2011-2012 referat nr. 4 - Ejerforening Vestervang afsnit 5 øst

Ejerforeningen Vestervang afsnit 5 ØST, Vestervang 8 lej. 811 (kontor) 8000 Århus C.
Vestervang d. 09-02-2012
Referat fra bestyrelsesmøde: Nr. 4 – 2011/2012
Afholdt: Torsdag d. 02.02.2012 på kontoret
Til stede: Jørgen Leth (JL), Bent Grøn (BG), Jan Kerstein Jensen (JKJ), Tom Pilgaard (TP),
Casper Meldgaard (CM)
Afbud
Referent: Casper Meldgaard
Mailadresser:
Bestyrelsen anmoder fortsat om at få tilsendt eventuelle e-mail adresser. Det er betydelig
nemmere og hurtigere at omdele via Internettet. Der er selvfølgelig fuld forståelse for omdeling
til medlemmer, der ikke er internetbrugere.
Mødet havde følgende dagsorden:
1. Underskrivelse af referater fra bestyrelsesmøde nr. 3 – 2011-2012.
2. Godkendelse af dagsorden.
3. Regnskabsstatus:
a. Driftsregnskabs pr. 31/12-2011
b. Energiopgørelse pr 31/12-2011
4. Foretræde af Kurt Scheel lej. 311 ang. dørlåse og dørtelefonsystemer.
5. Generalforsamling:
a. Afvikling – gennemgang af statusliste.
b. Forslag:
Lej 311: Dørlåse systemer
Bestyrelsen: Ændring af husorden m. bilag (håndværkerreglement)
Suppleanter?
6. Vedligeholdelse. Orientering om forløb og status
a. Renovering af fællesinstallationer i lejlighedssektioner. (pågår)
b. Isoleringsarbejder. (pågår)
c. Rudeudskiftninger (under forberedelse)
d. Udskiftning af dørpartier (under forberedelse)
e. Vandgennemtrængning ved terrasse i nr.3. (afventer fortsættelse)
f. Nye cykelpladser (oplæg)
g. Støj i rørsystem – defekt blandingsbatteri i køkken (afsluttet)
h. Fyrretræer: 2 evt. 3 grene afskæres ifbm indkørsler. Platantræer stynes (gennemført)
i. Ingeniørberegning (igangsættes)
7. Budgetter og vedligeholdelsesplan for 2012.
8. Samarbejde med VEST
a. Opladning af el-biler
9. PC og net-relateret Energikontrol og aflæsningssystem.
10. Næste møde: Forslag: Torsdag d. 22. marts. 2012
11. Eventuelt.
a. 40 års jubilæum
b. Filmoptagelse
c. Betalingsservice regler.
Behandlingen:
1. Underskrivelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
Referatet blev underskrevet.
2. Godkendelse af dagsorden.
Dagsorden blev godkendt.
3. Regnskabsstatus.
a. Det endelige driftsregnskab fra revisoren er endnu ikke tilgået bestyrelsen.
Dermed havde bestyrelsen ”kun” kassererens status opg. pr. 31-12-2011 at foreholde sig til.
Ifølge status opg., og med forbehold for at revisoren finder nogle fejlposteringer, ser
regnskabet for 2011 tilfredsstillende ud.
1

Ejerforeningen Vestervang afsnit 5 ØST, Vestervang 8 lej. 811 (kontor) 8000 Århus C.
b. Energiregnskabet for 2011 ser også tilfredsstillende ud. Både varme- og vandforbruget er
reduceret i forhold til 2010.
Også med Indregning af graddagetal for 2011 er der stadig tale om en reduktion.
c. Den fælles el viser også et reduceret forbrug i forhold til 2010. Det vurderes at
elevatorrenoveringen er stærkt medvirkende til dette resultat. Samtidig udskiftes der jo
løbende til flere sparepærer i den fælles belysning.
Flere og mere detaljerede bemærkninger vedr. regnskab og energiforbrug fremsættes i bestyrelsens
beretning til GF.
4. Foretræde af Kurt Scheel lej. 311 ang. dørlåse og dørtelefonsystemer.
Kurt Scheel berettede om den episode han og hans kone oplevede i november 2011, hvor
nogle støjende personer har banket og sparket på deres indgangsdør, efter deres vurdering et
voldsomt forsøg på at trænge ind i lejligheden. Der skete heldigvis ikke yderligere døren
modstod påvirkningen og de pågældende personer forlod indgangen. Episoden har medført, at
Kurt Scheel har fremsat forslag til behandling på den nært forestående generalforsamling.
Der foreslås, at bestyrelsen gennemfører en ny afstemning om indførelse af automatiske
dørlåse på indgangsdørene og kommunikationsanlæg fra indgangsdørene til lejlighederne.
Efterfølgende, og kun få dage før bestyrelsesmødet, er en ukendt person, midt på dagen, gået
ind - også - i nr. 3 og ned til underste etage, hvor der, ved at trykke en dør, med en simpel
låseanordning, ind, via den opbrudte dør er vedkomme ned trængt ind i en mellemgang, hvorfra
der er adgang til henholdsvis et teknik rum og en lejlighed. Den pågældende person har dog,
efter at have ødelagt dørhåndtagene (nogle simple plasthåndtag) i både teknikrums og
lejlighedsdøren, opgivet at komme videre og har forladt stedet.
Episoderne har gjort Kurt Scheel, hans kone og flere øvrige beboere i opgangen utrygge.
Kurt Scheel medbragte skrivelse med underskrifter fra et stort flertal af beboere i nr. 3.
Der anmodedes om, at der snarest muligt og dermed uden at afvente GF, blev etableret
låsesystem og dørtelefonanlæg.
Bestyrelsen tilkendegav over for Kurt Scheel, at den akutte anmodning om hurtig installation vil
blive drøftet indgående på den efterfølgende del af mødet, og ville blive givet en hurtig
tilbagemelding med en afgørelse.
Bestyrelsen tager henvendelsen meget seriøs og drøftede hvorledes der kunne arbejdes videre
med en installation.
Der har, som bekendt for de fleste, 2 gange tidligere været gennemført skriftlig afstemning,
blandt samtlige beboere, om der skulle etableres sådanne anlæg. Begge afstemninger viste
klart flertal imod indførelse af sådanne anlæg. I den pågældende opgang 3 var der, på
daværende tidspunkt også et flertal imod. Med de senest forekommende ubehagelige
oplevelser har det ændret sig til et klart flertal for indførelsen af et system i nr. 3.
Bestyrelsen besluttede, at man selvfølgelig vil afvente GF.
Der er ikke i det fremlagte og udsendte budget for indeværende år taget højde for en sådan
omkostning, derfor er der også et økonomisk aspekt i en eventuel generel installation af
sådanne anlæg ved alle indgange. Det vil medføre enten en yderlig forhøjelse af driftsbidraget
eller forventning om en, forud kendt, budget overskridelse eller egen betaling fra beboerne i de
op/indgange hvor der ved skriftlig afstemning er flertal for etablering af et anlæg.
Bestyrelsen vil dog gerne imødekomme beboerne i nr. 3´ ønske om at få et anlæg installeret
snarest muligt.
Bestyrelsens besluttede, at Jørgen Leth inden for maks. 3 uger skal undersøge hvad der er af
anlæg på markedet, hvilken funktionalitet og priser de forskellige anlæg har.
Der vil herefter blive forelagt forslag til et anlæg for installation i nr. 3., og en installation vil blive
gennemført, hvis beboerne totalt eller eventuelt midlertidigt selv vil betale for en installation.
Totalt hvis en kommende afstemning endnu en gang viser flertal mod generel indførelse af
sådanne anlæg, eller hvis der ved flertal for generel installation er flertal for egen betaling.
Midlertidig betaling, hvis der ved flertal for generel installation også er flertal for, at fællesskabet
betaler med yderlig forhøjelse af det fælles driftsbidrag eller en eventuel budget overskridelse.
I en sådan model vil beboerne i nr. 3 selvfølgelig for deres indbetalte beløb tilbagebetalt.
2

Ejerforeningen Vestervang afsnit 5 ØST, Vestervang 8 lej. 811 (kontor) 8000 Århus C.
5. Generalforsamling.
a. Den af formanden udarbejdede liste med opgaver i forbindelse med afvikling af
generalforsamling blev gennemgået, De fleste opgaver er afklaret. Resterende ikke
gennemførte opgaver blev fordelt mellem bestyrelsesmedlemmerne.
6. Vedligeholdelse. Orientering om forløb og status.
a. Renovering af fællesinstallationer i lejlighedssektioner.
Disse renoveringer foregår løbende. Der er, foreløbig, ikke påbegyndt opgaver i år, men
formanden er orienteret om, at der er lejligheds renoveringer og dermed følgende
renoveringer af fælles anlæg forestående.
b. Isoleringsarbejder.
Der er endnu ikke foretaget eller planlagt nogen isoleringsarbejder af facadepartier i år. Men
der har været forespørgsler på at få sådanne isoleringsforbedringer udført.
Den type isoleringsarbejder kræver, at radiatorerne, der i de fleste lejligheder, og normalt,
er placeret foran facadepartierne, afmonteres. Afmontering af radiatorerne kræver at der
kan lukkes for varmetilførslen i de enkelte lejligheder, hvilket kun kan lade sig gøre, hvis de
oprindelige og gamle haner i installationsskaktene enten ér udskiftet eller det kan
gennemføres i forbindelse med en større renovering af fællesinstallationen. Sådanne
renoveringer gennemføres kun ved opståede utætheder og dermed tæringer eller i
forbindelse med lejlighedsrenoveringer. Hvis der ikke er placeret radiatorer foran
pågældende facadepartier, kan isoleringsforbedringer gennemføres når som helst.
Det er ejerforeningen, der står for, og afholder omkostningen ved gennemførelsen.
Dog må ejerne selv foretage eller få foretaget eventuelle male reparationer.
Der opfordres kraftigt til at få sådanne arbejder udført, det giver en væsentlig forbedret
isolering og dermed indeklima.
c. Rudeudskiftninger.
Der er, som udmeldt i vedligeholdelsesplanen, igen i år planlagt et stort antal
rudeudskiftninger. Udskiftningerne er i lighed med sidste år opdelt i 3 portioner.
Første portion er i nordfacaden ved type D lejlighederne på 7., 6. og 5. etage. Her udskiftes
ca. 60 små ruder. Der forventes udskiftning medio april.
Portion 2 er sydvendte ruder i samme type lejligheder. Udskiftningen er væsentlig mere
omfattende, da der kræves opløftning med kran. Udskiftningen forventes ultimo juni.
Portion 3 er ligeledes sydvendte ruder i lejligheder type A/B på 7. og 6. etage.
Udskiftning forventes medio oktober. Angivne tidspunkter er med forbehold.
d. Udskiftning af dørpartier.
Disse udskiftninger er ligeledes opdelt i 3 portioner.
Portion 1 omfatter indgangsdørene mod nord ved type D lejligheder på 7., 6. og 5. etage.
Portion 2 omfatter sydvendte partier indeholdende altandøre ved samme lejligheder.
Portion 3 omfatter ligeledes sydvendte partier indeholdende altandøre ved type A/B
lejligheder på 7. og 6. etage.
Disse udskiftninger er under forberedelse med indhentning af priser. Tidspunkter for
udskiftningerne meddeles senere
e. Vandgennemtrængning ved en terrasse.
Den opgave blev desværre ikke afsluttet sidste år. Der er gjort flere forsøg på at finde det
sted hvor vandet trænger ind, men endnu er det ikke lykkedes. Der søges nu ekstern
assistance for at få fundet utætheden. Der satses på at få det udbedret inden der startes
på, de for indeværende år, planlagte terrasse renoveringer ved 2 lejligheder.
f. Cykelpladser.
Der arbejdes fortsat på dette punkt. Der er udarbejdet tegningsmateriale vedr. overdækning
til cykelpladser foran betonmuren mellem altangangshuset og parkeringspladsen. Der
foretages i øjeblikket drøftelser med håndværkere vedr. beregning af priser så der konkret
kan vurderes om det er noget der skal igangsættes. Sideløbende vurderes med jævne
mellemrum mængden af cykler i de eksisterende cykelpladser og dermed behovet for
ekstra pladser. Det er bestyrelsens opfattelse, at de oftere gennemførte cykle oprydninger
har hjulpet til bedre pladsforhold i de eksisterende pladsforhold.
Der opfordres kraftigt til, hvis man ikke dagligt anvender sin cykle, at den så placeres i
kælder cykle rummene, og hvis det er yderst sjælden, eksempelvis kun om sommeren, at
man så anmoder viceværten om, at den hænges op, i kælderen.
3

Ejerforeningen Vestervang afsnit 5 ØST, Vestervang 8 lej. 811 (kontor) 8000 Århus C.
Bestyrelsen vil gerne undgå denne udgift i 2012.
g. Støj i rørsystem.
Den tidligere omtalte situation med konstatering periodevis kraftig støj i rørsystemet i
terrassehuset, og stor besværligheder med at finde årsagen til støjen. Sagen er afsluttet.
h. Fyrretræer:
2 evt. 3 grene, der forhindrer indkørsel med større køretøjer, afskæres.
Platantræer mellem husene stynes i lighed med for 3 år siden.
Arbejdet er udført.
i. Ingeniørberegning.
Der ønskes bl.a. en generel vurdering af beton dækkenes styrke og dermed bæreevne. Det
har betydning i forbindelse med renoveringer hvor der fra ejere fremsættes ønsker om
indsætning af øget belastning. Arbejdet igangsættes snarest.
j. Termografering.
Der gennemføres termografering af ejendommen. Resultatet vil, med den efterfølgende
rapport, give oplysninger om hvor vi har den værste mangelfulde isolering i bygningens
facader og tag. Således at der både i relation til allerede planlagte energibesparende
renoveringer, og eventuelle yderligere arbejder, kan sættes ind på de svageste steder.
7. Budgetter og vedligeholdelsesplan for 2012
Budgettet og vedligeholdelsesplanen for 2012 er sidste år fremsendt til alle ejere.
Vedligeholdelsesplanen foreligger til – forhåbentlig - godkendelse på generalforsamlingen.
8. Samarbejde med VEST.
Der er i naboejerforeningen, fra en beboer, der påtænker anskaffelse af en El bil, modtaget en
forespørgsel om ejerforeningens holdning til at etablere opladnings standere til opladning af elbiler.
Der har derfor været drøftelser om en eventuel etablering af dette skulle foretages i fællesskab
mellem de to ejerforeninger. Bestyrelsen mener at grundlaget og efterspørgslen for en etablering
ikke er stort nok på nuværende tidspunkt. Hvilket der enighed om i VEST. Hvis det kommer til, at
der virkelig er et behov. Er der enighed om, at det etableres i fællesskab.
9. PC og net-relateret fjeraflæst energikontrol og aflæsningssystem.
Energiselskaberne har forslået etablering af et automatisk aflæsningssystem til fjenaflæsning og
kontrol af forbruget. Systemet er dog meget bekosteligt, og det vurderes at det nuværende system
med hyppige manuelle aflæsninger fortaget af viceværten og indtastning i tabeller fungerer
udmærket. Efter drøftelse i bestyrelse og kontaktudvalg er der enighed om, at dette udsættes.
10. Næste møde: Torsdag d. 22. marts 2012
11. Eventuelt.
Ejerforeningen har 40 års jubilæum i år. Det blev foreslået at dette kunne være et tema til den
årlige sommerfest.
Filmoptagelse. Som det fremgår af opslag i opgangene er formanden blevet kontaktet af
filminstruktør Niels Malmros, som ønsker at optage en scene i gårdrummet mellem bygningerne. I
den forbindelse har man været i kontakt med udvalgte lejlighedsejere, med henblik på adgang til
deres altaner og pulterrum. Sekvensen kræver et helt bestemt vejr, herunder nyfalden sne, så det
vides endnu ikke hvornår den vil blive optaget.
NETS (PBS) har udsendt nye retningslinier for opkrævning af ejerforeningsbidrag hos ejerne. Det
vurderes ikke at den nye aftale giver anledning til ændringer af nuværende procedurer.
Opslag vedr. nedlæggelse af sten- samt rosenbed i ”Botanisk have”. Ejerforeningen kan ikke gå ind
i sagen, men opfordrer ejere med meninger om sagen til at give den til kende overfor kommunen.
Casper Meldgaard og Jørgen Leth
4