Jobbeskrivelse til assistent ansat i Plan og Kultur Stillingsbetegnelse ...

• Servicering af/støtte til personalet i forhold til IT, herunder journaliseringssystemer
som SBSYS, regnskabs- og budgetsystemer, hjemmesiden, samt specialfunktioner
i Officepakken.
• Personlig borgerkontakt, f.eks. at yde selvstændig akut rådgivning til borgere hvis
det drejer sig om lettere sagsbehandling, såsom henvisning til relevante
fagpersoner i andre afdelinger, fremsendelse af efterspurgt materiale, eller
rådgivning ved udfyldelse af skemaer m.v.
• Hjælp i forbindelse med ansættelser, herunder stillingsopslag, modtagelse af
ansøgninger, kvitteringsskrivelser til ansøgere, udarbejdelse af liste over ansøgere
og udsendelse af afslag på ansøgning.
• Udskrivning og kopiering af planer og udsendelse til borgere og relevante parter.
Servicering af borgere og samarbejdspartnere:
• Telefonbetjening og formidling af oplysninger
• Telefonpasning på skift for øvrige afdelinger i Plan og Kultur.
• Betjening ved personlig henvendelse i afdelingen
• Videreformidling eller besvarelse af mail, fax, sms til afdelingen og til eksterne
samarbejdsparter.
Administrative funktioner i øvrigt:
• Scanning og formidling af post
• Sørge for arkivering i elektronisk journaliseringssystem
• Oprettelse af sager
• Indskrivning af post i sagerne
• Arkivering og ajourføring af arkiveringssystemer
• Indskrivning af journalnotater efter samtale med borgere
• Postforsendelse
• Regnskabsopgaver
• Indkøb af diverse såsom kontorartikler og inventar
Arbejdstid:
• Stillingen er på 20 timer om ugen
• Arbejdstiden er fortrinsvis fra 8.00 - 12.00 hver dag.
Personlige kompetencer:
Vi søger en person der har en relevant uddannelsesmæssig baggrund og erfaring som
sekretær fra såvel en privat som offentlig organisation. Vi lægger vægt på, at få en
udpræget systematisk person, der formår at holde overblikket i en travl hverdag og som
går åbent og motiveret til opgaverne, og som med et godt humør evner at understøtte
kolleger i deres administration af sager, aftaler m.v.
Løn:
• Løn efter gældende overenskomst om ny løn med HK.