Download - Bech-Bruun

Generalforsamlinger i børsnoterede selskaber 2/5
Fristregler
Generalforsamlingsdato
Ordinær generalforsamling i børsnoterede
selskaber skal holdes i så god tid,
at den godkendte årsrapport kan indsendes
til Erhvervsstyrelsen senest fire
måneder efter regnskabsårets afslutning.
Datoen for generalforsamlingen skal
– ligesom datoen for, hvornår aktionæren
skal fremsætte forslag til emner på
dagsordenen for at have krav på
behandling på generalforsamlingen –
offentliggøres af selskabet senest otte
uger før generalforsamlingsdatoen.
En aktionær har ret til at få et emne
behandlet på dagsordenen, hvis anmodning
fremsættes senest seks uger
før generalforsamlingen. De fleste selskaber
offentliggør datoen for generalforsamlingen
og fristen for anmodning
om optagelse af emner på dagsordenen
sammen med offentliggørelse af
selskabets finanskalender.
Finanskalenderen for et regnskabsår
skal offentliggøres inden begyndelsen
af det nye regnskabsår.
Dato for indkaldelse
Børsnoterede selskaber skal indkalde til
generalforsamling tidligst fem uger og
– medmindre vedtægterne foreskriver
en længere frist – senest tre uger før
generalforsamlingen. Fristen for indkaldelse
beregnes fra dagen før generalforsamlingen.
Hvis et selskab planlægger
at afholde generalforsamling
eksempelvis en torsdag og indkalder
med et varsel på tre uger, skal indkaldelsen
sendes senest onsdag i den
tredje uge før generalforsamlingen (tre
uger + en dag). Udløber fristen i en
weekend eller helligdag, forlænges fristen
til den sidste hverdag forinden.
Registreringsdato
En aktionærs ret til at deltage i generalforsamlingen,
herunder til at stemme,
fastsættes i forhold til de aktier, som
aktionæren besidder på registreringsdatoen.
Denne dato ligger en uge før
generalforsamlingen, det vil sige på
samme ugedag ugen forinden. Kun
aktionærer, der pr. registreringsdatoen
er registreret som sådan i ejerbogen
eller har anmeldt deres ejerforhold pr.
registreringsdatoen, har adgang til at
deltage i og afgive stemme på generalforsamlingen,
ligesom stemmerettighederne
opgøres pr. denne dato.
Anmeldelsesdato
Det kan i selskabets vedtægter bestemmes,
at aktionærerne senest tre dage
før generalforsamlingen skal anmelde
deres deltagelse i generalforsamlingen
til selskabet. Det sker i så fald ved
bestilling af adgangskort til generalforsamlingen.
Som ved indkaldelsesvarslet beregnes
fristen fra dagen før generalforsamlingen
og tre hele dage tilbage. Udløber
fristen i en weekend eller helligdag, forlænges
fristen til den sidste hverdag
forinden. Efter Erhvervsstyrelsens fortolkning
af reglen, indebærer det følgende
fristberegning:
Ugedag for generalforsamlingens
afholdelse
Frist for anmeldelse
Mandag Torsdag i ugen før,
kl. 23.59
Tirsdag, onsdag
eller torsdag
Fredag i ugen før,
kl. 23.59
Fredag Mandag i samme uge,
kl. 23.59
Indkaldelsen
Indkaldelsen til generalforsamling skal
indeholde oplysning om tid og sted for
generalforsamlingen, dagsorden og
eventuelle forslag til vedtægtsændringer.
Aktiekapitalens størrelse og aktionærernes
stemmeret skal også fremgå af indkaldelsen.
Desuden skal Indkaldelsen indeholde
en tydelig og nøjagtig beskrivelse af de
procedurer, som aktionærerne skal
overholde for at kunne deltage i og
afgive stemme på generalforsamlingen.
Der skal angives en procedure for aktionærernes
ret til at stille spørgsmål til
dagsordenen eller til de dokumenter,
som fremlægges på generalforsamlingen
(for eksempel årsrapporten), eventuelt
inden for en frist, der i så fald skal
fremgå af vedtægterne og indkaldelsen.
Indkaldelsen skal yderligere angive,
hvor og hvordan aktionærerne kan få
den komplette, uforkortede tekst til
dagsordenen, de fuldstændige forslag
(hvis indkaldelsen kun indeholder en
forkortet udgave af forslagene) og de
dokumenter, der skal fremlægges på
generalforsamlingen. Der skal også
angives en internetadresse, hvor aktionærerne
kan finde de dokumenter, der
skal offentliggøres forud for generalforsamlingen
(beskrevet nedenfor), hvilket
i praksis er selskabets hjemmeside.
Fuldmagt og brevstemme
Der skal anvises en procedure for afgivelse
af fuldmagt, og selskabet skal stille
en skriftlig eller elektronisk fuldmagtsblanket
til rådighed for aktionærerne
for eksempel via selskabets hjemmeside,
aktionærportal eller ved udsendelse
af fuldmagtsblanket.
Aktionærerne skal have mulighed for
både at give og tilbagekalde en fuldmagt
elektronisk.
Udpegningen af en fuldmægtig, underretningen
af selskabet om udpegningen
og udstedelsen af eventuelle stemmeinstrukser
til fuldmægtigen må kun
være underlagt de formelle krav, der er
nødvendige for at sikre identifikation af
aktionæren og fuldmægtigen samt sikre
indholdet af stemmeinstrukserne.
Det er muligt at give fuldmagt til selskabets
ledelse. Sådan fuldmagt kan ikke
gives for længere tid end 12 måneder
og skal gives til en bestemt generalforsamling
med en på forhånd kendt
dagsorden.
Anbefalingerne for god Selskabsledelse
angiver, at der i fuldmagter til bestyrelsen
bør gives aktionærerne mulighed
for at tage stilling til hvert enkelt punkt
på dagsordenen. Fuldmagtsblanketten
bør derfor indeholde en afkrydsningsmulighed
for hvert enkelt forslag med
angivelse af bestyrelsens anbefaling.
Afgivelse af fuldmagt kan for eksempel
ske via en investorportal, hvor blandt
andet også adgangskort til generalforsamlingen
kan bestilles. Desuden kan
dokumenter stilles til rådighed her eller
på selskabets hjemmeside.