Retningslinjer Forvaltning og rapportering i forbindelse med ...

DIPD Retningslinjer Forvaltning af bevilling til forberedende aktiviteter
5.
Anvendelse af midlerne
6.
Rapportering
Side 2 24. juni 2011
parate bankkonto, indgås der aftale med banken om, at indestående
ubrugte tilskudsmidler tilhører DIPD, og at banken
ikke er berettiget til at modregne parties eventuelle
gæld til banken.
Såfremt der overføres midler til anvendelse lokalt, skal disse
midler også holdes på en separat konto hos den lokale
partner.
Optjente renter skal indtægtsføres særskilt og må ikke anvendes
til projektaktiviteter. Ved projektets afslutning tilbagebetales
optjente renter til DIPD.
Bogføringen skal løbende ajourføres og dokumenteres
med bilag og være i overensstemmelse med god bogførings-
og regnskabsskik. Partiet skal opbevare regnskabsmaterialet
i overensstemmelse med bogføringslovens
krav og opbevare dem i fem år efter de forberedende
aktiviteter er afsluttet.
Midlerne kan udelukkende anvendes til de godkendte formål,
aktiviteter og budgetposter. Overforbrug i forhold til
den tildelte bevilling dækkes ikke.
Udgifterne skal afholdes inden for bevillingsperioden med
mindre andet er aftalt.
Ændringer mellem hovedbudgetlinjerne inden for det godkendte
budget kan uden forudgående godkendelse foretages
med op til 10 pct. af budgettet for den mindste af de
budgetlinjer, der omfordeles til eller fra, under forudsætning
af at projektets målopfyldelse ikke forringes eller omformuleres.
Budgetændringerne skal begrundes i forbindelse
med rapportering og regnskab.
Ved ønske om ændringer inden for budgettet, der overstiger
10 pct., indsendes der særlig anmodning til DIPD med
en begrundelse for ønsket.
Der er afsat 7 pct. af projektomkostningerne til partiets
administration af de forberedende aktiviteter. I regnskabet
skal administrationsbidraget altid beregnes af det faktiske
forbrug på bevillingen. Der skal ikke aflægges regnskab for
partiets anvendelse af bidraget.
Hvis partiet har modtaget en bevilling til forberedende aktiviteter,
der dækker to faser, fremsendes en kortfattet statusrapport
senest 2 uger efter afvikling af den første af de
to faser.
Statusrapporten skal indeholde en oversigt over resultaterne
i første fase med fokus på partneridentifikation og
dialog, en argumentation for igangsættelse af næste fase
med henblik på projektformulering samt en samlet vurdering
af, hvorvidt partiet på det foreliggende grundlag ser
igangsættelse af et søsterpartiprojekt som en realistisk
mulighed. Statusrapporten skal desuden indeholde et foreløbigt
regnskab over de afholdte udgifter under første fase.
Sammen med rapporten fremsendes anmodning om
udbetaling af midler til sidste fase.
Senest 14 dage efter modtagelse af statusrapporten vil
DIPD skriftligt fremsende svar på statusrapporten og
iværksætte udbetaling af midler til sidste fase, såfremt de
foreløbige resultater vurderes tilfredsstillende.
Såfremt partiet vurderer, at igangsættelse af næste fase