Download hele FARUM-KOMMISSIONEN • Bind 11 i PDF format

Overskridelse på t.kr. 2.440 vedrørende Byrådssekretariatet.
Overskridelse på t.kr. 1.589 vedrørende Stående udvalg under Økonomiudvalget.
Som det fremgår af tabellen, er de beløb, der er budgetteret og afholdt over Borgmesterens
rejse- og repræsentationskonti ikke store, hvorimod de allerede nævnte
områder står for de væsentlige overskridelser. Det kan imidlertid konstateres, at
Borgmesteren i vidt omfang har stået som rekvirent af eller har deltaget i forbrug
afholdt af øvrige områder.”
17.6.4. Anvisningsregler og forretningsgange
I den uvildige undersøgelses delrapport for bl.a. 1999 omtales forretningsgange og betydningen
af overholdelse af formalia. Overholdelse af formalia i forbindelse med afholdelse og
godkendelse af udgifter samt kontering, registrering og opbevaring af bilag er således af be-
tydning for opfyldelse af byrådets og borgmesterens ledelses- og tilsynsforpligtelser. En
manglende overholdelse af formalia reducerer muligheden for at afsløre bevidste eller ubevid-
ste fejl. Overordnet gælder det, at repræsentations- og rejseudgifter - ligesom alle andre udgifter
- kun lovligt kan afholdes, såfremt der foreligger en bevilling. Bevillingsmyndigheden er
hos byrådet. Byrådet har endvidere det overordnede ansvar for, at der udarbejdes forretningsgange,
der sikrer, at udgifter godkendes, afholdes, konteres og dokumenteres i overensstemmelse
med god forvaltningsskik (9.1 - 9.2). 1
I delrapporten for 1999 beskrives
• de almindelige regler for attestation og anvisning (9.3)
• beskrivelse i kommunens personalehåndbog (9.4) 2
• ligningsvejledningens krav til dokumentation, der gælder for private virksomheder,
men som ifølge delrapporten ”som udtryk for god regnskabsskik” må kunne anvendes
analogt på kommuner (9.5) 3
1 188-2,f1,b31 og 33
2 “Ethvert regnskabsbilag skal forsynes med attestation af de(n) person(er), til hvem det overdrages at indestå for
regnskabsbilagenes rigtighed. Ved at forsyne et regnskabsbilag med attestation påtager vedkommende sig ansvaret
for, at - Kommunen har modtaget eller leveret den ydelse, som bilaget omtaler, - kvalitet og pris er kontrolleret,
- regninger er i overensstemmelse med det underliggende kontraktforhold, hvis et sådant foreligger - regningen
er eftertalt og efterregnet, - regning er konteret i overensstemmelse med dens indhold samt i det regnskabsår,
i hvilket ydelsen er præsteret.”
3 Det hedder i den dagældende ligningsvejledning: “Det må normalt kræves, at et bilag for repræsentationsudgifter
er dateret og angiver udstederen samt (når dette er sædvanligt) tillige modtageren. Det skal endvidere
normalt fremgå af bilaget, hvilke ydelser det vedrører, og bilaget skal herudover (når dette er sædvanligt) være
- 128 -