Vejledning om effektive statslige indkøb - Finansministeriet

Vejledning om effektive
statslige indkøb
Januar 2000

Vejledning om effektive
statslige indkøb
Januar 2000

9HMOHGQLQJ RP HIIHNWLYH VWDWVOLJH LQGN¡E MDQXDU
I tabeller kan afrunding medføre, at tallene ikke summer til totalen.
Publikationen kan bestilles hos:
Schultz Information
Herstedvang 10-12,
2620 Albertslund
Telefon 43 63 23 00
Hjemmeside: www.schultz.dk
eller afhentes hos:
Schultz Erhvervsboghandel
Vognmagergade 7
1120 København V
Henvendelse om publikationen kan i øvrigt ske til:
Finansministeriet
Christiansborg Slotsplads 1
15. kontor
1218 København K
Telefon 33 92 33 33
Omslag: J.H. Schultz Grafisk A/S
Tryk: J.H. Schultz Grafisk A/S
Oplag: 4100
Pris: 50 kr. inkl. moms
ISBN: 87-7856-332-1
Elektronisk publikation:
Produktion: J.H. Schultz Grafisk A/S
ISBN: 87-7856-334-8
Publikationen kan hentes på Finansministeriets hjemmeside: www.fm.dk

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
,1'.‘%6205c'(76 %(7

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
,QGN¡EVRPUnGHWV EHW\GQLQJ RJ EHKRYHW IRU
¡JHW NRRUGLQHULQJ
Næst efter løn er den største driftsudgift i staten udgiften til indkøb af
varer og tjenester. I 1998 udgjorde denne udgift ca. 25 mia. kr. – eksklusiv
udgiften til det personale, som foretager disse indkøb.
Indkøb er en driftsudgift, hvor der ved koordinering, prioritering og udnyttelse
af elektronisk handel kan opnås store besparelser.
Overvejelser om den strategiske planlægning af effektive indkøb er et væsentligt
element til at opnå den størst mulige udnyttelse af institutionens
ressourcer. Det er derfor nødvendigt at sætte fokus på indkøbsområdet.
Mange institutioners indkøb er allerede i dag effektivt, men de muligheder
for stordriftsfordele der følger af at være en del af et ministerium eller i
form af fælles indkøb for hele staten udnyttes ikke i tilstrækkeligt omfang.
Formålet med denne vejledning er at pege på nogle indsatsområder og
vejlede i håndteringen af statens nye tiltag på indkøbsområdet med henblik
på en effektivisering af indkøbsprocessen i statsinstitutionerne.
1.1 Ændrede regler på indkøbsområdet
For at opnå stordriftsfordele ved indkøb i staten, skal hvert ministerområde
handle som en koncern og koordinere køb af varer og materiel.
Det indebærer, at køb af varer og materiel foretaget på ministerområder er
at betragte som en samlet ordre jf. cirkulære om indkøb i staten (Bilag 2)
I det omfang det er hensigtsmæssigt, kan der dog på visse områder søges
dispensation for denne ændring i Økonomistyrelsen. Det kan gøres, hvor
det vil være naturligt at lægge et andet snit som følge af geografiske eller
funktionelle forhold.
For at sikre koordination skal der formuleres en fælles indkøbspolitik for
ministerområdet. Indkøbspolitikken skal beskrive rammer og mål for indkøb
på ministerområdet samt miljø- og energihensyn ved indkøb jf. cirkulære
nr. 26 af 7. februar 1995 om miljø- og energihensyn ved statslige
indkøb.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Ministeriet skal herudover udarbejde en handlingsplan for gennemførelse
af øget koordinering, professionalisering af indkøbsfunktionen og brug
af IT-redskaber ved indkøb.
Indkøbspolitikken for ministerområdet er det overordnede styringsinstrument
for indkøb. Indkøbspolitikken er samtidig nødvendig for at
kunne implementere elektronisk handel, da dette forudsætter, at der er
klare regler for, hvem der gør hvad, og hvilke valgmuligheder indkøberne
har med hensyn til valg af leverandører.
Det er derfor nødvendigt, at den overordnede politik følges op af præcise
beskrivelser af sagsgange og indkøbsmuligheder, der sikrer, at det bliver
muligt at indføre e-handel.
For at kunne koordinere på ministerområdet er det vigtigt, at alle institutioner
med jævne mellemrum gennemfører en kortlægning af deres indkøb
fordelt på varer og beløb.
Denne analyse gør det herefter muligt at afgøre på hvilke områder udbudsgrænsen
overstiges og der skal købes ind for hele ministerområdet.
Yderligere vil institutionerne fremover være forpligtede til at indkøbe udvalgte
varer via centrale, statslige aftaler eller via internettet. Det drejer sig
om telefoni, hvor der er forpligtigelse til at benytte de af Slots- og Ejendomsstyrelsen
koordinerede aftaler og om flyrejser, der så vidt muligt
skal indkøbes via hjemmeside oprettet af Statens og Kommunernes Indkøbs
Service A/S (SKI).
Ministeriet skal samtidig sikre, at de fordele, der er ved samordning og
brug af lavprisselskaber i forbindelse med flyrejser, udnyttes - medmindre
særlige ulemper eller administrative omkostninger overskygger disse fordele.
Statens indkøbspolitik er forankret hos Økonomistyrelsen, der løbende
vil indgå nye aftaler og følge op på statens inkøb.
1.2 Departementets ansvar
De enkelte institutioner er hver ansvarlige for en hensigtsmæssig styring
af deres indkøb. Men det er departementet, der er overordnet ansvarlig
for en ressourcebevidst ledelse af ministerområdet.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Med henblik på at opnå gode og billige indkøb ved at sikre den bedst
mulige organisering af indkøbsprocessen og udnyttelse af personaleressourcerne
skal departementet sikre, at der udarbejdes en indkøbspolitik
med retningslinjer for ministerområdets indkøb og sikre, at der foretages
koordinering med henblik på opnåelse af volumenrabatter og udnyttelse
af centrale ramme- og fælleskøbsaftaler.
For at sikre gode og billige indkøb er de enkelte ministerområders institutioner
nødt til at gennemføre tilbundsgående analyser af deres indkøb
og de ressourcer, der bruges på dette.
Det vil være op til det enkelte ministerområde at afgøre, hvor og hvordan
koordinationen skal foregå. Dette kan f.eks. ske ved at samle indkøbet
i én funktion, der repræsenterer koncernen, og som vælger koncernleverandører
eller ved at foretage indkøb via SKI’s rammeaftaler eller en
kombination heraf.
Eksempel: Indkøbskoordination i Finansministeriet
For at kunne koordinere indkøbet og sikre effektivt indkøb på Finansministeriets
område, er ansvaret for hele områdets indkøb og indkøbspolitik
samlet i Økonomistyrelsen.
Som koordinator er det Økonomistyrelsens opgave at udarbejde retningslinjer
for ministerområdets indkøb og en handlingsplan for elektronisk handel
i samarbejde med de øvrige enheder på ministerområdet.
Ved eventuelle udbud og indgåelse af aftaler med leverandører optræder
Økonomistyrelsen som koordinator og repræsentant for hele koncernen.
Ligeledes er det Økonomistyrelsen, der har det overordnede ansvar for, at
der i alle institutioner løbende gennemføres analyser af de personaleressourcer
der bruges på indkøb, så organiseringen af indkøbet bliver så effektiv
som mulig.
1.3 Institutionsledelsens ansvar
Det er ofte op til 20-30 pct. af institutionens samlede udgifter, der anvendes
til indkøb. Dertil kommer udgiften til personalet, som foretager
indkøb.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Det er den enkelte institutionsledelses ansvar at sikre en ressourcebevidst
og effektiv ledelse af indkøbsområdet.
Ledelsen i den enkelte institution bør derfor jævnligt foretage et "indkøbstjek"
af organiseringen af indkøbet.
,QGVDWVRPUnGHU IRU HQ PHUH HIIHNWLY LQGN¡EV
SROLWLN
Udviklingen i retning af at professionalisere og delvist centralisere indkøbsfunktionen
kendes fra det private erhvervsliv, hvor et stigende antal
koncerner har en indkøbsenhed, der formulerer og koordinerer koncernens
indkøbspolitik. De enkelte ministerier bør også med fordel kunne
omorganisere indkøbsvirksomheden med henblik på at spare ressourcer
og for at opnå bedre priser.
2.1 Koordinering af indkøb
En klar fordel ved at koordinere indkøb er, at der skabes volumen i indkøbene
– konkurrencen bliver dermed intensiveret og prisen lavere.
En anden fordel ved koordination er muligheden for at samle et områdes
udbudsekspertise, så udbuddene foretages professionelt og effektivt.
For mange varegrupper foretages der allerede koordination via de statslige
rammeaftaler formidlet af SKI. Indkøb foretaget via rammeaftaler ved SKI
afløfter institutionernes udbudsforpligtigelse.
Kravet om øget koordinering af statslige indkøb medfører en omlægning
af SKI's rammeaftaler, så de tilgodeser muligheden for opnåelse af ekstrarabatter
ved større volumen, ligesom SKI tager en mere aktiv rolle for at
hjælpe med at koordinere institutionernes indkøb som "match-maker" på
rammeaftalerne.
Yderligere er rammeaftalerne blevet gjort tilgængelige i elektronisk form
på internettet. SKI vil derfor i stigende omfang kunne tilbyde statsinstitutionerne
en elektronisk indkøbspakke, der automatiserer eksempelvis fakturering
eller andre bogholderimæssige opgaver.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Et eksempel på "match-maker" funktionen hos SKI
En statsinstitution, der køber IT-udstyr hos en SKI-leverandør, opnår en
rabat, alt efter hvor stort institutionens indkøbsvolumen er - i overensstemmelse
med en på forhånd forhandlet rabatskala.
Hvis institutionen samler sine IT-indkøb med andre offentlige institutioner
i en såkaldt Fælleskøbsaftale, vil der kunne opnås en større rabat.
Statsinstitution kan nemt og enkelt på SKI's hjemmeside annoncere, at man
ønsker kontakt med andre institutioner, der skal købe dataudstyr hos en bestemt
leverandør. Andre institutioner kan hurtigt slå denne information op
hos SKI og melde sig på. Herefter indgår institutionerne en fælleskøbsaftale
med SKI-leverandøren.
Der kan opnås en række konkrete fordele af såvel administrativ og ressourcemæssig
som pris- og kontraktmæssig karakter ved at foretage anskaffelser
på rammekontrakterne frem for at gennemføre egne selvstændige
udbudsforretninger.
Det drejer sig bl.a. om:
Prismæssigt gunstige vilkår også ved små og mellemstore anskaffelser.
Fritagelse for EF-udbudsforpligtelsen og overholdelse af alle internationale
og danske standarder samt for egen investering i særskilt ekspertise.
Sikkerhed for størst mulig hensyntagen til gældende retningslinier for
miljørigtige, arbejdsmiljørigtige og energirigtige indkøb samt på en
række kontraktområder adgang til miljøprofiler for sortimentsprodukter.
Hurtig og enkel anskaffelsesprocedure - også ved større anskaffelser.
Store valgmuligheder og sikkerhed for fordelagtige garantivilkår og
mangelsbeføjelser.
Mulighed for at benytte elektronisk handel i forbindelse med anvendelsen
af rammekontrakterne.
Institutioner har på en række rammekontrakter hos SKI yderligere mulighed
for at opnå ekstrarabatter, som kan udnyttes ved en bestemt indkøbsadfærd
inden for kontrakterne (jf. afsnit 3.4). Det drejer sig om:
Ordinære volumenrabatter/årsbonus
Successive leveringsaftaler

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Fælleskøbsaftaler
Eksklusive leveranceaftaler/kontrakter udbudt med forpligtende tilsagn
2.2 Personaleforbrug
I Rigsrevisionens undersøgelse af statens indkøb i 1997 konkluderes det, at
grundlaget for økonomistyringen på indkøbsområdet kan forbedres ved,
at institutionerne får et bedre overblik over deres personaleressourceforbrug
og de resultater, indkøbspersonalet opnår. Ligesom indkøbsmedarbejdernes
uddannelsesmæssige kvalifikationer ofte ikke er tilstrækkelige.
Typisk bruges der uforholdsmæssig megen tid på småindkøb. En effektiv
tilrettelæggelse af indkøbsarbejdet kræver, at der foretages evalueringer af
personaleforbruget ved indkøb og af de eventuelle besparelser, der er
resultatet af indsatsen.
De fleste institutioner har kun få indkøbsmedarbejdere knyttet til egentlige
indkøbsfunktioner. De fleste er knyttet til liniefunktioner, hvor
ganske mange beskæftiger sig med indkøb som en større eller mindre del
af deres samlede arbejde.
Det er op til det enkelte ministerområde at afgøre, hvordan koordinationen
skal foregå. Men hvis koordineringen varetages ved at professionalisere
indkøbsfunktionen og samle den i én koordinerende funktion, der
repræsenterer koncernen, giver dette et bedre overblik over ressourcer.
På samme måde kan uddannelsesindsatsen koncentreres om nogle få
nøglemedarbejdere. Det vil især være hensigtsmæssigt som følge af overgangen
til brug af e-handel, hvor papir med tiden erstattes af elektronisk
sagsstyring, og det er væsentligt, at personalet har de rette uddannelsesmæssige
forudsætninger.
Yderligere vil medarbejdere med kvalifikationer, der er afpasset efter indkøbsopgaverners
karakter, sikre større effektivitet i indkøbsarbejdet.
Det er ledelsens ansvar, at indkøbsmedarbejderne har en uddannelsesmæssig
baggrund og kvalifikationer i øvrigt, der giver dem forudsætningerne
for at varetage indkøbsfunktionen.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Grunduddannelse for alle indkøbsmedarbejdere
For medarbejdere, der kun i begrænset omfang varetager indkøbsmæssige
opgaver eller alene indkøb af begrænset værdi, vil det næppe være relevant
med en særlig uddannelse.
Normalt kan uddannelse begrænses til en grundlæggende indføring i
brug af elektronisk handel og retningslinjer for fornuftig indkøbsmæssig
adfærd som bestemt i områdets indkøbspolitik.
Medarbejdere, der helt eller delvist beskæftiger sig med indkøb, men som
ikke er tilknyttet en central indkøbsfunktion, bør have en vis grunduddannelse.
Det kan f.eks. være kurser i elektronisk handel eller indkøbsplanlægning
og tilrettelæggelse.
Medarbejdere i centrale indkøbsfunktioner
Medarbejdere i centrale indkøbsfunktioner skal uddannes i forhold til
ansvarsområde og kvalifikationer.
Udover grunduddannelsen kan kurser i f.eks. indkøbsjura, kontraktforhold,
logistik eller bogføring være relevante.
Der er særligt behov for, at disse medarbejdere kan gå foran ved indførelsen
af elektronisk handel, tilrettelæggelse af koordinering på området
samt medvirke ved udarbejdelsen af indkøbspolitikker, og derfor har de
nødvendige uddannelsesmæssige kvalifikationer.
2.3 Større brug af IT og elektronisk handel
Der er i de seneste år sket en hastig udvikling i mulighederne for at udnytte
IT i indkøbsprocessen, og forventningerne til især elektronisk handel
(e-handel) er meget store.
E-handel medfører, at markedet bliver nemmere at overskue med hensyn
til priser. Erfaringer fra USA har allerede vist, at øget brug af e-handel
har ført til faldende priser på varer og tjenester, ved at skabe en mere
transparent og global markedsplads præget af øget konkurrence og flere
potentielle leverandører.
E-handel kan defineres som de arbejdsprocesser, hvorigennem en køber
og en leverandør:

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
udveksler elektroniske data med leverandørerne i en sammenhængende
indkøbsproces i form af bl.a. ordrer, fakturaer og bogføring.
udbyder og indgår indkøbsaftaler i elektronisk form.
En undersøgelse af de statslige institutioner viser, at elektronisk handel
kun udnyttes i meget begrænset omfang.
Formålet med at integrere elektronisk handel i statens indkøbspolitik er at
effektivisere den traditionelle indkøbsproces ved at gøre de processer og
papirbaserede arbejdsgange, der er forbundet med indkøb, elektroniske.
Gevinsterne ved en effektivisering af indkøbene vil blandt andet komme
fra automatisering af arbejdsprocesser i forbindelse med ordreafgivelse,
attestering, betaling, fakturering, budgetkontrol, revision og arkivering.
Øget brug af e-handel vil også give mulighed for at realisere en række
finansielle fordele - eksempelvis gennem en mere målrettet styring af
likviditet i form af f.eks. cash-flow management.
Hertil kommer bedre logistik, da e-handel gør det enklere konsekvent at
købe ind efter ”just-in-time”-princippet, hvilket betyder en reduktion af
lagre og dermed en rentegevinst, mindre spild og færre ukurante varer.
E-handel kan samtidig skabe grundlag for en bedre politisk og administrativ
styring af institutionens og ministerområdets indkøb. Et bedre styringsgrundlag
vil eksempelvis gøre det nemmere at omsætte politiske mål
som "en grøn indkøbspolitik" og opnåelse af volumenrabatter ved koordinering
samt give bedre muligheder for hurtig budgetopfølgning.
Alene den administrative gevinst ved indførelse af e-handel vurderes til at
ligge på mellem 25-150 kr. pr. faktura 1
, hertil kommer gevinsten ved et
mere transparent marked.
+YRUGDQ HIIHNWLYLVHUHV VWDWHQV LQGN¡E"
I det følgende gives en redegørelse for, hvordan de nye tiltag på indkøbsområdet
skal håndteres.
1
Jf. "Vejen til E-handel i kommunerne" (Kommunernes Landsforening, 1999) og "Elektronisk
handel för kommuner, landsting og stat" (Svenska Kommunforbündet, 1997).

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
3.1 Brug af centrale aftaler
Der er etableret centrale aftaler og koordinering på to områder - telefoni
og flyrejser.
Flyrejser
I forbindelse med etablering af flyrejseaftaler, skal flybilletter så vidt muligt
bestilles direkte på internettet. Herved bliver det muligt at opnå de
besparelser og prismæssige fordele, der er i forbindelse med en sådan
selvbestilling, samtidig med at der opnås volumenrabat, idet aftalerne
indgås for hele staten.
For visse rejser kan der dog på grund af rejsens kompleksitet eller destinationer,
der ikke kan findes på hjemmesiden, være særlige behov, der
gør det nødvendigt at benytte et rejsebureau eller et alternativt flyselskab.
I disse tilfælde skal rejsen dog fortsat købes via en flyrabataftale eller et
rejsebureau med rabataftale.
I det omfang der er flere selskaber, der flyver på en destination, anbefales
institutionerne at benytte sig af det billigste tilbud og gøre dette til en del
af indkøbspolitikken.
SKI vil have etableret nye rammekontrakter vedrørende rejser medio
2000. De nye aftaler vil omfatte aftaler med flyselskaber suppleret med
aftaler med rejsebureauer om rejsebureauydelser.
Flyrejser koordineres via en hjemmeside, der etableres i SKI regi medio
2000. På rejsehjemmesiden, vil det blive muligt at kombinere selvbestilling
med forskellige niveauer af service, som er aftalt med de rejsebureauer, der
er på rammekontrakten enten i forbindelse med den enkelte rejse eller
generelt. Rejsebestillingssiden bliver udbygget med muligheder for direkte
bestilling af hotelovernatninger, billeje, rejseforsikring og togrejser.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Rejsebestilling
Institutionen får brugernavn og password til bestillingssiden ved henvendelse
til SKI, og kan herefter benytte systemet til bestilling af flyrejser mv.
Når man ønsker at bestille en rejse kommer man via sin internetforbindelse til
rejsebestillingssiden og logger sig på med brugernavn og password.
Rejsen bestilles ved at angive hvorfra og hvortil man ønsker at rejse (lufthavn)
og ønsket afrejsetidspunkt eller ankomsttidspunkt og tidspunkt for returrejse.
Systemet vil herefter vise de afgange som passer bedst muligt med det ønskede
med angivelse af pris (rammekontraktpris) på rejsen (der vises kun afgange,
hvor der er ledige pladser). Man markerer så de ønskede afgange på skærmen
og trykker ’bestil’, og rejsen er bestilt. Billetten vil herefter blive fremsendt til
den opgivne adresse (nogle flyselskaber er dog papirløse, og man får blot opgivet
et reservationsnummer, som skal opgives ved check-in sammen med den
rejsendes identitet).
Økonomistyrelsen vil orientere institutionerne om de endelige kriterier
for benyttelse af rejseinternetsiden.
Telefoni
Telefoniaftalerne er baseret på SKI's rammeaftaler og koordineres af Slotsog
Ejendomsstyrelsen. For telefoni er der forpligtigelse til at følge SES'
råd og anvisninger med hensyn til valg af telefoniaftale og indrapportering
af telefoniforbruget. For at sikre billigst mulig telefoni for staten,
vil Slots- og Ejendomsstyrelsen koordinere statens telefoni- og datakomunikation
samt vejlede institutionerne ved valg af specifik rammeaftale.
Slots- og Ejendomsstyrelsens koordination skal sikre, at alle institutioner
tilslutter sig SKI's rammeaftaler, så der opnås størst mulige volumenrabatter
og besparelser på institutionernes telefonregninger. Institutionerne
er derfor forpligtigede til at følge Slots- og Ejendomsstyrelsens vejledninger
ved valg af telefonaftale.
Vejledning om telefonaftalerne kan fås på Slots- og Ejendomsstyrelsens
hjemmeside www.ses.dk.
For at sikre det bedst mulige aftalegrundlag, opretter Slots- og Ejendomsstyrelsen
en statslig database, hvortil institutionerne skal indberette alle

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
oplysninger om forbrug af telefoni- og datakommunikation, omfattende
enheder (telefonlinier, kredsløb mv.), forbrug og rabatter mv.
For at gøre det så enkelt som muligt vil disse indberetninger skulle ske
via internettet på Slots- og Ejendomsstyrelsens hjemmeside www.ses.dk.
De rabatter Slots- og Ejendomsstyrelsen opnår på vegne af institutionerne,
videregives til institutionerne.
Slots- og Ejendomsstyrelsens udgifter dækkes af et vederlag, der opkræves
som modregning i rabatudbetalingen, på baggrund af den enkelte institutions
forbrug af telefoni- og datakommunikationsydelser.
3.2 Hvad skal i udbud, og hvad kan købes decentralt?
EU's udbudsdirektiver indeholder en række bestemmelser, som skal anvendes,
når ordregivere foretager anskaffelser af en vis størrelsesorden.
Ved indkøb af varer gælder Indkøbsdirektivet (direktiv nr. 93/36/EØF).
Direktivet er blevet ændret ved direktiv 97/52/EF og implementeret i
dansk lovgivning ved bekendtgørelse nr. 788 af 5. november 1998.
Stramningen af udbudspraksis, som følger af cirkulære om indkøb i staten
(Bilag 2) medfører, at mindre kontrakter, der indgås af decentrale
enheder, lægges sammen på ministerområder. De enkelte ministerområder
defineres derved som koncerner, der udbudsmæssigt opfattes som
sammenhørende enheder.
1.1 Eksempel: Indkøb af kopimaskiner
Kravet om koordination betyder, f.eks., at en styrelse ved indkøb af kopimaskiner,
skal være opmærksom på om der i det kommende år er andre institutioner
under samme ministerium som forventer at indkøbe kopimaskiner.
Hvis summen af indkøb af kopimaskiner på hele ministerområdet ikke
overstiger udbudsgrænsen, kan styrelsen blot indkøbe en ny kopimaskine.
Men det vil under alle omstændigheder være fornuftigt at koordinere indkøbene
for at få højere rabatter eller gøre brug af SKI's rammaftaler.
Overstiges udbudsgrænsen derimod er der to muligheder, enten kan der
foretages udbud for hele området eller det kan besluttes, at køb af kopimaskiner
skal foregå via SKI's rammekontrakter, der afløfter udbudsforpligtigelsen.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Ændringen i beregningen af tærskelværdier påvirker indkøbspraksis i
forhold til varer, der ikke er omfattet af en egentlig centralisering i dag
og har en samlet anskaffelsessum over tærskelværdien på ca. 1 mill. kr.
Når det skal vurderes, om en konkret anskaffelse er omfattet af udbudspligten,
skal der tages udgangspunkt i den samlede anskaffelse.
Ved opgørelsen af en konkret ordre skal ordregiveren udøve sit bedste
skøn. Den samlede anskaffelse må gerne opdeles i delleverancer, så anskaffelsen
f.eks. sker etapevis, men det er altid den skønnede værdi af den
samlede anskaffelse, der er afgørende for, om der foreligger udbudspligt.
Når den skønnede værdi af den samlede anskaffelse er lig med eller større
end tærskelværdien, skal der foretages EU-udbud, eller købes via en SKI
rammeaftale, der afløfter udbudsforpligtigelsen. Den skønnede værdi for
den samlede anskaffelse opgøres i danske kroner eksklusiv moms.
For indkøbsaftaler, der indgås regelmæssigt, eller som skal fornyes inden
for et bestemt tidsrum, beregnes aftalens anslåede værdi på grundlag af :
den samlede faktiske værdi af lignende successive aftaler, der er indgået
i løbet af de foregående tolv måneder eller det foregående finansår.
eller den samlede anslåede værdi af successive aftaler, der indgås i løbet
af de tolv måneder, der følger efter den første levering, eller i løbet
af aftaleperioden, hvis denne er over tolv måneder.
Når et påtænkt indkøb af ensartede varer opdeles på en række delaftaler,
der indgås samtidig, skal den anslåede værdi af alle disse delaftaler tilsammen
lægges til grund.
3.3 Hvordan bruges udbud?
Ordregiver kan som hovedregel vælge mellem to udbudsformer offentligt
udbud og begrænset udbud. Ved offentligt udbud kan alle interesserede afgive
tilbud. Ved begrænset udbud kan ordregiver begrænse antallet af tilbudsgivere
og dermed også antallet, som der skal udsendes udbudsmateriale til.
Ved begrænset udbud er proceduren delt op i to faser; først sammensættes
en gruppe af tilbudsgivere, dernæst bedømmes deres tilbud. Ordregiveren
skal på forhånd angive, hvor mange der ønskes prækvalificeret. Som en
generel regel gælder, at antallet af prækvalificerede skal være "tilstrækkeligt

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
stort til at sikre reel konkurrence", det laveste antal, man kan prækvalificere,
er fem, og det højeste er 20.
3.4 Hvordan anvendes rammeaftaler?
Alternativt til at gå i eget udbud, kan der købes ind via SKI’s indkøbssystem
af rammekontrakter. Indkøbssystemet er i dag tilgængeligt i elektronisk
form på Internettet.
SKI's rammeaftaler dækker de vareområder, hvor institutionerne ofte
foretager indkøb. På de vareområder, der er dækket af rammeaftalerne, er
det muligt for institutionerne fra sag til sag at afgøre, om der kan opnås
bedre priser og andre fordelagtige købsvilkår på aftalerne.
Rammekontrakterne er indgået efter gennemførelse af udbud i overensstemmelse
med reglerne i de gældende udbudsdirektiver. Ved koordinering
på ministerområdet og brug af SKI som "match-maker", kan der
opnås volumenrabatter på en række områder.
Fælleskøbsaftaler
En institution kan, hvis den pågældende rammekontrakt indeholder en
bestemmelse herom, opnå en endnu højere samlet rabat ved sammen med
et antal andre institutioner at etablere en leveringsaftale om fælleskøb
med en kontraktleverandør eller en af dennes tilknyttede forhandlere.
Indgåelse af en leveringsaftale om institutioners fælleskøb medfører, at
rabatten til hver af de deltagende institutioner beregnes i forhold til leveringsaftalens
samlede omsætning og ikke i forhold til værdien af den
enkelte deltagende institutions anskaffelser.
SKI tilstræber, at alle rammeaftaler fremover giver mulighed for fælleskøb,
og varetager i større udstrækning end tidligere en match-maker-funktion,
jf. afsnit 2.1.
Eksklusiv leveranceaftale/rammekontrakter udbudt med forpligtende
tilsagn
På en række rammekontrakter er de traditionelle udbud kombineret med
en "garanteret" omsætning ved, at en række store organisationer på forhånd
har markeret, at de vil benytte aftalen med eller uden angivelse af et
specifikt volumen.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Der er også i enkelte kontrakter indbygget den mulighed, at man kan
opnå højere rabatter, hvis man vil forpligte sig til at handle hos en enkelt
leverandør i hele eller dele af kontraktperioden.
Ordinære volumenrabatter/Årsbonus
Disse rabatter dækker alle anskaffelser. En nøje tilrettelæggelse og koordinering
af organisationens indkøb kan derfor ofte resultere i yderligere
rabat alene ved at være opmærksom på den volumenbestemte rabatskala.
Successive leveringsaftaler
En institution eller et ministerområde kan vælge at anvende rammekontrakterne
til løbende at foretage en række enkeltstående anskaffelser, uanset
omfanget af den enkelte anskaffelse.
Såfremt institutionen har planlagt en række successive anskaffelser inden
for en rammekontrakts løbetid, vil det være muligt at etablere en leveringsaftale
med en kontraktleverandør eller en af dennes tilknyttede forhandlere,
der dækker denne samlede række af planlagte successive anskaffelser.
Indgåelse af en leveringsaftale om successive leverancer medfører, at rabatten
til institutionen beregnes i forhold til leveringsaftalens samlede
omsætning.
Betingelser for at anvende rammekontrakter
Der er en række generelle betingelser for rammekontrakternes anvendelse:
Der kan kun anskaffes produkter, som er omfattet af det konkret
fastlagte og afgrænsede kontraktsortiment.
Anskaffelser kan kun foretages hos kontraktleverandørerne samt hos
de entydigt afgrænsede og navngivne forhandlerkredse, som er tilknyttet
de respektive leverandører.
Anskaffelser kan kun foretages på de fastlagte kontraktvilkår, herunder
de fastlagte pris- og rabatstrukturer. Det vil sige, at der ikke er adgang
til at forhandle eller aftale ændringer i de fastlagte kontraktvilkår,
herunder heller ingen adgang til at forhandle eller aftale
særlige priser og ekstra rabatter m.m.
En opdeling af en samlet anskaffelse – så dele af anskaffelsen sker ved
anvendelse af en rammekontrakt, mens andre dele af anskaffelsen

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
foretages uden for rammekontrakten - forudsætter, at der foreligger
en klart saglig og motiveret begrundelse for opdelingen.
3.5 Indkøb der ikke er udbudsforpligtede
Institutionerne skal ved decentrale indkøb være opmærksom på de fordele,
der selv ved de mindre indkøb kan opnås ved en effektiv organisering
af indkøbsfunktionen.
Ved brug af rammeaftaler vil der derimod også kunne opnås volumenrabatter
på varegrupper, hvor ministerområdet kun har en lille indkøbsvolumen,
da stordriftsfordele for staten som helhed udnyttes.
Elektroniske handelssystemer gør det enkelt at bestille og koordinere selv
meget små mængder.
3.6 Miljøbevidste indkøb og e-handel
For indkøbere i staten gælder cirkulære nr. 26 af 7. februar 1995 om miljø-
og energihensyn ved statslige indkøb. Statsinstitutioner og virksomheder
har pligt til at udforme en indkøbspolitik og en handlingsplan
samt at dokumentere deres indsats.
Der vil også i nogen grad kunne stilles relevante miljømæssige krav i udbudsmaterialet.
Direktiverne indeholder imidlertid ikke særskilte bestemmelser
herom, og der henvises derfor til Konkurrence Sekretariatets Notat
om adgangen til at stille miljøkrav efter EU’s udbudsregler fra 2. marts 1995,
der er indeholdt i håndbogen Bedre miljø gennem indkøb fra Miljøstyrelsen.
Ved at bruge e-handelsværktøjer kan arbejdet med at leve op til den indkøbspolitik,
som institutionen har besluttet, samt at dokumentere indsatsen
lettes væsentligt.
Det gælder bl.a. for de redskaber, som SKI stiller til rådighed for sine
institutioner. I rammekontrakterne er det på de enkelte varer markeret,
om de har et miljømærke. Når man søger på varer, kan man f.eks. i sin
søgning bede om kun at få miljømærkede varer med i resultatet.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Eksempel på miljøbevidste indkøb ved brug af SKI rammeaftaler
Institutionens indkøbspolitik tilsiger feks., at indenfor 2 år skal mere end
70 pct. af papirindkøb være miljømærkede produkter.
Ved brug af f.eks. Netindkøb til bestilling, kan institutionen søge efter de
ønskede papirkvaliteter og sortere efter om produkterne er miljømærkede.
Bestillingen lagres herefter automatisk i databasen.
Herefter kan der hvert kvartal trækkes en statistik ud på det totale papirindkøb
og på andelen af produkter med miljømærke. Det giver institutionen
den fornødne dokumentation af de miljørigtige indkøb, uden at der
skal bruges ressourcer på gennemgang af fakturaer mv.
3.7 Strategi for indførelse af elektronisk handel
Elektronisk handel og anvendelsen af elektroniske indkøbssystemer til
styring og håndtering af indkøb, skaber fundamentet for at implementere
administrativ effektivisering på indkøbsområdet. Indførelse af e-handel
kræver administrative, tekniske og organisatoriske overvejelser.
For at lette indførslen af e-handel kan det derfor være hensigtsmæssigt at
implementere e-handel i flere faser og begynde med enkelte varegrupper.
I den første fase tages alle arbejdsprocesser, der knytter sig til indkøbene,
op til overvejelse og vurderes kritisk med henblik på forenkling og effektivisering.
I den anden fase indføres elektroniske indkøbssystemer i de interne arbejdsgange:
Elektronisk sagsstyring til påtegning af regnskabsbilag og
indførelse af elektroniske indkøbskataloger kan være konkrete initiativer.
I den tredje fase indføres e-handel på en række særlige varer, der er særligt
egnede til e-handel – bl.a. flyrejser – og der udveksles elektroniske handelsdokumenter
med leverandørerne. Antallet af varer udvides efterhånden
som medarbejdere og institutionen bliver fortrolige med e-handel.
I implementeringen af et elektronisk indkøbssystem, med fokus på administrativ
effektivisering, er det vigtigt at huske, at effektivisering går via
færre handlinger i udførslen af indkøbsopgaven og reduceret tidsforbrug.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Ved betaling over internettet er det vigtigt at huske, at det ikke er tilladt
at betale før modtagelse af en vare, jf. regnskabsbekendtgørelsen.
Bestillingsprocessen ved elektronisk handel
Bestillingsprocessen i et elektronisk indkøbssystem er enkel. Efter at have
udvalgt produkter overføres disse til ordreblokken, og der påføres f.eks. kontoinformation,
så budgetreservation kan foretages, når ordren afsendes, og
kontering i regnskabssystemet kan foregå, når fakturaen modtages.
Eksempler på eksisterende elektroniske indkøbsmuligheder er SKI's Net Indkøb
samt det af Kommunedata, Økonomistyrelsen og SKI udviklede indkøbssystem
Basis Indkøb. SKI rådgiver om mulighederne for brug af Net Indkøb
– alternativt kan oplysningerne findes på SKI's hjemmeside www.ski.dk. Forudsætningen
for brug af Net Indkøb er den samme som for brug af SKI's
rammeaftaler: Institutionen skal kontakte SKI for at få abonnement og password
til Net Indkøb.
(YDOXHULQJ RJ VW\ULQJ DI LQGN¡EV
YLUNVRPKHGHQ
Den afgørende forudsætning for at kunne koordinere og effektivisere
indkøbsarbejdet i staten er, at der i hver statsinstitution og på hvert ministerområde
skabes et overblik over, hvordan indkøbsvirksomheden
fungerer.
Hvis der ikke foreligger nogen præcis viden på dette område, bør der
foretages en kortlægning af ministerområdets - herunder de enkelte institutioners
- indkøbsvirksomhed suppleret med overvejelser om, hvordan
der sikres et effektivt informationssystem (jf. afsnit 4.3).
Kortlægningen fokuseres på:
1. Hvad og hvor meget købes der?
2. Hvordan er ministerområdets og institutionernes indkøbsvirksomhed
organiseret?
3. Hvilke personaleressourcer bruges til indkøb?
Resultatet vil danne et billede af, hvilke tiltag der er nødvendige for at effektivisere
ministerområdets indkøbsvirksomhed og bringe den i overensstemmelse
med statens og ministerområdets retningslinjer på området.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Hvert ministerområde vil normalt med en begrænset ressourceindsats selv
kunne gennemføre analysen. I det følgende gennemgås analysen nærmere.
4.1 Hvad og hvor meget købes der for?
Der foretages en detaljeret kortlægning af indkøbets omfang, sammensætning
og vilkår. Kortlægning kan ske med udgangspunkt i en gennemgang
af finanslovskonti'ene 14 og 15 på hvert ministerområde. Her skal
der tages højde for, at visse institutioners forbrug af varer og tjenester –
f.eks. flertallet de selvejende institutioners - ikke indgår i statsregnskabet
og derfor ikke figurerer på konto 14 og 15. Sådanne institutioners indkøb
bør imidlertid også kortlægges, så de kan opnå stordriftsfordele.
Af praktiske hensyn kan institutionernes og det samlede ministerområdes
indkøb opdeles i tre hovedgrupper:
Driftsmidler/forbrugsgoder - f.eks. kontorartikler, rengøringsmidler,
fødevarer, brændsel, og øvrige vareindkøb (posteres under standardkonto
14 i statsregnskabssammenhæng).
Tjenesteydelser - f.eks. rengøring, vagttjeneste, konsulentbistand, edbservice,
kørsel (posteres under standardkonto 14 i statsregnskabssammenhæng).
Materiel - f.eks. biler, apparatur, edb-udstyr (posteres under standardkonto
15 i statsregnskabssammenhæng).
Hver af disse hovedgrupper kan underinddeles i varetyper i henhold til
SKI's opdeling på varenumre (se bilag), og kortlægning af samlet forbrug
kan ske i henhold til denne detaljerede inddeling.
Formålet med kortlægningen er at finde ud af, hvor stort et volumen der
købes ind for på hvert vare-/tjenesteområde og i princippet af hver enkelt
vare- og tjenestetype.
Dette skal for det første kortlægges for at afgøre om indkøbet er udbudspligtigt
i henhold til de skærpede udbudsregler. For det andet bør det
kortlægges for at afgøre, om der mere generelt eksisterer et potentiale for
øget koordination og dermed for en forbedring af indkøbsbetingelserne
på ministerområdet og i de enkelte institutioner.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
For at kunne koordinere på ministerområdet, er det vigtigt at alle institutioner
med jævne mellemrum gennemfører en kortlægning af deres indkøb
fordelt på varer og beløb.
Departementet har ansvaret for den samlede kortlægning, der dog naturligt
kan ske i ministerområdets indkøbskoordinationsfunktion.
4.2 Hvordan er indkøbsvirksomheden organiseret, og hvilke personaleressourcer
bruges til indkøb?
Anden del er en kortlægning af:
Hvem der køber ind
Hvordan indkøbene gennemføres
Hvor meget tid der anvendes til de enkelte indkøbsopgaver
Formålet med denne kortlægning er at vurdere, om indkøbsvirksomheden
er organiseret effektivt i de enkelte institutioner, dels med henblik på at
finde ud af om den tid, der anvendes på indkøb, står i rimeligt forhold til
opgavernes antal og økonomiske betydning, og dels for at kaste lys over
eventuelt manglende koordinering af indkøb internt i en institution.
Det er nødvendigt at danne sig et mere nøjagtigt billede af, hvem der
køber ind, hvorledes det gøres, og hvor meget tid det kræver på den enkelte
institution for at kunne realisere en række af de besparelser, som de
nye tiltag på indkøbsområdet forudsættes at resultere i.
Det er endvidere vigtigt at have overblik over indkøbsvirksomheden i den
enkelte institution for at kunne koordinere indsatsen på ministerområdet.
Igen skal opmærksomheden henledes på fordelene ved elektronisk handel
og registrering. Ved en overgang til elektronisk registrering af vare- og
tjenestekøb vil der automatisk ske en registrering af, hvilke dele af personalet
der beskæftiger sig med indkøb, og hvor hyppige og koordinerede
indkøb af en vare eller en tjeneste er.
Øget brug af elektroniske værktøjer bør i videst muligt omfang tilrettelægges
med henblik på en senere systemintegration i Navision Stat.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
4.3 Tjekliste
Resultatet af kortlægningen af indkøbene på såvel ministerområdet som i
de enkelte institutioner kan nu vurderes i forhold til følgende spørgsmål:
"Tjek-liste":
ã Er der udarbejdet indkøbspolitik for ministerområdet?
ã Er der overblik over ministerområdets indkøb?
ã Er der overblik over muligheder for besparelser via centrale rammeog
fælleskøbsaftaler?
ã Foretages der koordinering på ministerområdet?
ã Hvem er ansvarlig for koordinering på ministerområdet?
ã Hvordan udnyttes elektroniske handelssystemer?
ã Hvilken indkøbsekspertise findes der på ministerområdet?
ã Er der udarbejdet handlingsplan for indførelse af elektroniske handelssystemer
på ministerområdet?
ã Er der udarbejdet grøn indkøbspolitik?
ã Er der overblik over ministerområdets personaleforbrug ved indkøb?
ã Følger institutionerne udbudsreglerne?
ã Hvordan udnyttes SKI ?
ã Foretager institutionen indkøb så billigt og godt som muligt?
ã Er organiseringen af institutionens indkøb optimal?
ã Er der klar viden om indkøbsarbejdets effektivitet?
ã Udnyttes muligheder for rådgivning til effektivisering af indkøbsarbejdet?
Svarene på ovenstående spørgsmål kan danne grundlag for formulering
af en indkøbspolitik og en handlingsplan for øget koordinering af indkøb
og implementering af e-handel.
Brugen af elektroniske redskaber til registrering af forbrug bør i høj grad
lette opgaven med at kortlægge forbruget. Øget brug af elektroniske
værktøjer bør i videst muligt omfang tilrettelægges med henblik på en
senere systemintegration i Navision Stat. Nærmere vejledning herom vil
kunne indhentes hos Økonomistyrelsen.
4.4 Hvordan sikres et effektivt informationssystem på området?
Informationssystemet skal være opbygget så det løbende giver information
til den koordinerende enhed på ministerområdet om varetagelsen af
indkøbsopgaven i henhold til den formulerede indkøbspolitik på ministerområdet.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Den løbende indrapportering kan indeholde:
Elektronisk opgørelse over foretagne indkøb samt de hertil anvendte
ressourcer (til brug for evaluering)
Oversigt over de kommende indkøbsopgaver (til brug for koordinering
med andre ministerområder)
For at sikre, at de enkelte statsinstitutioner er à jour med ministerområdets
indkøbspolitik, bør hver institution formulere en indkøbsinstruks,
der kort redegør for følgende:
Organiseringen af indkøb: hvem har hvilke indkøbskompetencer, og
hvem har ansvaret for fakturering, registrering og indrapportering.
Procedurer der skal overholdes ved indkøb i henhold til ministerområdets
indkøbspolitik – så det blandt andet sikres, at ministerområdets
indkøbspolitik overholdes.
Eventuelle særlige målsætninger for den enkelte institutions indkøbspolitik,
der i øvrigt er forenelige med ministerområdets indkøbspolitik.
5nG RJ YHMOHGQLQJ RP LQGN¡E
5.1 Økonomistyrelsen
Økonomistyrelsen
Borgergade 18, Postboks 2193
1017 København K
Telefon 3392 8800
http://www.oes.dk
Økonomistyrelsen er udover at være ansvarlig for indgåelse af centralt
koordinerede aftaler og statens indkøbspolitik, også sekretariat for udliciteringsrådet
og implementeringen af Navision Stat.
5.2 Konkurrencestyrelsen
Konkurrencestyrelsen har udgivet en række publikationer om EU-udbud
herunder, ”checklister for ordregivere og tilbudsgivere”. Formålet med
checklisterne er at udbrede kendskabet til reglerne for EU-udbud og at
gøre det lettere at anvende reglerne. Checklisterne henvender sig til de
offentlige ordregivere og virksomheder, der deltager i udbudsforretninger.
Checkliste for ordregivere giver offentlige myndigheder en samlet, kortfattet
introduktion til, hvad de skal gøre i forbindelse med en udbudsforretning

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
og i hvilken rækkefølge. Endvidere er der en pjece med tærskelværdier og
en oversigt over de væsentligste tidsfrister i alle fire udbudsdirektiver.
Checklisterne er gratis og kan fås ved henvendelse til Konkurrencestyrelsen.
Checklisterne kan sammen med en række andre publikationer om udbudsreglerne
ses på Konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk.
5.3 Staten og kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI)
Staten og kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI)
Vestergade 2
1456 København K
Telefon 3342 7000
http://www.ski.dk
Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S har som formål at effektivisere
offentlige indkøb. Dette gøres primært ved at tilbyde offentlige
organisationer en nem adgang til at foretage effektive indkøb via selskabets
indkøbssystem med rammekontrakter. Indkøbssystemet er i dag tilgængeligt
dels i form af 8 indkøbsmapper dels i elektronisk form på
internettet. SKI er ejet af Finansministeriet og Kommunernes Landsforening
- og alle offentlige organisationer og virksomheder har mulighed
for at tegne abonnement på indkøbssystemet.
5.4 Forskningsministeriet
Forskningsministeriet og Erhvervsministeriet iværksætter i januar 2000
en informations- og erfaringsformidlingskampagne om elektronisk handel
i den offentlige sektor.
Kampagnen har til formål at fremme brugen af IT og internettet til at
effektivisere og udvikle det offentliges indkøb og salg af produkter og
tjenesteydelser og retter sig mod:
At dokumentere erfaringer og potentialer ved e-handel.
At skabe fora for debat og erfaringsudveksling.
At tilvejebringe redskaber og rådgivning for at komme i gang med ehandelsprojekter.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Kampagnen vil lægge op til en høj grad af involvering, hvorfor alle
inviteres til at deltage i initiativet. Kampagnen vil, sammen med en række
andre e-handelsinitiativer kunne følges på http://www.e-fokus.dk og
http://www.elektroniskhandel.dk.
Herudover indeholder rapporten Det Digitale Danmark, en række anbefalinger
vedr. elektronisk handel i den offentlige sektor. Rapportens anbefalinger
kan læses på http://www.detdigitaledanmark.dk.

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
%LODJ 2SGHOLQJ DI YDUHJUXSSHU
Kategori Regnskabskonti Indkøbs Services aftalenumre
Varer
Føde- og drikkevarer
samt repræsentation
14.20 Repræsentation
14.3X Føde- og drikkevarer
09.01 Kaffe og te
09.03 Marmelade, saft og frugtgrød
09.06 Grøntsager, bær og løgprodukter
09.07 Kød- og pålægsprodukter
09.08 Fiskeriprodukter
09.09 Fjerkræprodukter
09.10 Fast food og bake off produkter
09.11 Kolonialvarer
09.12 Tobak, konfekture og kioskvarer
Energi 14.4X Energi 06.01 Brændstof mv. ved servicestationen
06.02 Brændstof til eget tankanlæg
06.03 Fyringsolie
Papir 14.8X Varekøb/forbrug
07.01 Naturgas
04.01 Konvolutter
04.02 Papir i ark
04.03 Blanketter i ark, fortrykt til laser
04.04 Telefax- og telexpapir
Kontorartikler 05.01 Kontorartikler
05.02 Kalendere
05.03 Stempler
05.04
03.09 Opslags- og skriveartikler
03.13 Papirkurve og askebægere
Beklædning 08.05 Beklædning
08.06 Arbejdstøj
El-artikler og
11.01 El-materiel og belysningsarmaturer
maling
11.02 El-pærer og lysstofrør
11.03 Kabler og ledninger
11.06 Batterier, håndlygter, ladere mv.
12.02 Malervarer
Rengørings- og
13.01 Rengøringsmidler
toiletartikler
13.02 Støvsugere/gulvbehandlingsmaskiner
13.04 Affaldssække af papir
04.10 Aftørringspapir, bleer og engangsartikler
Øvrige SKI-numre,
08.02 Personlige værnemidler
der kan henføres
08.03 Håndklæder og viskestykker
til kontiene 14.8X
Tjenester
15.01 Gasser og gasblandinger
15.02 Forbrugsartikler til laboratorier
Rejser og befor- 14.10 Rejser og befor- 16.01 Hotelophold
dringdring
16.04 Rejseforsikring under tjenesterejser
16.05 Rejsebureauydelser
16.06 Leje af person- og varebiler
Øvrige tjeneste- 14.70 Køb af tjeneste- 01.05 Kopimaskiner – leje
ydelserydelser
i øvrigt 02.08 Telefoni
04.06 Kopiservice
04.07 Mangfoldighedsgørelse og tegninger

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Kategori
Materiel
Regnskabskonti Indkøbs Services aftalenumre
Transportmateriel 15.1X Erhvervelse af 07.02 Person-/varebiler samt minibusser
transportmateriel 08.01 Dæk
Kopimaskiner, 15.2X Maskiner, inven- 01.03 Diktermaskiner
telefax o.l. tar og andet materiel 01.04 Kopimaskiner – køb
01.06 Makuleringsmaskiner
01.07 Telefaxmaskiner
Edb-maskiner og
02.01 Net, LAN/WAN
software
02.02 Datamater
02.03 Terminaler og controllere
02.04 Periferiudstyr
02.05 Systemløsninger til kontorautomatisering
02.06 Software og licenser
Møbler 03.01 Kontorstole
03.02 Arkiveringsskabe
03.03 Kontor- og terminalmøbler
03.04 Skole- og kantinemøbler
03.05 Møde- og konferencemøbler
03.06 Reoler (stål) til arkiver
03.06.1
03.07 Garderobeinventar
03.08 Hvilemøbler
03.10 Biblioteks- og kontorreoler
Øvrige SKI-numre,
02.07 Telefonanlæg mv.
der kan henføres
08.04 Brandmateriel
til kontiene 15.2X
08.08 Vejafmærkningsmateriel
10.02 Storkøkkenudstyr, porcelæn
10.03 Hårde hvidevarer
10.04 Automater til kolde og varme drikke
14.01 Køb og leje af audiovisuelt udstyr
Samlet Alle ovenstående samt
14.50 Køb af varer og
tjenester hos kommuner
bortset fra energi
Alle ovenstående

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
%LODJ &LUNXO UH RP LQGN¡E L VWDWHQ
Cirkulære om indkøb i staten
Formål og definitioner
§1. For at fremme effektivisering og professionalisering af statens indkøb,
udnytte statens koncernfordele og øge brugen af e-handel i staten,
skal statslige institutioner ved indkøb af visse varer, materiel og tjenesteydelser
anvende centralt koordinerede aftaler.
Stk.2. For varer og materiel, der ikke er omfattet af centralt koordinerede
aftaler, forudsættes ministerierne at handle som koncern, jf. §5-6
Centralt koordinerede aftaler
§2. Økonomistyrelsen har det overordnede ansvar for centralt koordinerede
aftaler og indgåelse af nye aftaler.
Stk.2. Økonomistyrelsen bekendtgør nye centralt koordinerede aftaler.
§3. I det omfang, det er muligt, skal bestilling og køb af flyrejser foretages
elektronisk via en af Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S
drevet hjemmeside for rejser.
Stk.2. I det omfang, det ikke er muligt at benytte hjemmesiden ved køb
af rejser, bør købet også foretages elektronisk.
§4. Køb af telefoni- og datakommunikationsydelser koordineres af
Slots- og Ejendomsstyrelsen.
Stk.2. Ved køb af telefoni- og datakommunikationsydelser er de enkelte
institutioner forpligtiget til at benytte de af Slots- og Ejendomsstyrelsen
koordinerede aftaler.
Stk.3. Slots- og Ejendomsstyrelsen yder institutionerne råd og vejledning
i valget af leverandør.
Stk.4. Telefoniydelser inkluderer trafikafgift, særtjenesteydelser, abonnement
og oprettelse af nye forbindelser for både fastnet- og mobiltelefoni.
Datakommunikationsydelser inkluderer; trafikafgift, særtjenesteydelser,
abonnement og oprettelse af nye forbindelser.
Stk.5. Slots- og Ejendomsstyrelsen etablerer en fælles statslig database
hvortil institutionerne forpligtiges til at indgive alle oplysninger om forbrug
af telefoni- og datakommunikation, omfattende enheder (telefonli-

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
nier, kredsløb mv.), forbrug opgjort i økonomi samt aftaleforhold, rabatter
mv. i aftaler med leverandører. Indberetninger fra institutionerne
sker via Internettet.
Stk. 6. Slots- og Ejendomsstyrelsens udgifter dækkes af et vederlag der
opkræves hos institutionerne. Institutionernes andel af vederlaget til
Slots- og Ejendomsstyrelsen beregnes på baggrund af den enkelte institutions
andel af det samlede forbrug af telefoni- og datakommunikationsydelser
i forhold til institutionernes samlede forbrug. Opkrævning
sker to gange årligt ved modregning i rabatudbetalingen.
Stk.7. Såfremt Slots- og Ejendomsstyrelsen ved koordinering af indkøb
opnår og indkasserer særlige rabatudbetalinger på vegne af alle institutioner,
videregiver Slots- og Ejendomsstyrelsen disse rabatudbetalinger til
institutionerne fordelt efter den enkelte institutions andel af det samlede
forbrug af telefoni- og datakommunikationsydelser.
Ministeriernes fælles indkøbspolitik
§5. Hvert ministerium skal formulere en fælles indkøbspolitik for ministerområdet.
Stk.2. Indkøbspolitikken skal beskrive rammer og mål for indkøb foretaget
på ministerområdet og miljø- og energihensyn ved indkøb, jf. cirkulære
nr. 26 af 7. februar 1995 om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb
Stk.3. Ministeriet skal udarbejde handlingsplan for gennemførelse af
øget koordinering, professionalisering af indkøbsfunktionen og brug af
IT-redskaber ved indkøb.
Stk. 4. Ministeriet skal sikre, at de fordele, der er ved samordning og
brug af lavprisselskaber i forbindelse med rejser, udmøntes, med mindre
gener og administrative omkostninger overstiger disse fordele.
§6. Ministeriernes indkøbspolitik skal indeholde procedurer for en koordination
af køb af varer og materiel, således at indkøb i staten effektiviseres
mest muligt, ved at staten handler som en koncern.
Stk.2. Det indebærer, at køb af ensartede varer og materiel foretaget på
ministerområder skal betragtes som en samlet ordre, jf. cirkulære nr. 42
af 1 marts 1994 om udbud og udlicitering af statslige drifts- og anlægsopgaver.
Stk. 3. Økonomistyrelsen kan, på baggrund af en konkret vurdering, aftale
særlige forhold for visse områder, f.eks. hvor det som følge af geogra-

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
fiske eller funktionelle forhold vil være hensigtsmæssigt med en opdeling
af koordineringsfunktionen inden for ministerområdet.
Stk. 4. Indkøb foretaget via rammeaftaler ved Statens og Kommunernes
Indkøbs Service A/S afløfter institutionernes udbudsforpligtigelse.
Stk.5. Ved tilrettelæggelsen af indkøbspolitikken skal institutionerne være
opmærksomme på de statslige betalingsregler, jf. regnskabsbekendtgørelsen.
Særligt henledes opmærksomheden på, at reglerne om forudbetaling
også gælder ved e-handel.
§7. Finansministeriet vil udarbejde en vejledning om væsentlige forhold
ved indkøb af varer og materiel.
Ikrafttræden
§8. Cirkulæret træder i kraft den 3 januar 2000.
Stk.2. Økonomistyrelsen vil udsende en samlet orientering når den i § 3
nævnte hjemmeside er oprettet.
/Thomas Egebo
Finansministeriet, den 17. december 1999
MOGENS LYKKETOFT

Indkøb er en driftsudgift, hvor der
ved koordinering og udnyttelse af
elektronisk handel kan opnås store
besparelser.
Overvejelser om den strategiske
planlægning af effektive indkøb er et
væsentligt element til at opnå den
størst mulige udnyttelse af en institutions
ressourcer. Det er nødvendigt at
sætte fokus på indkøbsområdet.
Formålet med denne vejledning er at
pege på nogle indsatsområder og vejlede
i håndteringen af statens nye tiltag
på indkøbsområdet med henblik
på en effektivisering af indkøbsprocessen
i statsinstitutionerne.