ditmer digitalt 3 | 2012 - ditmer a/s

ditmer eDagsorden
Papirløse møder
ditmer Agenda Management
Enkel dagsordenproduktion
3. udgave • foråret 2012
Naturbooking
Book et møde med naturen
Tolkeportal
Få mere for tolkebevillingen
Elevadministration
Digitaliseret forvaltning
Byggeklodser
Alsidige indberetninger

Løsning til naturbooking
Nem administration når borgerne skal ud i naturen
At komme ud i naturen gavner borgernes sundhed og livskvalitet.
Derfor har de fleste kommuner en målsætning om at øge borgernes
brug af kommunens naturtilbud.
Med ditmers løsning til naturbooking kan borgeren hurtigt overskue,
hvilke naturoplevelser kommunen byder på. Løsningen er webbaseret,
hvor borgere eller institutioner kan reservere lokaliteter og
grej i naturen. Samtidigt er det en administrativ webløsning, hvor
kommunen kan administrere brugen af disse. En stor del af sagsbehandlingen
kan automatiseres med naturbooking løsningen, hvilket
frigør administrative ressourcer.
Løsningen er udviklet sammen med Aarhus Kommune, som allerede
har taget den i brug og Naturstyrelsen er for tiden i gang
med at implementere den. De kan se frem til bedre overblik både
for brugere og administrationen, synlighed omkring deres tilbud og
nemmere adgang for brugerne til at reservere lokaliteter i naturen.
Vil I også automatisere jeres sagsbehandling, og lette borgerenes
adgang til naturen? Så kontakt os og få en demonstration.
Læs mere om løsningen i det vedlagte produktark.
Se meget mere naturbooking på
www.friluftslivaarhus.dk
Vil du vide mere om vores
løsning til naturbooking?
Kasper Ibsen Hansen
Udviklingskonsulent hos ditmer a/s
info@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 54

Udsnit fra elevadministrationssystemet.
Effektiv administration af SOSU-elever
Bevar overblikket med
digital elevadministration
En større kommune optager ca. 600 social- og sundhedshjælper
elever om året. Sagsbehandlingsbyrden kan nemt få uddannelsesteamet
til at miste overblikket. Ditmer har sammen med Aarhus
Kommune udviklet en løsning, der sørger for, at overblikket bevares.
Løsningen består af et administrationssystem til håndtering af elevoptag
og den efterfølgende sagsbehandling i kommuner. Samtidigt
er det en uddannelsesportal til eleven. Der er tale om involverende
sagsbehandling, hvor både eleven og administratoren deler et fælles
rum. Dermed kan der spares tid på at håndtere henvendelser
fra eleverne – de kan selv følge sagen i systemet.
Administrationsmodulet samler informationen om de enkelte elever
og hold. Grupper af elever kan behandles ad gangen, samtidigt med
at fleksibiliteten til individuel sagsbehandling bevares. Systemet holder
også selv styr på hvilke sager, der kræver opmærksomhed.
Eleven får sin egen side i uddannelsesportalen, med al information
fra uddannelsesteamet. Eleven støttes i at få udfyldt papirerne korrekt
i systemet, og bliver påmindet om nye hændelser pr. sms og e-mail.
Har I også behov for bedre overblik over elevadministrationen?
Så kontakt ditmer for en fremvisning af systemet.
FAkTA oM ElEvADMiNisTrATioNEN
Login
Administratorer kan logge ind i systemet med deres sædvanlige login,
og elever kan bruge deres NemID.
Differentierede rettigheder
Der er differentierede rettigheder i systemet, afhængigt af hvilken
bruger du logger ind med. Brugertyperne kunne være: elev, sagsbehandler,
uddannelsesansvarlig, teamleder.
Overblik
Sagsbehandlerne har overblik over den enkelte elev, det enkelte optag,
det enkelte lokalområdes tildelte elever, det enkelte teams tildelte
elever.
Korrespondance
Administratorerne kan massefremsende materiale til eleverne, eller
sende en e-mail til en enkel elev. Systemet kan også udsende sms- og
e-mail-rykkere, hvis eleven ikke returnerer sine dokumenter rettidigt.
Styring
I systemet kan sagsbehandlerne styre fordelingen af praktikpladser,
udløb af prøvetider, og tidspunkter for hvornår AER præmie og bonus
skal hjemtages.
Behov for overblik over
elevadministrationen?
Kasper Ibsen Hansen
Udviklingskonsulent hos ditmer a/s
info@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 54
03

Enkelhed og overblik i dagsordenproduktionen
En dagsorden af høj kvalitet er præcist formuleret. Det er kun de
bilag, der er kritiske for at træffe en kvalificeret beslutning, der er
vedlagt. ”Et dagsordenproduktionssystem skal støtte den dagsordenansvarlige
i at sikre dagsordenens kvalitet,” mener Stig Barrett,
der er organisationskonsulent hos ditmer. Når dagsordenen er af
høj kvalitet, har byrådspolitikerne et bedre grundlag til at træffe de
bedste beslutninger.
Hvordan kan man frigøre tid hos den dagsordenansvarlige, så der
bliver mulighed for at kvalitetssikre dagsordenerne? Det spørgsmål
stillede ditmer i 2011. Det førte til udviklingen af dagsordenproduktionssystemet
ditmer Agenda Management.
ditmer Agenda Management er det eneste webbaserede system,
der både kan stå alene, og kan integreres med eksisterende ESDHsystemer.
04
”Nøgleordene for ditmer Agenda Management er enkelhed og overblik,”
udtaler Stig Barrett, ”Et af succeskriterierne var at udvikle en
løsning, der er så simpel at bruge, så den kan fremvises på under
en time.”
Løsningen er enkel at bruge, samtidigt med at der er mange muligheder
for tilpasning. Det er nemt at være på forkant med opgaverne,
fordi systemet selv viser de dagsordener, der skal handles på.
Book en time ved organisationskonsulent Stig Barrett, og se hvor-
dan I kan sikre kvaliteten af jeres dagsordener.
Book en demonstration
med Stig!
Stig Barret
organisationskonsulent hos ditmer a/s
info@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 54
Læs meget mere om
ditmer Agenda Management og
ditmer eDagsorden
i vedlagte produktark!
God fornøjelse!

Glade brugere: region sjælland fravalgte papiret
Siden september 2011 har regionsrådet i Region Sjælland været papirløs med ditmer eDagsorden.
Sidenhen er dele af administrationen og visse eksterne mødefora også blevet papirløse.
Region Sjælland var en af de første til at tage ditmer eDagsorden i brug, og har derfor erfaring at dele
fra både implementeringen og den daglige brug af løsningen.
Papirløse ambitioner
Region Sjælland havde i flere år gået med tanker om papirløse møder.
”Motivationen var besparelsen på papir,” udtaler Søren Herget,
chef for vidensdeling i Region Sjælland, ”Men på den tidspunkt
tænkte vi i en pc-baseret løsning.” Pc’erne kunne dog ikke helt leve
op til behovet i en mødesituation. Derfor blev projektet lagt på is.
Nej til papir
Men da Region Midtjylland tog ditmer eDagsorden i brug i starten af
2011, begyndte regionsrådet i Region Sjælland selv at efterspørge en
papirløs løsning. ditmer eDagsorden blev da implementeret i et enkelt
udvalg som en forsøgsordning.
I august kunne der i
regionsrådet stemmes 77% af de adspurgte svarede,
om løsningen skulle at deres arbejde var blevet
tages i brug i hele nemmere med den nye løsning
regionsrådet. ”Vi har
regnet ud at alene
porto og papirbesparelsen løb op i 400.000 kr. pr. år,” siger Søren
Herget, ”Besparelsen ligger i at nedlægge hele den kanal, der producerer
papir.” Derfor betød et ja til at implementere ditmer eDagsorden,
et nej til distribution af dagsordener på papir. I september
2011 blev løsningen taget i brug i hele regionsrådet.
oversigtsark til adgangskoder
Selvom brugerne i dag er meget tilfredse med løsningen, viste der
sig nogle udfordringer, da iPads skulle implementeres som mødeplatform.
Særligt de mange passwords forvoldte brugerne problemer.
Der skal en pinkode til for at låse iPad’en op, der skal oprettes
en Apple ID for at kunne hente ditmer eDagsorden i App Store.
Her ses ditmer eDagsorden i brug i Guldborgsund Kommune.
Desuden skal der et særskilt login til ditmer eDagsorden. ”Vi brugte
meget tid på support af vores brugere, og endte til sidst med at
lave et oversigtsark, så brugerne kunne holde styr på de mange
adgangskoder,” husker Søren Herget.
Glade brugere
I november 2011 var det indledende bøvl allerede glemt. Charlotte
Petersen, der var projektleder på implementeringen af løsningen,
lavede en brugerundersøgelse blandt regionsrådet. 77% af de
adspurgte svarede, at deres arbejde var blevet nemmere med den
nye løsning. ”Der kom kun positive tilbagemeldinger,” siger Søren
Herget, ”Alle synes det var rart at slippe af med papiret.”
Selv er han meget tilfreds med løsningen. ”Det er den hurtigste
implementering, jeg har været med til,” siger han, ”Det har været
en positiv oplevelse både brugermæssigt og økonomisk.”
Ønskelisten
Selvom der er stor tilfredshed
med løsningen, har Region
Sjælland nogle forbedringer
på ønskelisten. ”Vi kunne
godt bruge nogle smartere
grupper, så man ikke skal
vælge at dele sine kommentarer
blandt alle 200
mulige brugere,” siger Søren
Herget,”Nu hvor der både
er ansatte i administrationen
og regionsrådsmedlemmer
iblandt.”
Klar til en demonstration
af papirløse møder?
Anders Juul
salgsansvarlig hos ditmer a/s
info@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 54
Søren Herget
Chefkonsulent
region sjælland
Det er den hurtigste
implementering, jeg har
været med til ...det har
været en positiv oplevelse
både brugermæssigt og
økonomisk.
05

Tolkeportal
Mere tolkning for pengene
Hvordan kan vi sikre, at tolkebrugere får så meget ud af deres bevilling
som muligt? Der er mange penge at spare ved at digitalisere tolkeformidlingen.
Tolkeportalen tilbyder en samlet løsning for brugere
af tolke, tolkeleverandører og sagsbehandlere.
Løsningen anvendes af tolkebrugeren til at bestille en tolkning.
Tolkningen går automatisk i udbud blandt de tilmeldte leverandører,
for at sikre at den billigste leverandør får opgaven. Tolkeleverandøren
kan holde styr på aftalerne i tolkeportalen.
Tolkeportalen blev udviklet i løbet af 2011 i tæt, agilt
samarbejde mellem Den Nationale Tolkemyndighed
og ditmer a/s. Løsningen er i første omgang udviklet
til syns- og høretolkning, men kan udvides til sprogtolkning.
06
Efter tolkningen har fundet sted, kan tolken med det samme indberette
tolkningen på sin smartphone. Systemet danner selv fakturaen,
som automatisk sendes ud via NemHandel.
Sagsbehandlerne sparer tid på administration, og brugerne får
mere tolkning for de bevilgede penge.
Hør mere om hvordan I kan få mere for jeres tolkebevilling, ved at
kontakte Kasper Ibsen Hansen hos ditmer.
• Login understøtter NemLogin
• Mail-og sms-integration samt Word-fletning
• Apps til både iPhone og Android
• Integration til ESDH
Ønsker I også mere for
jeres tolkebevilling?
Kasper Ibsen Hansen
Udviklingskonsulent hos ditmer a/s
info@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 54

Byggeklodser
Alsidig digitalisering af indberetninger
Hvorfor skal man altid udvikle et nyt system, når der opstår et nyt
digitaliseringsbehov? Hvad hvis det samme system kunne tilpasses
til de behov, der opstår? Med ditmers byggeklodser kan du opnå digitalisering
af ét indberetningsområde, og senere bruge det samme
system til at digitalisere et nyt område.
Byggeklodserne er et modulopbygget indberetningssystem, der
giver administratorerne uanede tilpasningsmuligheder.
De konfigurerbare databehandlere sørger for at indberetningen havner
det rigtige sted i ESDH-systemet, Excel arket eller på hjemmesiden.
Der kommer løbende nye databehandlere til – for eksempel til
fagsystemer og økonomisystemer.
Både borgere og virksomheder i kommunen får også gavn af simplere
indberetning, hvor papir og breve er taget ud af ligningen.
Har I også brug for et alsidigt digitaliseringsværktøj, der løbende
kan tilpasse jeres behov? Så kontakt ditmer for mere information.
Her ses administrationsdelen, hvor skabelonen konfigureres Slutbrugerens billede af den konfigurerede skabelon
Brug for et alsidigt
digitaliseringsværktøj?
Torsten Boye
Udviklingskonsulent hos ditmer a/s
info@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 54
07

Om ditmer
Digitalisering skal give resultater
Digitaliseringsprojekter skal have en effekt i virkeligheden – ikke kun
på papiret. Derfor mener vi, at projektet skal sætte mennesket i centrum.
De involverede mennesker besidder den tavse viden, som kan
give projektet succes.
Vi skeler derfor ofte til de ”agile principper” for softwareudvikling.
Derfor prioriterer vi...
Mennesker og interaktion højere end processer og værktøjer
Kørende software højere end detaljeret dokumentation
Samarbejde højere end kontraktforhandling
At reagere på forandringer højere end at følge en plan
Ditmer var første danske virksomhedsmedlem af Agile Alliance Ditmer er Microsoft Partner
Se mere på www.agilealliance.org
med en ”gold competency”
Udpluk af kunder
Ditmer leverer de ydelser, du skal bruge for at få dit digitaliseringsprojekt
i mål fra idé til implementeret løsning.
Vi arbejder med alle typer af digitalisering af arbejdsgange og
selvbetjening, og har lige nu fokus på:
· mobile løsninger
· automatisering af arbejdsgange
· borgerens selvbetjening
Vi er 36 engagerede mennesker i Aarhus, som glæder os til at høre
nærmere om din problemstilling og give vores bud på, hvordan du
muligvis kan digitalisere dine arbejdsgange.
ditmer a/s · Trindsøvej 9 · DK-8000 Aarhus C · +45 87 34 44 54 · www.ditmer.dk
Ditmer er godkendt leverandør på
SKI Rammeaftale 02.18