Start med Publisher 98.pdf

2. I dialogboksen Åbn datakilde klikker du på
knappen Flet oplysninger fra en eksisterende
fil.
3. Find adresselistefilen i den mappe, hvor du
har gemt den og åbn den.
Hvis du vil redigere (f.eks. tilføje flere
adresser til en adresseliste) i en eksisterende
adresseliste, vælger du Brevflet, Rediger
Publisher-adresseliste, finder adresselistefilen og
åbner den. Du kan nu tilføje og slette adresser i
adresselisten.
Tilpas adresseoplysninger
Du kan tilpasse en Publisher-adresseliste så den
kun lige akkurat indeholder de felter, som du har
brug for. Når du normalt opretter en adresseliste,
vil den som standard indeholde alle de forud definerede
felter som ligger i programmet - dette
kan være irriterende, specielt når du skal bladre
mellem posterne i adresselisten.
1. Vælg Brevflet, Åbn datakilde.
2. Vælg Opret en adresseliste i Publisher.
3. Klik på knappen Tilpas.
4. Her kan du redigere felterne i adresselisten så
den kun kommer til at indeholde lige netop
de felter som du har brug for.
Marker de felter du ikke vil have og brug
knappen Slet felt til at fjerne dem.
5. Du kan også, via knapperne Tilføj nyt felt og
Omdøb felt oprette helt nye felter eller omdøbe
eksisterende. Med knapperne Flyt opad
og Flyt nedad kan du placere felterne i den
rækkefølge der passer dig.
6. Klik på knappen OK når du er færdig med at
redigere.
Du vender tilbage til dialogboksen Ny
adresseliste og den indeholder kun de felter
som du har defineret.
Hvis du vil redigere i en eksisterende adresseliste
kan du bruge Brevflet, Rediger Publisher
adresseliste og hermed åbne en tidligere gemt
adresseliste.
Vigtigt! Du kan kun redigere i adresselister
oprettet i Publisher. Eksterne adresselister opret-
Videregående formatering
Start med Publisher 98 – 05.10.01 14:30
tet i andre programmer som f.eks. MS-Works,
Excel el. lign. Skal redigeres i deres respektive
Kildeprogrammer.
Filtrer adresseliste
Du kan filtrere en eksisterende adresseliste, hvis
du f.eks. kun ønsker at udskrive til en del af posterne
i listen.
Forestil dig at du har lavet en adresseliste over
medlemmerne i en landsdækkende forening. Der
skal holdes et møde for medlemmerne i Svendborg
kommune. Disse medlemmer skal have et
standardbrev tilsendt.
Det virker måske lidt akavet, men i Publisher
skal du først flette hele adresselisten med publikationen
og derefter specificere hvilke poster du
vil udskrive til via et filter.
1. Vælg Brevflet, Åbn datakilde.
2. Vælg Flet oplysninger fra en eksisterende
fil.
3. Åbn den eksisterende adresseliste og indsæt
de felter du vil benytte i publikationen..
4. Vælg Brevflet, flet.
Du har flettet publikationen med hele adresselisten.
5. Vælg Brevflet, Filtrer eller sorter.
65
Dialogboksen Filtrer eller sorter består at to faner.
Det er fanen Filtrer du skal koncentrere dig
om. Du skal nu definere filter-kriterierne for filtreringen.
Du kan bruge max. 3 kriterier til en
filtrering.
I området Filterdefinition ser du 3 rækker med
hver 3 felter. Hver række repræsenterer et kriterie.
Kriterier defineres ved at sammenligne felter
i adresselisten med et eller andet.