Jobbeskrivelse til assistent ansat i Plan og Kultur Stillingsbetegnelse ...

Stillingsbetegnelse:
Sekretær/kontorassistent
Jobbeskrivelse til assistent
ansat i Plan og Kultur
Organisatorisk placering:
Sekretæren ansættes i Faaborg-Midtfyn Kommune ved fagsekretariatet Plan og Kultur i
afdelingen Plan, Udvikling og Fritid. Stillingen er placeret i Faaborg.
Nærmeste overordnede:
Afdelingslederen for Plan, Udvikling og Fritid.
Samarbejdsrelationer:
Sekretæren har et tæt samarbejde med medarbejderne i Plan, Udvikling og Fritid, dog
særligt i Plan, der har kontor i Faaborg. Desuden er der et tæt samarbejde med 1
fuldmægtig på fritidsområdet og med 1 sekretær/grafiker i afdelingen for Natur og
Landskab med hvem der kan være en vis overlapning af arbejdsopgaver. Sekretæren
indgår i en faggruppe med de to andre, som skal koordinere opgaver, samt kunne indgå i
løsning af tværgående opgaver for hele Plan og Kultur. Fagchefen for Plan og Kultur er
øverste leder for faggruppen.
Ansvarsområde:
Sekretæren har ansvaret for de administrative funktioner i Plan, Udvikling og Fritid, dog
særligt i Plan jf. nedenfor.
Sekretæren har særligt ansvaret for at bistå personalet i Plan med journalisering af
sagsdokumenter og støtte medarbejderne i sagsstyring, herunder også i rettidig
behandling af sagerne.
Sekretæren har også ansvaret for en god og professionel telefonbetjening af borgere,
virksomheder og samarbejdspartnere og at alle borgere som henvender sig personligt får
den bedst mulige betjening og hjælp og om nødvendigt henvises til samtale med relevante
medarbejdere.
Arbejdsopgaver:
Funktioner i forhold til medarbejdere, afdelingsleder og fagchef er pt.:
• Støtte personalet i Plan i journalisering af sagsdokumenter, i sagsstyring og i
rettidig behandling af de løbende sager.
• Skrivearbejde og korrekturlæsning.
• Forberedelse af plansager
• Tidsbestilling og ajourføring af kalendere
• Servicefunktioner i forbindelse med møder
• Betaling af regninger
• Vedligeholdelse af hjemmeside.
• Sygemeldinger – indberetning til HR.

• Servicering af/støtte til personalet i forhold til IT, herunder journaliseringssystemer
som SBSYS, regnskabs- og budgetsystemer, hjemmesiden, samt specialfunktioner
i Officepakken.
• Personlig borgerkontakt, f.eks. at yde selvstændig akut rådgivning til borgere hvis
det drejer sig om lettere sagsbehandling, såsom henvisning til relevante
fagpersoner i andre afdelinger, fremsendelse af efterspurgt materiale, eller
rådgivning ved udfyldelse af skemaer m.v.
• Hjælp i forbindelse med ansættelser, herunder stillingsopslag, modtagelse af
ansøgninger, kvitteringsskrivelser til ansøgere, udarbejdelse af liste over ansøgere
og udsendelse af afslag på ansøgning.
• Udskrivning og kopiering af planer og udsendelse til borgere og relevante parter.
Servicering af borgere og samarbejdspartnere:
• Telefonbetjening og formidling af oplysninger
• Telefonpasning på skift for øvrige afdelinger i Plan og Kultur.
• Betjening ved personlig henvendelse i afdelingen
• Videreformidling eller besvarelse af mail, fax, sms til afdelingen og til eksterne
samarbejdsparter.
Administrative funktioner i øvrigt:
• Scanning og formidling af post
• Sørge for arkivering i elektronisk journaliseringssystem
• Oprettelse af sager
• Indskrivning af post i sagerne
• Arkivering og ajourføring af arkiveringssystemer
• Indskrivning af journalnotater efter samtale med borgere
• Postforsendelse
• Regnskabsopgaver
• Indkøb af diverse såsom kontorartikler og inventar
Arbejdstid:
• Stillingen er på 20 timer om ugen
• Arbejdstiden er fortrinsvis fra 8.00 - 12.00 hver dag.
Personlige kompetencer:
Vi søger en person der har en relevant uddannelsesmæssig baggrund og erfaring som
sekretær fra såvel en privat som offentlig organisation. Vi lægger vægt på, at få en
udpræget systematisk person, der formår at holde overblikket i en travl hverdag og som
går åbent og motiveret til opgaverne, og som med et godt humør evner at understøtte
kolleger i deres administration af sager, aftaler m.v.
Løn:
• Løn efter gældende overenskomst om ny løn med HK.