Kalkulation (PDF) - TeamPlanner

Det er muligt at kalkulere på et
ubegrænset antal aktiviteter og herefter
printe det endelig budget i ganske få
linier.
Kalkulationsmodulet giver mulighed for
at udskrive budgetter på 4 forskellige
måder.
Kakulation
Indhold:
Team Planner
Kalkulationsprincip .......................................................4.2
Oprettelse af ny kalkulation .......................................4.2
Valuta og ønsket pris....................................................4.4
Gruppeopdeling af kalkulation ...................................4.4
Kunde- og medarbejderafhængige
priser og avancer...........................................................4.5
Tekstredigering af kalkulation.....................................4.5
Print af kalkulation ........................................................4.6
Overførsel af tryktilbud til kalkulation.....................4.7
Standardkalkulation - oprettelse................................4.7
Standardkalkulation - anvendelse ..............................4.8
Standardkalkulation - redigering ................................4.8
Kalkulationsstatus .........................................................4.9
Ordreoversigt ................................................................4.9
Denne brugervejledning er gældende for TeamPlanner Version 6.0 og højere.
Der kan derfor være forskelle i funktioner og faciliteter i forhold til
tidligere versioner.
Version 6.0
4 - Kalkulation
For yderligere detaljer omkring kalkulation henvises til hjælpesystemet i TeamPlanner.
4. 1

4 - Kalkulation
4. 2
Budgetoversigt på sagskortet.
Opret nyt budget
Kalkulationsprincip
Team Planner
En kalkulation oprettes altid på baggrund af et projekt, fra hvilket der kan oprettes en
ny kalkulation eller en kalkulation med på basis af en standardkalkulation (se Standardkalkulation).
Kalkulationsmodulet i TeamPlanner giver mulighed for at kalkulere på et ubegrænset
antal kalkulationslinier på baggrund af time-, materiale- og fremmedkøbsaktiviteter.
Når der kalkuleres tages der automatisk hensyn til eventuelle specialaftalte priser og
avancesatser på kunden og til eventuelle medarbejderafhængige timepriser, hvis der
kalkuleres specifikt på medarbejdere.
Den endelige udskrift af budget til kunden styres af gruppenumre, der frit kan tildeles til
de enkelte kalkulationslinier. Det betyder, at selv en meget omfattende kalkulation kan
præsenteres som et budget i en eller ganske få linier
Oprettelse af ny kalkulation
Gå til propjektdatabasen og find det projekt, hvorpå der skal oprettes en kalkulation.
På projektkortet vælges fanebladet: Budget faktura.
Klik “Opret budget”.
Du bliver nu spurgt om du vil oprette et ny budget eller et budget på basis af en standardkalkulation
(Se Standardkalkulation).
Når “Nyt” vælges, oprettes en ny kalkulation, der automatisk tildeles den første tidsaktivitet
i systemet. Denne aktivitet er kalkulationens stamkort, og den kan derfor ikke
slettes. Aktivitetstypen kan frit ændres til en anden tidsaktivitet.
Kalkulation af timer
Nye aktiviter tilføjes ved at klikke på det lille grønne plus på aktivitetslinien. Når ny
aktivitetslinie er oprettet vælgs aktivitetstype fra rullemenu.
En aktivitet kan slettes ved klik på “minus” på den aktuelle linine.
OBS: Der skal være indhold i aktivitetstype.
Version 6.0

Kalkulation af timer, materialer og
fremmedkøb.
Statuslinie der giver mulighed for at skifte
mellem timer, materialer og fremmedkøbskalkulation.
Tildel aktivitet fra rullemenu.
Opret og slet aktivitet.
Team Planner
Kalkulation af materialer
Version 6.0
4 - Kalkulation
Skift til materialekalkulation ved at aktivere materialeknappen i den grå statuslinie. Tilføj
herefter en ny aktivitetslinie ved klik på plus på den senest oprettede aktivitet.
Vælg materialetype fra rullemenu og tilføj evtuelt ny materialeaktivitet ved klik på plus.
TIP:
Opret alle tids- og materialeaktiviteter, før der tildeles antal.
Der kan frit skiftes mellem kalkulation af tid- og materialer og fremmedkøb, men typisk vil det
give bedre overblik at færdiggøre en aktivitetstype af gangen.
Tildeling af antal
Når tids- og materialeaktiviteter er oprettede, klikkes på “Antal-feltet” på den første
aktivitet. Indtast antal i feltet og gå til næste linie med “æble”-1 (Mac) eller Ctrl-1 (PC).
Herefter kan antal indtastes i den næste aktivitet.
“Æble”/Ctrl-1 skifter til næste aktivitet.
“Æble”/Ctrl-2 skifter til foregående aktivitet.
Der kalkuleres automatisk med standardtime- og materialepriser. Er der på kunden
oprettet specialaftalte timepriser på en eller fl ere aktiviteter, kalkuleres der med disse.
Kalkulation af fremmedkøb
Skift til fremmedkøbskalkulation ved at aktivere fremmedkøbsknappen i den grå
statuslinie. Tilføj herefter en ny aktivitetslinie ved klik på plus på den senest oprettede
aktivitet.
Vælg fremmedkøbstype fra rullemenu og tilføj eventuelt fl ere fremmedkøbsaktiviteter
ved klik på “plus” på den senest oprettede aktivitet.
Leverandørprisen indtastes i prisfeltet i den aktuelle fremmedkøbslinie.
4. 3

4 - Kalkulation
Der kalkuleres på timer. fremmedkøb og
materialer ved skift på disse knapper.
Gruppenummeret kan anvendes til at
sammenlægge fl ere kalkulationslinier til en
linie ved udskrift af “Uspecifi ceret” budget.
Der kna tildeles faste gruppeoverskrifter
på op til 17 grupper. Herudover kan der
anvendes et friot antal gruppenumre.
Tekst for den enkelte kalkulationslinie kan
redigeres her.
4. 4
Team Planner
Fremmedkøbet tillægges automatisk den gældende avance for fremmedkøbstypen. Er
der på kunden oprettet en specialaftalt avance anvendes denne. Avancen kan frit ændres
på den enkelte aktivitet.
Valuta og ønsket pris
Der kalkuleres altid i den valuta der er tildelt kunden på dennes stamkort i kundedatabasen.
Kalkulationen viser såvel kr. som kundevaluta.
Den kalkulerede pris kan overskrives med en “Ønsket pris”. Dette gøres ved at indtaste
det ønskede beløb i feltet “Ønsket pris” på den aktuelle aktivitet.
Den ønskede pris skal indtastes som valuta.
Vær opmærksom på, at der kun kan indtastes ønsket pris på en aktivitet, hvis aktivitetstypen
er valgt i statuslinien.
Slettes en ønsket pris vendes automatisk tilbage til den kalkulerede pris.
Ændring af valuta
Som udgangspunkt kalkuleres med den valuta, der er tildelt kunden på dennes stamkort
i kundedatabasen. Skal valutaen ændres på denn aktuelle kalkulation gøres dette ved at
gå til skærmbilledet for redigering af beskrivelse og stamoplysninger.
Vær opmærksom på, at en ændring af valuta ikke har effekt på eventuelle indtastninger i
feltet for ønsket pris.
Gruppeopdeling af kalkulation
Alle aktiviteter er default tildelt en gruppe. Denne styrer den endelige udskrift af
budgettet. Det betyder i praksis at der kan kalkuleres på et ubegrænset antal linier der
efterfølgende kan printes/fremsendes til kunden i helt ned til en enkelt linie.
En aktivitet kan efter oprettelse frit tildeles en anden gruppe. På denne måde kan fl ere
forskellige aktiviteter grupperes og efterfølgende printes som en budgetlinie (Se Print af
kalkulation).
Version 6.0

Budgetbeskrivelse kan redigeres ved klik
på “Rediger beskrivelse”
Budget status ændres her. Er status
sat til “Ordre” kan der ikke ændres på
budggettet, og dette medtages på projektkortets
statusoversigt.
Ved “uspecifi ceret udskrift” kan aktiviteter
med med markering “Tekstredigeres
ved uspecifi ceret udskrift”
redigeres.
Gruppeoverskriften kan frit redigeres.
Hvis denne facilitet ikke benyttes, anvendes
standard-gruppeoverskriften.
Team Planner
Version 6.0
4 - Kalkulation
Klik på gruppenummeret og tast det nye gruppenummer. Øverst på skærmen ses en
oversigt over det oprettede grupper.
Gruppeoverskriften fungere på 2 måder:
Ved udskrift af specifi ceret budget og udskrift af grupper vises disse på printet.
Ved udskrift af uspecifi ceret budget skjules disse og fungeres således kun som redigeringsredskab
for det endelige print (Se Print af kalkulation).
Kunde og medarbejderafhængige time- og avancesatser
Der kalkuleres default med systemets standard time- og materialepriser.
Tildeles en tidsaktivitet et sæt medarbejderinitaler, vil der kalkuleres på medarbejderens
timepris på den aktuelle aktivitet, såfremt der er oprettet en sådan på medarbejderen.
Er der på kunden oprettet en specialaftalt time- eller avancesats på en time- eller
fremmedkøbsaktivitet, kalkuleres der med denne.
Princippet er, at medarbejderens specialpris overstyrer systemets pris, og kundens special
timepris og/eller avancesats overstyrer alle andre timepriser/avancesatser.
Det er ved kalkulation således ikke nødvendigt at huske på eventulle specialaftaler, hvis
disse i forvejen er oprette på kundens stamkort i kundedatabasen.
Tekstredigering af kalkulation
Budgetbeskrivelse og aktivitetsbeskrivelser kan frit redigeres på den aktuelle kalkulation.
Vælg “Rediger tekster” i menulinien øverst på skærmen.
4. 5

4 - Kalkulation
4. 6
Udskriftvalg.
Vælg udskrifttype.
Pdf-udskrift kræver, at computeren/
printerdriveren kan generere pdf-fi ler.
Totalen på budgettet kan skjules ved at
aktivere denne funktion her.
Er der oprettet tryktilbud på projektet
vises disse på listen og kan udskrives
som bilag til budgettet.
Team Planner
Redigeringslayoutet viser budgetbeskrivelse og samtlige aktiviteter. I det grå felt til højre
på skærmen er der ud for hver aktivitet angivet kalkulationsgruppe.
Aktiviteter, der kan tekstredigeres ved uspecifi ceret udskrift, er markeret med
“Tekstredigeres ved uspecifi ceret udskrift”.
Dette betyder, at aktiviteten vises ved uspecifi ceret udskrift, og at en tekstredigering
derfor vil have effekt ved denne udskriftform.
Øvrige aktiviteter i samme kalkulationsgruppe slås samme med den markerede aktivitet
ved uspecifi ceret udskrift.
Udskrives specifi ceret kan alle aktiviteter tekstredigeres.
Budgetbeskrivelsen, der er medtaget fra sagskortet, kan redigeres på den aktuelle kalkulation.
Dette gøres ved at klikke på “Rediger beskrivelse” i menulinien.
Layoutet til redigering af beskrivelse og stamoplysninger giver mulighed for at redigere
beskrivelsen på den aktuelle kalkulation samt for at tilføje en afslutningstekst, der efterfølger
budgettet ved print.
Herudover giver dette layout mulighed for at ændre sprog og tilbudsklausul, modtageradresse
og underskriver.
Følg eventuelt vejledningen på layoutet i TeamPlanner.
Print af kalkulation
På redigeringslayoutet klikkes “Print budget”.
Fra dette layout er der mulighed for at vælge forskellige udskrifttyper af budgettet:
- Specifi cerede udskrifter printer alle kalkulationslinier i henhold gruppeinddeling. Hver
gruppe markeres med et gruppeoverskrift (gruppenavnet). Denne kan ikke redigeres.
- Uspecifi cerede udskrifter printer en sammentrækning af kalkulationslinier til de valgte
grupper. Der printes ikke gruppeoverskrifter ved denne udskrifttype.
Version 6.0

Leverandørvalg.
Tryktilbud kan overføres til kalkulation
ved klik på “Overfør til kalkulation”.
Link-menu.
Vælg “Kalkulation”
Team Planner
Version 6.0
4 - Kalkulation
Der kan vælges “Uden-” og “Med trykoplysninger”. Er der oprette tryksagstilbud på
jobbet vises dette/disse i listen nederst på skærme. Et eller flere tryktilbud kan afkrydses,
og vælges print “Med trykoplysninger” printes det valgte som bilag til budgettet.
Et budget kan printes til skærm ved valg af “Skærm”. Ved print til printer eller pdf er det
muligt at vælge “PDF-layout”. Herved indsættes logo og adresselinier på printet, således
at en pdf-fil af budgettet printes med grafisk profil.
Overførsel af tryktilbud til kalkulation
Er der oprettet tryktilbud på jobbet kan dette/disse overføres til en kalkulation (Se
Rekvisitioner, forespørgsler og tryktilbud).
På jobbets sagskort vælges fanebladet “Rekvisitioner og forespørgsler”.
Klik her på “Leverandør og funktionsvalg”.
Find det ønskede tryktilbud på leverandørlisten og klik “Overfør til kalkulation”.
Der vises herefter en liste over oprettede kalkulationer på jobbet. Vælg den kalkulation
som der skal overføres til.
Oplysninger fra tryktilbud overføres nu til kalkulationen. Det er efterfølgende muligt at
ændre på de overførte data.
Standardkalkulation
En standardkalkulation er en “kalkulationsskabelon”, der kan genbruges igen og igen.
Den kan oprettes fra ny eller på basis af en allerede eksisterende kalkulation. Efter
overførsel til en projektkalkulation kan den frit redigeres.
Oprettelse
Vælg “Kalkulation” fra Link-menuen og vælg her først “Std. kalkulationer”. Er der allerede
oprettet en eller flere standardkalkulationer vises disse på en liste med nummer
og beskrivelse. En standardkalkulation skal tildeles et nummer, og det er vigtigt ikke at
4. 7

4 - Kalkulation
4. 8
Liste over oprettede standardkalkulationer.
Team Planner
vælge et allerede eksisterende, for seneres at kunne identificere den enkelte standardkalkulation.
Beslut dig for et nummer og ved tilbage til menuen.
Herfra klikkes “Ny std. kalkulation”.
Du vil nu blive bedt om at nummere og navngive den nye standardkalkulation. Følg
vejledningen på skærmen.
Efter at standardkalkulationen er oprettet kan de opbygges og redigeres som enhver
anden kallkulation.
Anvendelse
Skal der anvendes en standardkalkulation ved oprettelse af et nyt budget fra et projektkort
vælges standard, når der spørges efter dette.
Vælg herefter en standardkalkulation fra den liste, der vises på skærmen.
Det første skærmbillede, der vises ved valg af en standardkalkulation, giver mulighed for
at reducere antallef at kalkulationsaktiviteter. Følg vejledningen på skærmen.
Herefter kan kalkulationen redigeres som enhver anden kalkulaltion.
Redigering
Skal en eksisterende standardkalkulation redigeres vælges “Find kalkulation” fra kalkulationsmenuen.
Indtast data på den ønskede standardkalkulation og gå til denne.
Standardkalkulationen kan nu redigeres som enhver anden kalkulation.
Version 6.0

Et budget tildeles status ved at åbne
budgettet og ændre status på tekstredigerings
layoutet.
Budgetter med status “Ordre” medtages
på beholdningsliste og statusoversigt.
Status tildeling foretages fra budgettets
redigeringslayout.
Klik på “Ordre“ for at ændre status.
Er der ikke oprettet en “deadline-dato“,
skal der indtastes en sådan.
Deadline-datoen skal angives som
“måned” og “år” med foranstillet “0“
foran tal mindre end 10.
Eks.: 01, 02, 03...etc.
Deadline-datoen er den forventede
faktureringsmåned for ordren.
Team Planner
Kalkulationsstatus
Version 6.0
4 - Kalkulation
En kalkulation oprettes med status “Budget”. Det er muligt at ændre på denne status
ved at åbne budgettet fra listen på sagskortet og ændre status på kalkulationens tekstredigerings
layout.
Tildeles “Ordre” vil budget(er) på projektet med denne status medtages på beholdningslisten
og statusoversigten.
4. 9

4 - Kalkulation
4. 10
Ordreoversigten aktiveres fra kalkula- kalkulationsmenuen
eller fra administrationsmodulets
menu.
Vælg “Ordreoversigt“ under Kunder eller
Projekter.
Ordreoversigt
Find ordrer ved søg
Find ordrer, estimater, ordrer/estimater
på igangværende projekter
Ordreoversigt
Team Planner
Det er muligt at trække en ordreoversigt på igangværende projekter. Ordreoversigten
medtager budgetter med status “Ordre” for samtlige igangværende projekter. Køres en
konsekvent linie med budgettering og opfølgning på disse, er det således muligt af skabe
til rimelig præcist overblik over den forventede fremtidige omsætning.
Der kan ligeledes trækkes en oversigt over estimater på igangværende projekter,
såfremt estimat-funktionen er aktiveret i TeamPlanner systemet. Når ordreoversigten
aktiveres vises såvel estimater som ordrer i oversigten.
I menuen øverst på skærmen kan der skiftes mellem ordrer, estimater og
ordrer/estimater.
Find ordrer
Klik på “Find ordrer” i menubjæken på ordreoversigten.
Der kan søges pr. måned eller i et frit interval af måneder og år - Se vejledningen på
skærmen for indtastning af søgekriterier.
Version 6.0