Kom godt i gang med Captia - Nanuaraq
Kom godt i gang med Captia - Nanuaraq
Kom godt i gang med Captia - Nanuaraq
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
1.0<br />
GRØNLANDS SELVSTYRE<br />
KOM GOD I GANG MED CAPTIA 4.5
INDHOLD<br />
Del 1 - <strong>Kom</strong> <strong>godt</strong> i <strong>gang</strong> .................................................................................................................................... 3<br />
Opstart af <strong>Captia</strong> 4.5 ..................................................................................................................................... 3<br />
Del 2 - Nyt i <strong>Captia</strong> 4.5 ...................................................................................................................................... 3<br />
Tilbageknapper .............................................................................................................................................. 3<br />
Nye sagsbegreber .......................................................................................................................................... 3<br />
Primær sag .................................................................................................................................................. 3<br />
Sagshenvisning .......................................................................................................................................... 3<br />
Skrivebordssag ........................................................................................................................................... 3<br />
Masseregistrer dokumenter ......................................................................................................................... 4<br />
Redigering af metadata via lister ................................................................................................................ 4<br />
Nye genvejstaster .......................................................................................................................................... 4<br />
Del 3 – Sager ....................................................................................................................................................... 4<br />
Opret sag ......................................................................................................................................................... 4<br />
Opret personalesag ....................................................................................................................................... 7<br />
Opret klientsag ............................................................................................................................................... 9<br />
Del 4 - Dokumenter ......................................................................................................................................... 10<br />
Dokumenttilstande ...................................................................................................................................... 10<br />
Opret nyt Word dokument ........................................................................................................................ 10<br />
Flyt dokument til en anden sag ................................................................................................................. 12<br />
Arkiver dokument ....................................................................................................................................... 16<br />
Hoveddokument og bilag .......................................................................................................................... 18<br />
Del 5 - E-mail .................................................................................................................................................... 18<br />
Gem e-mail i <strong>Captia</strong> .................................................................................................................................... 18<br />
Send e-mail ................................................................................................................................................... 22<br />
Send e-mail fra Outlook <strong>med</strong> vedhæftede filer ................................................................................... 22<br />
Send e-mail fra <strong>Captia</strong> ............................................................................................................................ 24<br />
Flueben i Outlook ........................................................................................................................................ 26<br />
Del 6 – Masseregistrer dokumenter .............................................................................................................. 29<br />
Del 7 – Redigering af metadata ..................................................................................................................... 31<br />
2
Del 8 – Menuer og lister .................................................................................................................................. 33<br />
Del 9 – Genvejstaster ....................................................................................................................................... 35<br />
DEL 1 - KOM GODT I GANG<br />
Denne vejledning indeholder de vigtigste funktioner i <strong>Captia</strong> 4.5. Funktionerne er illustreret <strong>med</strong><br />
billeder fra brugergrænsefladen og på billederne er det markeret hvilke knapper der refereres til i<br />
vejledningen.<br />
OPSTART AF CAPTIA 4.5<br />
<strong>Captia</strong> 4.5 startes ved at klikke på <strong>Captia</strong>-ikonet på skrivebordet.<br />
DEL 2 - NYT I CAPTIA 4.5<br />
Dette afsnit indeholder en kort gennem<strong>gang</strong> af de nye muligheder i <strong>Captia</strong> 4.5.<br />
TILBAGEKNAPPER<br />
Knappen Tilbage – sag kan du bruge til at komme tilbage til en sag når du står på et<br />
hoveddokument, eller et bilag.<br />
Knappen Tilbage – dok kan du bruge til at komme tilbage til et hoveddokument, når du står på et<br />
bilag.<br />
NYE SAGSBEGREBER<br />
I <strong>Captia</strong> 4.5 skelnes der mellem en primær sag og en sagshenvisning. Et dokument kan kun være<br />
knyttet til en primær sag.<br />
PRIMÆR SAG<br />
I <strong>Captia</strong> 4.5 hedder den sag, dokumenterne primært hører til, primærsagen. Det er primærsagen,<br />
dokumenterne arkiveres på.<br />
SAGSHENVISNING<br />
Der kan laves sagshenvisning fra et dokument, hvis dokumentet kan være interessant for andre<br />
sager.<br />
SKRIVEBORDSSAG<br />
I <strong>Captia</strong> 4.5 har alle brugere fået en sag, som kaldes en Skrivebordssag. For denne sag gælder:<br />
• En brugers skrivebordssag indeholder de dokumenter brugeren har registreret eller oprettet<br />
uden at knytte dem til en primærsag<br />
3
• Dokumenterne kan arkiveres på skrivebordssagen, men får ikke et aktnummer og kan<br />
efterfølgende flyttes til en primær sag<br />
• Den har som ud<strong>gang</strong>spunkt ingen titel, men man kan <strong>godt</strong> give den en titel<br />
• Den har et sagsnummer der ser således ud:<br />
SJ-STD-ALS<br />
Den slutter altid <strong>med</strong> sagsbehandlerens initialer (som eksempel har jeg skrevet ALS)<br />
I <strong>Captia</strong> 4.5 er der ikke noget der hedder løse dokumenter, da dokumenter, der ikke er<br />
lagt på en sag, kommer på Skrivebordssagen<br />
MASSEREGISTRER DOKUMENTER<br />
Det er blevet muligt at registrere flere dokumenter ad <strong>gang</strong>en.<br />
Du kan vælge at:<br />
• Alle dokumenter registreres som hoveddokumenter i en sag<br />
• Et dokument registreres som hoveddokument, resten som bilag<br />
• Fordele dokumenterne til forskellige sager<br />
REDIGERING AF METADATA VIA LISTER<br />
Det er nu muligt at redigere metadata på en række elementer via listerne i <strong>Captia</strong>. På den måde kan<br />
der for eksempel ændres i titlerne på dokumenterne i en sag direkte fra sagens dokumentliste.<br />
NYE GENVEJSTASTER<br />
I <strong>Captia</strong> 4.5 er der kommet flere genvejstaster. En af de mest populære er, at alle søgninger nu kan<br />
startes via Enter-tasten. Desuden kan alle ændringer i felter og lister nu gemmes <strong>med</strong> CTRL+S. Du<br />
kan se en samlet oversigt i afsnittet Genvejstaster.<br />
DEL 3 – SAGER<br />
OPRET SAG<br />
1. Klik på fanen Forside.<br />
2. Klik på den lille til højre for Opret sag og klik derefter på Opret sag.<br />
4
3. Detailvinduet Sag åbnes på den tredje fane. Giv din sag en titel og klik på Proces.<br />
4. Vælg et Procesord og klik på pilen til højre.<br />
5
5. Fjern √ ud for Proces og sæt et √ ud for Emne. Skriv det Emneord du ønsker at bruge eller<br />
begyndelsen på det efterfulgt af en *. Tryk Retur. Klik på pilen til højre.<br />
6. Klik på OK.<br />
6
7. Klik på Gem.<br />
OPRET PERSONALESAG<br />
1. Klik på den lille til højre for Opret sag og klik derefter på Opret personalesag.<br />
2. Detailvinduet Sag åbnes på den tredje fane. Giv din sag en titel og klik på Cprnr.<br />
7
3. Skriv cpr-nummeret på den du ønsker at oprette en personalesag over. Tryk på Retur. Marker<br />
personen og klik OK.<br />
4. Klik på Gem.<br />
8
OPRET KLIENTSAG<br />
1. Klik på den lille til højre for Opret sag og klik derefter på Opret klientsag.<br />
2. Klik på Klient.<br />
3. Vælg CPR-person i drop down menuen. Skriv Cpr-nummeret og tryk Retur. Marker personen<br />
og klik OK.<br />
9
4. Klik på Gem.<br />
DEL 4 - DOKUMENTER<br />
DOKUMENTTILSTANDE<br />
Der findes tre forskellige dokumenttilstande. Dokumenttilstanden er bestemmende for, hvilke<br />
tilladelser du har til at redigere dokumentet.<br />
De tre dokumenttilstande beskrives kort i denne oversigt.<br />
Redigering Kan slettes Bemærkninger<br />
Udkast Kan redigeres af alle Ja Kan ses af alle <strong>med</strong> indblik. Alle nye<br />
dokumenter oprettes som udkast.<br />
Låst Kan ikke redigeres Ja Kan ses af alle <strong>med</strong> indblik. Indskannede<br />
dokumenter og e-mails er som<br />
ud<strong>gang</strong>spunkt låst.<br />
Arkiveret Kan ikke redigeres Nej Kan ses af alle <strong>med</strong> indblik.<br />
Et dokument der er arkiveret på en sag kan ikke flyttes fra sagen. Er det placeret på<br />
den forkerte sag kan man omjournalisere det.<br />
OPRET NYT WORD DOKUMENT<br />
Når du opretter et nyt dokument til en sag, kan du <strong>med</strong> fordel åbne sagen på Detailsiden først, og<br />
derefter oprette dokumentet. Så vil dokumentet nemlig arve sagens tilknytninger.<br />
Opret Word dok<br />
1. Sagen som dokumentet skal knyttes til skal være vist på Detailsiden. Klik på Opret Word dok<br />
10
2. Klik på den skabelon du ønsker at bruge.<br />
3. Dialogvinduet Dokumentregistrering åbnes. Giv dokumentet en titel og klik på Gem.<br />
4. Dato, Sagsnr., Dok. Nr. og sagsbehandler er nu flettet ind i dokumentet.<br />
11
5. Ønsker du at flette brevmodtager ind i dokumentet, klik da på Flet.<br />
6. Sæt et √ ud for de personer du ønsker flettet ind i dokumentet. Klik på Flet modtager.<br />
7. Når du har skrevet brevet færdig kan du gemme ved at klikke på ikonet Gem i Word og<br />
lukke dokumentet ved at klikke på det røde kryds i øverste højre hjørne.<br />
FLYT DOKUMENT TIL EN ANDEN SAG<br />
Når et dokument skal knyttes til en anden sag end den sag, det oprindeligt er knyttet til, gøres det<br />
via Flyt. Ud<strong>gang</strong>spunktet er at du har dokumentet åbent på Detailsiden.<br />
1. Klik på det dokuments titel du ønsker at flytte.<br />
12
2. Klik på Handlingsikonet. Vælg Flyt » Til ny sag<br />
3. Dialogboksen Flyt dokument kommer frem. Skriv sags titlen eller noget af den. Hvis du ikke<br />
kan huske hvad sagen hedder, gør da som beskrevet under punkt 6.<br />
4. Klik på Flyt.<br />
14
5. Dokumentet er nu flyttet til en ny sag.<br />
Fortsat fra punkt 3.<br />
6. Klik på Flyt til sag<br />
7. Klik på Åbne sager.<br />
15
8. Marker den sag dokumentet skal flyttes til. Klik OK.<br />
ARKIVER DOKUMENT<br />
Når et dokument er færdigbehandlet skal det arkiveres på en sag.<br />
Et dokument der er arkiveret får et aktnummer, der er forskelligt fra 0, så du altid kan se, i hvilken<br />
rækkefølge dokumenterne er arkiveret. Dokumenter <strong>med</strong> tilstanden Arkiveret, kan du ikke længere<br />
slette, redigere eller flytte til en anden sag. Er dokumentet placeret forkert kan du omjournalisere<br />
det.<br />
Du skal arkivere udgående dokumenter på sagen lige efter du har udskrevet dem i<br />
deres endelige version. Derved svarer det arkiverede dokument altid til det dokument<br />
der er sendt ud af huset.<br />
16
Arkiver dokument<br />
1. Klik på dokumentets titel så det åbnes på Detailsiden. Klik på Arkivér.<br />
2. Klik på Handlingsikonet » Tilbage - sag<br />
3. Dokumentet har nu fået et Aktnr.<br />
17
HOVEDDOKUMENT OG BILAG<br />
I <strong>Captia</strong> skelnes der mellem hoveddokument og bilag.<br />
Bilag får ikke et aktnummer når de arkiveres, men de er knyttet til den sag du har lagt<br />
dem på.<br />
Når du gemmer en e-mail <strong>med</strong> vedhæftede filer, bliver, som ud<strong>gang</strong>spunkt, e-mailen<br />
hoveddokument og de vedhæftede filer bilag.<br />
DEL 5 - E-MAIL<br />
<strong>Captia</strong> og Outlook arbejder sammen, så du kan gemme e-mail fra Outlook i <strong>Captia</strong> og sende e-mail<br />
fra <strong>Captia</strong>.<br />
GEM E-MAIL I CAPTIA<br />
1. Åbn den e-mail du ønsker at gemme. Klik på Gem mail.<br />
2. Dialogboksen Dokumentregistrering åbnes. Klik på Sag.<br />
18
3. Dialogboksen Vælg sag kommer frem. Skriv sags titlen eller noget af den og tryk Retur. Marker<br />
den sag dokumentet skal flyttes til. Klik OK.<br />
Hvis du ikke kan huske hvad sagen hedder, klik på Åbne sager og vælg sagen derfra.<br />
4. Klik på Gem.<br />
19
5. Åbn din sag i <strong>Captia</strong>. Er det listen dokumenter du har fremme vil du kun kunne se<br />
Hoveddokumentet.<br />
6. Klik på Mere » Dokumenter og bilag.<br />
7. Du kan nu se både Hoveddokumentet og bilagene. Der er en lille forskel på ikonet for bilag og<br />
ikonet for Dokument <strong>med</strong> bilag.<br />
Dokument <strong>med</strong> bilag . Bilag .<br />
21
SEND E-MAIL<br />
Du kan masseregistrere e-mails direkte fra indbakken i Outlook ved, på en <strong>gang</strong>, at<br />
markere de e-mails, du ønsker at registrere i <strong>Captia</strong>. Klik derefter på Gem mail.<br />
Når du skal sende en e-mail <strong>med</strong> dokumenter der ligger i <strong>Captia</strong>, kan du gøre det fra Outlook eller<br />
fra selve <strong>Captia</strong>.<br />
SEND E-MAIL FRA OUTLOOK MED VEDHÆFTEDE FILER<br />
1. Åbn en ny e-mail i Outlook. Klik på Hent fra Catia.<br />
2. <strong>Captia</strong> åbner op i et nyt vindue. Klik på den sag, dokumentet, du ønsker at vedhæfte, er i.<br />
22
3. Sæt et √ ud for det eller de dokumenter du ønsker at overføre til mailen. Klik på Mail » Tilføj –<br />
Vedhæftet.<br />
4. Klik derefter på Mail » Overfør til e-mail.<br />
5. Dokumenterne er nu i mailen som vedhæftede filer. Udfyld resten og send mailen.<br />
23
SEND E-MAIL FRA CAPTIA<br />
1. Klik på faneblade Forside. Åbn den sag hvorfra du vil sende dokumenter i en e-mail.<br />
2. Sæt et √ ud for det eller de dokumenter du ønsker at sende i en e-mail. Klik på Mail » Tilføj –<br />
Link eller Tilføj – Vedhæftet hvis du skal sende den til en der ikke er i din afdeling.<br />
3. Klik på Mail » Åbn e-mail.<br />
24
4. Dokumenterne er nu i mailen som link. Udfyld resten og send mailen.<br />
FLUEBEN I OUTLOOK<br />
Du kan indstille Outlook sådan at du kan se at din mail er gemt i <strong>Captia</strong>.<br />
1. Åbn Indbakke i Outlook. Højreklik på bjælken og vælg Tilpas aktuel visning<br />
26
2. Klik på Felter.<br />
3. I Drop down menuen vælger du Brugerdefinerede felter i Indbakke. Marker SJ og klik på<br />
Tilføj.<br />
27
4. SJ er nu flyttet over i højre vindue. Klik på Flyt op så det står anden øverst.<br />
5. Klik på OK.<br />
6. Hver <strong>gang</strong> du gemmer en mail i <strong>Captia</strong> vil der komme et flueben i Outlook.<br />
28
DEL 6 – MASSEREGISTRER DOKUMENTER<br />
Har du dokumenter liggende udenfor <strong>Captia</strong>, kan du masseregistrere dem i <strong>Captia</strong>.<br />
1. Åbn Stifinder og find den mappe dine dokumenter ligger i. Marker de dokumenter du ønsker at<br />
registrere eller gemme i <strong>Captia</strong>. Højreklik på dokumenterne og vælg Dokumentarkiv.<br />
2. Ønsker du at gemme alle dokumenterne på samme sag, klik Ja.<br />
3. Ønsker du at alle dokumenterne skal gemmes som hoveddokumenter, klik Ja.<br />
29
4. Pop up vinduet Dokumentregistrering kommer frem. Vælg en Dokumenttype. Skriv noget af<br />
titlen på din sag i feltet til højre for Sag. Vælg din sag og klik Gem.<br />
5. Åbn din dag i <strong>Captia</strong> og klik på Dokumenter. Dokumenterne er nu gemt i <strong>Captia</strong>.<br />
30
DEL 7 – REDIGERING AF METADATA<br />
1. Klik på fanen Forside. Klik på Åbne sager eller Dokumenter. Klik på Rediger.<br />
2. Du kan nu ændre i sagstitlerne.<br />
3. Tilføj noget til titlen og klik på Gem.<br />
31
DEL 8 – MENUER OG LISTER<br />
Du kan opsætte dine egne menulinjer <strong>med</strong> de knapper du anvender hyppigst. Metoden er generel<br />
for alle menu- og handlingslinjer i <strong>Captia</strong>. Tilpasningen styres via højreklik på selve den<br />
pågældende menu- eller handlingslinje.<br />
1. Højreklik på bjælken Faste lister.<br />
2. Sæt et √ til venstre for Udkast.<br />
3. Du har nu fået Udkast som et menupunkt på bjælken Faste lister.<br />
33
4. Åbn et dokument på Detailsiden. Højre på Handlingsbjælken.<br />
5. Sæt et √ ud for Tilbage – sag. Derefter højreklikker du igen og sætter et √ ud for Tilbage – dok.<br />
6. Du har nu fået Tilbage – sag og Tilbage – dok. som menupunkter på Handlingsbjælken.<br />
34
DEL 9 – GENVEJSTASTER<br />
Overordnede<br />
Tast Beskrivelse<br />
F5 Genstart Catia<br />
Ctrl + F1 Hjælp<br />
Ctrl + S Gem<br />
Enter Udfør<br />
Tab Næste overskrift / link<br />
Shift + Tab Forrige overskrift / link<br />
Navigation i menuer og lister<br />
Tast Beskrivelse<br />
Ctrl + Page down Næste Fane<br />
Ctrl + Page Up Forrige Fane<br />
Kontekst menu tast Åbn handlingsikonet<br />
Ctrl + F3 Til Fritekstsøgefelt<br />
Ctrl + Pil ned Næste sektion<br />
Ctrl + Pil op Forrige sektion<br />
Ctrl + Pil tv En sektion til venstre<br />
Ctrl + Shift Skift til opretlinje<br />
Ctrl + Shift + Pil op Luk sektion 2<br />
Ctrl + Shift + Pil ned Åbn sektion 2<br />
Ctrl + Shift + Pil højre Luk sektion 5<br />
Ctrl + Shift + Pil<br />
venstre<br />
Luk sektion 4<br />
Ctrl + F11 Skjul / vis sektion 1<br />
Ctrl Åbn menuen Funktioner<br />
Ctrl Åbn menuen Mere<br />
Ctrl + R Genopfrisk aktivt område<br />
Enter Udfør / vælg / åbn det valgte<br />
Metadatafelter<br />
Tast Beskrivelse<br />
Tab Næste felt<br />
Tab Indsæt fra Drop-down liste og hop til næste felt<br />
Shift + Tab Forrige felt<br />
Shift + Tab Indsæt fra Drop-down liste og hop til forrige felt<br />
Enter Rediger felt<br />
Backspace Delite Slet feltindhold og rediger felt<br />
Mellemrum Åbn Drop-down liste<br />
Esc Fortryd Drop-down liste<br />
35
Ctrl + S Gem<br />
36
Listevisning<br />
Tast Beskrivelse<br />
Enter Vis listeindivid i detailsiden<br />
Ctrl + Enter Vis listeindivid i sektion 5<br />
Pil Op Forrige listeindivid<br />
Pil Ned Næste listeindivid<br />
Page Down Næste side i listen<br />
Page Up Forrige side i listen<br />
End Sidste individ i listen<br />
Home Første individ i listen<br />
Mellemrum Marker / fjern markering af individ<br />
Ctrl + A Marker / fjern markering af alle<br />
Ctrl Åbn menuen Funktioner<br />
Ctrl + S Gem<br />
Esc Annullér redigering af liste<br />
Her er beskrevet de knapper og genvejstaster du kan bruge i indbliks-pop-up vinduet. Det bruges,<br />
når du skal indsætte indblikskoder og redigeringsindblik på sager, dokumenter eller parter.<br />
Pop-up vinduet består af 5 sektioner - se illustrationen nedenfor. Nogle genvejstaster gælder<br />
ligegyldigt hvor i vinduet du er, <strong>med</strong>ens andre skal benyttes i den sektion, hvor markøren befinder<br />
sig.<br />
Tast Beskrivelse<br />
Alt + O Ok-knappen - gem indhold og luk pop-up.<br />
Alt + A Annuller-knappen - luk pop-up uden at gemme ændringer.<br />
Alt + S Søg-knappen - udfører søgning ud fra de indtastede kriterier.<br />
Alt + Pil til højre Flytter de markerede indblik fra den sektion B til den sektion D.<br />
Alt + Pil til venstre Fjerner de markerede indblik fra den højre rude D.<br />
Flyt markøren mellem sektionerne A, B og D<br />
Tast Beskrivelse<br />
CTRL + Pil op Flytter markøren til sektionen umiddelbart over den, du står i.<br />
CTRL + Pil ned Flytter markøren til en sektion under den, du står i.<br />
CTRL + Pil til venstre Flytter markøren til sektionen umiddelbart til venstre for den, du står i.<br />
CTRL + Pil til højre Flytter markøren til sektionen umiddelbart til højre for den, du står i.<br />
37
Søgesektionen – Sektion A<br />
Tast Beskrivelse<br />
Enter Sætter en søgning i <strong>gang</strong> ud fra de indtastede kriterier og de afmærkede<br />
rubrikker.<br />
Mellemrum Markerer / afmarkerer rubrikkerne under søgefeltet.<br />
Venstre rude - resultatlisten – Sektion B<br />
Tast Beskrivelse<br />
Pil op Blad en op i listen.<br />
Pil ned Blad en ned i listen.<br />
Home Blad op til første i listen.<br />
End Blad til den sidste i listen.<br />
Mellemrum Marker/afmarkér det individ du står på.<br />
Enter Tag de individer, der er markeret i den venstre rude, og indsæt dem i den<br />
højre rude - listen over valgte individer.<br />
Højre rude - listen over valgte individer - sektion D<br />
Tast Beskrivelse<br />
Pil op Blad en op i listen.<br />
Pil ned Blad en ned i listen.<br />
Home Blad op til første i listen.<br />
End Blad ned til den sidste i listen.<br />
Mellemrum Marker/afmarkér det individ du står på.<br />
Ctrl + Delete<br />
eller<br />
Ctrl + Backspace<br />
Fjerner den/de markerede individer fra den højre rude - listen over valgte<br />
individer<br />
Backspace I felter <strong>med</strong> tilhørende liste åbnes listen <strong>med</strong> et tryk på Backspace - Slet<br />
bagud.<br />
38