KMD Opus – Vejledning Randers Kommune
KMD Opus – Vejledning Randers Kommune
KMD Opus – Vejledning Randers Kommune
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Formål:<br />
<strong>KMD</strong> <strong>Opus</strong> <strong>–</strong> <strong>Vejledning</strong> <strong>Randers</strong> <strong>Kommune</strong>.<br />
Midlertidige arbejdsgange vedrørende bilagsflow i<br />
overgangsfasen<br />
Det er besluttet, at bilagsbehandlingen i regnskab 2008 skal færdiggøres i Webbetaling, mens<br />
regnskab 2009 skal føres udelukkende i <strong>Opus</strong>.<br />
Fra den 19. januar 2009 ændrer <strong>KMD</strong> vores faktura-flow, så alle fakturaer fra denne dato indgår<br />
i <strong>Opus</strong>. Der vil naturligvis være en del fakturaer, som indgår i Webbetaling før dette tidspunkt,<br />
men som vedrører regnskabsår 2009. Disse fakturaer skal flyttes manuelt fra Webbetaling til<br />
<strong>Opus</strong>. Tilsvarende vil der efter den 19. januar 2009 indgå 2008-fakturaer i <strong>Opus</strong>. Disse skal så<br />
flyttes manuelt fra <strong>Opus</strong> til Webbetaling. Denne vejledning beskriver, hvordan man flytter<br />
fakturaer fra det ene økonomisystem til det andet.<br />
Beskrivelse:<br />
Påvirkning af leverandører<br />
For at mindske antallet af fakturaer, der skal flyttes mellem de to systemer skal leverandørerne<br />
opfordres til så vidt muligt at sende fakturaerne, så kommunen har dem i hænde senest 9.<br />
januar, hvis der er tale om indkøb vedrørende 2008 og vente med at sende fakturaer til efter<br />
21. januar, hvis der er tale om indkøb vedrørende 2009. Leverandørerne opfordres via<br />
annoncering, via www.randers.dk og via direkte henvendelse til de største leverandører.<br />
Samtidig kan indkøberne på de decentrale enheder forsøge at påvirke leverandørerne i<br />
forbindelse med indkøbet.<br />
Flytning af 2009-fakturaer fra Webbetaling til <strong>Opus</strong><br />
Kort fortalt er proceduren den, at aftaleenhederne løbende videresender alle 2009-fakturaer til<br />
deres respektive sekretariaters bogholdere. Bogholderne flytter herefter fakturaen fra<br />
Webbetaling til <strong>Opus</strong> ved at oprette et manuelt kreditorbilag. Bogholderen inaktiverer herefter<br />
fakturaen i Webbetaling og videresender det manuelle kreditorbilag til aftaleenheden for<br />
kontering og færdigbehandling.<br />
Der kan ikke lægges bilag i bilagsflow før den 1. januar 2009. Bilagene vil derfor først komme til<br />
fakturamodtageren efter denne dato.<br />
Hvis der er fakturaer der ikke kan afvente dette bedes du rette henvendelse til din bogholder.<br />
På de følgende sider følger den mere detaljerede fremgangsmåde:<br />
Side 1
1. Aftaleenheden har modtaget en faktura i Webbetaling, som skal bogføres i 2009.<br />
2. Aftaleenheden påfører teksten ’OPUS 2009’ samt konteringsoplysninger i bilagstekstfeltet<br />
på fakturaen og klikker på knappen ’Gem’.<br />
3. Aftaleenheden videresender den elektroniske faktura til bogholderen i sekretariatet.<br />
Dette kan gøres på to måder:<br />
a. Fakturaen kan videresendes via oversigten: Markér først fakturaen på oversigten.<br />
Side 2
Anvend derefter knapperne ’Ret sagsbeh.’ eller ’Påfør sagsbeh.’ afhængig af om<br />
fakturaen er fordelt eller ej. En oversigt over bogholdernes DQ-numre og enheder<br />
findes bagerst i denne vejledning.<br />
b. Fakturaen kan også videresendes fra selve fakturaen ved først at klikke på knappen<br />
med de tre prikker…<br />
… og herefter udfylde pop-up vinduet med bogholderens DQ-nummer og enhed.<br />
Dette gentages for alle beløbslinjer. Herefter klikkes ’Gem’.<br />
4. Bogholderen eksporterer enten en eventuel indskannet faktura eller OIOXML-filen fra<br />
Webbetaling.<br />
5. Bogholderen inaktiverer fakturaen i Webbetaling.<br />
6. Bogholderen opretter eventuelt leverandør.<br />
7. Bogholderen opretter et manuelt kreditorbilag via transaktionen ZMIR7 i <strong>Opus</strong> og<br />
vedhæfter den eksporterede fil.<br />
8. Bogholderen videresender det manuelle bilag til aftaleenheden.<br />
9. Aftaleenheden modtager bilaget i ’Fakturagodk.01: Fakturamodtager’ i indbakken i <strong>Opus</strong>.<br />
For at bilaget kan blive bogført i det nye regnskabsår, er der anvendt en bogføringsdato i<br />
2009.<br />
10. Aftaleenheden konterer og godkender det manuelle bilag.<br />
11. Bogholderen følger løbende op på, at ingen fakturaer overskrider betalingsfristen.<br />
Side 3
Flytning af 2008-fakturaer fra <strong>Opus</strong> til Webbetaling<br />
Hvis der er modtaget en faktura vedrørende 2008 i <strong>Opus</strong>, skal fakturaen afvises i <strong>Opus</strong> og<br />
indskannes til Webbetaling. Fremgangsmåden herfor er følgende:<br />
1. Aftaleenheden har modtaget en faktura som vedrører 2008 i indbakken i <strong>Opus</strong>.<br />
2. Aftaleenheden udskriver fakturaen - enten OIOXML-filen eller en eventuel indskannet<br />
faktura.<br />
3. Aftaleenheden skriver i skrivefeltet nederst på fakturaen, at fakturaen vedrører 2008.<br />
Oplysningen gemmes ved at klikke på diskette-ikonet.<br />
4. Aftaleenheden afviser herefter fakturaen ved at klikke på knappen ’Afvis’.<br />
5. Aftaleenheden sender den udskrevne faktura til Økonomiafdelingens regnskabskontor på<br />
Laksetorvet med oplysninger om eget DQ-nummer og enhed.<br />
6. Regnskabskontoret indskanner fakturaen til Webbetaling.<br />
7. Aftaleenheden modtager og færdigbehandler fakturaen i Webbetaling.<br />
Oversigt over brugeridenter og enheder for bogholdere<br />
Forvaltning Bruger-ID Enhed<br />
Stabene DQØKONO ØØKONOMI<br />
Børn og Skole DQBESEK BESEKR<br />
Social og Arbejdsmarked DQSESEK SESEKR<br />
Milljø og Teknik DQTESEK TESEKR<br />
Kultur og Borgerservice DQFESEK FESEKR<br />
Sundhed og Ældre DQÆESEK ÆESEKR<br />
Medarbejder Jan Klitgaard Mølbæk Telefon 89 15 11 46<br />
Side 4
Arbejdssted Økonomi E-mail jan.m@randers.dk<br />
Side 5