easYourTime Komme & Gå - adm4you

easYourTime
Komme & Gå
© adm4you 2009
Revision 1.31
Side 1

INDHOLD
Indhold ................................................................................................................ 2
Teknisk system opsætning ...................................................................................... 5
Licens filen ......................................................................................................... 5
Rettigheder ........................................................................................................ 6
Oprettelse af forbindelser .................................................................................... 7
Skift sprog ......................................................................................................... 8
Opstarts parametre på genvej ................................................................................. 9
Parameteren /script ............................................................................................ 9
Parameteren /Kiosk ............................................................................................ 9
Parameteren /Maximized ....................................................................................10
Navigation og generel brug af DAB .........................................................................11
Hoved menuen ..................................................................................................11
Genvejstaster ....................................................................................................12
Genveje i dato felter ..........................................................................................13
Søge vinduet .....................................................................................................14
Tips i dab. .........................................................................................................14
Vindues typer ....................................................................................................15
Kort form .......................................................................................................15
Tabel vinduer .................................................................................................16
System opsætning ................................................................................................19
Fanebladet Komme/gå .......................................................................................19
Fanebladet Firma info .........................................................................................23
Fanebladet Rapporter .........................................................................................24
Fanebladet ServiceNET .......................................................................................24
Opsætning af Komme & Gå ....................................................................................25
Afdeling ............................................................................................................25
Distrikt .............................................................................................................26
Arbejdstype ......................................................................................................26
Tæller ..............................................................................................................31
Holdleder ..........................................................................................................33
Arbejdskalender ................................................................................................33
Kalender ........................................................................................................34
Linie ..............................................................................................................35
Pause ............................................................................................................35
Tillæg ............................................................................................................35
Arbejdsfunktion ..............................................................................................36
Arbejdstype....................................................................................................36
Helligdage.........................................................................................................37
Oprettelse af helligdage. ..................................................................................38
Lønperioder ......................................................................................................38
Oprettelse af lønperioder .................................................................................40
Skiftehold .........................................................................................................41
Postnr. .............................................................................................................41
Kladde navne ....................................................................................................41
Profil ................................................................................................................42
Profil/Arbejdstype opsætning ..............................................................................44
Arbejdsfunktion .................................................................................................44
Kvalifikationer ...................................................................................................45
Kvalifikation Niveau ...........................................................................................46
Tildel TAG .........................................................................................................46
TAG læsere .......................................................................................................47
Løn Satser ........................................................................................................48
Fejl log .............................................................................................................48
Side 2

Adgangskontrol – Arbejdsplan .............................................................................49
Ugedag – sortering ............................................................................................50
Komme & Gå .......................................................................................................51
Medarbejder ......................................................................................................51
Medarbejder kort ............................................................................................53
Medarbejder – Generelt ...................................................................................54
Perioder .........................................................................................................57
Oprettelse af medarbejder ...............................................................................58
Tidsposter ......................................................................................................60
Rettelse af tidspost .........................................................................................60
Annulering af tidspost ......................................................................................61
Fravær ..........................................................................................................61
Beskeder .......................................................................................................62
Personlige tillæg .............................................................................................63
Kvalifikationer ................................................................................................63
Arbejdskalender ..............................................................................................64
Jobposter .......................................................................................................64
Web brugere ..................................................................................................64
Kladden ............................................................................................................64
Udskriv ..........................................................................................................65
Medarbejder ...................................................................................................66
Funktioner .....................................................................................................66
Korrektionskladde ..............................................................................................68
Fraværskalender ................................................................................................69
Fravær til godkendelse .......................................................................................70
Tidspost Analyse ................................................................................................71
Fraværsanalyse .................................................................................................73
Tæller Totaller ...................................................................................................76
Arbejdsplan.......................................................................................................77
Generer Beskeder ..............................................................................................78
Generer Fravær .................................................................................................80
Medarbejdere på arbejde ...................................................................................81
Medarbejder Kapacitet........................................................................................82
Login ..................................................................................................................84
Valg af arbejdskalender ......................................................................................85
Indstempling og udstempling ..............................................................................85
Pause stempling ................................................................................................86
Funktioner ........................................................................................................88
Skift afdeling. .................................................................................................88
Vis Perioder ....................................................................................................88
Send Besked ..................................................................................................89
Vis Job Kladde ................................................................................................90
Selvvalgte Tillæg ............................................................................................91
Anmodning om fravær ........................................................................................92
Diverse oversigter ..............................................................................................93
Pauser ...........................................................................................................93
Tillæg ............................................................................................................93
Total for lønperiode .........................................................................................94
Flex saldo ......................................................................................................94
Komme/gå for sent/tidligt ...................................................................................95
Udskrifter ............................................................................................................96
Tidsposter pr arbejdstype ...................................................................................96
Løn bilag ..........................................................................................................96
Fordeling pr. arbejdstype ....................................................................................99
Tidsposter – Afvigelser ..................................................................................... 100
Time summering .............................................................................................. 101
Planlagt Fravær ............................................................................................... 101
Side 3

Tidsposter – Summeret pr. medarbejder ............................................................ 102
Tidsposter –Time liste ...................................................................................... 103
Flex Afvigelser ................................................................................................. 104
Ofte forekommende opgaver ................................................................................ 106
Oprettelse af medarbejder ................................................................................ 106
Medarbejders fratrædelse ................................................................................. 108
Opdateringer til systemet .................................................................................... 109
Udførsel af opdateringen ................................................................................... 109
Support ............................................................................................................. 111
Side 4

TEKNISK SYSTEM OPSÆTNING
Når du har installeret Data Application Builder klienten (i det følgende kaldet DAB) skal
du sørge for at indlæse en licens fil og oprette forbindelser.
Hver computer skal have en gyldig licens fil og have oprettet forbindelserne. Hvis du
installerer på en terminal server kan hver burger have sin egen licens fil og forbindelser,
men du kan også vælge at sætte systemet op som en central installation hvor brugerne
deler forbindelserne. Dette gøres ved at foretage rettelser I DAB.INI filen.
Der er 2 linier der afgør hvordan dette håndteres, nemlig:
RegistryConnectionsKeyRoot=HKEY_LOCAL_MACHINE
RegistrySettingsRootKey=HKEY_CURRENT_USER
Ved at angive HKEY_LOCAL_MACHINE bliver indstillingerne fælles for alle brugere. Ved at
bruge HKEY_CURRENT_USER bliver indstillingerne gjort individuelle for hver bruger.
Den første linje afgør hvor forbindelses- og licensinformation gemmes. Det er enten i
HKEY_LOCAL_MACHINE eller i HKEY_CURRENT_USER. Det er blot at ændre parameteren
og genstarte DAB.
Den anden linje sættes typisk til HKEY_CURRENT_USER. Her gemmes indstillingerne for
størrelse på vinduer, grids og stort set alle andre indstillinger som en bruger kan ændre.
Tip:
Du kan installere og konfigurere DAB med licens fil og forbindelser og herefter eksportere
indstillingerne ved hjælp af programmet RegEdit. Herefter kan du importere disse på
andre computere, eksempelvis via et login script. Kontakt eventuelt din system teknikker
for information om hvordan dette gøres.
LICENS FILEN
Standardopsætningen for licens filen er “Link”. I DAB.INI findes følgende linje:
LicenseType=LINK
Det betyder at du kan placere licens filen på en server og derefter “linke” hver enkelt
klient til den fil. På denne måde kan du let opdatere licens filen.
Hvis du har pc’er der ikke har adgang til netværket – som f.eks. en bærbar pc i felten –
er du nødt til at kopiere licens filen til et lokalt bibliotek på computeren.
Hvis du under i DAB.INI angiver andet en ”Link” for LicensType, f. eks "Copy" vil DAB gå
ud fra at licens filen er placeret lokalt på pc’en
For at indlæse licens filen vælger du Hjælp -> Om…
Side 5

Her kan du se information om ejerskab og version. Du kan desuden klikke på knappen
Vis Licens og se information om hvilke servere, databaser og objekter du har afgang til
fra DAB. Klik på knappen Importer Licens Fil for at oprette ”linket” til licens filen.
Tip:
Information om hvor licens filen er installeret gemmes i følgende nøgle i
registreringsdatabasen
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\adm4you\DAB v2]
"LicenseFileName"="C:\\Programmer\adm4you\DAB1.0\Poul.lic"
Denne placering styres igen af DAB.INI.
RETTIGHEDER
I den database der ligger til grund for systemet er der oprettet tre roller, nemlig User,
TeamLeder og SuperUser. Disse tre roller styrer hvilke rettigheder de forskellige
medarbejdere har i systemets forskellige dele
På den server hvor SQL-serveren er installeret skal der oprettes tilsvarende Security
Groups, eventuelt med samme navne. På SQL serveren kan der på de nævnte roller
tildeles adgang for de oprettede security groups. Herefter tildeles brugerne adgang ved
Side 6

at tilknytte deres bruger ID til den relevante security group ud fra hvilke rettigheder de
har behov for.
De tre roller bruges på følgende måde:
User: Bruges til de brugere der blot skal logge på og stemple ind og ud via login billedet
i DABBS
TeamLeader: Bruges til de brugere der skal kunne rette og godkende kladder og job
kladder.
Superuser: Bruges til de brugere der skal kunne så at sige alt, eksempelvis oprette
medarbejdere, tildele TAGS, udfører system opdateringer og så videre.
OPRETTELSE AF FORBINDELSER
Når licens filen er på plads skal der oprettes mindst en forbindelse. DAB kan håndtere så
mange forbindelser der måtte være behov for.
Vælg Filer -> Databaseforbindelser.
Side 7

Klik på Tilføj og angiv herefter et forbindelsesnavn. Herefter indtastes server adressen.
Denne skal være identisk med den server der er angivet i licens filen. Servernavnet kan
være et navn, en ip-adresse eller et link – f.eks. sql.adm4you.com
Herefter skal du angive om du vil bruge integreret sikkerhed – hvilket er den anbefalede
metode, hvis der køres i et domæne – eller om du vil angive et brugenavn og kodeord.
Hvis du vælger at angive et brugernavn og et kodeord skal du sætte ”flueben” i feltet
Husk kodeord.
Vælg eller indtast herefter databasenavn og sørg for at der er sat ”flueben” i Tilslut ved
opstart. Hvis dette ikke gøres vil DAB ikke automatisk oprette forbindelse til databasen
ved næste opstart. Det skal i så fald gøres manuelt hver gang DAB startes.
Tip:
Følgende indstillinger gemmes I registreringsdatabasen og kan eksporteres og herefter
importeres på andre computere.
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\adm4you\DAB
v2\Connections\af65ngbzv4sy3eicojqdr8kmw7tp2lxh19]
"ConnectionName"="DABBS"
"ServerAddress"="SERVER"
"DatabaseName"="DABBS"
"Username"=""
"Password"="EwU8HDt2Ia4="
"Authentication"="auWindows"
"StorePassword"="False"
"ConnectOnStartup"="True"
"Encrypted"="False"
SKIFT SPROG
DAB er fler-sproget og hver applikation kan have et sæt oversættelser. Hver enkelt klient
kan vælge sprog på følgende måde:
Side 8

OPSTARTS PARAMETRE PÅ GENVEJ
Som standard oprettet DAB installations programmet en genvej i startmenuen og på
skrivebordet der starter DAB og hvis der er oprettet en forbindelse i DAB som automatisk
tilslutter DAB til databasen så vil dette ske i forbindelse med opstarten af DAB
På genvejen kan der tilføjes nogle parametre der får DAB til at starte op på en lidt anden
måde.
PARAMETEREN /SCRIPT
Ved at anvende parameteren /script kan man få DAB til at udføre forskellige ting i
forbindelse med opstarten. Eksempelvis vil /script=script.pas udføre script filen script.pas
der er et standard script som tilslutter DAB til den første forbindelse der er defineret og
herefter åbner form nr. 150 som i DABBS er Login vinduet (dette beskrives senere i
denne vejledning).
PARAMETEREN /KIOSK
Denne parameter fortæller DAB at den skal skjule hovedmenuen (som normalt vises i
venstre side af DAB) og menuerne øverst i DAB. Dette er kun anvendelig hvis der
samtidig via parameteren /script er angivet automatisk opstart af forbindelse og
Side 9

skærmbillede i en script fil. Parameteren fortæller samtidig DAB at den ikke kan lukkes
på normal vis via Alt + F4 eller ved at klikke på lukke-ikonet øverst til venstre i DAB.
DAB kan, når denne parameter benyttes, kun lukke ved at trykke Alt + Ctrl +
Shift + F4.
PARAMETEREN /MAXIMIZED
Ved at benytte denne parameter fortælles DAB at den altid skal køre maksimeret og
samtidig forhindres det at DAB kan minimeres. Der er således ikke direkte adgang til
skrivebordet. Der kan dog opnås adgang til skrivebordet ved at trykke Windows-tasten +
d.
Side 10

NAVIGATION OG GENEREL BRUG AF DAB
HOVED MENUEN
DAB styrer hver enkelt applikation gennem en hovedmenu der har links til forms
(vinduer), rapporter og funktioner. Nogle af menu punkterne har genveje, hvilket hjælper
brugeren til at anvende de mest almindelige funktioner ved hjælp af tastaturet
Menuen er, som det ses herover, opdelt i to hovedområder. Nederst ses de forskellige
grupper i hovedmenuen. Øverst de punkter der tilhører den enkelte gruppe. De vises når
der klikkes på den ønskede gruppe nederst i menuen. Hvis du er vant til at bruge
Microsoft Outlook 2003, vil dette ikke være nyt for dig.
Afhængig af hvilke rettigheder den enkelte bruger er tildelt vil nogle af menu punkterne
ikke være tilgængelige.
Tip:
For at få mere plads på DAB’s skrivebord kan man lukke hovedmenuen helt ved at klikke
på denne knap.
Side 11

Øverst i DAB programmet findes der en række små ikoner.
Med disse ikoner kan du foretage følgende handlinger:
GENVEJSTASTER
Bladre tilbage til den første post i tabellen.
Bladre tilbage til forrige post i tabellen.
Bladre frem til den næste post i tabellen.
Bladre frem til den sidste post i tabellen.
Slette den aktuelle post. Dette kan også gøres ved at trykke F4.
Tilføj en post til tabellen. Det kan også gøres ved at trykke F3.
Sæt det valgte felt i redigeringstilstand. Dette kan også gøres ved at trykke
F2.
Skriv ændringer i det valgte felt til databasen.
Opdatere skærmbilledet med de ændringer der er lavet i tabellen.
Annullere ændringer der endnu ikke er skrevet til databasen.
Åbner et søgevindue. Dette kan også gøres ved at trykke Ctrl + B.
De fleste steder i DAB er det muligt at gøre brug af genvejstaster. For alle skærmbilleder
er der nogle funktionstaster der altid er gældende.
F2 Sætter det valgte felt i redigeringstilstand. Det svarer til at
klikke i feltet med musen.
F3 Opretter/tilføjer en ny post i en tabel. Dette gælder både for
tabelvinduer og kort-vinduer.
F4 Sletter den valgte post. Dette gælder både for tabelvinduer
og kort-vinduer.
F6 I skærmbilleder hvor der benyttet opslagsfelter som dette
aktiveres opslagsfunktionen. Dette åbner et nyt
vindue hvor der kan vælges fra.
Alt + ”pil ned” Aktiverer ”drop-down” liste med valgmuligheder ved denne
type felter . Desuden kan man, hvis man har en
ide om hvilke valgmuligheder der er tilgængelige begynde at
taste de første bogstaver, så vises de valgmuligheder der er
tilgængelig som starter med det indtastede.
Alt + ”x”, Ctrl + ”x” Mange dele af DAB kan bruges ved hjælp af genvejstaster.
Der hvor der er muligt er der, hvis der er oprettet genveje,
angivet hvilke taster der benyttes, f. eks Ctrl + F5. Andre
genveje er angivet med en understregning af hvilket bogstav
der benyttes sammen med Alt-tasten. For eksempel vil OK
Side 12

GENVEJE I DATO FELTER
knapper være mærket med OK (O er understreget). Det
betyder at OK knappen kan aktiveres ved at trykke Alt + O.
I dato feltet findes der nogle forkortelser der kan indtastes i stedet for datoer. Når der
klikkes videre til et andet felt eller klikkes på en knap vil den relevante dato blive indsat.
Det drejer sig om følgende:
BOM Beginning Of Month. Denne indsætter første dag i
indeværende måned som dato.
EOM End Of Month. Denne indsætter sidste dag i indeværende
måned som dato.
YES Yesterday. Indsætter dagen i går som dato.
TOD Today. Indsætter indeværende dag som dato.
TOM Tomorrow. Indsætter dagen i morgen som dato.
M Monday. Indsætter næste mandag som dato.
TU Tuesday. Indsætter næste tirsdag som dato.
W Wednesday. Indsætter næste onsdag som dato.
THU Thursday. Indsætter næste torsdag som dato
FRI Friday. Indsætter næste fredag som dato.
SA Saturday. Indsætter næste lørdag som dato.
SU Sunday. Indsætter næste søndag som dato.
Følgende genveje er afhængige af at SQL serveren kører med ’Danish’ (Dansk) som
sprog. Køres der med engelsk sprog vil dagen være forskudt 1 dag da ugen efter
engelsk/amerikansk kalender starter om søndagen.
FIR First. Indsætter første dag i indeværende uge (mandag) som
dato.
SEC Second. Indsætter anden dag i indeværende uge (tirsdag)
som dato
THI Third. Indsætter tredje dag i indeværende uge (onsdag) som
dato.
FO Fourth. Indsætter fjerde dag i indeværende uge (torsdag)
som dato.
FIF Fifth. Indsætter femte dag i indeværende uge (fredag) som
dato.
SI Sixth. Indsætter sjette dag i indeværende uge (lørdag) som
dato
Side 13

SEV Seventh. Indsætter syvende dag i indeværende uge (søndag)
som dato.
SØGE VINDUET
Det er muligt at søge i både tabel-fvinduer og kort-vinduer (disse beskrives i næste
afsnit). Dette gøres ved at klikke på ikonet eller ved at trykke Ctrl + B. Dette åbner
et nyt vindue som dette:
Søgningen vil foregå i det felt der er valg i tabellen eller på kort-vinduet.
TIPS I DAB.
For de fleste felter i skærmbillederne er der hjælp at hente ved at holde musen hen over
et ønsket felt og derefter kigge på statuslinjen nederst i DAB. Her vise en kort
beskrivelse af feltet:
Side 14

VINDUES TYPER
DAB har 2 typer vinduer (også kaldet forms). Et kort-vindue der viser indholdet af en
enkelt post eller en tabel-form der viser en eller flere poster. Disse 2 typer kan
kombineres på en form som en master-detail form. DAB kan have lige så mange datasets
tilknyttet på en form som der er brug for.
KORT FORM
Denne type bruges primært til at vise enkelte poster med mange felter, som f. eks
medarbejder tabellen.
Denne form viser information fra medarbejdertabellen. Den kan deles op på 1 eller flere
faneblade og have menu knapper med undermenuer som i dette tilfælde.
DAB gemmer ændringer med det samme, så hvis du lukker et vindue ved at klikke OK
eller ved at trykke på Esc-tasten gemmes informationen. Nogle felter tvinger databasen
til at gemme informationen med det samme som f. eks Postnr. feltet i vinduet herover.
Efter at du har indtastet postnummeret gemmes det og bynavnet vises, hvis det kan
findes. Nogle felter tvinger ikke databasen til at gemme informationer, som f. eks Navn
feltet, hvilket betyder at hvis du får indtastet noget ved en fejltagelse så kan du ved at
klikke på Annuller sørge for at ændringen bliver ignoreret.
Du kan flytte rundt mellem felterne ved hjælp af TAB tasten som i normale Windows
programmer – Shift + TAB flytter baglæns. DAB applikationer er ”tastatur venlige”, så
det er muligt at navigere rundt udelukkende ved hjælp af tastaturet. I dette tilfælde kan
du eksempelvis bruge Alt+m til at aktivere Medarbejder knappen eller Alt + s til at vælge
fanebladet Opsætning.
Tip:
Denne type opslagsfelter kan aktiveres ved at trykke F6.
Side 15

TABEL VINDUER
Disse er de meste almindelige forms i DAB applikationer. De har mange effektive
faciliteter til at filtrere, sortere, gruppere o.s.v.
Du kan definere filtre ved at klikke på pilen til højre for feltnavnet. Herefter vises en liste
over mulige valg eller du kan vælge at opbygge dit eget filter ved at vælge Custom.
Hvis en filtrering er aktiv, så vises det nederst i vinduet.
Ved at klikke på knappen med det lille kryds fjernes filtreringen permanent. Ved at klikke
”fluebenet” væk sættes filtreringen midlertidigt ud af kraft og kan derefter aktiveres igen
med at sættet ”fluebenet” igen.
Du kan sortere på koloner ved ganske enkelt at klikke på feltnavnet. Bemærk den lille
trekant der vises til højre i overskriftsfeltet. Den viser om der sorteres i stigende eller
faldende orden.
Side 16

Hvis du klikker en gang mere sorteres listen i faldende orden
Du kan også ganske enkelt gruppere på et eller flere niveauer som du måtte ønske. Du
trækker ganske enkelt de enkelte felter om i grupperings-området.
Alle disse indstillinger gemmes i registreringsdatabasen, så når brugeren åbner vinduet
næste gang så huskes indstillingerne som de var da vinduet blev lukket. Bemærk dog at
hvis der er lavet ændringer til skærmbilledet (disse udføres af Adm4you) vil filtreringer
m.v. blive nulstillet.
Du kan gendanne indstillinger ved at klikke på et felt navn med højre musetast.
Herefter kan du bruge disse muligheder – f. eks Clear sorting der fjerner evt. sortering
og endda gemme kolonner eller tilføje dem til tabellen ved hjælp af Field Chooser.
Side 17

Hvis du højreklikker i tabellen får du menuen som vist herunder. Her kan du vælge at
eksportere indholdet af tabellen til forskellige filformater. Du kan også vælge at
eksportere direkte til Excel.
Export to Excel funktionen er særdeles anvendelig og den sørger for at eventuel
filtrering, gruppering og sortering også bliver eksporteret.
Side 18

SYSTEM OPSÆTNING
Systemopsætning styrer hvordan Komme & Gå systemet agerer i de forskellige dele af
systemet. De bør kun rettes hvis det er absolut nødvendigt. I tvivlstilfælde bør Adm4you
kontaktes inden.
FANEBLADET KOMME/GÅ
I opsætning til Komme/Gå har du følgende muligheder:
Auto indsæt medarbejdere Denne indstilling afgør om der automatisk oprettes kladde
linjer for de enkelte medarbejdere der er markeret som
aktive (dette beskrives senere) på de dage de forventes at
møde ifølge deres arbejdskalender.
Auto indsæt fravær Denne indstilling afgør om der automatisk oprettes fravær i
kladden for de enkelte medarbejdere. Fraværet skal være
oprettet for den enkelte medarbejder i forvejen (dette
beskrives senere).
Autogodkend Denne indstilling afgør om der foretages automatisk
godkendelse af kladde linjer, hvor medarbejderne er
stemplet ind og ud som forventet ifølge deres
arbejdskalender og at deres pauser også svarer til
arbejdskalenderens. Automatisk godkendelse finder kun sted
Side 19

i de tilfælde hvor der kun er én linie med ind og
udstempling. Er der flere semplingslinier, f.eks. på grund af
skift af afdeling i løbet af dagen, autogodkendes linien ikke.
Selvvalgt tillæg Angiver om medarbejderne via login billedet har mulighed
for selv at vælge tillæg ud over de tillæg der er oprettet i
deres arbejdskalender.
Ændre afdeling Angiver om medarbejderne, via login billedet, har mulighed
for at skifte afdeling i løbet af dagen. Dette har betydning
hvis deres registrerede tid skal fordeles på de enkelte
afdelinger.
Benyt mail funktion Angiver om der skal benyttes nogle af de mail funktioner der
er indbygget i DABBS. Dette kræver at der installeres et
mailprogram (xp_smtp_sendmail) på SQL serveren. I
tvivlstilfælde kontaktes Adm4you
Standard mail modtager Hvis mail funktionerne benyttes skal der angives en e-mail
adresse på en standard mail modtager. Hvis der af en eller
anden grund ikke kan findes en mail adresse på den person
der skal sendes en mail til, så bliver mailen i stedet sendt til
standard mail modtageren. Dette sikrer at der ikke går mails
tabt.
Brug mail ved nyt fravær Fra logen billedet har medarbejderne mulighed for at
anmode om fravær (ferie, afspadsering o.s.v.). Hvis denne
funktion er aktiveret vil systemet forsøge at sende en
besked til medarbejderens holdleder om at der er oprettet
en anmodning om fravær. Dette forudsætter at der er
angivet en e-mail adresse på holdlederen (dette beskrives
senere).
Mail ved bogfør fravær Angiver om der skal sendes en e-mail til den enkelte
medarbejder når der bogføres fravær fra kladden. Dette
kræver at der er angivet en e-mail adresse på de enkelte
medarbejdere.
Mail server Her angives navnet eller IP-adressen på den server der
benyttes til afsendelse af mails fra DABBS
Fraværskalender dage bagud
Denne indstilling afgør hvor mange dage tilbage i tiden der
vises fravær i fraværskalenderen.
Fraværskalender dage frem Denne indstilling afgør hvor mange dage frem i tiden der
vises fravær i fraværskalenderen.
Standard sprog kode Denne indstilling afgør på hvilket sprog fejlmeddelelser,
udskrifter o.s.v. vises. Denne indstilling bør normalt ikke
ændres.
Ekstra medarbejder vindue Vises hvilket vindue der bruges hvis der er tilføjet specielle
funktioner vedr. medarbejdere. Denne indstilling bør ikke
ændres.
Side 20

Login Skærm Bredde Denne indstilling styrer bredden på login billedet. Denne
indstilling bør ikke ændres.
Login Skærm Højde Denne indstilling styrer højden på login billedet. Denne
indstilling bør normalt ikke ændres.
Vis Login Maksimeret Hvis denne indstilling aktiveres vil login billedet altid blive
vist i maksimeret tilstand. Denne indstilling ignorerer
indstillingerne Login Skærm Bredde og Login Skærm Højde.
Firma navn i udskrifter Angiver om der skal vises firma oplysninger (navn, adresse
telefon o.s.v.) i udskrifter. Dette forudsætter at der under
fanebladet Firma info. er angivet de relevante oplysninger.
Dette har pt. betydning for udskrifterne Lønbilag og
Tidsposter pr. arbejdstype. Disse beskrives senere.
Antal Fraværsdage Frem Denne indstilling styrer hvor mange dage frem der vises
fravær for i login billedet.
Vis Mødetid På Login Angiver om der i den oversigt, der kan vises på Login,
vinduet over fremmødte medarbejdere også vises
mødetidspunkt.
Vis Slet På Login/Fravær Angiver om der i fraværs funktionen på Login billedet skal
være mulighed for at slette fravær.
Vis Første Stempling på Login
Angiver om der i oversigt, på login vinduet, over fremmødte
medarbejdere vises første stempling eller møde tid
korrigeret i forhold til arbejdskalender (dette beskrives
senere).
Filtrer Arbejdstype på Login Angiver om der skal ske en filtrering af de arbejdstyper der
kan vælges mellem ved for sen/tidlig ind/ud stempling ud fra
medarbejderens profil (dette beskrives senere)
Antal Dage I Info Pane Denne indstilling bruges til at styre hvor mange dage der
vises i de kalender vinduer der benyttes i DABBS.
Brug kun TAG Denne indstilling styrer om medarbejder kun kan stemple
ind og ud ved hjælp af TAGS
Maks. længde arbejdsdag Denne indstilling afgør hvor lang en arbejdsdag maksimalt
kan være. Overskrides denne vil medarbejderen ved næste
login skulle stemple ind på en ny arbejdsdag. Denne
indstilling afgør desuden hvornår der indsættes slut tid på en
medarbejder hvis Brug autoindsæt slut tid er aktiveret (se
herunder).
Vælg arbejdskalender hver uge
Denne indstilling afgør om medarbejderne skal vælge en
arbejdskalender når de stempler ind første gang i en given
uge.
Maskeret login tekst Denne indstilling afgør om den medarbejderkode der
indtastes ved login vises i klar tekst eller som
prikker/stjerner.
Side 21

Brug autoindsæt slut tid Denne indstilling afgør om der automatisk indsættes en slut
tid på medarbejdere når Maks. længde arbejdsdag (se
herover) er overskredet. Hvis dette er tilfældet indsættes
den tid medarbejderen ifølge arbejdskalenderen skulle være
gået hjem. Denne funktion kræver at der foretages en
speciel opsætning på SQL serveren. Kontakt Amd4you hvis
den funktion ønskes aktiveret.
Vis medarbejdere på arbejde
Denne indstilling styrer om der på login billedet vises en
oversigt over de medarbejdere der er stemplet ind.
Vis fravær på login Angiver om der vises en oversigt over fraværende
medarbejdere på login billedet.
Vis perioder på login Angiver om medarbejderne skal have adgang til at se deres
stemplinger fra tidligere lønperioder på login billedet.
Brug Finger Print Læser Angiver om der kan foretages login ved hjælp af aflæsning af
fingeraftryk. Dette kræver installation af ekstra udstyr og
anvendes derfor kun efter aftale med Adm4you.
TAG forsinkelse Angiver hvor mange sekunder der skal gå mellem hver
indlæsning af en TAG før det opfattes som to forskellige
stemplinger.
Kladde Vis Pause Tid Angiver om den samlede pause tid skal vises i kladde linien i
øverste del af kladden
Kladde Vis Total Tid Angiver om den samlede tid i timer og minutter skal vises i
kladde linien i øverste det af kladde.
Kladde Vis Total Tid Decimal Angiver om den samlede tid, i decimal form, skal vises i
kladde linien i den øverste del af kladden.
Kladde Vis Smiley Angiver om der skal vises en smiley i kladde linien som
angivelse af kladde liniens status.
Kladde Vis Tillægstid Angiver om den samlede tilllægstid skal vises i kladde linien i
den øverste del af kladden.
Side 22

FANEBLADET FIRMA INFO
I dette faneblad kan der angives firma oplysninger til brug ved udskrifter hvor visning af
firma information er understøttet. Dette drejer sig pt. om udskrifterne Lønbilag og
Tidsposter pr. arbejdstype.
Side 23

FANEBLADET RAPPORTER
På dette faneblad vises hvilke rapporter der benyttes til forskellige udskrifter. Disse
ændres kun efter aftale med Adm4you.
FANEBLADET SERVICENET
Benyt adgangskontrol i arbejdsplan Denne indstilling angiver om der skal benyttes
adgangskontrol i arbejdsplanen (dette beskrives
senere).
Øvrige indstillinger under ServiceNET benyttes ikke i Komme & Gå systemet.
De øvrige faneblade i vinduet benyttes ikke i forbindelse med Komme & Gå systemet.
Side 24

OPSÆTNING AF KOMME & GÅ
I hovedmenuen kan du i gruppen Komme & Gå Opsætning definere eksempelvis
arbejdskalendere, arbejdstyper etc. Dette beskrives i det efterfølgende.
AFDELING
I dette vindue vises og vedligeholdes oversigten over de afdelinger der findes i firmaet.
Nye afdelinger kan tilføjes ved at trykke F3 og derefter angive en entydig afdelingskode
og en beskrivelse af afdelingen.
Side 25

DISTRIKT
I dette vindue vises og vedligeholdes oversigten over de distrikter der måtte bruges i
firmaet. Nye distrikter kan tilføjes ved at trykke F3 og derefter angive en entydig
distriktskode og et navn på distriktet.
ARBEJDSTYPE
Arbejdstyper bruges til at angive hvad det er for en slags tid en medarbejder registrerer.
Arbejdstype Et kort entydigt navn til den pågældende arbejdstype
Beskrivelse En kort beskrivelse af arbejdstype
Type Angiver hvilken art arbejdstype har. Her kan der vælges
mellem Absence (fravær), Flex, Extra (Tillæg), Cause(Årsag)
eller Normal (Normal arbejdstid). Årsagskoder bruges
primært til at lave en angivelse i kladden, i form af en
Side 26

emærkning, når eksempelvis en stempling ligger på et
tidspunkt der ikke er forventet. Der kan dog laves tilføjelser
til systemet der gør at årsagskoder behandles på en specifik
måde. Dette kan implementeres af Adm4you.
Overtids Kode Denne kode angiver i forhold til forskellige beregninger i
systemet at der er tale om reel overtid, dels bruges den i
visse situationer ved overførsel til eksterne systemet, f.eks.
et lønsystem. Dette felt udfyldes kun i samarbejdere med
Adm4you.
Lønart Kan indeholde den lønart der bruges i lønsystemet for den
pågældende arbejdstype. Er især nyttig hvis der foretages
overførsel fra Komme & Gå systemet til et lønsystem.
Tæl Som Normaltid Angiver om denne arbejdstype tæller som normal tid i
forskellige beregninger. Denne indstilling anvendes efter
aftale med Adm4you.
Dag Angiver om registreringer på den pågældende arbejdstype
registreres som en hel dag.
Specificer Angiver om arbejdstype skal specificeres i eventuelle
udskrifter eller om der kun medtages en summering af
arbejdstypen.
Autoudfyld Angiver om start- og sluttid udfyldes automatisk i kladden
for den pågældende arbejdstype
Udfyld Pause Angiver om pauser automatisk indsættes i kladden for den
pågældende arbejdstype.
Side 27

Beregn Pauser Angiver om de pauser der er oprettet i kladden - og ligger
inden for det tidsrum en kladdelinje med denne arbejdstype
dækker –skal beregnes.
Udfyld Tillæg Angiver om tillæg automatisk udfyldes i kladden for den
pågældende arbejdstype.
Beregn Tillæg Angiver om de tillæg der er oprettet i kladden - og ligger
inden for det tidsrum en kladdelinje med denne arbejdstype
dækker – skal beregnes.
Faktor Denne bruges i forbindelse med bogføringen af kladden og
angiver med hvilken faktor det registrerede time antal
ganges op. Hvis der f.eks. er registreret 1 times
overarbejder og faktoren på den aktuelle arbejdstype er
sattil 1,5 vil der blive bogført 1,5 times overarbejde i
tidsposterne.
Min. Tid Før Beregning før beregning af tillæg
Angiver hvor mange timer og minutter der minimum skal
arbejdes før at tillægget kan optjenes. Eksempelvis kan det
angives at der skal arbejdes over i minimum 5 minutter før
tillægget beregnes. Når de fem minutter er nået vil tillægget
så blive beregnet for det tidsrum det er defineret til –
inklusive de fem minutter.
Kalender Farve Angiver hvilken farve arbejdstype skal angives med i
fraværskalenderen. Gælder kun for arbejdstyper der er
oprettet som Absence (Fravær). Der kan vælges mellem
Ingen farve (feltet er blankt), rød (Red), orange (Orange),
gul (Yellow), grøn (Green), blå (Blue).
Overfør til Outlook Angiver om arbejdstyper der er oprettet som fravær
(Absence) skal overføres til Outlook. Dette kræver speciel
opsætning og bruges normalt ikke i Komme & Gå.
Outlook Etiket Angiver med hvilken etiket arbejdstypen vises med i
Outlook.
Side 28

Sortering Angiver i hvilken rækkefølge arbejdstyperne skal vises i
oversigter der vises når medarbejder eksempelvis møder for
tidligt. Da der er mulighed for at angive om arbejdstype skal
vises når medarbejdere kommer for sent/tidligt eller går for
sent/tidlig er det mulig at angive samme sorterings
rækkefølge på forskellige arbejdstyper.
Vis På Login/Periode Total Angiver om denne arbejdstype medtages i den summering af
timer pr. arbejdstype for indeværende løn periode, der kan
vises på login billedet.
Vis På Møde For Tidlig Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge
den pågældende arbejdstype hvis vedkommende møder for
tidligt i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen.
Vis På Møde For Sent Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge
den pågældende arbejdstype hvis vedkommende møder for
sent i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen.
Vis På Stop For Tidlig Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge
den pågældende arbejdstype hvos vedkommende går for
tidligt i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen.
Vis På Stop For Sent Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge
den pågældende arbejdstype hvis vedkommende går senere
end hvad der er angivet i arbejdskalenderen.
Vis Ved Ikke Arbejdsdag Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge
den pågældende arbejdstype hvis medarbejderen stempler
ind en dag hvor han/hun ud fra arbejdskalenderen ikke
skulle møde. Hvis dette benyttes skal feltet Check hvis ikke
arbejdsdag aktiveres på medarbejderens profil (Dette er
beskrevet tidligere i denne vejledning). Når medarbejdere
Side 29

vælger en af de relevante arbejdstyper indsættes en
bemærkning i kladden med beskrivelsen af den valgte
arbejdstype.
Procedure ved komme Angiver om der skal udføres specielle ting ved indstempling
på den pågældende arbejdstype. Dette bør kun ændres i
samarbejde med Adm4you
Procedure ved gå Angiver om der skal udføres specielle ting ved udstempling
på den pågældende arbejdstype. Dette bør kun ændres i
samarbejde med Adm4you.
Procedure ved kladde start Angiver om der skal udføres specielle ting hvis en
medarbejders starttid i kladde ændres. Dette bør kun
ændres i samarbejde med Adm4you
Procedure ved kladde slut Angiver om der skal udføres specielle ting hvis en
medarbejders slut tid i kladden ændres. Dette bør kun
ændres i samarbejder med Adm4you.
Procedure ved bogføring Angiver om der skal udføres specielle ting ved bogførings af
tidsposter med den pågældende arbejdstype. Dette bør kun
ændres i samarbejde med Adm4you.
Selvvalg Angiver om medarbejdere har ret til at vælge denne
arbejdstype som selvvalgt tillæg fra login vinduet. Dette
kræver at det i system opsætningen er angivet at
medarbejdere selv kan vælge tillæg. Dette er beskrevet
tidligere i denne vejledning.
Afrund tid til Angiver om der skal ske afrunding af den registrerede tid.
Eksempelvis kan overtid afrundes til nærmeste kvarter
(00:15:00). Så vil eksempelvis 5 minutters overtid blive
rundet af til 0 minutter mens 12 minutters overtid vil blive
rundet op til 15 minutter.
Side 30

Export Type Angiver hvordan denne arbejdstype eksporteres ved
udlæsning til et lønsystem. Der kan vælges mellem timer
(Hours) og enheder (Units).
Antal Enheder Angiver hvor mange enheder der skal eksporteres for denne
arbejdstype hvis kolonnen Export Type er sat til ”Units”.
TÆLLER
Tællere bruges til at lave summeringer af forskellige arbejdstyper med samme art. Har
man f. eks flere flex typer (Flex Optjent, Flex Forbrugt) kan man ved at definere tællere
få systemet til at lave saldo beregninger på begge typer.
I den øverste del af vinduet oprettes de tællere der måtte ønskes. I den nederste del af
vinduet angives hvilke arbejdstyper der skal indgå i tælleren samt med hvilken faktor de
skal indgå. Som det fremgår, kan faktoren være negativ.
Ved klikke på knappen Tæller får du mulighed for at se en specifikation, d.v.s. en
optælling af hvor mange timer, de enkelte medarbejdere har registreret.
Denne oversigt vil ligne det følgende:
Side 31

Her vises for hver medarbejder det registrerede antal timer pr. arbejdstype for
henholdsvis bogførte poster, ikke bogførte poster og ikke bogførte tillæg (bogførte tillæg
vis blive vist under bogførte poster.
Ved at klikke på + tegnet til højre i post tabeller kan du få vist de enkelte poster:
Tabellen vil herefter kunne se således ud:
Side 32

HOLDLEDER
Holdlederne angiver hvem der forventes at godkende den enkelte medarbejders kladde.
Medarbejderen tildeles en holdleder ved ganske enkelt at tilføje holdlederens
Medarbejder ID på Medarbejder kortet for den pågældende medarbejder. Holdlederen vil
herefter automatisk figurere i denne oversigt og vil fremover kunne vælges herfra.
ARBEJDSKALENDER
Arbejdskalenderen er en af hjørnestenene i Komme & Gå systemet. Oplysningerne i
arbejdskalenderen bruges til at beregne forventede arbejdstider, pauser tillæg osv. For
de enkelte medarbejdere.
Hver medarbejder skal derfor være tilknyttet enten en arbejdskalender eller et skiftehold,
som kan består af flere arbejdskalendere. Skiftehold beskrives senere.
Side 33

KALENDER
Arbejdskalendervinduet er delt op i flere dele. Øverst vises selv kalender definitionen:
Her angives navnet på arbejdskalenderen ligesom der kan angives en kort beskrivelse af
kalenderen.
Herefter skal der tages stilling til tolerancerne for den enkelte kalender. Tolerancerne
bruges til at justere medarbejderens reelle indstempling i forhold til den forventede start
og/eller slut tid. Hvis, f. eks, tolerance før start er sat til 15 minutter og medarbejderen
forventes at møde kl. 07:00 så ville alle indstemplinger i tidsrummet 06:45 til 07:00
blive korrigeret til kl. 07:00
Hvis medarbejderne på en arbejdskalender skal have mulighed for at ”flekse” kan der i
feltet flex angives en arbejdskalender til dette. Desuden kan der angives en løn periode
for den enkelte arbejdskalender. Dette er dog ikke tvungent da kalenderne kan benyttes
uden.
Side 34

Kolonnen Total Tid beregnes automatisk ud fra angivelserne i kalender linierne
(beskrevet herunder).
Vær opmærksom på at uden en angivelse af lønperiode vil funktioner i login billedet
(dette beskrives senere i denne vejledning), der viser medarbejderes forskellige
optællinger af registreret tid ikke være tilgængelige.
LINIE
I Linie oversigten vises hvilke dage den pågældende arbejdskalender omfatter – med
andre ord: Hvilke dage de tilknyttede medarbejder forventes at møde.
Her indsættes de dage der skal indgå i kalenderen. For hver dag angives et start- og
sluttidspunkt. Desuden er der mulighed for at angive inden for hvilke tidsrum der kan
”flekses” omkring mødetid og gå-hjem tid. Disse bruges i forbindelse med udskriften Flex
Afvigelser der beskrives senere i denne vejledning.
PAUSE
For hver arbejdskalender er det muligt at angive hvornår medarbejderne holder pauser.
Her angives starttidspunkt og længden af pausen. Desuden kan det angives om pausen
er betalt eller ej. Er pausen ikke betalt modregnes pausens længde i medarbejderens
samlede arbejdstid de dage hvor pauserne er gældende.
Hvis feltet Relativ er valgt indikerer starttidspunktet hvor mange timer medarbejderen
skal have været på arbejde før pause holdes. Er feltet ikke valgt er starttidspunktet det
faktiske klokkeslæt hvor pausen starter.
Endelig kan der markeres hvilke ugedag pausen gælder for.
TILLÆG
Til hver arbejdskalender kan der tilknyttes en række tillæg.
Side 35

Her kan der angives et start- og sluttidspunkt samt en arbejdstype for hvert tillæg.
Hvis feltet Relativ er valgt indikerer starttidspunktet hvor mange timer og minutter
medarbejderen skal have været på arbejde før han/hun begynder at optjene tillægget og
slut tidspunktet indikerer hvor mange timer og minutter tillægget gælder. Er feltet
Relativ ikke valgt angiver Start og Slut de reelle tidspunkter hvor optjening af tillægget
starter og slutter.
Endelig kan det angives hvilke af ugens dage tillægget gælder for.
ARBEJDSFUNKTION
Arbejdsfunktion benyttes til at angive hvilke grupper at medarbejdere der kan, eller ikke
kan, optjene et givet tillæg. Dette gør det muligt at differentiere tillæggene på flere
medarbejdere der måtte være tilknyttet samme arbejdskalender.
Er der ikke angivet nogen arbejdsfunktion til et givet tillæg kan alle medarbejdere
optjene det.
Ved at angive en eller flere arbejdsfunktioner og vælge Får tillæg vil de medarbejdere der
er tilknyttet den angivne arbejdsfunktion (dette angives på medarbejderkortet under
Opsætning) kunne optjene tillægget.
Ved at fjerne ”fluebenet” ved Får tillæg sikrer man at den angivne arbejdsfunktion ikke
optjener det pågældende tillæg.
ARBEJDSTYPE
Arbejdstype benyttes til at angive om medarbejdere kan optjene et tillæg eller ej når der
er stemplet ind på en given arbejdstype
Side 36

Hvis der eksempelvis kan optjenes visse tillæg under sygdom kan arbejdstypen, der
benyttes ved sygdom indsættes.
Er der sat ”flueben” ud for arbejdstypen kan det givne tillæg optjenes mens der arbejdes
under den pågældende arbejdstype. Er der ikke sat ”flueben” ud for arbejdstypen angiver
det at der ikke kan optjenes det pågældende tillæg mens der arbejdes under den givne
arbejdstype.
HELLIGDAGE
Hvis helligdage oprettes i systemet vil der, når der dagligt oprettes kladdelinjer
automatisk, blive taget højde for disse.
For at oprettelse af helligdage i kladden skal fungere, skal helligdage være oprettet for
hver enkelte arbejdskalender. Ved at klikke på knappen Dage og vælge punktet Opret
Helligdage er der adgang til, på en nem måde, at oprette disse helligdage.
Side 37

OPRETTELSE AF HELLIGDAGE.
Øverst angives for hvilket år der skal oprettes helligdage.
Derefter skal der vælges en arbejdstype der indsættes i kladden når der er tale om en
helligdag.
Det er desuden muligt at angive om 1. Maj og grundlovsdag skal oprettes som
helligdage. Dette er valgfrit. Bemærk at arbejdstypen for første maj og grundlovsdag vil
blive den samme som for de øvrige helligdage.
Derefter angives for hvilke arbejdskalendere der skal oprettes helligdage. Dette gøres
ved at sætte ”flueben” i feltet Opret Dage” i tabellen der viser de eksisterende
arbejdskalendere.
Endelig klikkes der på knappen Opret Dage. Efter et kort øjeblik er dagene oprettet. Hvis
helligdagene eksisterer i forvejen, for det angivne år, bliver de ikke oprettet igen.
Ønskes der forskellig arbejdstype på nogle af arbejdskalenderne gøres dette ved først at
markere de arbejdskalendere der skal have én arbejdstype og oprette helligdage for
disse og derefter ændre arbejdstypen og markere de kalendere der skal have den nye
arbejdstype og oprette helligdagene for disse.
LØNPERIODER
Ved at vælge dette punkt åbnes et vindue hvor de lønperioder der benyttes i systemet
kan oprettes og vedligeholdes.
Side 38

I den øverste del af vinduet angives en entydig kode for hver type lønperiode lige som
der kan angives en kort beskrivelse af løn perioden. I feltet Løn system format angives
hvilket format der benyttes hvis der foretager overførsel til lønsystem. Dette benyttes
kun hvis det på forhånd er aftalt med Adm4you.
I den mellemste del af vinduet vises/tilføjes de perioder der er tilknyttet den valgte
lønperiode. Her skal der angives et Periode navn og en start- og slut dato. Dette kan
gøres manuelt hvis det ønskes.
I den nederste del af vinduet vises en summering af de bogførte tidsposter for den
periode der er valgt under Løn linjer.
Ved at klikke på knappen Eksporter er der mulighed for at få eksporteret de bogførte
tidsposter til en fil der senere kan importeres i et lønsystem. Pt. understøtter systemet
eksport til DataLøn og ServiceLøn.
Side 39

OPRETTELSE AF LØNPERIODER
I stedet for at oprette løn perioderne manuelt kan der klikkes på knappen Nye perioder.
Det åbner et som et følgende:
Her udfyldes felterne som beskrevet herunder:
Løn periode
Periode type
Ugenr i periodenavn
Her kan du vælge mellem de eksisterende lønperioder.
Her kan du vælge om det skal være perioder på 1 uge, 14 dage,
eller en måned
Denne indstilling har kun betydning ved oprettelse af 14 dages
perioder. Den afgør hvilke uge numre der medtages i periodens
navn. Hvis periode eksempelvis dækker uge 1 og 2 i år 2007 vil
periodenavnene blive som vist herunder ud for de mulige valg
Første: 2007-01
Sidste: 2007-02
Begge: 2007-01-02
Start dato Angiver startdatoen for den første af de lønperioder der ønskes
oprette. Ved Uge og 14-dages perioder anbefales det at vælge
en mandag.
Til sidst klikkes der blot på knappen Opret. Dette starter en procedure der oprette
lønperioder løbende fra den angivne startdato og året ud.
Side 40

SKIFTEHOLD
Hvis medarbejderne arbejder i en fast turnus med skiftende arbejdstider kan de med
fordel tilknyttes et skiftehold.
Et skiftehold består at en eller flere arbejdskalendere
For hvert skiftehold angives et navn (eller kode) samt en kort beskrivelse. Derefter
angivet en startdato for det pågældende skift og antal uger, som angiver hvor mange
uger der indgår i den pågældende turnus
I Linie tabellen angivet hvilken arbejdskalender der er gældende for den enkelte uge i
skifteholdet
POSTNR.
I Postnr tabellen kan der indtastes postnumre med tilhørende bynavne og postdistrikter.
Disse kan bruges ved oprettelse af medarbejderoplysninger da man der vil kunne nøjes
med at indtaste postnummeret for at få udfyldt bynavnet.
KLADDE NAVNE
Er en oversigt over de kladder der benyttes i Komme & Gå systemet.
Side 41

Her angives et navn til kladden samt en kort beskrivelse. Hver holdleder og hver
medarbejder skal tilknyttes en af disse kladder
PROFIL
Hver medarbejder skal tilknyttes en profil. Profilen styre hvordan forskellige dele af
systemet agerer i forhold til medarbejderen. Ved at vælge Profil i menu er der mulighed
for at oprette og vedligeholde de profiler der benyttes i systemet.
Felterne i profil oversigten er følgende:
Profil Kode Et entydigt navn til den pågældende profil
Beskrivelse En kort beskrivelse af profilen
Sæt Overtid På Arbejdstype Kode Benyttes hvis ekstra tid, der er registreret som normal
tid, skal overføres til en bestem arbejdstype ved
bogføring af kladden. Eksempelvis vil den tid der ligger
inden for den planlagte tid blive angivet som NORMAL
og overtiden kunne så angives som NORMAL2 eller for
eksempel som FLEX.
Overførslen af normal tid til en anden arbejdstype
påvirker ikke eventuelt udløste tillæg.
Overfør tid hvis ingen kalenderdag
Hvis dette felt er aktiveret vil den tid en medarbejder
er stemplet ind på en dag der ikke findes i hans/hendes
Side 42

arbejdskalender blive overført til den arbejdstype der
er angivet i feltet Sæt Overtid På Arbejdstype Kode når
medarbejderens kladde bogføres. Er feltet ikke
aktiveret vil der blot blive oprettet en helt normal
tidspost.
Overførslen af normal tid til en anden arbejdstype
påvirker ikke eventuelt udløste tillæg.
Vis Pause Knap På Login Hvis medarbejdere skal stemple manuelt ud og ind
til/fra pause skal dette felt aktiveres. De medarbejdere
der er tilknyttet profilen vil derefter have mulighed for
at stemple til/fra pause på login billedet (Dette
beskrives senere i denne vejledning). Bemærk at
eventuelle pauser i medarbejderens arbejdskalender
stadig vil blive beregnet. Hvis medarbejdere
udelukkende skal benytte manuel pause-stempling skal
pauserne derfor slettes i arbejdskalenderen.
Ignorer for sent/tidligt Styrer om medarbejdere der er tilknyttet en given profil
skal angive årsag til at komme/gå for tidligt/sent ved
ind- og udstempling fra Login skærm. Hvis der er sat
”flueben” i kolonnen bliver medarbejderen ikke bedt
om en årsag til at komme/gå for tidligt/sent.
Vælg pause betalt Angiver om medarbejdere med den pågældende profil
har ret til at rette deres pauser fra ikke at være betalt
til at være betalt. Dette gøres i givet fald via login
billedet (beskrives senere i denne vejledning).
Check Hvis Ikke Arbejdsdag Angiver om medarbejderen skal spørges om en årsag
til at vedkommende møder på en dag hvor
medarbejderen, ud fra arbejdskalenderen ikke skal
møde. Dette kræver at der ar oprettet arbejdstyper til
formålet. Dette beskrives senere. Bemærk! Hvis der
er ansat medarbejdere der ikke har nogen dage
angivet i deres arbejdskalender (f.eks.
ungarbejdere eller lignende) og dermed ikke har
nogen faste arbejdstider eller arbejdsdage skal
denne indstilling ikke være aktiveret da de ellers
vil blive spurgt unødigt om årsagen til at de
møder.
Kontroller arbejdstid Angiver om medarbejder der kan stemplet frit ind og
ud (dette styres via kolonnen Ignorer for sent/tidligt –
beskrevet herover – og kolonen Brug Tolerancer på
medarbejder kortet – beskrevet andet steds i den
vejledning) skal kontroleres for om de har nået den
daglige arbejdstid defineret ud fra arbejdskalenderen.
Denne kontrol fortages kun ved udstempling fra login
billedet.
Genstart Sidste Operation Angiver om medarbejder automatisk stemples ind på
den sidste operation de har arbejdet på, når de møder
en given dag. Dette benyttes kun i forbindelse med Job
& Tid.
Side 43

PROFIL/ARBEJDSTYPE OPSÆTNING
Her styres hvilke arbejdstyper der kan indsættes i arbejdsplanen. Dette styres via den
profil som medarbejdere er tilknyttet. Tilsvarende kan denne opsætning også benyttes til
at styre hvilke arbejdstype en medarbejder kan vælge imellem på login billedet ved for
sen/tidlig ind/ud stempling.
Her indsættes for hver arbejdstype der skal kunne indsættes i arbejdsplanen en Profil
Kode og derefter den relevante arbejdstype. Som det fremgår af billedet herover kan der
indsættes mere end en arbejdstype for hver profil.
ARBEJDSFUNKTION
Arbejdsfunktioner benyttes i forskellige sammenhænge i Komme & Gå (og i Job & Tid
delen) af DABBS, eksempelvis til at styre hvilke arbejdsfunktioner der kan optjene tillæg
der er oprettet i en given arbejdskalender.
Side 44

Kolonnerne har følgende betyding:
Arbejds funktion En entydig kode for den pågældende arbejdsfunkton.
Beskrivelse En kort beskrivelse af den pågældende arbejdsfunktion.
Job Faktor Bruges i Job & Tid delen til at angive med hvilken faktor
forbrugt tid på jobs/operationer skal beregnes.
ERP Reference En eventuelt reference til eksternt økonomisystem.
KVALIFIKATIONER
Her kan der oprettes kvalifikationer der kan tilføjes på de enkelte medarbejdere. Disse
kvalifikationer benyttes i Arbejdsplan (se beskrivelse under Komme & Gå) til at vise
planlagt arbejdstid for medarbejdere med en given kvalifikation.
Side 45

KVALIFIKATION NIVEAU
Her kan der oprettes kvalifikations niveauer der benyttes i sammenhæng med
kvalifikationer (beskrevet herover) i Arbejdsplan under Komme & Gå.
TILDEL TAG
Hvis der i Komme & Gå systemet benyttes TAGs til at stemple ind og ud, skal de enkelte
medarbejde have tildelt hvert sit TAG før de kan foretage stemplinger. Det gøres på
følgende måde:
Under Komme & Gå Opsætning vælges Tildel TAG. Dette åbner et vindue som det
følgende.
Side 46

Her indtastes først Medarbejder Kode som er en entydig identifikation af medarbejderen.
For at sikre at det er den rigtige medarbejder kan du herefter klikke på knappen
Opdater. Hvis medarbejderen findes (medarbejderen skal være oprettet i forvejen) vil
navnet på medarbejderen blive vist.
Hvis der er tale om en TAG der tidligere har været brugt på en anden medarbejder skal
feltet Genbrug TAG aktiveres.
Herefter skal TAG’en indlæses ved TAG-læseren. Når dette er gjort klikkes der igen på
knappen Opdater. Hvis TAG’en kan tildeles medarbejderen vil TAG’ens nummer blive vist
i feltet TAG.
Herefter klikkes der på knappen Tildel. Hvis der opstår en fejl vil der i feltet Status blive
vist en kort beskrivelse af fejlen. Hvis alt går godt forsvinder medarbejderen fra listen.
Medarbejderen har nu få tildelt sit TAG.
TAG LÆSERE
Denne funktion viser hvilke TAG læsere der er tilknyttet systemet samt hvordan de er
defineret.
Der skal angives en IP adresse for hver TAG-læser. Desuden skal der angives en type for
den enkelte TAG læser. TAG læseren kan have en af de følgende fire typer:
Arrive Angiver at TAG læseren kun bruges til indstempling.
Both Angiver at TAG læseren benyttes til både indstempling og
udstempling
Break Angiver at TAG læseren bruges til at stemple ud til pause og
ind fra pause.
Leave Angiver at TAG læseren kun benyttes til udstempling.
Bemærk at der, inden en TAG læser kan benyttes, skal foretages en konfiguration af
denne. Dette udføres af Adm4you.
Side 47

LØN SATSER
Her kan der angives lønsatser til brug for forskellige beregninger i systemet. Disse
bruges kun efter aftale med Adm4you.
Hvis en given løn sats er gældende for alle medarbejdere angives ingen medarbejder ID.
Hvis der for en given arbejdstype gælder individuelle satser oprettes en sats for hver
med arbejder- der skal i så fald angives et Medarbejder ID for linie.
FEJL LOG
Side 48

Fejl loggen indeholder forskellige oplysninger om ting der ikke er gået godt. Hvis en
medarbejder ikke har fået tildelt sin TAG korrekt, vil det blive registreret i loggen når han
eller hun prøver at stemple ind eller ud.
ADGANGSKONTROL – ARBEJDSPLAN
Hvis man vælger at benytte adgangskontrol i arbejdsplanen foretages tildeling af
adgange her. Dette kræver at indstillingen Benyt Adgangskontrol I Arbejdsplan er
aktiveret under system opsætningen (Dette er beskrevet tidligere).
Når adgangskontrollen er aktiveret gælder det som udgangspunkt at medarbejdere ikke
har adgang til at se eller rettet i arbejdsplanen. Der skal derfor tildeles adgang efter
behov.
For hver tildeling skal der tages stilling til om den pågældende adgang kun skal være til
at kigge i planen eller om der også må rettes i den del af planen der er givet adgang til.
Dette styres med kolonnen Skrive Adgang.
Hvis en medarbejder skal have adgang til hele arbejdsplanen er det nok at oprette en
linie med Medarbejder ID og sætte ”flueben” i kolonnen Fuld Adgang.
Hvis en medarbejder skal have adgang til et distrikt og alle de underliggende afdelinger
og grupper oprettes en linie med Medarbejder ID og i kolonnen Distrikt angives det
hvilket distrikt der gives adgang til. Der oprettes en linie for hvert distrikt der skal gives
adgang til.
Hvis en medarbejder skal have adgang til en afdeling og alle de grupper der hører
derunder, oprettes en linie med angivelse af Medarbejder ID, hvilket Distrikt afdelingen
hører under og hvilken Afdeling der gives adgang til
Hvis en medarbejder skal have adgang til en given gruppe oprettes en linen med
angivelse af MedarbejderID, hvilket Distrikt og hvilken Afdeling gruppe hører under og
endelig en angivelse af hvilken Gruppe der gives adgang til.
Side 49

UGEDAG – SORTERING
Denne funktion bruges til at angive i hvilken rækkefølge ugedage sorteres i
arbejdskalenderne.
Her angives de enkelte ugedage, samt hvilken rækkefølge – kolonnen Sortering – der
ønskes.
Side 50

KOMME & GÅ
Fra Komme & Gå menuen har du adgang til funktionerne der vedrører medarbejderne.
MEDARBEJDER
Medarbejder listen er en oversigt over de medarbejdere der er kendt i systemet.
Side 51

Ved at klikke på det lille felt øverst til venstre (markeret med pilen) kan du frit vælge
hvilket kolonner du vil se i oversigten. Du har der dermed mulighed for at tilrette
oversigten som det passer dig.
Har du brug for det, kan du derefter højre-klikke i tabellen. Det medfører at følgende
menu vises:
Hvis du her vælger det nederste punkt, Export to Excel overføres listen, som den ser ud
med dine ændringer, til Excel hvor fra du kan udskrive den eller foretage yderligere
behandling.
Ved at vælge i menuen til venstre i oversigten – eller ved at klikke på knappen
Medarbejder er der adgang til forskellige funktioner.
Side 52

MEDARBEJDER KORT
Når medarbejderkortet åbnes vises de detaljerede informationer om den valgte
medarbejder.
På fanebladet Generelt skal der for hver medarbejder som minimum registreres følgende
information:
Medarbejder ID, Navn.
På fanebladet Opsætning skal der på hver medarbejder som minimum angives følgende:
Side 53

Arbejdskalender eller skiftehold, kladde, løn type og profil.
MEDARBEJDER – GENERELT
De enkelte felter har følgende betydning
Medarbejder kode Et unikt nummer eller kode for hver medarbejder. Koden kan
være op til 20 karakterer lang og kan indeholde både tal og
bogstaver. Dette er også typisk forbindelsen til et lønsystem,
så du kan med fordel benytte samme kode som i
lønsystemet.
Navn og Adresse Kan begge være op til 50 karakterer lange.
Side 54

Postnr. Kan være op til 10 karakterer langt. Du kan vælge fra en
liste med postnumre, hvis de er til stede i systemet, eller du
kan indtaste postnummeret. Hvis postnummeret findes i
postnummer oversigten indsættes bynavnet automatisk.
Postnummer oversigten finder du i hovedmenuen under
Komme & Gå opsætning. Du kan endda indtaste noget af
bynavnet (op til 10 karakterer) så vil systemet automatisk
prøve at finde postnummeret.
Telefon Kan være op til 20 karakterer.
Mobil Kan være op til 20 karakterer.
E-Mail Kan være op til 50 karakterer.
CPR Nr Medarbejderens CPR nummer.
Aktiv En check boks der indikerer om systemet automatisk skal
håndtere medarbejderen hver dag. Det betyder, at hvis
medarbejderen er markeret som aktiv, og har en
arbejdskalender der dækker den pågældende dag, så
oprettes der automatisk en linje til medarbejderen i kladden.
Systemet vil også håndtere fravær, hvis medarbejderen har
ferie eller har en anden kendt årsag til ikke at møde den
pågældende dag. Normalt vil medarbejdere være markeret
som aktiv – og kun være markeret som inaktiv hvis
vedkommende ikke har faste mødetider.
Ansat Denne er automatisk aktiveret hvis der for medarbejderen er
registreret en aktiv ansættelsesperiode. Dette beskrives
senere i denne vejledning.
Brug tolerancer Denne er normalt aktiveret, hvilket betyder, at
medarbejderens ind- og udstemplinger automatisk justeres
ud fra de tider der er defineret i vedkommendes
arbejdskalender. Læs mere om dette i afsnittet vedrørende
arbejdskalendere.
Overfør til lønsystem Angiver om medarbejderens tidsposter skal overføres til et
lønsystem.
Overfør til Outlook Hvis medarbejderen har en konto på en Microsoft Exchange
Server – så kan systemet kopiere medarbejderens
fraværsregistreringer direkte ind i vedkommendes kalender i
Outlook. Dette kræver dog at der er angivet en e-mail
adresse for medarbejderen.
Sync opgaver med Exchange
Angiver om opgaver synkroniseres med en Microsoft
Exchange Server så medarbejderen kan se sine opgaver i
Outlook.
Side 55

Kort nr. Hvis medarbejderne identificerer sig over for systemet med
et TAG så skal nummeret fra dette TAG indsættes i dette
felt. Du kan enten indtaste nummeret, hvis du kender det –
eller indlæse TAG’ets nummer ved hjælp at en TAG læser.
Se afsnittet Tildeling af TAG tidligere i denne vejledning.
Hvis der ikke benyttes TAGs kan Medarbejder Kode som den
er angivet under fanebladet Generelt benyttes. Eller der kan
angives en helt anden kode som medarbejderen benytter til
at foretage login på systemet.
Afdeling En afdelings kode. Klik på opslagsknappen for at se mulige
værdier.
Holdleder En medarbejder kode for den medarbejder der skal
godkende den givne medarbejders registreringer. Klik på
opslagsknappen for at se valgmuligheder.
Arbejdskalender Hver medarbejder er enten knyttet til en arbejdskalender
eller til et skiftehold der kan indeholde flere
arbejdskalendere som så udgør en skifteholds turnus. Klik på
opslags knappen for at se valgmuligheder.
Skiftehold Se under arbejdskalender og se afsnittet om skiftehold for at
få mere at vide om hvordan den fungerer. Klik på
opslagsknappen for at se valgmuligheder.
Kladde Angiver I hvilken kladde medarbejderens ind- og
udstemplinger registreres. Kladden er typisk tilknyttet en
holdleder, en afdeling eller en specifik type medarbejdere.
Klik på opslagsknappen for at se valgmuligheder.
Løn type Dette bruges til at opdele medarbejdere I f. eks timelønnede
og funktionærer. Klik på opslagsknappen for at se
valgmuligheder.
Side 56

Profil Hvis en medarbejder bruger en computer til at indtaste sine
registreringer, via en DAB login session, så angiver dette
hvilken profil medarbejderen har. Klik på opslagsknappen for
at se valgmuligheder.
Arbejdsfunktion Dette angiver medarbejderens arbejdsfunktion. Denne kode
bruges dels til at filtrere udskrifter og statistiker, dels til at
skelne mellem hvilke medarbejdergrupper der kan optjene
et givent tillæg (dette er beskrevet i afsnittet om
arbejdstyper). Klik på opslagsknappen for at se
valgmuligheder.
System ID Angiver hvilket brugernavn medarbejderen anvender til at
identificerer sig selv med på lokal server/netværk.
Exchange bruger og kalender
Angiver hvilket brugernavn medarbejderen anvender til at
identificere sig med over en Microsoft Exchange Server
Distrikt Angiver hvilket distrikt medarbejderen tilhører
Medarbejder gruppe Angiver hvilken medarbejdergruppe medarbejderen tilhører.
Sprogkode Angiver hvilken sprogkode der anvendes på denne
medarbejder
PERIODER
Side 57

Her skal der angives mindst en startdato. Dette er den eneste måde en medarbejder kan
markeres som ansat. Hvis medarbejderens ansættelse ophører indtastes blot en slutdato.
Hvis slutdatoen ligger fremme tiden vil medarbejderen først blive markeret som fratrådt
når den pågældende dato nås. Beskrivelses feltet er til egen information og benyttes ikke
andre steder. En medarbejder kan have mere end en periode, hvis han/hun har været
ansat i flere omgange, men der kan kun være en periode der er aktiv – det vil sige kun
én periode hvor der er angivet en start dato men ingen slut dato.
Hvis oprettelsen af medarbejderen foretages ved hjælp af den ”wizard” som beskrives i
næste afsnit oprettes den nødvendige periode automatisk.
OPRETTELSE AF MEDARBEJDER
Den anbefalede metode til oprettelse af medarbejdere er at benytte den ”wizard” der er
oprettet til formålet. Den findes i medarbejder oversigten under Komme & Gå.
Når denne ”wizard” benyttes vises et billede som følgende:
Side 58

Som det fremgår er der en tydeligt angivelse af hvilket felter der skal udfyldes. Når disse
er udfyldt klikkes der på knappen Næste nederst i vinduet. Det skifter herefter udseende
til følgende:
Her er det kun feltet Profil der er obligatorisk. Men det anbefales at tage stilling til
felterne Aktiv og Brug Tolerancer. Disse er beskrevet senere i denne vejledning.
Når det ønskede er udfyldt klikkes der igen på Næste. Vinduet ser nu således ud:
Side 59

Her skal der angives enten en Arbejdskalender eller et Skiftehold. Desuden skal der
angives en Kladde og en Løntype for medarbejderen. Når dette er gjort klikkes der på
Opret Medarbejder øverst til højre i vinduet.
TIDSPOSTER
Dette er en komplet liste over medarbejderes registreringer over tid. Se evt. afsnittet
vedr. tabelvinduer for muligheder for at filtrere, gruppere og sortere data for at
udarbejde avancerede analyser.
RETTELSE AF TIDSPOST
Side 60

Hvis der er konstateres fejl i en tidspost kan den rettes ved at markere den ønskede
tidspost og derefter klikke på knappen Ret Post nederst i billedet. Det åbner et vindue
som det følgende:
Her laves de ønskede ændringer og herefter klikkes der på OK knappen.
Hvis der laves ændringer til Start Tid, Slut Tid eller Pause Tid beregnes automatisk en ny
Total Tid, men det er også muligt blot at indtaste den ønskede Total Tid uden at ændre
på de øvrige tidsfelter.
ANNULERING AF TIDSPOST
Hvis du ønsker at annullere en tidspost vælger du den relevante tid i oversigten og
klikker på knappen Annuller Tidspost. Du vil herefter bliver spurgt om du ønsker at
annullere tidsposten. Hvis der klikkes ja (Yes) vil der blive oprettet en modpost til den
valgte tidspost. Det vil eksempelvis sige at hvis der er en post den 25.januar 2008 med
afspadsering fra kl. 08:00 til kl. 09:00 – altså 1 time,så vil der blive oprettet en
tilsvarende post dog på -1 time.
Bemærk! Hvis tidsposten tilhører en lønperiode der er låst – for eksempel fordi
perioden allerede er eksporteret til et eksternt lønsystem – er det ikke muligt at
annullere tidsposten. Forsøg på at gøre dette alligevel vil udløse en
fejlmeddelelse.
FRAVÆR
Side 61

Her kan en medarbejders kendte fravær indtastes, som f. eks ferie, uddannelse og/eller
andre kendte fraværstyper.
Start dato Fraværsperiodens første dag.
Slut dato Fraværsperiodens sidste dag.
Arbejdstype En kode der angiver fraværstypen. Klik på opslagsknappen
for at se valgmuligheder.
Beskrivelse Blot en uddybende beskrivelse af fraværet.
Godkendt Her skal der sættes “flueben” hvis systemet skal håndtere
fraværet automatisk. Det betyder at der automatisk oprettes
linjer i kladden for de dage medarbejderen er fraværende, at
medarbejderen kan se at fraværet er godkendt i sin
personlig fraværsliste på login billedet og at fraværet
medtages i fraværsoversigten på første del af login billedet.
BESKEDER
Ved at vælge punktet beskeder får du vist en oversigt over hvilke beskeder der er sendt
til den valgte medarbejder (beskeder til medarbejdere beskrives senere i denne
vejledning) samt om medarbejderen har fået vist beskeden og hvornår.
Side 62

PERSONLIGE TILLÆG
Medarbejdere kan tildeles personlige tillæg, enten i en tidsbegrænset periode eller i en
ubegrænset periode. I den tid tillæggene er gældende vil de blive oprettet på
medarbejderen i kladden sammen med de tillæg der er angivet på medarbejderens
arbejdskalender.
Der kan oprettes personligt tillæg på to måder. Enten som et tidsbegrænset tillæg eller
som et permanent tillæg. Et tillæg gøres tidsbegrænset ved at angive en start dato og en
slut dato for tillægget. Skal tillægget være fast (d.v.s. tidsubegrænset) skal der ikke
angives nogen start- og slut dato.
Herefter angives det ønskede tillæg. For at gøre tillægget gældende skal der herefter
sættes ”flueben” i kolonnen Aktiv. Tilsvarende kan et tillæg sættes ud af kraft ved at
fjerne ”fluebenet” igen.
KVALIFIKATIONER
På hver enkelt medarbejder kan der registreres forskellige kvalifikationer. Før dette skal
gøres skal kvalifikationerne og de mulige kvalifikations niveauer være oprettet under
Komme & Gå Opsætning (se beskrivelsen af dette tidligere i denne vejledning).
Side 63

Kvalifikationerne anvende i Arbejdskalender (beskrives senere i denne vejledning) hvor
det vil være muligt at få overblik over planlagt arbejdstid for medarbejdere med en
given kvalifikation.
Der angives en kvalifikations kode samt et kvalifikations niveau. Herefter angives
hvornår kvalifikationen er gældende fra (Kvalifikations Dato) og hvornår den skal
revurderes (Fornyelses Dato) f.eks. med henblik på at ændre niveauet.
ARBEJDSKALENDER
Ved at vælge dette punkt vises den markerede medarbejders arbejdskalender.
JOBPOSTER
Ved at vælge dette punkt vises de jobposter der er registreret for den markerede
medarbejder. Dette kræver at Job & Tid delen af systemet benyttes.
WEB BRUGERE
Dette benyttes kun i ServiceNET modulet og vil ikke blive beskrevet yderligere i denne
manual
KLADDEN
Kladden er det daglige værktøj til at håndtere medarbejdernes registreringer. Når
medarbejder stempler ind og ud ved at benyttes deres TAG eller via en DAB Login
session dukker deres registreringer op i kladden.
Side 64

Dette vindue består af forskellige områder.
Til venstre kan du se de kladder du kan vælge imellem.
Derefter vises linjerne for den enkelte kladde. Yderst til højre i linjen vises en ”smiley”
der indikerer om linjen har en status der gør at den kan godkendes. Er der data nok til at
linjen kan godkendes vil der være en gul glad smiley – ellers vil der være en rød sur
smiley.
I midten vises de tids registreringer der er for medarbejderen den pågældende dag. Hvis
medarbejderen har benyttet muligheden for at indtaste en bemærkning i forbindelse med
for sen/tidlig ind/ud-stempling ville denne kunne ses til højre i linjen. Det er også muligt
at ændre bemærkningen eller selv at indtaste en bemærkning. Bemærkningen overføres
til tidsposterne når kladden bogføres.
Derunder er der en statuslinje der forklarer hvad der mangler for at den pågældende
kladdelinje kan godkendes.
For neden kan du se pause og tillægs registreringerne for den enkelte kladdelinje. Disse
linjer kan enten dannes automatisk ud fra TAG registreringer eller DAB Login session
eller de kan indtastes manuelt.
UDSKRIV
Ved at klikke på knappen Udskriv vises en menu, hvor der kan vælges mellem forskellige
udskrifter med relation til kladden.
Side 65

Udskriv Valgt Kladde udskriver samtlige linier i den valgte kladde uanset dato.
Udskriv Valgt Dag I Kladden udskriver de linier i kladden der har samme dato som den
valgte kladde linie. Denne kan med fordel benyttes, hvis der er opsamlet kladdelinier for
flere dag.
Medarbejder Pauser I Dag udskriver en liste over medarbejdernes pause den samme
dag.
Alle pauser på valgt dag udskriver en oversigt over medarbejdernes pauser den valgte
dag.
Bemærk! Der medtages kun pauser fra selve kladden. Pauser på kladdelinier der allerede
er bogført medtages ikke.
MEDARBEJDER
Hvis du klikker på knappen Medarbejder vises en lille menu med valgmuligheder.
TIP
Bemærk, at der ud for de enkelte punkter er angivet en
Tastatur genvej. Disse vil være angivet når de er
tilgængelige
Vælger du Medarbejderkort får du, i det vindue der åbnes, vist medarbejderkortet der
indeholder stamoplysninger om den pågældende medarbejder.
Vælger du Tidsposter vises en oversigt over de tidsposter – det vil sige information fra
medarbejderens kladdelinjer der tidligere er bogført – i et nyt vindue.
FUNKTIONER
Vælger du knappen Funktion får du, via den lille menu der vises, mulighed for enten at
bogføre de kladdelinjer der er markeret som godkendte, at godkende hele kladden -de
linier der kan godkendes vil så blive markeret som godkendte – eller at genberegne hele
den valgte kladde.
Side 66

Bemærk at du, som angivet i menuen, også kan gøre dette ved at trykke på henholdsvis
F10 og F11 tasten.
Side 67

KORREKTIONSKLADDE
Korrektionskladde benyttes hvis det skulle vises sig, at der er blevet bogført kladdelinjer
der indeholde ukorrekte registreringer.
Her oprettes en linje for den ønskede medarbejder. Når dato, arbejdstype og timeantal er
udfyldt kan linjen markeres som godkendt. Den kan herefter bogføres via knappen
Funktion eller ved at trykke på F11-tasten.
Time antallet kan være positivt eller negativt som der måtte være behov for. Er det, for
eksempel, konstateret at der er bogført 0,08 timers fleks for meget for en medarbejder –
så oprettes blot en linje med arbejdstypen FLEX for den pågældende medarbejder dato.
Time antallet sættes derefter til -0,08. Hvis der tilsvarende er bogført for lidt tid på en
given arbejdstype, så sættes Timer til det antal timer arbejdstypen skal opskrives med.
Et alternativ til korrektionskladden er at benytte funktionen Ret Tidspost som kaldes fra
vinduet der viser medarbejderens tids poster i medarbejder listen (Dette er beskrevet
tidligere i denne vejledning).
Side 68

FRAVÆRSKALENDER
Fraværskalenderen bruges til at vise og behandle fravær. Hvis du er vant til at bruge
Microsoft Outlook vil kalenderen virke let genkendelig.
I venstre side af billedet kan du vælge for hvilken afdeling du vil vise fravær. Dette vil så
blive vist i kalender delen.
I den lille kalender oversigt i højre side af billedet har du forskellige muligheder.
Ved at klikke på en dag vises den valgte dag i oversigten.
Ved at klikke på uge nummeret til venstre for ugedagene vises den valgte uge i
oversigten.
Øverst i kalenderoversigten kan du bladre frem eller tilbage til den næste eller
foregående måned.
Bemærk at de dage hvor der er oprettet fravær er markeret med fed skrift.
Side 69

FRAVÆR TIL GODKENDELSE
Hvis du vælger Fravær til godkendelse vises en oversigt over kommende fravær der
endnu ikke er godkendt.
Fravær der er bestilt af medarbejdere via login billedet, som beskrives senere i denne
vejledning, vil figurere på denne liste. Kan fraværet godkendes sættes der blot ”flueben”
i feltet Godkendt.
Det er også muligt at tilføje fravær manuelt. Der tilføjes blot en linje ved at trykke F3
eller ved at køre ned i bunden af listen med piletasterne til der vises en blank linje.
Herefter angives Medarbejder ID, Start dato, Slut dato og Arbejdstype. Hvis det ønskes
kan der tilføjes en kort beskrivelse og endelig kan fraværet godkendes. Det anbefales
dog at benytte funktionen Generer Fravær der beskrives senere i denne vejledning.
Det er ikke nødvendigt at indtaste medarbejderens navn. Det indsættes automatisk af
systemet når der klikkes på OK-knappen.
Side 70

TIDSPOST ANALYSE
Tidspost analysen giver dig mulighed for at danne dig et overblik over medarbejdernes
tidsforbrug i en given periode. Når dette punkt vælges vises først et vindue hvor du
angiver en startdato og en slutdato for den periode du vil se nærmere på.
Herefter klikkes der på knappen Analyse. Dette åbner et vindue som det følgende:
Her vises der som udgangspunkt en oversigt over den samlede tid pr. medarbejder
fordelt på de forskellige arbejdstyper. I lighed med de øvrige tabel-vinduer i DAB har du
mulighed for at sortere, filtrere og gruppere som det måtte ønskes. Eksempelvis kan du
flytte kolonnen Afdelings kode ned foran Medarbejder ID som vist her under:
Side 71

Dette vil give dig en fordeling på afdeling og medarbejder:
Herefter kan du eksempel vis trækker kolonnen Medarbejder ID op øverst i billedet
Du har nu en oversigt over fordelingen af de enkelte arbejdstyper pr. afdeling:
Side 72

På denne måde kan de enkelte kolonner trækkes frem og tilbage mellem de forskellige
områder og på den måde vise en række forskellige statistikker.
Endelig kan du højre-klikke i tabellen og eksportere oversigten til Excel hvorfra den f.eks.
kan udskrives.
FRAVÆRSANALYSE
Ved at vælge Fraværsanalyse har du mulighed for at få vist en skematisk oversigt over
fravær for en given periode. Først vises et vindue hvor der angives for hvilket
datointerval analysen skal gælde:
Når der er angivet en Start dato og en Slut dato klikke der på knappen Analyse. Herefter
vises der et vindue som det følgende:
Side 73

Første gang analysen kører vil de fleste af felterne være placeret i det øverste felt i
billedet. Herfra kan de trækkes ned forskellige steder for at opbygge forskellige analyser
Her vises der som udgangspunkt en oversigt over den samlede fraværs tid pr.
medarbejder fordelt på de forskellige fraværstyper. I lighed med de øvrige tabel-vinduer i
DAB har du mulighed for at sortere, filtrere og gruppere som det måtte ønskes.
Eksempelvis kan der byttes rundt på Navn og Arbejdstype, hvorefter vinduet vil se
således ud:
Side 74

Ønskes f.eks. en oversigt over udviklingen af de forskellige arbejdstype over året kan du
trække overskriftsfelterne ned som vist på billedet herunder.
Side 75

TÆLLER TOTALLER
Tæller totaller giver dig mulighed for at få vist totaler på forskellige men beslægtede
arbejdstyper. Hvis man for eksempel har to flex typer, nemlig Flex Opsparet og Flex
Afholdt kan man her få vist den samlede total (eller saldo om du vil) på disse.
Lige som med Tidspost Analyse og Fraværs Analyse har du mulighed for eksempelvis at
trække afdelingskoden ned foran medarbejder navnet og på den måde få en fordeling pr.
afdeling.
Nederst i vinduet kan du vælge om der kun skal vises medarbejdere der er markeret som
ansat eller om alle medarbejdere skal vises.
Opsætning af tæller totaler er beskrevet tidligere i denne vejledning.
Side 76

ARBEJDSPLAN
I arbejdsplanen kan du dels, bagud i tid, se hvorledes den enkelte medarbejder har
arbejdet, dels kan du frem i tid se hvordan den enkelte medarbejder forventes at
arbejde. Når der kigges bagud i tiden bruges primært medarbejderens bogførte
tidsposter. Når der kigges frem i tiden kigger der dels på hvad der forventes ud fra
medarbejderens arbejdskalender, dels på hvad der måtte findes at godkendt fravær for
den enkelte medarbejder.
Øverst i kalenderen kan der angives en kvalifikation og et kvalifikations niveau. Når der
herefter klikkes på knappen Opdater vil kalenderen vise tiderne for de medarbejdere der
har den valgte kvalifikation på det valgte niveau.
Side 77

Ved at markere et tidsrum på en medarbejders dag med musen og herefter højreklikke
på det med musen og vælge Opret i den menu der vises kan du tilføje yderligere tider for
medarbejderen så ledes som det er sket herunder:
GENERER BESKEDER
Her har du mulighed for at oprette en besked, enten til enkelt medarbejder, til alle
medarbejdere i en given afdeling eller til alle medarbejdere i firmaet. Når den enkelte
medarbejder logger på, eksempelvis for at stemple ind, vil han/hun få vist beskeden.
Medarbejderen kan derefter angive om han/hun har læst beskeden. Hvis medarbejderen
svarer ja til at beskeden er læst vil den ikke blive vist igen.
Side 78

Vælg først om beskeden skal sendes til en specifik medarbejder, til en hel afdeling eller
til alle medarbejdere.
Hvis du vælger kun at sende beskeden til en enkelt medarbejder vises derefter en
oversigt over medarbejdere hvor du kan vælge den ønskede medarbejder. Vælger du at
sende beskeden til alle medarbejdere i en afdeling vil der blive vist en oversigt over
afdelinger hvor du så vælger den ønskede afdeling. Klik herefter på knappen Næste.
Herefter vises et vindue til indtastning af beskeden.
Her indtastes den ønskede besked. Herefter klikkes på knappen Udfør.
Når medarbejderen får beskeden vil det se således ud:
Side 79

Medarbejderen kan her svare ja (yes) til at beskeden er læst – så vil den ikke blive vist
mere – eller der kan svares nej (No) – så vil beskeden blive vist igen næste gang
medarbejderen logger ind.
GENERER FRAVÆR
Med denne funktion kan der oprettes fravær for en enkelt medarbejder, en hel afdeling
eller for alle medarbejdere.
Hvis du vælger at oprette fravær for en enkelt medarbejder vises først en liste over
medarbejdere, hvor du kan vælge den ønskede medarbejder. Når medarbejderen er
valgt klikkes der på knappen Næste.
Hvis du vælger at oprette fravær for en hel afdeling vises først en oversigt over
afdelinger hvor du kan vælge den ønskede afdeling. Når afdelingen er valgt klikkes der
på knappen Næste.
Herefter vises følgende billede:
Side 80

Her angives en startdato, en slutdato og en fraværstype. Herefter klikkes der på knappen
Udfør. Der vil nu blive oprettet og godkendt fravær for den/de relevante
medarbejder(re). Dette fravær bliver efterfølgende oprettet i kladden når de relevante
dage oprettes. Dette kræver dog at indstillingen Auto Indsæt Fravær er aktiveret under
Komme & Gå Opsætning/System Opsætning (beskrevet tidligere i denne vejledning).
MEDARBEJDERE PÅ ARBEJDE
Denne funktion viser en samlet oversigt over hvilke medarbejdere der pt. er på arbejde.
Side 81

I venstre del af vinduet vises de medarbejdere der pt. er på arbejde og i højre side vises
de ind- og udstemplinger de valgte medarbejder har foretaget.
Det er muligt at stemple medarbejderen ud ved at indsætte en Slut tid i den relevante
linie.
MEDARBEJDER KAPACITET
Medarbejder Kapacitet benyttes til at få et overblik over hvor mange timers arbejde der
er til rådighed for en given periode. Oversigten tager højde for registreret tidsforbrug
(tidsposter), hvad der måtte være af planlagt fravær og eventuelle helligdage i periode.
Når punktet vælges vises først dette afgrænsningsvindue:
Her angives der en Fra Dato og en Til Dato som angivelse af hvilken periode man ønsker
at oversigten skal vise. Derefter klikkes der på knappen Kapacitet. Dette åbner et vindue
der kan se ud som det følgende:
Side 82

Her kan du (lige som i Fraværs analyse og Tidspost Analyse) opbygge din helt peronlige
oversigt ved at flytte rundt på kolonne overskrifterne efter behag.
Side 83

LOGIN
Registreringen af medarbejdernes arbejdstider kan foregå på to måder. Enten ved hjælp
af en såkaldt TAG, der minder om en lille nøglering, der ved hjælp af en TAG-læser
registrerer når medarbejderen stempler ind eller ud – eller ved at medarbejderen logger
ind på en pc og registrerer at han/hun er henholdsvis mødt eller er gået hjem. Den sidste
form for registrering foregår via Login-skærmbilledet.
Hvis der er givet adgang til hovedmenuen vælges punktet Login under Komme og Gå. På
pc’er hvor der ikke er givet adgang til hovedmenuen vil DAB, som standard, være sat op
til at vise login billedet når DAB startes.
Som udgangspunkt ser login billedet således ud (størrelsen af billedet kan variere
afhængig af skærmopløsning og systemopsætning):
Nederst i billedet vises en oversigt hvilke medarbejdere der er registreret som
fraværende. Hvis det i system opsætningen (se beskrivelse af denne tidligere i denne
vejledning) er angivet, at der skal vises en oversigt over de medarbejdere der er på
arbejde vises denne også
Øverst i billedet er der mulighed for at indtaste en medarbejder kode (Se eventuelt
beskrivelse af medarbejderopsætning tidligere i denne vejledning).
Når koden er indtastet kan der enten klikkes med musen på knappen Login eller der kan
trykkes Enter på tastaturet. Hvis medarbejderen genkendes sker der herefter, afhængig
af systemopsætningen, en række ting.
Side 84

VALG AF ARBEJDSKALENDER
Hvis systemet er sat op til at medarbejderen skal vælge en arbejdskalender, når
vedkommende møder første gang i en given uge, vises dette vindue:
Her vælger medarbejderen hvilken af de tilgængelige arbejdskalendere vedkommende
skal arbejde efter i den indeværende uge. Herefter klikkes der på OK knappen eller der
trykkes Enter på tastaturet. Herefter er brugeren logget ind. Herefter kan medarbejderen
stemple ind eller ud efter behov.
INDSTEMPLING OG UDSTEMPLING
Når medarbejderen skal foretage indstempling gøres det fra Start delen af Login vinduet:
Side 85

Her kan medarbejderen stemple ind ved at klikke på knappen Møde på arbejde eller ved
at trykke på F2-tasten på tastaturet. Knappen skifter herefter udseende til følgende:
Medarbejderen kan derefter stemple ud ved at klikke på knappen Gå fra arbejde eller ved
at trykke på F7-tasten på tastaturet.
Når medarbejderen er stemplet ind bliver følgende knapper tilgængelige:
PAUSE STEMPLING
Denne knap benyttes hvis der stemples manuelt ind og ud til pause. Når der er stemplet
ud til pause kan der ikke stemples ”Gå fra arbejde” og der kan ikke logges ind på jobs
Side 86

(hvis Job & Tid benyttes). Når der er stemplet ud til pause skiftet knappen udseende til
følgende:
Medarbejderen kan herefter stemple ind fra pause igen.
Hvis medarbejderen er stemplet ind kan der, hvis Job & Tid delen af systemet benyttes,
logges ind på job-listen ved at klikke på knappen Jobs.
Bemærk at pauser der er oprettet i medarbejdernes arbejdskalendere bliver
beregnet i kladden så, hvis der udelukkende skal benyttes manuel pause
stempling så skal der ikke være angivet nogle pauser i de relevante
arbejdskalendere
Desuden vil medarbejderen altid kunne gå ind i fraværs funktionen (se herunder) ved at
klikke på fraværsknappen.
Hvis der også benyttes stempling på jobs og operationer vil den efterfølgende knap også
være tilgængelig. Den vil, afhængig af systemopsætningen, vise enten en jobplan eller
en job oversigt. Dette beskrives nærmere i vejledningen til Job & Tid.
Medarbejderne har desuden adgang til yderligere funktioner (disse beskrives
efterfølgende) ved at klikke på følgende knap:
Side 87

FUNKTIONER
Hvis medarbejderen vælger Funktioner i login billedet vises følgende:
SKIFT AFDELING.
Medarbejderen har mulighed for at skifte afdeling i løbet af dagen. Hvis en del af den tid
medarbejderen bruger en given dag skal registreres på en anden afdeling vælger
medarbejderen blot den ønskede afdeling i tabellen til venstre og klikker på Skift Afdeling
eller trykker F5 på tastaturet. Det sker så det at medarbejderen automatisk bliver
stemplet ud og derefter stemplet ind igen. Tiden herefter registreres nu på den nye
afdeling
VIS PERIODER
Ved at klikke på Vis Perioder vises en oversigt over de lønperioder hvor medarbejderen
har været ansat samt tidsposterne for hver enkelt periode. Det ser således ud:
Side 88

Medarbejderen vælger den ønskede periode i tabellen til venstre. Herefter vises de
tilhørende tidsposter i tabellen til højre. Ved at klikke på knappen Udskriv sendes en
udskrift af tidsposterne direkte til printer.
Funktionen afsluttes ved at klikker på knappen Tilbage eller ved at trykke på Esc-tasten.
SEND BESKED
Ved at klikke på Send Besked i funktionsvinduet kan medarbejderen sende en besked til
sin holdleder. Da denne besked sendes som e-mail kræver det, ud over at der skal være
angivet en holdleder på medarbejderen, at der på holdlederen er angivet en e-mail
adresse. Vinduet hvor medarbejderen sender beskeden fra kan se således ud:
Side 89

Når vinduet vises vil det være klar til at en ny besked indtastes.
Når den ønskede besked er indtastet klikkes der på knappen Send Besked. Hvis
afsendelsen går godt vil der i feltet Besked sendt blive sat et ”flueben” som indikation på
at beskeden er sendt.
Bemærk at denne funktion kræver at der er installeret et særligt mail modul. I
tvivlstilfælde kontaktes Adm4you.
VIS JOB KLADDE
Her kan medarbejderen se en oversigt over de jobs og operationer han/hun har arbejdet
på i dagens løb. Posterne vises kun så længe medarbejderens kladde ikke er blevet
bogført.
Side 90

SELVVALGTE TILLÆG
Hvis der under System Opsætning er angivet af medarbejderen kan vælge tillæg ud over
dem der er tilknyttet arbejdskalenderen gøres det nederst i funktionsbilledet:
Her vælges det ønskede tillæg i tabellen til venstre. Derefter angives enten et time- og
minut antal eller der sættes ”flueben” i feltet Eller hele dagen”. Det sidste bevirker at
tillægget gælder for hele den periode hvor medarbejderen er stemplet ind.
Hvis der ikke er angivet et hvor lang tid tillægget skal gælde og der heller ikke er nogen
angivelses af at tillægget varer hele dagen vil systemet automatisk indsætte 01:00 som
den tid tillægget gælder.
Bemærk at medarbejderen skal være stemplet ind for at kunne oprette et
selvvalgt tillæg.
Herefter kan medarbejderen afslutte ved at klikke på knappen Gå til login eller ved at
trykke på Esc-tasten på tastaturet.
Side 91

Oversigterne nederst i billedet beskrives senere i denne vejledning under punktet Diverse
oversigter.
ANMODNING OM FRAVÆR
Ved at klikke på knappen Fravær eller trykke på F5-tasten på tastaturet har
medarbejderen mulighed for at anmode om fravær, f. eks ferie, samt at se om tidligere
anmodninger om fravær er godkendt.
Medarbejderen kan her se en oversigt over det fravær der tidligere er oprettet og om
dette er godkendt eller ej.
Hvis medarbejderen ønsker at anmode om yderligere fravær gøres dette ved enten at
trykke på F3-tasten på tastaturet eller ved at klikke på knappen Ny. Dette tilføjer en ny
linje i oversigten, hvor medarbejderen herefter angiver en start- og en slutdato for
fraværet og en arbejdstype der indikerer hvilken type fravær der ønskes. Hvis det ønskes
kan der tilføjes en kort bemærkning til fraværet.
Når medarbejderens leder har godkendt fraværet vil dette fremgå af oversigten næste
gang medarbejderen går ind i oversigten.
Side 92

Hvis medarbejderen fortryder anmodningen om fravær kan denne slettes ved at markere
den ønskede linie og klikke på knappen Slet eller ved at trykke på F4 på tastaturet.
Bemærk at det ikke er muligt at slette fravær der er godkendt.
DIVERSE OVERSIGTER
I login billedet har medarbejderen mulighed for at se forskellige oplysninger vedr.
hans/hendes tidsregistreringer.
I denne del af billedet vises informationer om den aktuelle dag.
I feltet Log Start vises hvornår medarbejderen rent faktisk har stemplet ind.
I feltet Start tid vises hvad medarbejderens mødetid er korrigeret til. Dette afgøres ud
fra de tolerancer der er angivet på medarbejderens arbejdskalender.
Derunder vises alle de registreringer der er foretaget på medarbejderen den pågældende
dag. Er medarbejderen eksempel er mødt for tidligt eller for sent vil dette fremgå af
oversigten.
PAUSER
Her har medarbejderen mulighed for at se hvilken pauser der er registret på ham/hende
den samme dag.
Hvis systemet er sat op til det (se beskrivelsen af vælg pause betalt under afsnittet
Profil) kan medarbejderen her ændre en ikke betalt pause til at være betalt. Dette kan
være relevant hvis medarbejderen en dag har arbejdet i hele sin pause.
TILLÆG
Her kan medarbejderen se en oversigt over hvilken tillæg han/hun har optjent den
samme sag.
Side 93

TOTAL FOR LØNPERIODE
I denne oversigt kan medarbejderen se hvor meget der er registreret på de forskellige
arbejdstyper (Normal, Ferie, Syg o.s.v.) i den indeværende lønperiode.
FLEX SALDO
Her kan medarbejderen får et overblik over status på vedkommendes flex-saldo.
Bemærk at der skal være oprettet en løn periode hvor den pågældende login dato er
indeholdt for at få vist date i disse oversigter.
Side 94

KOMME/GÅ FOR SENT/TIDLIGT
Komme og Gå systemet kan sættes op til at anmode medarbejderen om at angive en
årsag til at vedkommende enten møder for sent eller for tidligt og tilsvarende hvis
medarbejderen går for tidligt eller for sent. Dette foregår via et skærmbillede som dette:
Her skal medarbejderen vælge årsagen til at vedkommende hent kommer for sent/tidligt
eller går for sent/tidligt. Når dette er gjort bliver det valgte oprettet i medarbejderens
kladde.
Nederst i billedet har medarbejderen mulighed for at indtaste en kort bemærkning
(maksimalt 50 karakterer)
Hvilke arbejdstyper der vises i de forskellige situationer defineres i opsætningen af de
forskellige arbejdstyper. Dette er beskrevet tidligere i denne vejledning.
Side 95

UDSKRIFTER
I Komme & Gå systemet er der under Komme & Gå Rappoter oprettet følgende
udskrifter:
TIDSPOSTER PR ARBEJDSTYPE
Denne udskrift viser en specifikation af de enkelte tidsposter der er registreret og
godkendt for den enkelte medarbejder. Inden udskriften genereres, vises først følgende
billede:
Her er der følgende muligheder:
- At søge på en enkelt medarbejder – eller alle medarbejdere ved at slette
indholdet i feltet Medarbejder ID.
- At søge på en enkelt afdeling – eller alle afdelinger ved at slette indholdet i feltet
Afdeling.
- At søge på en enkelt holdleder –eller alle holdledere ved at slette indholdet i feltet
Holdleder.
- At søge på et dato-interval
- At søge på en enkelt arbejdstype - eller på alle arbejdstyper ved at slette
indholdet i feltet Arbejdstype.
LØN BILAG
Denne udskrift viser en specifikation af de registreringer der er foretaget på de enkelte
medarbejdere. Inden udskriften genereres, vises først følgende billede:
Side 96

Her er der følgende søgemuligheder:
- At søge på en løntype – eller alle løntyper ved at slette indholdet i feltet Løntype.
- At søge på en enkelt medarbejder, et interval ved at angive første og sidste
medarbejder ID afskilt af 2 punktummer (..) – eller på alle medarbejdere ved at
slette indholdet i feltet Medarbejder ID.
- At søge på en enkelt holdleder – eller alle holdledere ved at slette indholdet i
feltet Holdleder.
- At søge på en enkelt afdeling – eller alle afdelinger ved at slette indholdet af feltet
Afdeling.
- At søge på et dato-interval.
- At angive om der skal udskrives en enkelt side pr. medarbejder. Vælges dette vil
der i udskriften være sideskift for hver medarbejder. I modsat fald vil udskriften
vises tiderne for medarbejderne i en lang række.
- Angive om normal tid skal specificeres. Hvis dette vælges vil hver enkelt post med
normal tid blive vist for hver dag. Ellers vil der blot blive vist en summering af
normal tid for hver dag. Dette kan med nogen fordel benyttes i situationer hvor
der foretages mange ind- og udstemplinger hver dag
- Angive om du vil have adskilt fravær i to grupper – henholdsvis med og uden løn
art.
Hvis du vælger at få posterne specificeret kan det se således ud:
Side 97

Hvis du ikke vælger at få normal tiden specificeret vil det se således ud:
Her vil der som Start være indsat den første indstempling på normaltid og som Slut være
indsat den sidste stempling på normaltid.
- Angive om fravær skal skilles i to gruppe henholdsvis med og uden lønart eller om
det skal holdes samlet i en stor gruppe.
Side 98

FORDELING PR. ARBEJDSTYPE
Denne udskrift viser en såkaldt ”lagkage” graf over fordelingen af tid på de forskellige
arbejdstyper der er registreret på medarbejderne. Der kan søges på en enkelt
medarbejder eller alle medarbejdere, en enkelt holdleder eller alle holdledere ligesom der
kan søges på en enkelt afdeling eller alle afdelinger. Desuden skal der angives
henholdsvis en start- og en slutdato for den periode der ønskes.
Ved at klikke på knappen Rapport er der mulighed for at vælge enten en rapport pr.
medarbejder eller en rapport hvor tiderne er summeret pr. afdeling.
Et eksempel på en udskrift der viser fordelingen på en enkelt medarbejder er gengivet på
næste side:
Side 99

TIDSPOSTER – AFVIGELSER
Denne udskrift viser en oversigt over medarbejderes præsterede normal timer og fravær
holdt op mod den planlagte normaltid, samt en beregning af afvigelsen mellem de
registrerede timetal og det planlagte time tal for en given periode.
Side 100

Her kan der ud over en Fra Dato og Til Dato som skal angives, søges på enten en enkelt
holdleder eller alle holdledere - ved at lade feltet Holdledere være blankt - samt på en
enkelt afdeling eller alle afdelinger – ved at lade feltet Afdeling være blankt.
TIME SUMMERING
Denne udskrift viser, pr. afdeling, en summering af de præsterede normal timer og, hvis
ekstra tid overføres til en speciel arbejdstype, en summering af disse timer for en given
periode.
Der skal angives en Fra Dato og en Til Dato som afgrænsning på den periode udskriften
skal medtage. Desuden kan der vælges hvilke afdelinger (mindst 1 skal angives) der skal
medtages i udskriften.
PLANLAGT FRAVÆR
Denne udskrift viser, for en given periode det planlagte fravær for medarbejderne.
Fraværet vises i form af et såkaldt Gannt diagram som det fremgår af eksemplet
herunder.
Side 101

I afgrænsnings vinduet skal der angives en Start Dato og en Slut Dato for den periode
der ønskes udskrevet. Derudover kan der søges på en enkelt Holdleder ved at angive
denne eller alle holdledere ved at lade feltet være blankt. Tilsvarende kan der søges på
en enkelt Afdeling ved at angive denne eller alle afdelinger ved at lade feltet være blankt.
Endelig kan der søges på en enkelt Arbejdstype ved at angive denne eller alle
arbejdstype – der vel at mærke er oprettet som fravær – ved at lade feltet være blankt.
TIDSPOSTER – SUMMERET PR. MEDARBEJDER
Denne udskrift viser en sammentælling af tids for de forskellige arbejdstyper der er
registreret på hver enkelt medarbejder for en given periode.
Side 102

Her kan der søges på en enkelt medarbejder ved at angive denne i feltet Medarbejder ID.
Der kan søges på de medarbejdere der hører til en enkelt Holdleder ved at angive denne
eller alle holdleder ved at lade feltet være blankt. Der kan søges på en enkelt Afdeling
ved at angive denne – eller på alle afdelinger ved at lade feltet være blankt.
Endelig skal der angives en Start Dato og en Slut Dato for den perioder der ønskes
medtaget i udskriften.
TIDSPOSTER –TIME LISTE
Denne udskrift viser for afdeling medarbejde en kort liste over tidsregistrering i den
valgte periode enten med overskriften Lønliste, hvis der vælges normal tider eller med
overskriften Fraværsliste, hvis der vælges arbejdstyper med typen fravær (Absence).
Der kan afgrænses på følgende:
- Medarbejder ID. Enten en enkelt medarbejder ved at angive denne eller alle
medarbejdere ved at lade feltet være blankt.
- Holdleder. Enten en enkelt holdleder ved at angive denne eller alle holdledere ved
at lade feltet være blankt.
- Afdeling. Enten en enkelt afdeling ved at angive denne eller alle afdelinger ved at
lade feltet være blankt.
- Arbejdstype. Enten en enkelt arbejdstype eller alle arbejdstyper ved at lade feltet
være blankt.
Side 103

- Løn Type. Enten en enkelt løn type ved at angive denne eller alle løn typer ved at
lade feltet være blankt.
- Type. Enten en enkelt type eller alle typer ved at lade feltet være blankt. Type
styrer hvilken gruppe af arbejdstyper, f eks. Fravær, der medtages i udskriften.
- Fra Dato og Til Dato. Disse skal angives og angiver hvilken periode der skal
medtages i udskriften.
FLEX AFVIGELSER
Denne udskrift viser afvigelser på Flex stemplinger for den valgte perioder. Afvigelser er
indstemplinger der enten ligger før eller efter den periode hvor der, ifølge
arbejdskalenderen, kan stemples ind på Flex eller udstemplinger der enten ligger før eller
efter den periode hvor der, ifølge arbejdskalenderen, kan stemples ud på Flex. Et
eksempel på denne udskrift er gengivet herunder.
Der kan afgrænses på følgende:
- Medarbejder ID. Enten en enkelt medarbejder ved at angive denne eller alle
medarbejdere ved at lade feltet være blankt.
- Holdleder. Enten en enkelt holdleder ved at angive denne eller alle holdledere ved
at lade feltet være blankt.
- Afdeling. Enten en enkelt afdeling eller alle afdelinger ved at lade feltet være
blankt.
- Start Dato og Slut Dato. Disse skal angives og styrer hvilken periode der
medtages i udskriften.
I den øverste tidslinie har medarbejderen stemplet ind før den tidsligste start på flex
perioden der er angivet i arbejdskalenderen. Felterne Start og Tidligst start er derfor
markeret med rødt.
Side 104

I den anden tidslinie har medarbejderen stemplet ud efter det senest accepterede ifølge
arbejdskalenderen. Felterne Slut og Senest slut er derfor markeret med rødt.
I den tredje tidslinie er medarbejdere stemplet ind efter flex periodens ophør. Felterne
Slut og Senest Start er derfor markeret med rødt,
I den femte og sjette tidslinie er medarbejderen stemplet ud inden flex periodens start.
Felterne Start og Tidligst Slut er derfor markeret med rødt.
Side 105

OFTE FOREKOMMENDE OPGAVER
OPRETTELSE AF MEDARBEJDER
Inden en ny medarbejder kan oprettes skal der først være oprettet en relevant
arbejdskalender og – hvis disse benyttes – et relevant skiftehold. Desuden skal der være
oprettet en passende kladde til medarbejderens tidsregistreringer. Fremgangsmåden kan
være en af følgende:
- Benyt den ”wizard” der er tilgængelig i menuen på medarbejder oversigten. Dette
er den anbefalede metode. Dog bliver felter som adresse, telefon nummer og
lignende felter der ikke er essentielle for systemet ikke udfyldt. Disse kan evt.
udfyldes efterfølgende.
Eller gør følgende:
- I hovedmenuen vælges Medarbejder i gruppen Komme & Gå (øverst).
- Når medarbejderroversigten vises, trykkes der på F5. Dette åbner
medarbejderkortet på den medarbejder der er markeret i oversigten.
- Når medarbejderkortet er åbnet trykkes der F3 for at oprette en ny medarbejder.
Alle felterne i medarbejderkortet er nu blanke.
- Indtast en Medarbejder kode og navnet på medarbejderen. Hvis det ønskes kan
adresse, telefon nr. og Cpr nr. tilføjes.
- Klik på knappen Medarbejder nederst i vinduet.
- I menuen, der hefter vises, vælges punktet Periode.
- I det nye vindue der åbnes, trykkes er F3 eller ”pil ned” for at tilføje en ny linje.
Indtast herefter medarbejderens ansættelsesdato i feltet Start dato og klik OK
- Tilbage i medarbejderkortet er medarbejderen nu markeret som ansat. Efter
behov kan der herefter sættes ”flueben” i felterne Aktiv, Brug tolerancer, Overfør
til løn og Overfør til Outlook. I de fleste tilfælde vil der være nok at vælge Aktiv,
Brug tolerancer og Overfør til løn.
- Vælg herefter fanebladet Opsætning.
- I feltet Kort nr vil skal der, hvis der bruges stempling med TAGs angives koden fra
medarbejderens TAG (brug TAG tildeling under Komme & Gå Opsætning til dette)
ellers angives det nummer medarbejderen bruger til at logge ind på systemet
med i forbindelse med ind- og udstempling. Kort nr kan være identisk med
Medarbejder kode (se herover), men behøver ikke være det.
- Herefter angives hvilken arbejdskalender eller skiftehold medarbejderen skal
arbejde efter.
- Indtast eller vælg herefter en kladde til medarbejderen.
Side 106

- Hvis der i forbindelse med beregning af tillæg skelnes mellem hvilke grupper af
medarbejdere der kan optjene et givent tillæg (se afsnittet om arbejdstyper) kan
der tilføjes en Arbejdsfunktion.
- Klik herefter OK.
Side 107

MEDARBEJDERS FRATRÆDELSE
Når en medarbejder fratræder skal vedkommende markeres som ikke-ansat. Dette sikrer
at der ikke kan foretages tidsregistreringer for den pågældende medarbejder.
Markeringen, der angiver at medarbejderen er ansat, fjernes på følgende måde.
- I hovedmenuen vælges Medarbejder.
- I medarbejderoversigten vælges den ønskede medarbejder. Tryk herefter F5 (eller
klik på knappen Medarbejder og vælg Medarbejder kort). Eller vælg punktet
Periode i menuen til venstre i medarbejder oversigten.
- På medarbejder kortet klikkes der på knappen Medarbejder. Vælg herefter
Periode.
- På periode-kortet indtastes medarbejderens fratrædelses dato i feltet Slut dato. Klik
herefter OK.
Side 108

OPDATERINGER TIL SYSTEMET
Der vil fra tid til anden blive udsendt opdateringer til Komme & Gå systemet. På de
installationer hvor Adm4you har adgang til for logge ind fra kontoret vil disse
opdateringer blive foretaget af Adm4you. I nogle tilfælde vil det ikke være muligt for
Adm4you at foretage denne opdatering. I de tilfælde vil en i forvejen udpeget
kontaktperson blive bedt om at udføre opdateringen.
UDFØRSEL AF OPDATERINGEN
I hovedmenuen åbnes gruppen IT Administration. Herefter vælges menupunktet Opdater
Database. Dette åbner et vinduer som vist på næste side
Side 109

Her klikkes der på Check For Opdateringer. Herefter vil en overførsel af opdateringerne
gå i gang. Linjerne i venstre side af vinduet vil vise hvordan de enkelte dele af
opdateringen forløber. For hver del vil linjen skifte til grøn og der vil blive tilføjet ”OK” ud
for linjen hvis punktet ud forløbet uden fejl. Hvis punktet af en eller anden grund går galt
farves linje rød og der vises en fejlmeddelelse.
Hvis der opstår en fejl kan du i første omgang prøve at udføre opdateringen en gang til.
Går den stadig galt kontaktes Adm4you
Side 110

SUPPORT
Har du behov for hjælp eller spørgsmål i øvrigt til Komme & Gå systemet kan du få hjælp
på en af følgende måder:
- Prøv at kigge på vores online forum på adressen http://www.adm4you.dk/forum.
Du kan også prøve at se om en af vores video demonstrationer kan være en
hjælp. En oversigt over vores video demonstrationer kan findes på følgende
adresse: http://www.adm4you.dk/OnlineVideo/DABBS.html
- Send en e-mail til support@adm4you.dk
- Kontakt Adm4you telefonisk på telefon 70 200 795.
Side 111