Generelle regler for bogføring - Norddjurs Kommune

Norddjurs Kommune
Økonomi- og lønafdelingen
Område: Forretningsgangsbeskrivelse for bogføring (Opus)
Dækningsområde: Norddjurs Kommune
Gældende fra: 1. februar 2010
Henvisning til “Norddjurs Kommune - Principper for økonomistyring”, side 14
Nedenfor er beskrevet de væsentligste forhold du skal huske ved bogføring via KMD Opus,
herunder også rettigheder/forpligtelser i forbindelse med attestation og anvisning.
Adgang og oprettelse til systemet
Bogføringen sker i KMD Opus.
For at bruge systemet kræver det:
• Roller i Opus – tildeles af løn/ økonomiafdelingen og IT afdelingen.
• Adgang til systemet – tildeles af IT afdelingen.
• Udfyld skema ”Oprettelse/ændring – bruger KOMMUNEDATA”, som sendes til
Helpdesk – på mail. Det skal være den aut. ansvarlige, der sender dette.
Økonomiafdelingen er systemansvarlig.
Posteringstyper
Langt de fleste udbetalinger sker ved modtagelse af elektroniske fakturaer via
Bilagsindbakken.
Derudover findes der følgende posteringstyper i programmet:
• Udgift
• Postering
Nedenfor er beskrevet, hvordan de forskellige typer bruges.
Modtage fakturaer via EAN nr. på Bilagsindbakken.
Alle institutioner, skoler og afdelinger har et EAN nummer, så de kan modtage de elektroniske
fakturaer. Nummeret er den elektroniske adresse, som styrer forsendelsen af fakturaerne.
Det er vigtigt, at du oplyser følgende ved bestilling:
• Afdelingens EAN nr.
• Dit navn
• Eventuelt intern kontostreng – konto nr. f.eks. 513.14.058-06
Vi kan modtage fakturaerne både som elektronisk indlæste og som scannede, hvor vi modtager
en vedhæftet fil.

Elektroniske fakturaer - Bogføring og udbetaling
Betalingen sker via det nummer kreditoren ønsker i henhold til den elektroniske faktura.
Såfremt ikke andet er oplyst, sker udbetaling via nemkonto til cvr.nr.
Bogføring og udbetaling
Personer som bogfører/udbetaler, har ansvaret for:
• At varen eller ydelsen er modtaget/leveret
• At mængde, kvalitet og pris er kontrolleret og svarer til det aftalte
• At kontonummer er korrekt
• At udnytte betalingsfristen og at betale inden for betalingsfristen
• At betaling sker som kreditor har oplyst
De tre sidste punkter bør være automatisk indlæst på den elektroniske faktura, men du skal
være opmærksom på, at det ikke altid sker på den scannede faktura.
Kreditnotaer
Som hovedregel henvender man sig til leverandøren og beder dem sætte pengene ind på vores
bankkonto. Derefter laves et posterings bilag som sendes til bogholderiet og kreditnotaen
afvises.
Hvis leverandør ikke vil sende pengene, men ønsker modregning, afvises elektronisk faktura
samt kreditnota og differencen udbetales på udgiftsbilag.
Oprettelse af kreditor
Hvis kreditor ikke findes i KMD’s kreditorregister, skal disse oprettes. Alle har rettigheder til at
oprette kreditorer med standardoplysninger, brug ZFK.
Bogføring og udbetaling via udgiftsbilag.
Inden bogføring
• At bilaget er attesteret af den attestationsberettigede
• At bilaget er påført kontonummer
• At bogføringen sker ud fra originale fakturaer/- bilag
Under bogføring
• Anvendes CVR nr./cpr.nr.
• Udfylder egen tekst – vigtigt ved senere søgning på beløb
• Bogfører bilagene hurtigst muligt på grund af den økonomiske opfølgning
Omposteringer via Postering
Menupunktet Postering bruges ved ompostering mellem konti. Kan f.eks. være udbetalte
beløb, som skal konteres til andre konti, samt indsætning i bankerne. Nødvendig
dokumentation indscannes og vedhæftes bilaget.
Bruges også, hvis kommunens institutioner skal betale beløb til hinanden.

Opfølgning omkring forbrug
Dataene er tilgængelige straks efter bogførelse i Opus. Der kan herefter trækkes div. Rapporter
i opus.
Attestation og anvisning / ledelsestilsyn
Attestation
Den attestationsberettiget har ansvaret for:
• At kontonummer er korrekt
• At beløbet som sendes til udbetaling i økonomisystemet er korrekt
• At reglerne omkring decentral bogføring og bilagsarkivering er overholdt
• At varen eller ydelsen er modtaget eller leveret
• At mængde, kvalitet og pris er kontrolleret
Anvisning
I Norddjurs Kommune skal anvisningen af regnskabsbilag som hovedregel foregå som en
integreret del af budgetkontrollen.
Personer som anviser / udøver ledelsestilsyn har ansvar for:
• At der ligger en bevilling til grund for alle udgifter og indtægter (beløbsmæssig
kontrol)
• At bevillingens forudsætninger er opfyldt Eks., hvor de ikke er opfyldt:
Beløbsmæssig er budgettet overholdt, men kronerne er brugt til købe møbler i
stedet for de cykler, som Byrådet har besluttet.
• At den person, som har bogført, er attestationsberettiget på området
Anvisningen sker i Opus.
Opbevaring af materiale / arkivering
Alle elektroniske bilag - både fakturaer, udgiftsbilag og posteringer – gemmes automatisk i
systemet.
Revision
Revision af bilag, regnskab med mere foretages af et revisionsfirma, som er godkendt af
byrådet.
Vejledninger
Under adressen: www.serviceslusen.dk finder du KMD`s vejledning til Opus og servicebreve.
Øvrigt
Økonomi- og løn chefen har ansvaret for, at ovenstående forretningsgang overholdes.
Senest ajourført/offentliggjort: februar 2011