0800 Orgmøde referat offentlig 27-11-12 - Domea
0800 Orgmøde referat offentlig 27-11-12 - Domea
0800 Orgmøde referat offentlig 27-11-12 - Domea
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Boligselskabet Rosenvænget<br />
Referat af organisationsbestyrelsesmøde<br />
Tirsdag den <strong>27</strong>. november 20<strong>12</strong> kl. 17.00<br />
på Vossevang Kro, Frederikssundsvej 198, 3310<br />
Dagsorden:<br />
1 Godkendelse af <strong>referat</strong> ......................................................................................... 2<br />
2 Boligselskabet Rosenvænget ................................................................................ 2<br />
2.1 Orientering fra formanden .................................................................................. 2<br />
2.2 Orientering fra <strong>Domea</strong>s bestyrelse ...................................................................... 3<br />
2.3 Renoveringssag afdeling Frederikssund Nord, 1. afsnit ........................................... 3<br />
2.4 Lukket punkt .................................................................................................... 4<br />
2.5 Projekt afdeling Frederikssund Nord, Afsnit 2 ........................................................ 4<br />
2.6 Skiltning i Boligselskabet Rosenvænget ................................................................ 5<br />
2.7 CSR samarbejde med BRF Kredit ......................................................................... 5<br />
2.8 Godkendelse af forlængelse af ansættelse af Ida Holgersen .................................... 5<br />
2.9 IPADS til bestyrelsen ......................................................................................... 6<br />
3 Nybyggeri ............................................................................................................. 6<br />
3.1 Lukket punkt .................................................................................................... 6<br />
3.2 Nye boliger i Æblelunden .................................................................................... 6<br />
4 Orientering fra administrationen .......................................................................... 7<br />
5 Boligselskabets afdelinger.................................................................................... 7<br />
5.1 Renoveringsprojekt i afdeling Græse Bakkeby ....................................................... 7<br />
6 Mødeplanlægning ................................................................................................. 7<br />
7 Eventuelt .............................................................................................................. 7<br />
Deltagere fra bestyrelsen:<br />
Lars Nielsen, formand<br />
Kim Randrup, næstformand<br />
Gert E. Olsen<br />
Jørgen J. Adsersen<br />
Jørn Nielsen<br />
Kristian Leonhard<br />
Ole Klenke, vidensperson<br />
Erik Kjærsgaard, vidensperson<br />
Øvrige deltagere:<br />
Bent Gordon Johansen, <strong>Domea</strong><br />
Kim Brokmann, <strong>Domea</strong><br />
Jens Ove Hoffmann<br />
Lone Kirstine Krogsgaard<br />
Karin Thomsen<br />
Jørgen Hedestrand Klenke,<br />
videnspersen<br />
<strong>Domea</strong> – Boligcenter Frederikssund, den 10. december 20<strong>12</strong><br />
Side 1 af 7
1 Godkendelse af <strong>referat</strong><br />
Indstilling:<br />
<strong>Domea</strong> har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til <strong>referat</strong> af møde den 3. oktober<br />
20<strong>12</strong>.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver <strong>referat</strong>et.<br />
Beslutning:<br />
Jørn Nielsen gjorde opmærksom på, at han på sidste møde havde fremført vedrørende<br />
renoveringen på Heimdalsvej, at afdelingsbestyrelsen var meget usikre vedrørende<br />
døre og vinduer, som stadig hænger / ikke var blevet ført til <strong>referat</strong>. Bent Gordon<br />
Johansen undskyldte dette. Referatet blev med ovenstående bemærkning godkendt<br />
og underskrevet.<br />
2 Boligselskabet Rosenvænget<br />
2.1 Orientering fra formanden<br />
Indstilling:<br />
Orientering gives på mødet.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager formandens orientering til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Formanden orienterede om regionsmødet, som var blevet afholdt den 10. oktober<br />
20<strong>12</strong> og at der uheldigvis havde været en oplægsholder, som ikke på alle områder<br />
havde forstået opgaven. Dette var der dog på de efterfølgende regionsmøder i landet<br />
blevet rettet op på.<br />
Den 29. oktober 20<strong>12</strong> havde der været afholdt styringsdialogmøde med Egedal<br />
Kommune uden problemer.<br />
Den 2.-3. november 20<strong>12</strong> havde <strong>Domea</strong>s bestyrelse været samlet til et seminar.<br />
Den 7. november 20<strong>12</strong> havde <strong>Domea</strong> afholdt reception for den nyudnævnte administrerende<br />
direktør i <strong>Domea</strong>, Thomas Holluf Nielsen.<br />
Formanden orienterede endvidere om, at der den <strong>12</strong>. november 20<strong>12</strong> havde været<br />
afholdt fremvisning af de nye boliger i afdelingen Askly for såvel Gribskov Ældreråd<br />
som Gribskov Byråd, hvilket var forløbet tilfredsstillende.<br />
Formanden orienterede om studieturen, som var gået til Horsens, Vejle og Haderslev<br />
for at se på nye almene boliger. Der var enighed om, at det havde været en god tur.<br />
Side 2 af 7
2.2 Orientering fra <strong>Domea</strong>s bestyrelse<br />
Indstilling:<br />
Orientering gives på mødet.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Karin Thomsen orienterede om skiftet i posten som administrerende direktør i <strong>Domea</strong>,<br />
hvor Thomas Holluf Nielsen har taget over for Jørn Ravn pr. 1. november 20<strong>12</strong>.<br />
Karin Thomsen orienterede endvidere om, at der den 28. januar 2013 vil blive afholdt<br />
en stor medarbejderkonference for alle medarbejdere og ledende ejendomsfunktionærer<br />
vedrørende <strong>Domea</strong> 2015 strategiprojektet.<br />
2.3 Renoveringssag afdeling Frederikssund Nord, 1. afsnit<br />
Indstilling:<br />
På møde i bestyrelsen den 3. oktober 20<strong>12</strong> orienterede bygherrerådgiver Brian Hartmann kort<br />
om status for renoveringsprojektet i afdeling Frederikssund Nord, 1. afsnit. Det afsluttende<br />
arbejde skrider langsomt frem, og man er ved at nærme sig en færdiggørelse, hvorefter de<br />
økonomiske mellemværender skal fastlægges. Afdelingsformand Jørn Nielsen bekræftede, at<br />
arbejdet skred frem, men at man selvfølgelig for beboerne ønskede, at arbejdet blev færdigt<br />
hurtigt. Man var træt af den lange proces, hvilket der var stor forståelse for. Bestyrelsen tog<br />
inputtene til efterretning uden bemærkninger.<br />
Der vil blive orienteret yderligere i sagens stade.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Der blev orienteret om forligsskitse udarbejdet af Mangor & Nagel vedrørende Jönsson,<br />
som var forelagt til godkendelse og videre behandling.<br />
Udbedringen af de sidste mangler kontrolleres for tiden.<br />
Side 3 af 7
2.4 Lukket punkt<br />
Indstilling:<br />
Umiddelbart inden bestyrelsesmødet den 3. oktober 20<strong>12</strong> havde boligselskabets byggeudvalg<br />
afholdt møde og gennemgået notat om blymaling i afdelingen, udarbejdet af Brian Hartmann.<br />
Notatet blev forelagt bestyrelsen, og punktet gøres herefter lukket. Med udgangspunkt i notatet<br />
udarbejdet af Brian Hartmann indstiller byggeudvalget til bestyrelsen til godkendelse, at<br />
der vælges den store løsning, forstået således at alle de bygningsdele i alle lejligheder, der<br />
måtte vise sig at indeholde bly saneres nu, således at afdelingen i et meget stort omfang er fri<br />
for bly efter renoveringen.<br />
Dette har en række konsekvenser, hvor byggeudvalget indstiller, at beboerne søges i størst<br />
muligt omfang holdt skadesløse ved hjælp af dispositionsfonds midler. <strong>Domea</strong> pålægges at<br />
tage til Landsbyggefonden med henblik på en større betalingsandel, idet der henvises til Farumsagen,<br />
hvor Landsbyggefonden har udbetalt langt større andel af udgifterne til bysaneringen.<br />
I forbindelse med projektet er det optimalt at købe nye vinduer, og dette indstiller byggeudvalget<br />
at der gøres eventuelt ved hjælp fra dispositionsfonden men også gerne via en mindre<br />
huslejestigning. En enig bestyrelse godkendte dette til iværksættelse straks.<br />
Der vil blive orienteret yderligere i sagen.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Der blev på mødet orienteret om, at der dagen forinden havde været afholdt møde i<br />
Landsbyggefonden med henblik på at finde en afklaring på de økonomiske udfordringer<br />
i forbindelse med blysagen. Resultatet af mødet i Landsbyggefonden er, at parterne<br />
er gået hver til sit, for at man på byggesagen kan undersøge alternative muligheder<br />
for at løse problemet, og man i Landsbyggefonden kan undersøge, hvilke muligheder<br />
der er for projektet. Materialevalgene i samråd med beboerudvalget er næsten<br />
færdigt. Der er udført ca. 90 %.<br />
2.5 Projekt afdeling Frederikssund Nord, Afsnit 2<br />
Indstilling:<br />
På møde i bestyrelsen den 3. oktober 20<strong>12</strong> orienterede formand Lars Nielsen og Bent Gordon<br />
Johansen om det videre arbejde med lokalerne i afdeling Frederikssund Nord, Afsnit 2. Arbejdet<br />
er nu så langt fremskredent, at der i meget nær fremtid vil foreligge myndighedsprojekt,<br />
som indsendes til myndighederne til godkendelse, inden det videre arbejde kan foretages.<br />
Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagen.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Bent Gordon Johansen orienterede om, at der var indsendt overordnet myndighedsprojekt<br />
til myndighederne i Frederikssund Kommune med henblik for en forgodkendelse.<br />
<strong>Domea</strong> havde umiddelbart inden mødet modtaget brev fra Spar Købmanden<br />
med anmodning om huslejenedsættelse på grund af manglende omsætning. Brevet<br />
blev på mødet uddelt til samtlige mødedeltagere. Det blev besluttet at nedsætte et<br />
udvalg bestående af næstformand Kim Randrup, afdelingsformand Jørgen Adsersen<br />
og sagkyndig Ole Klenke samt Bent Gordon Johansen med henblik på at afklare dette.<br />
Side 4 af 7
2.6 Skiltning i Boligselskabet Rosenvænget<br />
Indstilling:<br />
Driftsleder Palle Thomsen og driftschef Kim Brokmann er i kontakt med skiltefirmaet Idéskilte<br />
ved Marianne Beuchert omkring ny skiltning af alle afdelinger i boligselskabet.<br />
Der lægges til orientering bilag op på bestyrelsens side vedrørende alle afdelinger i selskabet.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Med dagsordenen var der udsendt prospekt for ny skiltning i alle afdelinger. Bent<br />
Gordon Johansen orienterede om, at der foregik en designproces i samarbejde med<br />
Ida Trier (som har designet Boligselskabet Rosenvængets logo), og før dette var på<br />
plads var der ikke grund til at tage stilling til skilteprojektet. Det aftaltes, at skilteprojektet<br />
- når designet var fastlagt - udsendes til de enkelte afdelingsbestyrelser for<br />
godkendelse. Driften sørger for udsendelse.<br />
2.7 CSR samarbejde med BRF Kredit<br />
Indstilling:<br />
Der vil blive afholdt møde med BRF Kredit fredag den 23. november 20<strong>12</strong>. Bent Gordon Johansen<br />
vil orientere yderligere i sagen.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Bent Gordon Johansen orienterede om CSR samarbejdet med BRF Kredit, som var et<br />
resultat af et længere udviklingsprojekt, som Ida Holgersen har bearbejdet. BRF<br />
Kredit har indvilget i at gå i projektet og yde støtte til udviklingen af en beboercafé.<br />
Der var stor ros fra formanden over dette til alle.<br />
2.8 Godkendelse af forlængelse af ansættelse af Ida Holgersen<br />
Indstilling:<br />
Formand Lars Nielsen vil orientere om beboerrådgiver Ida Holgersens igangværende projekter<br />
i afdelingerne samt projekter i pipeline for det første halvår af 2013. Formanden har ud fra de<br />
igangværende projekter og projekterne i pipiline vurderet, at det vil være hensigtsmæssigt at<br />
forlænge Ida Holgersens ansættelsesperiode til udløb 1. juli 2013.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen godkender forlængelsen af Ida Holgersens ansættelseskontrakt til<br />
udløb 1. juli 2013.<br />
Beslutning:<br />
Bestyrelsen godkendte en forlængelse af Ida Holgersens ansættelseskontrakt til udløb<br />
1. juli 2013.<br />
Side 5 af 7
2.9 IPADS til bestyrelsen<br />
Indstilling:<br />
Bestyrelsen blev indkaldt til møde i beboerlokalet på Gefionvej onsdag den 13. november<br />
20<strong>12</strong>, hvor der er blevet udleveret en IPAD til bestyrelsesmedlemmerne.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Bestyrelsen tog orientering til efterretning uden bemærkninger.<br />
3 Nybyggeri<br />
3.1 Lukket punkt<br />
Indstilling:<br />
På møde i bestyrelsen den 3. oktober 20<strong>12</strong> orienterede Bent Gordon Johansen om, at der endnu<br />
ikke er kommet en forhandling vedrørende den igangværende forureningssag på byggegrunden.<br />
Bent Gordon Johansen orienterede endvidere om, at man endnu ikke havde modtaget<br />
et forhandlingsudspil fra grundsælger, hvorfor der ikke var nyt i denne sag.<br />
Der vil blive orienteret yderligere i sagen.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Bent Gordon Johansen orienterede om de igangværende forhandlinger med<br />
kommunen om mulighed for udvidelse af byggeriet, afklaring af forureningssagen<br />
og muligheden for et eventuelt grundkøb. Der er ikke for nuværende<br />
truffet beslutninger, og kommunen har heller ikke afgivet godkendelse. Bestyrelsen<br />
bakker op omkring det videre arbejde men forventer selvfølgelig et<br />
oplæg til endelig godkendelse.<br />
3.2 Nye boliger i Æblelunden<br />
Indstilling:<br />
På møde i bestyrelsen den 3. oktober orienterede Bent Gordon Johansen om Egedal Kommunes<br />
godkendelse af, at Boligselskabet Rosenvænget opfører yderligere 45 lavenergiboliger i<br />
afdelingen. Det fremgår af godkendelsen, at byggeriet ikke kan opføres som en videreførelse<br />
af første projekt. Der skal derfor udarbejdes udbudsmateriale.<br />
Der vil blive orienteret yderligere i sagen.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
EU prækvalifikation med totalentreprenør pågår. Der er ikke yderligere i denne sag.<br />
Side 6 af 7
4 Orientering fra administrationen<br />
Ingen punkter under Orientering fra administrationen.<br />
5 Boligselskabets afdelinger<br />
5.1 Renoveringsprojekt i afdeling Græse Bakkeby<br />
Indstilling:<br />
På møde i bestyrelsen den 3. oktober 20<strong>12</strong> havde afdelingsformand Gert Olsen fra afdeling<br />
Græse Bakkeby forespurgt, om der snart var en udvikling i renoveringsprojektet. Dette havde<br />
Bent Gordon Johansen kunnet bekræfte, idet man i <strong>Domea</strong>s byggeafdeling havde ansat Jan<br />
Storgaard til at varetage dette store projekt.<br />
Der vil blive orienteret yderligere i sagen.<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og glædede sig til det videre arbejde.<br />
6 Mødeplanlægning<br />
Indstilling:<br />
Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde<br />
i 2014:<br />
06-03-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Beboerlokalet, Gefionvej 50<br />
20-03-2013 Repræsentantskabsmøde 17.00 Selskabslokalet, Heimdalsvej<br />
15-05-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Beboerlokalet, Gefionvej 50<br />
26-06-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Bestyrelsesmøde kl. 17.00<br />
02-10-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Beboerlokalet, Gefionvej 50<br />
<strong>27</strong>-<strong>11</strong>-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Restaurant i området<br />
Det indstilles, at bestyrelsen tager dette til orientering.<br />
Beslutning:<br />
Bestyrelsen tog de foreslåede mødedatoer til efterretning, hvilke således er gældende<br />
mødedatoer for Boligselskabet Rosenvænget for 2013.<br />
7 Eventuelt<br />
Formanden takkede afslutningsvist bestyrelsesmedlemmerne for stort engagement<br />
og et fantastisk godt samarbejde i det forløbne år og ønskede alle en glædelig jul.<br />
Der blev efterfølgende budt på julemiddag.<br />
Side 7 af 7