Studieadministration i SIS - AdmSys - UNI•C
Studieadministration i SIS - AdmSys - UNI•C
Studieadministration i SIS - AdmSys - UNI•C
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Studieadministration</strong> i <strong>SIS</strong>
Forfatter: Annie Pedersen<br />
© <strong>UNI•C</strong><br />
© <strong>UNI•C</strong>, September 2010
Indhold<br />
Indledning............................................................................................................................ 4<br />
Registrering af uddannelser og kurser ................................................................................ 5<br />
Registrering af studerende og kursister .............................................................................. 5<br />
KOT-ansøgninger ................................................................................................................. 6<br />
Tilmelding til kurser ............................................................................................................. 6<br />
Ændringer i studerendes studieforløb ................................................................................ 6<br />
Betaling for uddannelse / kurser ......................................................................................... 7<br />
Eksamen og prøver .............................................................................................................. 7<br />
Indberetninger .................................................................................................................... 8<br />
© <strong>UNI•C</strong>, September 2010<br />
1.1 Indberetninger til undervisningsministeriet ....................................................... 8<br />
1.2 Indberetninger til Danmarks Statistik / UNI-C, Statistik og Analyse ................... 9<br />
1.3 Indberetninger til Uddannelsesguiden (tidl. VIDAR) .......................................... 9<br />
1.4 Indberetninger til SU-styrelsen ........................................................................... 9<br />
Integrationer til andre systemer ....................................................................................... 10<br />
Skemalægning og tidsregnskab for lærere ....................................................................... 11
Indledning<br />
Indledning<br />
<strong>SIS</strong> er et studieadministrativt system, der bruges på professionshøjskoler<br />
og andre videregående uddannelsesinstitutioner til registrering<br />
og styring af de uddannelser, der udbydes, de studerende og deres<br />
studieforløb, indberetninger til forskellige myndigheder og til dataudveksling<br />
med andre systemer.<br />
Nedenfor beskrives overordnet, hvad <strong>SIS</strong> bruges til – under overskrifterne:<br />
- Registrering af uddannelser og kurser<br />
- Registrering af studerende og kursister<br />
- KOT-ansøgninger<br />
- Tilmelding til kurser<br />
- Ændringer i studerendes studieforløb<br />
- Betaling for uddannelse og kurser<br />
- Eksamen og prøver<br />
- Indberetninger til myndigheder mm.<br />
- Dataudveksling med andre systemer<br />
- Skemalægning<br />
- Tidsregistrering af lærerarbejdstid<br />
For detaljerede oplysninger henvises til systemets online-hjælp,<br />
FAQ’er, arbejdsgangsbeskrivelser og vejledninger.<br />
© <strong>UNI•C</strong>
Registrering af uddannelser og kurser<br />
Når en uddannelsesinstitution udbyder uddannelse, registreres følgende<br />
i systemet:<br />
© <strong>UNI•C</strong>, September 2010<br />
- Hvilken slags uddannelse, der er tale om – Ordinær, Åben uddannelse<br />
eller Indtægtsdækket virksomhed<br />
- Hvilken uddannelse, der er tale om i forhold til bekendtgørelser<br />
fra Undervisningsministeriet m.fl. (’hvad bliver de studerende<br />
når de er færdige’)<br />
- Hvad indeholder uddannelsen:<br />
o Fag (fagindhold)<br />
o Betingelser for uddannelsens gennemførelse i forhold til<br />
bekendtgørelser og studieordning<br />
o Planlagte praktikophold (evt. lønnet)<br />
Først når uddannelserne er registreret i systemet, kan man indskrive<br />
studerende.<br />
Registrering af studerende og kursister<br />
Når studerende og kursister bliver optaget på uddannelsesinstitutionen<br />
og derfor skal indskrives på en uddannelse, bliver de registreret i systemet:<br />
- Via KOT-ansøgning fra ’Optagelse.dk’<br />
- Via Webtilmelding via webservice - eller<br />
- Manuelt pba af papiransøgning i vinduerne i <strong>SIS</strong><br />
Om hver studerende registreres det i forbindelse med indskrivningen:<br />
- Hvem de er<br />
- Hvor de skal læse<br />
- Hvad de skal læse – dvs. hvilken uddannelse og uddannelsesordning<br />
de skal følge<br />
- Hvornår de starter<br />
- Hvilke hold de skal tilmeldes<br />
- Om det er planlagt, at de skal i lønnet praktik<br />
- Hvornår det forventes, at de er færdige med studiet<br />
Adresseoplysninger om aktive studerende og kursister, vedligeholdes<br />
vha. cpr.-opdatering.
KOT-ansøgninger<br />
KOT-ansøgninger<br />
Kommende studerende kan ansøge om optagelse via<br />
www.optagelse.dk, hvorfra uddannelses-institutionerne kan overføre<br />
ansøgningerne til <strong>SIS</strong>. Ansøgningerne behandles og prioriteres i <strong>SIS</strong>,<br />
hvorefter de indberettes til ’Den koordinerede tilmelding (KOT)’, der<br />
behandler alle ansøgninger til videregående uddannelser.<br />
Efter behandling hos KOT, overføres tilbagemelding til <strong>SIS</strong> – og de<br />
studerende, der har fået plads, tilbydes denne og overføres (efter deres<br />
ja tak-svar) som studerende i <strong>SIS</strong>.<br />
Tilmelding til kurser<br />
Både Åben uddannelse (ÅU) og Indtægtsdækket virksomhed (IDV),<br />
kan udbydes ’offentligt’ vha. et kursuskatalog, som evt. kan præsenteres<br />
på institutionernesweb-side. Kurserne udbydes typisk for én kursussæson<br />
ad gangen og kursister / ÅU-studerende kan tilmelde sig –<br />
evt. via websiden.<br />
Når kursisterne har tilmeldt sig, oprettes de som kursister og det er<br />
muligt at holde øje med, hvor mange tilmeldte, der er til hvert udbudt<br />
kursus – og tage stilling til om kurset gennemføres.<br />
Ændringer i studerendes studieforløb<br />
Undervejs i et studieforløb kan der ske forskellige begivenheder, der<br />
har indflydelse på den studerendes studieforløb – disse ændringer registreres<br />
for hver enkelt studerende, og har de nødvendige konsekvenser<br />
i systemet. Der kan f.eks. være tale om:<br />
- Orlov – der kan være tale om orlov, der vil forlænge studietiden<br />
eller lovligt fravær, der ikke i alle tilfælde forlænger studietiden<br />
(lovlig studieinaktivitet som f.eks. barsel )<br />
- Afbrud – den studerende kan afbryde uddannelsen undervejs<br />
- Flytninger – studerende kan flytte internt til en anden uddannelsesordning,<br />
en anden uddannelse eller et andet uddannelsessted<br />
– eller de kan flytte eksternt til en anden uddannelsesinstitution<br />
f.eks. for at fortsætte uddannelsen der.<br />
- Praktikforløb – planlægges normalt i forbindelse med uddannelsens<br />
start, men kan ændres i løbet af studiet. Der kan både være<br />
tale om lønnede og ulønnede praktikperioder.<br />
© <strong>UNI•C</strong>
Betaling for uddannelse / kurser<br />
© <strong>UNI•C</strong> September 2010<br />
Betaling for uddannelse / kurser<br />
I forbindelse med deltagelse i kurser under Åben uddannelse og indtægtsdækket<br />
virksomhed) opkræver uddannelsesinstitutionen deltagerbetaling.<br />
Betalingen foretages enten af den studerende / kursisten /<br />
et ansættelsessted eller en myndighed – f.eks. et jobcenter.<br />
Når der er tale om Åben uddannelse betaler deltageren / ansættelsesstedet<br />
en del af uddannelsesinstitutionens omkostninger inkl. overhead<br />
og institutionen modtager derudover taxametertilskud fra Undervisningsministeriet.<br />
Når der er tale om IDV-kurser, betaler deltageren / ansættelsesstedet<br />
hele kursusafgiften.<br />
Om betalinger registreres:<br />
- Hvilke uddannelser – dvs. deltagelse på hvilke undervisningshold<br />
– der skal betales for<br />
- Hvad der skal betales – og<br />
- Hvem der skal betale<br />
Opkrævningsgrundlaget skabes i <strong>SIS</strong> og overføres direkte til Navision<br />
STAT, hvor bogføring, opkrævning osv. foregår. Når betaling er modtaget<br />
i Navision STAT, overføres oplysning om betalingen fra Navision<br />
STAT til <strong>SIS</strong>, hvor den studieadministrative medarbejder kan følge<br />
med, kontrollere og for ÅU-aktiviteters vedkommende STÅ-indberette<br />
til UVM på grundlag af betalingerne.<br />
Eksamen og prøver<br />
Når en uddannelse registreres i <strong>SIS</strong>, kan det samtidig registreres, hvilke<br />
betingelser de studerende skal opfylde for at have bestået uddannelsen<br />
og være berettiget til eksamensbevis.<br />
Alle fag i uddannelsen bedømmes og for hvert fag registreres derfor,<br />
hvordan bedømmelsen (mundtlig eller skriftlig prøve eller andre former<br />
for bedømmelser) skal foregå.<br />
Den endelige eksamensplanlægning foretages når eksamen skal afholdes,<br />
og i den anledning:<br />
- Kontrolleres, hvem der skal til eksamen/prøve<br />
- Evt. registreres præcist hvor og hvornår de skal til eksamen/prøve<br />
med hvilke eksaminatorer og censorer.<br />
- Udskrives karakterlister til brug for eksaminatorer/censorer<br />
- Og efterfølgende registreres hvilken bedømmelse de enkelte<br />
studerende opnår i hver prøve
Indberetninger<br />
Denne eksamensplanlægning spiller sammen med skemaregistrering<br />
Når en studerende har bestået uddannelsen, udskrives eksamensbevis<br />
fra <strong>SIS</strong> vha. en datafil og en skabelon (Word), der udarbejdes for den<br />
enkelte uddannelsesinstitution / den enkelte uddannelse. Kun studerende,<br />
der opfylder betingelserne for uddannelsen, jf ovenfor, medtages.<br />
Indberetninger<br />
De fleste uddannelsesinstitutioner, der bruger <strong>SIS</strong>, laver forskellige<br />
indberetninger til myndigheder og andre institutioner vha. <strong>SIS</strong>. Det<br />
drejer sig om indberetninger til:<br />
- Undervisningsministeriet<br />
- Danmarks Statistik<br />
- Uddannelsesguiden<br />
- SU-styrelsen og<br />
- KOT – den koordinerede tilmelding<br />
Indberetninger til Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik sker<br />
på faste tidspunkter, og UNI-C udgiver hvert år en indberetningskalender<br />
med disse tidspunkter.<br />
1.1 Indberetninger til undervisningsministeriet<br />
Til Undervisningsministeriet indberettes:<br />
- STÅ (studenterårsværk)<br />
- Internationalisering<br />
- Færdiggørelsestaxameter<br />
- Oplysninger om optag og budgetteret optag<br />
Indberetningerne bestilles af en bruger og udarbejdes i kladde, der<br />
gennemgås og godkendes, hvorefter den overføres til ministeriet via<br />
en generisk grænseflade.<br />
STÅ- indberetningerne indeholder oplysninger om, hvor mange studerende,<br />
der udløser hvor stort et antal STÅ. I indberetningerne indgår<br />
automatisk de former for tilskud undervisningsministeriet har fastsat –<br />
f.eks. internationaliseringstilskud, færdiggørelsestaxameter. For mere<br />
detaljerede oplysninger henvises til Undervisningsministeriets PHinstruks.<br />
© <strong>UNI•C</strong>
© <strong>UNI•C</strong> September 2010<br />
Indberetninger<br />
Oplysninger om optag og budgetteret optag indeholder oplysninger om<br />
det faktiske optag for perioden og det optag, der er budgetteret for<br />
næste år – tilsvarende periode.<br />
1.2 Indberetninger til Danmarks Statistik / UNI-C, Statistik og<br />
Analyse<br />
I løbet af året udarbejdes forskellige indberetninger til Danmarks Statistik<br />
og UNI-C, Statistik og Analyse:<br />
- Indberetninger om AMU kursister (Arbejdsmarkedsuddannelse)<br />
udarbejdes 4 gange årligt (UNI-C, Statistik og Analyse)<br />
- Indberetninger af ordinære studerende, udvekslingsstuderende,<br />
Åben Uddannelses studerende mm. udarbejdes hvert år i oktober/november<br />
(Danmarks Statistik)<br />
En masterfil baseret på tidligere indberetning hentes af en bruger og<br />
rettelser udarbejdes i kladde, der gennemgås og godkendes, hvorefter<br />
den endelige indberetningsfil overføres til Danmarks Statistik via ftp.<br />
1.3 Indberetninger til Uddannelsesguiden (tidl. VIDAR)<br />
Kurser og uddannelser under åben uddannelse og AMU-kurser indberettes<br />
til Uddannelsesguiden løbende. Indberetningsjobbet bestilles i<br />
<strong>SIS</strong> og medtager kurser, der ikke tidligere er indberettet (eller der er<br />
foretaget rettelser) og har en startdato min. 14 dage senere end indberetningsdatoen.<br />
1.4 Indberetninger til SU-styrelsen<br />
Indberetninger til SU-styrelsen (US2000) skal sikre, at kun studerende,<br />
der er indskrevet til og er aktive på en uddannelse, kan modtage<br />
SU.<br />
Der er (fra 2011) to former for indberetninger:<br />
- Automatiske indberetninger én gang i døgnet<br />
- Indberetninger af kontroloplysninger – 2-4 gange om året<br />
De automatiske indberetninger, der genereres én gang i døgnet, overfører<br />
oplysninger til US2000 om:<br />
- Indskrivning af studerende<br />
o Hvem de studerende er<br />
o Hvilken uddannelse de følger<br />
o Hvor de læser<br />
o Hvornår de starter<br />
o Planlagt lønnet praktik<br />
o Hvornår de forventes at være færdige<br />
- Ændringer i studieforløbet:<br />
o Ændring af lønnede praktikperioder
Integrationer til andre systemer<br />
o Ændring af forventet afslutning<br />
o Ophør<br />
o Orlov<br />
o Interne flytninger (anden uddannelse, andet uddannelsessted<br />
mm.)<br />
De automatiske indberetninger kan kontrolleres, og evt. tilretninger<br />
foretages i de respektive vinduer, af en <strong>SIS</strong>-bruger.<br />
Kontroloplysningerne er opdelt i:<br />
- Indskrivningskontrol<br />
- Aktivitetskontrol<br />
Begge kontroller foretages på baggrund af kontrollister, der med jævne<br />
mellemrum (automatisk og evt. manuelt) overføres fra US2000 og<br />
vises i et kontrolvindue i <strong>SIS</strong>. Kontrollerne kan foretages for et valgfrit<br />
antal studerende ad gangen – f.eks. for en institutionsafdeling.<br />
Integrationer til andre systemer<br />
<strong>SIS</strong> installeres med en række integrationer og derudover er der erfaringer<br />
med integrationer til en række 3.parts-værktøjer og flere webservices,<br />
der kan anvendes.<br />
Af integrationer kan nævnes integrationer, der anvendes til:<br />
- Indberetninger til Undervisningsministeriet, Danmarks Statistik,<br />
Uddannelsesguiden og SU-styrelsen<br />
- Optagelse af studerende via ’Optagelse.dk’ og KOT<br />
- Betalinger via ’Navision Stat’<br />
Af andre integrationer, der er erfaringer med, kan nævnes integrationer<br />
til:<br />
- Bibliotekssystemer<br />
- Intranet<br />
- Adgangskort<br />
- AD (Active Directory)<br />
- M.fl.<br />
Listen af webservices, der stilles til rådighed, er under stadig udvikling<br />
– p.t. kan nævnes:<br />
- Skema for studerende<br />
- Skema for medarbejder<br />
- Karakteroplysninger<br />
- Kursusudbud<br />
© <strong>UNI•C</strong>
- Kursustilmelding<br />
- Lokaleskema<br />
Skemalægning og tidsregnskab for lærere<br />
© <strong>UNI•C</strong> September 2010<br />
Skemalægning og tidsregnskab for lærere<br />
<strong>SIS</strong> indeholder meget udbyggede funktioner til skemalægning samt<br />
budgettering og opfølgning af lærertimeforbrug.<br />
Via web-services kan skema for studerende, lærere og lokaler vises på<br />
en hjemmeside.<br />
Skemalægning bygger på de hold, holdplaceringer, fag, undervisere og<br />
lokaler som i forvejen er registreret i <strong>SIS</strong>. I <strong>SIS</strong> kan skemalægning<br />
foregå mere eller mindre automatiseret efter en række opstillinger af<br />
parametre for skemalægningen, med tjek undervejs af skemasammenfald<br />
for både studerende, undervisere og lokaler.<br />
På grundlag af skemaregistreringer og andre overordnede registreringer<br />
af lærertidsforbrug til andre opgaver kan genereres timeopgørelser<br />
for de enkelte undervisere. Til brug for disse beregninger anvendes<br />
differentierede omregningstabeller fra undervisningstid til arbejdstimer.