Taksonomikonstruktion - Strukturering af IDAs ... - Forskning
Taksonomikonstruktion - Strukturering af IDAs ... - Forskning
Taksonomikonstruktion - Strukturering af IDAs ... - Forskning
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Taksonomikonstruktion</strong><br />
- <strong>Strukturering</strong> <strong>af</strong> <strong>IDAs</strong> vidensunivers<br />
Det erhvervsrelaterede projekt<br />
Danmarks Biblioteksskole 2009<br />
Skrevet <strong>af</strong>:<br />
Hans Christian Kjær Hvillum & Leon Hetlevik<br />
Vejleder:<br />
Karen Birgitte Philipson<br />
Antal ord: 9.823<br />
Afleveringsdato: 5. januar 2009
Ud for de <strong>af</strong>snit som Leon Hetlevik har skrevet, står der (LH). Ud for de <strong>af</strong>snit som Hans Christian<br />
Kjær Hvillum har skrevet, står der (HCKH).<br />
ABSTRACT (HCKH OG LH) ......................................................................................................................................... 3<br />
INDLEDNING (HCKH OG LH) ..................................................................................................................................... 4<br />
PROBLEMFORMULERING (HCKH OG LH) ............................................................................................................ 5<br />
BEGREBSAFKLARING (HCKH OG LH) ................................................................................................................... 6<br />
METODE (LH) ................................................................................................................................................................. 7<br />
FORANALYSE .................................................................................................................................................................. 7<br />
KONSTRUKTION .............................................................................................................................................................. 7<br />
PROCESAFSNIT ............................................................................................................................................................. 9<br />
PLANLÆGNINGSFASEN (LH) ........................................................................................................................................... 9<br />
Enumerative og facetterede systemer ........................................................................................................................ 9<br />
Kontrollerede vokabularer ...................................................................................................................................... 10<br />
TERMINDSAMLING (HCKH) ......................................................................................................................................... 12<br />
Indsamling <strong>af</strong> termer fra IDA .................................................................................................................................. 13<br />
Interviews ................................................................................................................................................................ 13<br />
Ordoptælling ........................................................................................................................................................... 15<br />
DESIGN OG UDFORMNING AF TAKSONOMIEN (LH) ........................................................................................................ 16<br />
Taksonomiens opbygning ........................................................................................................................................ 16<br />
De ni nøglekriterier ................................................................................................................................................. 19<br />
IMPLEMENTERINGSFASEN (HCKH) ..................................................................................................................... 22<br />
1. REPRÆSENTATIONEN AF TAKSONOMIEN SKAL PLANLÆGGES: ............................................................................. 22<br />
2. TAKSONOMIEN SKAL INTEGRERES I DEN EKSISTERENDE INFRASTRUKTUR: ......................................................... 22<br />
3. STYRINGSPROCESSEN SKAL SIKRES: .................................................................................................................... 22<br />
Vedligeholdelse <strong>af</strong> taksonomien .............................................................................................................................. 22<br />
Tildeling <strong>af</strong> emneord ............................................................................................................................................... 23<br />
Card sorting ............................................................................................................................................................ 25<br />
KONKLUSION (HCKH OG LH) ................................................................................................................................. 26<br />
PERSPEKTIVERING (HCKH OG LH) ...................................................................................................................... 27<br />
LITTERATURLISTE .................................................................................................................................................... 28<br />
FASTFORMSDOKUMENTER ............................................................................................................................................ 28<br />
ELEKTRONISKE DOKUMENTER ...................................................................................................................................... 29<br />
BILAG 1 – TAKSONOMIEN ........................................................................................................................................ 30<br />
BILAG 2 – INTERVIEW ............................................................................................................................................... 35<br />
BILAG 3 – FOREDRAG ................................................................................................................................................ 36<br />
2
Abstract (HCKH og LH)<br />
I denne opgave beskrives processen med at konstruere en taksonomi til ingeniørforeningen i<br />
Danmark (IDA). Formålet med taksonomien er, at strukturere de dokumenter, der ligger på <strong>IDAs</strong><br />
fællesdrev.<br />
Hoveddelen <strong>af</strong> opgaven består <strong>af</strong> et proces<strong>af</strong>snit, der i tre <strong>af</strong>snit forklarer arbejdet.<br />
Første <strong>af</strong>snit omhandler planlægningsfasen. Der redegøres for overvejelser og valg <strong>af</strong> kontrolleret<br />
vokabular og taksonomi, og enumerative og facetterede systemer diskuteres.<br />
I andet <strong>af</strong>snit beskrives de metoder, der er valgt til termindsamling. Det drejer sig om indsamling <strong>af</strong><br />
termer fra <strong>IDAs</strong> allerede eksisterende vokabularer, interviews og ordoptælling. Arbejdet med<br />
metoderne beskrives, og deres anvendelighed vurderes.<br />
Tredje <strong>af</strong>snit beskriver de metoder, der er anvendt til design og udformning <strong>af</strong> taksonomien. Heri<br />
beskrives taksonomiens opbygning, der tager udgangspunkt i PMEST, og de nøglekriterier der er<br />
anvendt, for at sikre en robust struktur.<br />
I opgavens anden del redegøres der for, hvad man skal være opmærksom på under<br />
implementeringsfasen og brug <strong>af</strong> taksonomien. Herunder tildeling <strong>af</strong> emneord, vedligeholdelse <strong>af</strong><br />
taksonomien og brugertest i form <strong>af</strong> card sorting.<br />
Til sidst konkluderes det, hvilke metoder, der viste sig brugbare, og at det er vigtigt, at IDA<br />
etablerer en række foranstaltninger der sikrer, at taksonomien forbliver ”levende” og relevant.<br />
3
Indledning (HCKH og LH)<br />
Logisk håndtering <strong>af</strong> dokumenter og informationsrelationer i projekter og sager, er en voksende<br />
udfordring for de fleste viden- og servicebaserede virksomheder, store som små, hvor mange<br />
informationer, og meget viden dagligt skal håndteres.<br />
Der er et voksende behov for håndtering <strong>af</strong> den stadig stigende og ustrukturerede<br />
informationsmængde, og et behov for struktureret samarbejde på tværs <strong>af</strong> en organisation, og med<br />
eksterne brugere, kunder eller partnere. Samt at vital information ikke går tabt på lokale drev eller i<br />
mails, men er let tilgængelig i korrekt sammenhæng og version, overfor de rette personer.<br />
Alle data og informationer er i dag indeholdt i en ofte komplekst sammenkoblet it-infrastruktur. Det<br />
er disse data og informationer, der tilsammen udgør centrale byggesten i medarbejdernes viden.<br />
Men de gør ingen nytte, hvis medarbejderne ikke kan finde dem. Her er dokumenthåndtering en stor<br />
hjælp. Dokumenthåndtering dækker overordnet over procedurer og systemer, der sikrer, at<br />
dokumenter kan genfindes, så information ikke skal rekonstrueres og viden genopbygges. Det er<br />
nemlig både dyrt og spild <strong>af</strong> tid.<br />
Dokumenthåndtering er således et <strong>af</strong>gørende videndelingsværktøj, og den gode<br />
dokumenthåndtering åbner for kvalitetsmæssige forbedringer og effektiviserede arbejdsgange, når<br />
tiden ikke skal bruges til at genfinde dokumenter i virksomhedens it-arkitektur. Det giver overblik<br />
og dermed klare fordele for organisationen, såvel som for den enkelte medarbejder.<br />
Ingeniørforeningen i Danmark (IDA) er landets største interesseorganisation og fagforening for<br />
tekniske og naturvidenskabelige akademikere. De har ca. 200 ansatte fordelt mellem hovedkontoret<br />
i København, og regionskontorer i Aalborg, Århus og Odense. Foruden at være en fagforening for<br />
ingeniører, har IDA også en konferencevirksomhed, og de beskæftiger sig med påvirkning <strong>af</strong><br />
samfundet gennem lobbyvirksomhed.<br />
IDA har som en del <strong>af</strong> deres Vision IDA 2011, et ønske om at blive ”den førende akademiske<br />
faglige interesseorganisation” 1 . Med deres egne ord:<br />
"Ingeniørforeningen vil kæmpe for de bedst tænkelige<br />
vilkår i kompetenceudvikling, arbejdsliv og familieliv<br />
for sine medlemmer i en balancering <strong>af</strong> de<br />
individuelle, stands- og samfundsmæssige hensyn.” 2<br />
For at opnå denne vision, mener de, at det er vigtigt, at gøre <strong>IDAs</strong> vidensressourcer tilgængelige på<br />
en nem og overskuelig måde.<br />
I den forbindelse udbød IDA seks mulige opgaver for biblioteksskolens erhvervsrelaterede projekt<br />
på 7. semester. Det drejer sig om:<br />
Udarbejdelse <strong>af</strong> en taksonomi<br />
Forslag til etablering <strong>af</strong> søgemaskine<br />
1 Ingeniørforeningen, IDA. (2008).<br />
2 Ibid.<br />
4
Kortlægning <strong>af</strong> informationskilder<br />
Vidensportal på intranettet<br />
Automatisk indeksering og tildeling <strong>af</strong> metadata<br />
Formålet med nærværende opgave er, at konstruere et udkast til et kontrolleret vokabular i form <strong>af</strong><br />
en taksonomi til IDA, fordi vi ser det som værende udgangspunktet for de andre opgaver. Denne<br />
taksonomi skal bruges til at strukturere deres dokumenter, således at deres vidensunivers bliver<br />
mere overskueligt. Det er meningen, at taksonomien skal kunne benyttes <strong>af</strong> alle organisationens<br />
ansatte i deres daglige arbejde. Derfor er der et krav til, at den udover at være bredt dækkende, også<br />
skal kunne anvendes <strong>af</strong> folk, der ikke er informations- eller domænespecialister.<br />
Ordet taksonomi stammer fra de to græske ord: Taxis og nomos. Taxis betyder klassifikation eller<br />
orden, mens nomos betyder styring eller lov. 3 Så en taksonomi er en inddeling <strong>af</strong> fænomener<br />
(objekter eller begreber) i en hierarkisk klassifikation – eller principperne bag klassifikationen <strong>af</strong><br />
samme. 4<br />
Vi har i opgaven lagt vægten på selve konstruktionen <strong>af</strong> taksonomien, og ikke på de efterfølgende<br />
tests og vedligeholdelse. Vi vil dog i opgaven beskrive metoder til disse formål.<br />
Disse overvejelser munder ud i følgende problemformulering:<br />
Problemformulering (HCKH og LH)<br />
Hvordan konstruerer man bedst muligt en taksonomi, der kan bruges til at strukturere <strong>IDAs</strong><br />
vidensunivers?<br />
herunder<br />
Hvilke metoder egner sig bedst til formålet?<br />
Hvordan sikrer man sig at taksonomien forbliver relevant og ”levende”?<br />
3 Bitconomy. (2005, 13. december).<br />
4 Wikipedia, den frie encyklopædi. (2008, 10. december).<br />
5
Begrebs<strong>af</strong>klaring (HCKH og LH)<br />
Emneord/ termer: Vi bruger begrebet term for de ord eller begreber taksonomien består <strong>af</strong>, når de<br />
omtales i forbindelse med taksonomien. Når disse samme termer omtales i forbindelse med<br />
indeksering, kalder vi dem emneord.<br />
Over-/ underordnet term: Med disse begrebene mener vi termer der har en relation til hinanden. Den<br />
overordnede term står et niveau højere i taksonomiens hierarki end den underordnet term, som<br />
således står i underordnet relation til den overordnede. På engelsk bruges parent og child om denne<br />
relationen.<br />
Kategori: Dette begreb bruger vi som en samlebetegnelse for alle de termer der står i niveauet under<br />
en term i taksonomien. Eksempelvis er kategorien Uddannelse alle de uddannelser, der er listet op i<br />
det underordnede niveau.<br />
6
Metode (LH)<br />
Foranalyse<br />
Udgangspunktet for vores projekt var en løst formuleret tekst fra <strong>IDAs</strong> IT-<strong>af</strong>deling, hvor de<br />
efterlyste hjælp til at klassificere og kortlægge <strong>IDAs</strong> vidensressourcer, samt skabe sammenhæng<br />
mellem alle data i deres forretningssystemer. Opgaven var stor og uoverskuelig, og indledningsvis<br />
druknede vi nærmest i <strong>IDAs</strong> planer, visioner og drømme om en fremtid, hvor man nærmest ikke<br />
skulle lede efter noget, det skulle bare dukke op, når man havde brug for det.<br />
Da vi ikke havde noget forkundskab om IDA, var det derfor vigtigt for os, at forstå organisationens<br />
opbygning og hvad de laver, for at finde ud <strong>af</strong>, hvordan vi bedst kunne hjælpe. Denne forståelse fik<br />
vi, ved at konstruere et concept map over organisationen.<br />
Et Concept map er et diagram, der viser sammenhængene mellem koncepter 5 . Det er et gr<strong>af</strong>isk<br />
værktøj til at organisere og repræsentere viden. Idéen er, at disse koncepter er ”omgivet” <strong>af</strong> cirkler<br />
eller bokse, og relationerne mellem dem vises med streger eller pile, der forbinder dem. Disse pile<br />
kan man navngive. F.eks. ”Bliver varetaget <strong>af</strong>”, ”Består <strong>af</strong>”.<br />
Til at konstruere vores Concept map brugte vi programmet CMAP, et freeware-program der er<br />
beregnet til netop at konstruere Concept maps.<br />
Det, der virkelig var givtigt, var processen med at skabe et concept map. Den gav os en forståelse <strong>af</strong><br />
organisationen IDA, samt en masse gode termer.<br />
Med den nyerhvervede viden om <strong>IDAs</strong> opbygning, gik vi i gang med at interviewe personer fra de<br />
forskellige <strong>af</strong>delinger. Spørgsmålene drejede sig om, hvad de laver i <strong>af</strong>delingen, hvilke<br />
informationer de producerer, og hvilke <strong>af</strong> de andre <strong>af</strong>delinger de samarbejder med. Undervejs i<br />
interview-processen fik vi styrket vores forståelse <strong>af</strong> IDA, og de kommunikationsveje de ansatte<br />
bruger.<br />
Konstruktion<br />
Gennem dette indledende arbejde bestemte vi os for at organisere P-drevet, hvor de ansatte gemmer<br />
de fleste <strong>af</strong> deres dokumenter. Der findes ingen faste retningslinjer for, hvordan dokumenterne på Pdrevet<br />
skal organiseres, så hver enkelt medarbejder laver selv sin egen struktur. Denne struktur er<br />
ikke nødvendigvis dårlig, men der opstår problemer, når andre skal finde dokumenter de ikke selv<br />
har produceret. Efter at have gemt dokumenter på p-drevet uden retningslinjer i flere år, må man<br />
sige, at dette system har måttet vige pladsen for kaos.<br />
For at skabe et system i dette kaos, satte vi os for, at konstruere et kontrolleret vokabular, som skal<br />
bruges til at tildele dokumenterne emneord. Sammen med et dokumenthåndteringsprogram vil<br />
emneordene skabe en struktur i deres dokumenter, og deres vidensunivers bliver mere overskueligt.<br />
Det er meningen, at taksonomien skal kunne benyttes <strong>af</strong> alle organisationens ansatte i deres daglige<br />
5 White, H. (2007, 12 marts).<br />
7
arbejde. Derfor er der også et krav til, at den udover at være bredt dækkende, også skal kunne<br />
anvendes <strong>af</strong> folk, der ikke er informations- eller domænespecialister.<br />
Termindsamlingen består <strong>af</strong> både top-down- og bottom-up-metoden 6 . Top-down-metoden har vi<br />
brugt når vi har fundet termer fra allerede eksisterende vokabularer fra IDA. Det er f.eks. listen over<br />
kategorier for nyheder og arrangementer på ida.dk, og termer der blev brugt i det tidligere<br />
journalsystem Axapta. 7 Det anbefales også, at man kigger på eksisterende vokabularer når man skal<br />
konstruere et kontrolleret vokabular 8 .<br />
Bottom-up-metoden har vi brugt, når vi har kigget på dokumenter fra IDA, og udtrukket termer fra<br />
dem. Dokumenterne er hentet fra ida.dk, deres intranet og i mindre grad P-drevet.<br />
Disse to metoder komplimenterer hinanden godt 9 . De har på hver deres måde givet gode termer til<br />
taksonomien.<br />
Vi havde i udgangspunktet tænkt at indsamle termer til taksonomien hovedsageligt ved hjælp <strong>af</strong> et<br />
ordoptællingsprogram som textalyser.net. Ved hjælp <strong>af</strong> zipf’s lov 10 ville vi finde frem til de ”gode<br />
termerne” fra eksemplariske dokumenter taget fra P-drevet. Med eksemplariske dokumenter menes<br />
de dokumenter, der er mere repræsentative for samlingens intellektuelle struktur end andre 11 .<br />
Det viste sig dog, at disse ikke var mulige at skille fra hinanden i praksis, da P-drevet var for<br />
uoverskueligt et system. Vi havde ingen chance for at finde frem til de eksemplariske dokumenter,<br />
og frygtede derfor, at vi ville ende op med termer der ikke var repræsentative for IDA, eller i det<br />
mindste ikke ville dække bredt nok.<br />
I vores begrebsindsamling ledte vi efter opbygning og inddeling i kategorier og klasser. Det var ud<br />
fra disse informationer, vi konstruerede det Concept Map, der hjalp os med at få styr på<br />
organisationens opbygning.<br />
Vi interviewede også otte personer fra forskellige <strong>af</strong>delinger, der kommer til at benytte<br />
taksonomien. 12 Med interviewene ønskede vi at <strong>af</strong>dække respondenternes arbejdsopgaver og<br />
informationsbehov.<br />
Til udarbejdelsen <strong>af</strong> det kontrollerede vokabular, tog vi udgangspunkt i eksisterende teorier<br />
omkring indeksering, og opbygning <strong>af</strong> systemer til indeksering <strong>af</strong> viden. Primært bøgerne:<br />
Organising Knowledge: Taxonomies, Knowledge and Organisational Effectiveness og Building<br />
Enterprise Taxonomies. Valget faldt primært på disse to bøger, fordi de havde fået gode<br />
anmeldelser på diverse fora. Desuden var det svært, at finde anden litteratur, da<br />
”virksomhedstaksonomier” er et forholdsvist nyt emne.<br />
6<br />
Wikipedia, den frie encyklopædi. (2008, 26. december).down<br />
7<br />
Microsoft Dynamics Axapta er en integreret virksomheds og e-businessløsning. Axaptas hjemmeside:<br />
http://www.microsoft.com/danmark/dynamics/axapta/default.mspx<br />
8<br />
Lykke Nielsen, M. (2001), s. 9.<br />
9<br />
Lykke Nielsen, M. (2001), s. 9.<br />
10<br />
Kowalski, G. J., & Maybury, M. T. (2000), s. 14.<br />
11<br />
Blair, D. C., & Kimbrough, S. O. (2001), s. 366.<br />
12<br />
Det drejer sig om: IT-<strong>af</strong>delingen, Fællessekretariatet, Kommunikations<strong>af</strong>delingen, HR-<strong>af</strong>delingen, Rådgivning og<br />
Forhandling, Politisk interessevaretagelse.<br />
8
Proces<strong>af</strong>snit<br />
I dette <strong>af</strong>snit beskriver vi, hvilke overvejelser vi har gjort under udarbejdelsen <strong>af</strong> taksonomien, de<br />
valg vi har truffet, og hvilke teorier vi har anvendt. Afsnittet er tredelt. Første del omhandler<br />
planlægningsfasen, dvs. de tanker, der lå forud for selve konstruktionen <strong>af</strong> taksonomien, og de valg<br />
der skulle træffes i forbindelse med dem. Anden del omhandler de metoder vi har anvendt i<br />
forbindelse med termindsamlingen, og en vurdering <strong>af</strong>, hvor godt de fungerede. Tredje del<br />
omhandler design og udformning <strong>af</strong> taksonomien, taksonomiens opbygning, og de kriterier vi har<br />
anvendt til at konstruere taksonomien.<br />
Planlægningsfasen (LH)<br />
En taksonomi er et klassifikationssystem med en hierarkisk struktur. I dette <strong>af</strong>snit vil vi forklare de<br />
fordele, der er ved netop sådan et system.<br />
Enumerative og facetterede systemer<br />
Klassifikationssystemer kan opdeles i henholdsvis enumerative og facetterede systemer. Der er<br />
fordele og ulemper lige meget hvilket klassifikationssystem man vælger. I dette <strong>af</strong>snit vil vi kort<br />
beskrive forskellene på de to systemer, og hvorfor vi har valgt det ene frem for det andet.<br />
Et enumerativt system 13 , er et system, hvor alle tænkelige emner, både enkle og sammensatte, er<br />
udtrykt i klasser på forhånd. Det kan være et specielt system, der dækker et nærmere defineret<br />
område, som f.eks. økonomi, eller det kan være et universelt system, der forsøger at udtrykke<br />
klasser for alle emner overhovedet. Et eksempel på sidstnævnte er folkebibliotekernes DK5.<br />
Enumerative systemer har en kort og gennemskuelig notation, de er intuitivt lette at anvende, og<br />
strukturen er sædvanligvis let at gennemskue. Skal man konstruere et enumerativt system fra<br />
bunden, er dette imidlertid en noget omfattende og besværlig proces. Det er dog kun for<br />
konstruktøren, men det betyder, at det er økonomisk omkostningstungt. Det er svært at få alle<br />
nuancerne i emnerne med, samtidig med, at det kan være vanskeligt, at placere et emne i én og kun<br />
én klasse. Nye emner kan ikke tilføjes, hvilket betyder, at det ikke kan udbygges i takt med<br />
domænets eventuelle udvikling <strong>af</strong> nye begreber. Derfor vil jævnlige revisioner være nødvendige, og<br />
det kan være dyrt, hvis domænet er præget <strong>af</strong> hurtig udvikling <strong>af</strong> nye emner og begreber. Det er<br />
vores vurdering, at et enumerativt system vil kræve for omfattende opdateringer i et dynamisk miljø<br />
som <strong>IDAs</strong>, hvor nye begreber opstår regelmæssigt. Det vil ikke være fleksibelt nok.<br />
Vi har derfor valgt, at konstruere et facetteret klassifikationssystem 14 . Facetterede systemer er<br />
systemer, hvor strukturen er fleksibel. Med andre ord, er kun de enkle klasser udtrykt i systemet og<br />
de sammensatte klasser udtrykkes således i notationen. Disse opbygges ved at analysere det<br />
emneområde, der skal dækkes i det antal begrebskategorier (facetter), der er tilstrækkeligt til at<br />
beskrive emnerne. Sammensatte emner har således ikke en indbygget klasse, men udtrykkes ved at<br />
kombinere de pågældende facetters notationselementer. De facetterede systemer kan være mere<br />
eller mindre frie eller stramme <strong>af</strong>hængig <strong>af</strong> valget <strong>af</strong> regler og principper for konstruktionen.<br />
Et eksempel herpå er den Universelle DecimalKlassifikation (UDK), der bruges <strong>af</strong> mange<br />
forsknings- og firmabiblioteker, som har behov for en elastisk struktur, der passer til lige netop<br />
13<br />
Stewart, D. L. (2008), s. 59.<br />
14<br />
Ibid, s. 61.<br />
9
deres specifikke fagområde. UDK rummer dog enkelte elementer fra det enumerative system,<br />
hvilket gør, at det kun kan betegnes som et næsten facetteret system.<br />
Da vi i vores taksonomi har forsøgt, at dække alle aspekter <strong>af</strong> IDA, indeholder den også elementer<br />
fra det enumerative system.<br />
Facetterede systemer er forholdsvis lette at konstruere, og det er problemfrit, at oprette nye emner,<br />
idet notationen blot udbygges. Ligeledes er fleksibiliteten stor mht. nuancerede eller komplekse<br />
emner.<br />
Den største begrænsning eller ulempe (udfordring) ved det facetterede klassifikationssystem, er den<br />
udbyggede notation. Ligeså specifikt man kan udtrykke et emne, ligeså uoverskueligt kan det blive,<br />
særligt for dem, der ikke beskæftiger sig med informationssøgning på daglig basis. Dette forbehold<br />
gælder dog sædvanligvis kun for universelle facetterede klassifikationssystemer, der skal rumme<br />
mange områder og komplekse emner. Vi har forsøgt at tage højde for dette, ved at konstruere<br />
taksonomien ud fra ni kriterier, som bliver beskrevet senere i dette <strong>af</strong>snit.<br />
Kontrollerede vokabularer<br />
I dette <strong>af</strong>snit vil vi forklare, hvad kontrollerede vokabularer er, og nævne nogle eksempler på disse.<br />
Ved hjælp <strong>af</strong> dette vil vi komme frem til, hvorfor vi har valgt, at konstruere netop en taksonomi, og<br />
ikke en anden form for kontrolleret vokabular.<br />
Et kontrolleret vokabular består <strong>af</strong> nogle på forhånd udarbejdede, standardiserede termer, der kan<br />
bruges til at beskrive et emneområde eller informationsdomæne 15 . De sikrer en vis grad <strong>af</strong><br />
ensartethed og konsistens, hvilket er praktisk og hensigtsmæssigt, når der ikke er tilknyttet faste<br />
indeksører. Søgning bliver overskuelig, idet de på forhånd givne, standardiserede termer kan søges<br />
efter – disse kan scannes eller søges på listen i fysisk form.<br />
En <strong>af</strong> fordelene ved et kontrolleret vokabular er, at man derved samler dokumenterne under<br />
bestemte, på forhånd autoriserede termer. Hermed muliggør man en høj grad <strong>af</strong> præcision. Ved brug<br />
<strong>af</strong> ukontrollerede emneord (termer??) risikerer man, at få mange forskellige emnedefinitioner <strong>af</strong><br />
dokumenter, som sagtens kunne være samlet under ét. Dermed risikerer man, at skulle søge i flere<br />
forskellige kategorier, for at få et udtømmende søgesæt. Desuden vil man aldrig kunne være sikker<br />
på, at få et udtømmende søgeresultat, da ingen har overblik over, hvilke emneord der egentlig er<br />
tildelt.<br />
Bruges der udelukkende kontrolleret sprog, kan der naturligvis ikke søges på, eller tildeles ord<br />
udenfor hierarkiet 16 . Dette kan resultere i, at fleksibiliteten bliver mindre og søgningen stiv. Der<br />
forekommer evt. tab <strong>af</strong> specificitet, f.eks. hvis et særligt begreb fra dokumentet skal udtrykkes med<br />
et mere generelt begreb. Dette mener vi dog at tage hensyn til, ved at man kan kontakte<br />
administratoren, hvis der mangler et emneord (læs <strong>af</strong>snittet om brug <strong>af</strong> taksonomien).<br />
Der findes flere forskellige former for kontrollerede vokabularer, og de har varierende grad <strong>af</strong><br />
kontrol og kompleksitet 17 . Den simpleste type er en synonym-ring, der er en måde at associere alle<br />
15 Stewart, D. L. (2008), s. 51.<br />
16 Lancaster, F. W. (1998), s. 14.<br />
17 Stewart, D. L. (2008), s. 51.<br />
10
kendte variasioner <strong>af</strong> en term. Det være sig synonymer, akronymer eller kendte fejlstavelser. På den<br />
måde vil man, når man søger på en term, også søge på alle de termer, der er forbundet med<br />
søgetermen. Synonym-ringen hjælper således med at finde dokumenter, der omhandler ting der<br />
søges på, og kan give en god recall, men der er ikke en særlig høj grad <strong>af</strong> precision i søgningen. 18<br />
En måde at forbedre synonym-ringen på, er ved at identificere en foretrukken term (authority file)<br />
blandt de associerede termer. Hvis man så søger på en ikke-foretrukken term, vil man blive ledt hen<br />
til den foretrukne. Både synonym-ringe og foretrukne termer kan forbedre søgningen i forhold til<br />
fritekstsøgning, men de hjælper på ingen måde søgeren med at artikulere sine informationsbehov.<br />
Til at guide søgeren rundt i vidensuniverset, og hjælpe til at finde frem til informationsbehovet, er<br />
taksonomiens hierarkiske struktur en stor hjælp. Hierarkierne er bygget op <strong>af</strong> tre basisrelationer 19 :<br />
- er en type<br />
- er en del <strong>af</strong><br />
- er et tilfælde <strong>af</strong><br />
Det gode ved at stille termerne op i relationshierarkier er, at hvis søgeren ikke finder nok brugbar<br />
information, kan han bevæge sig op i hierarkiet, og søge på en bredere term. Modsat kan søgeren,<br />
hvis han får for meget støj, bevæge sig ned i hierarkiet til en mere specifik term.<br />
Problemer med en taksonomi kan opstå, hvis termerne ikke ligger der, hvor søgeren mener de burde<br />
ligge. Det er vigtigt for at taksonomien skal opnå og fastholde succes, at brugerne har tillid til den 20 .<br />
For at forhindre dette problem anbefales det, at en person bliver udvalgt til at have hovedansvaret<br />
for vedligeholdelse og opdatering <strong>af</strong> taksonomien 21 , så brugerne kan henvende sig, hvis der er<br />
termer der mangler, eller befinder sig på en forkert plads. 22<br />
Det mest komplekse kontrollerede vokabular er tesaurusen. Kernestrukturen her er også hierarkisk,<br />
men den strækker sig også videre til at medtage relaterede termer ud over taksonomiens<br />
basisrelationer 23 . Termerne kan derfor forbindes på tværs <strong>af</strong> hierarkier, ved at være relaterede ud<br />
over taksonomiens bredere/smallere relation. Flere relationer mellem termerne skaber en bedre<br />
kontrol over søgningen end nogle <strong>af</strong> de andre nævnte kontrollerede vokabulerer, men der er også en<br />
pris at betale. Tesauruser er svære at vedligeholde, og kræver flere ressourcer end f.eks. en<br />
taksonomi eftersom relationerne er mere komplekse.<br />
For at strukturere <strong>IDAs</strong> vidensunivers, har vi derfor som tidligere beskrevet valgt, at konstruere en<br />
taksonomi.<br />
Til at begynde med forestillede vi os, at taksonomien skulle bruges til at systematisere<br />
mappestrukturen på <strong>IDAs</strong> P-drev. Tanken var, at dette ville give et godt overblik over, hvor<br />
forskellige dokumenter lå, ved at man kunne kalde mappen for netop det indholdet omhandlede.<br />
Dette viste sig desværre at ikke holde i praksis, da denne metode ikke ville kunne opretholde en høj<br />
18<br />
Mere om precision og recall i <strong>af</strong>snitttet omhandlende tildeling <strong>af</strong> emneord.<br />
19<br />
Stewart, D. L. (2008), s. 54.<br />
20<br />
Lykke Nielsen, M. (1999), s 526.<br />
21<br />
Ibid.<br />
22<br />
Mere om dette i <strong>af</strong>snittet omhandlende… eller bare et sidetal…<br />
23<br />
Stewart, D. L. (2008), s. 57.<br />
11
genfinding, når systemet indeholdt et stort antal dokumenter. Kort fortalt vil systemet miste sin<br />
værdi så snart der kommer for mange dokumenter under en term i taksonomien, fordi man så skulle<br />
lede efter dokumenterne i lister <strong>af</strong> andre dokumenter med samme specifikationer. Det enkelte<br />
dokument vil således blive nærmest usynligt i mængden <strong>af</strong> andre lignende dokumenter, og man får<br />
en lav precision i søgningen. Desuden havde man allerede forsøgt det i en <strong>af</strong> <strong>af</strong>delingerne, og<br />
resultatet var, at den mappestruktur ikke blev brugt.<br />
Vi lagde os derefter fast på, at termerne i taksonomien skulle bruges som emneord. På denne måde<br />
vil man kunne tillægge flere emneord, hvorimod hvert dokument ville blive gemt under en enkelt<br />
term, hvis vi havde valgt, at bruge taksonomien til en mappestruktur. Ved brug <strong>af</strong> flere emneord vil<br />
vi få en højere precision i søgningen.<br />
Overvejelserne omkring, hvordan taksonomien skal fungere og se ud, bygger hovedsageligt på<br />
teorier omkring taksonomikonstruktion og, mere generelt, omkring konstruktion <strong>af</strong> kontrollerede<br />
vokabularer. Da der ikke findes nogen taksonomi-standard, er det mere anbefalede retningslinjer vi<br />
følger 24 . Hvor teorierne er modstridende, eller på anden måde åbner op for fortolkning, har vi taget<br />
udgangspunkt i hvad vi mener, vil være bedst i den konkrete situation - dvs. tildeling <strong>af</strong> emneord til<br />
<strong>IDAs</strong> dokumenter - ud fra den viden, vi har opnået gennem brug <strong>af</strong> metoderne.<br />
Termindsamling (HCKH)<br />
Det overordnede formål med at indeksere og/eller klassificere er, at kunne genfinde dokumenter ud<br />
fra deres emne. For at kunne genfinde et dokument ud fra forskellige kriterier (f.eks. forfatter, titel<br />
eller emne), må der udarbejdes en dokumentrepræsentation. Med andre ord en post, der beskriver<br />
dokumentets data og som kan hentes frem i stedet for hele dokumentet.<br />
Ved valg <strong>af</strong> begreber, bør det overordnede kriterium være et begrebs mulige værdi som indikator<br />
for et dokuments emne. Hvad angår emnets bestemmelse, hersker der en manglende konsensus i<br />
indekseringsteoretisk litteratur, og der findes således flere forskellige (videnskabsteoretiske) måder<br />
at gribe det an på. 25 Oftest vil indekseringsprocessen være en blanding <strong>af</strong> disse tilgange, dvs. at<br />
man mere eller mindre kan sammensætte de forskellige komponenter, så det passer til<br />
organisationens behov. Vi har således valgt, at anvende flere forskellige metoder til<br />
termindsamlingen. Disse bliver beskrevet senere i dette <strong>af</strong>snit.<br />
Når man vælger de begreber, der skal udtrykke et dokuments emne, må man holde sig formålet med<br />
databasen for øje. Begreberne ekshaustivitet 26 (indekseringsdybde) og specificitet 27<br />
(detaljeringsgrad) udtrykker, hvor omfattende og detaljeret, man ønsker at registrere et dokument,<br />
hvilket igen er knyttet til organisationens behov. Med andre ord, er man kun interesseret i bestemte<br />
facetter <strong>af</strong> et dokuments emne, eller ønsker man en fuldstændig registrering. Ligeledes kan man<br />
være mere eller mindre detaljeret i udtrykket <strong>af</strong> et emne. Indekseres et dokument om psykisk<br />
arbejdsmiljø under termen arbejdsmiljø, er det udtryk for lav specificitet, og indekseres det omvendt<br />
som psykisk arbejdsmiljø for statsansatte civilingeniører, er det udtryk for høj specificitet.<br />
24 Levy, T. (2004), s. 2.<br />
25 Jens-Erik Mai beskriver i artiklen Deconstructing the Indexing Process en række <strong>af</strong> disse måder, men det ligger uden<br />
for denne opgaves fokus, at beskrive dem nærmere her.<br />
26 Lancaster, F. W. (1998), s. 23.<br />
27 Ibid, s. 19.<br />
12
Stewart anbefaler, at man begynder at udforme taksonomien, når man har en pulje på 100-500<br />
termer. 28 I de følgende <strong>af</strong>snit vil vi beskrive og forklare de metoder vi har valgt at anvende til denne<br />
dataindsamling, samt hvad vi fik ud <strong>af</strong>, at anvende dem.<br />
Indsamling <strong>af</strong> termer fra IDA<br />
Det første vi gjorde i dataindsamlingsfasen var, at kigge på de eksisterende vokabularer, der<br />
allerede fandtes i IDA. Disse ressourcer <strong>af</strong>spejler, hvordan medarbejderne interagerer med<br />
informationsressourcerne indenfor IDA.<br />
Det er vigtigt, at anvende termer, som bliver brugt internt i organisationen. 29 De links og labels, der<br />
bliver brugt på intranettet og på hjemmesiden, repræsenterer et ”ad-hoc”-forsøg på en<br />
termstandardisering, selv om de selvfølgelig ofte udelukkende repræsenterer administratorens<br />
tanker. Det samme gør sig gældende for organisationens hjemmeside. Dette giver mulighed for, at<br />
finde frem til interne terminologier. Derfor er titler, navigationsknapper og pulldown-menupunkter,<br />
fra både interne og eksterne websider, gode ressourcer for termer.<br />
Vi fik adgang til <strong>IDAs</strong> intranet, medlemslogin til ida.dk og <strong>IDAs</strong> fællesdrev (P-drevet). Vi fik også<br />
udleveret lister over emneord de tidligere havde benyttet i deres journalsystem, samt de emneord de<br />
benytter på deres dokumenter omhandlende nyheder og arrangementer. 30<br />
Derudover har vi brugt søgefunktionen på <strong>IDAs</strong> hjemmeside til at lokalisere endnu flere termer. Var<br />
vi i tvivl om, hvad en term dækkede over, eller indeholdt <strong>af</strong> underemner, foretog vi en søgning.<br />
Denne metode gav en masse termer, som vi første omgang ikke havde fået øje på.<br />
Denne metode viste sig, at være den mest givtige, og gav os en masse ”gratis” termer. Samtidig gav<br />
disse allerede eksisterende vokabularer os en idé om den struktur, der er i organisationen, og gjorde,<br />
at vi kunne danne os et overblik over domænet. Dette hjalp os til at identificere, hvilke dokumenter,<br />
og klasser <strong>af</strong> dokumenter, der er vigtigst for brugerne.<br />
Interviews<br />
Det overordnede formål med vores interviews var, at få en idé om, hvad de arbejder med rundt om i<br />
de forskellige <strong>af</strong>delinger, og få sat nogle ord på det. Tanken var, at finde termer til vores concept<br />
map, og i sidste ende til selve taksonomien. Desuden mente vi, at interviewene kunne bruges som et<br />
testværktøj til taksonomien. At man ud fra interviewene kunne opstille nogle test-scenarier, så man<br />
kunne teste, om lige netop disse dokumenter kunne beskrives ved hjælp <strong>af</strong> taksonomien.<br />
Vi valgte at foretage individuelle interviews, fordi de gav os mulighed for, at komme i dybden med<br />
spørgsmålene, og fordi det med én respondent er nemmere at <strong>af</strong>læse, hvornår et emne er<br />
uddebatteret, og hvornår der er mulighed for, at komme et spadestik dybere. 31<br />
28 Stewart, D. L. (2008), s. 99.<br />
29 Lykke Nielsen, M. (2004), s. 15.<br />
30 Se metode<strong>af</strong>snittet.<br />
31 BAR-eva.dk. (2005b).<br />
13
Det overordnede kriterium for udvælgelse <strong>af</strong> respondenter til en kvalitativ undersøgelse er<br />
relevans. 32 Her støttede vi os meget til vores kontaktperson hos IDA, fordi hun havde kendskab til,<br />
hvem i de enkelte <strong>af</strong>delinger, det ville være relevant at interviewe.<br />
Vores interviewguide 33 består <strong>af</strong> 12 spørgsmål, som er rangeret så de kommer i en naturlig<br />
rækkefølge. Der er udelukkende tale om spørgsmål omhandlende konkrete arbejdsforhold. Hvert<br />
interview var sat til at vare 20-30 minutter, og denne tidsplan viste sig at holde. Interviewguiden<br />
hviler på en eksplorativ tilgang. Det vil sige, at guiden skal opfattes som en ramme, der skitserer<br />
interviewets forløb. Interviewguiden satte os derfor i stand til, på en gang at bevare formål og<br />
struktur, ved kritisk at forfølge svarene, samtidig med, at sikre en vis spontanitet og åbenhed under<br />
forløbet. Således, at vi kunne indhente uforudsete kommentarer fra brugerne. 34<br />
Vi var begge til stede under interviewene, og rent praktisk gjorde vi det, at den ene stillede<br />
spørgsmålene, mens den anden noterede svarene. 35 Dette gjorde, at intervieweren kunne<br />
koncentrere sig om interviewets <strong>af</strong>vikling. I stedet for at optage interviewene, valgte vi<br />
udelukkende, at skrive stikordsreferater <strong>af</strong> dem. Dette gjorde vi, for ikke at anvende for mange<br />
ressourcer til bearbejdningen <strong>af</strong> interviewene. Både fordi der ikke var behov for at gå så meget i<br />
dybden, og fordi vi ikke havde behov for at citere fra interviewene. 36<br />
Når det var muligt, blev interviewene foretaget på medarbejdernes egen arbejdsplads. Dette gjorde,<br />
at de kunne vise os eksempler fra deres arbejde, samtidig med, at de svarede på spørgsmålene. Dette<br />
gav os en god forståelse for deres arbejdssituation, og vi kunne se de problemer de havde med at<br />
finde information. 37 Når det ikke var muligt, blev interviewene foretaget på det kontor, vi havde fået<br />
stillet til rådighed. Inden hvert interview informerede vi respondenterne om formålet med, og emnet<br />
for interviewet. Vi stillede direkte spørgsmål, og hvis respondenterne kom ud <strong>af</strong> en tangent,<br />
forsøgte vi at få dem tilbage på sporet igen. Nogle gange gav disse tangenter dog gode resultater, og<br />
hvis respondenterne begyndte at svare på tidligere spørgsmål, <strong>af</strong>brød vi dem selvfølgelig heller<br />
ikke.<br />
Interviewene gav os nogle gode termer, og var også til hjælp, da vi skulle validere rigtigheden <strong>af</strong> de<br />
termer vi allerede havde valgt. Respondenternes svar fortalte os noget om, hvad man må kunne<br />
forvente, at dokumenterne der produceres rundt omkring i de forskellige <strong>af</strong>delinger omhandler. Ud<br />
fra dette kunne vi foretage prøveindeksering <strong>af</strong> fiktive dokumenter, og fik dermed et indblik i, om<br />
de kunne beskrives med taksonomien.<br />
En vigtig sidegevinst ved disse interviews var, at vi kom rundt i de forskellige <strong>af</strong>delinger, og<br />
præsenteret os selv og taksonomien, så de kommende brugere blev inddraget i processen med at<br />
skabe en taksonomi som de i sidste ende selv skal bruge.<br />
32<br />
BAR-eva.dk. (2005a).<br />
33<br />
Se bilag???<br />
34<br />
Interviewguiden er baseret på Steiner Kvales Interview – En introduktion til det kvalitative forskningsinterview, 1998<br />
– forbandet vrøvl!!!<br />
35<br />
Da der således udelukkende er tale om noter, er disse interviews ikke vedlagt opgaven.<br />
36 BAR-eva.dk. (2005a).<br />
37 BAR-eva.dk. (2005b).<br />
14
Ordoptælling<br />
Ikke alle metoder viste sig, at være brugbare. Vi ønskede, at foretage en ordoptælling på en række<br />
eksemplariske dokumenter. Resultaterne fra denne ordoptælling ville vi bruge som et supplement til<br />
de andre metoder.<br />
Eksemplariske dokumenter, er dokumenter, der beskriver eller viser den intellektuelle struktur<br />
indenfor et bestemt domæne. 38 Derved kan de fungere som udgangspunkt for et<br />
”indekseringsvokabular” for det område, og endnu vigtigere så giver de en narrativ kontekst i<br />
hvilken disse termer giver bedre mening. Derfor er det nemmere, at konstruere et indekseringssprog<br />
ud fra eksemplariske dokumenter, end det er, at gøre det fra bunden. I vores tilfælde ville et<br />
eksemplarisk dokument altså være et dokument, der viser strukturen og arbejdsgangene indenfor en<br />
bestemt <strong>af</strong>deling.<br />
Udfra en række kriterier vi havde formuleret, ville vi udvælge de eksemplariske dokumenter fra<br />
<strong>IDAs</strong> fællesdrev, det såkaldte P-drev. Disse dokumenter ville vi derefter samle efter <strong>af</strong>delinger, så<br />
vi nåede op på ca. 5000 ord pr. <strong>af</strong>deling. Fordelen ved at samle dokumenterne efter <strong>af</strong>deling var, at<br />
vi herved både kunne benytte korte såvel som lange dokumenter i ordoptællingen. Zipfs lov<br />
foreskriver, at korpusset <strong>af</strong> ord, skal bestå <strong>af</strong> min. 5000 ord, for at resultatet er brugbart. 39<br />
Dette tekstkorpus ville vi herefter køre gennem ordoptællingsprogrammet Textalyser 40 , der tæller<br />
forekomsten <strong>af</strong> ord. Programmet udstyrede vi med en stopordsliste, der indeholdt præpositioner,<br />
pronominer, adverbier og de mest frekvente verber. Denne skulle bruges til, at sortere højfrekvente<br />
ord som f.eks. ’og’, ’som’ og ’eller’ fra. Rent praktisk foregår denne ordoptælling ved, at<br />
programmet tæller ord- eller frasefrekvenser i dokumentet, og rangerer dem i forhold til deres<br />
forekomst. De ord der optræder flest gange, anses sædvanligvis som mest relevante og kommer til<br />
at optræde som emneord. Der kan også anvendes en ’stemmer’, dvs. en funktion der faciliterer<br />
søgning på ordstammerne.<br />
Ord eller fraser der optræder hyppigt i et dokument, optræder måske også hyppigt i hele basen og<br />
bliver derfor mindre signifikante at søge på. Man kan i denne forbindelse ’vægte’ ord eller fraser i<br />
forhold til, hvor signifikante de er. Dette kaldes relativ frekvens. Gode diskriminerende termer vil<br />
således være dem, der optræder forholdsvist sjældent i databasen.<br />
For at udpege disse eksemplariske dokumenter, prøvede vi først at danne os et overblik over<br />
mappestrukturen på P-drevet, ved at udfolde alle mapperne. Men det viste sig, at være et for stort og<br />
uoverskueligt projekt, da vi efter at have udfoldet Analyse-<strong>af</strong>delingens mapper fandt ud <strong>af</strong>, at den<br />
indeholder 1182 undermapper. Analyse-<strong>af</strong>delingen er kun den ene <strong>af</strong> 24 mapper inden for mappen<br />
Afdelinger, som igen er den ene <strong>af</strong> ni ”overmapper”. 41 Selvom alle disse mapper måske ikke er lige<br />
så store, ville det være et kæmpearbejde, alene at skabe sig et overblik. Derfor droppede vi den<br />
tanke. Men vores optælling illustrerer meget godt, hvor uoverskueligt og svært tilgængelige<br />
dokumenterne er hos IDA i dag.<br />
38 Blair, D. C., & Kimbrough, S. O. (2001), s. 366.<br />
39 Wyllys, R. E. (1981), s. 55-56.<br />
40 Textalysers hjemmeside: http://textalyser.net/<br />
41 Ganger man dette regnestykke op, giver det 255.312 mapper i alt! Om tallet så reelt er større eller mindre ved vi ikke,<br />
da vi ikke ved, om Analyse-<strong>af</strong>delingen har mange eller få mapper i forhold til de andre <strong>af</strong>delinger.<br />
15
I udgangspunktet virkede det til at være en god metode, og derfor har vi brugt en del tid på, at få<br />
den til at fungere. Men når informationerne er så ustruktureret lagret, og databasen er så stor (477<br />
GB), som det er tilfældet hos IDA, har vi ikke mulighed for at gennemgå samtlige dokumenter.<br />
Derfor bliver det for tilfældigt, hvilke dokumenter vi udvælger, og i sidste ende, hvilke ord vi<br />
kommer frem til ved ordoptællingen. Vi har således ikke nogen chance for at vurdere, i hvilken grad<br />
de er dækkende, eller hvor dybt ned i de enkelte <strong>af</strong>delinger vi egentlig kommer med de dokumenter<br />
vi udvælger. Dette er et godt eksempel på, at teori ikke altid let lader sig overføre til praksis.<br />
Det bedste havde været, hvis vi i samarbejde med de enkelte <strong>af</strong>delinger havde udvalgt de<br />
eksemplariske dokumenter. Det tillod tiden dog ikke, og desuden er det ikke sikkert, at de ville<br />
kunne udpege eksemplariske dokumenter, der fanger essensen <strong>af</strong>, hvad den pågældende <strong>af</strong>deling<br />
arbejder med.<br />
Design og udformning <strong>af</strong> taksonomien (LH)<br />
Efter således at have indsamlet termer, er næste fase selve udformningen og konstruktionen <strong>af</strong><br />
taksonomien. I dette <strong>af</strong>snit vil vi beskrive, hvordan vi har grebet denne fase an, dvs. hvordan vi har<br />
struktureret disse termer i grupper, og de tanker der ligger bag.<br />
Taksonomiens opbygning<br />
Det øverste niveau i taksonomien er det, vi har lagt mest vægt på. Dette er indgangen til<br />
taksonomien, og for at de underliggende niveauer skal fungere hensigtsmæssigt ser vi det som<br />
vigtigt, at termerne i det øverste niveau er præcist formuleret. Undervejs i arbejdet med<br />
taksonomien har vi ændret navn på termerne i det øverste niveau, efterhånden som vi har fået flere<br />
termer, og en større viden om IDA. Dette ser vi ikke på som noget problem, snarere tvært imod.<br />
Selve arbejdet med at sætte termerne ind i taksonomiens struktur har givet os værdifuld viden om<br />
domænet.<br />
I udarbejdelsen <strong>af</strong> det øverste niveau har vi baseret os løst på Ranganathan's fem klassiske facetter,<br />
kaldet PMEST. Det er tanken om at opdele et område i gensidigt udelukkende facetter vi ser som<br />
nyttige. Den grundlæggende pointe er, at identificere nogle få gensidigt udelukkende kategorier, og<br />
skabe et hierarki for hvert <strong>af</strong> dem 42 .<br />
Vi vurderede, at den klassiske PMEST (Personality, Matter, Energy, Space og Time) ikke ville<br />
fungere så godt i vores specifikke tilfælde 43 . Vi havde svært ved at få PMEST-facetten Time til at<br />
passe ind, og da denne ene facet faldt ud, kom vi frem til, at vi ville skabe vore egne termer udfra de<br />
termer, vi havde hentet fra IDA. Stewart siger også, at man ikke er bundet til at bruge PMESTfacettene,<br />
men at man finder de passende termer fra den information man er i færd med at<br />
organisere 44 . Derfor definerede vi fem termer udfra de termer, vi havde samlet ind, og den viden vi<br />
har oparbejdet om IDA.<br />
De termer vi er kommet frem til i det overordnede niveau, er:<br />
- Medlemmer<br />
42 Stewart, D. L. (2008), s. 61.<br />
43 Ibid, s. 62.<br />
44 Ibid.<br />
16
- Videndeling<br />
- Dokumenttype<br />
- IDA<br />
- Andre samarbejdspartnere.<br />
”Medlemmer” er den term, der optræder først, fordi det er medlemmerne der er det centrale for<br />
IDA. Herunder kommer de termer, der relaterer sig til <strong>IDAs</strong> medlemmer. Det er meningen, at<br />
dokumenter der omhandler medlemmer skal indekseres med emneord der forklarer, hvilken type<br />
medlemssager dokumentet hovedsagligt omhandler. Indeksøren 45 kan frit vælge udelukkende at<br />
bruge emneord fra denne kategori, på forskellige eller samme niveau, eller kombinere med termer<br />
fra andre overordnede kategorier. Medlemmer er den eneste term vi har beholdt gennem hele<br />
processen, da vi anser denne for at være den mest centrale.<br />
”Videndeling” er den kategori, hvor medarbejdere møder hinanden på en eller anden måde, og<br />
udveksler viden med hinanden. Det kan være et personalemøde, et seminar, eller rådgivning. Hvis<br />
et dokument omhandler videndeling på en eller anden måde mellem medarbejdere i IDA, kan<br />
indeksøren vælge at bruge en term fra denne kategori som emneord. Denne kategori blev tidligere<br />
kaldt Aktiviteter, men blev ændret, da denne term kunne misforstås.<br />
”Dokumenttype” blev tidligere kaldt for Materiale. Denne term definerer vi som værende typen <strong>af</strong><br />
materialer det gældende dokument er. Ved at bruge emneord fra denne kategorien, kan man således<br />
fortælle søgeren, hvad dokumentet er blevet brugt til. Er der tale om et brev, en personalehåndbog<br />
eller et direktiv? Vi forestiller os, at disse emneord typisk bliver brugt til at beskrive dokumenter,<br />
der hovedsagligt har en rolle som en bestemt materialetype.<br />
I kategorien ”IDA” har vi lagt termer for alle <strong>IDAs</strong> <strong>af</strong>delinger og regionale netværk. Hvis et<br />
dokument omhandler, eller på anden måde burde forbindes med en <strong>af</strong> <strong>IDAs</strong> <strong>af</strong>delinger eller<br />
kontorer rundt i landet, kan indeksøren vælge at indeksere med en term fra denne kategori.<br />
”Andre samarbejdspartnere” kan, sammen med kategorien IDA, sammenlignes med PMESTfacetten<br />
Space. Der er tale om et eksisterende sted eller en organisation, hvor en handling kan finde<br />
sted. Vi har valgt, at adskille disse for ikke at sammenblande <strong>IDAs</strong> interne <strong>af</strong>delinger og kontorer<br />
med de eksterne samarbejdspartnere.<br />
I de underliggende niveauer bliver termerne så mere og mere specialiserede. Tanken er, at de<br />
underordnede niveauer skal dække alle aspekter <strong>af</strong> de overordnede. F.eks. skal alle termer under<br />
”Medlemmer” dække alt, der har med medlemmer at gøre.<br />
Termerne i det øverste niveau er ikke opstillet alfabetisk, men efter hvor vigtige vi anser<br />
kategorierne for at være i forbindelse med indeksering. Det er vigtigt at påpege, at denne opstilling<br />
er vor egen, og godt kan ændres inden taksonomien er færdig til brug. For at verificere, at de termer<br />
vi har valgt er brugbare for IDA, må vi tage de ansatte med i udformningen. I <strong>af</strong>snittet<br />
”Kvalitetskontrol og testning <strong>af</strong> taksonomien” vil vi forklare nærmere om, hvilke metoder vi anser<br />
for at være de bedste til dette formål.<br />
45 Hvad enten dette er en person, eller processen bliver varetaget automatisk.<br />
17
For at lette genfindingen, er niveauerne under det øverste niveau er opstillet alfabetisk. Længere<br />
lister med ord bliver hurtigt uoverskuelige, og ved konsekvent at opstille termerne efter et system,<br />
man må antage at alle kender, håber vi at få brugeren <strong>af</strong> taksonomien til at føle sig «hjemme» i<br />
systemet. Alfabetisk rækkefølge må være den mest gennemskuelige systematiseringen <strong>af</strong> ord, og vil<br />
efter vores mening bidrage med øget intuitivitet i systemet. Igen vil vi påpege, at det er meningen<br />
brugerne skal være med til at bestemme udformningen.<br />
Vi har lagt vægt på, at termerne skal være gensidigt udelukkende, dvs. vi ønsker ikke at nogen term<br />
skal optræde mere end én gang. Dette er for at skabe konsistens i taksonomiens struktur, og dermed<br />
undgå forvirring. 46 Hvis det øverste niveau er grundigt gennemtænkt, burde det heller ikke være<br />
nødvendigt med gentagende termer, hvorfor vi har lagt så stor vægt på dette niveau.<br />
Det er meningen, at taksonomien skal være intuitiv for brugeren, og vi har derfor valgt at forsøge at<br />
holde hver termliste i en kategori på maksimalt 15 termer. Dette gør vi, for at brugeren skal kunne<br />
holde taksonomiens overordnede struktur, og samtidig finde frem til de detaljerede termer 47 . Det er<br />
vigtigt, at brugeren <strong>af</strong> taksonomien til hver en tid har nok forståelse for taksonomiens opbygning til<br />
at kunne træffe sit næste valg, og også finde tilbage uden problemer.<br />
Der er en grænse for, hvor mange ting man kan holde i hovedet. 48 Det er dette vi tager højde for, når<br />
vi konstruerer taksonomien ud fra et ønske om, at have maksimalt 15 termer i en termliste.<br />
Psykologen George Miller fandt gennem sine studier det ”magiske tal” 7 ± 2, som er det antal ting<br />
vi kan:<br />
- være opmærksomme på samtidig<br />
- holde i korttidshukommelsen<br />
- skille klart fra hinanden<br />
Miller fandt også ud, at hvis man holdt mere end 15 ting i hovedet samtidig, ville fejlmarginen blive<br />
for stor 49 . Der findes en strategi til at ”narre” hjernen til at huske flere ting, nemlig ved at gruppere<br />
dem sammen. Det er lige præcis denne strategi en taksonomis hiararkiske struktur benytter sig <strong>af</strong> 50 ;<br />
termerne er grupperet under sin forældreterm. Derfor vil det være muligt for en bruger <strong>af</strong><br />
taksonomien, at holde hele strukturen i hovedet så længe vi holder os indenfor grænsen på 15<br />
termer.<br />
Vi har holdt os til 5 termer i det øverste niveau, netop for at optimere brugerens interaktion med<br />
strukturen. De underliggende niveauer efterstræber vi at holde på maksimalt 15 termer. Nogle<br />
steder i taksonomien har vi desværre været nødt til at lave termlister på mere end 15. Dette er under<br />
”Uddannelse” og ”Fagtekniske netværk”, som vi må antage de ansatte i IDA har kenskab til. I lister<br />
med termer, som man må antage at brugerne <strong>af</strong> taksonomien har kendskab til, er det muligt at have<br />
flere end 15 termer, uden at det går ud over evnen til at navigere 51 .<br />
46 Lambe, P. (2007), s. 20.<br />
47 Lambe, P. (2007), s. 186.<br />
48 Ibid, s. 186.<br />
49 Ibid, s. 187.<br />
50 Ibid, s. 190.<br />
51 Ibid.<br />
18
Vores taksonomi består <strong>af</strong> 5 niveauer. Lambe anbefaler udfra Miller og Dunbars magiske tal, at<br />
man ikke har mere end 3 nivauer, da man herefter begynder at miste overblikket, og navigeringen<br />
kan bryde sammen 52 . Men dette er kun anbefalinger, og ikke fastlagte regler. Vi har valgt, at lade<br />
vores taksonomi strække sig over 5 niveauer, og mener dette vil fungere fint, eftersom <strong>IDAs</strong> ansatte<br />
må antages, at have et grundlæggende kendskab til termerne, og har brug for en vis specificitet.<br />
Såfremt termerne er opstillet i et godt system, vil brugerne <strong>af</strong> systemet ikke miste overblikket. En<br />
anden pointe er, at Lambe regner med, at listerne er fyldt op med 15 termer i hver, noget vores<br />
taksonomi ikke er. Selv om der er 5 niveauer, har vi holdt os godt under det antal termer, den<br />
menneskelige hjerne kan arbejde med i 3 niveauer (3.375) 53 .<br />
Under opbygningen <strong>af</strong> de fem niveauer har vi hele tiden holdt relationsforholdet i tankerne. Vi har<br />
brugt alle de tre typer relationer som en taksonomi kan indeholde 54 , men vi har lagt vægt på, at<br />
relationerne skal være de samme indenfor en kategori for at vedholde konsistens. Eftersom det kun<br />
er et udkast til en taksonomi vi har konstrueret, skal disse relationer revideres inden taksonomien<br />
kan tages i brug. Vi forestiller os, at det bedst gøres i samarbejde med dem som skal bruge<br />
taksonomien, eftersom det er dem, der har den mest indgående viden om IDA og hvilke relationer<br />
termerne burde have.<br />
De ni nøglekriterier<br />
Til konstruktionen <strong>af</strong> taksonomien, har vi anvendt ni nøglekriterier for udformningen <strong>af</strong> robuste<br />
taksonomistrukturer. 55 Disse kriterier komplementerer og forstærker hinanden, og skal sikre, at<br />
taksonomien er internt konsistent, meningsfuld for brugerne, nem at navigere i, og varetager sin<br />
vigtigste opgave: At opdele store mængder indhold i mindre dele, der er nemme at navigere rundt i.<br />
De ni nøglekriterier er, at taksonomien skal være:<br />
Intuitiv<br />
Entydig<br />
”Åben”<br />
Konsistent og forudsigelig<br />
Relevant<br />
Sparsommelig<br />
Meningsfuld<br />
Holdbar<br />
Balanceret<br />
Disse ni nøglekriterier, samt hvordan man sikrer sig, at taksonomien overholder dem, bliver<br />
beskrevet nedenfor. Nogle <strong>af</strong> disse kriterier kan man teste for, ved at lade testbrugere indeksere en<br />
række dokumenter vha. taksonomien, mens andre kan testes ud fra den daglige brug <strong>af</strong><br />
taksonomien.<br />
At taksonomien skal være intuitiv at anvende betyder, at den skal være nem at navigere i og bruge.<br />
Brugerne skal således kunne forudsige, i hvilke kategorier de kan finde de termer, de ønsker at<br />
52 Lambe, P. (2007), s, 190.<br />
53 Ibid, s. 191.<br />
54 Se Planlægningsfasen<br />
55 Ibid, s. 199-200.<br />
19
anvende. Om det er intuitivt for brugerne at anvende taksonomien kan man teste ved at observere,<br />
om de hurtigt navigerer frem til det, de søger, uden at gå i blindgyder.<br />
Med entydig menes der, at taksonomien ikke skal tilbyde alternativer. Brugeren må ikke være i tvivl<br />
om, hvilket ord, der er det rigtige. De enkelte termer må derfor ikke findes mere end ét sted i<br />
taksonomien. For at teste, om taksonomien er entydig, kan man se på, om brugerne med det samme<br />
kan identificere de termer de ønsker at bruge, uden først at overveje alternativer.<br />
Åben betyder, at taksonomien skal kunne supportere alt indhold. Taksonomien skal således kunne<br />
rumme nyt indhold, uden at det er nødvendigt med omfattende ekspansioner eller<br />
omstruktureringer. For at sikre sig, at taksonomien er åben, skal man sørge for, at der ikke er store<br />
samlekategorier med blandet indhold. Det er her vigtigt i fællesskab med domænespecialister at<br />
overveje, om fremtidigt indhold kan implementeres i de allerede eksisterende kategorier.<br />
At taksonomien skal være konsistent og forudsigelig betyder, at underkategorierne skal organiseres<br />
således, at det er nemt og logisk for brugerne, at navigere rundt. For at opnå dette, har vi valgt, at<br />
opstille alle termer, på nær dem på det øverste niveau alfabetisk. Dermed kan indeksøren forholde<br />
sig til et fast system. Om taksonomien er konsistent og forudsigelig kan man teste ved at observere,<br />
om brugerne indenfor de enkelte kategorier hurtigt kan navigere hen til den term eller underkategori<br />
de søger, uden først at skulle læse hele listen systematisk igennem.<br />
Med relevant menes der, at taksonomien ud fra et brugerperspektiv bør genspejle de måder, man<br />
normalt organiserer information og viden på i organisationen. For at teste, om taksonomien er<br />
relevant, kan man se på, om de søgetermer eller –fraser som brugerne anvender i deres søgninger,<br />
umiddelbart kan oversættes til en del <strong>af</strong> taksonomien. F.eks. ”referat fra Hovedbestyrelsesmøde<br />
omhandlende IDA Forsikring”. Dette kan man gøre, ved at undersøge log-filerne fra<br />
søgefunktionen.<br />
Sparsommelig betyder, at der ikke må være nogen gentagelser. Taksonomiens struktur skal hverken<br />
tilbyde mere eller mindre end påkrævet. Der kan her opstå et spændingsfelt med, at taksonomien<br />
samtidig skal være åben. For at taksonomien skal være sparsommelig, bør man sikre sig, at den ikke<br />
indeholder kategorier uden indhold. Desuden bør der ikke være kategorier, som er overfyldt med<br />
indhold.<br />
At taksonomien skal være meningsfuld betyder, at kategorier og underkategorier skal sætte<br />
brugeren i stand til, at kunne forudsige, hvad de indeholder. Man sikrer sig, at taksonomien er<br />
meningsfuld ved at sørge for, at brugerne ikke bliver overraskede eller direkte skuffede over det<br />
indhold, de finder i underkategorierne eller emnefolderne.<br />
Med holdbar menes der, at taksonomien skal konstrueres således, at den ikke behøver hyppige<br />
ændringer eller ekspansioner. En robust taksonomi kræver generelt kun en mindre revision en gang<br />
om året, medmindre der sker radikale og uforudsete ændringer i organisationen. Mere om dette<br />
senere under kapitlet om vedligeholdelse <strong>af</strong> taksonomien. Holdbarhed er noget, der testes over tid.<br />
For at taksonomien er holdbar eller robust, skal der ikke være nogen seriøse, eller gentagne klager<br />
fra brugerne, fordi de ikke kan tildele nyt indhold. Eller fordi de har svært ved at navigere.<br />
At taksonomien skal være balanceret betyder, at hvert niveau har en konsistent grad <strong>af</strong> generalitet<br />
og specificitet, når man sammenligner horisontalt gennem taksonomien. For at taksonomien er<br />
20
alanceret skal man sikre sig, at der ikke er områder i taksonomien, som er overbefolket med store<br />
mængder <strong>af</strong> udifferentieret indhold, mens andre områder er underbefolket. I forbindelse med<br />
balancen er det dog svært, at sikre sig, at termerne horisontalt er på samme niveau, for er<br />
arrangement eksempelvis på samme niveau som møde?<br />
21
Implementeringsfasen (HCKH)<br />
Men dette udkast til en taksonomi er kun begyndelsen. Der er stadig et stykke vej, før taksonomien<br />
kan understøtte mere effektiv vidensbrug og –”flow” i organisationen. Udover selve<br />
implementeringen, drejer det sig om, at sikre styringsprocessen og vedligeholdelsen <strong>af</strong><br />
taksonomien.<br />
Lambe beskriver således tre hovedstadier i implementeringsfasen. 56 De to første punkter vil kort<br />
blive præsenteret nedenfor og ikke uddybet, da vi på nuværende tidspunkt ikke ved, hvordan<br />
taksonomien skal anvendes i praksis. 57 Vi har dog valgt at nævne dem for at give IDA en idé om,<br />
hvordan de skal fortsætte arbejdet. Derimod bliver det sidste punkt omhandlende styringsprocessen<br />
uddybet i næste <strong>af</strong>snit, da vi godt på nuværende tidspunkt kan give et bud på dem.<br />
1. Repræsentationen <strong>af</strong> taksonomien skal planlægges:<br />
Det er vigtigt at overveje, hvordan taksonomien skal repræsenteres, hvilke værktøjer der<br />
skal bruges til at understøtte repræsentationen og hvilke usability-problemstillinger det er<br />
nødvendigt, at forudse og tage vare på.<br />
2. Taksonomien skal integreres i den eksisterende infrastruktur:<br />
Taksonomien er en udvidelse <strong>af</strong> den allerede eksisterende informations- og<br />
vidensinfrastruktur i organisationen, men den integrerer sig ikke automatisk. Derfor er det<br />
vigtigt at sørge for, at taksonomien bliver ”flettet ind” i det allerede eksisterende<br />
informationslandskab.<br />
3. Styringsprocessen skal sikres:<br />
En taksonomi er ikke en stationær størrelse, men noget der løbende udvikler sig. Nye<br />
begreber opstår, andre udgår, sproget ændrer sig etc. Alt dette må man tage højde for, og<br />
derfor skal taksonomien løbende vedligeholdes. Der bør derfor etablere en række at<br />
aktiviteter, der sikrer, at taksonomien forbliver ”levende” og relevant. Styringsprocessen<br />
omfatter også overvejelser omkring, hvordan selve emneordstildelingen skal foregå. Samt et<br />
bud på en metode som er egner sig til kvalitetskontrol <strong>af</strong> taksonomien.<br />
Vedligeholdelse <strong>af</strong> taksonomien<br />
Som tidligere nævnt, er det hensigtsmæssigt, at vedligeholdelsen <strong>af</strong> taksonomien foregår på centralt<br />
plan. Der bør udpeges en person eller en gruppe <strong>af</strong> personer, der som administratorer skal stå for<br />
vedligeholdelsen <strong>af</strong> taksonomien. Disse skal sikre, at den forbliver relevant og brugbar som<br />
beskrevet i det forudgående <strong>af</strong>snit.<br />
56 Lambe, P. (2007), s. 208.<br />
57 Se indledningen omhandlende Vision IDA 2011.<br />
22
En oplagt måde at gøre dette på, er ved at logge brugernes adfærd, når de søger information. Har en<br />
bruger forsøgt, at søge på et ord flere gange og til sidst givet op, skulle man måske overveje, at<br />
tilføje det pågældende ord til taksonomien. Metoden har den fordel, at den ikke direkte involverer<br />
brugerne.<br />
I etablerings- og implementeringsfasen er det en rigtig god idé at sørge for, at få tilbagemeldinger<br />
fra de ansatte/brugere, både dem, der ”blot” henter information, men også dem, der producerer den.<br />
Vi forestiller os, at der i en periode er en eller flere koordinatorer, der samler op på respons,<br />
spørgsmål, og løse ender.<br />
Det er en god idé, at foretage en systematisk gennemgang <strong>af</strong> taksonomien indenfor seks måneder<br />
efter implementeringen <strong>af</strong> taksonomien, og derefter årligt. 58 Denne gennemgang bør være styret <strong>af</strong><br />
de ni nøglekriterier som er omtalt tidligere i denne opgave.<br />
Derudover kan der implementeres en feed-back-funktion, der gør, at brugerne <strong>af</strong> taksonomien aktivt<br />
kan sende forslag til rettelser, ændringer og forbedringer videre til den medarbejder, der står for<br />
vedligeholdelsen <strong>af</strong> den. Således sikrer man, at ændringer implementeres i tide, og at taksonomien<br />
hele tiden giver mening for dem, der bruger den i deres daglige arbejde.<br />
Tildeling <strong>af</strong> emneord<br />
Det overordnede formål med tildeling <strong>af</strong> emnord er naturligvis genfinding. Dvs. at ressourcen skal<br />
dukke op i en søgning, hvor den er relevant. Her er det vigtigt at overveje, om brugerne selv skal<br />
have mulighed for at tildele emneord, når systemet er i brug, eller om denne proces skal foregå<br />
automatisk ved at et program tager sig <strong>af</strong> denne proces. Hvorvidt det er forfatterne selv der skal<br />
tildele disse emneord, eller denne proces skal foregå automatisk, er i sidste ende ikke op til os at<br />
vurdere. I dette <strong>af</strong>snit vil vi dog give nogle bud på, hvordan taksonomien kan anvendes. Dvs.<br />
hvordan vi forestiller os, at man kan tildele emneord til dokumenterne. Men lige meget, hvordan<br />
tildelingen <strong>af</strong> emneord skal foregå rent praktisk, er der nogle generelle retningslinjer samt features<br />
ved søgefunktionen som vi mener, bør gøre sig gældende.<br />
De mest brugte mål for kvaliteten <strong>af</strong> indekserings- eller søgesystemer, er RECALL og<br />
PRECISION. 59 RECALL angiver i hvor stor udstrækning de relevante dokumenter i hele basen er<br />
fundet, mens PRECISION angiver andelen <strong>af</strong> relevante dokumenter i søgesættet.<br />
Disse to mål indikerer hvor lidt, eller hvor meget et system fungerer efter hensigten, som er at<br />
tilvejebringe relevant materiale uden støj. Relevans er dog mere end et spørgsmål om statistik, idet<br />
ikke alle opfatter det samme som lige relevant. 60 Dette hænger i høj grad sammen med kontekst og<br />
verdensbillede. Der tales om flere typer <strong>af</strong> relevans, hvor disse to mål falder ind under betegnelsen<br />
systembaseret eller objektiv relevans. I modsat fald tales der om subjektiv relevans, herunder bl.a. at<br />
den eneste der kan bedømme et dokuments relevans er brugeren <strong>af</strong> dokumentet. Der er endnu ikke<br />
nogen entydigt formulerede og anerkendte mål for andre typer <strong>af</strong> relevans end den systembaserede,<br />
hvorfor vi ikke vil komme nærmere ind på det her.<br />
58 Lambe, P. (2007), s. 234.<br />
59 Lancaster, F. W. (1998), s. 3.<br />
60 Stewart, D. L. (2008), s. 9.<br />
23
Man kan foretage brugertests med mere eller mindre autentiske søgninger og derefter regne på de<br />
fremfundne resultater i forhold til ovennævnte performancemål. Som det antydes, er man i<br />
princippet bekendt med basens størrelse og indhold for at kunne måle præcist. Det er imidlertid et<br />
noget omfattende arbejde, hvis basen er stor. Man kan dog godt nøjes med at teste et udsnit <strong>af</strong><br />
basen.<br />
Efterhånden som databasen bliver større, vil antallet <strong>af</strong> dokumenter der er udstyret med det samme<br />
emneord også stige. Derfor er det nødvendigt, at indeksere dokumenterne, ved at tildele dem flere<br />
emneord (og gøre dem mere specifikke) således, at indekseringen er mere ”diskriminerende” og<br />
tillader søgninger i hvilke der opnås en tilfredsstillende grad <strong>af</strong> recall, samtidig med en acceptabel<br />
grad <strong>af</strong> precision. Men hvor mange emneord vil så være passende? Det er svært, at opstille regler<br />
for så forskellige dokumenter, både i størrelse og type, som der er tale om.<br />
Ifølge Lancaster 61 skal man tilstræbe, at tilfredsstille 80% <strong>af</strong> brugernes behov, da det vil kræve en<br />
meget højere grad <strong>af</strong> ekshaustivitet, at forøge dette til 90-95%. Men desværre giver han ikke nogen<br />
magisk formel for, hvor mange termer, der så skal til, for at tilfredsstille 80%. Dette må man i<br />
stedet bygge på viden om brugernes behov. Lancester foreslår bl.a., at man kan lave kontrollerede<br />
eksperimenter, hvor man sammenholder informationsbehov med en samling <strong>af</strong> dokumenter, der er<br />
indekseret med et forskelligt antal termer. Jo flere termer man forsyner et dokument med, desto<br />
mere tilgængeligt bliver det, og formodentlig vil det derfor blive fundet oftere. Lancaster foreslår en<br />
politik, hvor man tildeler mellem 8 og 15 termer til de fleste dokumenter. 62<br />
Vi mener, at hver post bør indeholde bibliogr<strong>af</strong>iske oplysninger om dokumentet. Det drejer sig om<br />
ophav, dato, filtype (dvs. om der er tale om et word-dokument, en PDF-fil osv.), titel (hvis en sådan<br />
findes) og filstørrelse. Sammen med disse bibliogr<strong>af</strong>iske oplysninger mener vi, at tre emneord vil<br />
være nok til at identificere <strong>IDAs</strong> dokumenter. 63 Hvis alt i et dokument skal registreres vil det skabe<br />
unødig støj, og brugerne vil få alt for mange resultater, med mindre de også inkluderer mange<br />
emneord i deres søgninger.<br />
Vi forestiller os, at når brugerne har fundet nogle poster, der ser relevante ud, kan de fortsætte<br />
søgningen ved at bruge de samme emneord, eller kombinationer <strong>af</strong> emneord, der bliver brugt i de<br />
poster, de har fundet. Det kunne f.eks. ske ved, at der i søgemaskinen var en indbygget ”Søg<br />
lignende titler”-funktion. Fra alle poster med mere end ét emneord bliver det via denne funktion<br />
muligt, at linke videre til en mellemside, hvor emneordene i posten vises tillige med information om<br />
hvor mange poster der findes med den samme kombination <strong>af</strong> emneord. Brugeren kan herfra vælge<br />
emneord til eller fra, og videresøge på den valgte kombination <strong>af</strong> emneord.<br />
I udgangspunktet forestillede vi os, at producenterne selv skulle tildele emneord til dokumenterne.<br />
Rent praktisk skulle dette foregå på den måde, at når man har skrevet en tekst, vælger man tre<br />
emneord, til at beskrive dokumentet. Disse kan frit vælges fra de niveauer man ønsker. Har man<br />
således valgt et emneord fra facetten medlemmer, er man ikke bundet til, hverken at vælge ord fra<br />
samme niveau, eller udelukkende fra medlemmer (skal uddybes yderligere). Hvis producenten<br />
mener, at der mangler et emneord, kan denne rette henvendelse til den person, som er udnævnt til<br />
administrator <strong>af</strong> taksonomien, som så tager stilling til, om termen skal medtages i taksonomien.<br />
61<br />
Lancaster, F. W. (1998), s. 26.<br />
62<br />
Ibid, s. 23.<br />
63<br />
Disse bibliogr<strong>af</strong>iske oplysninger er jo også termer, og dermed nærmer vi os de otte termer.<br />
24
Lars Aagaard fra <strong>IDAs</strong> IT-<strong>af</strong>deling mener, at denne proces skal administreres automatisk. Dette<br />
sikrer bedre konsistens, og man kommer ud over de udfordringer der er forbundet med at lære folk<br />
at tildele emneord, og at de måske ikke gider, og det derved bliver noget sjusk… Til gengæld bliver<br />
det sværere, at fange de tilfælde, hvor taksonomien har mangler. I hvert fald kræver dette mere <strong>af</strong><br />
testfasen… (mere om dette i <strong>af</strong>snittet om testning og vedligeholdelse <strong>af</strong> taksonomien).<br />
Card sorting<br />
En metode, man kan anvende til kvalitetskontrol <strong>af</strong> taksonomien, er Card sorting. 64 Card sorting er<br />
en metode til at undersøge, hvordan folk grupperer ting. Herved kan man udvikle strukturer, der<br />
øger sandsynligheden for, at brugerne kan genfinde tingene. Card sorting er således en brugbar<br />
metode, når man har identificeret de termer, man ønsker at gruppere, men også som supplerende<br />
metode til at teste, om der er overensstemmelse med den måde, man har struktureret taksonomien<br />
på, og brugernes opfattelse <strong>af</strong>, hvordan begreberne hænger sammen.<br />
Fordelene ved denne metode er:<br />
At den er nem og billig at udføre.<br />
At den sætter en i stand til at forstå, hvordan ”rigtige mennesker” grupperer ting.<br />
Man identificerer, hvilke termer, der er svære at placere.<br />
At man identificerer terminologi, der er tilbøjelig til at blive misforstået.<br />
Rent praktisk gennemføres metoden ved, at navnene på de ting man ønsker at få grupperet, skrives<br />
ned på individuelle kort/sedler. Derefter beder man en række testpersoner om, at gruppere termerne<br />
på en måde, der giver mening for dem. Man kan også bede testpersonerne om, at navngive disse<br />
grupper.<br />
Efter at alle testpersonerne har gjort dette, skriver man disse data ind i et regneark, og undersøger<br />
grupperingerne. Højst sandsynligt vil der være en generel enighed om mange <strong>af</strong> termerne, og<br />
hvordan disse skal grupperes, så disse grupper giver sig selv. Særlig fokus skal man lægge på de<br />
termer, der ikke er konsensus omkring. Måske hjælper det, hvis de bliver omdøbt?<br />
For at metoden skal kunne fungere optimalt, er det vigtigt at sikre sig, at testpersonerne er<br />
repræsentative for dem, der i sidste ende skal anvende taksonomien. Litteraturen anbefaler, at man<br />
bruger så mange testpersoner som man kan overskue, og mindst seks. Man skal dog være<br />
opmærksom på, at jo flere man bruger, jo mere analysearbejde giver det i sidste ende.<br />
Hvor lang tid folk er om at sortere, varierer selvfølgelig meget, men som en tommelfingerregel, skal<br />
man regne med, at det tager ca. en halv time at sortere 50 termer. (Det skal man lige huske at have<br />
med i regnestykket, før man sætter folk til at sortere flere tusinde termer!!!)<br />
Det kunne have været spændende, at prøve denne metode. Men det tillod tiden desværre ikke.<br />
64 Information & Design. (2006, 25. oktober).<br />
25
Konklusion (HCKH og LH)<br />
Således mener vi, at have besvaret spørgsmålene i problemformuleringen.<br />
I planlægningsfasen undersøgte vi, hvilke former for klassifikationssystemer der findes.<br />
På baggrund her<strong>af</strong> fandt vi ud <strong>af</strong>, at et facetteret klassifikationssystem, med kontrolleret hierarki i<br />
form <strong>af</strong> en taksonomi ville være bedst for IDA. Både på grund <strong>af</strong> dens gode egenskaber til at<br />
strukturere information i et hierarki, samtidig med at den er nem at vedligeholde og opdatere. Dette<br />
var også i overensstemmelse med <strong>IDAs</strong> ønske.<br />
At finde gode termer til vores taksonomi var et vigtigt arbejde, og til dette arbejde anvendte vi<br />
forskellige metoder.<br />
Vi har, som der bliver anbefalet i litteraturen omhandlende taksonomikonstruktion, fundet mange<br />
termer fra <strong>IDAs</strong> eksisterende vokabularer. Disse termer anser vi som gode, eftersom de er skabt <strong>af</strong><br />
<strong>IDAs</strong> egne ansatte, og derfor er termer de selv anvender internt i organisationen.<br />
Interviewene var en også en meget givende metode, da de gav os både gode termer og indsigt i<br />
<strong>IDAs</strong> struktur og kommunikationsveje. Vi har også kunnet opsætte test-scenarier ud fra de svar vi<br />
fik i interviewene, og har på denne måden fått testet vor taksonomi. Denne testning skal der bygges<br />
videre på ved hjælp fra <strong>IDAs</strong> medarbejdere.<br />
Teorier omhandlende taksonomikonstruktion anbefaler, at man finder eksemplariske dokumenter<br />
fra samlingen taksonomien skal bruges på, og udtrækker termer fra disse ved hjælp <strong>af</strong> ordoptælling.<br />
Denne metode virkede i udgangspunktet som en god idé, men det viste sig, at være svært, for ikke<br />
at sige umuligt, at anvende den i praksis. Det store antal dokumenter på <strong>IDAs</strong> P-drev gjorde, at vi<br />
ikke kunne få overblik nok til udvælge eksemplariske dokumenter. Vi har således ikke nogen<br />
chance for at vurdere, hverken dækningsgrad <strong>af</strong> dokumentet, eller hvor dybt ned i de enkelte<br />
<strong>af</strong>delinger vi egentlig kom. Dermed ikke sagt, at metoden ikke vil kunne fungere i en anden<br />
sammenhæng.<br />
På grundlag <strong>af</strong> dette konstruerede vi taksonomien. Her tog vi udgangspunkt i PMEST, samt ni<br />
nøglekriterier for at sikre en robust taksonomistruktur.<br />
For at taksonomien kan fungere optimalt, er det vigtigt at den bliver implementeret i det allerede<br />
eksisterende informationslandskab. For at bibeholde sin aktualitet og relevans, skal taksonomien<br />
jævnligt opdateres og vedligeholdes. I den forbindelse er det en god idé, at udpege en person, eller<br />
en gruppe <strong>af</strong> personer til at varetage disse opgaver. En god metode til at kvalitetskontrollere<br />
taksonomien, er card sorting.<br />
26
Perspektivering (HCKH og LH)<br />
Den 16/12-2008 præsenterede vi taksonomien for <strong>IDAs</strong> IT-<strong>af</strong>deling. De var overvejende positive<br />
overfor projektet og gav udtryk for, at det var et godt udgangspunkt for deres videre arbejde frem<br />
mod Vision 2011.<br />
Vi har <strong>af</strong>talt, at følge dette op, med en længere præsentation i slutningen <strong>af</strong> januar 2009, hvor<br />
interesserede fra flere <strong>af</strong> de andre <strong>af</strong>delinger også vil være til stede. Det drejer sig hovedsageligt om<br />
dem, vi interviewede i forbindelse med projektet. Derfor får vi først deres endelige tilbagemelding<br />
efter denne dato.<br />
Fremadrettet er der en række tiltag man kan gøre, for at optimere taksonomien:<br />
Når man først har fået defineret taksonomien, kan den anvendes til flere formål. F.eks. kunne man<br />
forestille sig, at man udvider taksonomien til også at omfatte medarbejdere. Således at når man<br />
f.eks. søger på arbejdskonflikter, får man ikke alene de dokumenter, der omhandler<br />
arbejdskonflikter, men også en liste over de medarbejdere, der arbejder med/har speciale indenfor<br />
netop dette område.<br />
Man kan sørge for, at brugeren guides videre til de rigtige dokumenter, selv om der er søgt på et<br />
synonym. Det sikrer, at man når frem til relevant information, uanset hvilket ord man søger på.<br />
Endelig skal det nævnes, at gr<strong>af</strong>isk navigation letter tilgangen til information, også for de utrænede<br />
informationssøgere. Derfor er det vigtigt, at opretholde fokus på dette aspekt, i det fremadrettede<br />
arbejde med taksonomien.<br />
27
Litteraturliste<br />
Fastformsdokumenter<br />
Blair, D. C., & Kimbrough, S. O. (2001). Exemplary documents: a foundation for information<br />
retrieval design. Information Processing and Management, 38/2002(3), 363-379.<br />
Kowalski, G. J., & Maybury, M. T. (2000). Information storage and retrieval systems: Theory and<br />
implementation (2. udg). Norwell, Massachusetts: Kluwer Academic Publishers.<br />
Lambe, P. (2007). Organising Knowledge: Taxonomies, Knowledge and Organisational<br />
Effectiveness. Oxford: Chandos Publishing.<br />
Lancaster, F. W. (1998). Indexing and Abstracting in Theory and Practice (2. udg). London:<br />
Library Association Publishing.<br />
Lykke Nielsen, M. (2004). Conceptual tools supporting information retrieval and sharing.<br />
Hummelshøj, M (ed). Proceedings of the 12th Nordic Conference for Information and<br />
Documentation, September 1-3, 2004, Aalborg, Denmark. Aalborg: Royal School of Library and<br />
Information Science. 14 - 21.<br />
Lykke Nielsen, M. (1999). Tesaurus, datawarehouse og elektronisk dokumentstyring.<br />
Bibliotekspressen, 1999(17), 524-527.<br />
Lykke Nielsen, M. (2001). Tesauruskonstruktion: Tesaurustyper, metoder, retningslinier:<br />
Undervisningsnoter. Upubliceret. København: Danmarks Biblioteksskole.<br />
Stewart, D. L. (2008). Building Enterprise Taxonomies (1. udg). Mokita Press.<br />
Wyllys, R. E. (1981). Empirical and Theoretical Bases Of Zipf's Law. Library Trends, 30/1981(1),<br />
s. 53-64.<br />
28
Elektroniske dokumenter<br />
BAR-eva.dk. (2005a). Interview. Lokaliseret den 4. januar 2009 på URL: http://www.bareva.dk/Metoder/Interview.aspx<br />
BAR-eva.dk. (2005b). Personlige interview. Lokaliseret den 4. januar 2009 på URL:<br />
http://www.bar-eva.dk/Metoder/Interview/Personlige%20interview.aspx<br />
Bitconomy. (2005, 13. december). Folksonomien: den mindste indsats betydning. Lokaliseret den 4.<br />
januar 2009 på URL: http://www.bitconomy.dk/default.asp?articleid=3196<br />
Information & Design. (2006, 25. oktober). What is Card Sorting. Lokaliseret den 4. januar 2009 på<br />
URL: http://www.infodesign.com.au/usabilityresources/design/cardsorting.asp<br />
Ingeniørforeningen, IDA. (2008). Vision 2011 IDA. Lokaliseret den 4. januar 2009 på URL:<br />
http://ida.dk/omida/visionogvaerdier/Sider/visionforida2011.aspx<br />
Levy, T. (2004). The State and Value of Taxonomy Standards. Lokaliseret den 4. januar 2009 på<br />
URL: http://www.dig-mar.com/worksem/Taxonomy.pdf<br />
White, H. (2007, 12 marts). How to Construct a Concept Map. Lokaliseret den 4. januar 2009 på<br />
URL: http://www.udel.edu/chem/white/teaching/ConceptMap.html<br />
Wikipedia, den frie encyklopædi. (2008, 10. december). Taksonomi. Lokaliseret den 4. januar 2009<br />
på URL: http://da.wikipedia.org/wiki/Taksonomi<br />
Wikipedia, den frie encyklopædi. (2008, 26. december). Top-down and bottom-up design.<br />
Lokaliseret den 4. januar 2009 på URL: http://en.wikipedia.org/wiki/Top-down<br />
29
Bilag 1 – Taksonomien<br />
1. Medlemmer 1.1 Arbejdsmarkedssager Ansættelsesforhold<br />
Ansættelsesvilkår Jobklausuler<br />
Konkurrenceklausuler<br />
Kundeklausuler<br />
Medarbejderklausuler<br />
Ophavsret<br />
Arbejdskonflikter Blokade<br />
Uddannelsesklausuler<br />
Strejke<br />
Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø<br />
Personaleforhold<br />
Psykisk arbejdsmiljø<br />
Arbejdsophør Afskedigelse<br />
Bortvisning<br />
Masse<strong>af</strong>skedigelse<br />
Opsigelse<br />
Arbejdsrettigheder Barsel<br />
Ferie<br />
Pension<br />
Arbejdstid Deltid<br />
Arbejdsvilkår<br />
Sygefravær<br />
Flextid<br />
Jobløn<br />
Merarbejde<br />
Beredskab (se Foreldreløse termer) Risiko<br />
Børn<br />
Forhånds<strong>af</strong>tale<br />
Grænse<strong>af</strong>tale<br />
Hoved<strong>af</strong>tale<br />
Ingeniørmangel<br />
Klagesagsbehandling<br />
Konkurs<br />
Overarbejde<br />
Sikkerhed<br />
Terror<br />
Kontrakt Induividuelle kontrakte<br />
Ledelse Projektledelse<br />
Legater og fonde<br />
Lovgivning Arbejdsretssager<br />
Fagretlige spørgsmål<br />
Ferieloven<br />
Forhandlingsret<br />
Funktionærloven<br />
Kollektiv arbejdsret<br />
Markedsføringsloven<br />
Organisationsret<br />
30
Retssag<br />
Virksomhedsoverdrage<br />
Voldgiftssager<br />
Løn Aktieløn<br />
Efterløn<br />
Feriepenge<br />
Honorar<br />
Incitaments<strong>af</strong>lønning<br />
Lønforhandling<br />
Manglende løn<br />
Vederlag<br />
Overenskomster Overenskomstforhand<br />
Stillingsbeskrivelser Ledige stillinger<br />
Udstationering<br />
1.2 Medlemskategorier Ledere i private virksomheder<br />
1.3 Fagtekniske netværk AIR<br />
Virksomhedsgruppe Anlæg<br />
Medlemmer i udlandet samt officerer m.v.<br />
Pensionister<br />
Privatansatte medlemmer <strong>af</strong> virksomhedsgrupper eller ACklubber<br />
Regions og kommunalt ansatte<br />
Selvstændige<br />
Statsansatte<br />
Bioteknologi<br />
Byggeri<br />
Datasikkerhed<br />
Elektronik<br />
Elektroteknik<br />
Industri<br />
Infastruktur<br />
Innovation<br />
IT<br />
Kemi<br />
Levnedsmiddelteknolo<br />
Planlægning<br />
Produktion<br />
Teknologi<br />
Telesektoren<br />
Transport<br />
Studiemedlemmer Studieliv<br />
Tillidsrepræsentant<br />
Øvrige privatansatte<br />
Byggeteknisk Gruppe<br />
DSM<br />
Elektronik og IT Gruppen<br />
Energiteknisk Gruppe<br />
Fagteknik<br />
Lederforum Forbundets Forretning<br />
LSI<br />
31
ManifiQue<br />
Miljøteknisk Gruppe<br />
MPS<br />
Netværk for selvstændige<br />
Nordjyske Planlæggere<br />
PTS<br />
Selskab for Informationsteknologi<br />
Skibs- og Maskinteknisk Gruppe<br />
Spildevandskomiteen<br />
Sundhedsteknologisk Gruppe<br />
1.4 Uddannelse Bygningskonstruktør<br />
Cand. IT<br />
Cand. Tek. Soc.<br />
Civilingeniør<br />
Datalogi<br />
Datateknologi<br />
Diplomingeniør<br />
Efteruddannelse<br />
Eksportingeniør<br />
Farmaceut<br />
Informatik<br />
Levnedsmiddelingeniør<br />
Matematik<br />
3. Videndeling 3.1 Arrangement Konference<br />
Kulturelle arrangementer<br />
Kurser Karriereplanlægningsk<br />
Seminar<br />
3.2 IT IT-support<br />
Sociale arrangementer<br />
3.3 Kommunikation Ekstern kommunikation<br />
3.4 Listevalg<br />
Intern kommunikation<br />
3.5 Møder Direktionsmøde<br />
Forbundforsamling<br />
Generalforsamling<br />
Personalemøde<br />
Politisk møde<br />
Repræsentantskabsmøde<br />
SU-møde<br />
Årsmøde<br />
3.6 Politisk Politisk dagsorden<br />
Politisk indflydelse<br />
TRU kursus<br />
Påvirkning <strong>af</strong> samfundet Faglig analyse<br />
Uddannelsespolitik<br />
3.7 Projekter Projekttype (?) Beskæftigelsesfremme<br />
3.8 Rådgivning Beskæftigelse<br />
3.9 Økonomi Budget<br />
Regnskab<br />
FIDA<br />
32
2. Dokumenttype 2.1 EDB-systemer Axapta<br />
DOC2000<br />
IDA Dokumenthåndtering<br />
2.2 Håndbøger Kontaktcenterhåndbog<br />
Miljøhåndbog<br />
2.3 Love og vedtægter Direktiv<br />
2.4 Publikationstype Artikler<br />
Personalehåndbog<br />
Proceshåndbogen<br />
Projekthåndbogen<br />
Brev<br />
IDAvisen<br />
Medlemsmail<br />
Nyhedsbrev<br />
Pjece<br />
Pressemeddelelse<br />
Presseomtale<br />
Referat<br />
4. IDA 4.1 <strong>IDAs</strong> <strong>af</strong>delinger Bestyrelse<br />
Rapport Direktionsrapport<br />
Direktionen<br />
Ejeiendomsadministrationen<br />
Projektrapport<br />
Salgsrapport<br />
Årsrapport<br />
Forbunds<strong>af</strong>delinger IDA-Kommunal<br />
Fællesadministrationen<br />
Fællessekretariatet<br />
IDA-STAT<br />
Hovedbestyrelsen Formand<br />
HR-<strong>af</strong>delingen<br />
<strong>IDAs</strong> administration<br />
IT-<strong>af</strong>delingen<br />
Kommunikations-<strong>af</strong>delingen<br />
Mødecenter<br />
PIV<br />
PGA<br />
PGS<br />
Repræsentantskabet<br />
ROF<br />
Salg<br />
Politiske udvalg<br />
Sekretariater (?) TRUs sekretariat<br />
VGA<br />
33
4.2 <strong>IDAs</strong> regionale netværk IDA Fyn<br />
Økonomi-<strong>af</strong>delingen<br />
IDA Nord<br />
IDA Sjælland<br />
IDA Syd<br />
IDA Vestjylland<br />
IDA Østjylland<br />
Københavns Region<br />
Nordsjælland Region<br />
5. Eksterne<br />
samarbejdspartnere 5.1 Andre danske fagforeninger AC<br />
HK<br />
5.2 Ingeniørfamilien DIP<br />
IAK<br />
IDA Forsikring<br />
Ingeniøren<br />
ISP<br />
Komplement<br />
Mannaz<br />
5.3 Medlemsrettede<br />
samarbejdspartnere AF<br />
ATP<br />
LG<br />
5.4 Samarbejde Det internationale samarbejde EF-Specialudvalg<br />
Energistyrelsen<br />
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen<br />
EMF<br />
34
Bilag 2 – Interview<br />
Allerførst forklare, hvad vi egentlig laver:<br />
En taksonomi, der skal hjælpe IDA med at strukturere informationerne. En taksonomi er en<br />
hierarkisk organiseret emneordsliste der tilstræber, at dække alle aspekter <strong>af</strong> IDA. Meningen er, at<br />
når man efterfølgende opretter et nyt dokument, skal der tillægges emneord fra denne taksonomien,<br />
så det bliver nemmere at genfinde det. Det smarte ved en taksonomi er, at man kan se hvor i<br />
strukturen et dokument befinder sig, og derfor kan finde relaterede dokumenter. F.eks. kan man<br />
bevæge sig op i strukturen for at finde mere generelle emner og ned for at finde mere specialiserede.<br />
1. Hvad laver I, i denne <strong>af</strong>deling?<br />
2. Hvilke problemer løser I?<br />
3. Hvilke faggrupper er ansat i denne <strong>af</strong>deling?<br />
4. Hvilke andre <strong>af</strong>delinger samarbejder I med?<br />
5. Hvilke typer <strong>af</strong> information producerer I, i denne <strong>af</strong>deling? (eks. Manualer, små<br />
hjælpetekster, vejledninger)<br />
6. Hvem er ansvarlig for indholdet? (er der en hovedansvarlig, eller er producenterne selv<br />
ansvarlige for indholdet)<br />
7. Hvilke formater gemmer I jeres dokumenter i? (eks: doc, txt, hard copy)<br />
8. Hvilke drev ligger I informationerne ud på?<br />
9. Organiserer I denne information i producerer på en eller anden måde? I så fall: Hvordan?<br />
10. Hvilke former for information søger du typisk efter i forbindelse med det daglige arbejde?<br />
11. Hvor finder du informationerne?<br />
12. Køber I informationer udefra? I så fald, hvilke og hvorfra?<br />
Må vi vende tilbage senere, hvis (når) der dukker flere spørgsmål op?<br />
35
Bilag 3 – Foredrag<br />
36