Hvordan reagerer du når der opstår mistanke om alvorlige ...

HVORDAN REAGERER DU, NÅR DER
OPSTÅR MISTANKE OM ALVORLIGE
UREGELMÆSSIGHEDER I DIN
ORGANISATION?
DRAFT

IVÆRKSÆTTELSE AF OVERVÅGNING, NÅR DER ER
KONKRET MISTANKE (I)
Arbejdsgiverens handlepligt
Skal man som offentlig arbejdsgiver reagere på en mistanke?
Hvilke reaktionsmuligheder har man?
Kontrolforanstaltninger
Proportionalprincip
Saglighedskrav
Interview af medarbejdere og udenforstående
Intern eller ekstern undersøgelse og brug af sagkyndige
Politianmeldelse
DRAFT
2

IVÆRKSÆTTELSE AF OVERVÅGNING, NÅR DER ER
KONKRET MISTANKE (II)
Regelgrundlag
Persondataloven
Offentligretlige regler
Ansættelsesretlige principper
Medarbejdernes integritetsbeskyttelse
Interesseafvejning DRAFT
3

INTERVIEW AF MEDARBEJDERE OG
UDENFORSTÅENDE
Hvad må man som arbejdsgiver spørge om?
Der må spørges om alt, der er relevant for undersøgelsen
Visse spørgsmål medfører risiko for mistanke om, at
”forbudte kriterier” er indgået i vurderingen
Oplysningspligt efter persondatalovens § 28
Er medarbejderen forpligtet til at svare?
Er der pligt til evt. selvinkriminering?
DRAFT
Interviewe andre medarbejdere og udenforstående
Pligt til at svare?
Ingen anonymitet
4

SUSPENSION OG ANDRE MIDLERTIDIGE TILTAG
Suspension af medarbejdere mens undersøgelserne står på
Pligt til at stå til rådighed
Særlig hjemmel i tjenestemandsloven og
tjenestemandsregulativer
Pålæg om tavshedspligt
Fratage en medarbejder visse opgaver
Midlertidig forflyttelse
Tjenestemandsloven og tjenestemandsregulativet
DRAFT
5

CENTRALE FORVALTNINGSPROCESSUELLE REGLER
(I)
Notatpligten
Bør efterleves fra start, også selv om kritik/mistanke ikke
retter sig mod navngiven medarbejder
Officialmaksimen
Lederens ansvar at afgrænse, hvornår et spørgsmål er
forsvarligt oplyst, og dermed hvilke tiltag der skal
iværksættes for at få afdækket forholdet
DRAFT
6

CENTRALE FORVALTNINGSPROCESSUELLE REGLER
(II)
Høring
Bør iværksættes inden tjenstlige sanktioner – særlige
proceskrav for tjenestemænd
Aktindsigt
Såfremt sanktioner over for medarbejder(e) kommer på tale,
bør begæringer fra medarbejder(e) imødekommes efter
forvaltningslovens regler
Begrundelse
DRAFT
Skal meddeles, hvis konklusion medfører sanktioner over for
medarbejder(e)
7

CASE 1 – DE FIKTIVE FAKTURAER (I)
Håndværkerenheden i en kommune har gennem flere år haft
uforudsete og uforklarlige budgetmæssige overskridelser af
betydelig størrelse, som først viser sig tæt på årets udgang
Lederen af denne del af forvaltningen er åremålsansat
Da endnu en uforudset budgetoverskridelse viser sig i oktober
måned, besluttes det at indlede en afskedigelsessag på grund af
manglende kvalifikationer
DRAFT
Ultimo oktober indgås en fratrædelsesaftale, hvorefter
afskedigelsen i henhold til den kommunale åremålsaftale udløser
en fratrædelsesgodtgørelse på 23 måneders løn, som skal betales
primo januar det kommende år
Samtidig hermed afskediges lederen på de aftalte vilkår, og
lederen fritstilles
8

CASE 1 – DE FIKTIVE FAKTURAER (II)
En uge efter afskedigelsen opstår der rygter på
borgmesterkontoret om, at der i den pågældende
håndværkerenhed er blevet udarbejdet fakturaer til de øvrige dele
af kommunen for håndværksmæssige ydelser, som ikke er udført,
og hvor fakturaerne er ”fiktive”
Der er følgende muligheder i relation til de opståede rygter
Rygterne kan være usande
DRAFT
Der kan være tale om forhold, der ligger mange år tilbage i
tiden udført af fratrådte medarbejdere
Det kan være forhold som aktuelle medarbejdere
(håndværkere, bogholdere og/eller ledere) er ansvarlige for
Den netop opsagte leder kan have været (med)ansvarlig
9

CASE 1 – DE FIKTIVE FAKTURAER (III)
Hvordan bør du som leder placeret organisatorisk lige under
borgmesteren reagere?
Kan du nøjes med at intensivere den fremadrettede kontrol?
Skal eller bør du indgive politianmeldelse?
Hvordan bør du indlede en undersøgelse i eget regi?
Hvordan forholder du dig til den opsagte leder, og den aftalte
fratrædelsesgodtgørelse?
DRAFT
10

CASE 1 – DE FIKTIVE FAKTURAER (IV)
Du bliver kontaktet af en tillidsmand fra håndværkerdelen, der
oplyser, at en af bogholderne gerne vil fortælle om nogle forhold,
hun har medvirket til. Vedkommende er imidlertid bange for at
miste sit job. Tillidsmanden foreslår derfor, at du giver et ”frit
lejde” tilsagn om, at vedkommende frit kan fortælle om de
pågældende forhold, uden hun risikerer, at det får retlige
konsekvenser.
Kan du give et tilsagn om ”frit lejde”?
DRAFT
11

CASE 1 – DE FIKTIVE FAKTURAER (V)
Du gennemfører samtalen med bogholderen, og de oplysninger du
modtager bekræfter, der er foregået uregelmæssigheder bl.a. i
form af faktureringer fra håndværkerenheden, der er udarbejdet
men ikke afsendt til adressaten, og som ikke afspejler reelt
arbejde.
Der er grund til at tro, at flere har været involveret heri, og at
også ledelsen i håndværkerenheden i et vist omfang har deltaget
heri, eller i hvert fald haft kendskab hertil.
DRAFT
Du får samtidig at vide, at en ledende medarbejder er blevet
opsagt, hvorefter vedkommende umiddelbart efter opsigelsen i en
12 måneders periode udførte konsulentydelser for det tre-dobbelte
beløb af vedkommendes årsløn. Bogholderen oplyser samtidig, at
vedkommende ikke længere udfører konsulentydelser.
Kan du på baggrund af bogholderens oplysninger undlade at gøre
mere i forhold til konsulent-sagen?
12

CASE 1 – DE FIKTIVE FAKTURAER (VI)
Vedrørende faktureringerne vil du have behov for at få indhentet
en del regnskabsmateriale og byggesager.
Herudover kan du efter samtalen med bogholderen konstatere, at
det vil være hensigtsmæssigt at tale med 15 personer – 10
aktuelle medarbejdere og 5 fratrådte medarbejdere, herunder
lederen.
Hvordan bør du prioritere rækkefølgen?
Bør alle opfordres til at tage bisiddere med?
Skal der tages forbehold for ansættelsesretlige følger i
indkaldelser?
DRAFT
Hvornår og hvordan bør den fritstillede leder involveres, og bør du
tage særlige forbehold over for ham?
13

CASE 1 – DE FIKTIVE FAKTURAER (VII)
Du modtager ganske meget skriftligt materiale, og kan ikke nå at
gennemgå dette, før end den aftalte fratrædelsesgodtgørelse til
lederen forfalder
Lederen meddeler, at han som fritstillet jo ikke har pligt til at
komme til en samtale, men at han gerne gør dette – men først når
han har modtaget den aftalte fratrædelsesgodtgørelse.
Bør du udbetale godtgørelsen, inden du kender lederens grad af
involvering i uregelmæssighederne?
DRAFT
Du gennemfører et antal samtaler, og udarbejder referater herfra,
som godkendes af de pågældende
Lederen kræver nu, inden han vil afgive sin forklaring, aktindsigt i
alt materiale, du har indhentet og i de udarbejdede referater
Har han krav herpå, og hvilket regelgrundlag finder anvendelse?
14

CASE 1 – DE FIKTIVE FAKTURAER (VIII)
Enkelte af de, du har haft til møde, vil ikke godkende de referater,
du har lavet, men ønsker en fremstilling, der afviger væsentligt
fra, hvad der faktisk blev sagt under mødet
Skal du acceptere de ønskede ændringer?
Du konstaterer i sagen vedrørende den opsagte medarbejder, der
efterfølgende blev konsulentansat, at han faktisk har udført
arbejde herfor, men at en del af det fakturerede arbejde er udført i
perioden, hvor han var opsagt og fritstillet og modtog løn.
DRAFT
Samtidig hører du under samtalerne, at det i flere tilfælde er
forekommet, at opsigelsesvarsler er blevet konverteret til
fratrædelsesgodtgørelser, og at høringsregler m.v. ikke er blevet
iagttaget.
Hvordan skal du forholde dig i denne anledning?
15

CASE 1 – DE FIKTIVE FAKTURAER (IX)
Da alle samtaler er gennemført og det rekvirerede skriftlige
materiale gennemlæst, tegner der sig et billede, hvor mange
forklaringer er ganske forskelligartede
Hvordan kommer du herefter frem til en konklusion?
Du når frem til, at lederen ikke har taget initiativ til
uregelmæssighederne, men at han er blevet bekendt hermed, og
at han ikke har oplyst borgmesterkontoret herom, uanset
borgmesteren har bedt om en redegørelse om karakteren af de
problemstillinger, der har været af regnskabsmæssig art.
Giver det grundlag for at undlade at udbetale
fratrædelsesgodtgørelsen, og hvordan skal processen i givet fald
være?
Hvorledes bør du forholde dig til de øvrige involverede i
undersøgelsen?
DRAFT
16

PAUSE
DRAFT
17

CASE 2 – DEN ULOVLIGE MYNDIGHEDSUDØVELSE
(I)
Der indføres lovkrav om, at alle plejehjem skal have to tilsyn
årligt, et på forhånd anmeldt og et uanmeldt
I kommunen er der betydelig fokus herpå, fordi den pågældende
kommune tidligere har haft uheldige sager inden for området.
Derfor vedtager kommunalbestyrelsen, at der skal udføres endnu
flere tilsyn end foreskrevet i loven
Da året er omme viser det sig, at der ikke er gennemført
uanmeldte tilsyn overhovedet, og at der kun er gennemført et fåtal
af de lovpligtige anmeldte tilsyn
DRAFT
Det er uklart, hvem der har besluttet/godkendt dette lovbrud
Skal kommunen undersøge dette for at få afklaret årsag og
ansvar, eller kan kommunen vælge blot at se fremad?
18

CASE 2 – DEN ULOVLIGE MYNDIGHEDSUDØVELSE
(II)
Den øverste chef for den pågældende forvaltning peger på sine to
vicedirektører som ansvarlige, mens der fra disse er indikationer
på, at topchefen har været med til at beslutte, at tilsynene ikke
skulle gennemføres
Hvordan kan en undersøgelse af ovennævnte forhold bedst
gennemføres?
Hvem vil kunne gennemføre denne undersøgelse?
Vil møder med eller anmodning om redegørelser fra de tre ledere
være at foretrække?
DRAFT
I hvilket omfang kan personer der refererer til de tre inddrages?
Bør spørgsmål til underordnet personale udformes med særlig
opmærksomhed?
19

CASE 2 – DEN ULOVLIGE MYNDIGHEDSUDØVELSE
(III)
Det skriftlige materiale og besvarelsen af de stillede spørgsmål
viser, at den øverste chef må have været bekendt med og
accepteret lovbruddet
Herefter meddeles vedkommende, at kommunen påtænker at
afskedige ham
Dette resulterer i, at den pågældende begynder at føre sagen i
aviserne, hvor han fremkommer med udtalelser, som er i direkte
modstrid med den dokumentation kommunen ligger inde med
DRAFT
Kan kommunen tage til genmæle i medierne og oplyse om
konkrete faktuelle forhold som belaster vedkommende, men som
pressen ikke er gjort bekendt med?
20

PRÆVENTIVE TILTAG (I)
Hvorledes kan risikoen for fremtidige uregelmæssigheder
formindskes?
Tydelige/kendte indberetningskanaler
Whistleblower-ordning
DRAFT
21

PRÆVENTIVE TILTAG (II)
Nærmere om whistleblower-ordninger
Formaliseret sladrehanks-funktion
Etablerer en formel pligt for myndigheden til at vurdere
anmeldelsen
Hvad kan man anmelde – og hvem kan anmelde?
Oplysningernes karakter
DRAFT
(Potentielt) strafbare forhold = følsom oplysning, PDL § 8
Krav om medarbejderens samtykke?
HR: ja, ved behandling af følsomme oplysninger
U: Nødvendigt (berettiget interesse, der klart overstiger
hensynet til den registrerede)
Her: Behandling kan (i begrænset omfang) ske uden
samtykke
22

PRÆVENTIVE TILTAG (III)
PDL § 29 – indsamling af oplysninger udløser oplysningspligt
U: Afgørende private/offentlige interesser taler imod,
herunder efterforskning af straffesager
Beskyttelsesordninger, anonymitet
Overvej:
Saglighed
DRAFT
Proportionalitet
Nødvendigt af hensyn til formålet
Retsforfølgning mod anklagede person
Disciplinære foranstaltninger
Politianmeldelse
Erstatningskrav
23