Navision Stat Test kort - AdmSys

Navision Stat
Test kort
Testkort
nr.
Test af Modul
Testkort
dato
Test kort udarbejdet af
SAL13 Klasse/hold som debitor Salg Oktober 2006 Økonomistyrelsen
Formål med testen
For at minimere debitorkartoteket, kan det være hensigtsmæssigt at oprette en samle-debitor. Det kan
eksempelvis være i forbindelse med salg af klassesæt, hvor hver enkelt elev/kursist selv skal forestå
betaling for de udleverede undervisningsmaterialer. I Navision Stat kan det f.eks. løses ved, at man
opretter klassen som debitor og efterfølgende ved fakturaoprettelsen, indsætter hver enkelt elevs navn
som attention oplysning. De bogførte fakturaer kan efterfølgende udleveres til hver enkelt elev.
Via klasse-debitorkortet og rapporten "forfaldne debitorposter" kan man holde styr på indbetalingerne og
evt. genudskrive udvalgte fakturaer. Det skal være muligt at indbetale via kontantkasse hvis dette i enkelte
tilfælde ønskes.
Forventet resultat af testen
At salg kan registreres og udlignes uden individuel debitoroprettelse pr. elev.
Forudsætninger for test Testbemærkninger
Testen forudsætter at følgende er sat op:
Nummerserie vedr. salgsfaktura *
Nummerserie vedr. bogført salgsfaktura *
Kasse-finanskonto skal være oprettet *
* Opsat før teststart
Testen indbefatter at der:
- Ændres i nummerserie til manuel nummerering
- Oprettes en specifik Finanskonto til elev samlekonto
- Oprettes en specifik Finanskonto til det specifikke
salg
- Oprettes en specifik Debitorbogføringsgruppe
- Oprettes en klasse som debitor
- Oprettes et antal fakturaer pr. elev
- Beskrives hvorledes en indbetaling registreres på
SKBIND
- Bogføres en kontant indbetaling fra elev
- Kontrolleres for udligning
- Opfølgning for ubetalte fakturaer pr. klasse
Beskrivelse af testforløb Se evt. udvidet vejledning
1. For at ændre nummerserie således, at der kan vælges manuelle numre vælges Finans ->
Opsætning -> Nummerserier -> find S-Deb og sæt i feltet Manuel nummerering.(Hvis du har
løst opgave SAL08 er dette allerede udført)
2. For at kunne udskrive rapporter samt udføre generel opfølgning på elever, oprettes en specifik
Finanskonto til formålet. Vælg Finans -> Kontoplan -> F3
Finanskontonummer: 611520
Navn: Elev debitorer
Direkte bogføring: fjernes
Årsafslutningskonto: 611520
3. For ikke at skulle registrere mere end højst nødvendigt på hver faktura, oprettes en specifik
finanskonto til bogføring af salget.
Finanskontonummer: 118038
Navn: Elev pjecer + Copy-dan afgift

Bogføringstype: Salg
Virksomhedsbogføringsgruppe: Standard
Produktbogføringsgruppe: Standard
Momsproduktbogføringsgruppe: 0 (ingen momspligt)
Dimension: Konto, Dimensioner, Dimensioner – enkelt: Dimensionskode: Formål,
Dimensionsværdikode: 2125, Værdibogføring: Samme kode
Årsafslutningskonto: 741110
Indryk kontoplan: Funktion Indryk Kontoplan
4. For at kunne udskrive rapporter samt udføre generel opfølgning på elever, oprettes en specifik
Debitorbogføringsgruppe til formålet. Vælg Salg -> Opsætning -> Debitorbogføringsgruppe ->
F3
Kode: Elev
Samlekonto: 611520
Opret debitor f.eks. pr. klasse til kontant salg: Salg -> Debitor -> Indsæt ny (F3).
5. Fanebladet Generelt
Feltet Nummer: 6041
Feltet Navn: 06041A periode 240406..240607
Feltet Adresse: Social- og Sundhedshjælper
6. Faneblad Fakturering
- Virksomhedsbogføringsgruppe: Standard
- Momsvirksomhedsbogføringsgruppe: DK
- Debitorbogføringsgruppe: Elev
7. Faneblad Betaling
- Betalingsbetingelse: 14 dage
- Betalingsformskode: FIK
Opret salgsfakturaer til elever på Pjecer samt Copy-dan afgift:
8. Fakturaer -> F3 (for opret ny) -> Enter. Der tildeles automatisk nyt salgsfakturanummer
- Faneblad Generelt: Kundenummer: 6041
- Faneblad Fakturering: Faktureres attention: Kamilla Albertsen
-
Liniekontering:
- Finans: 118038
- Antal: 1
- Salgspris Ekskl.moms: 600
Opret nu yderligere 4 fakturaer til følgende personer: Lise Andersen, Anette Hansen, Kasper
Svendsen samt Mona Pedersen.
5. Kontroller de indtastede fakturaer ved at vælge F5 for Salgsoversigt. Her vises bla. Elevnavn i
feltet Faktureres attention (skal hentes frem via Vis kolonner). Disse kan kontrolleres mod
udtræk f..eks. fra elevadministrations systemet Ludus.
6. Salgsfakturaerne kan massebogføres. Vælg den første faktura og tryk på knappen Bogfør ->
Massebogfør. Hvis der ikke ligger andre fakturaer klar til bogføring vælges OK. Hvis kun udvalgte
fakturaer skal massebogføres, udfyldes anfordringsbilledet f.eks.i feltet Nummer med de fakturaer
der skal med i bogføringen. I dette tilfælde de 5 fakturaer. Da de ligger i rækkefølge kan første
nummer angives efterfulgt af .. og det sidste nummer angives derefter. Dermed bogføres alle
fakturaer i én arbejdsgang.

7. Salgsfakturaerne kan nu udskrives. Vælg Bogførte Fakturaer. Bemærk at der kan indsættes
kolonnen Faktureres attention. Gør printer parat med fakturapapir. Vælg fra den første faktura
knappen udskriv. I feltet Nummer vælges de 5 fakturaer. Da de ligger i rækkefølge kan første
nummer angives efterfulgt af .. og det sidste nummer angives derefter. Dermed udskrives alle
fakturaer i én arbejdsgang. (Der vil blive printet den fakturatype der er valgt under Salg,
Opsætning, Rapportvalg - salg, Faktura).
8. På debitoren 6041 ses nu de 5 åbne poster. Når eleverne begynder at indbetale fakturaerne på
SKBIND, vil disse poster kunne udlignes via den elektroniske bankkontoafstemning, og de enkelte
elevposter vil blive lukket. Hvis der indbetales et beløb på SKBIND der ikke kan udlignes fordi der
ved indbetalingen ikke kan findes en åben faktura (f.eks. hvis fakturanummer/navn mangler
oplyst), bogføres denne på en mellemregningskonto.
9. Hvis en elev ønsker at betale kontant kan dette registreres i en kassererkladde. Der registreres 2
poster af bilagstypen Betaling. En debetpost på Kassen og en kreditpost på debitoren. I dette
tilfælde elev Kasper Svendsen fra klasse 6041 på kr. 600,00. Få oplyst fakturanummer fra eleven,
og bogfør posten. (i testen skal du selv finde fakturanummeret der blev tildelt Kasper Svendsen
f.eks. på bogførte fakturaer. Posten skal udlignes (se hvordan på testkort SAL06 hvis du er i tvivl).
Kontroller, klarmeld og bogfør kassererkladden.
10. Kontroller nu den post der er blevet udlignet med indbetalingen i kassen.
11. Udskriv rapport der viser hvilke fakturaer der ikke er betalt pr. klasse. Vælg Salg, Rapporter,
Forfaldne Debitorposter, Vælg Debitorbogføringsgruppe ELEV, På fanebladet Indstillinger
vælges en dato senere end forfaldsdatoen for de netop bogførte salgsfakturaer. Rapporten kan
anvendes som ”Rykker” for de elever som ikke har betalt – eller de elever der har betalt men ikke
oplyst fakturanummer og indbetalingen eventuelt er bogført på mellemregningskonto. (se punkt.8)
Test dato Test foretaget af Test resultat
Godkendt
Gentest
dato
Afvist
Udfyld
fejlmeddelelse
Gentest foretaget af Gentest resultat
Godkendt
Afvist
Udfyld
fejlmeddelelse

Udvidet vejledning til Testkort SAL13
Det skal være muligt at bogføre en salgsfaktura på f.eks. bøger og pjecer til en hel klasse. Faktura skal
kunne udskrives pr. elev og efterfølgende skal indbetaling/udligning finde sted pr. faktura i Navision Stat. Der
skal tillige kunne rykkes for manglende betaling eller udligning af den enkelte salgsfaktura. Derudover skal
det være muligt at indbetale via kontantkasse hvis dette i enkelte tilfælde ønskes.
For at ændre nummerserie således, at der kan vælges manuelle numre vælges Finans -> Opsætning ->
Nummerserier -> find S-Deb og sæt i feltet Manuel nummerering.
For at kunne udskrive rapporter samt udføre generel opfølgning på elever, oprettes en specifik Finanskonto
til formålet. Vælg Finans -> Kontoplan -> F3 op opret nedenstående:
For ikke at skulle registrere mere end højst nødvendigt på hver faktura, oprettes en specifik finanskonto til
bogføring af salget. På denne finanskonto oprettes momsproduktbogføringsgruppen 0 samt formålskode der
indsættes fast ved valg af kontoen:

Der vælges knappen Konto, Dimensioner, Dimensioner – flere. Her indsættes følgende:
Til sidst indrykkes kontoplanen.
For at kunne udskrive rapporter samt udføre generel opfølgning på elever, oprettes en specifik
Debitorbogføringsgruppe til formålet. Vælg Salg -> Debitorbogføringsgruppe -> F3 og opret følgende:
Der oprettes nu en debitor pr. klasse. Opret f.eks. som nedenstående på faneblad Generelt:

På fanebladet Fakturering udfyldes Virksomhedsbogføringsgruppe med Standard og
Debitorbogføringsgruppen med ELEV.
På fanebladet Betaling udfyldes Betalingsbetingelseskode med 14 dage samt Betalingsformskode med FIK
Opret nu faktura på Pjecer samt Copy-dan afgift til de forskellige deltagere i kurset. Vælg Fakturaer ->
F3 (for opret ny) -> Enter. Der tildeles automatisk nyt salgsfakturanummer.
Salgshovedet udfyldes med følgende: Faneblad Generelt: Kundenummer: 6041. Faneblad Fakturering:
Faktureres attention: Kamilla Albertsen.
Salgslinie udfyldes med følgende: Finans:118038, Antal: 1, Salgspris Ekskl.moms: 600,-

Opret nu lignende 4 fakturaer til følgende personer: Lise Andersen, Anette Hansen, Kasper
Svendsen samt Mona Pedersen. Når alle 5 fakturaer er registreret kan de kontrolleres f.eks. mod
udtrækket fra elev administrationssystemet Ludus - som danner baggrund for elevdeltagelse samt
dermed vil være faktureringsgrundlag.
Kontrollér de indtastede fakturaer ved at vælge F5 fra fakturabilledet:
Når alle fakturaer er kontrolleret, kan massebogføres. Vælg fra den første faktura knappen
Bogføring, Massebogføring. Udfyld anfordringsbilledet med de fakturanumre der ønskes bogført.

Der vises nu at de valgte fakturaer er blevet bogførte:
Salgsfakturaerne kan nu udskrives. Vælg Bogførte Fakturaer. Bemærk at der kan indsættes kolonnen
Faktureres attention. Gør printer parat med fakturapapir. Vælg fra den første faktura knappen udskriv. I
feltet Nummer vælges de 5 fakturaer. Da de ligger i rækkefølge kan første nummer angives efterfulgt af
.. og det sidste nummer angives derefter. Dermed udskrives alle fakturaer i én arbejdsgang.
På oversigten over de bogførte faktura ses nu at de er udskrevet:

På debitoren 6041 ses nu de 5 åbne poster.
Når eleverne begynder at indbetale fakturaerne på SKBIND, vil disse poster kunne udlignes via den
elektroniske bankkontoafstemning, og de enkelte elevposter vil blive lukket.
Hvis der indbetales et beløb på SKBIND der ikke kan udlignes ved bankkontoafstemningen, fordi der
ved indbetalingen ikke kan udpeges en åben faktura (f.eks. hvis fakturanummer/navn mangler oplyst),
bogføres denne indbetaling på en mellemregningskonto. SKBIND debiteres og Mellemregningskonto
krediteres.
Hvis en elev ønsker at betale kontant kan dette registreres i en kassererkladde. Der registreres en
debetpost på Kassen og en kreditpost på debitoren. I dette tilfælde elev Kasper Svendsen fra klasse
6041 på kr. 600,00
På linien med Debitorposten vælges Funktion, udlign. På linien med faktura nr. 4 vælges F9 for at sætte
udlignings-id, efterfulgt af OK.

Kassererkladden klarmeldes og bogføres (se testkort FIN04). Det ses nu på debitorposten at denne er
lukket.
Udskriv rapport der viser hvilke fakturaer der ikke er betalt pr. klasse. Vælg Salg, Rapporter, Forfaldne
Debitorposter, Vælg Debitorbogføringsgruppe ELEV, På fanebladet Indstillinger vælges en dato
senere end forfaldsdatoen for de netop bogførte salgsfakturaer.

Rapporten kan anvendes som ”Rykker” for de elever som ikke har betalt – eller de elever der har betalt
men ikke oplyst fakturanummer og indbetalingen dermed eventuelt er bogført på mellemregningskonto.
(se punkt.8).
Der kan udskrives de aktuelle fakturaer igen og vedlægges rapporten Forfaldne debitorposter.