Underskriftsregler Frederikshavn Forsyning A/S og datterselskaber
Underskriftsregler Frederikshavn Forsyning A/S og datterselskaber
Underskriftsregler Frederikshavn Forsyning A/S og datterselskaber
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Underskriftsregler</strong><br />
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S<br />
<strong>og</strong> <strong>datterselskaber</strong><br />
Juni 2012
Indhold<br />
1. Indledning .................................................................................................................. 3<br />
1.1. Selskabskonstruktion .......................................................................................... 3<br />
2. Tegningsret ................................................................................................................ 3<br />
2.1 Fuldmagt ............................................................................................................. 4<br />
3. Dispositioner udover sædvanlige drifts- <strong>og</strong> vedligeholdelsesopgaver ................ 4<br />
3.1 Dispositioner der forventes at forpligte for over 50.000 kr. .................................. 4<br />
3.2 Dispositioner der forventes at forpligte for under 50.000 kr. ............................... 4<br />
4. Bank ........................................................................................................................... 4<br />
4.1 Online Banking .................................................................................................... 4<br />
4.2 Udbetaling af kundetilgodehavender fra afregningssystemet.............................. 4<br />
4.3 Udstedelse af checks .......................................................................................... 4<br />
5. Godkendelse af fakturaer ......................................................................................... 4<br />
5.1 Godkender/anvise (Godkender 2 – bilag 1) ........................................................ 5<br />
5.1.1 Direktionen ............................................................................................. 5<br />
5.1.2 Chefgruppen .......................................................................................... 5<br />
5.1.3 Brug af VisaDankort ............................................................................... 5<br />
5.2 Bestiller/attestation (Godkender 1 – bilag 2) ....................................................... 5<br />
5.3 Bilagsflow ............................................................................................................ 5<br />
6. Personale ................................................................................................................... 6<br />
6.1 Ansættelser <strong>og</strong> afskedigelser .............................................................................. 6<br />
6.2 Lønninger ............................................................................................................ 6<br />
6.3 Udbetaling af lønninger ....................................................................................... 6<br />
Bilag 1 Godkender 2 - anviser ........................................................................................ 7<br />
Bilag 2 Godkender 1 - bestiller/attestation ...................................................................... 8<br />
Side 2
1. Indledning<br />
Underskriftsforholdene beskrevet i dette dokument er gældende for <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S samt <strong>datterselskaber</strong><br />
fra dags dato <strong>og</strong> erstatter alle tidligere udstedte dokumenter <strong>og</strong> fuldmagter vedrørende anvisnings-<br />
<strong>og</strong> attestationsbemyndigelse.<br />
Underskriftsforholdene er beskrevet med udgangspunkt i selskabernes gældende vedtægter <strong>og</strong> selskabskonstruktion.<br />
1.1. Selskabskonstruktion<br />
I dette dokument defineres direktionen i koncernen <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S ekskl. AVØ A/S som adm.<br />
direktør Claus Reimann Petersen. I AVØ A/S defineres direktionen som direktør Tore Vedelsdal.<br />
Selskabets daglige ledelse defineres som direktør Tore Vedelsdal, afdelingschef René Hansen, afdelingschef<br />
Lars B. Østergaard, afdelingschef Erik Gandrup Hall, administrationschef Annette Jensen <strong>og</strong> økonomichef<br />
Per Udholm Knudsen.<br />
2. Tegningsret<br />
Selskaberne tegnes ved underskrift af én af følgende kombinationer:<br />
Bestyrelsens formand eller næstformand i forening med et andet bestyrelsesmedlem<br />
Bestyrelsens formand i forening med en direktør<br />
Den samlede bestyrelse<br />
Side 3
2.1 Fuldmagt<br />
Der er givet fuldmagt fra bestyrelsen til udstedelse af VisaDankort til <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S’ hovedkonto<br />
hos Nordjyske Bank A/S. Fuldmagten er givet til bestyrelsesformand Brian Pedersen, adm. direktør<br />
Claus Reimann Petersen samt direktør Tore Vedelsdal.<br />
3 Dispositioner ud over sædvanlige drifts- <strong>og</strong> vedligeholdelsesopgaver<br />
Kontrakter, rådgiverydelser, garantistillelser m.m., som forpligter koncernen økonomisk, skal altid underskrives<br />
af to personer, <strong>og</strong> kombinationen skal være én af følgende:<br />
3.1 Dispositioner, der forventes at forpligte for over 50.000 kr.<br />
Ét medlem af direktionen sammen med ét medlem af selskabets daglige ledelse.<br />
3.2 Dispositioner, der forventes at forpligte for under 50.000 kr.<br />
Sagsbehandler sammen med én fra den daglige ledelse.<br />
4. Bank<br />
4.1 Online Banking<br />
Ved indsættelser <strong>og</strong> hævning i bank skal der foreligge to underskrifter/godkendelser. Der skal i online banksystem<br />
være én 1. håndsgodkendelse <strong>og</strong> én 2. håndsgodkendelse.<br />
4.2 Udbetalinger af kundetilgodehavender fra afregningssystemet<br />
Udbetalinger af kundetilgodehavender fra afregningssystemet kan foretages af én person fra Betalingskontoret.<br />
4.3 Udstedelse af checks<br />
Udskrivning af manuelle checks sker ved brug af blankochecks, som ligger i pengeskab.<br />
5. Godkendelse af fakturaer<br />
Som hovedregel modtages <strong>og</strong> registreres alle fakturaer i serviceselskabet <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S.<br />
Udgifter vedrørende et datterselskab vil herefter løbende blive afregnet med serviceselskabet uden yderligere<br />
godkendelse.<br />
Herudover er der n<strong>og</strong>le fakturaer, som skal b<strong>og</strong>føres direkte i det aktuelle datterselskab. Det er fx forsikringer,<br />
forbrugsafgifter, afdrag på lån, advokat <strong>og</strong> revisor.<br />
Alle fakturaer skal som hovedregel godkendes af to personer, én fra hver af følgende grupper:<br />
Bestiller (attestation): Godkender fakturaen, om pris, mængde, kvalitet osv. er i orden. (Godkender 1)<br />
Godkender (anvisning): Godkender, at fakturaen skal betales (den daglige ledelse). (Godkender 2)<br />
Godkendelse af betalinger, som foretages på grundlag af gældende kontrakter, løbende aftaler, ydelser på<br />
gældsbreve <strong>og</strong> betalinger til offentlige myndigheder mv., kan foretages administrativt jf. bilag 1 uden yderligere<br />
godkendelse, uanset at beløbet overstiger de fastsatte rammer for direktionens betalingsgodkendelse.<br />
Godkendelse af bilag vedrørende egne udgifter, fx kørsel, udlæg mv. skal ud over egen godkendelse<br />
altid godkendes af den nærmeste leder <strong>og</strong> i dennes fravær - en af de andre fra den daglige ledelse.<br />
Side 4
5.1 Godkender/anviser (Godkender 2 – bilag 1)<br />
5.1.1 Direktionen<br />
Adm. direktør Claus Reimann Petersen kan godkende/anvise alle fakturaer i koncernen <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong><br />
A/S ekskl. AVØ A/S.<br />
Direktør Tore Vedelsdal kan godkende/anvise alle fakturaer vedrørende AVØ A/S.<br />
I forbindelse med fravær som ferie, sygdom eller andet kan direktionen bemyndige én fra chefgruppen til at<br />
godkende/anvise fakturaer, hvis det skønnes ikke at kunne vente.<br />
5.1.2 Selskabets daglige ledelse<br />
Selskabets daglige ledelse kan inden for eget ansvarsområde godkende/anvise alle fakturaer under 500.000<br />
kr. i koncernen <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S. Det drejer sig om følgende personer:<br />
Direktør Tore Vedelsdal *) jf. punkt 5.1.1<br />
Afdelingschef Erik Gandrup Hall<br />
Afdelingschef Lars B. Østergaard<br />
Afdelingschef René Hansen<br />
Administrationschef Annette Jensen<br />
Økonomichef Per Udholm Knudsen<br />
I forbindelse med fravær som ferie, sygdom eller andet er det enten én fra direktionen eller én af chefgruppen<br />
bemyndigede, som skal godkende/anvise fakturaer, hvis det skønnes ikke at kunne vente.<br />
5.1.3 Brug af VisaDankort<br />
Følgende person kan i forbindelse med brug af VisaDankort alene tegne <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S:<br />
Bestyrelsesformand Brian Pedersen<br />
Adm. direktør Claus Reimann Petersen<br />
Direktør Tore Vedelsdal<br />
5.2 Bestiller/attestation (Godkender 1 – bilag 2)<br />
Alle med ret til at disponere over midler, det vil sige ledelsen i henhold til disse underskriftsregler samt alle,<br />
der har en indkøberkode jf. bilag 2, kan godkende modtagelsen af en faktura samt pris, mængde <strong>og</strong> kvalitet.<br />
5.3 Bilagsflow<br />
Alle fakturaer registreres i B<strong>og</strong>holderiet med den indkøberkode, som skal fremgå af alle modtagne fakturaer.<br />
Herefter fordeles fakturaerne jf. indkøberkoden. Indkøber/bestiller (Godkender 1) skal godkende fakturaen<br />
<strong>og</strong> kontere samt sende faktura til godkendelse hos den ansvarlige/godkender (Godkender 2).<br />
Fakturaen vil herefter blive betalt af B<strong>og</strong>holderiet.<br />
Hvis der er fakturaer, som ikke kan godkendes <strong>og</strong> derfor ikke skal betales, skal bilaget i økonomisystemet<br />
både markeres med "afventer afklaring" <strong>og</strong> en forklarende bemærkning, så betalingen kan stoppes.<br />
Både indkøber <strong>og</strong> den ansvarlige har maksimalt 5 hverdage tilsammen til kontrol af en faktura, men aldrig<br />
længere end til fakturaens forfaldsdato. Fakturaerne skal altid være godkendt <strong>og</strong> afleveret til B<strong>og</strong>holderiet<br />
inden fakturaens forfaldsdato.<br />
Side 5
6. Personale<br />
6.1 Ansættelser <strong>og</strong> afskedigelser<br />
Alle ansættelser <strong>og</strong> afskedigelser skal godkendes af direktionen. Ansættelser <strong>og</strong> afskedigelser underskrives<br />
af et medlem af direktionen eller af den pågældende afdelingschef.<br />
6.2 Lønninger<br />
Alle lønindplaceringer <strong>og</strong> -reguleringer skal godkendes af direktionen.<br />
6.3 Udbetaling af løn mv.<br />
Lønkontoret har ansvaret udbetaling af løn, overarbejde, vagter mv. den sidste hverdag i hver måned, samt<br />
at udbetalingerne sker i overensstemmelse med de af direktionen godkendte lønindplaceringer.<br />
Rammerne for underskriftsreglerne er godkendt af bestyrelserne i koncernen <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong><br />
A/S.<br />
Opdatering af underskriftsreglerne er godkendt af direktionen den 27. juni 2012.<br />
<strong>Frederikshavn</strong>, den 27. juni 2012<br />
Brian Pedersen Claus Reimann Petersen<br />
Bestyrelsesformand Adm. direktør<br />
Tore Vedelsdal<br />
Direktør AVØ A/S<br />
Side 6
Godkender 2 - anviser<br />
Claus Reimann Petersen, adm. direktør<br />
Ansvarlig for den samlede økonomi i <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S samt tilhørende <strong>datterselskaber</strong> ekskl.<br />
AVØ A/S.<br />
Tore Vedelsdal, direktør<br />
Ansvarlig for økonomien i AVØ A/S.<br />
Bilag 1<br />
Erik Gandrup Hall, afdelingschef<br />
Ansvarlig for økonomien i <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> Erhverv A/S, <strong>Frederikshavn</strong> Elnet A/S <strong>og</strong> <strong>Frederikshavn</strong><br />
<strong>Forsyning</strong>spligt A/S.<br />
Lars B. Østergaard, afdelingschef<br />
Ansvarlig for økonomien i <strong>Frederikshavn</strong> Varme A/S, <strong>Frederikshavn</strong> Vand A/S samt for den del af økonomien<br />
i <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, der vedrører Entreprenørteamet.<br />
René Hansen, afdelingschef<br />
Ansvarlig for økonomien i <strong>Frederikshavn</strong> Spildevand A/S samt for den del af økonomien i <strong>Frederikshavn</strong><br />
<strong>Forsyning</strong> A/S, der vedrører GIS-gruppen .<br />
Annette Jensen, administrationschef<br />
Ansvarlig for den del af økonomien i <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, der vedrører Sekretariat, Kundeservice,<br />
Drift af Knivholtvej 15 <strong>og</strong> Kantine.<br />
Per Udholm Knudsen, økonomichef<br />
Ansvarlig for den del af økonomien i <strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, der vedrører Økonomi, Lager <strong>og</strong> stabsfunktion.<br />
Administration af fællesopgaver<br />
Da der er n<strong>og</strong>le fakturaer, som skal b<strong>og</strong>føres direkte i et datterselskab, fx forsikringer, acontoregninger vedrørende<br />
forbrugsafgifter, administrativ it, markedsføring, flyrejser, hotelophold, afdrag på lån, advokat, revisor,<br />
er det den opgaveansvarlige chef <strong>og</strong> dennes medarbejder, der godkender fakturaerne i <strong>datterselskaber</strong>ne.<br />
Lagerfunktionen<br />
Af hensyn til lagersystemet er det nødvendigt, at personalet i lagerfunktionen kan godkende fakturaer på<br />
vare, som skal registreres i lagersystemet; både som bestiller <strong>og</strong> betaler.<br />
Fakturaer på varer, som ikke skal registreres i lagersystemet (fx værktøj, biler), skal godkendes til betaling af<br />
den ansvarlige afdelingschef.<br />
Side 7
Godkender 1 – bestiller/attestation<br />
Bilag 2<br />
Det er den enkelte afdelingschef der løbende har ansvaret for, at bilag 2 er opdateret, <strong>og</strong> at relevante personer<br />
i organisationen er orienteret om ændringerne.<br />
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S <strong>og</strong> <strong>datterselskaber</strong><br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Annette Jensen (ANJN) Niels Ebbe Johansen (NIJO)<br />
<strong>Frederikshavn</strong> Vand A/S<br />
Per Bech Larsen (PELR)<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Lars B. Østergaard (LAOS) Jørgen Hermann (JOHR)<br />
Niels-Christen Overby (NIOV)<br />
Kenneth Fuglsang (KEFU)<br />
Tom Mandrup Hansen (TOMH)<br />
Rasmus Jensen (RAJA)<br />
Lars Henrik Christensen (HECR)<br />
Børge Hylander (BOHY)<br />
Peter Heisel (PEHI)<br />
Christian Græsdal (CHGS)<br />
Søren Østergaard Jensen (SOJE)<br />
Tom Niemann Olesen (TONM)<br />
Søren Preben Nielsen (SONI)<br />
Kai Thomsen (KTHO)<br />
Kim Valter Lehmann (KILE)<br />
Christian A. U. Lauritzen (CHLU)<br />
Poul Erik Frederiksen (POFR)<br />
Brian Christensen (BRCH)<br />
Allan Mortensen (ALMR)<br />
Jim Nygaard (JINY)<br />
Jan Karlsson (JAKA)<br />
Lenette Johansen Klejn (LEJH)<br />
Jan Olesen (JAOS)<br />
Side 8
<strong>Frederikshavn</strong> Varme A/S<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Lars B. Østergaard (LAOS) Jes Vad Thomsen (JVTH)<br />
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, Entreprenørteamet<br />
Kim Arp (KIAR)<br />
Sven Boye Pedersen (SVPR)<br />
Finn Markf<strong>og</strong>ed Petersen (FIPE)<br />
Per Nielsen (PRNL)<br />
Per Quist Nepper (PENP)<br />
Flemming Nielsen (FLNL)<br />
Claus Ottesen (CLOT)<br />
Kurt Christensen (KUCR)<br />
Brian Lund Hald (BRHA)<br />
Christian Vestergaard (CHVE)<br />
Flemming Christensen (FLCH)<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Lars B. Østergaard (LAOS) Erik Møller Nielsen (EMNI)<br />
<strong>Frederikshavn</strong> Spildevand A/S<br />
Lotte Skriver Vilhelmsen (LVIL)<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
René Hansen (REHA) Peter Berg (PEBE)<br />
Halfdan Bøgh (HABO)<br />
Helge Lundgaard (HELU)<br />
Birgit Madsen (BIMA)<br />
Malene Søndergaard (MASD)<br />
Anne Thøgersen (ANLT)<br />
John Ammonsen (JOAM)<br />
Anitha Holmen (AHOL)<br />
Morten Nielsen (MONE)<br />
Poul Holme Pedersen (POPE)<br />
Jørgen Bjerring Kristensen (JOKS)<br />
Pia Kühnel Liljenberg (PILI)<br />
Side 9
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> Erhverv A/S, <strong>Frederikshavn</strong> Elnet A/S <strong>og</strong><br />
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong>spligt A/S<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Erik Gandrup Hall (ERHA) Uffe Nørgaard (UFNO)<br />
AVØ A/S<br />
Jesper Møller Rasmussen (JERS)<br />
Per Henrik Olesen (PEOL)<br />
Erik Jensen (ERJE)<br />
Anne Dorthe Iversen (ANDI)<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Tore Vedelsdal (TOVD) Karl Villadsen (KAVI)<br />
Dorthe Andreasen<br />
Lisbeth C. Hultfeldt<br />
Svenn Lundholm<br />
Søren Winther<br />
Svend Erik Hansen<br />
Anita Oscar<br />
Pia Kristensen Bak<br />
Orla Frederiksen<br />
Uffe Petersen<br />
Niels Jørgen Nielsen<br />
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, Økonomi samt opgaver for <strong>datterselskaber</strong>ne jf.<br />
bilag 1<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Per Udholm Knudsen (PUKN) Tina Maajen Christensen (TICE)<br />
Lone Pedersen (LPED)<br />
Thorsten L. Johannesen (THJA)<br />
Monica Tronderup Nielsen (MONL)<br />
Lone Holbæk Pedersen (LHOP)<br />
Karsten Scheel Nellemann (KASN)<br />
Katrina Puntabyrgi Petersen (KAPU)<br />
Malene Hoffensitz-Nielsen (MHON)<br />
Mette Nørgaard Grønlund (MNGR)<br />
Susanne Lemming (vikar/SULE)<br />
Louise Møller (LAFM)<br />
Side 10
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, Lager samt opgaver for <strong>datterselskaber</strong>ne jf. bilag<br />
1<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller <strong>og</strong> betaler jf. bilag 1<br />
Per Udholm Knudsen (PUKN) Mette Aackmann (MEAA)<br />
Ole Hansen (OLHA)<br />
Kim Klarskov (KIKL)<br />
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, stabsfunktion samt opgaver for <strong>datterselskaber</strong>ne<br />
jf. bilag 1<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller <strong>og</strong> betaler jf. bilag 1<br />
Per Udholm Knudsen (PUKN) Lone Rasmussen (LORS)<br />
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, GIS-gruppen samt opgaver for <strong>datterselskaber</strong>ne<br />
jf. bilag 1<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
René Hansen (REHA) Helle Bech (HELB)<br />
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, Kundeservice samt opgaver for <strong>datterselskaber</strong>ne<br />
jf. bilag 1<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Annette Jensen (ANJN) Rikke Jespersgaard Bruun (RIBR)<br />
Mette Stau Nedergaard (MSNE)<br />
Betina Ludvigsen (BELD)<br />
Morten Trampedach (MOTR)<br />
Tommy Neist (TONT)<br />
Vita Schrøder Pedersen (VIPE)<br />
Torben Mølgaard Hylle (TOHY)<br />
Helle Knudsen (HEKU)<br />
Inge-Merete Fejerskov (IMFE)<br />
Vibeke Rasmussen (VIRA)<br />
Donna Michelle McLaughlin (DOAE)<br />
Randi Dam Jensen (RADJ)<br />
Anne Tea Wunderov (ANWU)<br />
Lisa Jensen (LSJE)<br />
Maj-Britt Uggerholt (MAUG)<br />
Christine Heisel Frederiksen (CHFD)<br />
Side 11
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, Sekretariat samt opgaver for <strong>datterselskaber</strong>ne jf.<br />
bilag 1<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Annette Jensen (ANJN) Lena M. Christiansen (LECR)<br />
Irene Hägglund (IRRA)<br />
Jane Larsen (JALA)<br />
Majbritt Niemann Nielsen (MNIN)<br />
Helle Vadskær Jensen (HECJ)<br />
<strong>Frederikshavn</strong> <strong>Forsyning</strong> A/S, Kantine <strong>og</strong> Rengøring samt opgaver for <strong>datterselskaber</strong>ne<br />
jf. bilag 1<br />
Godkender/ansvarlig Godkender/bestiller<br />
Annette Jensen (ANJN) Lena M. Christiansen (LECR)<br />
Majbritt Niemann Nielsen (MNIN)<br />
Aksel Thingbak Pedersen (AKPE)<br />
Anna Marie Andersen (AMAN)<br />
Maria Larsen<br />
Side 12
Change language