Referat af bestyrelsesmøde den 1/11/10 - AB Strandbo I

Dagsorden og referat
Bestyrelsesmødet for Andelsbolig foreningen Strandbo I
Dato: d. 1. november 2010 – kl. 1800 hos Holger Christen Ølholm
Deltagere:
Bestyrelsen:
TIL STEDE - Holger Christen Ølholm - HCØ – Formand
TIL STEDE - Mads Kristian Buchardt Lolle - MBL - Næstformand
TIL STEDE - Mads Lerche Iversen – MLI
TIL STEDE - Louise Juul Bondo – LJB
TIL STEDE - Maj Pilgaard – MPI
Suppleanter:
To suppleanter mangler
Bestyrelsesmedlemmer som har trukket sig:
IKKE TIL STEDE - Niels-Jørgen Diemer – NJD (d. 12/10/10)
IKKE TIL STEDE - Arun Micheelsen – AMI (d. 24/10/10)
Suppleanter som er tiltrådt som bestyrelsesmedlemmer:
Louise Juul Bondo – LJB (d. 14/10/10) – var suppleant
Maj Pilgaard – MPI – (d. 25/10/10) – var suppleant
Dirigent og referent:
Holger Christen Ølholm – HCØ - Formand
Særlige bemærkninger:
Referatet føres direkte under hvert punkt i fed/kursiv og andre referat punkter
bliver skrevet under: ”Referat punkter som ikke er nævnt i den oprindelige
agenda”
Dagsorden (ansvarlig – opgaven):
1. HCØ beretter at NJD er udtrådt af bestyrelsen d. 12/10/10 efter eget
ønske, og at MBL har accepteret at træde ind som næstformand efter
HCØs indstilling. Dette sendte HCØ til høring hos den øvrige
bestyrelse d. 13/10/10, og fik en skriftlig accept fra AMI og MLI på mail
d. 14/10/10.
Referat: Den øvrige bestyrelse takker for NJD godt arbejde og den
store indsats med byggeprojektet, postkasserne, mv.
1

2. HCØ beretter at AMI er udtrådt af bestyrelsen d. 24/10/10 grundet delte
holdninger i bestyrelsesarbejdet.
Referat: Den øvrige bestyrelse takker for AMI for en god indsats.
3. HCØ beretter at LJB, som tidligere har været suppleant, har accepteret
at træde ind som bestyrelsesmedlem efter HCØs opfordring.
Referat: Den øvrige bestyrelse ønskede hende til lykke og HCØ
ønskede hende velkommen.
4. HCØ beretter at MPI, som tidligere har været suppleant, har accepteret
at træde ind som bestyrelsesmedlem efter HCØs opfordring.
Referat: Den øvrige bestyrelse ønskede hende til lykke og HCØ
ønskede hende velkommen.
5. HCØ – Beretter igen om at 1 års gennemgang af vindue og
tagprojektet fandt sted d. 3/6/10. Alle mangler hos individuelle beboere
(også tagetagen) og i fælles foreningskonstruktioner blev registreret af
Jacob Lemche fra PJP med to repræsentanter entreprenøren RBE. De
mangler som blev registeret skal afhjælpes af entreprenøren RBE efter
nærmere aftale med beboerne og bestyrelsen (fælles
foreningskonstruktioner) hvis dette er nødvendigt. Ingen garantier vil
blive nedskrevet før manglerne som blev påpeget under 1 års
gennemgang, bliver udbedret. NJD og HCØ modtog d. 8/6/10 en
opsummering vedr. 1 års gennemgangen fra PJPs Jacob Lemche.
Denne gennemgik de d. 9/6/10 og returnerede på mail med
kommentarer til de enkelte punkter. Bestyrelsen blev sat i kopi. RBE
skal nu udbedre de mangler som blev udpeget hos de enkelte beboere.
NJD kommenterede til bestyrelsesmødet d. 5/7/10, at han ikke er enig
med RBEs forslag på den tagrende mangel som han selv fandt. Jacob
Lemche fra PJP er på sagen. AMI spurgte til bestyrelsesmødet d.
5/7/10, om der er en tidsfrist på udbedring af mangler på de individuelle
arbejder. Den oprindelige tidsfrist til udbedring af mangler på disse
individuelle mangler var blevet sat til d. 29/6/10, men blev ikke
overholdt af RBE. HCØ har rykket Jacob Lemche hos PJP d. 29/6/10
for en ny dato, men har stadig ikke modtaget noget tilbagemelding.
AMI spurgte til bestyrelsesmødet d. 2/8/10 resten af bestyrelsen
hvordan vi komme videre, evt. ved at inddrage SWE som har været
byggeadministrations rådgiver under byggesagen. HCØ undersøger
hvad er omfattet af den byggeadministrationsydelse som AB Strandbo I
har indgået en kontrakt med SWE om. NJD bekræftede under
bestyrelsesmødet d. 2/9/10, at der stadig er arbejder som ikke er
afsluttet i henhold til 1 år gennemgang. Jacob Lemche PJP, sendte i en
mail d. 22/9/10, en status af byggearbejderne. NJD vil gennemgå
denne til bestyrelsesmødet d. 4/10/10, hvor bestyrelsen vil blive bedt
om at tage stilling til punkterne, og hvilke handlinger skal foretages.
NJD fik ordet til bestyrelsesmødet d. 4/10/10 fra HCØ, og gennemgik
2

status på mangellisten. Der mangler nogle tilbagemeldinger fra PJP og
RBE og status gennemgås igen til næste bestyrelsesmøde.
Referat: HCØ berettede om den nyeste status fra Jacob Lemche
hos PJP. HCØ følger med Jacob Lemche for at få en opdateret
status.
6. Bestyrelsen blev, af en andelshaver, gjort opmærksom på d. 6/7/10 via
e-mail, at andelshavernes VVS nævnte tilstedeværelsen af asbest
omkring varmvandsrør i kælderen. Bestyrelsen er i fuld gang med at
undersøge sagen. NJD berettede til bestyrelsesmødet d. 2/9/10, om
resultaterne fra asbestundersøgelsen udført af Allan Ploug A/S, samt
deres anbefalinger. Der blev besluttet til bestyrelsesmødet d. 2/9/10, at
disse resultater samt resultater samt anbefalinger vil blive
kommunikeret til foreningens VVS leverandør Basen / FA Larsen.
Dette er endnu ikke blevet gjort, da NJD og HCØ ønsker at få et
overblik af de steder hvor asbest er synlig og farlig. For at kunne gøre
dette grundigt, er HCØ i gang med at indhente et asbestsanerings
tilbud hvor en fagmand identificerer de steder hvor asbest er synlig og
farlig. HCØ gennemgik tilbuddet om asbestsanering fra Karl Popp ApS
med bestyrelsen til bestyrelsesmødet d. 4/10/10, og det blev godkendt
af bestyrelsen med det forbehold at alle omkostninger udover
tilbudsprisen på kr. 19.320 ekskl. moms såsom ekstra udgifter til
analyser, skal godkendes af AB Strandbo I før de kan udføres.
Tilbuddet blev, efter bestyrelsesmødet underskrevet af bestyrelsen og
sendt til Karl Popp ApS. HCØ afventer en tilbagemelding fra Karl Popp
ApS vedr. den endelige dato for udførelse.
Referat: HCØ afventer stadig en tilbagemelding fra Karl Popp ApS
vedr. den endelige dato for udførelse. HCØ følger op Karl Popp
ApS.
7. NJD foreslår en opdateret og tidssvarende husorden - Måske vil LJB
påtage sig dette. LJB påtog sig under bestyrelsesmødet d. 2/8/10 at
udarbejde et udkast til næste bestyrelsesmøde. Der blev besluttet
under bestyrelsesmødet d. 2/9/10, at behandling er udsat til næste
møde d. 4/10/10, da LJB ikke var til tilstede d. 2/9/10. LJBs forslag blev
gennemgåettil bestyrelsesmødet d. 4/10/10, diskuteret og et endelig
udkast til forslaget blev udarbejdet. HCØ har siden renskrevet
ændringerne, og fået administrator Kim Hansen hos SWE til at lave en
juridisk vurdering, hvorefter denne blev d. 5/10/10 sendt til hele
bestyrelsen.
Referat: MPI korrekturlæser til det sidste udkast til næste
bestyrelsesmøde.
8. AB Strandbo I er fra d. 9/8/10, energimærket C. Rapporten som blev
udarbejdet af firmaet Energi Focus ApS indeholder en række forslag
om hvordan ejendommen kan forbedres. Disse forslag indeholder den
årlig besparelse, den skønnet investering samt den estimerede
3

tilbagebetalingstid. Dokumentet blev godkendt under bestyrelsesmødet
d. 2/9/10, og der blev besluttet at det skal lægges op på foreningens
hjemmeside. HCØ lagde dokumentet op på hjemmesiden samme dag
under ”Dokumenter”. MPI nævnte til bestyrelsesmødet d. 4/10/10, at
nogle foreninger har solceller på siden af bygningen. MPI vil undersøge
hvordan AB Strandbo I kunne gør dette på en rentabel måde. Der er
muligvis et offentligt tilskud.
Referat: MPI er i gang med at undersøge muligheder i en solcelle
løsning, og forsøger at skaffe nogle business cases, for at se om
vi kan lave energiforbedringer der giver mening.
9. Andelshaver Selena Rosenkilde – Strandboulevarden 18,st.,-3 har på
vegne af gårdudvalget, som Anette Esbensen også er medlem af,
indsamlet en oversigt over hvilke beboere er interesseret i at få en
altan. Dette har de gjort ved hænge en seddel op i alle opgange. Det er
gårdudvalgets intention at starte et altanudvalg, for at indhente tilbud
og se på mulighederne for opsætning af altaner og præsentere dette
på Generalforsamlingen til afstemning i 2011. Hvis de kan finde en god
løsning, håber de at dette ville kunne ske samtidig med
gårdrenoveringen, forudsat at vi bliver valgt af Københavns Kommune
til dette i 2011 eller 2012. Selena Rosenkilde er i dialog med diverse
forvaltninger og producenter allerede. Hvis bestyrelsen har input i
forbindelse hermed, hører vi gerne fra jer snarest. Der blev besluttet
under bestyrelsesmødet d. 2/9/10, at behandling af denne sag bliver
udsat til næste møde hvor alle bestyrelsesmedlemmer forventes
tilstede. Der var god stemning for projektet i bestyrelsen under
bestyrelsesmødet d. 4/10/10, og bestyrelsen afventer dermed en
tilbagemelding fra initiativtageren. Selena Rosenkilde, har d. 6/10/10,
sendt en status mail om projektet til bestyrelsen. Der er, siden
bestyrelsesmødet d. 4/10/10, kommet en henvendelse fra en lejer
rettet til NJD og HCØ (i kopi), og som er interesseret i at få etableret en
altan.
Referat: Bestyrelsen afventer en tilbagemelding fra Selena
Rosenkilde. MPI undersøger med Kim Hansen hos SWE vedr.
hvordan både andelshavere og lejere skal forholde sig til
altanprojektet.
10. HCØ beretter at der er en situation to steder i ejendommen, hvor to
lejligheder (Strandboulevarden 12,1,-3 og Strandboulevarden 12,2,-4)
får varm vand i gennem deres koldvands rør/streng. Ifølge vicevært
Flemming Henriksen, kan dette skyldes at én af lejlighederne som er
forbundet det samme koldvands rør/streng sender varm vand retur ind i
koldvands rør/streng. Dette kan ifølge vicevært Flemming Henriksen
ske, hvis lejligheden har en blandningsbatteri med termostat monteret,
hvor termostaten er defekt. For at kunne finde fejlen, skal VVS'en ind i
alle lejligheder forbundet til denne koldvands rør/streng (dør 3 og 4).
NJD foreslå under bestyrelsesmødet d. 2/9/10, at beboerne åbner for
deres kold vand og lader den løbe et kvarter for at se om der kommer
4

kold vand. MBL påtog sig at kommunikere dette til begge beboere.
Vicevært Flemming Henriksen har, d. 27/9/10 modtaget skemaer
udfyldt af de berørte beboer, med de tidspunkter hvor de oplever dette.
Disse vil blive gennemgået af NJD og HCØ før at lave så målrettet og
effektiv en indsats som muligt, i samarbejde med vicevært Flemming
Henriksen. NJD og HCØ berettede til bestyrelsesmødet d. 4/10/10, at
de har bedt vicevært Flemming Henriksen om at bede begge beboere
om at sørge for at deres perlator (filtre) er renset. VVS’en har, d.
21/10/10 besøgt begge beboere og fejlen er endnu ikke fundet. VVS’en
en i gang med at kigge på udluftere som findes på 6. sals lejlighed, for
at finde ud af om de er tilstoppede.
Referat: HCØ afventer en tilbagemelding fra vicevært Flemming
Henriksen. HCØ følger op på sagen. MBL nævnte at han har heller
ikke har hørt fra beboere vedr. vandtryksproblemer.
11. HCØ beretter at bestyrelsen skal, inden d. 25/10/10, tage stilling til om
AB Strandbo I skal lade den nuværende realkredit lån på den største af
de to lån som foreningen har hos Realkredit Danmark, fortsætte som
F1 lån eller om profilen på lånet skal skiftes til en F3, F5 eller F10
variabelrente lån. Det er også muligt at få en fast forrentet lån. HCØ
præsenterer de beregninger modtaget d. 27/9/10 fra Heidi Linette Friis
hos Realkredit Danmark. Det fast forrentet lån som blev optaget primo
2010 til at erstatte byggekreditten, kan ikke omlægges før 23/3/11,
grundet lånbetingelser og det faktum at det blev udbetalt til overkurs
(100,4). Alle lån muligheder blev gennemgået til bestyrelsesmødet d.
4/10/10, og der blev besluttet af HCØ, NJD, MLI og MBL at F1T lånet
vælges pr. 1/1/11. AMI stemte for et F10K lån. HCØ har siden
bestyrelsesmødet, kontaktet Heidi Linette Friis hos Realkredit Danmark
og lånepapirer er nu underskrevet af bestyrelsen og sendt af sted. NJD
foreslå at forenings fremtidige risikovillighed drøftes til den næste
ordinære generalforsamling.
Referat: Bestyrelsen er tilfreds.
12. Behandling af klage fra Elisabeth Toftmann Klintholm (tidligere
Elisabeth Toftmann Asmussen) vedr. Holger Christen Ølholm, på
opfordring af Arun Micheelsen. HCØ introducerede sagen til
bestyrelsesmødet d. 4/10/10, og AMI forklarede sagen og sagde at det
er vigtigt at denne sag bliver gennemgået af bestyrelsen. HCØ
forklarede sin side af sagen samt gennemgik dokumentation for
påbuddet. MLI synes at der skal vises lidt mere fleksibilitet over for
beboere, ved at bl.a. vente med at dele et påbud ud. MBL udtrykte sin
mening samt belyst forskellige sider af sagen ved at f.eks. nævne
eksempler såsom effekter på bagtrappen. NJD mener at HCØ
handlede på bestyrelsensvegne og misbrugte ikke sin magt. NJD
mener at der skal være fri passage til redning. NJD nævnte tidligere
eksempler på beboere som har stillet effekter på bagtrappen. AMI
fotalte sit synespunkt og mener at reglerne kan være for strenge. AMI
mener at bestyrelsen har ikke et samlet holdning samt at der skal
5

præciseres hvornår et påbud kommer fra bestyrelsen eller fra et enkelt
bestyrelses medlem som menige beboer. AMI mener ikke at HCØ er
inhabil i denne sag. MPI fortalte sit synspunkt, og foreslå at der bliver
installeret røgalarmer i opgang og kælder, og der evt. sættes en
bagatelgrænse for påbud. MPI mener at reglerne bliver tolket for stramt
og for rigid. AMI foreslå at diskussionen fortsætter på næste
bestyrelsesmøde da der ikke er en enighed i bestyrelsen. Dette gør en
tilbagemelding til Elisabeth Toftmann Klintholm (tidligere Elisabeth
Toftmann Asmussen) ikke muligt før efter næste bestyrelsesmødet.
Referat: Den øvrige bestyrelse mener at brandregulativet skal
overholdes, men at formandens fortolkning af brandregulativet i
denne konkrete sag har været for skarpt.
HCØ gjorde den øvrige bestyrelse opmærksom på at det er i
orden at have sin egen mening, men at bestyrelsen samt alle
beboere er forpligtet til at følge brandreglementet samt loven.
Overholdelse af disse er alles ansvar og sikrer alles sikkerhed. En
beboer som er vidende om en overtrædelse af brandreglementet
eller loven, og ikke reagere på det, påtager sig et ansvar og
muligvis usætter andre for fare.
MLI melder tilbage til Elisabeth Toftmann Klintholm.
13. HCØ beretter at han har fået en henvendelse fra Anette Esbensen fra
gårdudvalget, som er AB Strandbo Is repræsentant i det fælles AB
Strandbo I og E/F Strandbo II gårdudvalg. Denne henvendelse er vedr.
ønsker fra gårdudvalget om vedligehold af de grønne arealer og
legeplads i garden. HCØ gennemgår mailen modtaget fra Anette
Esbensen, og beder den øvrige bestyrelse om at tage stilling til disse
ønsker. HCØ præsenterede punktet til bestyrelsesmødet d. 4/10/10.
MBL fortalte om en anden forening hvor beboerne deltager. MBL og
MPI foreslå at der etableres fire datoer til foreningsdag, hvor beboere
kan melde sig. Dette er for at sikre at der er flere datoer som folk kan
passe ind i deres kalender.
Referat: MBL vil gerne koordinere en cykeloprydning i
udendørsarealer og kældre.
14. Behandling af klage fra Anita Holst vedr. Holger Christen Ølholm, på
opfordring af Arun Micheelsen.
Referat: HCØ beretter at han har bedt Kim Hansen fra SWE
overtage sagen, for at hjælpe Anita Holst med at få ændret sin
adresse (dørnummer) som er forkert oprettet i SWEs systemer og
diverse offentlige registre.
6

15. HCØ beretter om vicevært Flemming Henriksens forslag om at bruge
Dymo tape til at lave navnene på dørskilte, i stedet for at bruge det
gamle bogsstave system, som er både dyr og meget tidskrævende at
vedligholde.
Referat: Flertalet af bestyrelsen vil gerne have at nye dørskilte
bliver lavet af Dymo i de tilfælde hvor der ikke er flere bogstaver.
16. HCØ fortæller at navneændrings procedure for beboere, samt den
benyttede navngivnings konvention til postkasser, dørskilt og
dørtelefoner, nu ligger på foreningens hjemmeside, frit tilgængelig for
alle beboere under ”Navneændring på postkasse”. Navngivnings
konventionen er blevet anvendt siden de nye postkasser blev taget i
brug i slutningen af 2009.
Referat: Ingen kommentar
17. HCØ beretter om, at i nærmeste fremtid (et par uger), vil alle flasker
blive gratis hentet af Københavns Kommune. Beboere vil i fremtiden
aflevere deres tomme flasker i en rullende container som vil stå ind i
baggården. Den nuværende ordning fra Dansk Flaskegenbrug, som
indtil nu har været gratis, vil nu koste kr. 500,00 om måneden. Disse
midler kan foreningen bruge andre steder.
Referat: Ingen kommentar
18. HCØ beretter at kloakledningen i nr. 8 (baggården) er nu repareret og
kostede foreningen kr. 70.842,58 incl moms., hvoraf 25 procent af dette
beløb vil blive dækket af Alka Forsikring. HCØ sørger betalingen bliver
modtaget fra Alka Forsikring i denne sag. I denne anledning, vil HCØ
gerne gør opmærksom på, at det er vigtigt at bestyrelsen gør alt for at
reducerer det generale udgiftsniveau hvor muligt. Dette for at skabe en
buffer til uforudsete udgifter som ovennævnte.
Referat: Ingen kommentar
19. Bestyrelsen modtog fra en beboere som HCØ er i familie med, en
klage om støj fra an anden beboere. For at kunne sikre en uvildig
behandling af klagen, bad HCØ den øvrige bestyrelse om at behandle
klagen og give beboeren som klagede, en rettidig tilbagemelding. HCØ
følger op med status om klagebehandlingen.
Referat: Sagen blev diskuteret og MPI og MBL kontakter parterne
for at komme videre.
20. MPI tilbød at blive referant fremover.
Referat: Den øvrige bestyrelse var enig.
7

21. MPI foreslå at opgavefordelingen bliver gennemgået på ny. MBL
fortsætter med at stå for lejlighedsoverdragelser. MLI vil stå for
rådgivning i økonomiske sager. MPI vil stå for foreningens mulig
energirigtig tiltag samt røgalarmer.
Referat: Den øvrige bestyrelse var enig.
8