ditmer digitalt 3 | 2012 - ditmer a/s

Recommendations

Info

Enkelhed og overblik i dagsordenproduktionen En dagsorden af høj kvalitet er præcist formuleret. Det er kun de bilag, der er kritiske for at træffe en kvalificeret beslutning, der er vedlagt. ”Et dagsordenproduktionssystem skal støtte den dagsordenansvarlige i at sikre dagsordenens kvalitet,” mener Stig Barrett, der er organisationskonsulent hos ditmer. Når dagsordenen er af høj kvalitet, har byrådspolitikerne et bedre grundlag til at træffe de bedste beslutninger. Hvordan kan man frigøre tid hos den dagsordenansvarlige, så der bliver mulighed for at kvalitetssikre dagsordenerne? Det spørgsmål stillede ditmer i 2011. Det førte til udviklingen af dagsordenproduktionssystemet ditmer Agenda Management. ditmer Agenda Management er det eneste webbaserede system, der både kan stå alene, og kan integreres med eksisterende ESDHsystemer. 04 ”Nøgleordene for ditmer Agenda Management er enkelhed og overblik,” udtaler Stig Barrett, ”Et af succeskriterierne var at udvikle en løsning, der er så simpel at bruge, så den kan fremvises på under en time.” Løsningen er enkel at bruge, samtidigt med at der er mange muligheder for tilpasning. Det er nemt at være på forkant med opgaverne, fordi systemet selv viser de dagsordener, der skal handles på. Book en time ved organisationskonsulent Stig Barrett, og se hvordan I kan sikre kvaliteten af jeres dagsordener. Book en demonstration med Stig! Stig Barret organisationskonsulent hos ditmer a/s info@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 54 Læs meget mere om ditmer Agenda Management og ditmer eDagsorden i vedlagte produktark! God fornøjelse!
Glade brugere: region sjælland fravalgte papiret Siden september 2011 har regionsrådet i Region Sjælland været papirløs med ditmer eDagsorden. Sidenhen er dele af administrationen og visse eksterne mødefora også blevet papirløse. Region Sjælland var en af de første til at tage ditmer eDagsorden i brug, og har derfor erfaring at dele fra både implementeringen og den daglige brug af løsningen. Papirløse ambitioner Region Sjælland havde i flere år gået med tanker om papirløse møder. ”Motivationen var besparelsen på papir,” udtaler Søren Herget, chef for vidensdeling i Region Sjælland, ”Men på den tidspunkt tænkte vi i en pc-baseret løsning.” Pc’erne kunne dog ikke helt leve op til behovet i en mødesituation. Derfor blev projektet lagt på is. Nej til papir Men da Region Midtjylland tog ditmer eDagsorden i brug i starten af 2011, begyndte regionsrådet i Region Sjælland selv at efterspørge en papirløs løsning. ditmer eDagsorden blev da implementeret i et enkelt udvalg som en forsøgsordning. I august kunne der i regionsrådet stemmes 77% af de adspurgte svarede, om løsningen skulle at deres arbejde var blevet tages i brug i hele nemmere med den nye løsning regionsrådet. ”Vi har regnet ud at alene porto og papirbesparelsen løb op i 400.000 kr. pr. år,” siger Søren Herget, ”Besparelsen ligger i at nedlægge hele den kanal, der producerer papir.” Derfor betød et ja til at implementere ditmer eDagsorden, et nej til distribution af dagsordener på papir. I september 2011 blev løsningen taget i brug i hele regionsrådet. oversigtsark til adgangskoder Selvom brugerne i dag er meget tilfredse med løsningen, viste der sig nogle udfordringer, da iPads skulle implementeres som mødeplatform. Særligt de mange passwords forvoldte brugerne problemer. Der skal en pinkode til for at låse iPad’en op, der skal oprettes en Apple ID for at kunne hente ditmer eDagsorden i App Store. Her ses ditmer eDagsorden i brug i Guldborgsund Kommune. Desuden skal der et særskilt login til ditmer eDagsorden. ”Vi brugte meget tid på support af vores brugere, og endte til sidst med at lave et oversigtsark, så brugerne kunne holde styr på de mange adgangskoder,” husker Søren Herget. Glade brugere I november 2011 var det indledende bøvl allerede glemt. Charlotte Petersen, der var projektleder på implementeringen af løsningen, lavede en brugerundersøgelse blandt regionsrådet. 77% af de adspurgte svarede, at deres arbejde var blevet nemmere med den nye løsning. ”Der kom kun positive tilbagemeldinger,” siger Søren Herget, ”Alle synes det var rart at slippe af med papiret.” Selv er han meget tilfreds med løsningen. ”Det er den hurtigste implementering, jeg har været med til,” siger han, ”Det har været en positiv oplevelse både brugermæssigt og økonomisk.” Ønskelisten Selvom der er stor tilfredshed med løsningen, har Region Sjælland nogle forbedringer på ønskelisten. ”Vi kunne godt bruge nogle smartere grupper, så man ikke skal vælge at dele sine kommentarer blandt alle 200 mulige brugere,” siger Søren Herget,”Nu hvor der både er ansatte i administrationen og regionsrådsmedlemmer iblandt.” Klar til en demonstration af papirløse møder? Anders Juul salgsansvarlig hos ditmer a/s info@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 54 Søren Herget Chefkonsulent region sjælland Det er den hurtigste implementering, jeg har været med til ...det har været en positiv oplevelse både brugermæssigt og økonomisk. 05
Page 1 and 2: ditmer eDagsorden Papirløse møder
Page 3: Udsnit fra elevadministrationssyste
Page 7 and 8: Byggeklodser Alsidig digitalisering

ditmer digitalt 3 | 2012 - ditmer a/s

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?