes i SIS og overføres direkte til Navision
STAT, hvor bogføring, opkrævning osv. foregår. Når betaling er modtaget
i Navision STAT, overføres oplysning om betalingen fra Navision
STAT til SIS, hvor den studieadministrative medarbejder kan følge
med, kontrollere og for ÅU-aktiviteters vedkommende STÅ-indberette
til UVM på grundlag af betalingerne.
Eksamen og prøver
Når en uddannelse registreres i SIS, kan det samtidig registreres, hvilke
betingelser de studerende skal opfylde for at have bestået uddannelsen
og være berettiget til eksamensbevis.
Alle fag i uddannelsen bedømmes og for hvert fag registreres derfor,
hvordan bedømmelsen (mundtlig eller skriftlig prøve eller andre former
for bedømmelser) skal foregå.
Den endelige eksamensplanlægning foretages når eksamen skal afholdes,
og i den anledning:
- Kontrolleres, hvem der skal til eksamen/prøve
- Evt. registreres præcist hvor og hvornår de skal til eksamen/prøve
med hvilke eksaminatorer og censorer.
- Udskrives karakterlister til brug for eksaminatorer/censorer
- Og efterfølgende registreres hvilken bedømmelse de enkelte
studerende opnår i hver prøve

Indberetninger
Denne eksamensplanlægning spiller sammen med skemaregistrering
Når en studerende har bestået uddannelsen, udskrives eksamensbevis
fra SIS vha. en datafil og en skabelon (Word), der udarbejdes for den
enkelte uddannelsesinstitution / den enkelte uddannelse. Kun studerende,
der opfylder betingelserne for uddannelsen, jf ovenfor, medtages.
Indberetninger
De fleste uddannelsesinstitutioner, der bruger SIS, laver forskellige
indberetninger til myndigheder og andre institutioner vha. SIS. Det
drejer sig om indberetninger til:
- Undervisningsministeriet
- Danmarks Statistik
- Uddannelsesguiden
- SU-styrelsen og
- KOT – den koordinerede tilmelding
Indberetninger til Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik sker
på faste tidspunkter, og UNI-C udgiver hvert år en indberetningskalender
med disse tidspunkter.
1.1 Indberetninger til undervisningsministeriet
Til Undervisningsministeriet indberettes:
- STÅ (studenterårsværk)
- Internationalisering
- Færdiggørelsestaxameter
- Oplysninger om optag og budgetteret optag
Indberetningerne bestilles af en bruger og udarbejdes i kladde, der
gennemgås og godkendes, hvorefter den overføres til ministeriet via
en generisk grænseflade.
STÅ- indberetningerne indeholder oplysninger om, hvor mange studerende,
der udløser hvor stort et antal STÅ. I indberetningerne indgår
automatisk de former for tilskud undervisningsministeriet har fastsat –
f.eks. internationaliseringstilskud, færdiggørelsestaxameter. For mere
detaljerede oplysninger henvises til Undervisningsministeriets PHinstruks.
© UNI•C

© UNI•C September 2010
Indberetninger
Oplysninger om optag og budgetteret optag indeholder oplysninger om
det faktiske optag for perioden og det optag, der er budgetteret for
næste år – tilsvarende periode.
1.2 Indberetninger til Danmarks Statistik / UNI-C, Statistik og
Analyse
I løbet af året udarbejdes forskellige indberetninger til Danmarks Statistik
og UNI-C, Statistik og Analyse:
- Indberetninger om AMU kursister (Arbejdsmarkedsuddannelse)
udarbejdes 4 gange årligt (UNI-C, Statistik og Analyse)
- Indberetninger af ordinære studerende, udvekslingsstuderende,
Åben Uddannelses studerende mm. udarbejdes hvert år i oktober/november
(Danmarks Statistik)
En masterfil baseret på tidligere indberetning hentes af en bruger og
rettelser udarbejdes i kladde, der gennemgås og godkendes, hvorefter
den endelige indberetningsfil overføres til Danmarks Statistik via ftp.
1.3 Indberetninger til Uddannelsesguiden (tidl. VIDAR)
Kurser og uddannelser under åben uddannelse og AMU-kurser indberettes
til Uddannelsesguiden løbende. Indberetningsjobbet bestilles i
SIS og medtager kurser, der ikke tidligere er indberettet (eller der er
foretaget rettelser) og har en startdato min. 14 dage senere end indberetningsdatoen.
1.4 Indberetninger til SU-styrelsen
Indberetninger til SU-styrelsen (US2000) skal sikre, at kun studerende,
der er indskrevet til og er aktive på en uddannelse, kan modtage
SU.
Der er (fra 2011) to former for indberetninger:
- Automatiske indberetninger én gang i døgnet
- Indberetninger af kontroloplysninger – 2-4 gange om året
De automatiske indberetninger, der genereres én gang i døgnet, overfører
oplysninger til US2000 om:
- Indskrivning af studerende
o Hvem de studerende er
o Hvilken uddannelse de følger
o Hvor de læser
o Hvornår de starter
o Planlagt lønnet praktik
o Hvornår de forventes at være færdige
- Ændringer i studieforløbet:
o Ændring af lønnede praktikperioder

Integrationer til andre systemer
o Ændring af forventet afslutning
o Ophør
o Orlov
o Interne flytninger (anden uddannelse, andet uddannelsessted
mm.)
De automatiske indberetninger kan kontrolleres, og evt. tilretninger
foretages i de respektive vinduer, af en SIS-bruger.
Kontroloplysningerne er opdelt i:
- Indskrivningskontrol
- Aktivitetskontrol
Begge kontroller foretages på baggrund af kontrollister, der med jævne
mellemrum (automatisk og evt. manuelt) overføres fra US2000 og
vises i et kontrolvindue i SIS. Kontrollerne kan foretages for et valgfrit
antal studerende ad gangen – f.eks. for en institutionsafdeling.
Integrationer til andre systemer
SIS installeres med en række integrationer og derudover er der erfaringer
med integrationer til en række 3.parts-værktøjer og flere webservices,
der kan anvendes.
Af integrationer kan nævnes integrationer, der anvendes til:
- Indberetninger til Undervisningsministeriet, Danmarks Statistik,
Uddannelsesguiden og SU-styrelsen
- Optagelse af studerende via ’Optagelse.dk’ og KOT
- Betalinger via ’Navision Stat’
Af andre integrationer, der er erfaringer med, kan nævnes integrationer
til:
- Bibliotekssystemer
- Intranet
- Adgangskort
- AD (Active Directory)
- M.fl.
Listen af webservices, der stilles til rådighed, er under stadig udvikling
– p.t. kan nævnes:
- Skema for studerende
- Skema for medarbejder
- Karakteroplysninger
- Kursusudbud
© UNI•C

- Kursustilmelding
- Lokaleskema
Skemalægning og tidsregnskab for lærere
© UNI•C September 2010
Skemalægning og tidsregnskab for lærere
SIS indeholder meget udbyggede funktioner til skemalægning samt
budgettering og opfølgning af lærertimeforbrug.
Via web-services kan skema for studerende, lærere og lokaler vises på
en hjemmeside.
Skemalægning bygger på de hold, holdplaceringer, fag, undervisere og
lokaler som i forvejen er registreret i SIS. I SIS kan skemalægning
foregå mere eller mindre automatiseret efter en række opstillinger af
parametre for skemalægningen, med tjek undervejs af skemasammenfald
for både studerende, undervisere og lokaler.
På grundlag af skemaregistreringer og andre overordnede registreringer
af lærertidsforbrug til andre opgaver kan genereres timeopgørelser
for de enkelte undervisere. Til brug for disse beregninger anvendes
differentierede omregningstabeller fra undervisningstid til arbejdstimer.