Standard samarbejdsaftale mellem Midttrafik, kommunerne og ...

Ruterelaterede omkostninger omfatter bl.a. udgifter til terminaler og rutebilstationer,
udgifter til billetteringsudstyr, udgifter vedr. passagertællinger og udgifter til Rejsekort A/S.
Såfremt rejsekortet indføres i hele Midttrafik, skal det overvejes at gøre udgiften hertil
køreplantimefordelt.
Alle øvrige omkostninger fordeles efter køreplantimer, dog således, at rabatruter som
nærmere angivet i Bilag 3 kun vejer 50%. Fordelingen efter køreplantimer kan erstattes af
et time-sagsstyringssystem, som kan anvendes til at fordele omkostningerne mellem
bestillerne. Der er allerede indført timesagsstyring for personalet i Midttrafik. Den vil blive
brugt i byrdefordelingen for budget 2009.
7.2 Budgetproces
Udarbejdelsen af budgettet for Midttrafik sker i et samspil mellem Midttrafik og bestillerne.
For at sikre en grundig budgetbehandling, påhviler det Midttrafik - via bestyrelsen - årligt
at fastlægge en detaljeret tids- og procesplan for forløbet af budgetudarbejdelsen. Tids- og
procesplanen sendes til bestillerne til orientering.
Der tages udgangspunkt i nedenstående hovedelementer:
Budgetforslaget for Midttrafik drøftes første gang i bestyrelsen i juni måned. I dette budgetforslag
indgår bestillernes ønsker vedrørende serviceniveauet i den trafik, den enkelte
bestiller selv finansierer, ligesom de økonomiske effekter af de aftalte projekter så vidt
muligt indgår i budgetgrundlaget.
Efter bestyrelsens drøftelse af budgetforslaget, udsendes dette til de enkelte bestillere til
høring og kommentering. Svarfristen er som udgangspunkt på mindst 8 uger.
Såfremt der fra bestillers side er væsentlige indvendinger mod budgetforslaget, tager
Midttrafik initiativ til en nærmere drøftelse af budgettet med den/de relevante bestillere
forud for den endelige vedtagelse af budgettet.
Høringssvarene forelægges Midttrafiks bestyrelse forud for den endelige vedtagelse af
budgettet senest den 15. september.
7.3 Budgetopfølgning
Midttrafik foretager en kvartalsvis opfølgning på budget og forbrug. Denne opfølgning
behandles af Midttrafiks bestyrelse og sendes i kopi til bestillerne. Som en del af den
kvartalsvise budgetopfølgning rapporterer Midttrafik om udviklingen i passagerindtægter og
en række aktivitetstal.
Midttrafiks budget er baseret på de aftalte køreplantimer, de aftalte ruter og de i øvrigt
aftalte aktivitetstal. For at give et så nøjagtigt billede af Midttrafiks økonomi og aktivitet
som muligt, er det nødvendigt, at der løbende foretages en ajourføring af disse baggrundsdata.
Det betyder, at der er en gensidig forpligtelse mellem Midttrafik og bestillerne om at orientere
om væsentlige ændringer i de materielle forudsætninger bag budgetterne.
Midttrafik tager initiativ til eventuelle større budgetjusteringer, der kan tilskrives udefra
kommende forhold. Såfremt disse justeringer har betydning for den enkelte bestiller,
orienterer Midttrafik snarest de berørte parter herom.
21