Quickguide - sådan kommer du igang - Post Danmark

SÅ NEMT ER DET
Det er os en fornøjelse at byde dig velkommen til Post Danmark
Online. nu er det for alvor slut med kuglepen og bestillingsblanketter,
når du skal afgive ordrer på brevforsendelser eller
magasinpost.
3 FORDELE, DER ÆNDRER DIN HVERDAG
1. FLEKSIBILITET
Post Danmark Online er åbent 24 timer i døgnet. Det betyder, at
du kan afgive ordrer eller søge oplysninger, som det passer ind i
dine og din virksomheds arbejdsgange.
Netop fordi alle informationer er samlet et sted, er det nemt for
dig at følge op på en ordre eller en opgave, en kollega har sat i
gang. Det giver fuld fleksibilitet ved sygdom, ferie og kurser.
2. HURTIGHED
Post Danmark Online gør op med papirer, der er blevet væk eller
gemmer sig på en kollegas skrivebord. Post Danmark Online
samler alle informationer – fra en aktuel ordre til tidligere ordrer
samt fakturaer og reklamationer.
Derfor behøver du ikke bruge tid på at lede efter oplysninger. Alt
er lige til at gå til, fra du begynder en ny opgave, til du skal følge
op på økonomien på en gennemført opgave.
Din adgang til Post
Danmark Online er
sikret via en digital
signatur fra DanID,
som i dag er den
mest sikre og anerkendte
bruger-
identifikation.
3. SIKKERHED
Du har naturligvis den fulde kontrol over de oplysninger, der
indtastes i systemet. Data bliver samlet og gemt, så de altid er
tilgængelige. Du taster selv ind – og du kan til enhver tid checke,
om alt er, som det skal være, fra reservation af forsendelse til
indlevering og fakturering. Du kan også se, hvis Post Danmark
efter din indlevering af ordren har ændret i data. Du logger ind
med digital signatur fra DanID, som i dag er den mest sikre og
anerkendte brugeridentifikation – sikkerheden er altså altid i top.
HVIS DIN UNDERLEVERANDØR STÅR FOR INDTASTNINGERNE
Hvis din virksomhed har en underleverandør (fx et print- og
kuverteringsbureau) til at udføre jeres bestillinger hos Post
Danmark, skal de også have adgang til Post Danmark Online. Det
foregår præcis, som om de var en “almindelig” kunde. Men de
kan udelukkende afgive ordrer på vegne af jer, hvis I har givet
accept til Post Danmark. Din virksomhed har adgang til alle jeres
ordrer, uanset hvem der har oprettet dem. Underleverandøren
har derimod kun adgang til de ordrer, de selv har afgivet på
vegne af jer og ingen adgang til jeres priser eller fakturaer. Det
gør Post Danmark Online til et fortroligt arbejdsredskab også i
forhold til dine leverandører.
2 3

Du starter med at
finde kontrakten til
din forsendelse.
Når du har fundet
kontrakten, skal
du vælge
forsendelsestype.
4 NEMME TRIN FOR AT
OPRETTE EN ORDRE
1. VÆLG KONTRAKT
Din virksomhed har måske flere kontrakter med Post Danmark,
derfor skal du som første trin i din ordrebestilling finde den
kontrakt, din forsendelse hører under.
Vælg den rigtige kontrakt i kontraktoversigten, som du finder i
nederste venstre hjørne og tryk ”OK”.
2. VÆLG PRODUKT
Du skal nu vælge, hvilken type forsendelse det drejer sig om. På
siden her finder du en oversigt med alle de produkter, som er i
kontrakten. Her vælger du for eksempel, om det er et Storbrev,
et Maxibrev eller et Standardbrev.
Sæt flueben ud for den rigtige kategori og indtast derefter hvor
mange breve du vil sende. Tryk derefter ”OK”.
Tjek om Indleveringstidspunkt,Frankeringsform
og Indleveringssted
er korrekt.
Du får et endeligt
overblik – og mulighed
for at ændre i ordren,
hvis du ønsker det.
3. SPECIFICÉR ORDRE
På 3. trin skal du tjekke, om din registrering er korrekt. Og
derefter skal du udfylde følgende felter: Indleveringstidspunkt,
Frankeringsform og Indleveringssted. De tre felter er markeret
med en stjerne. Og du kan ikke gå videre til næste trin, før alle
er udfyldt.
Har du tastet forkert, eller er der noget, du ønsker at ændre,
klikker du på ”Fortryd”. Du kommer tilbage til trin 2, hvor du
kan rette i din bestilling. Er alle oplysninger korrekte, klikker du
på ”OK”.
4. SEND ORDRE
Det sidste trin giver dig det fulde overblik over din bestilling.
Her kan du efterchecke dine bestillingsdata og se din ordrepris.
Du kan gå et trin tilbage ved at klikke på ”Fortryd”, hvis der er
noget, du ønsker at ændre.
Når du er sikker på, at alle oplysninger er rigtige, trykker du på
”Send Ordre”, og Post Danmark modtager straks din ordre. Print
derefter din ordrebekræftelse og medbring den ved indlevering
af din forsendelse.
Du har nu gennemgået de 4 trin, og din ordre er oprettet hos
Post Danmark.
4 5

Få det totale overblik ANDRE MULIGHEDER MED POST
over fakturaer.
DANMARK ONLINE
FAKTURA
Går du ind under ”Fakturaer” i menubaren, får du et overblik
over de faktureringer, der er foretaget og eventuelle faktureringer,
som stadig ikke er afsluttet mellem Post Danmark og din
virksomhed. Du finder en komplet liste over fakturaer og kreditnotaer,
hvor du kan se, om din virksomhed har et tilgodehavende
hos Post Danmark, eller om Post Danmark har et tilgodehavende
hos din virksomhed. Du har desuden mulighed for at udskrive
oversigten eller downloade den til excel, så du selv kan arbejde
videre med data.
REKLAMATION
Hvis du ønsker at oprette en reklamation, går du ind under
”reklamationer” i menubaren – her kan du med det samme
oprette og sende din reklamation direkte til Post Danmark. Når
du opretter din reklamation, skal du udfylde alle felter, som er
markeret med en stjerne. Du kan ikke gå videre til næste trin, før
trinene er udfyldt.
Når du har afsendt din reklamation, modtager du en bekræftelse
på, at Post Danmark har modtaget den.
KONTAKT OS
Din virksomhed har måske en eller flere kontaktpersoner hos
Post Danmark. Under ”Kontakt os” finder du en liste over de
kontaktpersoner, som du kan henvende dig til. Du finder kontaktpersonernes
navne, telefonnumre, e-mail, og hvor de fysisk
er placeret hos Post Danmark.
VIL DU VIDE MERE OM POST DANMARK ONLINE
HAR DU ENDNU IKKE ADGANG
Har du ikke adgang til Post Danmark Online, men vil gerne vide
mere, så gå ind på postdanmark.dk/online. Her kan du se en lille
film, der giver en introduktion til de muligheder og fordele, som
Post Danmark Online kan tilbyde. Du kan også se eksempler, der
viser dig, hvordan du fx laver en ordre på Post Danmark Online
eller ser en faktura.
HAR DU ALLEREDE ADGANG
Har du adgang, vil du på startsiden finde forskellige former for
hjælp/information - fx linket til “introduktion til Post Danmark
Online”. Du kan også her se eksempler og vejledning.
Har du spørgsmål eller brug for hjælp til at benytte Post Danmark
Online, kan du ringe til Post Danmarks hotline på telefon
70 12 10 89. Telefonerne er åbne fra mandag til fredag kl. 8-16.
6 7