Referat af bestyrelsesmøde den 12. april 2012 - Bo-Vest
Referat af bestyrelsesmøde den 12. april 2012 - Bo-Vest
Referat af bestyrelsesmøde den 12. april 2012 - Bo-Vest
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
11. Orientering fra kursusudvalget.<br />
<strong>12.</strong> Orientering om Tranemosegårdkursus 20<strong>12.</strong><br />
13. Orientering om Forsikringsåret 2011.<br />
14. Fællesdatabase over dårlige betalere.<br />
15. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen.<br />
16. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen.<br />
17. Orienteringssager BL v/ Allan Nielsen.<br />
18. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge.<br />
19. Orienteringssager fra administrationen.<br />
20. Næste møde.<br />
21. Eventuelt.<br />
1. Orientering om Helhedsplan fase 4 i <strong>af</strong>deling 13 Silergår<strong>den</strong><br />
Det indstilles, at bestyrelsen under forudsætning <strong>af</strong> <strong>af</strong>delingsbestyrelsens godkendelse<br />
godkender forslaget om:<br />
- at godkende næste fase <strong>af</strong> bygningsgennemgangene, som gerne skulle opstar-<br />
tes nu (lavhuse samt eventuelt installationer i rækkehuse) til <strong>den</strong> beskrevne økonomiske<br />
ramme.<br />
De implicerede <strong>af</strong>delingsformænd skal snarest indkaldes til et fællesmøde, hvor fælles<br />
retningslinjer skal <strong>af</strong>tales.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.<br />
2
2. P-pladser <strong>af</strong>deling 13 Silergår<strong>den</strong><br />
Det indstilles, at bestyrelsen under forudsætning <strong>af</strong> beboermødets godkendelse, godkender<br />
forslaget om etablering <strong>af</strong> P-pladser med <strong>den</strong> beskrevne økonomi.<br />
Beslutning<br />
Administrationen bedes lave nye udregninger hvori indgår beregningen <strong>af</strong> tabte renteindtægter<br />
og undersøge, om ydelsen kan gøres billigere end de 7,2%, der er en for høj<br />
ydelse.<br />
Sagen blev godkendt så billigste alternativ vælges. Er de lige billige vælges "lånemodellen".<br />
3. Godkendelse <strong>af</strong> dagsor<strong>den</strong>en<br />
Bestyrelsen startede med en besigtigelsestur, hvor renoveringerne i Dyringparken 6 og<br />
Kisumparken 12 blev fremvist.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsor<strong>den</strong>en i <strong>den</strong> foreliggende form.<br />
Beslutning<br />
Efter besigtigelsesturen blev det besluttet, at rykke punkt 1 og 2 til efter punkt 8. Dagsor<strong>den</strong>en<br />
blev herefter godkendt.<br />
4. Orientering om muligheder for andre kapitalplaceringer<br />
Det indstilles, at bestyrelsen drøfter mulighederne for kapitalplacering.<br />
Beslutning<br />
Det blev besluttet at lade BO-VEST undersøge mulighe<strong>den</strong> for at forvalte pengene<br />
sammen med VA og AB, for at få mest muligt ud <strong>af</strong> organisationernes penge.<br />
5. Opgørelse <strong>af</strong> dispositionsfond og arbejdskapital<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager opgørelserne til efterretning.<br />
Beslutning<br />
Administrationen bedes undersøge max-beløbet for indbetaling til arbejdskapitalen,<br />
samt lave nye beregninger på, hvor meget hver <strong>af</strong>deling har lov til at trække på trækningsretten.<br />
3
6. Godkendelse <strong>af</strong> Tranemosegårds årsregnskab for 2011<br />
Det indstilles, at bestyrelsen godkender Tranemosegårds årsregnskab for 2011.<br />
Revisor gennemgik regnskabet samt revisionsprotokollatet og kunne konstatere, at der<br />
er penge til gode hos Brøndby Kommune for tab på fr<strong>af</strong>lyttere. Der er udbetalt for meget<br />
i bestyrelsesvederlag. Administrationen bedes finde ud <strong>af</strong>, hvordan <strong>den</strong>ne fejl er<br />
opstået.<br />
Beslutning<br />
Årsregnskabet samt revisionsprotokollatet blev godkendt med følgende <strong>af</strong>tale ændringer:<br />
I Revisionsprotokollatet side 232 er huslejen i Tranevænget 644 og ikke 656.<br />
Til <strong>af</strong>snittet side 238 om for meget udbetalt bestyrelsesvederlag, tilføjes en beskrivelse<br />
<strong>af</strong> årsagen til det for meget udbetalte vederlag.<br />
(Senere er det blevet konstateret, at der var fejl i revisionsprotokollatet omkring bestyrelsesvederlaget,<br />
dette er blevet rettet).<br />
7. Godkendelse <strong>af</strong> <strong>af</strong>delingsregnskaber 2011 for <strong>af</strong>deling 1 Tranevænget, <strong>af</strong>deling 3<br />
Maglelund, <strong>af</strong>deling 4 Tranehaven, <strong>af</strong>deling 6 Moserne, <strong>af</strong>deling 12 Gillesager/<br />
Lindeager, <strong>af</strong>deling 13 Silergår<strong>den</strong> og <strong>af</strong>deling 15 Gurrelund/Bjerrelund<br />
Det indstilles, at bestyrelsen godkender <strong>af</strong>delingsregnskaberne for 2011 for samtlige<br />
<strong>af</strong>delinger.<br />
Beslutning<br />
Afdelingernes regnskaber blev godkendt.<br />
8. Godkendelse <strong>af</strong> budget for 2013 for <strong>af</strong>deling 3 Maglelund<br />
Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet for 2013 for <strong>af</strong>deling 3 Maglelund.<br />
Beslutning<br />
Budgettet blev godkendt.<br />
9. Udlejning <strong>af</strong> lejlighed i <strong>af</strong>deling 4 Tranehaven<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til endelig efterretning.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen besluttede, at beboeren i Tranehaven, skal have en kompensation på<br />
1000 kr., som svarer til de 8 dage, hvor han ikke har h<strong>af</strong>t adgang til vand i lejlighe<strong>den</strong><br />
(hverken køkken og bad/toilet).<br />
4
BO-VEST skal udarbejde en procedure, så der fremover ved indflytning ikke bliver renoveret<br />
bad og køkken på samme tid.<br />
10. Tab på fr<strong>af</strong>lyttere<br />
Det indstilles, at bestyrelsen diskuterer tab på fr<strong>af</strong>lyttere i <strong>af</strong>delingerne.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen diskuterede tabene på fr<strong>af</strong>lyttere i <strong>af</strong>delingerne og bad administrationen<br />
om at lave en statistik over indskud pr. m2, in<strong>den</strong> der evt. skrives ud til de <strong>af</strong>delinger<br />
hvor det kan være en god idé at sætte indskuddet op.<br />
11. Orientering fra kursusudvalget<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Der <strong>af</strong>holdes beboerkursus <strong>den</strong> 14. - 16. september <strong>2012</strong> i Rørvig Centret. Som noget<br />
nyt, skal det prøve at tiltrække yngre familier, gerne med børn. Hovedemnet vil omhandle<br />
vand, vand<strong>af</strong>ledning, klimatilpasning med besøg på Brøndby Vandværk og<br />
Avedøre Spildevandscenter.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.<br />
<strong>12.</strong> Orientering om Tranemosegårdkursus <strong>2012</strong><br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Der <strong>af</strong>holdes Tranemosegårdkursus <strong>den</strong> 6. - 7. oktober <strong>2012</strong> i Rørvig Centret.<br />
Det planlægges at starte lørdagen med en rundtur i Brøndby for at se på renoveringsprojekter,<br />
bla. T13, Lun<strong>den</strong>, Brøndby Nord, Tranevænget og Brøndbyparken.<br />
Eftermiddagens emne vil omhandle grøn renovering <strong>af</strong> tage, herunder solceller.<br />
Søndag vil der være nyt fra <strong>af</strong>delingerne samt nyt fra BO-VEST, hvor direktør Ulrik<br />
Brock Hoffmeyer vil være inviteret.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.<br />
13. Orientering om Forsikringsåret 2011<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
5
Ikke alle tallene passer fordi det tager lang tid før pengene kommer ind.<br />
Tranemosegårds <strong>af</strong>delinger er ikke dækket <strong>af</strong> en erhvervs- og produktansvarsforsikring,<br />
som bla. dækker erstatningskrav ved legionell<strong>af</strong>orekomst. Denne er nu tilkøbt til<br />
alle <strong>af</strong>delinger.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte tilkøbet <strong>af</strong> erhvervs- og produktansvarsforsikringen.<br />
14. Fællesdatabase over dårlige betalere<br />
Det indstilles, at bestyrelsen diskuterer artikel fra Vi Lejere.<br />
Tranemosegård bør ikke have en database over dårlige betalere, da alle har ret til en<br />
bolig, men hvis andre boligselskaber begynder at lave sådanne databaser, kan det ende<br />
med, at vi får alle dårlige betalere.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen besluttede at <strong>af</strong>vente og se hvor stort problemet bliver og tager emnet op<br />
igen, hvis andre boligselskaber i Brøndby eller på landsplan begynder at lave databaser<br />
over dårlige betalere.<br />
15. Orienteringssager BO-VEST, v/ Allan Nielsen<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Allan Nielsen gennemgik det sidst møde i BO-VESTs bestyrelse. I forbindelse med<br />
repræsentantskabsmødet <strong>den</strong> 24. maj, vil Dorthe Larsen fremlægge <strong>den</strong> nye kursusbrochure<br />
fra kursusudvalget og Hugo Thuge vil fremlægge det nye fælles beboerblad.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.<br />
16. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.<br />
6
17. Orienteringssager BL, v/ Allan Nielsen<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Der er kredsvalgsmøde <strong>den</strong> 19. <strong>april</strong> 20<strong>12.</strong> Tranemosegård tilmelder 14 personer til<br />
mødet.<br />
BL <strong>af</strong>holder igen et Åbent Hus arrangement i løbet <strong>af</strong> efteråret. Hugo Thuge tager op<br />
på næste møde i De9 om og hvordan de ønsker at deltage i arrangementet.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.<br />
18. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Nye takstberegningsmodeller viser, at der er besparelser på 15% på fjernvarme for<br />
nogle og tilsvarende omvendt merudgift på 15% for andre <strong>af</strong>delinger. Særligt <strong>af</strong>delinger<br />
med murstensbyggeri rammes negativt. Hugo Thuge retter henvendelse til Brøndby<br />
Fjernvarme desangående<br />
BIB bør inddrages, da det omhandler mange bolig<strong>af</strong>delinger i Brøndby.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.<br />
19. Orienteringssager fra administrationen<br />
Ydelseskatalog og antal møder under standardpakken<br />
På møde i Tranemosegårds bestyrelse <strong>den</strong> 9. februar <strong>2012</strong>, blev administrationen bedt<br />
om at finde ud <strong>af</strong> hvor mange organisations<strong>bestyrelsesmøde</strong>r der er til rådighed in<strong>den</strong><br />
der skal betales for tillægsydelser. I ydelseskataloget side 4 står følgende som en del<br />
<strong>af</strong> det BO-VEST leverer for administrationsbidraget:<br />
Forberedelse og gennemførelse <strong>af</strong> organisations<strong>bestyrelsesmøde</strong>r<br />
Forberedelse, deltagelse og opfølgning i forbindelse med normalt 4-5 møder i organisationsbestyrelse<br />
(og FU), herunder udarbejdelse <strong>af</strong> kommenterede dagsor<strong>den</strong>er og<br />
mødereferater.<br />
Omfatter dels direktionens og ledelsens medvirken, dels sekretariatsbistand.<br />
Dvs. fra og med 6. møde in<strong>den</strong> for et kalenderår opkræves tillægsydelse.<br />
Strategisk indkøb<br />
BO-VESTs bestyrelse godkendte på <strong>bestyrelsesmøde</strong>t i februar, at der igangsættes et<br />
indkøbsprojekt i BO-VEST, der fokuserer på ”strategisk indkøb”. Strategisk indkøb vil<br />
sige indkøb, der sigter mod <strong>den</strong> mest fordelagtige ordning, hvilket ikke i alle situationer<br />
7
nødvendigvis er fælles indkøb, f.eks. kan internethandel være mest fordelagtigt ved<br />
nogle varer.<br />
Indkøbsprojektet indledes med strategisk indkøb <strong>af</strong> kontorartikler, brændstof, arbejdstøj,<br />
salt/grus/urea samt oprettelse <strong>af</strong> systematisk vi<strong>den</strong>deling om internet-handel.<br />
Afdeling 12 Gillesager/Lindeager<br />
På møde i Tranemosegårds bestyrelse <strong>den</strong> 9. februar <strong>2012</strong> blev lejetab i <strong>af</strong>deling 12<br />
Gillesager/Lindeager, diskuteret.<br />
Administrationen blev bedt om at undersøge følgende:<br />
1. Får vi de beløb på lejetab fra Kommunen, som vi skal have?<br />
Ja.<br />
2. Er det muligt at lave en ordning, således at alle <strong>af</strong>delinger i Tranemosegård, solidarisk<br />
hæfter for tab på fr<strong>af</strong>lyttere i alle <strong>af</strong>delinger?<br />
Ja, men ikke pr. automatik. Ved årsregnskabet kan <strong>den</strong> enkelte <strong>af</strong>deling søge organisationsbestyrelsen<br />
og pengene tages <strong>af</strong> dispositionsfon<strong>den</strong>.<br />
3. Administrationen vil lave en indsats om orientering omkring b-ordning. Herunder<br />
inddragelse <strong>af</strong> varmemestrene, beskrivelse <strong>af</strong> B-ordning i Tranemosegårdbladet,<br />
kursus til beboerdemokraterne samt brev til beboerne, som oplyser, hvad pengene<br />
på B-ordningen kan bruges til.<br />
Dette er iværksat - udkast til brev vedlægges. I <strong>af</strong>deling 1 Tranevænget, er der ud-<br />
sendt brev til 64 lejere, hvor B-ordningssaldoen var over kr. 15.000. Afventer resultatet<br />
<strong>af</strong> dette. Endvidere er vedlagte udkast sendt til <strong>af</strong>delingsbestyrelsen samt varmemestrene<br />
i <strong>af</strong>deling 12 Gillesager/Lindeager, til brug for eventuel imødegåelse <strong>af</strong><br />
fr<strong>af</strong>lytningstab.<br />
4. Administrationen holder øje med fr<strong>af</strong>lytningerne og udsættelserne og følger situationen<br />
nøje, for at se hvilke tiltag der kan gøres.<br />
Udlejningen tager dette til efterretning og vil kvartalsvis orientere organisationsbestyrelsen.<br />
Afslag på prækvalifikation til støtte til <strong>Bo</strong>ligsocial Helhedsplan, Brøndby<br />
En række bolig<strong>af</strong>delinger i Brøndbyøster – bl.a. Gillesager – har på initiativ <strong>af</strong> Brøndby<br />
Kommune indsendt en Prækvalifikationsansøgning for et boligsocialt projekt i Brøndbyøster.<br />
Projektet var målrettet udsatte børn og unge.<br />
Landsbyggefon<strong>den</strong> har ved brev <strong>af</strong> 27. marts i år givet <strong>af</strong>slag på prækvalifikationen.<br />
<strong>Bo</strong>lind<br />
Administrationen undersøger <strong>den</strong> nøjagtige aktiepost i <strong>Bo</strong>lind og fremlægger det på<br />
mødet <strong>den</strong> <strong>12.</strong> <strong>april</strong> 20<strong>12.</strong><br />
Status på ledige lejemål i Tranemosegård<br />
Antal ledige lejemål<br />
<strong>Bo</strong>liger: 1<br />
Erhvervslejemål: 0<br />
Institutioner: 0<br />
8
Kommentarer til lejemål:<br />
Kisumparken 114, 3.th.:<br />
Lejetab: 1. marts - 15. marts <strong>2012</strong>: 3.891,50 kr. Lejetab pga. udlejningsproblemer<br />
Opsigelses- og fr<strong>af</strong>lytningsstatistik<br />
Vedlagt er statistik for januar og februar <strong>2012</strong><br />
Til- og fratrædelser<br />
Tiltrædelser<br />
Administrationen:<br />
Ingen<br />
<strong>Bo</strong>lig<strong>af</strong>delingerne:<br />
Ingen<br />
Fratrædelser<br />
<strong>Bo</strong>lig<strong>af</strong>delingerne:<br />
Ingen<br />
Administrationen:<br />
Ingen<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager administrationens beretning til efterretning.<br />
Beslutning<br />
Bestyrelsen besluttede at <strong>af</strong>holde det korte <strong>bestyrelsesmøde</strong> i forbindelse med repræsentantskabsmødet<br />
u<strong>den</strong> administrativ deltagelse, for at holde sig de til 5 <strong>bestyrelsesmøde</strong>r,<br />
der er inkluderet i ydelseskataloget. Alternativt at der findes en an<strong>den</strong> ordning,<br />
hvor tillægsydelsen <strong>af</strong>ledes <strong>af</strong> administrationens ydelser i forbindelse med repræsentantskabsmødet.<br />
Der var et ønske om, at administrationen laver et tjek på håndværkerpriser og sammenligner<br />
priser <strong>af</strong>delingerne i mellem og derved undersøger, om det er muligt at lave<br />
standard-priser, for det samme stykke arbejde, som en håndværker udfører i alle <strong>af</strong>delinger.<br />
Emnet om solidarisk hæftning for tab på fr<strong>af</strong>lyttere skal med som selvstændigt punkt til<br />
næste møde. Administrationen skal finde ud <strong>af</strong>, hvordan man løbende kan holde øje<br />
med udviklingen <strong>af</strong> tab på fr<strong>af</strong>lyttere.<br />
Der skal arbejdes videre med et brev til de beboere, der har mange penge stående på<br />
deres B-ordningskonto.<br />
Administrationen bedes undersøge hvor Tranemosegård har andre aktieposter, herunder<br />
bla. Kooperationen.<br />
9
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.<br />
19. Næste møde<br />
Næste møde er mandag <strong>den</strong> 21. maj <strong>2012</strong> - repræsentantskabsmøde.<br />
Til repræsentantskabsmøde vil Kenn E. Hansen fremlægge regnskabet og Ulrik Brock<br />
Hoffmeyer vil fremlægge administrationens mundtlige beretning.<br />
Det blev besluttet, at mødet tirsdag <strong>den</strong> 18. september <strong>2012</strong> rykkes til tirsdag <strong>den</strong> 25.<br />
september 20<strong>12.</strong><br />
20. Eventuelt<br />
Et bestyrelsesmedlem i Maglelund er <strong>af</strong>gået ved dø<strong>den</strong>.<br />
Det blev besluttet, at Tranemosegård sender en krans til begravelsen.<br />
Hugo Thuge orienterede om at Forstadsmuseet laver "Køge Bugt på banen" med udstillinger<br />
og events, <strong>den</strong> samme weekend, som der <strong>af</strong>holdes Kulturweekend i Brøndby<br />
Strand.<br />
Glostrup <strong>den</strong> 17. <strong>april</strong> <strong>2012</strong><br />
Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge<br />
Stig Rasmussen Lars Jensen<br />
10
Change language