Start med Access 7-97.pdf

32,- 

Start med 

KnowWare 

Access 7/97 

Kåre Thomsen 

www.KnowWare.dk 1. udgave

2 

KnowWare 

Start med Access 7/97 

Kåre Thomsen 

1. udgave, 2. oplag, mar. 1998 

© Copyright 1997, 1998 Kåre Thomsen og 

KnowWare, mm@knowware.dk – www.knowware.dk 

ISBN 87-90027-69-8 

Published by KnowWare 

KnowWare er en ide, en hensigt om at hjælpe! Et af formålene er at videregive letforståelig viden til en 

rimelig pris og dermed vise, at det kan lade sig gøre i modsætning til, hvad mange forlag mener og gør - og 

hvis det bliver en succes, tvinges andre forlag til at gøre det samme! 

KnowWare startede April 1993 med det første PC-hæfte. De fleste af KnowWares hæfter er de mest solgte 

af sin slags. Flere af titlerne findes på stadig flere sprog. 

Bøger 

Else Brundbjerg: “Kvinden, Kætteren, Kunstneren Karen Blixen”, 300 s., 40,- (solgt over 24.000) – den 

eng. udgave fås til 60,- hos alle boghandlere 

Venlig hilsen Michael Maardt, KnowWare 

Sidste nyt, planlagte titler, diverse tips, meninger, liste over forhandlere, titler i andre lande osv. finder du 

på KnowWares homepage 

Start med Access 97 - access97.doc - 17-08-01 - 03:31 

www.knowware.dk

Øvelse 1: Adressekartotek ............................... 5 

At udvikle et system ......................................... 8 

Systemet FIRMA........................................ 8 

Sådan vil arbejdet skride frem....................... 9 

Planlægning................................................... 9 

Analyse af dine data ................................... 9 

Brain storm ............................................... 10 

Model over databasen............................... 10 

Planlægning af selve tabellerne ................ 11 

Kundekartoteket........................................ 11 

Fakturaer................................................... 12 

Øvelse 2: Oprette databasen og den første 

tabel ............................................................ 13 

Ekstra forklaringer om feltegenskaber...... 15 

Indtaste data i tabellen................................. 16 

Autoformular ............................................ 16 

Øvelse 3: Tabellerne til faktura .................... 18 

Tabellen fakturahovede............................... 18 

Tabellen Fakturalinje .................................. 19 

Øvelse 4: Relationer ....................................... 20 

Øvelse 5: Forespørgsel til sortering .............. 22 

Øvelse 6: Kombinere tabeller........................ 23 

Øvelse 7: En forespørgsel der kan regne...... 24 

KnowWare 

Øvelse 8: Et nyt og bedre kundekartotek......26 

Slette en post .............................................27 

Se posterne i tabelform..............................27 

Automatisk telefonopkald............................28 

Træt af skyerne?...........................................29 

Øvelse 9: Skærmbillede til fakturaer ............30 

Forbedring af formularen.............................31 

Øvelse 10: Sum i nyt felt .................................34 

Opsummerende forklaringer ........................35 

Øvelse 11: Kombinationsboks........................37 

Udskrift af en faktura ................................39 

Øvelse 12: Rapporter ......................................39 

Kundeliste ....................................................39 

Sortering og gruppering ............................40 

Rapport over fakturering..............................41 

Øvelse 13: Udskrift af én faktura ..................42 

Forespørgslen...............................................42 

Rapporten.....................................................44 

Knap til udskrift af faktura...........................46 

Øvelse 14: Systemets menu.............................47 

Menuformularen ..........................................47 

En makro, der automatisk åbner menuen.....49 

Genvejen til dit system.................................50 

Øvelse 15: Brevfletning i Word......................50 

Øvelse 16: Lav dit eget opslagsværktøj .........52 

Øvelse 17: En avanceret forespørgsel............54 

Efterord ........................................................56 


2

3 

Forord 

Forord 

Access er både et program for ”almindelige” edb-brugere og et professionelt udviklingsværktøj. 

Det bruges til at udvikle databaser – det vi i daglig tale kalder ”systemer”. Du kan f.eks. udvikle 

dit eget fakturasystem eller et effektivt kartotek.. 

Dette hæfte følger dig på vej som helt ny bruger af Access, udanset hvilken baggrund du 

starter med. Følger du hæftets øvelser fra først til sidst, vil du ende med at have udviklet et fakturasystem. 

Det kan bruges til at holde styr på kunder og fakturering. Ved at gennemgå øvelserne 

har du fået et eksempel, som forhåbentlig kan arbejde videre med selv - også selv om du ønsker 

dig et helt andet system. 

Access er “nemt”. Programmet inviterer til, at du bare sætter dig ved pc’en og går i gang. Og 

det skal du sådan set også bare gøre, for det er vældig sjovt. Du kan “nemt” lave tabeller, 

skærmbilleder og funktioner. Men hvis du vil udvikle et godt system, skal der en smule mere til: 

Planlægning og systematik. Derfor giver hæftet dig en introduktion til arbejdsmetoden i databaseudvikling. 

Det er op til dig selv, hvor meget du vil lægge i dette. Og det kommer selvfølgelig 

an på, hvor store ambitioner, du har med dit system. 

Hvad får du ud af hæftet? 

Du får overblik over, hvordan Access virker. Du vil desuden få et indblik i, hvordan du så at 

sige løser et problem – det vil sige, hvordan du kommer fra ”jeg ønsker mig et fakturasystem” 

til at se det for dig som en database. Du bliver dog ikke ekspert i databasedesign ved at læse 

dette hæfte. Vil du vide mere om design af relationsdatabaser, må du i gang med den tungere 

litteratur. 

Hæftets eksempel tager udgangspunkt i, at du laver et system til en enkeltstående pc. Vil du 

udvikle til flerbrugermiljøer, kommer du blandt andet ud i overvejelser om sikkerhed og vedligeholdelse. 

Disse emner berøres ikke her i hæftet, som alene er en introduktion til at udvikle 

selve systemet. 

Sådan bruger du hæftet 

Start med Øvelse 1 og kør derudaf. Når du er færdig med sidste øvelse, skulle du gerne have 

fremstillet dit fakturasystem – og forstået, hvordan du videre kan arbejde med programmet. 

Hvad skal du kunne på forhånd? 

Du behøver ikke have nogen forhåndsviden om (relations)databaser. Men: For at få et rigtig 

godt udbytte af hæftet, er det en fordel, hvis du er nogenlunde vant til at arbejde med mindst ét 

Office program i forvejen. Jeg forestiller mig, at du fx allerede bruger Word 97 og måske Excel. 

Hvis du trænger til at opdatere din viden, kan du finde KnowWare hæfter om både Word, Excel 

og Windows. 

Kåre Thomsen 

Jeg er 39 år og arbejder free-lance med edb-undervisning, systemudvikling og dokumentation. 

Lejlighedsvis holder jeg foredrag om brugergrænseflader, som jeg interesserer mig særligt for. 

Jeg har desuden skrevet et par hæfter om Excel. Sammen med min kollega Pia Hardy har jeg 

skrevet et øvehæfte om Windows 95. 

Access 7 eller Access 97? 

Du kan bruge dette hæfte, hvad enten du har Access 7 (også kaldet Access 95) eller Access 97. 

Nogle få kommandoer har forskelligt navn i de to versioner. I disse tilfælde står Access 7 kommandoen 

i parentes. Arbejdsmetoden til systemudvikling i de to versioner er den samme. 

Start med Access 97 - access97.doc - 17-08-01 - 03:31

Forord 

God arbejdslyst 

Jeg ønsker dig god fornøjelse med dit kreative databasearbejde. Jeg har selv masser af fornøjelse 

af det. Lad mig advare dig: Hvis det går dig, som det er gået mig, kan du få flimmer for øjnene. 

Jeg bliver så optaget af processen, at jeg glemmer at holde pauser. Med røde, irriterede øjne og 

hovedpine som resultat. Det er simpelt hen umuligt at forlade skærmen, når man er “lige ved” at 

have løst sit problem. Så husk det nu: Rejs dig fra arbejdet hver halve time, kig ud på solskinnet 

- og lav øjne bøj, øjne stræk. 

Notation 

⇒ Der refereres til taster med speciel skrift. 

Eksempel: DELETE. 


Kåre Thomsen, september 1997 

⇒ Nogle gange skal du holde en tast nede, mens du trykker på en anden. Det vil for eksempel 

blive beskrevet således: Tryk CTRL+DELETE. 

⇒ Når du skal vælge en menukommando, står det også med speciel skrift, fx menukommandoen 

Filer, Åbn. 

⇒ Der refereres til navne, felter og værktøjer, du ser på skærmen, med en speciel skrifttype. 

Eksempel: Tilføj. 

⇒ Når du selv skal skrive noget, står det med speciel skrift. Eksempel: Tast: Firma. 

⇒ Når der er forskel på en menukommandoen i Access 97 og Access 7, står den sidstnævnte i 

parentes. Eksempel: Vælg menukommandoen Vis, Designvisning (Formulardesign). Det 

samme gælder værktøjsknapper: Klik på Visning (Forespørgselsvisning). 

4

5 

Øvelse 1: Adressekartotek 

I denne indledende øvelse lærer du følgende: 

Adressekartotek 

• en nem måde at oprette en database på 

• at oprette et adressekartotek til at holde styr på navne, adresser, telefonnumre og andre oplysninger 

om kunder, medlemmer eller kontakter 

Øvelsen er ment som en første smagsprøve for at lære Access at kende. Her arbejder du ved 

hjælp af indbyggede guider i Access. Denne første database er ikke en del af det fakturasystem, 

du siden kommer til at udvikle. 

Sæt dig godt til rette foran din pc og tænd for den. Efter opstarten af pc’en befinder du dig i 

Windows 95 programmets Skrivebord. 

Vælg Start-knappen i Windows 95’s Proceslinje nederst i skærmbilledet. Vælg menupunktet 

Programmer, og vælg herefter Microsoft Access. 

Access starter nu, og en første dialogboks beder 

dig tage stilling til, hvad du vil gøre. Vælg Tom 

database og klik OK. 

Tip: Hvis du vælger Guiden Database, vil systemet 

bede dig vælge en skabelon – f.eks. 

Adressekartotek – og ud fra nogle få retningslinjer, 

som du giver undervejs – oprette et helt 

system for dig. 

Du skal i den næste dialogboks tage stilling til, hvor databasen skal 

gemmes, og hvad den skal hedde. Udvælg den ønskede mappe, skriv 

det ønskede navn på databasen i feltet Filnavn (fx Adresser) – og 

klik på Opret. 

Dette er databasevinduet – kontroltårnet i dit system. Herfra kan du åbne, oprette, slette 

eller ændre alle systemets objekter. Dit databasesystem indeholder endnu ingen objekter. 

Ved at klikke på fanebladene vælger du, hvilken type objekt, du vil arbejde med: Tabel, 

forespørgsel, formular, rapport, makro eller modul. 

En database består af én eller flere tabeller – det er dem, der kan indeholde data. Derfor 

skal du starte med at oprette en tabel. 

Klik på knappen Ny. 



Vælg Guiden tabel og OK. Vent et øjeblik, mens guiden gør sig klar. 

Vælg knappen Privat (Personligt i Access 95) forneden i venstre side 

af dialogboksen. Vælg Adresser i kolonnen Eksempeltabeller. 

Vælg derefter AdresseID i kolonnen Eksempelfelter. Klik på værktøjet 

> for at få AdresseID over i kolonnen Felter i den nye tabel. 

Vælg nu Fornavn i kolonnen Eksempelfelter – og klik på > 

På samme måde vælger du felterne Efternavn, Adresse, Postnr, Bynavn og Telefon 

(privat). Klik til sidst på knappen Udfør. 

Værs’go! Din tabel er oprettet! Access har automatisk gemt den med navnet 

Adresser. Inden du begynder at indtaste data, er det en god idé at oprette en 

brugervenlig formular. Klik på listepilen ved værktøjet Nyt objekt... og vælg 

Autoformular. 

Så er din formular klar – men den skal først gemmes. Vælg Filer, Gem. I dialogboksen 

foreslår Access navnet Adresser. Klik på OK for at acceptere dette. 

Nu er du klar til at indtaste oplysninger. 

Udfyld skærmbilledet. Når du vil 

oprette én til, klikker du på værktøjet 

Ny post for neden i vinduet (findes også 

i værktøjslinjen). 

Ny post 

Trekanterne for neden i vinduet bruges til at blade i de indtastede navne. 

Du kan gå direkte til første eller sidste post, og du kan blade til næste eller forrige. 


6

7 


Indtast nogle flere navne og adresser. Når du har nogle stykker, er du klar til at 

udføre en søgning. Klik på værktøjet Filtrer efter formular (eller vælg menukommandoen 

Poster, Filter, Filtrér efter formular). 

Formularen tømmes nu for oplysninger. Skriv: John i feltet Fornavn. Klik på 

værktøjet Anvend filter (eller vælg menukommandoen Filtrér, Anvend filter/sortering). 

Du kan nu blade i alle, der hedder John til fornavn. 

Slå filteret fra igen ved at klikke på værktøjet Fjern filter (eller ved at vælge 

menukommandoen Poster, Fjern filter/sortering). 

Til sidst skal du udskrive adresselisten – dvs. oprette en rapport. Først går du 

tilbage til databasevinduet på denne måde: Klik på værktøjet Databasevindue. 

Klik på fanebladet Rapporter – og på knappen Ny. 

Vælg Autorapport – tabelformat. Angiv i feltet 

for neden, at data kommer fra tabellen Adresser. 

Klik på OK. Din navneliste er nu klar til udskrift: 

Klik på værktøjet Udskriv (eller vælg menukommandoen 

Filer, Udskriv, OK). 

Gem rapporten ved at vælge menukommandoen 

Filer, Gem, OK. Hermed accepterer du Access’ 

forslag om at kalde rapporten Adresser. 

Gå tilbage til databasevinduet ved at klikke på værktøjet Databasevindue. 

Luk databasen med menukommandoen Filer, Luk. 

Åbn systemet igen med menukommandoen Filer, Åbn database. Vælg Adresser.mdb 

(eller blot Adresser - det kommer an på opsætningen i Windows 95) og klik på Åbn. 

Klik på fanebladet Formularer og dobbeltklik på Adresser. Du er nu klar til at oprette 

nye navne eller søge... 

Luk formularen igen med menukommandoen Filer, Luk. 

Du er nu tilbage i databasevinduet. Vælg fanebladet Rapporter. Dobbeltklik på Adresser. 

Din adresseliste vises nu - klar til udskrift. Luk adresselisten igen med menukommandoen 

Filer, Luk. 

Du er nu igen tilbage i databasevinduet. Luk databasen med menukommandoen Filer, 

Luk. 

Dette var en første introduktion til Access. Hvis du kun har brug for et meget enkelt system, er 

dette måske nok. Men vil du udvikle et ”rigtigt” system med flere sammenhængende tabeller og 

flere funktioner, skal det gribes an på en lidt anden måde. Det handler resten af hæftet om... 


At udvikle et system 


Inden vi kaster os over Access, skal vi gøre os klart, hvad vi vil lave. Så du må først læse lidt 

her, jeg skal nok gøre det kort. 

Jeg har lagt mærke til, at mange skriftlige vejledninger i brugen af Access - ikke mindst kursusmateriale 

fra diverse edb-firmaer - tager et meget teknisk udgangspunkt. Dvs. man lærer alt 

muligt om tabeller, joins, forespørgsler og referenciel integritet, inden man som nybegynder har 

den ringeste chance for at vide, hvad alle de fine ord skal bruges til. Det skyldes, at man kunne 

snakke fra nu af og til år 2000 om alle de professionelle faciliteter, Access byder på. Men jeg 

vælger altså en anden vej her: Vi starter med at tænke på målet, dvs. et system, vi vil fremstille, 

og så ser vi undervejs, hvad vi får brug for. Denne fremgangsmåde skulle gerne skåne dig for 

uforståelige forklaringer. 

Systemet FIRMA 

Her i hæftet vil vi som eksempel udvikle et system, som vi giver navnet Firma. Det skal holde 

styr på kunder og fakturaer. Firmaet kunne være et rengøringsfirma eller hvad som helst andet - 

selvfølgelig med visse justeringer for de enkelte firmaers vedkommende. Hvis du selv driver et 

lille firma, vil eksemplet være lige i øjet til dig. Hvis det er noget helt andet, du har brug for, vil 

eksemplet forhåbentlig alligevel være lærerigt. Principperne i systemet her vil kunne anvendes 

på alle mulige systemer. 

Databasesystemet Firma skal give dig følgende fordele: 

Du har alle dine kunder i et alfabetisk ordnet kartotek, hvor du nemt kan finde én eller flere 

frem, fx for at finde telefaxnummeret eller bruge navn og adresse til et brev i Word. 

Du skriver fakturaer på en meget nem måde: Du vælger kundenavnet i et “rullegardin”, så er 

du sikker på, at navn og adresse altid er korrekt. Moms, totalbeløb mv. regnes automatisk ud. 

Du kan med andre ord skrive en faktura meget hurtigt og være sikker på, at den bliver korrekt. 

Alle oplysninger om, hvad du har faktureret, er til at søge i. Du kan fx finde ud 

af, hvad du har tjent på en bestemt kunde eller i et bestemt postdistrikt. 

Når systemet er færdigt, opretter du en genvej på dit Skrivebord, så du altid hurtigt 

kan komme ind i det. 

Systemets menu skal være noget i denne stil - og det bliver noget af det sidste, du laver. Vi 

starter nemlig “indefra” - med at organisere data - og så arbejder vi os “udefter”. 


8

9 


Fakturering Bruges til at indtaste og udskrive en faktura. 

Kunder Bruges til at oprette, ændre eller finde en kunde. “Kunde” skal forstås 

i videste forstand. Det kan også være leverandører og andre kontakter. 

Kartoteket vil kunne bruges til brevskrivning i Word. Herunder brevfletning, 

dvs. skrivning af enslydende brev til forskellige personer/firmaer. 

Faktureringsrapport Udskriver en rapport over din fakturering. 

Kundeliste Laver en alfabetisk udskrift af alle dine kunder med telefonnumre mm. 

Lyder det indviklet? Gå bare videre - og vend eventuelt tilbage hertil en anden gang. 

Sådan vil arbejdet skride frem 

For at du på forhånd har en fornemmelse af, hvordan vi vil gøre, skal du have en oversigt over 

arbejdets forskellige faser: 

1. Analysere data. Hvilke data skal der være i systemet, og hvordan hænger de sammen? 

2. Oprette tabeller. Tabellerne er så at sige selve databasen. Her ligger data delt fornuftigt op i 

overensstemmelse med den analyse, vi har lavet. Det vil være nemt for dig her, fordi du får 

svarene af mig, men det kan godt være, du får lidt at tænke over, den dag du vil lave noget, 

der er helt forskelligt fra hæftets eksempel. Man kan sige, at tabellerne indeholder dine data i 

en slags “rå” form, dvs. ikke sorteret og ikke tilstrækkeligt kombineret til at det (i mange tilfælde) 

vil være smart at bygge skærmbillederne og rapporterne direkte på dem. 

3. Derfor opretter vi derefter en række såkaldte forespørgsler ud fra dine tabeller. Forespørgslerne 

gengiver tabellerne i en “fordøjet”, dvs. ordnet og kombineret form, der gør det nemt 

for eksempel at opbygge skærmbilleder, hvor kundens navn og adresse kommer automatisk 

frem, når du indtaster kundenummer. 

4. Herefter er du klar til at lave de skærmbilleder, som du kommer til at se i det daglige som 

bruger af dit system. Et faktura-skærmbillede, et kunde-skærmbillede osv. Skærmbillederne 

kaldes formularer i Access. 

5. Rapporterne - for eksempel udskrift af din kundeliste - er det næste, der skal laves. 

6. Endelig samler vi det hele i en pæn menu, som den du så tidligere i dette afsnit. 

Kig det foregående grundigt igennem. Når du føler dig nogenlunde orienteret om, hvad vi skal i 

gang med, er du klar. 

Planlægning 

Hvis du vil i gang med at lave noget i Access, så læs dette kapitel hurtigt igennem i første omgang. 

Du kan altid vende tilbage til det senere! 

Analyse af dine data 

Det indledende besvær med at analysere dine data kommer du ikke uden om. Hvis ikke du har 

taget beslutningerne på forhånd, får du bare problemer siden hen. 

Kapitlet her er kun en smagsprøve, men hvis dine data ikke er for indviklede og komplekse, kan 

du sikkert overføre eksemplet på det, du selv vil lave. 



Brain storm 

Start med en brain storm. Tag en blyant og et stykke papir, og skriv alt det op, der falder dig 

ind. Det er en god måde at få tankerne på gled på. En brain storm om det system, vi her vil udvikle, 

ville måske indeholde følgende stikord: 

• kunder 

• fakturaer 

• momsregnskab 

• telefonliste 

• brevskrivning 

Prøv at skrive ned, hvad du ønsker dig. Fx: 

• Det skal være nemt at skrive en faktura. 

• Brevfletning til bestemte kundegrupper skal være mulig, fx alle i postdistrikt 2610 Rødovre. 

• Det skal være muligt at søge på, hvad man har tjent i et bestemt tidsrum eller på en bestemt 

kunde - eller begge dele. 

- og så videre. På den måde får du i første omgang fastlagt, hvad du ønsker dig. Og du får noget 

at diskutere ud fra, hvis der er andre end dig selv involveret. Først når du er sikker på, at ønskerne 

er formuleret, går du videre. 

Model over databasen 

Du kan tegne en model over databasen, hvis du vil have styr på, hvilke data den skal indeholde 

eller behandle. Alle begreber eller “ting” - f.eks. kunde og faktura - tegner som kasser. Det lyder 

måske overflødigt, men prøv selv. Det giver overblik. 

Udtænk dernæst, hvordan de enkelte enheder hænger sammen. 

Eksempel: Kunder og fakturaer hænger sammen, fordi en faktura udskrives til en kunde, hvis 

navn mv. skal stå på fakturaen. De hænger desuden sammen på den måde, at til hver kunde kan 

der skrives mange fakturaer. Relationen kunde-faktura kaldes derfor en “én-til-mange relation”. 

Dette er den mest almindelige type af relation. Andre typer af relationer er én-til-én og mangetil-mange. 

Ekstra forklaring: Én-til-mange relationen er specielt interessant, fordi den giver dig mulighed 

for at registrere kunden én og kun én gang, og så genbruge oplysningerne om ham, hver gang 

du skal skrive en faktura. Ellers skulle du skrive kundens navn og adresse på hver eneste faktura, 

og så ville du 

• dels gemme de samme oplysninger mange gange, 

• dels have en risiko for at skrive hans navn og adresse forkert, hvilket ikke mindst ville gøre 

søgninger upålidelige. 

Denne tanke er én af hovedhjørnestenene i en relationsdatabase. 

På stregerne mellem kasserne angiver du et 1-tal tæt ved kassen med én-siden (her kunder) og et 

N tæt ved kassen med mange-siden (her faktura). Midt på stregen mellem kasserne tegner du en 

rombe, og inde i romben skriver du, hvilken forbindelse, de to enheder har med hinanden. Det 

kan være ord som “får”, “betaler”, “er afhængig af”, “afvikler” osv. Her kunne det være 

FAKTURA-UDSKRIVES TIL-KUNDE 


10

11 


“En faktura udskrives til en kunde, og til én og samme kunde kan der udskrives mange fakturaer.” 

Se på nedenstående tegning, hvordan modellen for vores system tager sig ud: 

Kig godt på tegningen her, og vend tilbage til den, hvis du i det følgende mister overblikket 

over vores system. Denne tegning viser i al sin enkelhed, hvad det hele går ud på. 

Det du får ud af tegningen er: Kunder i én tabel, fakturaer i en anden. Så har du hul på strukturen 

- selv om det er muligt, at du af praktiske grunde kommer til at opdele yderligere! 

Planlægning af selve tabellerne 

Tegningen i forrige afsnit kan selvfølgelig ikke umiddelbart omsættes til tabeller. Og her kommer 

du på lidt af en opgave, hvis du vil lave en database med mange forskellige slags data. 

Uden at vi skal fordybe os side op og side ned i problemet, skal du her have nogle 

tips/eksempler, som forhåbentlig giver dig så meget af idéen, at du kan komme til et tilfredsstillende 

resultat med dit eget. 

Kundekartoteket 

Lad os først tænke på kundekartoteket. Det er vel i og for sig nemt nok at afgøre, hvilke oplysninger, 

der skal ligge heri. Noget i retning af det, som er vist i rammen. Du kan selv lægge til og 

trække fra. 

I enhver relationsdatabase kræves entydighed 

med hensyn til identifikation af for eksempel 

en kunde i et kartotek, som er det vi 

vil lave her. Denne entydighed opnås ved, 

at vi udvælger et felt (eller en kombination 

af flere felter) som nøgle (primærnøgle). 

Hvis nøglen for eksempel er et navn, må 

der kun ligge én kunde med det navn i 

kartoteket. Derfor bruger man i praksis aldrig 

kundenavn som nøgle. 

Flere firmaer kan hedde det samme. 

Ofte er den mest praktiske nøgle et løbenummer. 

Tip! Brug aldrig hverken navn, adresse eller telefonnummer som nøglefelt. De er ikke éntydige, 

og de kan risikere at skulle ændres. 

Tip tip! Det korrekte ville være, kun at have postnr og ikke by med i denne tabel, og lade postnummer-by 

ligge i en tabel for sig. Det er nemlig også en én-til-mange relation: “Mange kunder 

har samme postnummer”. For at forenkle tingene, har vi ikke den opdeling med her i eksemplet. 


• KundeNr 

• Firmanavn 

• Adresse 

• PostnrBy 

• Telefon 

• Fax 

• Kontaktperson 

• Note

Fakturaer 

Forestil dig en faktura. Øverst står 

følgende oplysninger: Kundens 

navn og adresse, samt faktura dato, 

faktura nummer og kunde 

nummer. Længere nede er selve 

fakturalinjerne (det kunden skal 

betale), som indeholder oplysninger 

som: Tekst, antal timer (dette 

er et rengøringsfirma, der arbejder 

på timeløn), pris, total og moms. 

Nederst på fakturaen kommer så 

sum - den er ikke med på illustrationen. 

Men bemærk følgende: På 

hver faktura kan der være flere 


FAKTURA 

The Shop Kunde Nr: 1 

Westend 3 Fakturanr: 97046 

9999 Solby Dato: 01.09.97 

Att: Julie Jensen 

Tekst Timer Pris Total Moms 

Rengøring 8 100,00 800,00 200,00 

Vinduespudsning 3 100,00 300,00 75,00 

fakturalinjer! Det lugter jo langt væk af en én-til-mange relation, og det er det også! Til hver 

faktura svarer i princippet flere fakturalinjer. Derfor skal der laves to tabeller til fakturaer: Én 

som vi kunne kalde fakturahovede, og én som vi kan kalde fakturalinje. Tabellen med fakturalinjer 

skal indeholde et fakturanummer, som viser, hvilken faktura, linjen hører hjemme i. Det 

lyder måske lidt kaotisk, men ved at opbygge skærmbilleder og rapporter rigtigt, får du det til at 

hænge smukt sammen på skærmen. Når du en gang skal udforme selve den fysiske faktura - den 

du printer ud på papir - tager du kun de oplysninger med i udskriften, du synes skal være der. 

Og dit resultat bliver måske noget à la det ovenfor viste. 

Tabellen Fakturahovede skal indeholde generelle oplysninger for fakturaen, og det er fx følgende 

felter: 

• FakturaNr (dette nummer er éntydigt, og kan derfor være nøgle). 

• KundeNr (som henviser til kundekartoteket og derfor kan “hente” kundens navn og adresse). 

• Dato. 

Tabellen Fakturalinje skal indeholde følgende felter: 

• FakturalinjeNr (nødvendig som nøgle) - printes ikke med på fakturaen. 

• Fakturanummer - til angivelse af, hvilken faktura, linjen hører hjemme på. Printes ikke med 

ud på fakturaen. 

• Tekst 

• Antal 

• Pris 

Øvrige oplysninger som for eksempel Total og Moms skal ikke med. De kan jo regnes ud på 

baggrund af de oplysninger, der allerede er til stede. Tabellerne skal være minimale, de skal kun 

indeholde de oplysninger, der er absolut nødvendige. Videre udregninger kan foretages i forespørgsler, 

formularer eller rapporter. 

Dette var planlægning af din database. Uden dette stykke arbejde kan du ikke rigtig komme 

videre. Men lad os nu se på, hvad vi kan bruge al den planlægning til! 


12

13 

Oprette databasen og den første tabel 

Øvelse 2: Oprette databasen og den første tabel 

I denne øvelse lærer du følgende: 

• at oprette en ny database 

• at oprette en tabel, som du selv definerer 

I hæftets første øvelse arbejdede du ud fra Access tabelguide. Det vil jeg ikke anbefale til systemudvikling 

generelt. Når først du ved, hvad du vil lave, er det ikke noget problem, selv at 

definere dine tabeller. 

Åbn Access ved at klikke på Start, Programmer, Microsoft Access. Vælg Tom database 

og OK. Vælg (C:\) i feltet Gem i og skriv: Firma i feltet Filnavn. Klik på Opret. 

Du er nu inde i det tomme databasevindue i din nye database. Fanebladet Tabeller er 

valgt, og du kan oprette en ny tabel: Klik på knappen Ny. 

Vælg Designvisning og klik på OK. 

Din markør står allerede klar i kolonnen Feltnavn. 

Måske husker du, at vores kundekartotek skal indeholde de 

felter, som er vist i rammen. Markøren står klar i kolonnen 

Feltnavn. Indtast: KundeNr (uden mellemrum). Tryk på EN- 

TER. 

Markøren er nu hoppet til feltet Datatype. Klik på listepilen i 

feltet, eller tryk på tasten F4. Vælg Autonummerering. Herved 

opnår du, at hver ny kunde, som indtastes, tildeles et løbenummer af systemet. 

Tip: Til feltet KundeNr kunne man måske også tænke sig datatypen Tal, som giver brugeren 

muligheden for at bestemme, hvilket kundenummer der skal tildeles. Envidere kunne 

man tænke sig datatypen Tekst, som giver brugeren mulighed for at give kunden et 

kundenummer, som også indeholder bogstaver. 

Tryk på ENTER. I kolonnen Beskrivelse skriver du: Kundenr - automatisk. 

Inden du går videre, skal du udnævne feltet KundeNr til at være 

nøgle i tabellen. Hvis feltet KundeNr udnævnes til nøgle (primær nøgle), 

vil der ikke være to kunder, som har samme kundenummer. Der er kun én 

primær nøgle i hver tabel! Klik på værktøjet Primær nøgle for at udnævne feltet til nøglefelt. 

NB: Alle tabeller skal have et felt, som udnævnes til primærnøgle. Det kan være praktisk 

at lade det første felt i tabellen være primærnøgle. Systemet sørger herefter for, at alle poster 

i tabellen har en unik værdi i dette felt. 

Tryk på ENTER igen - og du er nu klar til at oprette næste felt. 

I kolonnen Feltnavn taster du: Firmanavn 

Tryk ENTER. Access foreslår datatypen Tekst. For neden i vinduet kan du se, at Access 

foreslår en længde på 50 tegn. Alt dette passer fint, så du kan gå videre til næste kolonne 

ved at trykke ENTER 


• KundeNr 

• Firmanavn 

• Adresse 

• PostnrBy 

• Telefon 

• Fax 

• Kontaktperson 

• Note


Skriv: Kundens navn i kolonnen Beskrivelse. 

På samme måde som Firmanavn opretter du felterne Adresse og PostnrBy. Opret også 

samme slags felter med navnene Telefon, Fax, og Kontaktperson. 

Tip! Hvis du midt i det hele vil indsætte eller slette linjer i dit tabel-design, bruger du 

knapperne Indsæt linje og Slet linje. 

Det sidste felt skal hedde Note. Her kan du indtaste bemærkninger om kunden, fx 

“Ønsker regelmæssig kontakt vedr. nye produkter” eller lignende. Her kan du overveje at 

lave et almindeligt tekstfelt - tekstfelter kan være op til 255 karakterer lange. Du kan også 

vælge datatypen Notat. Det betyder et tekstfelt af variabel længde, hvor du i princippet 

kan indtaste så meget tekst, du har lyst til. Hvilket naturligvis kan være en fordel, men du 

skal tage i betragtning, at systemet bliver langsommere, hvis der indtastes meget tekst. Vi 

vælger her at gøre feltet Note til typen Notat. 

Nu har du oprettet de felter, der skal bruges i kundekartoteket. Din færdige tabel ser sådan 

ud: 

Det er nu på tide at gemme 

den. Klik på værktøjet Gem 

(eller vælge menukommandoen 

Filer, Gem) for at få 

dialogboksen Gem som 

frem. 

Access mangler desværre en navngivningsfunktion, der fortæller om det er en tabel, en 

forespørgsel, en formular eller andet. Derfor anbefaler jeg dig at have en “navnepolitik”, 

der viser objektets type. Fx kan du kalde alle tabellerne noget med T_ som vist her. Lad 

os kalde denne tabel T_Kunde. Klik på OK, når du har indtastet navnet. 

Luk tabellen af ved at vælge menukommandoen Filer og Luk. 


14

15 

Ekstra forklaringer om feltegenskaber 

(kan springes over...) 


Nederst i vinduet kan du vælge Feltegenskaber. For tekstfelter har du flg. muligheder: 

Feltstørrelse Antal anslag, brugeren maksimalt kan indtaste i feltet. Angives standard til 50. 

Kan højst være 255. 

Format Hvordan skal indholdet i feltet vises? Her kan du anvende en række allerede indbyggede 

formater. Ex: 

0,0 Talformat til visning af decimaltal. Altid en plads efter kommaet. 

0,0;[Red]\-0,0 Det samme, men negative tal er røde. \ angiver, at der kommer et 

fast tegn, fx en binde-streg eller et mellemrum. Efter semikolon 

står format for negative tal. 

000000\-0000 Vis tal som CPR-nummer. 

> Vis alle bogstaver som STORE bogstaver. 

Inputmaske Bruges til at styre indtastningen i et felt, sådan at du kun kan indtaste bestemte 

typer af data. Ex: 

000 Der må og skal indtastes 3 cifre. 

999 3-cifrede tal, men de behøver ikke indtastes. 

LL 2 bogstaver. 

LL\ 00\ 000 Nummerplade på dansk vogn. 

Titeltekst Hvis du indskriver tekst her, vil den blive brugt som titeltekst for feltet i formularer 

og rapporter. Hvis du ikke angiver noget, vil feltets navn blive brugt. 

Standardværdi Her indtastes en værdi, som på forhånd vil være udfyldt i feltet. Fx DK i et felt, 

der indeholder landekode, og hvor man oftest angiver DK. Værdien kan overskrives 

af brugeren. 

Valideringsregel Bruges til at styre brugerens indtastning. Hvis et talfelt kun må indeholde værdier 

større end eller lig med nul, skal valideringsreglen være: >=0 

Validerings- Den tekst, der kommer på skærmen, hvis valideringsreglen brydes. 

meddelelse 

Obligatorisk Sættes denne værdi til Ja, skal feltet udfyldes. Brugeren bliver simpelt låst i feltet, 

indtil der er indtastet noget. 

TilladNulmængde Sættes denne værdi til Nej, må feltet ikke være tomt, men må gerne indeholde en 

tom tekststreng. 

Indekseret Sættes denne værdi til Ja, bliver søgning på feltet hurtigere. Til gengæld bliver det 

langsommere at indtaste nye værdier i feltet. Der findes to udgaver: Ja - dubletter 

tillades og Ja - ingen dubletter. Det vil i praksis være den førstnævnte, du bruger. 

Den anden vælges automatisk i det felt, der udpeges til at være nøgle. 

Tip! Du kan altid få disse forklaringer frem på skærmen ved at bruge Hjælp-funktionen. Placér 

markøren i linjen med den feltegenskab, du vil vide noget om, og tryk på tasten F1. 



Indtaste data i tabellen 

Tilbage i databasevinduet ser du nu dit tabelnavn T_Kunde. Du 

kunne nu vælge at gå videre med at få lavet den næste tabel. 

Men inden vi gør det, skal vi lige se lidt nærmere på mulighederne 

med en eksisterende tabel. 

Til højre i databasevinduet har du knapperne Åbn, Design og 

Ny. Åbn bruges, når du vil ind i tabellen og se eller indtaste 

data i den. Design bruges til at ændre tabellens opbygning. Det 

var designvisning, du var inde i, da du oprettede tabellen. 

Klik på knappen Åbn (eller dobbeltklik på T_Kunde). Nu ser tabellen sådan 

ud 

: 

Her kan du allerede begynde at taste data ind. Markøren står og venter på dig i feltet KundeNr. 

Tryk på ENTER og udfyld de øvrige felter. Feltet KundeNr udfyldes automatisk. Når du er 

færdig med én kunde, hopper markøren automatisk ned på næste linje, dvs. opretter en ny post. 

Klik på knappen Visning (Tabelvisning) i værktøjslinjen. Tabellen vises nu i 

designvisning. Det har du brug for, hvis du vil ændre dens opbygning. 

Klik igen på Visning (Tabelvisning). Den har skiftet udseende. Nu er du tilbage 

til tabellens indhold (dataarkvisning). 

Men - der skal et lidt mere brugervenligt skærmbillede til, for at dit daglige arbejde med 

systemet bliver til at holde ud. 

Autoformular 

Klik på værktøjet Autoformular (Nyt objekt). Formularen oprettes og åbnes 

straks. 


16

17 


Sådan ser formularen ud. Her kan du indtaste, 

søge og ændre kundeoplysninger. Det kan godt 

være, at du ønsker at ændre og forbedre skærmbilledet. 

Det kommer vi til senere. 

For at indtaste en ny kunde, klikker du på 

knappen Ny Post (den med *). 

Opret 3 kunder mere: 

Cleno 

Corso Pass. 8 

9999 Solby 

Tlf: 99 02 55 46 

Fax: 99 02 55 40 

Kontaktperson: Peter Topp 

Liberty 

Europa Pl. 5 

9999 Solby 

Tlf: 99 81 23 45 

Fax: 

Kontaktperson: Anne Duval 

Jumbo Toys 

Ming St. 90 

9999 Solby 

Tlf: 98 50 20 01 

Fax: 98 50 20 02 

Kontaktperson: Joe Kern 

Du kan blade i dem bagefter med tasterne PageUp og PageDown. Brugen af formularen 

blev i øvrigt beskrevet på side 6. 

Formularen skal gemmes. Vælg menukommandoen Filer, Gem 

Tast: FM_Kunde - klik på OK. 

Luk formularen igen ved at vælge 

menukommandoen Filer, 

Luk. Du kommer nu tilbage til 

tabellen. Også denne lukkes med 

Filer, Luk. Du er nu tilbage i 

databasevinduet. Under fanebladet 

Tabeller har du din tabel T_Kunde, og under fanebladet Formularer har du formularen 

FM_Kunde. Klik skiftevis på fanebladene. 

I en senere øvelse kommer vi ind på, hvad du mere kan gøre med formularer. 


Tabellerne til faktura 

Øvelse 3: Tabellerne til faktura 


• at oprette to tabeller, der danner grundlag for ét skærmbillede 

• at bruge datatypen Tal i tabeller 

Fakturaer skal lagres ved hjælp af to tabeller: Én tabel til fakturahovede (Fakturanr, Kundenr, 

Dato), og én tabel til én eller flere linjer med fakturaens indhold. 

Tabellen fakturahovede 

Du står i databasevinduet. Hvis ikke, går du derind med menukommandoen Vindue, 

Firma - database. Klik på fanebladet Tabeller. Klik på knappen Ny. Vælg Designvisning 

og klik OK. 

Tabellen skal indeholde de oplysninger, som er til stede én gang på hver faktura. Det vil sige 

FakturaNr, KundeNr og Dato. De oplysninger, der kan optræde flere af på hver faktura, dvs. 

hvad kunden har købt, skal i en tabel for sig. Det laver du bagefter, og så får du det hele til at 

spille sammen til sidst. 

Tast: FakturaNr som feltnavn. Tryk ENTER. Vælg Autonummerering. Tryk 

ENTER. Skriv en kort tekst i feltet Beskrivelse. Klik på værktøjet Primær 

nøgle for at udnævne dette felt til nøgle. Tryk ENTER. 

Tast: KundeNr. Tryk ENTER. Nu er det vigtigt at vælge den 

rette datatype. Kundenummeret skal som datatype svare til 

det felt, der hedder KundeNr i tabellen T_Kunde. Her var 

det Autonummerering - hvilket svarer til datatypen Langt 

heltal (dobbelt heltal). Vælg: Tal i feltet. Tryk ENTER. 

Bemærk, at Langt heltal (dobbelt heltal) er valgt som feltstørrelse 

i listen over feltegenskaber. Klik i feltet Standardværdi. 

Slet nullet. Gå tilbage til feltet Beskrivelse for oven - 

skriv Kundenr - og tryk ENTER. 

Skriv: Dato. Tryk ENTER. Vælg Dato/klokkeslæt og 

tryk ENTER igen. Udfyld feltegenskaberne som vist på 

illustrationen. Som format vælges Kort datoformat, og i 

feltet Standardværdi skriver du: 

=Date() 

Det betyder, at standardværdi i feltet vil være dags dato. 


18

19 


Du er nu klar til at gemme dit tabeldesign. Vælg menukommandoen Filer, Gem. Tast: 

T_Fakturahoved og klik på OK. Vælg menukommandoen Filer, Luk for at lukke tabellen. 

Du kommer nu tilbage til databasevinduet. 

Tabellen Fakturalinje 

I denne tabel gemmes oplysninger om, hvad kunden har købt på hver faktura. Det skal i en separat 

tabel, fordi der kan være mange fakturalinjer på én faktura. 

Klik på knappen Ny. Vælg Designvisning og klik OK. 

Tabellen Fakturalinje skal indeholde følgende: FakturalinjeNr (primær nøgle), FakturaNr 

(så det er éntydigt, hvilken faktura, linjen hører hjemme på), FakturaTekst (hvad kunden 

har købt), Antal (antal enheder af det købte) og Pris pr. enhed. Dette er de nødvendige 

oplysninger. Udregning af total og moms hører ikke hjemme her! 

Feltegenskaberne i tabellen kan se sådan ud: 

FakturalinjeNr Feltet har datatypen Autonummerering, og det er udnævnt til primær nøgle. 

Du behøver ikke gøre noget ved feltegenskaberne. 

FakturaNr Her er det vigtigt at få det korrekt. 

Feltet henviser jo til fakturanummeret i 

tabellen T_Fakturahovede. 

Datatype er Tal. Feltet, der henvises 

til, er af datatypen Autonummerering. 

Det svarer til feltstørrelsen Langt heltal 

(Dobbelt heltal). Sæt Obligatorisk 

(Påkrævet) til Ja - det ville jo være 

absurd at indtaste fakturaoplysninger, 

som ikke hører hjemme på nogen faktura! 

Indekseret kan sættes til Ja - dubletter tillades. 

FakturaTekst Her er der ikke noget videre at gøre. Jeg har sat feltstørrelsen 

til de 50, systemet selv foreslår, men om 

det er nok, afhænger af, hvem der skal bruge systemet. 

Antal Feltet Antal har datatypen Tal, og under Feltstørrelse 

angiver du Reelt tal. Det betyder 

decimaltal. Det kunne jo være, at rengøringsfirmaet 

solgte halve og kvarte timers service. 

Slet nullet ved Standardværdi - systemet skal ikke selv foreslå noget i dette 

felt. 



Pris Pris har formatet Valuta. Antal Decimaler er 2 

- dvs. alle beløb vises med 2 decimaler. Slet nullet 

ud for Standardværdi - feltet skal formodentlig 

udfyldes med noget andet end nul. 

Vælg menukommandoen Filer, Gem. Tast: T_Fakturalinje. Klik på OK. Luk tabellen 

med menukommandoen Filer, Luk. 

Nu er du færdig med at oprette tabellerne i dit fakturasystem. 

Øvelse 4: Relationer 

I denne øvelse lærer du: 

• at oprette relationer mellem tabeller 

• at sørge for sikkerhed (referentiel integritet) 

Jeg har nævnt flere gange, at vi ville få tabellerne til at hænge sammen. Det skal vi til at arbejde 

på nu. I Access har du et nemt og overskueligt skærmbillede, hvor du sammenkæder tabellerne 

på en sådan måde, at der for eksempel ikke kan oprettes fakturaer på et kundenummer, som 

(endnu) ikke eksisterer. 

Tabellen T_Kunde hænger sammen med tabellen T_Fakturahoved på den måde, at feltet KundeNr 

stemmer overens i de 2 tabeller. Når man på et fakturahovede skriver et kundenummer, er 

der ikke tvivl om, hvilken kunde, det drejer sig om. 

Tabellen T_Fakturahoved hænger sammen med tabellen T_Fakturalinje på den måde, at feltet 

FakturaNr stemmer overens i de 2 tabeller. Fakturanummeret i en fakturalinje siger entydigt, 

hvilken faktura, linjen hører hjemme i. 

Du behøver ikke oprette relationerne som vist i det følgende. Du kan godt få tabellerne til at 

“spille sammen” alligevel ved hjælp af forespørgsler, som du senere vil få at se. Når jeg alligevel 

råder dig til at gøre det, skyldes det sikkerhed. Referentiel integritet giver en vis beskyttelse 

mod urigtige oplysninger i din database. Desuden bliver det nemmere at lave forespørgsler senere. 

Takket være dine oprettede relationer vil det være meget nemt at se, hvordan tabellerne hænger 

sammen. Det får du også at se senere. 


20

21 


Sådan åbner du relationsbilledet: Klik på værktøjet Relationer (eller vælg menukommandoen 

Funktioner, Relationer). Det tomme relationsbillede åbnes. 

Klik på værktøjet Vis tabel (kun i Access 97). Vælg T_Kunde og klik på Tilføj. 

Vælg T_Fakturahoved og klik på Tilføj. Vælg til sidst T_Fakturalinje og 

klik på Tilføj. Klik på Luk. 

Du er nu klar til at 

markere med musen, 

hvordan relationerne 

skal være. Peg på 

KundeNr i T_Kunde 

med musmarkøren. 

Træk med musknappen 

- og slip på KundeNr 

i T_Fakturahoved. 

Tip: Relationer trækkes altid fra et nøglefelt (markeret med fed skrift) til et tilsvarende 

ikke-nøglefelt i en anden tabel! 

I et specielt vindue opfordres du til at 

specificere relationen nærmere. Afkryds 

Gennemtving referentiel integritet og 

klik på Opret. 

Hvad er referentiel integritet? 

Referentiel integritet betyder, at systemet 

sørger for, at data i de to tabeller svarer til 

hinanden. 1) Der vil ikke kunne oprettes 

fakturaer til et kundenummer, som endnu 

ikke findes. 2) En kunde kan ikke slettes, 

hvis systemet indeholder én eller flere 

fakturaer til kundenummeret. Ønskes kunden slettet, skal fakturaerne slettes først! 

Træk på samme måde en relation fra 

FakturaNr i T_Fakturahoved til 

FakturaNr i T_Fakturalinje. Vælg 

Gennemtving referentiel integritet i 

dialogboksen - og Opret. 

Tip: Hvis du vil slette en relation, 

klikker du på dens symbol (den fede, knækkede streg) og trykker på DELETE. 

Tip tip: Hvis du vil ind i dialogboksen for at ændre relationens egenskaber, dobbeltklikker 

du på den fede, knækkede streg. 

Gem relationsdefinitionen med menukommandoen Filer, Gem. Luk billedet med Filer, 

Luk. 

Vi kunne beskæftige os meget mere med relationer. Men dette er, hvad du behøver nu. Som sagt 

findes der andre typer af relationer end én-til-mange, men dem kommer vi ikke yderligere ind 

på i dette hæfte.. 


Forespørgsel til sortering 

Øvelse 5: Forespørgsel til sortering 


• at oprette en forespørgsel 

• at bruge en forespørgsel til at præsentere en tabel sorteret 

Forespørgsler bruges til mangt og meget. Dels bruges de til at vise udvalgte data fra én eller flere 

tabeller. Dels bruges de - som i det følgende eksempel - til at vise alle data i tabellen på en 

redigeret måde. I dette tilfælde sorteret. 

Denne forespørgsel skal vise kunderne sorteret i alfabetisk orden efter kundenavn. I tabellen 

opbevares de for indeværende i stigende orden efter kundenummer. 

Klik på fanebladet Forespørgsler i databasevindet. Vælg Ny, Designvisning og OK. 

Vælg T_Kunde under fanebladet Tabeller. Klik på Tilføj og på Luk. 

Dobbeltklik på 

KundeNr. Herved 

indsættes feltet i 

gitterværket for 

neden. Dobbeltklik 

på alle felter ét efter 

ét, således at de 

alle overføres. 

Tip: Felterne kan 

også overføres ved 

at du trækker dem 

ned og slipper på 

gitterværket i den 

ønskede kolonne. 

Klik i rækken Sorter i kolonnen Firmanavn (Ordet Sorter står 

helt ude til venstre). Vælg Stigende. 

Gem forespørgslen med menukommandoen Filer, Gem. Tast: 

FS_KundeAlfabetisk og vælg OK. 

Vælg menukommandoen Vis, Dataarkvisning (Dataark) eller klik på værktøjet 

Visning (Forespørgselsvisning). Nu ser du resultatet af forespørgslen. Kunderne 

er sorteret i alfabetisk orden efter firmanavn. 


22

23 


Den opstilling, du nu kommer ind i, ligner til forveksling din tabel. Og du kan bruge den som 

om den var en tabel, dvs. du kan indtaste nye data. Forespørgslen er en slags “briller”, der er 

lagt oven på tabellen (i dette tilfælde må man vist nærmest sige, at der er vinduesglas i brillerne). 

Men tabellen kan opdateres gennem forespørgslen - og det kan du udnytte senere, når du 

laver nye skærmformularer. 

Gå tilbage til designbilledet ved at vælge menukommandoen Vis, Designvisning 

(Forespørgselsdesign) eller klikke på værktøjet Visning 

(Forespørgselsvisning). 

Luk forespørgslen ved at vælge menukommandoen Filer, Luk. 

Øvelse 6: Kombinere tabeller 


• at oprette en forespørgsel, der får flere tabeller til at spille sammen 

Tabellerne T_Fakturahoved og T_Kunde skal spille sammen i det færdige system. Det skal være 

sådan, at når du indsætter kundenummeret på en faktura, henter den selv kundens navn og 

adresse. Det kan den gøre takket være de relationer, du definerede i øvelsen Relationer. 

Klik på fanebladet Forespørgsler i databasevindet. Vælg Ny, Designvisning og OK. 

Vælg T_Fakturahoved under fanebladet Tabeller. Klik 

på Tilføj. Vælg derefter T_Kunde, Tilføj og Luk. 

Som du ser, fremgår det af stregen mellem tabellerne, 

hvordan de er relateret til hinanden. Det er vigtigt, at du 

har den “styrende” tabel til venstre. 

Nu skal vi have data fra disse to tabeller til at arbejde 

sammen. Dobbeltklik på: FakturaNr, KundeNr i den 

venstre tabel - og så går du over i højre tabel - Firmanavn, 

Adresse, PostnrBy - og så tilbage i venstre tabel 

igen - Dato. Dit gitterværk ser nu sådan ud: 

Der er endnu ingen data lagt ind, men du kan godt prøve at “køre” forespørgslen alligevel. 

Vi kan jo prøve at indtaste noget! Vælg menukommandoen Vis, Dataarkvisning 

(Dataark). 



Vi indtaster nu en faktura, selv om det er absurd. Det bliver nemlig en faktura uden varer! 

Det er bare for at se, hvordan det virker. Senere lægge vi fakturalinjer på, så kunden får 

noget at betale for! Tryk ENTER under FakturaNr. Dette felt er en tæller, og opdateres 

derfor af systemet. Under KundeNr taster du 1 og trykker ENTER. Resten kom frem af 

sig selv! Det skulle dine relationer bruges til. 

Men som sagt, der er ikke meget ved en faktura uden varer. Så vi lader dette stå, og venter på 

chancen for at udfylde faktura nummer 1 senere. 

Gem forespørgslen ved at vælge menukommandoen Filer, Gem. Tast: 

FS_Fakturahoved og klik på OK. Luk forespørgslen med menukommandoen Filer, 

Luk. 

Øvelse 7: En forespørgsel der kan regne 


• at oprette forespørgsler med felter, som udledes af felter i den underliggende tabel 

• at få en forespørgsel til at udføre beregninger 

Vi skal også lave en forespørgsel, der forbedrer lidt på tabellen T_Fakturalinje. Vi lægger ikke 

moms og total ind i en tabel, for de kan nemlig udledes af andre oplysninger. I en forespørgsel 

er det til gengæld helt normalt at have udregninger. Når du senere bruger denne forespørgsel til 

at bygge en formular over, vil moms og total blive regnet automatisk ud på skærmen. 

Vælg fanebladet Forespørgsler i databasevinduet. Vælg Ny, Designvisning og OK. Klik 

på T_Fakturalinje, Tilføj og Luk. 

Dobbeltklik på 

alle tabellens 

felter ét efter 

ét, så de overføres 

til gitterværket. 

Kør lidt mod højre ved hjælp af det vandrette rullepanel. Du skal hen efter 

Pris og oprette et par resultatfelter mere. 

Stil markøren i feltet lige efter Pris. Indtast: Total: Pris*Antal 

Tryk ENTER 

Kommentar: * er gangetegn. 

Kommentar: Husk det er kolon efter Total 


24

25 


Det vil også være smart, hvis du angiver, at formatet i dette resultatfelt skal være Valuta. 

1. Højreklik i feltet med udregningen. 

2. Vælg Egenskaber. 

3. Vælg Valuta i feltet Format. 

4. Luk egenskabs-vinduet. 

Klik i det næste tomme felt mod højre. 

Indtast: Moms: Total*0,25 

Kommentar: Husk det er normalt komma som decimaltegn. Dette er angivet i programmet 

International. Det finder du ved at klikke på Start-knappen. Vælg Indstillinger, 

Kontrolpanel og International. Under fanebladet Valuta kan formatet ses eller ændres. 

Også på dette felt højreklikker du, vælger Egenskaber og sætter Format til Valuta på 

samme måde som før. 

Gem forespørgslen ved at vælge menukommandoen Filer, Gem. Tast: FS_Fakturalinje 

og klik på OK. 

Skal vi prøve, om den virker? Vælg menukommandoen Vis, Dataarkvisning (Dataark). 

Nu prøver vi at lægge en enkelt fakturalinje ind på faktura nr. 1 - selv om det stadig virker 

noget usammenhængende. 

Tryk ENTER i feltet FakturalinjeNr. 

Tast: 1 

Tryk ENTER. 

Skriv: Rengøring og tryk ENTER. 

Tast: 2 og tryk ENTER. 

Tast: 100 og tryk ENTER 

Vupti! Total og moms er udregnet automatisk. Lad være med at indtaste mere lige nu. 

Luk din forespørgsel ned med menukommandoen Filer, Luk. Du er nu færdig med forespørgsler 

i denne omgang, selv om der kunne siges meget mere om emnet. 



Øvelse 8: Et nyt og bedre kundekartotek 


• at oprette formularer 

• at søge i formularen 

• at se formularen i dataarkvisning 

• at sortere data i formularen 

• at indsætte et værktøj til automatisk telefonopkald 

Du har allerede oprettet formularer i tidligere øvelser. Det gik hurtigt og nemt med autoformularer. 

Denne gang benytter du guiden formular. Den hjælper dig, men du får selv mere indflydelse 

på formularens udformning. 

I databasevinduet vælger du fanebladet Forespørgsler. Klik på FS_KundeAlfabetisk, så 

den er markeret. Denne forespørgsel kan du bruge til at bygge en formular over. 

Vælg menukommandoen Indsæt, Formular. 

Vælg Formularguide (Guiden Formular). 

Bemærk, at forespørgslen 

FS_KundeAlfabetisk er valgt i feltet Marker 

den tabel eller forespørgsel, hvor objektets 

data kommer fra. Klik OK. 

Klik på symbolet >> for at anvende alle forespørgslens 

datafelter i formularen. Felterne 

overføres til kolonnen Valgte felter. Klik på 

Næste. 

Vælg Enkeltkolonne. Klik på Næste. Guiden foreslår nu forskellige færdigstrikkede 

layouts til dit skærmbillede. Du kan klikke på dem ét for ét og se til 

venstre i vinduet, hvordan de ser ud. Skyer er især populær blandt piloter, 

præster og meteorologer. Standard er mere kedelig, men til gengæld skal din 

skærm ikke bruge tid på at opdatere al den grafik. Vælg alligevel Skyer, det 

giver stemning. Klik på Næste. 

Formulartitlen skal være: 

FM_Kundekartotek. Klik til sidst på Udfør. 

Formularen er klar til brug. Se på side 6, 

hvordan formularen anvendes. 

Lav en søgning efter firmaet Liberty. Start med at klikke på værktøjet Søg (eller 

vælge menukommandoen Rediger, Søg). 


26

27 

Skriv: Liberty i feltet Søg 

efter. Klik i feltet Søg på 

og vælg En del af feltet. 

Sørg for, at der ikke er hak 

i feltet Kun aktuelt felt 

(Aktuelt felt). Klik på 

Find første. Klik på Luk. 

Kunden er fundet! 


Undervejs lagde du måske mærke til, at du har forskellige muligheder for at søge. Hvis du har 

mange data, betaler det sig at klikke i feltet Firmanavn, før du aktiverer Søg. Du sætter markering 

med Kun aktuelt felt, og sparer derved Access for en masse arbejde. 

Slette en post 

Lad mig lige advare dig på forhånd: I et system som dette, hvor kundekartoteket hænger sammen 

med fakturering, går man ikke bare sådan rundt og sletter kunder. Er der lagt blot én faktura 

ind på kunden, får du ikke lov at slette den, takket være de relationer, du oprettede tidligere 

(med påtvunget referentiel integritet). Kundenummeret på fakturaen skal henvise til en post i 

kundekartoteket! Men: Hvis du har fulgt hæftet bogstaveligt, er der ikke lagt nogen faktura ind 

på andre kunder end The Shop. Men du kunne jo slette Liberty, som du netop søgte frem... 

Klik på den lodrette bjælke til venstre i skærmbilledet. Herved markeres den. 

Tryk på tasten DELETE. 

Bekræft at posten skal slettes. Eller fortryd. 

NB! Når du har bekræftet, og posten er slettet, kan du ikke fortryde sletningen. 

Se posterne i tabelform 

Hvis du vil se mange kunder på skærmen ad gangen, vælger du menukommandoen Vis, 

dataarkvisning (Dataark) eller klikker på den lille listepil ved værktøjet Visning 

(Formularvisning) - og vælger Dataarkvisning (Dataark). 

Du kan ændre kolonnebredden 

ved at 

placere markøren på 

den lodrette streg 

mellem to overskrifter 

i den grå linje. F. 

eks. mellem overskrifterne Firmanavn og Adresse. Markøren ændres til en dobbeltpil, 

og du kan trække kolonnens bagkant mod højre eller venstre. 

Gå tilbage til formularvisning ved at vælge menukommandoen Vis, Formularvisning 

(Formular). 



Vise posterne sorteret på en anden måde 

Hvis du pludselig får brug for at have posterne sorteret efter noget andet end firmanavn, gør du 

følgende: 

Du er tilbage i formularvisning. Klik i det felt, der skal sorteres ud fra, for eksempel 

KundeNr. Klik på symbolet Sorter stigende (eller vælg menukommandoen 

Poster, Sorter, Sorter stigende). 

Når du er færdig med at lege med din formular, lukker du den af med menukommandoen 

Filer, Luk. 

Den nye sortering bliver ved med at gælde - også efter, at formularen har været lukket. Også 

selv om formularen bygger på forespørgslen FS_KundeAlfabetisk. Derfor kan du med rette 

spørge, hvorfor du overhovedet skulle oprette en sorterende forespørgsel. Som systemudvikler 

er det dit valg, på hvilket niveau en sortering skal oprettes - tabel, forespørgsel, formular eller 

rapport. I dette fakturasystem får du for øvrigt brug for FS_KundeAlfabetisk i en senere opgave 

- så arbejdet er ingenlunde spildt. 

Automatisk telefonopkald 

Når du bruger dit kundekartotek til at slå et telefonnummer op, er det smart, hvis du også kan få 

Access til at ringe op til kunden. Det skal du nu oprette et værktøj til. Det virker kun, hvis du 

har modem! Hvis ikke, springer du denne del af opgaven over. 

Åbn formularen FM_Kundekartotek i designvisning. 

Klik på værktøjet Værktøjskasse (eller vælg menukommandoen Vis, Værktøjskasse), 

hvis værktøjskassen ikke allerede vises. 

Klik på værktøjet Kontrolelementguider. Knappen skal “trykkes ind”, hvis den 

ikke allerede er “inde” (vises med en lysere farve). 

Klik på værktøjet Kommandoknap. Klik et passende sted i formularen, for 

eksempel tæt ved feltet Telefon. Guiden starter nu. 

Vælg Diverse og Autoopkald. 

Klik på Næste. 

Klik på Næste for at acceptere billedet Telefon1. 


28

29 

Navngiv knappen: 

KommandoknapAutoopkald 

Klik på Udfør. 

Knappen er nu indsat på formularen. 

Gem formularen med Filer, Gem. 

Gå til formularvisning med værktøjet 

Visning (Formularvisning). 

Sådan ringer du til en kunde: Klik i det 

felt, der indeholder telefonnummeret. 

Klik på telefonknappen. 

Klik på OK for at acceptere nummeret. 

Vent. 

Løft røret, og klik på Samtale. 

Se på side 54, hvordan du hurtigt kan slå 

op på en ønsket kunde. 

Træt af skyerne? 

Er du træt af de dumme skyer på din formular? 


Åbn formularen FM_Kundekartotek i designvisning. Formularen 

skal være markeret. Hvis den ikke er markeret, klikker du på 

den lille firkant i dens øverste, venstre hjørne. Formularen er 

markeret, når firkanten indeholder en lille sort firkant som vist 

på billedet. Formularen er automatisk markeret, hvis du netop 

har åbnet den - og ikke klikket på noget endnu. 

Vælg menukommandoen Formater, Autoformat. Vælg Standard og OK. Luk formularen 

med Filer, Luk. 


Skærmbilleder til fakturaer 

Øvelse 9: Skærmbillede til fakturaer 


• at oprette en formular med underformular 

• at ændre i en formular 

Du skal nu oprette en ny formular, som indeholder en anden formular: Nemlig en fakturahovede-formular, 

som indeholder en formular med fakturalinjer. På den måde kan vi få fakturahovedet 

til at hænge sammen med fakturalinjerne på skærmen. 

I databasevinduet klikker du på fanebladet Forespørgsler. Klik på FS_Fakturahoved, så 

den er markeret. 

Vælg menukommandoen Indsæt, Formular. Vælg Guiden formular og klik på OK. 

Klik på symbolet >> for at overføre alle forespørgslens felter til den nye formular. 

Der skal også data med fra forespørgslen 

FS_Fakturalinje. Vælg FS_Fakturalinje i feltet Tabeller/forespørgsler. 

Overfør felterne FakturaTekst, Antal, Pris, Total og Moms. Altså ikke FakturalinjeNr 

og FakturaNr. De har betydning for sammenkædning af data, men du behøver ikke se 

dem på skærmen. Fakturanummeret fremgår jo af fakturahovedet. 

Du kan overføre felterne enten ved at dobbeltklikke på dem ét for ét, eller ved at bruge 

knappen > 

Klik på Næste. Access foreslår, at der oprettes en formular med underformular styret af 

FS_Fakturahoved. Det er OK, så du vælger igen Næste. 

Vælg Tabelformat som layout til underformularen. Klik på Næste. 

Vælg Farverigt2 - og klik Næste. 

Udfyld feltet Formular med titlen: 

FM_Fakturahoved 

- og feltet Underformular med: 

FM_FakturalinjeUnderformular 

- og klik på Udfør. Vente et øjeblik. Din ny formular 

åbnes. 

Hvis du har fulgt de tidligere øvelser, er der allerede oprettet en faktura. Den 

vises i formularen nu. Nu er du klar til at oprette en ny faktura: Vælg menukommandoen 

Poster, Dataindtastning (eller klik på værktøjet Ny post i 

værktøjslinjen). 

Tryk ENTER for at komme til feltet KundeNr. Tast: 2 og tryk ENTER. Hele den øverste 

del af fakturaen er nu udfyldt. Kundens navn og adresse kom automatisk frem. Tryk 

ENTER 4 gange. Markøren står nu i feltet FakturaTekst. 


30

31 


Tast: Rengøring og tryk ENTER. Tast: 5 og tryk ENTER. Tast: 120 og tryk ENTER. 

Tryk 2 gange mere på ENTER. Udfyld på samme måde 3 timers vinduespudsning til 

samme timepris. 

Hvis du vil udfylde en faktura mere, skal du enten klikke i ét af fakturahovedets felter, før 

du vælger menukommandoen Poster, Dataindtastning - eller klikke på det nederste af 

Ny post-symbolerne - der skal nemlig oprettes et nyt fakturahovede, ikke blot en ny 

fakturalinje. 

Forbedring af formularen 

Formularen kan blive meget bedre. Vi vil gå ind og gøre følgende: 

• Tilretning af størrelse på formular og felter. 

• Kundenavn og -adresse i låste felter, så markøren hopper forbi. 

• Bedre skærmfarver. 

• Totalbeløb for neden på skærmbilledet. 

Gå ind i design-visning for at ændre formularen. Vælg menukommandoen Vis, 

Designvisning (Formulardesign) eller klik på værktøjet Visning 

(Formularvisning). 

Sådan ser formularen ud i 

designvisning. Gør den 

bredere ved at trække 

bagkanten mod højre. 

Klik på den hvide underformular. 

Herved markeres 

den med objekthåndtag. 

Gør også underformularen 

bredere ved at 

trække i objekthåndtaget 

midt på dens højre kant. 

Klik på værktøjet Visning 

(Formularvisning) for at checke resultatet og gå tilbage til designvisning igen. 

Flyt datofeltet 

op til højre på 

fakturahovedet 

således: Markér 

feltet ved klik. 

Placér markøren 

nær overkanten 

af feltet 

- markøren ændres til en flad hånd (den må ikke være en hånd, der peger). Træk feltet til 

ønsket position. 

Tip: Den pegende hånd bruges til at flytte et felt uafhængigt af titlen eller omvendt. Placér 

markøren i øverste venstre hjørne af objektet (felt eller titel) for at ændre markøren til 

hånden, der peger. 



Giv fakturahovedet en anden bundfarve: Klik et neutralt sted i fakturahovedet 

(det gule område, hvis du har farveskærm). Klik på listepilen ved værktøjet 

Fyld- og baggrundsfarve (Baggrundsfarve). Vælg en stærk gul, den 

er så livsbekræftende. Gem formularen ved at klikke på værktøjet Gem 

(eller menukommandoen Filer, Gem). 

Tip: Hvis du vil tilbage til standardformatet igen, vælger du menukommandoen Formater, 

Autoformat. 

Næste forbedring er at låse felterne FirmaNavn, Adresse og PostnrBy. Klik på disse 3 

felter - hold SHIFT nede, mens du klikker på de to sidstnævnte (den tast, der bruges til 

store bogstaver). Alle felterne er nu markeret med håndtag. 

Højreklik et sted ovenpå disse 3 markerede objekter. Vælg 

Egenskaber. Vælg fanebladet Data. Aktiveret skal være 

Nej, og Låst skal være Ja. Luk egenskabsvinduet igen. 

Titlen FM_Fakturalinje lige over underformularen kan 

undværes. Klik på den, så den markeres med objekthåndtag - 

og tryk DELETE. 

Underformularen skal også forbedres. Dobbeltklik midt i det 

hvide. Herved åbnes underformularen i designvisning. Hvis 

det ikke lykkes, klikker du en enkelt gang et neutralt sted i den øverste del af formularen 

(det gule område) - og dobbeltklikker igen midt i underformularen. 

Træk bjælken Formularfod lidt nedad 

(du trækker i overkanten af bjælken). 

Markér felterne ved navn Antal i både 

detaljesektion og formularhoved ved 

at trække musmarkøren hen over begge 

felter med musknappen nede. Start 

nedefra i det neutrale område lige under 

Antal i detaljesektionen. Begge 

felter er nu markeret med objekthåndtag. 

Placér musmarkøren på det midterste objekthåndtag i højre side af ét af 

de to markerede felter. Markøren forvandles til en vandret dobbeltpil. 

Træk mod venstre således at begge felter forkortes. 


32

33 


Forkort felterne Pris, Total og Moms på samme måde. Flyt disse tre felter mod venstre, 

så der ikke er for meget luft imellem dem. 

Gå helt ud til højre i formularen og træk bagkanten mod venstre. Træk eventuelt bjælken 

Formularfod lidt op igen. 

Markér felterne Total og Moms uden at markere etiketterne i Formularhoved med. Disse 

felter skal låses, for her har brugeren ikke noget at gøre. Højreklik oven på ét af de markerede 

felter. Vælg Egenskaber. Vælg fanebladet Data og sæt Aktiveret til Nej og Låst 

til Ja. Luk egenskabsvinduet igen. 

Gem og luk underformularen: Filer, Gem og Filer, Luk. 

Der er plads nok til at gøre 

underformularen lidt højere. 

Den er stadig markeret med 

objekthåndtag. Ellers klik en 

ekstra gang i det hvide. Træk 

opad i objekthåndtaget med 

på underformularens højrekant, så den kommer op under PostnrBy. Pas på, at du ikke 

kommer til at flytte (med den flade hånd). Markøren skal være en lodret dobbeltpil, når 

du trækker. 

Træk på samme måde et par centimeter nedad i underkanten af underformularfeltet. 

Gem formularen ved at klikke på værktøjet Gem (eller med menukommandoen Filer, 

Gem). 

Gå tilbage til formularvisning med Vis, Formularvisning (Vis, Formular). 

Fakturaen er nu klar til brug. Der mangler dog især én ting: Totalt fakturabeløb. 

Inden vi ordner dét, kunne du måske lige fakturere kunde nr. 4 for: 

Rengøring, 6 timer (timepris: 110 kr.) 

Vinduespudsning, 3 timer (timepris 130 kr.) 

Luk derefter fakturaen med Filer, Luk. 


Øvelse 10: Sum i nyt felt 


• at oprette et nyt felt på en formular 

• at kode en udregning 

Sum i nyt felt 

Der mangler fakturabeløb på fakturaen! Der kan jo være mange ydelser (mange fakturalinjer), 

og skærmen skal vise, hvor meget hele fakturaen lyder på. 

Summen opdaterer tallene i underformularen (med fakturalinjerne). Derfor skal du igen ind og 

ændre i underformularen. 

I databasevinduet vælger du fanebladet Formularer. Klik på 

FM_FakturalinjeUnderformular og på Design. Den åbnes nu i designvisning. 

Træk i underkanten af bjælken Formularfod. Herved 

oprettes et område, hvor du kan indsætte objekter, 

som altid vil være til syne nederst i underformularen. 

(Sådan trækker du: Placér markøren på nederste kant 

af formularfod-bjælken. Når markøren ændres til en 

lodret, gennemskåret dobbeltpil, holder du musknappen 

nede og trækker et par centimeter nedad.) 

Klik på værktøjet Værktøjskasse (eller vælg menukommandoen 

Vis, Værktøjskasse) for at få værktøjskassen frem - hvis denne 

særlige værktøjslinje ikke allerede vises. 

Klik på værktøjet Tekstboks. Klik et sted i formularfodens grå område. Der 

tegnes nu et felt. 

Klik på titlen Tekst10 (muligvis et andet tal), 

klik dernæst inde i feltet, så du får en indsætningsmarkør. 

Skriv Fakturabeløb og slet 

Tekst10. 

Klik på, og dernæst i, feltet Ubundet, så du får en indsætningsmarkør ind i dette felt. 

Skriv: =sum(Total+Moms) 

Tryk ENTER 

Access sætter feltnavnene ind i kantede parenteser. 

Dette felt leverer summen af alle totaler og al moms på fakturaen 

- dvs. fakturabeløbet. 

Resultatet i det nye felt med formlen skal vises i formatet Valuta. Højreklik på feltet. 

Vælg Egenskaber. Vælg fanebladet Formater. Klik i feltet Format og vælg Valuta 

(kan gøres ved at taste: v). Luk egenskabsvinduet igen. 

Fakturabeløbet skal være fremhævet på skærmbilledet. Klik på værktøjet Fed, mens feltet 

endnu er markeret. 


34

35 


Gem og luk formularen med Filer, Gem og Filer, Luk. 

Åbn og maksimér FM_ Fakturahoved. 

Nu er det en svir at lægge fakturaer ind. Opret en faktura som den viste til kunde 

nummer 2. 

Ja, ja, det er sandt. Hvordan skal du kunne vide, hvilket kundenummer de enkelte har, 

når du har oprette 5000 kunder? Det ser vi på i næste øvelse... 

Opsummerende forklaringer 

Formularens forskellige dele 

Formularen består af 3 dele: et formularhoved, en detaljedel og en formularfod. 

De vandrette bjælker viser tydeligt, hvad der er hvad. 

I formularhovedet har du formularens titel. 

I området Detalje har du selve formularens indhold. Det vil sige alle felter og deres titeltekster. 

Du har desuden et specielt felt - det store - som indeholder underformularen. 

Du kan ændre formularens bredde ved at trække i den lodrette linje til højre. 

Flytte et kontrolelement 

Et kontrolelement får “håndtag”, når du klikker på det. Når musemarkøren derefter føres ind 

over kontrolelementet, ændres den til en “flad hånd”. Tryk musknappen ned, og hold den nede, 

mens du trækker kontrolelementet derhen, hvor du vil have det. Hvis det er en tekstboks, vil titelteksten 

flytte med. Hvis du vil flytte den ene af de to uafhængigt af den anden, skal du pege i 

kontrolelementets øverste, venstre hjørne. I stedet for en “flad hånd” bliver markøren til en 

“pegende hånd”, som vil trække den ene af de to ting med sig. 

Tip! Du kan også få den “flade hånd” til at komme frem ved at klikke midt på et umarkeret 

kontrolelement og holde musknappen nede. 



Tip! Du kan godt markere flere kontrolelementer på én gang. Træk musemarkøren - med musknapen 

holdt nede - hen over alle de kontrolelementer, du vil markere. 

En anden måde at gøre det på er at klikke på kontrolelementerne enkeltvis, mens du holder 

SHIFT-tasten nede. 

Ændre et kontrolelement 

Når kontrolelementet er markeret, kan du også foretage alle mulige andre ændringer: Størrelse, 

farve, egenskaber osv. 

Størrelse Træk i kontrolelementets håndtag. Hvis du ønsker, kontrolelementet skal 

tilpasses sit indhold, giver du kommandoen Formater, Størrelse, Tilpas til 

indhold. 

Slette Du sletter et markeret kontrolelement ved at trykke på tasten DELETE. 

Skrifttype Angiv ønsket skrifttype og -størrelse i boksene øverst på skærmen. Desuden 

har du mulighed for Fed og Kursiv, samt justering. 

Farve Klik på symbolerne Fyld og baggrundsfarve (Baggrundsfarve) og Skrift 

og forgrundsfarve (Forgrundsfarve) for at ændre farver. 

Låse kontrolelementer 

Du låser et felt i formularen ved at højreklikke på feltet og vælge Egenskaber (eller 

klikke på værktøjet Egenskaber efter at have markeret feltet). Vælg fanebladet Data. 

Aktiveret: Nej betyder, at markøren ikke hopper ind i feltet. 

Låst: Ja betyder, at der ikke kan skrives noget i feltet. 

Du kan lukke egenskabesvinduet igen ved at klikke på værktøjet Egenskaber en gang til. 


36

37 

Øvelse 11: Kombinationsboks 


Kombinationsboks 

• at oprette et drop-down felt til at vælge kunde i på fakturaen 

• at bruge guiden i Access-værktøjskassen 

Selv om din fakturaformular allerede nu kan fungere til indtastning, mangler der en nem måde 

at vælge kunde på. Når du har oprettet mange kunder, kan du ikke huske kundenumrene. Derfor 

skal du kunne vælge kunde i et drop-down felt, også kaldet en kombinationsboks. 

I databasevinduet vælger du fanebladet Formularer. Åbn FM_Fakturahoved i designvisning. 

Slet feltet Kundenummer (både titel og felt skal slettes). 

Fremkald værktøjslinjen Værktøjskasse, hvis den ikke allerede er fremme. Du 

kan også hente værktøjslinjen med menukommandoen Vis, Værktøjskasse. 

Klik på værktøjet Kontrolelementguider. Knappen skal “trykkes ind”, hvis den 

ikke allerede er “inde” (vises med en lysere farve). 

Klik på værktøjet Kombinationsboks. Klik lige under feltet FakturaNr (ikke 

titlen helt ude til venstre). Nu starter guiden sit arbejde. 

Access foreslår, at kombinationsboksen 

skal slå værdierne op i en tabel eller forespørgsel. 

Det er netop sagen, så du vælger 

Næste. 

Det er bedst, hvis du kan vælge firmanavn 

i en alfabetisk liste. Derfor vælger 

du Forespørgsler (for neden i Vis) og 

FS_KundeAlfabetisk. 


Udvælg felterne KundeNr og Firmanavn 

ved at klikke 2 gange på > 




Sådan vil kombinationsboksen præsentere kunderne i 

listen. Hvis du vil ændre kolonnebredderne, trækker du 

i de lodrette streger i overskriftslinjen. Klik på Næste. 

Access beder dig vælge, hvilket felt, der indeholder 

data, du vil gemme. Det skal være KundeNr. Klik på Næste. 

Vælg Gem værdien i dette felt og 

vælg KundeNr i listen. 


Tast: KundeNr som etiketnavn. 


Højreklik på det ny felt og vælg Egenskaber. Klik på fanebladet Andre. Klik i feltet 

Navn. Skriv: KundeNr (det er en god idé at give feltet et navn, du let kan genkende - det 

vil du se, når du om lidt ændrer på tabulatorrækkefølgen). 

Luk egenskabsvinduet igen. 

Gem formularen med Filer, Gem og gå i formularvisning med Vis, Formularvisning 

(Formular). 

Nu vises formularen med den første faktura, der er indtastet. Tryk en gang på ENTER. 

Hov, hvad skete der? Markøren hoppede ikke til kundenummer! Det er fordi et nyt felt 

altid automatisk placeres sidst i tabulatorrækkefølgen. Gå tilbage til designvisning med 

Vis, Designvisning (Formulardesign). 

Vælg menukommandoen Vis, Tabulatorrækkefølge. 

Klik én gang på den grå firkant til venstre for navnet KombinationsboksKundeNr. 

Herved markeres navnet. 

Træk derefter firkanten opad - og slip den lige efter FakturaNr. 

Klik på OK. 

Gem formularen med Filer, Gem. Gå i formularvisning med Vis, Formularvisning 

(Formular). Nu er du klar til at lægge fakturaer ind! 


38

39 


Udskrift af en faktura 

Du kan indtil videre udskrive en faktura således (i en senere opgave opretter du en rapport, som 

giver en “rigtig” faktura). 

Klik på den lodrette bjælke til venstre i skærmbilledet. Herved markeres bjælken, 

det vil sige posten, og det vil igen sige fakturaen. 

Vælg menukommandoen Filer, Udskriv 

Vælg knappen Det markerede (Markerede poster). 

Klik på OK. 

Øvelse 12: Rapporter 


• at oprette rapporter 

• at ændre rapporter 

Selv om du kan se dine kunder på skærmen i formularen FM_Kunder (som også kan vises i tabelformat 

med kommandoen Vis, Tabelvisning), er det nyttigt at kunne udskrive en liste på 

papir. Sidst i øvelsen opretter du en rapport over al din fakturering. 

Kundeliste 

I databasevinduet går du ind under fanebladet Forespørgsler. Du kan lige så godt starte 

med at udpege den forespørgsel, rapporten skal bygge på. Klik på FS_KundeAlfabetisk. 

Vælg menukommandoen Indsæt, Rapport. Vælg Guiden Rapport og klik OK. 

Udvælg alle felter på nær Note ved at klikke 7 

gange på > 


Klik på Næste en gang mere, da du ikke i denne 

rapport har brug for grupperingsniveauer. 

Vælg Firmanavn som sorteringsnøgle 1. Klik på 

Næste. 

Access foreslår Tabelformat og Stående papirretning. 

Det er OK, så du klikker igen på Næste. 

Vælg for eksempel Kompakt som layout. Klik på Næste. 

Tast: Kundeliste som titel. Klik på Udfør. 


Sådan ser din rapport ud - 

klar til print. 


Klik på værktøjet Luk for at se den i designvisning. 

Rapportdesign er bygget sådan op: 

• Rapporthoved: Indeholder elementer, der kun skal stå i 

starten af rapporten. 

• Sidehoved: Elementer, der skal stå øverst på hver side. 

• Detaljesektion: Fortløbende data. 

• Sidefod: Elementer, der skal stå nederst på hver side. 

• Rapportfod: Elementer, der kun skal stå til sidst i rapporten. 

Luk rapporten med Filer, Luk. 

Tilbage i databasevinduet vælger du fanebladet rapporter. Her ses din rapport. Du kan 

køre rapporten ved at dobbeltklikke på den (eller klikke og vælge Vis). 

Rapporten er gemt under navnet Kundeliste. Hvis du vil ændre den navn, højreklikker du 

på den, og vælger Omdøb. Indtast nyt navn og tryk på ENTER. 

Sortering og gruppering 

Hvis du klikker på værktøjet 

Sortering og gruppering (i 

designvisning), kommer du 

ind i et vindue, hvor du kan ændre på 

måden, kunder sorteres på. Du kan fx 

beslutte, at kunderne først skal sorteres 

efter PostnrBy - og indenfor hvert 

postnr efter Firmanavn. Hvis du ønsker 

det, skal det stilles op som vist på 

billedet. Du lukker vinduet igen 

ved at klikke på symbolet Sortering og 

gruppering. 


40

41 

Rapport over fakturering 


Vælg fanebladet Forespørgsler i databasevinduet. Klik på FS_Fakturalinje. Vælg menukommandoen 

Indsæt, Rapport. Vælg Guiden rapport og OK. 

Udvælg felterne FakturaNr, Fakturatekst, Total og Moms. Klik på Næste. 

Access foreslår, at der grupperes efter FakturaNr. 

Det accepterer du ved at klikke på Næste. 

Næste billede er opsummering og sortering. 

Det kan du springe over nu ved igen at klikke på 

Næste. 

Vælg Blok og klik på Næste. Vælg Erhvervsmæssig (Merkantilt) og klik på Næste. 

Tast: Fakturering som titel. Klik på Udfør. 

Sådan ser din rapport ud - pæn og nydelig. Det er en udmærket rapport, hvis du er ligeglad med, 

hvad der er solgt og momset totalt. Men det er du ikke ligeglad med! 

Vælg menukommandoen Vis, Designvisning (Rapportdesign). 

Træk nedad i nederste kant af bjælken Rapportfod, så der bliver 

plads til et indsætte et felt til en afsluttende hovedtotal. 

Hvis værktøjslinjen Værktøjskasse ikke allerede vises, fremkalder 

du den med menukommandoen Vis, Værktøjskasse (eller knappen 

Værktøjskasse). 

Klik på værktøjet Tekstboks. Klik i rapportfoden, der hvor hovedtotalen for 

salg skal indsættes. Indsæt en tekstboks mere, som skal være hovedtotal for 

moms. 

Lav titlerne om til Salg 

hovedtotal og Moms hovedtotal. 



Klik på, og derefter i, det første af felterne med teksten Ubundet. 

Skriv: =sum(Total) 

Tryk ENTER 

Aktivér værktøjet Fed for at ændre feltet til fed skrift, mens den endnu er markeret. Højreklik 

på feltet, vælg Egenskaber og fanebladet Formater. Vælg Valuta i feltet Format. 


Gå på samme måde ind i det andet felt med teksten Ubundet. 

Skriv: =sum(Moms) 

Tryk ENTER 

Aktivér værktøjet Fed for at ændre feltet til fed skrift, mens den endnu er markeret. Højreklik 

på feltet, vælg Egenskaber og fanebladet Formater. Vælg Valuta i feltet Format. 


Gem rapporten. Se resultatet ved at klikke på værktøjet Vis udskrift (eller vælge 

menukommandoen Vis, Vis udskrift). Nu er der hovedtotaler på. Det er op 

til dig selv at rette videre på rapporten, hvis du ikke er tilfreds med udseendet. 

Øvelse 13: Udskrift af én faktura 


• at oprette en rapport, der kun udskriver en enkelt post 

• mere om tilretning af rapporter 

At udskrive en faktura giver et særligt problem: Den skal nemlig kun udskrive én bestemt post, 

nærmere betegnet den aktuelle faktura. Derfor er der 3 led i denne opgave: 1) Oprette en forespørgsel, 

som passer til rapporten. 2) Oprette rapporten. 3) Oprette en knap i fakturaformularen, 

der bestiller en udskrift af den faktura, der ses på skærmen. 

Forespørgslen 

I databasevinduet klikker du på fanebladet Forespørgsler. Klik på FS_Fakturalinje og 

på knappen Ny. Vælg Guiden Simpel Forespørgsel 

og OK. 

Udvælg felterne FakturaNr, FakturaTekst, Antal, 

Pris, Total og Moms. 

Bliv i vinduet - klik ikke på Næste! 

I feltet Tabeller/Forespørgsler vælger du nu forespørgslen 

FS_FakturaHoved. 

Udvælg felterne KundeNr, Firmanavn, Adresse, 


42

43 


PostnrBy og Dato på samme måde som før. Klik på Næste. Klik endnu en gang på næste 

for at acceptere Access’ forslag. 

Indtast titlen: FS_UdskrivFaktura. Klik på Udfør. 

Du har nu oprettet en forespørgsel, 

som indeholder alle 

de oplysninger, du har brug 

for på en faktura: Fakturanummer, 

kundeoplysninger, 

dato, ydelse, antal, pris og moms. 

Du mangler blot at ændre designet sådan, at den kun viser én faktura ad gangen. 

Gå i designvisning med 

Vis, Designvisning (Forespørgselsdesign). 

Gør eventuelt feltet 

FakturaNr lidt bredere (træk i den 

korte, lodrette streg i den grå overbjælke). 

Klik i feltet Kriterier. 

Skriv: =Forms!FM_Fakturahoved!FakturaNr og tryk ENTER 

Forklaring: Forms betyder: Slå værdien op i en formular. 

! er skilletegn. 

FM_Fakturahoved er navnet på den formular, værdien skal findes i. 

FakturaNr er navnet på det felt i formularen, værdien står i. 

Med andre ord: Værdien i forespørgslens felt skal svare til den aktuelle værdi i formularen 

FM_FakturaHoved. Det kan du benytte dig af, når du senere opretter en knap, der kalder rapporten 

direkte fra faktura skærmbilledet. 

Husk: Navnet på formular og felt skal være skrevet helt i overensstemmelse med de navne, de 

pågældende elementer har i systemet. Hvis du ikke har fulgt bogen til punkt og prikke her til, 

kan det være andre navne hos dig. 

Gem forespørgslen. Prøv nu at køre den med menukommandoen 

Vis, Dataarkvisning (Dataark). Da Access 

ikke lige nu “kigger” i en åben forespørgsel ved 

navn FM_Fakturahoved, spørges der efter fakturanummer. 

Hjælp systemet lidt, ved at bede om alle fakturalinjer 

fra faktura nr. 1. Klik derefter på OK. 

Nu vises den eller de linjer, som indgår på faktura nr. 1 - og det er lige præcis det, du har 

brug for - alle fakturalinjer fra én bestemt faktura! Luk forespørgslen igen med Filer, 

Luk. 



Rapporten 

I databasevinduet vælger du forespørgslen FS_UdskrivFaktura. Vælg menukommandoen 

Indsæt, Rapport. 

Vælg Designvisning og OK. Denne gang skal du opbygge rapporten helt manuelt. 

Vælg Vis, Rapporthoved/rapportfod for at kalde disse sektioner frem. Så er du klar til 

arbejdet! 

Giv rapporten lidt mere bredde ved at trække bagkanten af det hvide lidt mod højre. 

Klik på værktøjet Etiket (hvis værktøjskassen ikke er fremme, vælger du Vis, 

Værktøjskasse). NB: Knappen ser lidt anderledes ud i Access 95. 

Klik i det hvide område under bjælken Rapporthoved - skriv: Faktura og tryk 

på ENTER. Vælg skriftstørrelse 16 og Fed. Vælg menukommandoen Formater, Størrelse, 

Tilpas til indhold 

. 

Træk ned i øverste kant af bjælken Sidehoved for at få mere plads i rapporthovedet. 

Klik på værktøjet Tekstboks. Klik i venstre side af rapporthovedet. Vælg 

skriftstørrelse 12. Højreklik på Ubundet og vælg Egenskaber. Vælg fanebladet 

Data. Vælg Firmanavn i feltet Kontrolelementkilde. Luk egenskabsboksen 

igen. Tilpas størrelsen af feltet med Formater, Størrelse, Tilpas til indhold. 

Kopier det nyoprettede felt, mens det stadig er markeret. 

Det nemmeste er at bruge tastkombinationen 

CTRL+C og umiddelbart derefter CTRL+V. Du kan 

også bruge menukommandoerne Rediger, Kopier og 

umiddelbart derefter Rediger, Sæt ind. 

Træk det nederste 

af de to 

felter (det 

markerede) 

over i højre side 

af rapporten. 

Du bruger “den flade hånd” til at trække med. 

Klik på titlen Tekst1 i venstre side. Tryk på tasten DELETE. Kun titlen må forsvinde. 

Firmanavn bliver stående. Ryk derefter Firmanavn helt ud til venstre. Feltet er nu markeret 

med objekthåndtag. 


44

45 


Mens Firmanavn i venstre side stadig er markeret, kopierer du feltet ved at tryk Ctrl+C 

og derefter CTRL+V 2 gange. Kopier på samme måde feltet i højre side 2 gange. 

Lav titlerne Tekst1 om til henholdsvis Kundenr, Fakturanr 

og Dato. 

Højreklik på det øverste felt med Firmanavn i højre side. 

Vælg Egenskaber og fanebladet Data. Vælg KundeNr i 

feltet Kontrolelementkilde. 

Tilpas på 

samme måde 

kontrolelmentkilde 

for alle 

de andre felter. 

Feltet 

øverst i venstre side er i orden: Firmanavn. Feltet under det skal være Adresse, og under 

det PostnrBy. I højre side skal det være Kundenr, Fakturanr og Dato. 

Gem rapporten med navnet Faktura. 

Klik i det 

hvide område 

under bjælkenSidehoved. 

Indsæt 

ved hjælp af 

værktøjet 

Etiket teksterne: Fakturatekst, Antal, Pris, Total og Moms. Skriftstørrelse skal være 12 

og det skal være med Fed. 

Indsæt ved 

hjælp af 

værktøjet 

Tekstboks 

felter i detaljesektionen. 

Brug højreklik og Egenskaber til at vælge kontrolelementkilde: Fakturatekst, Antal, 

Pris, Total og Moms. Skriftstørrelse skal være 12. Etiketter slettes for alle fem felter. For 

Pris, Total og Moms sætter du følgende egenskab: Under fanebladet Formater i egenskabsvinduet 

vælger du Standard ved Format. 

Tip: Du kan indstille egenskaber for alle tre felter på én gang. Marker alle felterne først 

ved at trække hen over dem med musmarkøren (start trækket uden for felterne) eller ved 

at markere det første, og dernæst klikke på de to næste med SHIFT-tasten holdt nede. Gå 

derpå ind i egenskaber via højreklik oven i ét af elementerne. 

Klik i området Sidefod. Indsæt en tekstboks med værktøjet 

Tekstboks. Vælg igen skriftstørrelse 12, og brug kommandoen 

Formater, Størrelse, Tilpas til indhold. Titlen laver du om til: 

Side og Ubundet overskriver du med: =Page 



Indsæt også en etiket med “dit eget” firmanavn og adresse et passende sted i sidefoden. 

Hvis du vil have linjeskift inde i etiketten, trykker du SHIFT+ENTER. 

Klik i området under bjælken Rapportfod. Indsæt 

en tekstboks, stadig skriftstørrelse 12 og med 

Fed og størrelse tilpasset indhold. Titel skal være 

Fakturabeløb. 

Ubundet erstattes med: =sum(Total+Moms) 

Højreklik på feltet, vælg Egenskaber og fanebladet 

Formater. Under Format vælges Standard. 

Selv om rapporten godt kunne blive pænere (det vil jeg overlade til dig selv) er 

den nu klar til brug. Gem den med værktøjet Gem (eller Filer, Gem) og prøv at 

køre den. Klik på værktøjet Vis udskrift. Tast: 1 og klik på OK. Rapporten vises 

nu - og er klar til udskrift. Du er sikkert fristet til at gå i designvisning og 

rette lidt på felter og titler, så de står i pæne kolonner... 

Hvis din rapport er blevet for bred i forhold til 

A4-papir, får du en advarsel. Sker det, går du 

tilbage i designvisning og gør den smallere. 

Gå ud af rapporten igen med Filer, Luk. 

Knap til udskrift af faktura 

Når du kører rapporten direkte fra databasevinduet, 

“ved” Access ikke, hvilket fakturanummer, den skal vælge. Du lagde nemlig ind i forespørgslen 

(side 44), at den skulle aflæse fakturanummeret på formularen FM_Fakturahoved. Sidste led er 

derfor at oprette en knap, der bestiller udskriften direkte fra formularen. 

I databasevinduet vælger du fanebladet Formularer. Klik på 

FM_Fakturahoved og vælg Design. Kald værktøjskassen frem (Vis, Værktøjskasse), 

hvis den ikke allerede er fremme. Aktivér knappen Kontrolelementguider, 

hvis den ikke allerede er aktiveret, det vil sige “trykket ind”, det 

vil sige lys i bundfarven. 

Klik på værktøjet Kommandoknap. Klik et sted i fakturahovedet, for eksempel 

lige under Dato. Nu starter guiden. 

Vælg Rapporthandlinger og Vis udskrift af rapport 

(Vis rapport). 


Vælg Faktura. Klik på Næste. 

Udfyld feltet tekst med: Udskriv faktura 


46

47 



KommandoknapUdskrivFaktura 



Gem formularen med Filer, Gem.Gå til formularvisning 

med Vis, Formularvisning. Blad 

til en faktura, du vil udskrive - og klik på den 

ny knap. Fakturaen vises nu. Når du lukker fakturaen, vender du tilbage 

til formularen. Dit system er nu funktionelt set klar til brug! 

Øvelse 14: Systemets menu 


• at arbejde med en tom formular fra bunden 

• at oprette en menu til systemet 

• at oprette en makro 

Når du i det daglige skal bruge et system som dette, skal du kunne gå direkte ind i systemet via 

en genvej på Skrivebordet. Systemet bør automatisk vise dig en menu, hvor du via knapper kan 

vælge dig ind i formularer og rapporter. 

For at opbygge dette, starter du med at oprette selve menuen. Næste trin er en makro, der automatisk 

kalder menuen, når systemet startes. Til sidst opretter du genvejen på Skrivebordet. 

Menuformularen 

I databasevinduet vælger du fanebladet Formularer. Klik på knappen Ny og vælg Designvisning 

og OK. Udvid bredde og højde af det grå område, så der bliver plads til din 

menu. 

Fremkald værktøjskassen, hvis den ikke allerede er fremme (Vis, Værktøjskasse). 

Aktivér Kontrolelementguider, hvis den ikke allerede er aktiveret. 

Klik på værktøjet Etiket. Klik for oven i formularen og skriv: Fakturasystem 

Tryk SHIFT+ENTER 

Skriv: Happy Cleaning (eller vælg et andet firmanavn). 

Tryk ENTER 

Vælg skriftstørrelse 12, Fed og klik på værktøjet Centreret. 

Vælg menukommandoen Formater, Størrelse, Tilpas til indhold. 

Klik på værktøjet Kommandoknap. Klik et sted i venstre side af formularen. 

Guiden starter nu. 



Vælg Formularhandlinger og Åbn formular. 


Vælg FM_Fakturahoved og Næste. Accepter i 

næste trin Åbn formularen og vis alle posterne ved igen at klikke på Næste. 

Klik i feltet Tekst og skriv: Fakturering 



KommandoknapFakturering 


Indsæt på samme måde en 

knap, der åbner formularen 

FM_Kundekartotek. 

I højre side af formularen 

kan du indsætte knapper, 

der viser rapporterne Fakturering 

og Kundeliste 

(vælg Rapporthandlinger 

og Vis rapport og gå 

ellers frem som i det første 

eksempel). 

Der skal også være en knap til at afslutte systemet med. Klik på værktøjet Kommandoknap 

og klik et sted nedenunder de fire andre knapper. Vælg Program og Afslut program. 

Klik på Næste 2 gange. Tast: KommandoknapAfslutProgram. Klik på Udfør. 

Gem menuen med navnet FM_Menu. 

Gå i formularvisning med Vis, Formularvisning (Formular). 


48

49 

Du kan nu gå ind i de forskellige dele af dit 

system via menuen. 

Når du lukker for eksempel faktureringsbilledet 

igen, kommer du “hjem” til menuen. 

Tip: På faktureringsbilledet og kundebilledet 

kan du indsætte knapper til at lukke billedet. 

Vælg Formularhandlinger og Luk 

formular i kommandoknapguiden. 


En makro, der automatisk åbner 

menuen 

Ud over at du kan oprette funktionsknapper, som du gjorde i kapitlet Menu, kan du også oprette 

makroer, der udfører rækker af handlinger. Du kan fx oprette en makro, der åbner 3 formularer 

på én gang. Du kan indlægge bib, meddelelsesbokse og meget andet i dine makroer. 

Her i hæftet ser du kun toppen af isbjerget. Vi opretter en enkelt makro. Det er en lidt speciel 

makro, der skal afspilles automatisk, når databasen åbnes. Det klares ved, at makroen gemmes 

med navnet AUTOEXEC. En makro, der hedder sådan, afspilles automatisk, når du går ind i dit 

system. 

I databasevinduet vælger du fanebladet Makroer. Klik på Ny. Du får nu et vindue frem, 

hvor du kan definere makroens enkelte handlinger. 

Klik i det øverste felt i kolonnen Handling. 

Vælg ÅbnFormular i den alfabetiske 

liste. Tryk ENTER for at gå videre til 

næste felt. Skriv: Åbner hovedmenu. 

Klik forneden i vinduet i feltet 

ud for Formularnavn. Vælg 

FM_Menu. 

Det var makroens første handling! Du kunne sådan set godt nøjes med denne ene. Men din menu 

vil se pænere ud, hvis den straks bliver maksimeret - dvs fylder hele skærmen ud. Så det 

lægger vi også ind i makroen. 

Klik i feltet lige under Åbn formular. 

Vælg Maksimer i listen. Tryk EN- 

TER for at gå videre til næste felt. 

Tast: Maksimerer skærmbilledet 

Så er din makro færdig. Vælg menukommandoen Filer, Gem. 

Tast: Autoexec 



(Det er vigtigt, at du angiver navnet rigtigt. Ellers åbner den ikke automatisk, når du går 

ind i systemet.) 

Så kan du godt gå ud af makrobilledet igen: Filer, Luk. 

Tilbage i databasevinduet vælger du menukommandoen Filer, Luk for at gå ud af dit databasesystem 

- uden at afslutte Access. Vælg menukommandoen Firma og 1 for at åbne 

samme database igen. Menuen åbnes nu automatisk. 

Genvejen til dit system 

Hvis du er vant til at bruge Windows 95, kender du sandsynligvis også til at oprette genveje. 

For alle tilfældes skyld gives her kort en beskrivelse af, hvordan du opretter en genvej til systemet. 

Start med at vælge kommandoen Filer, Afslut for at afslutte systemet helt. Afslut eller 

minimér alle andre programmer, så du kan se Skrivebordet (Desktoppen) i Windows 95. 

Højreklik på Start-knappen. Vælg Stifinder (Explorer). Stifinder skal være 

vindue, det må altså ikke være maksimeret. Gå ind i C-drevet og finde databasen 

Firma.mdb (eller Firma). Træk filen med højre musknap ud på skrivebordet. 

Slip musknappen og vælg Opret genvej(e) her. Luk Stifinder. Du 

kan nu kommer direkte ind i dit ny system ved at dobbeltklikke på genvejen. 

Øvelse 15: Brevfletning i Word 


• at foretage en brevfletning i Word direkte fra dit system 

• at filtrere kunderne, så du kun sender til en udvalgt gruppe 

Når du nu har registreret alle dine kunder i systemet, er det praktisk at du kan brevflette, hvis du 

får brug for at sende det samme brev til alle kunderne, eller til en udvalgt gruppe. Brevfletning 

bygger normalt på en forespørgsel. 

I denne øvelse opretter du et brev til alle de kunder, hvis faxnummer du ikke har i systemet. 

I databasevinduet klikker du på fanebladet 

Forespørgsler. Højreklik på 

FS_KundeAlfabetisk og vælg Kopier. Højreklik 

et sted i det hvide og vælg Sæt ind. 

Skriv: FS_Brevfletning og klik på OK. 

FS_KundeAlfabetisk er lige til at bruge, hvis du vil skrive til alle kunder. Men i dette tilfælde 

skal der kun oprettes et brev til dem, hvor feltet Fax er tomt. Det går vi ind og 

fortæller forespørgslen FS_Brevfletning, inden brevfletningen køres. 

Åbn FS_Brevfletning i designvisning. Kør ved hjælp af rullepanelet mod højre til feltet 

Fax. 


50

51 


Klik i rækken Kriterier. Skriv NULL. Tryk ENTER. I feltet ændres det 

indtastede til Is Null (Is Nulværdi). 

Gem forespørgslen med Filer, Gem. Luk med Filer, Luk. 

I databasevinduet skal FS_Brevfletning være markeret. Klik på listepilen 

ved værktøjet OfficeLinks. Vælg Brevfletning med Microsoft Word. 

Du får nu valget mellem at 

oprette et nyt dokument eller 

brevflette ét, du allerede 

har skrevet. Her er der ikke 

på forhånd skrevet noget 

brev, så du vælger Oprette et nyt dokument og sammenkæde dataene med det. Klik 

derefter på OK. 

Word viser nu en helt nu værktøjslinje. I stedet for at skrive kundens navn øverst i brevet, 

klikker du på værktøjet Indsæt fletfelt. Vælg Firmanavn. 

Tryk ENTER for at gå ned på en ny linje. Klik igen på Indsæt fletfelt. Vælg Adresse. 

Tryk ENTER. Indsæt på samme måde PostnrBy. 

Tryk 2 gange på ENTER. Skriv: Att.: 

Indsæt fletfeltet Kontaktperson. Tryk 2 gange på ENTER. 

Vælg menukommandoen Indsæt, Dato og klokkeslæt. Afkryds Opdater automatisk, 

hvis du ønsker et felt, der altid viser dags dato. Vælg et passende format og klik OK. 

Tryk ENTER 3 gange og skriv: Kære (husk et mellemrum). Indsæt fletfeltet Kontaktperson. 

Tryk ENTER 2 gange. Skriv: 

Da vi ikke har registreret Deres faxnummer, beder vi Dem 

venligst meddele os det. De vil herefter månedligt modtage 

en fax med oplysninger om vore produkter og tilbud. 

Med venlig hilsen 

Happy Cleaning 

Toni Schmidt 

Klik på værktøjet Flet til nyt dokument. Der oprettes nu et nyt dokument, klar 

til udskrivning. Det indeholder et brev til hver af de kunder, der opfylder betingelsen 

i forespørgslen FS_Brevfletning. 

Luk Word igen med Filer, Afslut. 



Øvelse 16: Lav dit eget opslagsværktøj 

I denne øvelse beskrives: 

• oprettelse af værktøj til hurtigt opslag i kundeformularen 

• makro 

Når du skal slå op på en kunde, er det udmærket at foretage en søgning som beskrevet tidligere i 

hæftet. Desværre kan det føles lidt tungt i daglig brug. Derfor opretter du her en kombinationsboks, 

hvor du hurtigt kan foretage et alfabetisk opslag på en kunde. 

Princippet er, at du på formularen FM_Kundekartotek opretter en formularfod med en ubundet 

kombinationsboks. Den foretager et opslag i forespørgslen FS_KundeAlfabetisk. En makro 

foretager derefter en søgning, som bringer den ønskede kunde frem med alle detaljer. 

I databasevinduet vælger du fanebladet Formularer. Åbn FM_Kundekartotek i designvisning. 

Udvid formularfoden ved at trække nedad i underkanten af bjælken Formularfod (vælg 

menukommandoen Vis, Formularhoved/formularfod hvis bjælken ikke er der). 

Kald værktøjskassen frem, hvis den ikke allerede er fremme (Vis, Værktøjskasse). 

Klik på værktøjet Kontrolelementguider, så det ikke er aktivt 

(knappen må ikke være trykket ind, dvs. lys). 

Klik på værktøjet Kombinationsboks. 

Klik i formularfoden, 

så boksen indsættes. 

Lav titlen om til: 

Opslag 

Gør kombinationsboksen 

lidt længere. 

Højreklik på Ubundet og vælg Egenskaber. 

Gå ind under fanebladet Formater. Sæt værdien Antal 

kolonner til: 2 (det betyder, at kombinationsboksen skal 

vise 2 kolonner, nemlig KundeNr og Firmanavn). 

Gå ind under fanebladet Data. Vælg 

FS_KundeAlfabetisk i feltet Rækkekilde. 

Gå ind under fanebladet Andre. Tast: OpslagKunde 

i feltet Navn. Dette navn skal du huske. 

Det er elementets navn, og det skal makroen bruge, 

når den skal “se”, hvad den skal søge efter. 


52

53 


Luk egenskabsvinduet. Gem formularen med Filer, Gem. Gå til formularvisning med 

Vis, Formularvisning (Formular). 

Klik på listepilen ved din ny kombinationsboks. Boksen viser nu alle kunder i alfabetisk 

orden. Der sker blot ikke noget, når du vælger én. Vi mangler makroen til at søge kunden 

frem. Luk formularen med Filer, Luk. 

I databasevinduet vælger du fanebladet Makroer. Klik på knappen Ny. 

Vælg: GåTilKontrolelement i feltet Handling. Tryk på ENTER. Skriv: Gå til KundeNr 

Klik i feltet Kontrolelementnavn. Skriv: KundeNr 

Denne del af makroen flytter fokus til feltet 

KundeNr. 

Klik i feltet Handling på næste linje. Vælg SøgEfterPost. Tryk på ENTER. 

Skriv: Søger efter opslagsværdien. 

Klik i feltet Søg efter for neden i skærmbilledet. 

Skriv: =OpslagKunde 

Tryk på ENTER. Feltnavnet sættes nu i 

kantede parenteser. 

OpslagKunde er det navn, du gav den ny 

kombinationsboks. Det er værdien heri, 

makroen skal søge efter. 

Makroen er nu klar til brug. Vælg 

menukommandoen Filer, Gem. 

Tast: FindKunde og klik OK. Luk 

makrobilledet med Filer, Luk. 

I databasevinduet vælger du fanebladet Formularer. Åbn FM_Kundekartotek i designvisning. 

Højreklik på Ubundet i formularfoden. Vælg Egenskaber. Gå ind under fanebladet 

Hændelse. 

Klik i feltet Efter opdatering. Vælg FindKunde. 

Det vil sige, at makroen FindKunde aktiveres, i samme øjeblik, der er valgt en værdi i 

kombinationsboksen. Og hvad gør makroen? Den hopper op i feltet KundeNr og foretager 

en søgning efter kunden med det nummer, som er valgt i kombinationsboksen. Hokus 

pokus! 

Gem formularen og gå i formularvisning for at afprøve 

din nye, lækre facilitet. 



Når du klikker på listepilen i den ny kombinationsboks, 

ses alle firmanavne alfabetisk i listen. 

Klik på et navn - og kunden søges frem. 

Hvis du netop har oprettet nye navne, skal du bruge 

menukommandoen Poster, Opdater for at få dem 

med i opslagslisten. 

Øvelse 17: En avanceret forespørgsel 


• at oprette en forespørgsel med opsummering 

• at sætte parameter på en forespørgsel 

Hvis du laver en forespørgsel, som bygger på fakturalinjer, kan du få Access til at opsummere 

totalerne for hver faktura. 

Parameter vil sige, at systemet spørger dig, hvad der skal vises. I denne opgave opretter du en 

forespørgsel, der beder dig oplyse, for hvilken periode, du vil se fakturaer. 

I databasevinduet vælger du fanebladet Forespørgsler. Klik på FS_Fakturalinje - den 

skal du nu bygge en ny forespørgsel over. Vælg menukommandoen Indsæt, Forespørgsel. 

Vælg Guiden Simpel Forespørgsel og klik på OK. 

Vælg felterne FakturaNr og Total. 

Klik ikke på Næste. 

Vælg FS_Fakturahoved i feltet Tabeller/Forespørgsler. 

Vælg feltet Dato. 


Vælg Opsummering (Resume). Klik derefter 

på Opsummeringsindstillinger 

(Resumeindstillinger). 


54

55 


Afkryds Sum for feltet Total. Klik på OK. 

Klik på Næste og på Næste én gang til (du 

skal ikke have datogruppering). 

Tast: FS_FakturalinjeOpsummering som 

titel til forespørgslen. Klik på Udfør. 

Her ses din forespørgsel med opsummering for hver 

faktura. 

MEN: Lad os sige, at du i det daglige vil bruge den på 

den måde, at du kun ønsker at se opsummeringerne for 

en enkelt dato ad gangen. 

Gå i designvisning med menukommandoen Vis, 

Designvisning (Forespørgselsdesign). 

Forespørgslen ser lidt 

anderledes ud end de 

foregående. Der er indsat 

gruppering og sum. 

Klik i linjen Kriterier i 

feltet Dato. 

Skriv: [Hvilken dato?] 

NB: De kantede parenteser laver du ved at holde ALT GR-tasten nede og trykke på tasterne 

med tegnene [ ] 

Det, der står i kantet parentes, præsenteres for dig som spørgsmål, når du kører forespørgslen. 

Når du så indtaster noget, indsættes det som kriterium. 

Gem forespørgslen med Filer, Gem. Klik på værktøjet 

Visning (Forespørgselsvisning). I et vindue får du nu 

spørgsmålet: Hvilken dato? 

Indtast den ønskede dato - og klik på OK. 

Tip: Hvis du ikke skriver noget årstal, betyder det “i år”. 

Forespørgslen viser dig nu totaler for den ønskede dato. 

Gå tilbage til designvisning. Det kan gøres endnu mere raffineret ved, at du kan indtaste 

både en startdato og en slutdato, så du kan se faktureringen for et tidsinterval. 

Slet den foregående parameter. Skriv i stedet: 

Between [Startdato] And [Slutdato] 

Gem forespørgslen med Filer, Gem. Klik på værktøjet 

Visning (Forespørgselsvisning). 

Indtast første dato. Tryk ENTER. Indtast sidste dato. Tryk 

ENTER. Forespørgslen viser nu alle fakturatotaler for den pågældende 

periode. 


Efterord 

Efterord 

Når du er nået her til, er det flot klaret! Du har nu sat dig ind i de vigtigste dele af systemudvikling 

med Access. Selvfølgelig ved du ikke alt om dette effektive værktøj. Men følger du bogens 

arbejdsform fremover, undgår du forhåbentlig at gå i de faldgrupper, som jeg desværre alt for 

ofte ser: Ustrukturerede databaser med uovervejet tabelopdeling, manglende primærnøgler og 

ingen etablerede relationer. 

Jeg er godt klar over, at hæftet ikke er gennemgået på et par timer. For mange vil det have været 

et ret svært stof. Alle forsøgspersoner har udtalt, at de måtte svede godt og grundigt for at komme 

igennem det. Men sådan er det: Systemudvikling tager den tid, systemudvikling tager. Selv 

med Access kommer det hele ikke af sig selv. 

Jeg håber, du med øvelserne i dette hæfte har fået tilstrækkelig indsigt til, at du selv kan komme 

videre på egen hånd. Tilbage er der kun at ønske dig held og lykke med Access! 


56

adresseliste, 7 

aktiveret, 32 

alfabetisk sortering, 22 

analyse af data, 9 

anvend filter, 7 

autoexec, makro, 49 

autoformat, formular, 29 

autoformular, 6; 16 

automatisk dato, 18 

autonummerering, 13 

autoopkald, 28 

beskrivelse, 13 

between, 55 

billedet Relationer, 21 

brain storm, 10 

brevfletning, 50 

databaseguide, 5 

databasevinduet, 5 

dataforståelse, 8 

datamodellering, 8 

datatype, 13; 18 

dataanalyse, 9 

dato, 18 

datointerval, 55 

decimaltal, 19 

decimaltegn, 25 

designvisning, 16 

detalje, formular, 35 

detaljesektion, rapport, 40 

dobbelt heltal, 18 

E/R-modellen, 10 

egenskab, 25 

egenskaber, 15 

enhed, 10 

en-til-mange, 10 

entitet, 10 

entydighed, 11 

faktura, 12 

faktura, tabeller, 18 

faneblade i databasevinduet, 5 

farve, 32; 36 

felt, 13 

felt, flytning af, 44 

felt, låse, 32 

feltegenskaber, 15; 25 

feltlængde, 14 

feltstørrelse, 15 

filtrering, 7 

Firma-systemet, 8 

fjern filter, 7 

flow i arbejdet, 9 

flytte felt, 44 

forbedring af formular, 31 

forberedelse, 9 

fordele, 10 

forespørgsel, 22 

forespørgsel med udregning, 24 

forespørgsel, kriterier, 43 

format, 15 

formel i forespørgsel, 24 

formular, 26 

formular med underformular, 30 

formular, arbejde med, 31 

formular, autoformat, 29 

formular, menu, 47 

formular, opbygning, 35 

formular, sortering, 28 

formular, størrelse, 33 

formular, udskrive, 39 

formularfod, 35 

formularguide, 26 

formularhoved, 35 

formål, 8 

forrige, 6 

forståelse af data, 8 

første, 6 

gemme, 5 

genvej, 8 

genvej, Windows 95, 50 

gruppering, rapport, 40 

guide til formular, 26 

guiden database, 5 

guiden tabel, 6 

handlinger i makro, 49 

hjælp, 15 

hovedtotal, rapport, 41 

hændelse, 53 

indekseret, 15 

indsætte felt i formular, 34 

integritet, 21 

introduktion til Access, 5 

knap, 28 

kolonnebredde i tabel, 27 

kombinationsboks, 37; 52 

kombinere tabeller, 23 

kommandoknap, 28; 46; 47 

komme i gang, 10 

kontrolelement, flytte, 35 

kontrolelement, ændre, 36 

kontrolelementguide, 28; 37 

kopiering af felt, 44 


kriterier, 43 

kundekartotek, 11 

kundeliste, 39 

langt heltal, 18 

låse felt, 32; 36 

makro, 49; 53 

mange-til-en, 10 

manuel opbygning af rapport, 44 

manuel oprettelse af tabel, 13 

menu, 8; 47 

model, 10 

modellering af data, 8 

modem, 28 

moms, 12 

mål med databasen, 8 

navngivning af objekter, 14 

Null, 51 

nulværdi, 51 

ny post, 6; 17 

næste, 6 

objekters navn, 14 

oplysninger på faktura, 12 

oprette database, 5; 13 

oprette tabel, 13 

oprettelse af ny post, 17 

opslag, 52 

parameterforespørgsel, 54 

planlægning, 8; 9 

planlægning af tabeller, 11 

post, slette, 27 

primærnøgle, 11; 13 

principper for relationsdatabase, 10 

påkrævet, 15 

påtvunget referentiel integritet, 20 

rapport, 7; 39 

rapport til én faktura, 42 

rapport, opbygge manuelt, 44 

rapportdesign, 40 

rapportfod, 40 

rapporthoved, 40 

reelt tal, 19 

referentiel integritet, 20; 21 

relationer, 10; 20 

relationer, datatype, 18 

resumé, forespørgsel, 54 

rækkefølge, 38 

rækkefølge, arbejdsopgaver, 9 

sidefod, rapport, 40 

sidehoved, rapport, 40 

sidste, 6 

slette post, 27 

smagsprøve, 5 

sorter, 22 

sortering i formular, 28 

sortering, rapport, 40 

standardværdi, 15; 18; 19 

starte Access, 5 

Start-knappen, 5 

sum, 34 

sum i forespørgsel, 54 

systemet Firma, 8 

systemudvikling, 8; 9 

søgning, 7 

søgning i formular, 26 

tabel, 13 

tabel, indsætte linje, 14 

tabel, indtaste data, 16 

tabel, slette linje, 14 

tabelform, formular, 27 

tabellen fakturalinje, 19 

tabeller til faktura, 18 

tabeller, kombinere, 23 

tabeller, planlægning, 11 

tabulatorrækkefølge, 38 

tal, 19 

talformat, 25 

tekst, datatype, 13 

tekstboks, 34 

tekstboks, rapport, 41 

telefon, 28 

titel på tekstboks, 34 

titeltekst, 15 

total, 12; 34 

tænkestorm, 10 

ubundet, 34 

udregning, 24; 34 

udregning i forespørgsel, 24 

udskrive formular, 39 

udskrivning, 7 

udskrivning af post, 39 

udvikling af system, 8 

udvælgelse i forespørgsel, 51 

underformular, 30 

unik, 13 

validering, 15 

valutaformat, 25; 34 

vis udskrift, 42 

vælge felter i formular, 26 

værktøjskasse, 37 

ønsker, 10 

åbne Access, 5 

åbne database, 7

Start med Access 7-97.pdf

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?