easYourTime Komme & Gå - adm4you
easYourTime Komme & Gå - adm4you
easYourTime Komme & Gå - adm4you
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>easYourTime</strong><br />
<strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong><br />
© <strong>adm4you</strong> 2009<br />
Revision 1.31<br />
Side 1
INDHOLD<br />
Indhold ................................................................................................................ 2<br />
Teknisk system opsætning ...................................................................................... 5<br />
Licens filen ......................................................................................................... 5<br />
Rettigheder ........................................................................................................ 6<br />
Oprettelse af forbindelser .................................................................................... 7<br />
Skift sprog ......................................................................................................... 8<br />
Opstarts parametre på genvej ................................................................................. 9<br />
Parameteren /script ............................................................................................ 9<br />
Parameteren /Kiosk ............................................................................................ 9<br />
Parameteren /Maximized ....................................................................................10<br />
Navigation og generel brug af DAB .........................................................................11<br />
Hoved menuen ..................................................................................................11<br />
Genvejstaster ....................................................................................................12<br />
Genveje i dato felter ..........................................................................................13<br />
Søge vinduet .....................................................................................................14<br />
Tips i dab. .........................................................................................................14<br />
Vindues typer ....................................................................................................15<br />
Kort form .......................................................................................................15<br />
Tabel vinduer .................................................................................................16<br />
System opsætning ................................................................................................19<br />
Fanebladet <strong>Komme</strong>/gå .......................................................................................19<br />
Fanebladet Firma info .........................................................................................23<br />
Fanebladet Rapporter .........................................................................................24<br />
Fanebladet ServiceNET .......................................................................................24<br />
Opsætning af <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> ....................................................................................25<br />
Afdeling ............................................................................................................25<br />
Distrikt .............................................................................................................26<br />
Arbejdstype ......................................................................................................26<br />
Tæller ..............................................................................................................31<br />
Holdleder ..........................................................................................................33<br />
Arbejdskalender ................................................................................................33<br />
Kalender ........................................................................................................34<br />
Linie ..............................................................................................................35<br />
Pause ............................................................................................................35<br />
Tillæg ............................................................................................................35<br />
Arbejdsfunktion ..............................................................................................36<br />
Arbejdstype....................................................................................................36<br />
Helligdage.........................................................................................................37<br />
Oprettelse af helligdage. ..................................................................................38<br />
Lønperioder ......................................................................................................38<br />
Oprettelse af lønperioder .................................................................................40<br />
Skiftehold .........................................................................................................41<br />
Postnr. .............................................................................................................41<br />
Kladde navne ....................................................................................................41<br />
Profil ................................................................................................................42<br />
Profil/Arbejdstype opsætning ..............................................................................44<br />
Arbejdsfunktion .................................................................................................44<br />
Kvalifikationer ...................................................................................................45<br />
Kvalifikation Niveau ...........................................................................................46<br />
Tildel TAG .........................................................................................................46<br />
TAG læsere .......................................................................................................47<br />
Løn Satser ........................................................................................................48<br />
Fejl log .............................................................................................................48<br />
Side 2
Adgangskontrol – Arbejdsplan .............................................................................49<br />
Ugedag – sortering ............................................................................................50<br />
<strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> .......................................................................................................51<br />
Medarbejder ......................................................................................................51<br />
Medarbejder kort ............................................................................................53<br />
Medarbejder – Generelt ...................................................................................54<br />
Perioder .........................................................................................................57<br />
Oprettelse af medarbejder ...............................................................................58<br />
Tidsposter ......................................................................................................60<br />
Rettelse af tidspost .........................................................................................60<br />
Annulering af tidspost ......................................................................................61<br />
Fravær ..........................................................................................................61<br />
Beskeder .......................................................................................................62<br />
Personlige tillæg .............................................................................................63<br />
Kvalifikationer ................................................................................................63<br />
Arbejdskalender ..............................................................................................64<br />
Jobposter .......................................................................................................64<br />
Web brugere ..................................................................................................64<br />
Kladden ............................................................................................................64<br />
Udskriv ..........................................................................................................65<br />
Medarbejder ...................................................................................................66<br />
Funktioner .....................................................................................................66<br />
Korrektionskladde ..............................................................................................68<br />
Fraværskalender ................................................................................................69<br />
Fravær til godkendelse .......................................................................................70<br />
Tidspost Analyse ................................................................................................71<br />
Fraværsanalyse .................................................................................................73<br />
Tæller Totaller ...................................................................................................76<br />
Arbejdsplan.......................................................................................................77<br />
Generer Beskeder ..............................................................................................78<br />
Generer Fravær .................................................................................................80<br />
Medarbejdere på arbejde ...................................................................................81<br />
Medarbejder Kapacitet........................................................................................82<br />
Login ..................................................................................................................84<br />
Valg af arbejdskalender ......................................................................................85<br />
Indstempling og udstempling ..............................................................................85<br />
Pause stempling ................................................................................................86<br />
Funktioner ........................................................................................................88<br />
Skift afdeling. .................................................................................................88<br />
Vis Perioder ....................................................................................................88<br />
Send Besked ..................................................................................................89<br />
Vis Job Kladde ................................................................................................90<br />
Selvvalgte Tillæg ............................................................................................91<br />
Anmodning om fravær ........................................................................................92<br />
Diverse oversigter ..............................................................................................93<br />
Pauser ...........................................................................................................93<br />
Tillæg ............................................................................................................93<br />
Total for lønperiode .........................................................................................94<br />
Flex saldo ......................................................................................................94<br />
<strong>Komme</strong>/gå for sent/tidligt ...................................................................................95<br />
Udskrifter ............................................................................................................96<br />
Tidsposter pr arbejdstype ...................................................................................96<br />
Løn bilag ..........................................................................................................96<br />
Fordeling pr. arbejdstype ....................................................................................99<br />
Tidsposter – Afvigelser ..................................................................................... 100<br />
Time summering .............................................................................................. 101<br />
Planlagt Fravær ............................................................................................... 101<br />
Side 3
Tidsposter – Summeret pr. medarbejder ............................................................ 102<br />
Tidsposter –Time liste ...................................................................................... 103<br />
Flex Afvigelser ................................................................................................. 104<br />
Ofte forekommende opgaver ................................................................................ 106<br />
Oprettelse af medarbejder ................................................................................ 106<br />
Medarbejders fratrædelse ................................................................................. 108<br />
Opdateringer til systemet .................................................................................... 109<br />
Udførsel af opdateringen ................................................................................... 109<br />
Support ............................................................................................................. 111<br />
Side 4
TEKNISK SYSTEM OPSÆTNING<br />
Når du har installeret Data Application Builder klienten (i det følgende kaldet DAB) skal<br />
du sørge for at indlæse en licens fil og oprette forbindelser.<br />
Hver computer skal have en gyldig licens fil og have oprettet forbindelserne. Hvis du<br />
installerer på en terminal server kan hver burger have sin egen licens fil og forbindelser,<br />
men du kan også vælge at sætte systemet op som en central installation hvor brugerne<br />
deler forbindelserne. Dette gøres ved at foretage rettelser I DAB.INI filen.<br />
Der er 2 linier der afgør hvordan dette håndteres, nemlig:<br />
RegistryConnectionsKeyRoot=HKEY_LOCAL_MACHINE<br />
RegistrySettingsRootKey=HKEY_CURRENT_USER<br />
Ved at angive HKEY_LOCAL_MACHINE bliver indstillingerne fælles for alle brugere. Ved at<br />
bruge HKEY_CURRENT_USER bliver indstillingerne gjort individuelle for hver bruger.<br />
Den første linje afgør hvor forbindelses- og licensinformation gemmes. Det er enten i<br />
HKEY_LOCAL_MACHINE eller i HKEY_CURRENT_USER. Det er blot at ændre parameteren<br />
og genstarte DAB.<br />
Den anden linje sættes typisk til HKEY_CURRENT_USER. Her gemmes indstillingerne for<br />
størrelse på vinduer, grids og stort set alle andre indstillinger som en bruger kan ændre.<br />
Tip:<br />
Du kan installere og konfigurere DAB med licens fil og forbindelser og herefter eksportere<br />
indstillingerne ved hjælp af programmet RegEdit. Herefter kan du importere disse på<br />
andre computere, eksempelvis via et login script. Kontakt eventuelt din system teknikker<br />
for information om hvordan dette gøres.<br />
LICENS FILEN<br />
Standardopsætningen for licens filen er “Link”. I DAB.INI findes følgende linje:<br />
LicenseType=LINK<br />
Det betyder at du kan placere licens filen på en server og derefter “linke” hver enkelt<br />
klient til den fil. På denne måde kan du let opdatere licens filen.<br />
Hvis du har pc’er der ikke har adgang til netværket – som f.eks. en bærbar pc i felten –<br />
er du nødt til at kopiere licens filen til et lokalt bibliotek på computeren.<br />
Hvis du under i DAB.INI angiver andet en ”Link” for LicensType, f. eks "Copy" vil DAB gå<br />
ud fra at licens filen er placeret lokalt på pc’en<br />
For at indlæse licens filen vælger du Hjælp -> Om…<br />
Side 5
Her kan du se information om ejerskab og version. Du kan desuden klikke på knappen<br />
Vis Licens og se information om hvilke servere, databaser og objekter du har afgang til<br />
fra DAB. Klik på knappen Importer Licens Fil for at oprette ”linket” til licens filen.<br />
Tip:<br />
Information om hvor licens filen er installeret gemmes i følgende nøgle i<br />
registreringsdatabasen<br />
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\<strong>adm4you</strong>\DAB v2]<br />
"LicenseFileName"="C:\\Programmer\<strong>adm4you</strong>\DAB1.0\Poul.lic"<br />
Denne placering styres igen af DAB.INI.<br />
RETTIGHEDER<br />
I den database der ligger til grund for systemet er der oprettet tre roller, nemlig User,<br />
TeamLeder og SuperUser. Disse tre roller styrer hvilke rettigheder de forskellige<br />
medarbejdere har i systemets forskellige dele<br />
På den server hvor SQL-serveren er installeret skal der oprettes tilsvarende Security<br />
Groups, eventuelt med samme navne. På SQL serveren kan der på de nævnte roller<br />
tildeles adgang for de oprettede security groups. Herefter tildeles brugerne adgang ved<br />
Side 6
at tilknytte deres bruger ID til den relevante security group ud fra hvilke rettigheder de<br />
har behov for.<br />
De tre roller bruges på følgende måde:<br />
User: Bruges til de brugere der blot skal logge på og stemple ind og ud via login billedet<br />
i DABBS<br />
TeamLeader: Bruges til de brugere der skal kunne rette og godkende kladder og job<br />
kladder.<br />
Superuser: Bruges til de brugere der skal kunne så at sige alt, eksempelvis oprette<br />
medarbejdere, tildele TAGS, udfører system opdateringer og så videre.<br />
OPRETTELSE AF FORBINDELSER<br />
Når licens filen er på plads skal der oprettes mindst en forbindelse. DAB kan håndtere så<br />
mange forbindelser der måtte være behov for.<br />
Vælg Filer -> Databaseforbindelser.<br />
Side 7
Klik på Tilføj og angiv herefter et forbindelsesnavn. Herefter indtastes server adressen.<br />
Denne skal være identisk med den server der er angivet i licens filen. Servernavnet kan<br />
være et navn, en ip-adresse eller et link – f.eks. sql.<strong>adm4you</strong>.com<br />
Herefter skal du angive om du vil bruge integreret sikkerhed – hvilket er den anbefalede<br />
metode, hvis der køres i et domæne – eller om du vil angive et brugenavn og kodeord.<br />
Hvis du vælger at angive et brugernavn og et kodeord skal du sætte ”flueben” i feltet<br />
Husk kodeord.<br />
Vælg eller indtast herefter databasenavn og sørg for at der er sat ”flueben” i Tilslut ved<br />
opstart. Hvis dette ikke gøres vil DAB ikke automatisk oprette forbindelse til databasen<br />
ved næste opstart. Det skal i så fald gøres manuelt hver gang DAB startes.<br />
Tip:<br />
Følgende indstillinger gemmes I registreringsdatabasen og kan eksporteres og herefter<br />
importeres på andre computere.<br />
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\<strong>adm4you</strong>\DAB<br />
v2\Connections\af65ngbzv4sy3eicojqdr8kmw7tp2lxh19]<br />
"ConnectionName"="DABBS"<br />
"ServerAddress"="SERVER"<br />
"DatabaseName"="DABBS"<br />
"Username"=""<br />
"Password"="EwU8HDt2Ia4="<br />
"Authentication"="auWindows"<br />
"StorePassword"="False"<br />
"ConnectOnStartup"="True"<br />
"Encrypted"="False"<br />
SKIFT SPROG<br />
DAB er fler-sproget og hver applikation kan have et sæt oversættelser. Hver enkelt klient<br />
kan vælge sprog på følgende måde:<br />
Side 8
OPSTARTS PARAMETRE PÅ GENVEJ<br />
Som standard oprettet DAB installations programmet en genvej i startmenuen og på<br />
skrivebordet der starter DAB og hvis der er oprettet en forbindelse i DAB som automatisk<br />
tilslutter DAB til databasen så vil dette ske i forbindelse med opstarten af DAB<br />
På genvejen kan der tilføjes nogle parametre der får DAB til at starte op på en lidt anden<br />
måde.<br />
PARAMETEREN /SCRIPT<br />
Ved at anvende parameteren /script kan man få DAB til at udføre forskellige ting i<br />
forbindelse med opstarten. Eksempelvis vil /script=script.pas udføre script filen script.pas<br />
der er et standard script som tilslutter DAB til den første forbindelse der er defineret og<br />
herefter åbner form nr. 150 som i DABBS er Login vinduet (dette beskrives senere i<br />
denne vejledning).<br />
PARAMETEREN /KIOSK<br />
Denne parameter fortæller DAB at den skal skjule hovedmenuen (som normalt vises i<br />
venstre side af DAB) og menuerne øverst i DAB. Dette er kun anvendelig hvis der<br />
samtidig via parameteren /script er angivet automatisk opstart af forbindelse og<br />
Side 9
skærmbillede i en script fil. Parameteren fortæller samtidig DAB at den ikke kan lukkes<br />
på normal vis via Alt + F4 eller ved at klikke på lukke-ikonet øverst til venstre i DAB.<br />
DAB kan, når denne parameter benyttes, kun lukke ved at trykke Alt + Ctrl +<br />
Shift + F4.<br />
PARAMETEREN /MAXIMIZED<br />
Ved at benytte denne parameter fortælles DAB at den altid skal køre maksimeret og<br />
samtidig forhindres det at DAB kan minimeres. Der er således ikke direkte adgang til<br />
skrivebordet. Der kan dog opnås adgang til skrivebordet ved at trykke Windows-tasten +<br />
d.<br />
Side 10
NAVIGATION OG GENEREL BRUG AF DAB<br />
HOVED MENUEN<br />
DAB styrer hver enkelt applikation gennem en hovedmenu der har links til forms<br />
(vinduer), rapporter og funktioner. Nogle af menu punkterne har genveje, hvilket hjælper<br />
brugeren til at anvende de mest almindelige funktioner ved hjælp af tastaturet<br />
Menuen er, som det ses herover, opdelt i to hovedområder. Nederst ses de forskellige<br />
grupper i hovedmenuen. Øverst de punkter der tilhører den enkelte gruppe. De vises når<br />
der klikkes på den ønskede gruppe nederst i menuen. Hvis du er vant til at bruge<br />
Microsoft Outlook 2003, vil dette ikke være nyt for dig.<br />
Afhængig af hvilke rettigheder den enkelte bruger er tildelt vil nogle af menu punkterne<br />
ikke være tilgængelige.<br />
Tip:<br />
For at få mere plads på DAB’s skrivebord kan man lukke hovedmenuen helt ved at klikke<br />
på denne knap.<br />
Side 11
Øverst i DAB programmet findes der en række små ikoner.<br />
Med disse ikoner kan du foretage følgende handlinger:<br />
GENVEJSTASTER<br />
Bladre tilbage til den første post i tabellen.<br />
Bladre tilbage til forrige post i tabellen.<br />
Bladre frem til den næste post i tabellen.<br />
Bladre frem til den sidste post i tabellen.<br />
Slette den aktuelle post. Dette kan også gøres ved at trykke F4.<br />
Tilføj en post til tabellen. Det kan også gøres ved at trykke F3.<br />
Sæt det valgte felt i redigeringstilstand. Dette kan også gøres ved at trykke<br />
F2.<br />
Skriv ændringer i det valgte felt til databasen.<br />
Opdatere skærmbilledet med de ændringer der er lavet i tabellen.<br />
Annullere ændringer der endnu ikke er skrevet til databasen.<br />
Åbner et søgevindue. Dette kan også gøres ved at trykke Ctrl + B.<br />
De fleste steder i DAB er det muligt at gøre brug af genvejstaster. For alle skærmbilleder<br />
er der nogle funktionstaster der altid er gældende.<br />
F2 Sætter det valgte felt i redigeringstilstand. Det svarer til at<br />
klikke i feltet med musen.<br />
F3 Opretter/tilføjer en ny post i en tabel. Dette gælder både for<br />
tabelvinduer og kort-vinduer.<br />
F4 Sletter den valgte post. Dette gælder både for tabelvinduer<br />
og kort-vinduer.<br />
F6 I skærmbilleder hvor der benyttet opslagsfelter som dette<br />
aktiveres opslagsfunktionen. Dette åbner et nyt<br />
vindue hvor der kan vælges fra.<br />
Alt + ”pil ned” Aktiverer ”drop-down” liste med valgmuligheder ved denne<br />
type felter . Desuden kan man, hvis man har en<br />
ide om hvilke valgmuligheder der er tilgængelige begynde at<br />
taste de første bogstaver, så vises de valgmuligheder der er<br />
tilgængelig som starter med det indtastede.<br />
Alt + ”x”, Ctrl + ”x” Mange dele af DAB kan bruges ved hjælp af genvejstaster.<br />
Der hvor der er muligt er der, hvis der er oprettet genveje,<br />
angivet hvilke taster der benyttes, f. eks Ctrl + F5. Andre<br />
genveje er angivet med en understregning af hvilket bogstav<br />
der benyttes sammen med Alt-tasten. For eksempel vil OK<br />
Side 12
GENVEJE I DATO FELTER<br />
knapper være mærket med OK (O er understreget). Det<br />
betyder at OK knappen kan aktiveres ved at trykke Alt + O.<br />
I dato feltet findes der nogle forkortelser der kan indtastes i stedet for datoer. Når der<br />
klikkes videre til et andet felt eller klikkes på en knap vil den relevante dato blive indsat.<br />
Det drejer sig om følgende:<br />
BOM Beginning Of Month. Denne indsætter første dag i<br />
indeværende måned som dato.<br />
EOM End Of Month. Denne indsætter sidste dag i indeværende<br />
måned som dato.<br />
YES Yesterday. Indsætter dagen i går som dato.<br />
TOD Today. Indsætter indeværende dag som dato.<br />
TOM Tomorrow. Indsætter dagen i morgen som dato.<br />
M Monday. Indsætter næste mandag som dato.<br />
TU Tuesday. Indsætter næste tirsdag som dato.<br />
W Wednesday. Indsætter næste onsdag som dato.<br />
THU Thursday. Indsætter næste torsdag som dato<br />
FRI Friday. Indsætter næste fredag som dato.<br />
SA Saturday. Indsætter næste lørdag som dato.<br />
SU Sunday. Indsætter næste søndag som dato.<br />
Følgende genveje er afhængige af at SQL serveren kører med ’Danish’ (Dansk) som<br />
sprog. Køres der med engelsk sprog vil dagen være forskudt 1 dag da ugen efter<br />
engelsk/amerikansk kalender starter om søndagen.<br />
FIR First. Indsætter første dag i indeværende uge (mandag) som<br />
dato.<br />
SEC Second. Indsætter anden dag i indeværende uge (tirsdag)<br />
som dato<br />
THI Third. Indsætter tredje dag i indeværende uge (onsdag) som<br />
dato.<br />
FO Fourth. Indsætter fjerde dag i indeværende uge (torsdag)<br />
som dato.<br />
FIF Fifth. Indsætter femte dag i indeværende uge (fredag) som<br />
dato.<br />
SI Sixth. Indsætter sjette dag i indeværende uge (lørdag) som<br />
dato<br />
Side 13
SEV Seventh. Indsætter syvende dag i indeværende uge (søndag)<br />
som dato.<br />
SØGE VINDUET<br />
Det er muligt at søge i både tabel-fvinduer og kort-vinduer (disse beskrives i næste<br />
afsnit). Dette gøres ved at klikke på ikonet eller ved at trykke Ctrl + B. Dette åbner<br />
et nyt vindue som dette:<br />
Søgningen vil foregå i det felt der er valg i tabellen eller på kort-vinduet.<br />
TIPS I DAB.<br />
For de fleste felter i skærmbillederne er der hjælp at hente ved at holde musen hen over<br />
et ønsket felt og derefter kigge på statuslinjen nederst i DAB. Her vise en kort<br />
beskrivelse af feltet:<br />
Side 14
VINDUES TYPER<br />
DAB har 2 typer vinduer (også kaldet forms). Et kort-vindue der viser indholdet af en<br />
enkelt post eller en tabel-form der viser en eller flere poster. Disse 2 typer kan<br />
kombineres på en form som en master-detail form. DAB kan have lige så mange datasets<br />
tilknyttet på en form som der er brug for.<br />
KORT FORM<br />
Denne type bruges primært til at vise enkelte poster med mange felter, som f. eks<br />
medarbejder tabellen.<br />
Denne form viser information fra medarbejdertabellen. Den kan deles op på 1 eller flere<br />
faneblade og have menu knapper med undermenuer som i dette tilfælde.<br />
DAB gemmer ændringer med det samme, så hvis du lukker et vindue ved at klikke OK<br />
eller ved at trykke på Esc-tasten gemmes informationen. Nogle felter tvinger databasen<br />
til at gemme informationen med det samme som f. eks Postnr. feltet i vinduet herover.<br />
Efter at du har indtastet postnummeret gemmes det og bynavnet vises, hvis det kan<br />
findes. Nogle felter tvinger ikke databasen til at gemme informationer, som f. eks Navn<br />
feltet, hvilket betyder at hvis du får indtastet noget ved en fejltagelse så kan du ved at<br />
klikke på Annuller sørge for at ændringen bliver ignoreret.<br />
Du kan flytte rundt mellem felterne ved hjælp af TAB tasten som i normale Windows<br />
programmer – Shift + TAB flytter baglæns. DAB applikationer er ”tastatur venlige”, så<br />
det er muligt at navigere rundt udelukkende ved hjælp af tastaturet. I dette tilfælde kan<br />
du eksempelvis bruge Alt+m til at aktivere Medarbejder knappen eller Alt + s til at vælge<br />
fanebladet Opsætning.<br />
Tip:<br />
Denne type opslagsfelter kan aktiveres ved at trykke F6.<br />
Side 15
TABEL VINDUER<br />
Disse er de meste almindelige forms i DAB applikationer. De har mange effektive<br />
faciliteter til at filtrere, sortere, gruppere o.s.v.<br />
Du kan definere filtre ved at klikke på pilen til højre for feltnavnet. Herefter vises en liste<br />
over mulige valg eller du kan vælge at opbygge dit eget filter ved at vælge Custom.<br />
Hvis en filtrering er aktiv, så vises det nederst i vinduet.<br />
Ved at klikke på knappen med det lille kryds fjernes filtreringen permanent. Ved at klikke<br />
”fluebenet” væk sættes filtreringen midlertidigt ud af kraft og kan derefter aktiveres igen<br />
med at sættet ”fluebenet” igen.<br />
Du kan sortere på koloner ved ganske enkelt at klikke på feltnavnet. Bemærk den lille<br />
trekant der vises til højre i overskriftsfeltet. Den viser om der sorteres i stigende eller<br />
faldende orden.<br />
Side 16
Hvis du klikker en gang mere sorteres listen i faldende orden<br />
Du kan også ganske enkelt gruppere på et eller flere niveauer som du måtte ønske. Du<br />
trækker ganske enkelt de enkelte felter om i grupperings-området.<br />
Alle disse indstillinger gemmes i registreringsdatabasen, så når brugeren åbner vinduet<br />
næste gang så huskes indstillingerne som de var da vinduet blev lukket. Bemærk dog at<br />
hvis der er lavet ændringer til skærmbilledet (disse udføres af Adm4you) vil filtreringer<br />
m.v. blive nulstillet.<br />
Du kan gendanne indstillinger ved at klikke på et felt navn med højre musetast.<br />
Herefter kan du bruge disse muligheder – f. eks Clear sorting der fjerner evt. sortering<br />
og endda gemme kolonner eller tilføje dem til tabellen ved hjælp af Field Chooser.<br />
Side 17
Hvis du højreklikker i tabellen får du menuen som vist herunder. Her kan du vælge at<br />
eksportere indholdet af tabellen til forskellige filformater. Du kan også vælge at<br />
eksportere direkte til Excel.<br />
Export to Excel funktionen er særdeles anvendelig og den sørger for at eventuel<br />
filtrering, gruppering og sortering også bliver eksporteret.<br />
Side 18
SYSTEM OPSÆTNING<br />
Systemopsætning styrer hvordan <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet agerer i de forskellige dele af<br />
systemet. De bør kun rettes hvis det er absolut nødvendigt. I tvivlstilfælde bør Adm4you<br />
kontaktes inden.<br />
FANEBLADET KOMME/GÅ<br />
I opsætning til <strong>Komme</strong>/<strong>Gå</strong> har du følgende muligheder:<br />
Auto indsæt medarbejdere Denne indstilling afgør om der automatisk oprettes kladde<br />
linjer for de enkelte medarbejdere der er markeret som<br />
aktive (dette beskrives senere) på de dage de forventes at<br />
møde ifølge deres arbejdskalender.<br />
Auto indsæt fravær Denne indstilling afgør om der automatisk oprettes fravær i<br />
kladden for de enkelte medarbejdere. Fraværet skal være<br />
oprettet for den enkelte medarbejder i forvejen (dette<br />
beskrives senere).<br />
Autogodkend Denne indstilling afgør om der foretages automatisk<br />
godkendelse af kladde linjer, hvor medarbejderne er<br />
stemplet ind og ud som forventet ifølge deres<br />
arbejdskalender og at deres pauser også svarer til<br />
arbejdskalenderens. Automatisk godkendelse finder kun sted<br />
Side 19
i de tilfælde hvor der kun er én linie med ind og<br />
udstempling. Er der flere semplingslinier, f.eks. på grund af<br />
skift af afdeling i løbet af dagen, autogodkendes linien ikke.<br />
Selvvalgt tillæg Angiver om medarbejderne via login billedet har mulighed<br />
for selv at vælge tillæg ud over de tillæg der er oprettet i<br />
deres arbejdskalender.<br />
Ændre afdeling Angiver om medarbejderne, via login billedet, har mulighed<br />
for at skifte afdeling i løbet af dagen. Dette har betydning<br />
hvis deres registrerede tid skal fordeles på de enkelte<br />
afdelinger.<br />
Benyt mail funktion Angiver om der skal benyttes nogle af de mail funktioner der<br />
er indbygget i DABBS. Dette kræver at der installeres et<br />
mailprogram (xp_smtp_sendmail) på SQL serveren. I<br />
tvivlstilfælde kontaktes Adm4you<br />
Standard mail modtager Hvis mail funktionerne benyttes skal der angives en e-mail<br />
adresse på en standard mail modtager. Hvis der af en eller<br />
anden grund ikke kan findes en mail adresse på den person<br />
der skal sendes en mail til, så bliver mailen i stedet sendt til<br />
standard mail modtageren. Dette sikrer at der ikke går mails<br />
tabt.<br />
Brug mail ved nyt fravær Fra logen billedet har medarbejderne mulighed for at<br />
anmode om fravær (ferie, afspadsering o.s.v.). Hvis denne<br />
funktion er aktiveret vil systemet forsøge at sende en<br />
besked til medarbejderens holdleder om at der er oprettet<br />
en anmodning om fravær. Dette forudsætter at der er<br />
angivet en e-mail adresse på holdlederen (dette beskrives<br />
senere).<br />
Mail ved bogfør fravær Angiver om der skal sendes en e-mail til den enkelte<br />
medarbejder når der bogføres fravær fra kladden. Dette<br />
kræver at der er angivet en e-mail adresse på de enkelte<br />
medarbejdere.<br />
Mail server Her angives navnet eller IP-adressen på den server der<br />
benyttes til afsendelse af mails fra DABBS<br />
Fraværskalender dage bagud<br />
Denne indstilling afgør hvor mange dage tilbage i tiden der<br />
vises fravær i fraværskalenderen.<br />
Fraværskalender dage frem Denne indstilling afgør hvor mange dage frem i tiden der<br />
vises fravær i fraværskalenderen.<br />
Standard sprog kode Denne indstilling afgør på hvilket sprog fejlmeddelelser,<br />
udskrifter o.s.v. vises. Denne indstilling bør normalt ikke<br />
ændres.<br />
Ekstra medarbejder vindue Vises hvilket vindue der bruges hvis der er tilføjet specielle<br />
funktioner vedr. medarbejdere. Denne indstilling bør ikke<br />
ændres.<br />
Side 20
Login Skærm Bredde Denne indstilling styrer bredden på login billedet. Denne<br />
indstilling bør ikke ændres.<br />
Login Skærm Højde Denne indstilling styrer højden på login billedet. Denne<br />
indstilling bør normalt ikke ændres.<br />
Vis Login Maksimeret Hvis denne indstilling aktiveres vil login billedet altid blive<br />
vist i maksimeret tilstand. Denne indstilling ignorerer<br />
indstillingerne Login Skærm Bredde og Login Skærm Højde.<br />
Firma navn i udskrifter Angiver om der skal vises firma oplysninger (navn, adresse<br />
telefon o.s.v.) i udskrifter. Dette forudsætter at der under<br />
fanebladet Firma info. er angivet de relevante oplysninger.<br />
Dette har pt. betydning for udskrifterne Lønbilag og<br />
Tidsposter pr. arbejdstype. Disse beskrives senere.<br />
Antal Fraværsdage Frem Denne indstilling styrer hvor mange dage frem der vises<br />
fravær for i login billedet.<br />
Vis Mødetid På Login Angiver om der i den oversigt, der kan vises på Login,<br />
vinduet over fremmødte medarbejdere også vises<br />
mødetidspunkt.<br />
Vis Slet På Login/Fravær Angiver om der i fraværs funktionen på Login billedet skal<br />
være mulighed for at slette fravær.<br />
Vis Første Stempling på Login<br />
Angiver om der i oversigt, på login vinduet, over fremmødte<br />
medarbejdere vises første stempling eller møde tid<br />
korrigeret i forhold til arbejdskalender (dette beskrives<br />
senere).<br />
Filtrer Arbejdstype på Login Angiver om der skal ske en filtrering af de arbejdstyper der<br />
kan vælges mellem ved for sen/tidlig ind/ud stempling ud fra<br />
medarbejderens profil (dette beskrives senere)<br />
Antal Dage I Info Pane Denne indstilling bruges til at styre hvor mange dage der<br />
vises i de kalender vinduer der benyttes i DABBS.<br />
Brug kun TAG Denne indstilling styrer om medarbejder kun kan stemple<br />
ind og ud ved hjælp af TAGS<br />
Maks. længde arbejdsdag Denne indstilling afgør hvor lang en arbejdsdag maksimalt<br />
kan være. Overskrides denne vil medarbejderen ved næste<br />
login skulle stemple ind på en ny arbejdsdag. Denne<br />
indstilling afgør desuden hvornår der indsættes slut tid på en<br />
medarbejder hvis Brug autoindsæt slut tid er aktiveret (se<br />
herunder).<br />
Vælg arbejdskalender hver uge<br />
Denne indstilling afgør om medarbejderne skal vælge en<br />
arbejdskalender når de stempler ind første gang i en given<br />
uge.<br />
Maskeret login tekst Denne indstilling afgør om den medarbejderkode der<br />
indtastes ved login vises i klar tekst eller som<br />
prikker/stjerner.<br />
Side 21
Brug autoindsæt slut tid Denne indstilling afgør om der automatisk indsættes en slut<br />
tid på medarbejdere når Maks. længde arbejdsdag (se<br />
herover) er overskredet. Hvis dette er tilfældet indsættes<br />
den tid medarbejderen ifølge arbejdskalenderen skulle være<br />
gået hjem. Denne funktion kræver at der foretages en<br />
speciel opsætning på SQL serveren. Kontakt Amd4you hvis<br />
den funktion ønskes aktiveret.<br />
Vis medarbejdere på arbejde<br />
Denne indstilling styrer om der på login billedet vises en<br />
oversigt over de medarbejdere der er stemplet ind.<br />
Vis fravær på login Angiver om der vises en oversigt over fraværende<br />
medarbejdere på login billedet.<br />
Vis perioder på login Angiver om medarbejderne skal have adgang til at se deres<br />
stemplinger fra tidligere lønperioder på login billedet.<br />
Brug Finger Print Læser Angiver om der kan foretages login ved hjælp af aflæsning af<br />
fingeraftryk. Dette kræver installation af ekstra udstyr og<br />
anvendes derfor kun efter aftale med Adm4you.<br />
TAG forsinkelse Angiver hvor mange sekunder der skal gå mellem hver<br />
indlæsning af en TAG før det opfattes som to forskellige<br />
stemplinger.<br />
Kladde Vis Pause Tid Angiver om den samlede pause tid skal vises i kladde linien i<br />
øverste del af kladden<br />
Kladde Vis Total Tid Angiver om den samlede tid i timer og minutter skal vises i<br />
kladde linien i øverste det af kladde.<br />
Kladde Vis Total Tid Decimal Angiver om den samlede tid, i decimal form, skal vises i<br />
kladde linien i den øverste del af kladden.<br />
Kladde Vis Smiley Angiver om der skal vises en smiley i kladde linien som<br />
angivelse af kladde liniens status.<br />
Kladde Vis Tillægstid Angiver om den samlede tilllægstid skal vises i kladde linien i<br />
den øverste del af kladden.<br />
Side 22
FANEBLADET FIRMA INFO<br />
I dette faneblad kan der angives firma oplysninger til brug ved udskrifter hvor visning af<br />
firma information er understøttet. Dette drejer sig pt. om udskrifterne Lønbilag og<br />
Tidsposter pr. arbejdstype.<br />
Side 23
FANEBLADET RAPPORTER<br />
På dette faneblad vises hvilke rapporter der benyttes til forskellige udskrifter. Disse<br />
ændres kun efter aftale med Adm4you.<br />
FANEBLADET SERVICENET<br />
Benyt adgangskontrol i arbejdsplan Denne indstilling angiver om der skal benyttes<br />
adgangskontrol i arbejdsplanen (dette beskrives<br />
senere).<br />
Øvrige indstillinger under ServiceNET benyttes ikke i <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet.<br />
De øvrige faneblade i vinduet benyttes ikke i forbindelse med <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet.<br />
Side 24
OPSÆTNING AF KOMME & GÅ<br />
I hovedmenuen kan du i gruppen <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> Opsætning definere eksempelvis<br />
arbejdskalendere, arbejdstyper etc. Dette beskrives i det efterfølgende.<br />
AFDELING<br />
I dette vindue vises og vedligeholdes oversigten over de afdelinger der findes i firmaet.<br />
Nye afdelinger kan tilføjes ved at trykke F3 og derefter angive en entydig afdelingskode<br />
og en beskrivelse af afdelingen.<br />
Side 25
DISTRIKT<br />
I dette vindue vises og vedligeholdes oversigten over de distrikter der måtte bruges i<br />
firmaet. Nye distrikter kan tilføjes ved at trykke F3 og derefter angive en entydig<br />
distriktskode og et navn på distriktet.<br />
ARBEJDSTYPE<br />
Arbejdstyper bruges til at angive hvad det er for en slags tid en medarbejder registrerer.<br />
Arbejdstype Et kort entydigt navn til den pågældende arbejdstype<br />
Beskrivelse En kort beskrivelse af arbejdstype<br />
Type Angiver hvilken art arbejdstype har. Her kan der vælges<br />
mellem Absence (fravær), Flex, Extra (Tillæg), Cause(Årsag)<br />
eller Normal (Normal arbejdstid). Årsagskoder bruges<br />
primært til at lave en angivelse i kladden, i form af en<br />
Side 26
emærkning, når eksempelvis en stempling ligger på et<br />
tidspunkt der ikke er forventet. Der kan dog laves tilføjelser<br />
til systemet der gør at årsagskoder behandles på en specifik<br />
måde. Dette kan implementeres af Adm4you.<br />
Overtids Kode Denne kode angiver i forhold til forskellige beregninger i<br />
systemet at der er tale om reel overtid, dels bruges den i<br />
visse situationer ved overførsel til eksterne systemet, f.eks.<br />
et lønsystem. Dette felt udfyldes kun i samarbejdere med<br />
Adm4you.<br />
Lønart Kan indeholde den lønart der bruges i lønsystemet for den<br />
pågældende arbejdstype. Er især nyttig hvis der foretages<br />
overførsel fra <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet til et lønsystem.<br />
Tæl Som Normaltid Angiver om denne arbejdstype tæller som normal tid i<br />
forskellige beregninger. Denne indstilling anvendes efter<br />
aftale med Adm4you.<br />
Dag Angiver om registreringer på den pågældende arbejdstype<br />
registreres som en hel dag.<br />
Specificer Angiver om arbejdstype skal specificeres i eventuelle<br />
udskrifter eller om der kun medtages en summering af<br />
arbejdstypen.<br />
Autoudfyld Angiver om start- og sluttid udfyldes automatisk i kladden<br />
for den pågældende arbejdstype<br />
Udfyld Pause Angiver om pauser automatisk indsættes i kladden for den<br />
pågældende arbejdstype.<br />
Side 27
Beregn Pauser Angiver om de pauser der er oprettet i kladden - og ligger<br />
inden for det tidsrum en kladdelinje med denne arbejdstype<br />
dækker –skal beregnes.<br />
Udfyld Tillæg Angiver om tillæg automatisk udfyldes i kladden for den<br />
pågældende arbejdstype.<br />
Beregn Tillæg Angiver om de tillæg der er oprettet i kladden - og ligger<br />
inden for det tidsrum en kladdelinje med denne arbejdstype<br />
dækker – skal beregnes.<br />
Faktor Denne bruges i forbindelse med bogføringen af kladden og<br />
angiver med hvilken faktor det registrerede time antal<br />
ganges op. Hvis der f.eks. er registreret 1 times<br />
overarbejder og faktoren på den aktuelle arbejdstype er<br />
sattil 1,5 vil der blive bogført 1,5 times overarbejde i<br />
tidsposterne.<br />
Min. Tid Før Beregning før beregning af tillæg<br />
Angiver hvor mange timer og minutter der minimum skal<br />
arbejdes før at tillægget kan optjenes. Eksempelvis kan det<br />
angives at der skal arbejdes over i minimum 5 minutter før<br />
tillægget beregnes. Når de fem minutter er nået vil tillægget<br />
så blive beregnet for det tidsrum det er defineret til –<br />
inklusive de fem minutter.<br />
Kalender Farve Angiver hvilken farve arbejdstype skal angives med i<br />
fraværskalenderen. Gælder kun for arbejdstyper der er<br />
oprettet som Absence (Fravær). Der kan vælges mellem<br />
Ingen farve (feltet er blankt), rød (Red), orange (Orange),<br />
gul (Yellow), grøn (Green), blå (Blue).<br />
Overfør til Outlook Angiver om arbejdstyper der er oprettet som fravær<br />
(Absence) skal overføres til Outlook. Dette kræver speciel<br />
opsætning og bruges normalt ikke i <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong>.<br />
Outlook Etiket Angiver med hvilken etiket arbejdstypen vises med i<br />
Outlook.<br />
Side 28
Sortering Angiver i hvilken rækkefølge arbejdstyperne skal vises i<br />
oversigter der vises når medarbejder eksempelvis møder for<br />
tidligt. Da der er mulighed for at angive om arbejdstype skal<br />
vises når medarbejdere kommer for sent/tidligt eller går for<br />
sent/tidlig er det mulig at angive samme sorterings<br />
rækkefølge på forskellige arbejdstyper.<br />
Vis På Login/Periode Total Angiver om denne arbejdstype medtages i den summering af<br />
timer pr. arbejdstype for indeværende løn periode, der kan<br />
vises på login billedet.<br />
Vis På Møde For Tidlig Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge<br />
den pågældende arbejdstype hvis vedkommende møder for<br />
tidligt i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen.<br />
Vis På Møde For Sent Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge<br />
den pågældende arbejdstype hvis vedkommende møder for<br />
sent i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen.<br />
Vis På Stop For Tidlig Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge<br />
den pågældende arbejdstype hvos vedkommende går for<br />
tidligt i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen.<br />
Vis På Stop For Sent Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge<br />
den pågældende arbejdstype hvis vedkommende går senere<br />
end hvad der er angivet i arbejdskalenderen.<br />
Vis Ved Ikke Arbejdsdag Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge<br />
den pågældende arbejdstype hvis medarbejderen stempler<br />
ind en dag hvor han/hun ud fra arbejdskalenderen ikke<br />
skulle møde. Hvis dette benyttes skal feltet Check hvis ikke<br />
arbejdsdag aktiveres på medarbejderens profil (Dette er<br />
beskrevet tidligere i denne vejledning). Når medarbejdere<br />
Side 29
vælger en af de relevante arbejdstyper indsættes en<br />
bemærkning i kladden med beskrivelsen af den valgte<br />
arbejdstype.<br />
Procedure ved komme Angiver om der skal udføres specielle ting ved indstempling<br />
på den pågældende arbejdstype. Dette bør kun ændres i<br />
samarbejde med Adm4you<br />
Procedure ved gå Angiver om der skal udføres specielle ting ved udstempling<br />
på den pågældende arbejdstype. Dette bør kun ændres i<br />
samarbejde med Adm4you.<br />
Procedure ved kladde start Angiver om der skal udføres specielle ting hvis en<br />
medarbejders starttid i kladde ændres. Dette bør kun<br />
ændres i samarbejde med Adm4you<br />
Procedure ved kladde slut Angiver om der skal udføres specielle ting hvis en<br />
medarbejders slut tid i kladden ændres. Dette bør kun<br />
ændres i samarbejder med Adm4you.<br />
Procedure ved bogføring Angiver om der skal udføres specielle ting ved bogførings af<br />
tidsposter med den pågældende arbejdstype. Dette bør kun<br />
ændres i samarbejde med Adm4you.<br />
Selvvalg Angiver om medarbejdere har ret til at vælge denne<br />
arbejdstype som selvvalgt tillæg fra login vinduet. Dette<br />
kræver at det i system opsætningen er angivet at<br />
medarbejdere selv kan vælge tillæg. Dette er beskrevet<br />
tidligere i denne vejledning.<br />
Afrund tid til Angiver om der skal ske afrunding af den registrerede tid.<br />
Eksempelvis kan overtid afrundes til nærmeste kvarter<br />
(00:15:00). Så vil eksempelvis 5 minutters overtid blive<br />
rundet af til 0 minutter mens 12 minutters overtid vil blive<br />
rundet op til 15 minutter.<br />
Side 30
Export Type Angiver hvordan denne arbejdstype eksporteres ved<br />
udlæsning til et lønsystem. Der kan vælges mellem timer<br />
(Hours) og enheder (Units).<br />
Antal Enheder Angiver hvor mange enheder der skal eksporteres for denne<br />
arbejdstype hvis kolonnen Export Type er sat til ”Units”.<br />
TÆLLER<br />
Tællere bruges til at lave summeringer af forskellige arbejdstyper med samme art. Har<br />
man f. eks flere flex typer (Flex Optjent, Flex Forbrugt) kan man ved at definere tællere<br />
få systemet til at lave saldo beregninger på begge typer.<br />
I den øverste del af vinduet oprettes de tællere der måtte ønskes. I den nederste del af<br />
vinduet angives hvilke arbejdstyper der skal indgå i tælleren samt med hvilken faktor de<br />
skal indgå. Som det fremgår, kan faktoren være negativ.<br />
Ved klikke på knappen Tæller får du mulighed for at se en specifikation, d.v.s. en<br />
optælling af hvor mange timer, de enkelte medarbejdere har registreret.<br />
Denne oversigt vil ligne det følgende:<br />
Side 31
Her vises for hver medarbejder det registrerede antal timer pr. arbejdstype for<br />
henholdsvis bogførte poster, ikke bogførte poster og ikke bogførte tillæg (bogførte tillæg<br />
vis blive vist under bogførte poster.<br />
Ved at klikke på + tegnet til højre i post tabeller kan du få vist de enkelte poster:<br />
Tabellen vil herefter kunne se således ud:<br />
Side 32
HOLDLEDER<br />
Holdlederne angiver hvem der forventes at godkende den enkelte medarbejders kladde.<br />
Medarbejderen tildeles en holdleder ved ganske enkelt at tilføje holdlederens<br />
Medarbejder ID på Medarbejder kortet for den pågældende medarbejder. Holdlederen vil<br />
herefter automatisk figurere i denne oversigt og vil fremover kunne vælges herfra.<br />
ARBEJDSKALENDER<br />
Arbejdskalenderen er en af hjørnestenene i <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet. Oplysningerne i<br />
arbejdskalenderen bruges til at beregne forventede arbejdstider, pauser tillæg osv. For<br />
de enkelte medarbejdere.<br />
Hver medarbejder skal derfor være tilknyttet enten en arbejdskalender eller et skiftehold,<br />
som kan består af flere arbejdskalendere. Skiftehold beskrives senere.<br />
Side 33
KALENDER<br />
Arbejdskalendervinduet er delt op i flere dele. Øverst vises selv kalender definitionen:<br />
Her angives navnet på arbejdskalenderen ligesom der kan angives en kort beskrivelse af<br />
kalenderen.<br />
Herefter skal der tages stilling til tolerancerne for den enkelte kalender. Tolerancerne<br />
bruges til at justere medarbejderens reelle indstempling i forhold til den forventede start<br />
og/eller slut tid. Hvis, f. eks, tolerance før start er sat til 15 minutter og medarbejderen<br />
forventes at møde kl. 07:00 så ville alle indstemplinger i tidsrummet 06:45 til 07:00<br />
blive korrigeret til kl. 07:00<br />
Hvis medarbejderne på en arbejdskalender skal have mulighed for at ”flekse” kan der i<br />
feltet flex angives en arbejdskalender til dette. Desuden kan der angives en løn periode<br />
for den enkelte arbejdskalender. Dette er dog ikke tvungent da kalenderne kan benyttes<br />
uden.<br />
Side 34
Kolonnen Total Tid beregnes automatisk ud fra angivelserne i kalender linierne<br />
(beskrevet herunder).<br />
Vær opmærksom på at uden en angivelse af lønperiode vil funktioner i login billedet<br />
(dette beskrives senere i denne vejledning), der viser medarbejderes forskellige<br />
optællinger af registreret tid ikke være tilgængelige.<br />
LINIE<br />
I Linie oversigten vises hvilke dage den pågældende arbejdskalender omfatter – med<br />
andre ord: Hvilke dage de tilknyttede medarbejder forventes at møde.<br />
Her indsættes de dage der skal indgå i kalenderen. For hver dag angives et start- og<br />
sluttidspunkt. Desuden er der mulighed for at angive inden for hvilke tidsrum der kan<br />
”flekses” omkring mødetid og gå-hjem tid. Disse bruges i forbindelse med udskriften Flex<br />
Afvigelser der beskrives senere i denne vejledning.<br />
PAUSE<br />
For hver arbejdskalender er det muligt at angive hvornår medarbejderne holder pauser.<br />
Her angives starttidspunkt og længden af pausen. Desuden kan det angives om pausen<br />
er betalt eller ej. Er pausen ikke betalt modregnes pausens længde i medarbejderens<br />
samlede arbejdstid de dage hvor pauserne er gældende.<br />
Hvis feltet Relativ er valgt indikerer starttidspunktet hvor mange timer medarbejderen<br />
skal have været på arbejde før pause holdes. Er feltet ikke valgt er starttidspunktet det<br />
faktiske klokkeslæt hvor pausen starter.<br />
Endelig kan der markeres hvilke ugedag pausen gælder for.<br />
TILLÆG<br />
Til hver arbejdskalender kan der tilknyttes en række tillæg.<br />
Side 35
Her kan der angives et start- og sluttidspunkt samt en arbejdstype for hvert tillæg.<br />
Hvis feltet Relativ er valgt indikerer starttidspunktet hvor mange timer og minutter<br />
medarbejderen skal have været på arbejde før han/hun begynder at optjene tillægget og<br />
slut tidspunktet indikerer hvor mange timer og minutter tillægget gælder. Er feltet<br />
Relativ ikke valgt angiver Start og Slut de reelle tidspunkter hvor optjening af tillægget<br />
starter og slutter.<br />
Endelig kan det angives hvilke af ugens dage tillægget gælder for.<br />
ARBEJDSFUNKTION<br />
Arbejdsfunktion benyttes til at angive hvilke grupper at medarbejdere der kan, eller ikke<br />
kan, optjene et givet tillæg. Dette gør det muligt at differentiere tillæggene på flere<br />
medarbejdere der måtte være tilknyttet samme arbejdskalender.<br />
Er der ikke angivet nogen arbejdsfunktion til et givet tillæg kan alle medarbejdere<br />
optjene det.<br />
Ved at angive en eller flere arbejdsfunktioner og vælge Får tillæg vil de medarbejdere der<br />
er tilknyttet den angivne arbejdsfunktion (dette angives på medarbejderkortet under<br />
Opsætning) kunne optjene tillægget.<br />
Ved at fjerne ”fluebenet” ved Får tillæg sikrer man at den angivne arbejdsfunktion ikke<br />
optjener det pågældende tillæg.<br />
ARBEJDSTYPE<br />
Arbejdstype benyttes til at angive om medarbejdere kan optjene et tillæg eller ej når der<br />
er stemplet ind på en given arbejdstype<br />
Side 36
Hvis der eksempelvis kan optjenes visse tillæg under sygdom kan arbejdstypen, der<br />
benyttes ved sygdom indsættes.<br />
Er der sat ”flueben” ud for arbejdstypen kan det givne tillæg optjenes mens der arbejdes<br />
under den pågældende arbejdstype. Er der ikke sat ”flueben” ud for arbejdstypen angiver<br />
det at der ikke kan optjenes det pågældende tillæg mens der arbejdes under den givne<br />
arbejdstype.<br />
HELLIGDAGE<br />
Hvis helligdage oprettes i systemet vil der, når der dagligt oprettes kladdelinjer<br />
automatisk, blive taget højde for disse.<br />
For at oprettelse af helligdage i kladden skal fungere, skal helligdage være oprettet for<br />
hver enkelte arbejdskalender. Ved at klikke på knappen Dage og vælge punktet Opret<br />
Helligdage er der adgang til, på en nem måde, at oprette disse helligdage.<br />
Side 37
OPRETTELSE AF HELLIGDAGE.<br />
Øverst angives for hvilket år der skal oprettes helligdage.<br />
Derefter skal der vælges en arbejdstype der indsættes i kladden når der er tale om en<br />
helligdag.<br />
Det er desuden muligt at angive om 1. Maj og grundlovsdag skal oprettes som<br />
helligdage. Dette er valgfrit. Bemærk at arbejdstypen for første maj og grundlovsdag vil<br />
blive den samme som for de øvrige helligdage.<br />
Derefter angives for hvilke arbejdskalendere der skal oprettes helligdage. Dette gøres<br />
ved at sætte ”flueben” i feltet Opret Dage” i tabellen der viser de eksisterende<br />
arbejdskalendere.<br />
Endelig klikkes der på knappen Opret Dage. Efter et kort øjeblik er dagene oprettet. Hvis<br />
helligdagene eksisterer i forvejen, for det angivne år, bliver de ikke oprettet igen.<br />
Ønskes der forskellig arbejdstype på nogle af arbejdskalenderne gøres dette ved først at<br />
markere de arbejdskalendere der skal have én arbejdstype og oprette helligdage for<br />
disse og derefter ændre arbejdstypen og markere de kalendere der skal have den nye<br />
arbejdstype og oprette helligdagene for disse.<br />
LØNPERIODER<br />
Ved at vælge dette punkt åbnes et vindue hvor de lønperioder der benyttes i systemet<br />
kan oprettes og vedligeholdes.<br />
Side 38
I den øverste del af vinduet angives en entydig kode for hver type lønperiode lige som<br />
der kan angives en kort beskrivelse af løn perioden. I feltet Løn system format angives<br />
hvilket format der benyttes hvis der foretager overførsel til lønsystem. Dette benyttes<br />
kun hvis det på forhånd er aftalt med Adm4you.<br />
I den mellemste del af vinduet vises/tilføjes de perioder der er tilknyttet den valgte<br />
lønperiode. Her skal der angives et Periode navn og en start- og slut dato. Dette kan<br />
gøres manuelt hvis det ønskes.<br />
I den nederste del af vinduet vises en summering af de bogførte tidsposter for den<br />
periode der er valgt under Løn linjer.<br />
Ved at klikke på knappen Eksporter er der mulighed for at få eksporteret de bogførte<br />
tidsposter til en fil der senere kan importeres i et lønsystem. Pt. understøtter systemet<br />
eksport til DataLøn og ServiceLøn.<br />
Side 39
OPRETTELSE AF LØNPERIODER<br />
I stedet for at oprette løn perioderne manuelt kan der klikkes på knappen Nye perioder.<br />
Det åbner et som et følgende:<br />
Her udfyldes felterne som beskrevet herunder:<br />
Løn periode<br />
Periode type<br />
Ugenr i periodenavn<br />
Her kan du vælge mellem de eksisterende lønperioder.<br />
Her kan du vælge om det skal være perioder på 1 uge, 14 dage,<br />
eller en måned<br />
Denne indstilling har kun betydning ved oprettelse af 14 dages<br />
perioder. Den afgør hvilke uge numre der medtages i periodens<br />
navn. Hvis periode eksempelvis dækker uge 1 og 2 i år 2007 vil<br />
periodenavnene blive som vist herunder ud for de mulige valg<br />
Første: 2007-01<br />
Sidste: 2007-02<br />
Begge: 2007-01-02<br />
Start dato Angiver startdatoen for den første af de lønperioder der ønskes<br />
oprette. Ved Uge og 14-dages perioder anbefales det at vælge<br />
en mandag.<br />
Til sidst klikkes der blot på knappen Opret. Dette starter en procedure der oprette<br />
lønperioder løbende fra den angivne startdato og året ud.<br />
Side 40
SKIFTEHOLD<br />
Hvis medarbejderne arbejder i en fast turnus med skiftende arbejdstider kan de med<br />
fordel tilknyttes et skiftehold.<br />
Et skiftehold består at en eller flere arbejdskalendere<br />
For hvert skiftehold angives et navn (eller kode) samt en kort beskrivelse. Derefter<br />
angivet en startdato for det pågældende skift og antal uger, som angiver hvor mange<br />
uger der indgår i den pågældende turnus<br />
I Linie tabellen angivet hvilken arbejdskalender der er gældende for den enkelte uge i<br />
skifteholdet<br />
POSTNR.<br />
I Postnr tabellen kan der indtastes postnumre med tilhørende bynavne og postdistrikter.<br />
Disse kan bruges ved oprettelse af medarbejderoplysninger da man der vil kunne nøjes<br />
med at indtaste postnummeret for at få udfyldt bynavnet.<br />
KLADDE NAVNE<br />
Er en oversigt over de kladder der benyttes i <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet.<br />
Side 41
Her angives et navn til kladden samt en kort beskrivelse. Hver holdleder og hver<br />
medarbejder skal tilknyttes en af disse kladder<br />
PROFIL<br />
Hver medarbejder skal tilknyttes en profil. Profilen styre hvordan forskellige dele af<br />
systemet agerer i forhold til medarbejderen. Ved at vælge Profil i menu er der mulighed<br />
for at oprette og vedligeholde de profiler der benyttes i systemet.<br />
Felterne i profil oversigten er følgende:<br />
Profil Kode Et entydigt navn til den pågældende profil<br />
Beskrivelse En kort beskrivelse af profilen<br />
Sæt Overtid På Arbejdstype Kode Benyttes hvis ekstra tid, der er registreret som normal<br />
tid, skal overføres til en bestem arbejdstype ved<br />
bogføring af kladden. Eksempelvis vil den tid der ligger<br />
inden for den planlagte tid blive angivet som NORMAL<br />
og overtiden kunne så angives som NORMAL2 eller for<br />
eksempel som FLEX.<br />
Overførslen af normal tid til en anden arbejdstype<br />
påvirker ikke eventuelt udløste tillæg.<br />
Overfør tid hvis ingen kalenderdag<br />
Hvis dette felt er aktiveret vil den tid en medarbejder<br />
er stemplet ind på en dag der ikke findes i hans/hendes<br />
Side 42
arbejdskalender blive overført til den arbejdstype der<br />
er angivet i feltet Sæt Overtid På Arbejdstype Kode når<br />
medarbejderens kladde bogføres. Er feltet ikke<br />
aktiveret vil der blot blive oprettet en helt normal<br />
tidspost.<br />
Overførslen af normal tid til en anden arbejdstype<br />
påvirker ikke eventuelt udløste tillæg.<br />
Vis Pause Knap På Login Hvis medarbejdere skal stemple manuelt ud og ind<br />
til/fra pause skal dette felt aktiveres. De medarbejdere<br />
der er tilknyttet profilen vil derefter have mulighed for<br />
at stemple til/fra pause på login billedet (Dette<br />
beskrives senere i denne vejledning). Bemærk at<br />
eventuelle pauser i medarbejderens arbejdskalender<br />
stadig vil blive beregnet. Hvis medarbejdere<br />
udelukkende skal benytte manuel pause-stempling skal<br />
pauserne derfor slettes i arbejdskalenderen.<br />
Ignorer for sent/tidligt Styrer om medarbejdere der er tilknyttet en given profil<br />
skal angive årsag til at komme/gå for tidligt/sent ved<br />
ind- og udstempling fra Login skærm. Hvis der er sat<br />
”flueben” i kolonnen bliver medarbejderen ikke bedt<br />
om en årsag til at komme/gå for tidligt/sent.<br />
Vælg pause betalt Angiver om medarbejdere med den pågældende profil<br />
har ret til at rette deres pauser fra ikke at være betalt<br />
til at være betalt. Dette gøres i givet fald via login<br />
billedet (beskrives senere i denne vejledning).<br />
Check Hvis Ikke Arbejdsdag Angiver om medarbejderen skal spørges om en årsag<br />
til at vedkommende møder på en dag hvor<br />
medarbejderen, ud fra arbejdskalenderen ikke skal<br />
møde. Dette kræver at der ar oprettet arbejdstyper til<br />
formålet. Dette beskrives senere. Bemærk! Hvis der<br />
er ansat medarbejdere der ikke har nogen dage<br />
angivet i deres arbejdskalender (f.eks.<br />
ungarbejdere eller lignende) og dermed ikke har<br />
nogen faste arbejdstider eller arbejdsdage skal<br />
denne indstilling ikke være aktiveret da de ellers<br />
vil blive spurgt unødigt om årsagen til at de<br />
møder.<br />
Kontroller arbejdstid Angiver om medarbejder der kan stemplet frit ind og<br />
ud (dette styres via kolonnen Ignorer for sent/tidligt –<br />
beskrevet herover – og kolonen Brug Tolerancer på<br />
medarbejder kortet – beskrevet andet steds i den<br />
vejledning) skal kontroleres for om de har nået den<br />
daglige arbejdstid defineret ud fra arbejdskalenderen.<br />
Denne kontrol fortages kun ved udstempling fra login<br />
billedet.<br />
Genstart Sidste Operation Angiver om medarbejder automatisk stemples ind på<br />
den sidste operation de har arbejdet på, når de møder<br />
en given dag. Dette benyttes kun i forbindelse med Job<br />
& Tid.<br />
Side 43
PROFIL/ARBEJDSTYPE OPSÆTNING<br />
Her styres hvilke arbejdstyper der kan indsættes i arbejdsplanen. Dette styres via den<br />
profil som medarbejdere er tilknyttet. Tilsvarende kan denne opsætning også benyttes til<br />
at styre hvilke arbejdstype en medarbejder kan vælge imellem på login billedet ved for<br />
sen/tidlig ind/ud stempling.<br />
Her indsættes for hver arbejdstype der skal kunne indsættes i arbejdsplanen en Profil<br />
Kode og derefter den relevante arbejdstype. Som det fremgår af billedet herover kan der<br />
indsættes mere end en arbejdstype for hver profil.<br />
ARBEJDSFUNKTION<br />
Arbejdsfunktioner benyttes i forskellige sammenhænge i <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> (og i Job & Tid<br />
delen) af DABBS, eksempelvis til at styre hvilke arbejdsfunktioner der kan optjene tillæg<br />
der er oprettet i en given arbejdskalender.<br />
Side 44
Kolonnerne har følgende betyding:<br />
Arbejds funktion En entydig kode for den pågældende arbejdsfunkton.<br />
Beskrivelse En kort beskrivelse af den pågældende arbejdsfunktion.<br />
Job Faktor Bruges i Job & Tid delen til at angive med hvilken faktor<br />
forbrugt tid på jobs/operationer skal beregnes.<br />
ERP Reference En eventuelt reference til eksternt økonomisystem.<br />
KVALIFIKATIONER<br />
Her kan der oprettes kvalifikationer der kan tilføjes på de enkelte medarbejdere. Disse<br />
kvalifikationer benyttes i Arbejdsplan (se beskrivelse under <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong>) til at vise<br />
planlagt arbejdstid for medarbejdere med en given kvalifikation.<br />
Side 45
KVALIFIKATION NIVEAU<br />
Her kan der oprettes kvalifikations niveauer der benyttes i sammenhæng med<br />
kvalifikationer (beskrevet herover) i Arbejdsplan under <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong>.<br />
TILDEL TAG<br />
Hvis der i <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet benyttes TAGs til at stemple ind og ud, skal de enkelte<br />
medarbejde have tildelt hvert sit TAG før de kan foretage stemplinger. Det gøres på<br />
følgende måde:<br />
Under <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> Opsætning vælges Tildel TAG. Dette åbner et vindue som det<br />
følgende.<br />
Side 46
Her indtastes først Medarbejder Kode som er en entydig identifikation af medarbejderen.<br />
For at sikre at det er den rigtige medarbejder kan du herefter klikke på knappen<br />
Opdater. Hvis medarbejderen findes (medarbejderen skal være oprettet i forvejen) vil<br />
navnet på medarbejderen blive vist.<br />
Hvis der er tale om en TAG der tidligere har været brugt på en anden medarbejder skal<br />
feltet Genbrug TAG aktiveres.<br />
Herefter skal TAG’en indlæses ved TAG-læseren. Når dette er gjort klikkes der igen på<br />
knappen Opdater. Hvis TAG’en kan tildeles medarbejderen vil TAG’ens nummer blive vist<br />
i feltet TAG.<br />
Herefter klikkes der på knappen Tildel. Hvis der opstår en fejl vil der i feltet Status blive<br />
vist en kort beskrivelse af fejlen. Hvis alt går godt forsvinder medarbejderen fra listen.<br />
Medarbejderen har nu få tildelt sit TAG.<br />
TAG LÆSERE<br />
Denne funktion viser hvilke TAG læsere der er tilknyttet systemet samt hvordan de er<br />
defineret.<br />
Der skal angives en IP adresse for hver TAG-læser. Desuden skal der angives en type for<br />
den enkelte TAG læser. TAG læseren kan have en af de følgende fire typer:<br />
Arrive Angiver at TAG læseren kun bruges til indstempling.<br />
Both Angiver at TAG læseren benyttes til både indstempling og<br />
udstempling<br />
Break Angiver at TAG læseren bruges til at stemple ud til pause og<br />
ind fra pause.<br />
Leave Angiver at TAG læseren kun benyttes til udstempling.<br />
Bemærk at der, inden en TAG læser kan benyttes, skal foretages en konfiguration af<br />
denne. Dette udføres af Adm4you.<br />
Side 47
LØN SATSER<br />
Her kan der angives lønsatser til brug for forskellige beregninger i systemet. Disse<br />
bruges kun efter aftale med Adm4you.<br />
Hvis en given løn sats er gældende for alle medarbejdere angives ingen medarbejder ID.<br />
Hvis der for en given arbejdstype gælder individuelle satser oprettes en sats for hver<br />
med arbejder- der skal i så fald angives et Medarbejder ID for linie.<br />
FEJL LOG<br />
Side 48
Fejl loggen indeholder forskellige oplysninger om ting der ikke er gået godt. Hvis en<br />
medarbejder ikke har fået tildelt sin TAG korrekt, vil det blive registreret i loggen når han<br />
eller hun prøver at stemple ind eller ud.<br />
ADGANGSKONTROL – ARBEJDSPLAN<br />
Hvis man vælger at benytte adgangskontrol i arbejdsplanen foretages tildeling af<br />
adgange her. Dette kræver at indstillingen Benyt Adgangskontrol I Arbejdsplan er<br />
aktiveret under system opsætningen (Dette er beskrevet tidligere).<br />
Når adgangskontrollen er aktiveret gælder det som udgangspunkt at medarbejdere ikke<br />
har adgang til at se eller rettet i arbejdsplanen. Der skal derfor tildeles adgang efter<br />
behov.<br />
For hver tildeling skal der tages stilling til om den pågældende adgang kun skal være til<br />
at kigge i planen eller om der også må rettes i den del af planen der er givet adgang til.<br />
Dette styres med kolonnen Skrive Adgang.<br />
Hvis en medarbejder skal have adgang til hele arbejdsplanen er det nok at oprette en<br />
linie med Medarbejder ID og sætte ”flueben” i kolonnen Fuld Adgang.<br />
Hvis en medarbejder skal have adgang til et distrikt og alle de underliggende afdelinger<br />
og grupper oprettes en linie med Medarbejder ID og i kolonnen Distrikt angives det<br />
hvilket distrikt der gives adgang til. Der oprettes en linie for hvert distrikt der skal gives<br />
adgang til.<br />
Hvis en medarbejder skal have adgang til en afdeling og alle de grupper der hører<br />
derunder, oprettes en linie med angivelse af Medarbejder ID, hvilket Distrikt afdelingen<br />
hører under og hvilken Afdeling der gives adgang til<br />
Hvis en medarbejder skal have adgang til en given gruppe oprettes en linen med<br />
angivelse af MedarbejderID, hvilket Distrikt og hvilken Afdeling gruppe hører under og<br />
endelig en angivelse af hvilken Gruppe der gives adgang til.<br />
Side 49
UGEDAG – SORTERING<br />
Denne funktion bruges til at angive i hvilken rækkefølge ugedage sorteres i<br />
arbejdskalenderne.<br />
Her angives de enkelte ugedage, samt hvilken rækkefølge – kolonnen Sortering – der<br />
ønskes.<br />
Side 50
KOMME & GÅ<br />
Fra <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> menuen har du adgang til funktionerne der vedrører medarbejderne.<br />
MEDARBEJDER<br />
Medarbejder listen er en oversigt over de medarbejdere der er kendt i systemet.<br />
Side 51
Ved at klikke på det lille felt øverst til venstre (markeret med pilen) kan du frit vælge<br />
hvilket kolonner du vil se i oversigten. Du har der dermed mulighed for at tilrette<br />
oversigten som det passer dig.<br />
Har du brug for det, kan du derefter højre-klikke i tabellen. Det medfører at følgende<br />
menu vises:<br />
Hvis du her vælger det nederste punkt, Export to Excel overføres listen, som den ser ud<br />
med dine ændringer, til Excel hvor fra du kan udskrive den eller foretage yderligere<br />
behandling.<br />
Ved at vælge i menuen til venstre i oversigten – eller ved at klikke på knappen<br />
Medarbejder er der adgang til forskellige funktioner.<br />
Side 52
MEDARBEJDER KORT<br />
Når medarbejderkortet åbnes vises de detaljerede informationer om den valgte<br />
medarbejder.<br />
På fanebladet Generelt skal der for hver medarbejder som minimum registreres følgende<br />
information:<br />
Medarbejder ID, Navn.<br />
På fanebladet Opsætning skal der på hver medarbejder som minimum angives følgende:<br />
Side 53
Arbejdskalender eller skiftehold, kladde, løn type og profil.<br />
MEDARBEJDER – GENERELT<br />
De enkelte felter har følgende betydning<br />
Medarbejder kode Et unikt nummer eller kode for hver medarbejder. Koden kan<br />
være op til 20 karakterer lang og kan indeholde både tal og<br />
bogstaver. Dette er også typisk forbindelsen til et lønsystem,<br />
så du kan med fordel benytte samme kode som i<br />
lønsystemet.<br />
Navn og Adresse Kan begge være op til 50 karakterer lange.<br />
Side 54
Postnr. Kan være op til 10 karakterer langt. Du kan vælge fra en<br />
liste med postnumre, hvis de er til stede i systemet, eller du<br />
kan indtaste postnummeret. Hvis postnummeret findes i<br />
postnummer oversigten indsættes bynavnet automatisk.<br />
Postnummer oversigten finder du i hovedmenuen under<br />
<strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> opsætning. Du kan endda indtaste noget af<br />
bynavnet (op til 10 karakterer) så vil systemet automatisk<br />
prøve at finde postnummeret.<br />
Telefon Kan være op til 20 karakterer.<br />
Mobil Kan være op til 20 karakterer.<br />
E-Mail Kan være op til 50 karakterer.<br />
CPR Nr Medarbejderens CPR nummer.<br />
Aktiv En check boks der indikerer om systemet automatisk skal<br />
håndtere medarbejderen hver dag. Det betyder, at hvis<br />
medarbejderen er markeret som aktiv, og har en<br />
arbejdskalender der dækker den pågældende dag, så<br />
oprettes der automatisk en linje til medarbejderen i kladden.<br />
Systemet vil også håndtere fravær, hvis medarbejderen har<br />
ferie eller har en anden kendt årsag til ikke at møde den<br />
pågældende dag. Normalt vil medarbejdere være markeret<br />
som aktiv – og kun være markeret som inaktiv hvis<br />
vedkommende ikke har faste mødetider.<br />
Ansat Denne er automatisk aktiveret hvis der for medarbejderen er<br />
registreret en aktiv ansættelsesperiode. Dette beskrives<br />
senere i denne vejledning.<br />
Brug tolerancer Denne er normalt aktiveret, hvilket betyder, at<br />
medarbejderens ind- og udstemplinger automatisk justeres<br />
ud fra de tider der er defineret i vedkommendes<br />
arbejdskalender. Læs mere om dette i afsnittet vedrørende<br />
arbejdskalendere.<br />
Overfør til lønsystem Angiver om medarbejderens tidsposter skal overføres til et<br />
lønsystem.<br />
Overfør til Outlook Hvis medarbejderen har en konto på en Microsoft Exchange<br />
Server – så kan systemet kopiere medarbejderens<br />
fraværsregistreringer direkte ind i vedkommendes kalender i<br />
Outlook. Dette kræver dog at der er angivet en e-mail<br />
adresse for medarbejderen.<br />
Sync opgaver med Exchange<br />
Angiver om opgaver synkroniseres med en Microsoft<br />
Exchange Server så medarbejderen kan se sine opgaver i<br />
Outlook.<br />
Side 55
Kort nr. Hvis medarbejderne identificerer sig over for systemet med<br />
et TAG så skal nummeret fra dette TAG indsættes i dette<br />
felt. Du kan enten indtaste nummeret, hvis du kender det –<br />
eller indlæse TAG’ets nummer ved hjælp at en TAG læser.<br />
Se afsnittet Tildeling af TAG tidligere i denne vejledning.<br />
Hvis der ikke benyttes TAGs kan Medarbejder Kode som den<br />
er angivet under fanebladet Generelt benyttes. Eller der kan<br />
angives en helt anden kode som medarbejderen benytter til<br />
at foretage login på systemet.<br />
Afdeling En afdelings kode. Klik på opslagsknappen for at se mulige<br />
værdier.<br />
Holdleder En medarbejder kode for den medarbejder der skal<br />
godkende den givne medarbejders registreringer. Klik på<br />
opslagsknappen for at se valgmuligheder.<br />
Arbejdskalender Hver medarbejder er enten knyttet til en arbejdskalender<br />
eller til et skiftehold der kan indeholde flere<br />
arbejdskalendere som så udgør en skifteholds turnus. Klik på<br />
opslags knappen for at se valgmuligheder.<br />
Skiftehold Se under arbejdskalender og se afsnittet om skiftehold for at<br />
få mere at vide om hvordan den fungerer. Klik på<br />
opslagsknappen for at se valgmuligheder.<br />
Kladde Angiver I hvilken kladde medarbejderens ind- og<br />
udstemplinger registreres. Kladden er typisk tilknyttet en<br />
holdleder, en afdeling eller en specifik type medarbejdere.<br />
Klik på opslagsknappen for at se valgmuligheder.<br />
Løn type Dette bruges til at opdele medarbejdere I f. eks timelønnede<br />
og funktionærer. Klik på opslagsknappen for at se<br />
valgmuligheder.<br />
Side 56
Profil Hvis en medarbejder bruger en computer til at indtaste sine<br />
registreringer, via en DAB login session, så angiver dette<br />
hvilken profil medarbejderen har. Klik på opslagsknappen for<br />
at se valgmuligheder.<br />
Arbejdsfunktion Dette angiver medarbejderens arbejdsfunktion. Denne kode<br />
bruges dels til at filtrere udskrifter og statistiker, dels til at<br />
skelne mellem hvilke medarbejdergrupper der kan optjene<br />
et givent tillæg (dette er beskrevet i afsnittet om<br />
arbejdstyper). Klik på opslagsknappen for at se<br />
valgmuligheder.<br />
System ID Angiver hvilket brugernavn medarbejderen anvender til at<br />
identificerer sig selv med på lokal server/netværk.<br />
Exchange bruger og kalender<br />
Angiver hvilket brugernavn medarbejderen anvender til at<br />
identificere sig med over en Microsoft Exchange Server<br />
Distrikt Angiver hvilket distrikt medarbejderen tilhører<br />
Medarbejder gruppe Angiver hvilken medarbejdergruppe medarbejderen tilhører.<br />
Sprogkode Angiver hvilken sprogkode der anvendes på denne<br />
medarbejder<br />
PERIODER<br />
Side 57
Her skal der angives mindst en startdato. Dette er den eneste måde en medarbejder kan<br />
markeres som ansat. Hvis medarbejderens ansættelse ophører indtastes blot en slutdato.<br />
Hvis slutdatoen ligger fremme tiden vil medarbejderen først blive markeret som fratrådt<br />
når den pågældende dato nås. Beskrivelses feltet er til egen information og benyttes ikke<br />
andre steder. En medarbejder kan have mere end en periode, hvis han/hun har været<br />
ansat i flere omgange, men der kan kun være en periode der er aktiv – det vil sige kun<br />
én periode hvor der er angivet en start dato men ingen slut dato.<br />
Hvis oprettelsen af medarbejderen foretages ved hjælp af den ”wizard” som beskrives i<br />
næste afsnit oprettes den nødvendige periode automatisk.<br />
OPRETTELSE AF MEDARBEJDER<br />
Den anbefalede metode til oprettelse af medarbejdere er at benytte den ”wizard” der er<br />
oprettet til formålet. Den findes i medarbejder oversigten under <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong>.<br />
Når denne ”wizard” benyttes vises et billede som følgende:<br />
Side 58
Som det fremgår er der en tydeligt angivelse af hvilket felter der skal udfyldes. Når disse<br />
er udfyldt klikkes der på knappen Næste nederst i vinduet. Det skifter herefter udseende<br />
til følgende:<br />
Her er det kun feltet Profil der er obligatorisk. Men det anbefales at tage stilling til<br />
felterne Aktiv og Brug Tolerancer. Disse er beskrevet senere i denne vejledning.<br />
Når det ønskede er udfyldt klikkes der igen på Næste. Vinduet ser nu således ud:<br />
Side 59
Her skal der angives enten en Arbejdskalender eller et Skiftehold. Desuden skal der<br />
angives en Kladde og en Løntype for medarbejderen. Når dette er gjort klikkes der på<br />
Opret Medarbejder øverst til højre i vinduet.<br />
TIDSPOSTER<br />
Dette er en komplet liste over medarbejderes registreringer over tid. Se evt. afsnittet<br />
vedr. tabelvinduer for muligheder for at filtrere, gruppere og sortere data for at<br />
udarbejde avancerede analyser.<br />
RETTELSE AF TIDSPOST<br />
Side 60
Hvis der er konstateres fejl i en tidspost kan den rettes ved at markere den ønskede<br />
tidspost og derefter klikke på knappen Ret Post nederst i billedet. Det åbner et vindue<br />
som det følgende:<br />
Her laves de ønskede ændringer og herefter klikkes der på OK knappen.<br />
Hvis der laves ændringer til Start Tid, Slut Tid eller Pause Tid beregnes automatisk en ny<br />
Total Tid, men det er også muligt blot at indtaste den ønskede Total Tid uden at ændre<br />
på de øvrige tidsfelter.<br />
ANNULERING AF TIDSPOST<br />
Hvis du ønsker at annullere en tidspost vælger du den relevante tid i oversigten og<br />
klikker på knappen Annuller Tidspost. Du vil herefter bliver spurgt om du ønsker at<br />
annullere tidsposten. Hvis der klikkes ja (Yes) vil der blive oprettet en modpost til den<br />
valgte tidspost. Det vil eksempelvis sige at hvis der er en post den 25.januar 2008 med<br />
afspadsering fra kl. 08:00 til kl. 09:00 – altså 1 time,så vil der blive oprettet en<br />
tilsvarende post dog på -1 time.<br />
Bemærk! Hvis tidsposten tilhører en lønperiode der er låst – for eksempel fordi<br />
perioden allerede er eksporteret til et eksternt lønsystem – er det ikke muligt at<br />
annullere tidsposten. Forsøg på at gøre dette alligevel vil udløse en<br />
fejlmeddelelse.<br />
FRAVÆR<br />
Side 61
Her kan en medarbejders kendte fravær indtastes, som f. eks ferie, uddannelse og/eller<br />
andre kendte fraværstyper.<br />
Start dato Fraværsperiodens første dag.<br />
Slut dato Fraværsperiodens sidste dag.<br />
Arbejdstype En kode der angiver fraværstypen. Klik på opslagsknappen<br />
for at se valgmuligheder.<br />
Beskrivelse Blot en uddybende beskrivelse af fraværet.<br />
Godkendt Her skal der sættes “flueben” hvis systemet skal håndtere<br />
fraværet automatisk. Det betyder at der automatisk oprettes<br />
linjer i kladden for de dage medarbejderen er fraværende, at<br />
medarbejderen kan se at fraværet er godkendt i sin<br />
personlig fraværsliste på login billedet og at fraværet<br />
medtages i fraværsoversigten på første del af login billedet.<br />
BESKEDER<br />
Ved at vælge punktet beskeder får du vist en oversigt over hvilke beskeder der er sendt<br />
til den valgte medarbejder (beskeder til medarbejdere beskrives senere i denne<br />
vejledning) samt om medarbejderen har fået vist beskeden og hvornår.<br />
Side 62
PERSONLIGE TILLÆG<br />
Medarbejdere kan tildeles personlige tillæg, enten i en tidsbegrænset periode eller i en<br />
ubegrænset periode. I den tid tillæggene er gældende vil de blive oprettet på<br />
medarbejderen i kladden sammen med de tillæg der er angivet på medarbejderens<br />
arbejdskalender.<br />
Der kan oprettes personligt tillæg på to måder. Enten som et tidsbegrænset tillæg eller<br />
som et permanent tillæg. Et tillæg gøres tidsbegrænset ved at angive en start dato og en<br />
slut dato for tillægget. Skal tillægget være fast (d.v.s. tidsubegrænset) skal der ikke<br />
angives nogen start- og slut dato.<br />
Herefter angives det ønskede tillæg. For at gøre tillægget gældende skal der herefter<br />
sættes ”flueben” i kolonnen Aktiv. Tilsvarende kan et tillæg sættes ud af kraft ved at<br />
fjerne ”fluebenet” igen.<br />
KVALIFIKATIONER<br />
På hver enkelt medarbejder kan der registreres forskellige kvalifikationer. Før dette skal<br />
gøres skal kvalifikationerne og de mulige kvalifikations niveauer være oprettet under<br />
<strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> Opsætning (se beskrivelsen af dette tidligere i denne vejledning).<br />
Side 63
Kvalifikationerne anvende i Arbejdskalender (beskrives senere i denne vejledning) hvor<br />
det vil være muligt at få overblik over planlagt arbejdstid for medarbejdere med en<br />
given kvalifikation.<br />
Der angives en kvalifikations kode samt et kvalifikations niveau. Herefter angives<br />
hvornår kvalifikationen er gældende fra (Kvalifikations Dato) og hvornår den skal<br />
revurderes (Fornyelses Dato) f.eks. med henblik på at ændre niveauet.<br />
ARBEJDSKALENDER<br />
Ved at vælge dette punkt vises den markerede medarbejders arbejdskalender.<br />
JOBPOSTER<br />
Ved at vælge dette punkt vises de jobposter der er registreret for den markerede<br />
medarbejder. Dette kræver at Job & Tid delen af systemet benyttes.<br />
WEB BRUGERE<br />
Dette benyttes kun i ServiceNET modulet og vil ikke blive beskrevet yderligere i denne<br />
manual<br />
KLADDEN<br />
Kladden er det daglige værktøj til at håndtere medarbejdernes registreringer. Når<br />
medarbejder stempler ind og ud ved at benyttes deres TAG eller via en DAB Login<br />
session dukker deres registreringer op i kladden.<br />
Side 64
Dette vindue består af forskellige områder.<br />
Til venstre kan du se de kladder du kan vælge imellem.<br />
Derefter vises linjerne for den enkelte kladde. Yderst til højre i linjen vises en ”smiley”<br />
der indikerer om linjen har en status der gør at den kan godkendes. Er der data nok til at<br />
linjen kan godkendes vil der være en gul glad smiley – ellers vil der være en rød sur<br />
smiley.<br />
I midten vises de tids registreringer der er for medarbejderen den pågældende dag. Hvis<br />
medarbejderen har benyttet muligheden for at indtaste en bemærkning i forbindelse med<br />
for sen/tidlig ind/ud-stempling ville denne kunne ses til højre i linjen. Det er også muligt<br />
at ændre bemærkningen eller selv at indtaste en bemærkning. Bemærkningen overføres<br />
til tidsposterne når kladden bogføres.<br />
Derunder er der en statuslinje der forklarer hvad der mangler for at den pågældende<br />
kladdelinje kan godkendes.<br />
For neden kan du se pause og tillægs registreringerne for den enkelte kladdelinje. Disse<br />
linjer kan enten dannes automatisk ud fra TAG registreringer eller DAB Login session<br />
eller de kan indtastes manuelt.<br />
UDSKRIV<br />
Ved at klikke på knappen Udskriv vises en menu, hvor der kan vælges mellem forskellige<br />
udskrifter med relation til kladden.<br />
Side 65
Udskriv Valgt Kladde udskriver samtlige linier i den valgte kladde uanset dato.<br />
Udskriv Valgt Dag I Kladden udskriver de linier i kladden der har samme dato som den<br />
valgte kladde linie. Denne kan med fordel benyttes, hvis der er opsamlet kladdelinier for<br />
flere dag.<br />
Medarbejder Pauser I Dag udskriver en liste over medarbejdernes pause den samme<br />
dag.<br />
Alle pauser på valgt dag udskriver en oversigt over medarbejdernes pauser den valgte<br />
dag.<br />
Bemærk! Der medtages kun pauser fra selve kladden. Pauser på kladdelinier der allerede<br />
er bogført medtages ikke.<br />
MEDARBEJDER<br />
Hvis du klikker på knappen Medarbejder vises en lille menu med valgmuligheder.<br />
TIP<br />
Bemærk, at der ud for de enkelte punkter er angivet en<br />
Tastatur genvej. Disse vil være angivet når de er<br />
tilgængelige<br />
Vælger du Medarbejderkort får du, i det vindue der åbnes, vist medarbejderkortet der<br />
indeholder stamoplysninger om den pågældende medarbejder.<br />
Vælger du Tidsposter vises en oversigt over de tidsposter – det vil sige information fra<br />
medarbejderens kladdelinjer der tidligere er bogført – i et nyt vindue.<br />
FUNKTIONER<br />
Vælger du knappen Funktion får du, via den lille menu der vises, mulighed for enten at<br />
bogføre de kladdelinjer der er markeret som godkendte, at godkende hele kladden -de<br />
linier der kan godkendes vil så blive markeret som godkendte – eller at genberegne hele<br />
den valgte kladde.<br />
Side 66
Bemærk at du, som angivet i menuen, også kan gøre dette ved at trykke på henholdsvis<br />
F10 og F11 tasten.<br />
Side 67
KORREKTIONSKLADDE<br />
Korrektionskladde benyttes hvis det skulle vises sig, at der er blevet bogført kladdelinjer<br />
der indeholde ukorrekte registreringer.<br />
Her oprettes en linje for den ønskede medarbejder. Når dato, arbejdstype og timeantal er<br />
udfyldt kan linjen markeres som godkendt. Den kan herefter bogføres via knappen<br />
Funktion eller ved at trykke på F11-tasten.<br />
Time antallet kan være positivt eller negativt som der måtte være behov for. Er det, for<br />
eksempel, konstateret at der er bogført 0,08 timers fleks for meget for en medarbejder –<br />
så oprettes blot en linje med arbejdstypen FLEX for den pågældende medarbejder dato.<br />
Time antallet sættes derefter til -0,08. Hvis der tilsvarende er bogført for lidt tid på en<br />
given arbejdstype, så sættes Timer til det antal timer arbejdstypen skal opskrives med.<br />
Et alternativ til korrektionskladden er at benytte funktionen Ret Tidspost som kaldes fra<br />
vinduet der viser medarbejderens tids poster i medarbejder listen (Dette er beskrevet<br />
tidligere i denne vejledning).<br />
Side 68
FRAVÆRSKALENDER<br />
Fraværskalenderen bruges til at vise og behandle fravær. Hvis du er vant til at bruge<br />
Microsoft Outlook vil kalenderen virke let genkendelig.<br />
I venstre side af billedet kan du vælge for hvilken afdeling du vil vise fravær. Dette vil så<br />
blive vist i kalender delen.<br />
I den lille kalender oversigt i højre side af billedet har du forskellige muligheder.<br />
Ved at klikke på en dag vises den valgte dag i oversigten.<br />
Ved at klikke på uge nummeret til venstre for ugedagene vises den valgte uge i<br />
oversigten.<br />
Øverst i kalenderoversigten kan du bladre frem eller tilbage til den næste eller<br />
foregående måned.<br />
Bemærk at de dage hvor der er oprettet fravær er markeret med fed skrift.<br />
Side 69
FRAVÆR TIL GODKENDELSE<br />
Hvis du vælger Fravær til godkendelse vises en oversigt over kommende fravær der<br />
endnu ikke er godkendt.<br />
Fravær der er bestilt af medarbejdere via login billedet, som beskrives senere i denne<br />
vejledning, vil figurere på denne liste. Kan fraværet godkendes sættes der blot ”flueben”<br />
i feltet Godkendt.<br />
Det er også muligt at tilføje fravær manuelt. Der tilføjes blot en linje ved at trykke F3<br />
eller ved at køre ned i bunden af listen med piletasterne til der vises en blank linje.<br />
Herefter angives Medarbejder ID, Start dato, Slut dato og Arbejdstype. Hvis det ønskes<br />
kan der tilføjes en kort beskrivelse og endelig kan fraværet godkendes. Det anbefales<br />
dog at benytte funktionen Generer Fravær der beskrives senere i denne vejledning.<br />
Det er ikke nødvendigt at indtaste medarbejderens navn. Det indsættes automatisk af<br />
systemet når der klikkes på OK-knappen.<br />
Side 70
TIDSPOST ANALYSE<br />
Tidspost analysen giver dig mulighed for at danne dig et overblik over medarbejdernes<br />
tidsforbrug i en given periode. Når dette punkt vælges vises først et vindue hvor du<br />
angiver en startdato og en slutdato for den periode du vil se nærmere på.<br />
Herefter klikkes der på knappen Analyse. Dette åbner et vindue som det følgende:<br />
Her vises der som udgangspunkt en oversigt over den samlede tid pr. medarbejder<br />
fordelt på de forskellige arbejdstyper. I lighed med de øvrige tabel-vinduer i DAB har du<br />
mulighed for at sortere, filtrere og gruppere som det måtte ønskes. Eksempelvis kan du<br />
flytte kolonnen Afdelings kode ned foran Medarbejder ID som vist her under:<br />
Side 71
Dette vil give dig en fordeling på afdeling og medarbejder:<br />
Herefter kan du eksempel vis trækker kolonnen Medarbejder ID op øverst i billedet<br />
Du har nu en oversigt over fordelingen af de enkelte arbejdstyper pr. afdeling:<br />
Side 72
På denne måde kan de enkelte kolonner trækkes frem og tilbage mellem de forskellige<br />
områder og på den måde vise en række forskellige statistikker.<br />
Endelig kan du højre-klikke i tabellen og eksportere oversigten til Excel hvorfra den f.eks.<br />
kan udskrives.<br />
FRAVÆRSANALYSE<br />
Ved at vælge Fraværsanalyse har du mulighed for at få vist en skematisk oversigt over<br />
fravær for en given periode. Først vises et vindue hvor der angives for hvilket<br />
datointerval analysen skal gælde:<br />
Når der er angivet en Start dato og en Slut dato klikke der på knappen Analyse. Herefter<br />
vises der et vindue som det følgende:<br />
Side 73
Første gang analysen kører vil de fleste af felterne være placeret i det øverste felt i<br />
billedet. Herfra kan de trækkes ned forskellige steder for at opbygge forskellige analyser<br />
Her vises der som udgangspunkt en oversigt over den samlede fraværs tid pr.<br />
medarbejder fordelt på de forskellige fraværstyper. I lighed med de øvrige tabel-vinduer i<br />
DAB har du mulighed for at sortere, filtrere og gruppere som det måtte ønskes.<br />
Eksempelvis kan der byttes rundt på Navn og Arbejdstype, hvorefter vinduet vil se<br />
således ud:<br />
Side 74
Ønskes f.eks. en oversigt over udviklingen af de forskellige arbejdstype over året kan du<br />
trække overskriftsfelterne ned som vist på billedet herunder.<br />
Side 75
TÆLLER TOTALLER<br />
Tæller totaller giver dig mulighed for at få vist totaler på forskellige men beslægtede<br />
arbejdstyper. Hvis man for eksempel har to flex typer, nemlig Flex Opsparet og Flex<br />
Afholdt kan man her få vist den samlede total (eller saldo om du vil) på disse.<br />
Lige som med Tidspost Analyse og Fraværs Analyse har du mulighed for eksempelvis at<br />
trække afdelingskoden ned foran medarbejder navnet og på den måde få en fordeling pr.<br />
afdeling.<br />
Nederst i vinduet kan du vælge om der kun skal vises medarbejdere der er markeret som<br />
ansat eller om alle medarbejdere skal vises.<br />
Opsætning af tæller totaler er beskrevet tidligere i denne vejledning.<br />
Side 76
ARBEJDSPLAN<br />
I arbejdsplanen kan du dels, bagud i tid, se hvorledes den enkelte medarbejder har<br />
arbejdet, dels kan du frem i tid se hvordan den enkelte medarbejder forventes at<br />
arbejde. Når der kigges bagud i tiden bruges primært medarbejderens bogførte<br />
tidsposter. Når der kigges frem i tiden kigger der dels på hvad der forventes ud fra<br />
medarbejderens arbejdskalender, dels på hvad der måtte findes at godkendt fravær for<br />
den enkelte medarbejder.<br />
Øverst i kalenderen kan der angives en kvalifikation og et kvalifikations niveau. Når der<br />
herefter klikkes på knappen Opdater vil kalenderen vise tiderne for de medarbejdere der<br />
har den valgte kvalifikation på det valgte niveau.<br />
Side 77
Ved at markere et tidsrum på en medarbejders dag med musen og herefter højreklikke<br />
på det med musen og vælge Opret i den menu der vises kan du tilføje yderligere tider for<br />
medarbejderen så ledes som det er sket herunder:<br />
GENERER BESKEDER<br />
Her har du mulighed for at oprette en besked, enten til enkelt medarbejder, til alle<br />
medarbejdere i en given afdeling eller til alle medarbejdere i firmaet. Når den enkelte<br />
medarbejder logger på, eksempelvis for at stemple ind, vil han/hun få vist beskeden.<br />
Medarbejderen kan derefter angive om han/hun har læst beskeden. Hvis medarbejderen<br />
svarer ja til at beskeden er læst vil den ikke blive vist igen.<br />
Side 78
Vælg først om beskeden skal sendes til en specifik medarbejder, til en hel afdeling eller<br />
til alle medarbejdere.<br />
Hvis du vælger kun at sende beskeden til en enkelt medarbejder vises derefter en<br />
oversigt over medarbejdere hvor du kan vælge den ønskede medarbejder. Vælger du at<br />
sende beskeden til alle medarbejdere i en afdeling vil der blive vist en oversigt over<br />
afdelinger hvor du så vælger den ønskede afdeling. Klik herefter på knappen Næste.<br />
Herefter vises et vindue til indtastning af beskeden.<br />
Her indtastes den ønskede besked. Herefter klikkes på knappen Udfør.<br />
Når medarbejderen får beskeden vil det se således ud:<br />
Side 79
Medarbejderen kan her svare ja (yes) til at beskeden er læst – så vil den ikke blive vist<br />
mere – eller der kan svares nej (No) – så vil beskeden blive vist igen næste gang<br />
medarbejderen logger ind.<br />
GENERER FRAVÆR<br />
Med denne funktion kan der oprettes fravær for en enkelt medarbejder, en hel afdeling<br />
eller for alle medarbejdere.<br />
Hvis du vælger at oprette fravær for en enkelt medarbejder vises først en liste over<br />
medarbejdere, hvor du kan vælge den ønskede medarbejder. Når medarbejderen er<br />
valgt klikkes der på knappen Næste.<br />
Hvis du vælger at oprette fravær for en hel afdeling vises først en oversigt over<br />
afdelinger hvor du kan vælge den ønskede afdeling. Når afdelingen er valgt klikkes der<br />
på knappen Næste.<br />
Herefter vises følgende billede:<br />
Side 80
Her angives en startdato, en slutdato og en fraværstype. Herefter klikkes der på knappen<br />
Udfør. Der vil nu blive oprettet og godkendt fravær for den/de relevante<br />
medarbejder(re). Dette fravær bliver efterfølgende oprettet i kladden når de relevante<br />
dage oprettes. Dette kræver dog at indstillingen Auto Indsæt Fravær er aktiveret under<br />
<strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> Opsætning/System Opsætning (beskrevet tidligere i denne vejledning).<br />
MEDARBEJDERE PÅ ARBEJDE<br />
Denne funktion viser en samlet oversigt over hvilke medarbejdere der pt. er på arbejde.<br />
Side 81
I venstre del af vinduet vises de medarbejdere der pt. er på arbejde og i højre side vises<br />
de ind- og udstemplinger de valgte medarbejder har foretaget.<br />
Det er muligt at stemple medarbejderen ud ved at indsætte en Slut tid i den relevante<br />
linie.<br />
MEDARBEJDER KAPACITET<br />
Medarbejder Kapacitet benyttes til at få et overblik over hvor mange timers arbejde der<br />
er til rådighed for en given periode. Oversigten tager højde for registreret tidsforbrug<br />
(tidsposter), hvad der måtte være af planlagt fravær og eventuelle helligdage i periode.<br />
Når punktet vælges vises først dette afgrænsningsvindue:<br />
Her angives der en Fra Dato og en Til Dato som angivelse af hvilken periode man ønsker<br />
at oversigten skal vise. Derefter klikkes der på knappen Kapacitet. Dette åbner et vindue<br />
der kan se ud som det følgende:<br />
Side 82
Her kan du (lige som i Fraværs analyse og Tidspost Analyse) opbygge din helt peronlige<br />
oversigt ved at flytte rundt på kolonne overskrifterne efter behag.<br />
Side 83
LOGIN<br />
Registreringen af medarbejdernes arbejdstider kan foregå på to måder. Enten ved hjælp<br />
af en såkaldt TAG, der minder om en lille nøglering, der ved hjælp af en TAG-læser<br />
registrerer når medarbejderen stempler ind eller ud – eller ved at medarbejderen logger<br />
ind på en pc og registrerer at han/hun er henholdsvis mødt eller er gået hjem. Den sidste<br />
form for registrering foregår via Login-skærmbilledet.<br />
Hvis der er givet adgang til hovedmenuen vælges punktet Login under <strong>Komme</strong> og <strong>Gå</strong>. På<br />
pc’er hvor der ikke er givet adgang til hovedmenuen vil DAB, som standard, være sat op<br />
til at vise login billedet når DAB startes.<br />
Som udgangspunkt ser login billedet således ud (størrelsen af billedet kan variere<br />
afhængig af skærmopløsning og systemopsætning):<br />
Nederst i billedet vises en oversigt hvilke medarbejdere der er registreret som<br />
fraværende. Hvis det i system opsætningen (se beskrivelse af denne tidligere i denne<br />
vejledning) er angivet, at der skal vises en oversigt over de medarbejdere der er på<br />
arbejde vises denne også<br />
Øverst i billedet er der mulighed for at indtaste en medarbejder kode (Se eventuelt<br />
beskrivelse af medarbejderopsætning tidligere i denne vejledning).<br />
Når koden er indtastet kan der enten klikkes med musen på knappen Login eller der kan<br />
trykkes Enter på tastaturet. Hvis medarbejderen genkendes sker der herefter, afhængig<br />
af systemopsætningen, en række ting.<br />
Side 84
VALG AF ARBEJDSKALENDER<br />
Hvis systemet er sat op til at medarbejderen skal vælge en arbejdskalender, når<br />
vedkommende møder første gang i en given uge, vises dette vindue:<br />
Her vælger medarbejderen hvilken af de tilgængelige arbejdskalendere vedkommende<br />
skal arbejde efter i den indeværende uge. Herefter klikkes der på OK knappen eller der<br />
trykkes Enter på tastaturet. Herefter er brugeren logget ind. Herefter kan medarbejderen<br />
stemple ind eller ud efter behov.<br />
INDSTEMPLING OG UDSTEMPLING<br />
Når medarbejderen skal foretage indstempling gøres det fra Start delen af Login vinduet:<br />
Side 85
Her kan medarbejderen stemple ind ved at klikke på knappen Møde på arbejde eller ved<br />
at trykke på F2-tasten på tastaturet. Knappen skifter herefter udseende til følgende:<br />
Medarbejderen kan derefter stemple ud ved at klikke på knappen <strong>Gå</strong> fra arbejde eller ved<br />
at trykke på F7-tasten på tastaturet.<br />
Når medarbejderen er stemplet ind bliver følgende knapper tilgængelige:<br />
PAUSE STEMPLING<br />
Denne knap benyttes hvis der stemples manuelt ind og ud til pause. Når der er stemplet<br />
ud til pause kan der ikke stemples ”<strong>Gå</strong> fra arbejde” og der kan ikke logges ind på jobs<br />
Side 86
(hvis Job & Tid benyttes). Når der er stemplet ud til pause skiftet knappen udseende til<br />
følgende:<br />
Medarbejderen kan herefter stemple ind fra pause igen.<br />
Hvis medarbejderen er stemplet ind kan der, hvis Job & Tid delen af systemet benyttes,<br />
logges ind på job-listen ved at klikke på knappen Jobs.<br />
Bemærk at pauser der er oprettet i medarbejdernes arbejdskalendere bliver<br />
beregnet i kladden så, hvis der udelukkende skal benyttes manuel pause<br />
stempling så skal der ikke være angivet nogle pauser i de relevante<br />
arbejdskalendere<br />
Desuden vil medarbejderen altid kunne gå ind i fraværs funktionen (se herunder) ved at<br />
klikke på fraværsknappen.<br />
Hvis der også benyttes stempling på jobs og operationer vil den efterfølgende knap også<br />
være tilgængelig. Den vil, afhængig af systemopsætningen, vise enten en jobplan eller<br />
en job oversigt. Dette beskrives nærmere i vejledningen til Job & Tid.<br />
Medarbejderne har desuden adgang til yderligere funktioner (disse beskrives<br />
efterfølgende) ved at klikke på følgende knap:<br />
Side 87
FUNKTIONER<br />
Hvis medarbejderen vælger Funktioner i login billedet vises følgende:<br />
SKIFT AFDELING.<br />
Medarbejderen har mulighed for at skifte afdeling i løbet af dagen. Hvis en del af den tid<br />
medarbejderen bruger en given dag skal registreres på en anden afdeling vælger<br />
medarbejderen blot den ønskede afdeling i tabellen til venstre og klikker på Skift Afdeling<br />
eller trykker F5 på tastaturet. Det sker så det at medarbejderen automatisk bliver<br />
stemplet ud og derefter stemplet ind igen. Tiden herefter registreres nu på den nye<br />
afdeling<br />
VIS PERIODER<br />
Ved at klikke på Vis Perioder vises en oversigt over de lønperioder hvor medarbejderen<br />
har været ansat samt tidsposterne for hver enkelt periode. Det ser således ud:<br />
Side 88
Medarbejderen vælger den ønskede periode i tabellen til venstre. Herefter vises de<br />
tilhørende tidsposter i tabellen til højre. Ved at klikke på knappen Udskriv sendes en<br />
udskrift af tidsposterne direkte til printer.<br />
Funktionen afsluttes ved at klikker på knappen Tilbage eller ved at trykke på Esc-tasten.<br />
SEND BESKED<br />
Ved at klikke på Send Besked i funktionsvinduet kan medarbejderen sende en besked til<br />
sin holdleder. Da denne besked sendes som e-mail kræver det, ud over at der skal være<br />
angivet en holdleder på medarbejderen, at der på holdlederen er angivet en e-mail<br />
adresse. Vinduet hvor medarbejderen sender beskeden fra kan se således ud:<br />
Side 89
Når vinduet vises vil det være klar til at en ny besked indtastes.<br />
Når den ønskede besked er indtastet klikkes der på knappen Send Besked. Hvis<br />
afsendelsen går godt vil der i feltet Besked sendt blive sat et ”flueben” som indikation på<br />
at beskeden er sendt.<br />
Bemærk at denne funktion kræver at der er installeret et særligt mail modul. I<br />
tvivlstilfælde kontaktes Adm4you.<br />
VIS JOB KLADDE<br />
Her kan medarbejderen se en oversigt over de jobs og operationer han/hun har arbejdet<br />
på i dagens løb. Posterne vises kun så længe medarbejderens kladde ikke er blevet<br />
bogført.<br />
Side 90
SELVVALGTE TILLÆG<br />
Hvis der under System Opsætning er angivet af medarbejderen kan vælge tillæg ud over<br />
dem der er tilknyttet arbejdskalenderen gøres det nederst i funktionsbilledet:<br />
Her vælges det ønskede tillæg i tabellen til venstre. Derefter angives enten et time- og<br />
minut antal eller der sættes ”flueben” i feltet Eller hele dagen”. Det sidste bevirker at<br />
tillægget gælder for hele den periode hvor medarbejderen er stemplet ind.<br />
Hvis der ikke er angivet et hvor lang tid tillægget skal gælde og der heller ikke er nogen<br />
angivelses af at tillægget varer hele dagen vil systemet automatisk indsætte 01:00 som<br />
den tid tillægget gælder.<br />
Bemærk at medarbejderen skal være stemplet ind for at kunne oprette et<br />
selvvalgt tillæg.<br />
Herefter kan medarbejderen afslutte ved at klikke på knappen <strong>Gå</strong> til login eller ved at<br />
trykke på Esc-tasten på tastaturet.<br />
Side 91
Oversigterne nederst i billedet beskrives senere i denne vejledning under punktet Diverse<br />
oversigter.<br />
ANMODNING OM FRAVÆR<br />
Ved at klikke på knappen Fravær eller trykke på F5-tasten på tastaturet har<br />
medarbejderen mulighed for at anmode om fravær, f. eks ferie, samt at se om tidligere<br />
anmodninger om fravær er godkendt.<br />
Medarbejderen kan her se en oversigt over det fravær der tidligere er oprettet og om<br />
dette er godkendt eller ej.<br />
Hvis medarbejderen ønsker at anmode om yderligere fravær gøres dette ved enten at<br />
trykke på F3-tasten på tastaturet eller ved at klikke på knappen Ny. Dette tilføjer en ny<br />
linje i oversigten, hvor medarbejderen herefter angiver en start- og en slutdato for<br />
fraværet og en arbejdstype der indikerer hvilken type fravær der ønskes. Hvis det ønskes<br />
kan der tilføjes en kort bemærkning til fraværet.<br />
Når medarbejderens leder har godkendt fraværet vil dette fremgå af oversigten næste<br />
gang medarbejderen går ind i oversigten.<br />
Side 92
Hvis medarbejderen fortryder anmodningen om fravær kan denne slettes ved at markere<br />
den ønskede linie og klikke på knappen Slet eller ved at trykke på F4 på tastaturet.<br />
Bemærk at det ikke er muligt at slette fravær der er godkendt.<br />
DIVERSE OVERSIGTER<br />
I login billedet har medarbejderen mulighed for at se forskellige oplysninger vedr.<br />
hans/hendes tidsregistreringer.<br />
I denne del af billedet vises informationer om den aktuelle dag.<br />
I feltet Log Start vises hvornår medarbejderen rent faktisk har stemplet ind.<br />
I feltet Start tid vises hvad medarbejderens mødetid er korrigeret til. Dette afgøres ud<br />
fra de tolerancer der er angivet på medarbejderens arbejdskalender.<br />
Derunder vises alle de registreringer der er foretaget på medarbejderen den pågældende<br />
dag. Er medarbejderen eksempel er mødt for tidligt eller for sent vil dette fremgå af<br />
oversigten.<br />
PAUSER<br />
Her har medarbejderen mulighed for at se hvilken pauser der er registret på ham/hende<br />
den samme dag.<br />
Hvis systemet er sat op til det (se beskrivelsen af vælg pause betalt under afsnittet<br />
Profil) kan medarbejderen her ændre en ikke betalt pause til at være betalt. Dette kan<br />
være relevant hvis medarbejderen en dag har arbejdet i hele sin pause.<br />
TILLÆG<br />
Her kan medarbejderen se en oversigt over hvilken tillæg han/hun har optjent den<br />
samme sag.<br />
Side 93
TOTAL FOR LØNPERIODE<br />
I denne oversigt kan medarbejderen se hvor meget der er registreret på de forskellige<br />
arbejdstyper (Normal, Ferie, Syg o.s.v.) i den indeværende lønperiode.<br />
FLEX SALDO<br />
Her kan medarbejderen får et overblik over status på vedkommendes flex-saldo.<br />
Bemærk at der skal være oprettet en løn periode hvor den pågældende login dato er<br />
indeholdt for at få vist date i disse oversigter.<br />
Side 94
KOMME/GÅ FOR SENT/TIDLIGT<br />
<strong>Komme</strong> og <strong>Gå</strong> systemet kan sættes op til at anmode medarbejderen om at angive en<br />
årsag til at vedkommende enten møder for sent eller for tidligt og tilsvarende hvis<br />
medarbejderen går for tidligt eller for sent. Dette foregår via et skærmbillede som dette:<br />
Her skal medarbejderen vælge årsagen til at vedkommende hent kommer for sent/tidligt<br />
eller går for sent/tidligt. Når dette er gjort bliver det valgte oprettet i medarbejderens<br />
kladde.<br />
Nederst i billedet har medarbejderen mulighed for at indtaste en kort bemærkning<br />
(maksimalt 50 karakterer)<br />
Hvilke arbejdstyper der vises i de forskellige situationer defineres i opsætningen af de<br />
forskellige arbejdstyper. Dette er beskrevet tidligere i denne vejledning.<br />
Side 95
UDSKRIFTER<br />
I <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet er der under <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> Rappoter oprettet følgende<br />
udskrifter:<br />
TIDSPOSTER PR ARBEJDSTYPE<br />
Denne udskrift viser en specifikation af de enkelte tidsposter der er registreret og<br />
godkendt for den enkelte medarbejder. Inden udskriften genereres, vises først følgende<br />
billede:<br />
Her er der følgende muligheder:<br />
- At søge på en enkelt medarbejder – eller alle medarbejdere ved at slette<br />
indholdet i feltet Medarbejder ID.<br />
- At søge på en enkelt afdeling – eller alle afdelinger ved at slette indholdet i feltet<br />
Afdeling.<br />
- At søge på en enkelt holdleder –eller alle holdledere ved at slette indholdet i feltet<br />
Holdleder.<br />
- At søge på et dato-interval<br />
- At søge på en enkelt arbejdstype - eller på alle arbejdstyper ved at slette<br />
indholdet i feltet Arbejdstype.<br />
LØN BILAG<br />
Denne udskrift viser en specifikation af de registreringer der er foretaget på de enkelte<br />
medarbejdere. Inden udskriften genereres, vises først følgende billede:<br />
Side 96
Her er der følgende søgemuligheder:<br />
- At søge på en løntype – eller alle løntyper ved at slette indholdet i feltet Løntype.<br />
- At søge på en enkelt medarbejder, et interval ved at angive første og sidste<br />
medarbejder ID afskilt af 2 punktummer (..) – eller på alle medarbejdere ved at<br />
slette indholdet i feltet Medarbejder ID.<br />
- At søge på en enkelt holdleder – eller alle holdledere ved at slette indholdet i<br />
feltet Holdleder.<br />
- At søge på en enkelt afdeling – eller alle afdelinger ved at slette indholdet af feltet<br />
Afdeling.<br />
- At søge på et dato-interval.<br />
- At angive om der skal udskrives en enkelt side pr. medarbejder. Vælges dette vil<br />
der i udskriften være sideskift for hver medarbejder. I modsat fald vil udskriften<br />
vises tiderne for medarbejderne i en lang række.<br />
- Angive om normal tid skal specificeres. Hvis dette vælges vil hver enkelt post med<br />
normal tid blive vist for hver dag. Ellers vil der blot blive vist en summering af<br />
normal tid for hver dag. Dette kan med nogen fordel benyttes i situationer hvor<br />
der foretages mange ind- og udstemplinger hver dag<br />
- Angive om du vil have adskilt fravær i to grupper – henholdsvis med og uden løn<br />
art.<br />
Hvis du vælger at få posterne specificeret kan det se således ud:<br />
Side 97
Hvis du ikke vælger at få normal tiden specificeret vil det se således ud:<br />
Her vil der som Start være indsat den første indstempling på normaltid og som Slut være<br />
indsat den sidste stempling på normaltid.<br />
- Angive om fravær skal skilles i to gruppe henholdsvis med og uden lønart eller om<br />
det skal holdes samlet i en stor gruppe.<br />
Side 98
FORDELING PR. ARBEJDSTYPE<br />
Denne udskrift viser en såkaldt ”lagkage” graf over fordelingen af tid på de forskellige<br />
arbejdstyper der er registreret på medarbejderne. Der kan søges på en enkelt<br />
medarbejder eller alle medarbejdere, en enkelt holdleder eller alle holdledere ligesom der<br />
kan søges på en enkelt afdeling eller alle afdelinger. Desuden skal der angives<br />
henholdsvis en start- og en slutdato for den periode der ønskes.<br />
Ved at klikke på knappen Rapport er der mulighed for at vælge enten en rapport pr.<br />
medarbejder eller en rapport hvor tiderne er summeret pr. afdeling.<br />
Et eksempel på en udskrift der viser fordelingen på en enkelt medarbejder er gengivet på<br />
næste side:<br />
Side 99
TIDSPOSTER – AFVIGELSER<br />
Denne udskrift viser en oversigt over medarbejderes præsterede normal timer og fravær<br />
holdt op mod den planlagte normaltid, samt en beregning af afvigelsen mellem de<br />
registrerede timetal og det planlagte time tal for en given periode.<br />
Side 100
Her kan der ud over en Fra Dato og Til Dato som skal angives, søges på enten en enkelt<br />
holdleder eller alle holdledere - ved at lade feltet Holdledere være blankt - samt på en<br />
enkelt afdeling eller alle afdelinger – ved at lade feltet Afdeling være blankt.<br />
TIME SUMMERING<br />
Denne udskrift viser, pr. afdeling, en summering af de præsterede normal timer og, hvis<br />
ekstra tid overføres til en speciel arbejdstype, en summering af disse timer for en given<br />
periode.<br />
Der skal angives en Fra Dato og en Til Dato som afgrænsning på den periode udskriften<br />
skal medtage. Desuden kan der vælges hvilke afdelinger (mindst 1 skal angives) der skal<br />
medtages i udskriften.<br />
PLANLAGT FRAVÆR<br />
Denne udskrift viser, for en given periode det planlagte fravær for medarbejderne.<br />
Fraværet vises i form af et såkaldt Gannt diagram som det fremgår af eksemplet<br />
herunder.<br />
Side 101
I afgrænsnings vinduet skal der angives en Start Dato og en Slut Dato for den periode<br />
der ønskes udskrevet. Derudover kan der søges på en enkelt Holdleder ved at angive<br />
denne eller alle holdledere ved at lade feltet være blankt. Tilsvarende kan der søges på<br />
en enkelt Afdeling ved at angive denne eller alle afdelinger ved at lade feltet være blankt.<br />
Endelig kan der søges på en enkelt Arbejdstype ved at angive denne eller alle<br />
arbejdstype – der vel at mærke er oprettet som fravær – ved at lade feltet være blankt.<br />
TIDSPOSTER – SUMMERET PR. MEDARBEJDER<br />
Denne udskrift viser en sammentælling af tids for de forskellige arbejdstyper der er<br />
registreret på hver enkelt medarbejder for en given periode.<br />
Side 102
Her kan der søges på en enkelt medarbejder ved at angive denne i feltet Medarbejder ID.<br />
Der kan søges på de medarbejdere der hører til en enkelt Holdleder ved at angive denne<br />
eller alle holdleder ved at lade feltet være blankt. Der kan søges på en enkelt Afdeling<br />
ved at angive denne – eller på alle afdelinger ved at lade feltet være blankt.<br />
Endelig skal der angives en Start Dato og en Slut Dato for den perioder der ønskes<br />
medtaget i udskriften.<br />
TIDSPOSTER –TIME LISTE<br />
Denne udskrift viser for afdeling medarbejde en kort liste over tidsregistrering i den<br />
valgte periode enten med overskriften Lønliste, hvis der vælges normal tider eller med<br />
overskriften Fraværsliste, hvis der vælges arbejdstyper med typen fravær (Absence).<br />
Der kan afgrænses på følgende:<br />
- Medarbejder ID. Enten en enkelt medarbejder ved at angive denne eller alle<br />
medarbejdere ved at lade feltet være blankt.<br />
- Holdleder. Enten en enkelt holdleder ved at angive denne eller alle holdledere ved<br />
at lade feltet være blankt.<br />
- Afdeling. Enten en enkelt afdeling ved at angive denne eller alle afdelinger ved at<br />
lade feltet være blankt.<br />
- Arbejdstype. Enten en enkelt arbejdstype eller alle arbejdstyper ved at lade feltet<br />
være blankt.<br />
Side 103
- Løn Type. Enten en enkelt løn type ved at angive denne eller alle løn typer ved at<br />
lade feltet være blankt.<br />
- Type. Enten en enkelt type eller alle typer ved at lade feltet være blankt. Type<br />
styrer hvilken gruppe af arbejdstyper, f eks. Fravær, der medtages i udskriften.<br />
- Fra Dato og Til Dato. Disse skal angives og angiver hvilken periode der skal<br />
medtages i udskriften.<br />
FLEX AFVIGELSER<br />
Denne udskrift viser afvigelser på Flex stemplinger for den valgte perioder. Afvigelser er<br />
indstemplinger der enten ligger før eller efter den periode hvor der, ifølge<br />
arbejdskalenderen, kan stemples ind på Flex eller udstemplinger der enten ligger før eller<br />
efter den periode hvor der, ifølge arbejdskalenderen, kan stemples ud på Flex. Et<br />
eksempel på denne udskrift er gengivet herunder.<br />
Der kan afgrænses på følgende:<br />
- Medarbejder ID. Enten en enkelt medarbejder ved at angive denne eller alle<br />
medarbejdere ved at lade feltet være blankt.<br />
- Holdleder. Enten en enkelt holdleder ved at angive denne eller alle holdledere ved<br />
at lade feltet være blankt.<br />
- Afdeling. Enten en enkelt afdeling eller alle afdelinger ved at lade feltet være<br />
blankt.<br />
- Start Dato og Slut Dato. Disse skal angives og styrer hvilken periode der<br />
medtages i udskriften.<br />
I den øverste tidslinie har medarbejderen stemplet ind før den tidsligste start på flex<br />
perioden der er angivet i arbejdskalenderen. Felterne Start og Tidligst start er derfor<br />
markeret med rødt.<br />
Side 104
I den anden tidslinie har medarbejderen stemplet ud efter det senest accepterede ifølge<br />
arbejdskalenderen. Felterne Slut og Senest slut er derfor markeret med rødt.<br />
I den tredje tidslinie er medarbejdere stemplet ind efter flex periodens ophør. Felterne<br />
Slut og Senest Start er derfor markeret med rødt,<br />
I den femte og sjette tidslinie er medarbejderen stemplet ud inden flex periodens start.<br />
Felterne Start og Tidligst Slut er derfor markeret med rødt.<br />
Side 105
OFTE FOREKOMMENDE OPGAVER<br />
OPRETTELSE AF MEDARBEJDER<br />
Inden en ny medarbejder kan oprettes skal der først være oprettet en relevant<br />
arbejdskalender og – hvis disse benyttes – et relevant skiftehold. Desuden skal der være<br />
oprettet en passende kladde til medarbejderens tidsregistreringer. Fremgangsmåden kan<br />
være en af følgende:<br />
- Benyt den ”wizard” der er tilgængelig i menuen på medarbejder oversigten. Dette<br />
er den anbefalede metode. Dog bliver felter som adresse, telefon nummer og<br />
lignende felter der ikke er essentielle for systemet ikke udfyldt. Disse kan evt.<br />
udfyldes efterfølgende.<br />
Eller gør følgende:<br />
- I hovedmenuen vælges Medarbejder i gruppen <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> (øverst).<br />
- Når medarbejderroversigten vises, trykkes der på F5. Dette åbner<br />
medarbejderkortet på den medarbejder der er markeret i oversigten.<br />
- Når medarbejderkortet er åbnet trykkes der F3 for at oprette en ny medarbejder.<br />
Alle felterne i medarbejderkortet er nu blanke.<br />
- Indtast en Medarbejder kode og navnet på medarbejderen. Hvis det ønskes kan<br />
adresse, telefon nr. og Cpr nr. tilføjes.<br />
- Klik på knappen Medarbejder nederst i vinduet.<br />
- I menuen, der hefter vises, vælges punktet Periode.<br />
- I det nye vindue der åbnes, trykkes er F3 eller ”pil ned” for at tilføje en ny linje.<br />
Indtast herefter medarbejderens ansættelsesdato i feltet Start dato og klik OK<br />
- Tilbage i medarbejderkortet er medarbejderen nu markeret som ansat. Efter<br />
behov kan der herefter sættes ”flueben” i felterne Aktiv, Brug tolerancer, Overfør<br />
til løn og Overfør til Outlook. I de fleste tilfælde vil der være nok at vælge Aktiv,<br />
Brug tolerancer og Overfør til løn.<br />
- Vælg herefter fanebladet Opsætning.<br />
- I feltet Kort nr vil skal der, hvis der bruges stempling med TAGs angives koden fra<br />
medarbejderens TAG (brug TAG tildeling under <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> Opsætning til dette)<br />
ellers angives det nummer medarbejderen bruger til at logge ind på systemet<br />
med i forbindelse med ind- og udstempling. Kort nr kan være identisk med<br />
Medarbejder kode (se herover), men behøver ikke være det.<br />
- Herefter angives hvilken arbejdskalender eller skiftehold medarbejderen skal<br />
arbejde efter.<br />
- Indtast eller vælg herefter en kladde til medarbejderen.<br />
Side 106
- Hvis der i forbindelse med beregning af tillæg skelnes mellem hvilke grupper af<br />
medarbejdere der kan optjene et givent tillæg (se afsnittet om arbejdstyper) kan<br />
der tilføjes en Arbejdsfunktion.<br />
- Klik herefter OK.<br />
Side 107
MEDARBEJDERS FRATRÆDELSE<br />
Når en medarbejder fratræder skal vedkommende markeres som ikke-ansat. Dette sikrer<br />
at der ikke kan foretages tidsregistreringer for den pågældende medarbejder.<br />
Markeringen, der angiver at medarbejderen er ansat, fjernes på følgende måde.<br />
- I hovedmenuen vælges Medarbejder.<br />
- I medarbejderoversigten vælges den ønskede medarbejder. Tryk herefter F5 (eller<br />
klik på knappen Medarbejder og vælg Medarbejder kort). Eller vælg punktet<br />
Periode i menuen til venstre i medarbejder oversigten.<br />
- På medarbejder kortet klikkes der på knappen Medarbejder. Vælg herefter<br />
Periode.<br />
- På periode-kortet indtastes medarbejderens fratrædelses dato i feltet Slut dato. Klik<br />
herefter OK.<br />
Side 108
OPDATERINGER TIL SYSTEMET<br />
Der vil fra tid til anden blive udsendt opdateringer til <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet. På de<br />
installationer hvor Adm4you har adgang til for logge ind fra kontoret vil disse<br />
opdateringer blive foretaget af Adm4you. I nogle tilfælde vil det ikke være muligt for<br />
Adm4you at foretage denne opdatering. I de tilfælde vil en i forvejen udpeget<br />
kontaktperson blive bedt om at udføre opdateringen.<br />
UDFØRSEL AF OPDATERINGEN<br />
I hovedmenuen åbnes gruppen IT Administration. Herefter vælges menupunktet Opdater<br />
Database. Dette åbner et vinduer som vist på næste side<br />
Side 109
Her klikkes der på Check For Opdateringer. Herefter vil en overførsel af opdateringerne<br />
gå i gang. Linjerne i venstre side af vinduet vil vise hvordan de enkelte dele af<br />
opdateringen forløber. For hver del vil linjen skifte til grøn og der vil blive tilføjet ”OK” ud<br />
for linjen hvis punktet ud forløbet uden fejl. Hvis punktet af en eller anden grund går galt<br />
farves linje rød og der vises en fejlmeddelelse.<br />
Hvis der opstår en fejl kan du i første omgang prøve at udføre opdateringen en gang til.<br />
<strong>Gå</strong>r den stadig galt kontaktes Adm4you<br />
Side 110
SUPPORT<br />
Har du behov for hjælp eller spørgsmål i øvrigt til <strong>Komme</strong> & <strong>Gå</strong> systemet kan du få hjælp<br />
på en af følgende måder:<br />
- Prøv at kigge på vores online forum på adressen http://www.<strong>adm4you</strong>.dk/forum.<br />
Du kan også prøve at se om en af vores video demonstrationer kan være en<br />
hjælp. En oversigt over vores video demonstrationer kan findes på følgende<br />
adresse: http://www.<strong>adm4you</strong>.dk/OnlineVideo/DABBS.html<br />
- Send en e-mail til support@<strong>adm4you</strong>.dk<br />
- Kontakt Adm4you telefonisk på telefon 70 200 795.<br />
Side 111