Maj 2001 - Velkommen til FIK - Foreningen for Intern Kommunikation

dpechen
Dansk Personalebladsforening
Forening for Intern Kommunikation
Maj 2001
Imponerede dp'ere bag kulisserne på Nyrops mesterværk

Indhold
3
5
6
7
10
11
Vi lærte nyt
Nyt makkerpar i danske personalebladsredaktioner?
Svaret er sted derude
Anmeldelser Skriv godt, Kunsten at lave blade, Medier - Love og regler, Lademanns Multimedia Leksikon 2001
Billedtjek hos Farvandsvæsenet
Kommunikation - fra ord til handling
På den 2. side Af
Når vores indbydelser ud?
Sørger du for, at dine kolleger ser »dpechen«,
indbydelser til medlemsarrangementer og andre
udsendelser fra bestyrelsen?
Flere deltagere på vores nyligt afholdte kurser for
redaktionsmedlemmer fortalte, at de ikke så alle
foreningsudsendelserne ...
Det skal ikke være nogen hemmelighed, at det i
det seneste års tid har knebet med at få tilstrækkeligt
mange tilmeldinger til, at vi kunne gennemføre
arrangementerne.
Husk at det er virksomhederne, der er medlem af
Dansk Personalebladsforening, og at man er
velkommen til at deltage i arrangementerne med
to personer, og at det ikke behøver at være de
samme hver gang. Hvis mere end to personer fra
din virksomhed ønsker at deltage i et arrangement,
er vi også til at tale med.
Hvis du synes, det er er for bøvlet at lade materialet
cirkulere, kan I benytte den løsning, som en
del virksomheder har valgt: at tilmelde en eller
flere kolleger som personlige medlemmer,
således at flere personer i virksomheden modtager
foreningsudsendelserne direkte.
Det har hidtil været foreningens politik, at det
ikke skulle koste ekstra trods de øgede omkostninger.
Og der er ikke for tiden planer om at ændre
på det. Det er vigtigt for os at nå ud til så
mange interne kommunikatører som muligt.
Vær med i FEIEA Grand Prix
Sammen med dette nummer af »dpechen« får du
en indbydelse til at deltage i årets FEIEA Grand
Prix. Vi opfordrer jer til at deltage, så vi igen kan
Poul Erik Larsen formand
vise de danske farver i international sammenhæng.
De danske bidrag plejer at få gode
bedømmelser.
Tim Lindholms adresse
Vær opmærksom på, at kasserer Tim Lindholm
nu alene kan nås på følgende adresse:
Tim Lindholm, Emdrup Vænge 14, 2100 Kbh. Ø.
Tlf. 39 20 09 56. E-mail: lindholm_tim@hotmail.com
Hvis du har Tim på din mailingliste med den
gamle adresse, bedes du ændre den.
Kom til Billund
Foreningens sidste arrangement inden sommerferien
er det traditionsrige heldagsseminar i
Billund den 30. maj, hvor LEGO som sædvanlig er
en gæstfri vært. Se programmet på dp's hjemmeside,
www.danskpersonalebladsforening.dk.
Kender vi dig godt nok?
I sidste nummer af »dpechen« var der en
medlemsfortegnelse. Enkelte medlemmer har
siden henvendt sig med rettelser, og det påskønner
vi meget. Hvis du ikke allerede har gjort det,
beder jeg dig tjekke, om de oplysninger, vi har
om din virksomhed, er korrekte. Har virksomheden
ændret navn? Er der en ny kontaktperson?
Ændret telefonnummer? Har I en hjemmeside?
Har vi din e-mailadresse? Er der andet i vejen?
Send venligst eventuelle rettelser til bestyrelsesmedlem
Lise Teilmand (lise.teilmand@glostrup.dk).
Og sluk så for skærmen, og gå ud og lyt til
solsorten!

Glade kursusdeltagere på Hotel Munkebjerg.
Vi lærte nyt
Af Anette Palm Frederikshavn Kommune
Det var både inspirerende og interessant at
deltage i kurset ”Sammen er vi stærke”, som
henvender sig til redaktionsgrupper. Vi blev
blandt andet opmærksomme på, at vores
kommissorium er meget mangelfuldt. Derudover
fik vi vigtige oplysninger om ophavsret, stress,
kreativitet samt sprog- og billedjournalistik.
3
5
7
9
11
13
15

2
4
6
8
10
12
14
Anette Palm Eric Bonn0r
Det giver et godt fælles udgangspunkt
for redaktionsgruppen, når vi
alle har fået den samme indsprøjtning
af idéer og værktøjer. Det gør
det lettere, når vi vil i gang med at
forbedre vores blad.
Opfordring
Underviser Verner Eg fortalte dybtgående
om nødvendigheden af, at
personaleblade har et formål og
nogle konkrete målbare mål. Han
opfordrede kraftigt alle, der endnu
ikke havde et kommissorium, til at
få udarbejdet et, og han kom samtidig
med et bud på, hvad et kommissorium
bør indeholde.
Stof til eftertanke
Det var interessant at høre om
ophavsretsloven. Vi har selvfølgelig
altid vidst, at den eksisterer, men
har ikke haft særligt godt kendskab
til lovens indhold. Derfor har vi har,
ligesom mange andre, tænkt: ”Der
sker nok ikke noget.” Men det gør
der! Det kunne Horsens Kommune
berette om. De har to gange fået
bøde for brud på ophavsretsloven,
og den ene gang var bøden på
200.000 kr. Det gav alle tilstedeværende
stof til eftertanke. Jeg tror,
vi alle fremover vil være mere forsigtige
med at sætte tegninger,
fotos, gruk m.m i vores blade.
Vi fik en webadresse, hvor vi altid
kan finde den aktuelle version af
ophavsretsloven. Adressen er
www.retsinfo.dk - Retsinformation,
søg “Lov om ophavsret”. Vær opmærksom
på, at loven i øjeblikket
ændres ca. hver 3. måned!
Nyt til værktøjskassen
I løbet af dagen fik vi ligeledes
spændende viden om stress og
kreativitet. Vi lærte noget om rygter,
som lever deres helt eget liv i en
organisation. Vi fik tips til, hvordan
vi selv kan lave en læserundersøgelse.
Vi fik kendskab til ”Mind
Maps”, der blandt andet kan bruges
i forbindelse med interviews, og vi
gennemgik de overordnede krav til
journalistik og billeder.
Alt i alt en rigtig god dag. Vi var dog
en del, der gav udtryk for, at vi
savnede noget mere debat og udveksling
af erfaringer, men det må
vi have til gode til en anden gang.
Ønske blev opfyldt
Kurset er blandt andet blevet til på
baggrund af et ønske fra
Frederikshavn, og det glæder os
rigtig meget, at dp´s bestyrelse
tager medlemmernes ønsker
alvorligt. Derfor kan jeg kun
opfordre andre til at komme med
deres forslag til bestyrelsen.

Af Eric Bonnor Bygge- og Teknikforvaltningen, Københavns Kommune
Nyt makkerpar i danske personalebladsredaktioner?
Det var hundemotionsmaskinen, der gjorde det. Altså, fik denne skribents forestilling om det
geniale i egne fem-minutter-i-deadline-løsninger bragt først i knæ, og derefter nådesløst aflivet.
Verner Eg lavede blandt andet en
øvelse i kreativitet på kurset for
redaktionsmedlemmer i Lyngby.
Planlægning og kreativitet
Hundemotionsmaskinen var en
øvelse, som de 47 deltagere i Dansk
Personalebladsforenings kursus for
bladredaktioner blev præsenteret
for af underviser Verner Eg i slutningen
af februar. Øvelsen lød: Tegn en
hundemotionsmaskine – I får to
minutter!
Valgte det samme
Da vi havde løst denne krævende
opgave under det urimelige tidspres,
viste det sig bagefter, at 60
procent havde valgt den samme
løsning…en hund på et løbebånd! –
mens yderligere 25 procent viste
variationer over tilsvarende tekniske
løsninger.
Den garvede underviser Verner Eg
var ikke sen til at drive sin pointe
hjem:
”Altså, når I skal løse en opgave
under tidspres, vælger langt over
halvdelen af jer en kendt og banal
løsning. Og dét – kan jeg forsikre jer
– gælder ikke kun, når I skal tegne
en tegning!”
Pynt duer ikke
Nogle af os havde endda forfinet
den banale løsning: Hængt et kødben
op foran og ladet hunden lave
strøm til en læselampe, mens den
løb. Eller ført strømmen til et gitter
bagved maskinen, så hunden selv
ville få stød, når den holdt op med
at løbe…!
Disse kreative indslag formildede
imidlertid ikke Underviseren:
Tre stadier
”Alle erfaringer viser, at når vi er
under tidspres, er det den banale
løsning der præsenterer sig for os
først. Dernæst putter vi lidt
gemüse, lidt pynt på, der skal give
det banale et skær af ”kreativitet”. I
næste stadium tilføjer vi så nogle
ondskabsfuldheder. Og først når vi
har været igennem den ondskabsfulde
fase, bliver vi ægte kreative i
måden at løse en opgave på.”
Tid gennem planlægning
Og hér satte Underviseren så, vel
timet og tilrettelagt, le coup de
grace – nådesstødet – ind imod
forestillingen om den geniale
kreativitet i kort-før-deadline
løsningerne:
”Det tager altså TID at nå frem til
den rigtige kreativitet. Dén tid kan
ordentlig planlægning og et struktureret
arbejde i redaktionen være
med til at skaffe jer. Derfor har jeg
svært ved at se planlægning og
faste deadlines som noget, der
dræber det kreative i at lave personaleblad.”
Behøver denne skribent at tilføje,
at han drog hjem med (endnu en)
fast beslutning om at gennemføre
en stram deadline-politik
fremover?
3
5
7
9
11
13
15

www.feiea.org.uk
2
4
6
8
10
12
14
Af Anders Godiksen
Svaret er et sted derude
Vores europæiske kolleger står nu til din rådighed. Du kan tilmelde dig direkte
via FEIEA linket (International Kontakt) på vores egen foreningshjemmeside
http://www.danskpersonalebladsforening.dk/
Så snart du har tilmeldt dig gruppen,
vil du fremover automatisk få
tilsendt kopi af alle e-mails, der
sendes til FEIEA Online. Du kan
være med på en “kigger” i den
europæiske debat eller også selv
deltage aktivt ved at sende et
spørgsmål. FEIEA Online er stadig
en brugerorienteret service. Pas
dog lidt på. Din mailboks kan meget
hurtigt blive fyldt op, når/hvis du
beder om råd hos skribenterne i
foreningens 14 medlemslande.
Paradoksalt nok har den første
større debat gået på e-mail etik.
Hvordan begrænser vi os, og er der
basis/behov for opstilling af en email
etik. Min boks blev fyldt godt
op.
Af Anders Godiksen
Nyttige links
Vi opbygger løbende en link side
på hjemmesiden. Foreløbig har vi
nedenstående links på siden.
Men der kommer flere. Og vi
modtager gerne gode ideer fra
medlemmerne.
Links:
Brugt fornuftigt er der dog hurtig
hjælp at hente fra vores europæiske
kolleger. Hjælpsomheden er stor.
Og også forståelsen for grammatiske
smuttere er til stede. Så frem
med ordbogen og kast dig ud i
FEIEA On line. Svaret er helt sikkert
et sted derude.
www.skrivgodt.dk (Forlaget Frydenlund)
www.feiea.org.uk (DP’s europæiske netværk)
www.useit.com (Jacob Nielsen)
www.si.dk/netsteder/(Statens Information, Gode råd om Netsteder)

BOGANMELDELSE Af Anders Godiksen
Skriv godt
Er du god på tasterne, er det ikke nødvendigvis en
garanti for, at du også har succes som skribent i de
elektroniske medier. Lyd, billeder, interaktivitet, individuelle
navigerings- og søgemuligheder, uendelige
datamængder for blot at nævne de væsentligste. Er den
gode tekst ved at drukne, og er der overhovedet grund
til at ændre adfærd, når vi skriver til nettet i stedet for i
aviser og blade?
Disse og mange andre relevante spørgsmål har forfatterne
bag ”Skrivgodt.dk” udgivet af Grandjean
Kommunikation/Frydenlund et bud på og har udgivet
en hurtig læst og vældig brugervenlig bog om emnet. I
et klart sprog og med en sikker pædagisk disponering
krydres budskaberne med mange fine eksempler.
Forfatterne læner sig op af resultater fra web analytikeren
Jacob Nielsen og ikke mindst de såkaldte Eye-track
analyser fra Poynter Institute i Florida, der beskriver,
hvorledes vi læser. Overraskende nok læses tekstelementerne
først på skærmen, dernæst billeder og grafik.
I trykte medier er det lige omvendt. Og det er jo herlige
nyheder for os skribenter. Men det er selvfølgelig ikke
nogen garanti for, at din historie bliver læst. Endsige
forstået! Analyserne giver da heller ikke dokumentation
for, at weblæsere ikke kaster sig ud i lange tekster på
skærmen. Med trods alt er her en retningspil og understregning
af, at vi skal indrette os efter læsernes pcvaner
og ikke vore egne forestillinger og gamle skrivevaner.
Følges bogens ”ti bud”, er der god hjælp at hente:
Skriv så det passer til situationen
Skriv kortfattet og informativt
Skriv klart
Skriv uformelt
Skriv mundligt
Skriv overskueligt
Skriv objektivt
Skriv konkret
Skriv direkte til læseren
Skriv korrekt
At skrive godt er med andre ord ikke et medfødt talent.
Det er et håndværk, der kan læres. En trøst for os
lægmænd rundt omkring i personalebladsverdenen.
Så Skrivgodt.dk er et must til hylden – eller til harddisken.
I bedste pc-stil følger der en lille fiks ”firkantet”
CD rom med ved købet, så bogen også kan læses
elektronisk. Hjælp og debat om skrivning på internettet
kan i øvrigt hentes på forlagets hjemmeside”www.skrivgodt.dk”,
hvorfra bogen også kan bestilles.
“Skrivgodt.dk- Sådan skriver du gode tekster til internettet”
Ulf Joel Jensen m.fl.
Grandjean Kommunikation/Frydenlund Grafisk
96 sider. 168 kr.
3
5
7
9
11
13
15

2
4
6
8
10
12
14
BOGANMELDELSE Af Henrik Sander
Kunsten at lave blade...
”Hvad enhver redaktør bør vide om design,
jounalistik og kunsten at fange læserne”
er underrubrikken til en gennemgang af diverse
discipliner inden for bladfremstilling.
Bogen ta’r sit udgangspunkt i den kulørte ugepresse og
forskellige fag- og månedsmagasiner. En overskuelig
inddeling af emner suppleret med en let læselig
typografi krydret med mange illustrationer giver lyst til
at læse bogen.
Som det fremgår ovenfor, er udgangspunktet den professionelle
presse. Således er forfatteren sig bevidst, at
der skal købere til produktet. Hvilke typer bogstaver
sælger? Hvilken punktstørrelse skal der vælges? Skal
der bruges fotos -sort/hvid, eller i farve? - Eller skal vi
erstatte med en tegning eller grafik? Bogen kommer
kort ind på disse og mange andre spørgsmål.
Der er ikke tale om en fagbog i gængs forstand. Den
høje specialisering af de enkelte emner er fuldstændig
udeladt, men der henvises til speciallitteratur bagest i
bogen.
Set som helhed er det en bog, der sagtens kan læses
som afslapningslitteratur, dog med den kommentar, at
uanset indfaldsvinklen vil der komme en eller anden
form for udbytte af indholdet.
For personalebladsfolk kan Kunsten at lave blade være
et udmærket supplement til fx Dp’s ”Redaktørens
Håndbog.”
Kunsten at lave blade
Flemming Sørensen
142 sider - kr. 398,00
Forlaget Ajour
Danmarks Journalisthøjskole
– er udkommet.

BOGANMELDELSE Af Henrik Sander CD-ROMANMELDELSE Af Henrik Sander
MEDIER - Love og regler
Har emnet ikke tidligere været interessant,
er det så sandelig gået hen og blevet det.
De tider er længst forbi, hvor man
”trygt” kunne bringe en lille tegning/illustration,
som var kopieret
fra et andet blad – for derefter at
dække sig ind under, at man jo blot
er et lille internt personaleblad med
en lukket læserkreds. Ophavsret er
ophavsret, og dette forhold gælder
fra skaberen af teksten, tegningen,
fotoet m.m. over for den, som
ønsker at anvende samme. Efter de
elektroniske mediers indtog i dagligdagen,
er der imidlertid skabt
nogle nye situationer - er der
nogen, der tror! Vi kan jo i dag
downloade de mest forunderlige
ting og sager via Internettet - og så
stiller situationen sig jo anderledes,
eller gør den?!
Lad det være sagt med det samme,
bogen indeholder ikke noget specielt
afsnit om Internettet. Årsagen
er den simple, at der p.t. ikke findes
specielle regler og love over for
dette medie. Henter man sin tekst,
foto eller tegning fra denne kant, er
nøjagtig de samme regler gældende,
som hvis man rent fysisk
fotokopierede.
Bogen er i sin nuværende udformning
en opdateret samling af de
love, der er gældende inden for den
journalistiske verden. Det er en
strengt faglig håndbog, hvor enhver
form for eksempler samt personlige
kommentarer er udeladt. At bogen
vil finde vej til de fleste redaktionskontorer,
kan der næppe herske
tvivl om. Men vær i den forbindelse
opmærksom på, at det på linie med
levnedsmidler er en vare med begrænset
holdbarhed. Nærværende
udgave 2000 vil en gang årligt efter
folketingsårets afslutning, blive opdateret
med årets lovændringer og
tilføjelser.
Medier - Love og regler
Oluf Jørgensen
139 sider - kr. 198,00
Forlaget Ajour
Danmarks Journalisthøjskole
- er udkommet.
Bogens forfatter Oluf Jørgensen er en
af de eksperter, der stiller op i Billund.
Se bagsiden.
Lademanns
Multimedia
Leksikon 2001
Kom 40 kg paratviden i lommen og
begiv dig glad af sted. Nogenlunde
sådan kan man definere situationen,
efter at Lademann har sendt 2.
version cd-rom på gaden af det
store leksikon. Vel findes der i dag
utallige leksika på cd-rom. Flere
sikkert mere udbyggede end
nævnte? Fordelen ved Lademanns
er, at det findes på dansk, er uhyre
nemt at bruge og tager sit udgangspunkt
i Danmark.
Leksikonet er derfor en god kilde til
mange typer informationer, hvor
man lige står og mangler et navn,
en stedfæstelse, eller orientering
om hint og hisset.
Grundstammen er 88478 artikler,
som igen kan udvides, som man har
lyst til. Ud fra søgeord kan man gå
ind og få tillægsoplysninger på div.
spørgsmål, ligesom adskillige søgemål
er suppleret med lyd/billeder.
Med den lave pris set i forhold til
omkring 40 kg traditionelt leksikon,
i øvrigt med de begrænsninger et
sådant har, er det måske en ide at
overveje en anskaffelse til redaktionen.
Lademanns Multimedia Leksikon 2001
pris: kr. 399,00
Egmont Lademann A/S
– er udkommet.
3
5
7
9
11
13
15

2
4
6
8
10
12
14
Af Arne V. Pedersen Københavns Lufthavne A/S
Billedtjek hos Farvandsvæsenet
Søren Rud
Havets Vejvæsen
Hvis man hurtigt skal have en opfattelse
af, hvad Farvandsvæsenet er
for en størrelse, kan man sammenligne
det med Vejvæsenet – bare til
søs. Historien går mange hundrede
år tilbage, men Farvandsvæsenet i
sin nuværende skikkelse går tilbage
til 1972, hvor det blev oprettet som
en sammenlægning af Fyrvæsenet,
Lodsvæsenet, Søkortarkivet og
Redningsvæsenet.
Der er 800 ansatte i Farvandsvæsenet,
hvoraf de 125 arbejder i
København. Hovedsædet ligger på
Christanshavn, hvor det deler
adresse med Orlogsmuseet.
Bygningen kaldes Søkvæsthuset,
men blev oprindelig opført i 1740
som opfostringshjem for københavnske
børn. Det blev dog ret hurtigt
indrettet til hospital for flådens
folk – heraf navnet, ”et hus til
kvæstede søfolk”.
Huset har i øvrigt haft mange
forskellige funktioner gennem tiden.
Det har fx været tugt-, rasp- og
forbedringshus og senere underofficerskole.
En aften med historisk vingesus og kærligt
kritiske øjne på medlemmernes fotos i det
nænsomt restaurerede Søkvæsthus fra 1740.
Formand Poul Erik Larsen bød de
fremmødte velkommen til en
forhåbentlig hyggelig aften og gav
derefter ordet til kontorchef Bent
Davidsen.
DP havde inviteret til en hyggelig
aften hos Farvandsvæsenet den 31.
januar 2001.
Vi blev budt velkommen af kontorchef
Bent Davidsen, som fortalte
om en spændende tid i Farvandsvæsenet,
samt hvad det står for.
Efter at han grundigt havde gennemgået
historien, gav han ordet
videre til kommunikationschef
Maria Louisa Højbjerg - også fra
Farvandsvæsenet.
Efter en meget flot og dejlig buffet
skulle vi alle i skriftestolen hos
Fotograf/billedchef Søren Rud.
Søren startede med at vise billeder,
som han havde taget fra de fremsendte
firma/personaleblade,
herunder CPH Bladet, hvor jeg er
cheffotograf.
Søren var kritisk, og alligevel var
der da også plads til roser.
Den måde Søren gennemgik billederne
samt brugen af billederne var
god, da det gav en masse stof til
eftertanke. Han er jo hamrende
proffessionel og vidste, hvad han
talte om.
Personligt var det berigende for mig
at deltage. Min måde at fotografere
på var ikke helt ved siden af, men
jeg lærte alligevel en del i løbet af
aftenen.
Til sidst viste Søren en billedserie,
som han selv havde taget under et
ophold i Italien. Billederne var i s/h,
men flotte og kreativt eksponeret.
Jeg vil herigennem gerne sige tak
for en dejlig og spændende aften.
En stor tak for Farvandsvæsenets
gæstfrihed.
Tak til dp for et dejligt arrangement.
Arne V. Pedersen Bent Davidsen Maria Louisa Højbjerg

Birgit Folkersen AF Storkøbenhavn
Kommunikation
- fra ord til handling
Medlemsarrangemant på Københavns Rådhus
Jeg har boet i københavnsområdet i 25 år, men
har aldrig før besøgt Københavns Rådhus.
Desuden er jeg ansat i Arbejdsformidlingen i
Storkøbenhavn, hvor der bliver talt meget om
informationspolitik, så medlemsarrangementet
den 26. februar var helt sikkert et tilbud, som jeg
ikke kunne sige nej til.
3
5
7
9
11
15

”Medarbejdere, der savner
viden, kan ikke tage ansvar.
Medarbejdere, der har viden,
kan ikke lade være.”
2
4
6
8
10
12
14
Jan Horskær
Vi blev budt velkommen og bænket i det, der tidligere
havde været hovedkassen. Overheadlærredet viste sig
at dække over det gamle gitter, hvorigennem ind- og
udbetalingerne tidligere foregik. Nede i hjørnet sad
desuden stadigvæk en original håndvask med kobberog
messingvandhaner og arkitektens manende ord:
Spar ei – Spild ei. Man kunne ikke undgå at mærke
historiens sus.
Jan Horskjær, informationschef i Københavns
Kommune, indledte aftenen med at fortælle om vejen
til en kommunikationspolitik for Danmarks største
virksomhed:
Med 45.000 stillinger, 68.000 lønsedler, 32 direktører i
koncernledelsen, 7 forvaltninger, 4 forsøgsbydele et år
endnu, 50 informationsmedarbejdere, heraf 18 informationsmedarbejdere
i den centrale informationsafdeling
er Københavns Kommune en f…..s stor arbejdsplads.
Frem til 1945 var Københavns Kommune en veldrevet
virksomhed, men nedgang fra 60’erne og fremefter
endte med, at Københavns Kommune var ”bankerot” i
1990. Som medarbejder skiltede man derfor ikke gerne
med, at man var ansat i Københavns Kommune, men
sagde i stedet: ”Jeg arbejder i en stor offentlig virksomhed”.
Helle Petersen
I forbindelse med sin ansættelse i juni 1996 foreslog Jan
Horskjær, at der skulle udformes en kommunikationspolitik
for Københavns Kommune. Forslaget blev mødt
med bemærkningen: ”Vi siger til”. Men ingen sagde til
på det tidspunkt!
En undersøgelse blandt borgerne i Københavns
Kommune i 1996 viste:
• at kun 38 % mente, at den offentlige information var
til at forstå,
• næsten halvdelen, at det var vanskeligt at finde de
oplysninger, man havde brug for,
• at borgerne ønskede dialog, men ikke fandt, at
embedsmændene var lydhøre,
• at den offentlige telefonservice vurderedes som
meget mangelfuld.
I organisationen var strategiske processer i gang i form
af værdibaseret ledelse, projektorganisering og andre
nye organisationsformer, Service til byen, Dialog med
byen, Øresundsregionalt arbejde, kvalitetspris og
kvalitetsudvikling, kampen mod sektorismen, information
på tværs og generelt imagearbejde.
Udfordringen lå derfor i at få udarbejdet en fælles informationspolitisk
platform for hele organisationen samt
at finde største fællesnævner i et stærkt decentraliseret

Kommunikationspolitik drejer sig om troværdighed:
Imageønske – hvordan ønsker man at være
Identitet – det man i virkeligheden er
Ethos – det man opleves som
organisationssystem. Desuden var det vigtigt at sikre
en operationel og målbar informationspolitik samt at
sikre medarbejdernes accept med hensyn til implementering
og opfølgning.
31/8 1998 kl. 12.12 tikkede en håndskredet fax ind med
følgende ordlyd: GÅ BARE I GANG! Det blev startskuddet
for kommunikationspolitikken.
Knapt et år efter ”kick off” blev den kommunikationspolitiske
platform godkendt i borgerrepræsentationen.
Forud for godkendelsen var platformen blevet underlagt
seminarer og ekspertanmeldelser, forelagt de syv direktører,
økonomiudvalget, samt været til høring i de 4 bydele.
Platformen blev ikke kun nedfældet i den officielle
udgave, men også som ”Pixi-bog” – dvs. i en folkeudgave.
På trods af de mange kritiske faktorer, som spænder
lige fra organisationens politiske struktur, kultur, tradition
og selvopfattelse til organisationens immunitet
overfor papir, størrelsen og ikke mindst den travle
hverdag, ”så går det faktisk rigtig godt”, sagde Jan
Horskjær, fordi de allerede igangværende strategiske
processer var et godt udgangspunkt, og fordi
Københavns Kommune valgte centraliseret decentralisering
med udgangspunkt i det, som B&O’s administrerende
direktør Anders Knutsen har sagt: ”I virksomheder
og organisationer, som decentraliseres, er
der én funktion, som skal centraliseres – nemlig information
og kommunikation”.
Nogle af omdrejningspunkterne i den informationspolitiske
strategi for Københavns Kommune er blandt andet,
at intern information og kommunikation er vigtig,
fordi ingen ekstern kommunikation bliver god, hvis den
interne kommunikation og dialog ikke fungerer.
Desuden er forudsætningen for effektiv kommunikation,
at der opnås intern forståelse i organisationen.
Opskriften er at gøre alle medarbejdere til medspillere,
ambassadører og informationsmedarbejdere, fordi
medarbejdere, der savner viden, ikke kan tage ansvar,
hvorimod medarbejdere, der har viden, ikke kan lade
være.
I forhold til den eksterne kommunikation er det selvfølgelig
vigtigt at vide, hvem interessenterne er, og hvad
de forventer. Om de er tilfredse, og hvad gør man, hvis
de ikke er det. Derfor har informationspolitiske mål
ingen værdi uden måling. Alt hvad der er væsentligt
skal måles, og alt hvad der måles, skal forbedres.
Argumentet er, at når man måler, gør man det bløde
hårdt, og så kan resultatet bruges til at argumentere
med.
Sideløbende kører derfor et toårigt kvalitetsanalyseprojekt,
hvor man undersøger:
• hvor meget, hvor og hvornår ser hvem hvad
• om borgerne forstår informationen
Desuden laves der en medarbejderundersøgelse hvert
andet år.
Helle Petersen, der er kommunikationsforsker og -
rådgiver i kommunikations- og rådgivningsfirmaet
Kjaer og Kjerulf, fortsatte under overskriften:
Forandringskommunikation
Helle Petersen har lavet en disputats om forandringskommunikation
baseret på 3 års ansættelse i en
erhvervsforskerstilling på Novo Nordisk.
Hendes erfaring er, at de fleste informationsafdelinger
lægger hovedvægten på produktion af pjecer og personaleblad.
Dog viser undersøgelser om toplederes syn på området:
• at informationsarbejde er en ledelsesfunktion,
der lægges stigende vægt på i offentlige og private
virksomheder
• at mange ledere har en måske lidt overraskende
traditionel holdning til den eksterne kommunikation
samt kontakt til pressen og ofte slet ikke lægger vægt
på den interne kommunikation
Supplerende viser undersøgelser, at medarbejdere kun
har 10 % af deres viden fra formelle informationskanaler
og 90 % fra netværket samt uofficielle snakker med
chefen.
For den kommunikerende organisation skal følgende
imidlertid gerne være opfyldt:
• at hele organisationen kommunikerer
• at enhver medarbejder er ambassadør for
organisationen
• at enhver tekst er ambassadør for organisationen
3
5
7
9
11
13
15

2
4
6
8
10
12
14
Kommunikationspolitik drejer sig desuden om troværdighed:
Imageønske – hvordan ønsker man at være
Identitet – det man i virkeligheden er
Ethos – det man opleves som
Det er vigtigt, at alle helt ud til yderste led skal leve op
til kommunikationspolitiken
Ved forandringskommunikation gælder, at medarbejderne
skal høre vigtige budskaber fra deres nærmeste
leder, samt at den største kommunikationsmæssige udfordring
er at stille følgende spørgsmål til sig selv: Hvad
betyder forandringen for mig?
Typiske reaktioner hos medarbejderne er nemlig, at det
går nok over igen, sådan som det plejer. Vi lader som
ingenting, eller at det er spild af tid på grund af bløde
emner, eller det bliver ikke til noget, ligesom alt det
andet, der heller ikke blev til noget. Eller slet og ret at
det kommer ikke mig ved.
Forandringsstrategien afhænger af en effektiv linjekommunikation,
så det man selv har hørt ikke bare lires af.
Det skal oversættes, så det giver mening og bliver relevant
for lige præcis den gruppe, man taler med.
Oversættelsen/tolkningen skal ske hele vejen ned igennem
organisationen. Desuden er enighed alfa og
omega, når man tager beslutninger.
Derfor kan stormøder ikke stå alene, uden at nærmeste
leder tager tråden op. Kommunikation skal integreres
fra starten, og sproget er et vigtigt potentiale i en forandringsproces.
Det er mellemlederens opgave at fortælle medarbejderen
om forandringsprocessen, og om hvordan forandringerne
implementeres. Mellemlederen skal hjælpe
medarbejderen til at forstå behovet, baggrunde, formålet
og visionerne. Medarbejderen skal forstå, hvad
det betyder for mig.
Rundvisningen omfattede også Borgerrepræsentationens lokale, hvor der holdes nogle
særdeles langvarige møder. Ligesom på Christiansborg ligger der et Snapsting ved siden af.

Mellemlederens engagement er altafgørende, som en
troværdig forandringsagent og som den, der sætter et
eksempel. Desværre er mellemledere som regel klædt
for dårligt på til at klare denne vigtige opgave.
I den efterfølgende debat blev der spurgt om, hvordan
man sikrer sig at kommunikationen når ud.
Jan Horskjærs svar var, at det er vigtigt, at produkterne
lever op til målene. Det er et succeskriterium og forpligter
både medarbejdere og ledelse. Det er vigtigt at
være bevidst om at placere ansvaret for kommunikationen,
og det er vigtigt at slå fast, at den enkelte sagsmedarbejder
må udtale sig om det, pågældende har
kompetence til.
Helle Petersen supplerede med at sætte fokus på
breve, der er en svær genre. De bør være målrettet den
enkelte. Det forventes nemlig af modtageren. Ofte
bruges der for meget tid på at producere pjecer,
hjemmesider, personaleblad mm., fordi det giver prestige,
mens brevene glemmes.
Jan Horskjær hentede en oversigt over en lang række
kurser i kommunikation, der tilbydes medarbejderne i
Københavns Kommune.
Helle Petersen spurgte om deltagelse i kurserne er
obligatorisk, og hvis de ikke er, om hvordan medarbejderne
får tid til at deltage i kurserne, og om hvordan
de nye tiltag integreres. Jan Horskjær understregede, at
kurserne er et tilbud til alle medarbejdere.
Specielt klagebreve blev bragt på bane, og Helle
Petersen svarede, at i den slags breve er problemerne
indbygget, fordi klageren er forurettet. Spørgsmålet er,
om man overhovedet skal sige undskyld. Ofte oplever
klageren svaret som et standardsvar, hvilket giver en
oplevelse af, at der ikke svares på det vigtige i pågældendes
klage. Hun understregede, at det er vigtigt ikke
at komme med abstrakte undskyldninger. Og det er
vigtigt at være bevidst om, at man med sproget kan
distancere sig eller tage på sig.
Efter disse to spændende og tankevækkende oplæg
stod Jan Horskjær, som tillige er sekretær i Nyrop
Selskabet, for den efterfølgende rundvisning på
rådhuset.
Jeg kan lige så godt sige det, som det er: Jeg er
imponeret!
Det var som at træde ind i en helt anden verden at blive
vist rundt i denne monumentale bygning, der i løbet af
få år runder de 100 år.
Efter min mening kan man kun glæde sig over, at arkitekten
Nyrop vandt arkitektkonkurrencen, så vi i dag
kan lade os imponere af den detaljerigdom, der alle
vegne på rådhuset vidner om, at han ønskede, at bygningen
skulle være et monument over det gedigne
håndværk - en epoke, der allerede på den tid var ved at
være uigenkaldeligt forbi.
Håndværk, der stadigvæk er bevaret efter alle de
mange år og har overlevet trods behov for moderne
udstyr hen ad vejen.
En mere detaljeret beskrivelse af alt det, vi så på rundvisningen,
vil desværre blive alt for omfattende i denne
sammenhæng, så jeg vil i stedet opfordre andre til at
gribe chancen, hvis og når der er mulighed for en rundvisning
på Københavns Rådhus.
Vil man vide mere om informationspolitikken
i Københavns Kommune, kan man ringe på
tlf. 3366 2181 eller sende en e-mail til
jho.info@of.kk.dk
Vil man vide mere om forandringskommunikation,
kan man anskaffe Helle Petersens bog:
Forandringskommunikation, Samfundslitteratur,
1.udgave, 2000, ISBN 8759308680.
3
5
7
9
11
13
15

dp’s bestyrelse
Poul Erik Larsen (formand)
Stenløse Kommune
Skolevej 10, 3660 Stenløse
Tlf. 4710 7022 - fax 4710 7029
E-mail: pel@stenlose.dk
Privat: Krogagervej 3, 2720 Vanløse
Tlf. 3879 9045 - mobil 4082 7022
E-mail: p-e-l@get2net.dk
Henrik Sander (næstformand,
FEIEA-kontakt)
E-mail: hhsander@get2net.dk
Privat: Bakketoften 61, 2760 Måløv
Tlf. 4466 0181 - mobil 2290 2405
Tim Lindholm (kasserer)
Emdrup Vænge 14, 2100 Kbh. Ø
Tlf. 3920 0956
E-mail: lindholm_tim@hotmail.com
Kif Frimodt (suppleant)
Skandinavisk Tobakskompagni
Tobaksvejen 4, 2860 Søborg
Tlf. 3955 6355 - fax 3955 6302
E-mail: st.kf@st.dk
Privat: Gl. Kongevej 72 B, 1. tv
1850 Frederiksberg C
Tlf. 3331 1909 - mobil 2688 9076
Hanne Kopp
Codan Forsikring
Gl. Kongevej 60, 1790 København v
Tlf. 3355 2485 - fax 3355 2103
E-mail: kop@codan.dk
Privat: Frederiksberg Allé 62 1.th,
1820 Frederiksberg C
Tlf. 3323 0971
Anders Godiksen
F.L. Smidth og Co. A/S
Vigerslev Allé 77, 2500 Valby
Tlf. 3618 2498 - fax 3645 4427
E-mail: akg@flsmidth.com
Privat: Skovbogårds Allé 3
2500 Valby
Tlf. 3617 55 64
E-mail: braungod@post5.tele.dk
Carsten Johnsen
Kultur- og Fritidsforvaltningen,
Informationsafd.
Københavns Rådhus, 1599 København V
Tlf. 3366 2366 - fax 3366 7158
E-mail: cjohnsen.kff@ipost.kk.dk
Privat: Jerichausgade 5,
1777 København V
Tlf. 3323 1241
E-mail: jerichausgade5@get2net.dk
Lise Teilmand
Glostrup Kommune, Rådhusparken 2,
2600 Glostrup
Tlf. 4323 6224 - fax 4343 1624
E-mail: lise.teilmand@glostrup.dk
Privat: Søndervangsvej 48, 2.th
2600 Glostrup
Tlf. 4345 7898
dpechen udgives af Dansk Personalebladsforening, Forening for Intern Kommunikation
Poul Erik Larsen (ansv. red.),
pel@stenlose.dk
Redaktion:
Hanne Kopp, kop@codan.dk
Carsten Johnsen, cj@kff.kk.dk
Tryk: npc-tryk
Grafisk design: Helene Hjorth
Vil du med til Billund?
Har du set indbydelsen til vores seminar hos LEGO
i Billund den 30. maj?
På tærsklen til den danske sommer holder Dansk
Personalebladsforening sit traditionelle
heldagsseminar, hvor du denne gang kan
• lære at blive en endnu bedre interviewer
• høre om redaktionelt arbejde i en virksomhed
med stor geografisk spredning
• få viden om god kommunikation via de
elektroniske medier
• se LEGO's redesignede Intranet
• få klar besked om, hvad du må og ikke må,
når du kommunikerer.
Du må tage så mange af dine kolleger med, du vil.
Det koster 600 kr. pr. næse.
Læs mere på www.danskpersonalebladsforening.dk
Dansk Personalebladsforening, Forening for Intern Kommunikation har til formål at:
• udvikle den interne virksomhedskommunikation, herunder personalebladene
• udveksle erfaringer medlemmerne i mellem
• udbrede kendskab til og forståelse for betydningen af den interne kommunikation
• øge medlemmernes viden på de interne kommunikationsområder og holde medlemmerne
orienteret om udviklingen på disse områder.
www.danskpersonalebladsforening.dk